Gelir Vergisi Ödemesini Kaydetme: LLC, S ve C Şirketi Defteri

İşletme hesabından ödenen gelir vergisini nasıl kaydederim?

Her ödemeyi hangi hesaptan çıktığına göre değil, vergiyi kimin borçlandığına göre kaydedin. Sahibin kişisel gelir vergisinin işletme hesabından ödenmesi, sahibin çekimi veya dağıtımdır. ABD'de C şirketinin kendi gelir vergisi bir işletme vergisidir, ama federal kısmı yine de indirilemez (26 U.S.C. 275).

Çekim veya dağıtım, sahibin işletmeden çektiği paradır; kârda değil özkaynakta yer alır. Sahibin kendi eyalet gelir vergisi de aynı kurala tabidir. Tek üyeli bir LLC'nin sahibi bir şirket veya ortaklıksa, LLC o sahibin parçasıdır ve vergi o sahibin satırını izler. Bazı eyaletler işletmenin kendisini de vergilendirir; bu, aşağıdaki eyalet vergisi bölümünde ele alınır.

“LLC” sözcüğü bunu belirlemez. IRS, üyelerine ve seçimlerine göre bir LLC'yi ortaklık, şirket veya sahibinin beyannamesinin bir parçası sayar (IRS). Eyalet şirket türünü değil, beyannamedeki vergi sınıflandırmasını esas alın.

Şu durumlarda dosya basit değildir:

• Sınıflandırma yıl içinde değişti; örneğin ikinci bir üye katıldı veya S seçimi yürürlüğe girdi.
• Bir ödeme yanlış yıla veya yanlış mükellefe gitti; bu yüzden defterler, banka ve IRS hesabı uyuşmuyor.
• Bir sahibin vergisi tüm sahiplerin ortak kullandığı bir hesaptan ödendi veya bir ortaklık ya da S şirketi tek bir sahibin vergisini ödedi ve diğerleri hiçbir şey almadı.
• Tek bir ödeme vergiyi, cezayı ve faizi birlikte kapsıyor.
• IRS veya eyalet, bir ödemeyi başka yere taşıyan ya da kaldıran bir bildirim gönderdi.

Ödeme onaylarını, IRS ve eyalet hesap geçmişini ve işletmenin vergi seçimlerini toplayın. Son bölüm, hazırlayıcının nelere ihtiyaç duyduğunu listeler.

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için tahmini vergi ödemelerini nasıl kaydederim?

Tek sahip bir bireyse, her federal ve eyalet tahmini vergi ödemesini gider olarak değil, özkaynak hesabında sahibin çekimi olarak kaydedin. ABD'de seçim yapmamış şahıs işletmesi ve tek üyeli LLC tek bir mükelleftir: sahip işletmeyi Schedule C ile bildirir ve vergiyi kişisel olarak öder (IRS).

Ödemelerin neden Schedule C'de yer almadığı ve bunun yerine nereye gittiği:

• 23. satır talimatları, serbest çalışma vergisi dahil federal gelir vergilerinin indirilmemesini söyler. Serbest çalışma vergisinin yarısı bunun yerine Schedule 1, 15. satırda indirilir (Schedule C talimatları).
• Tahmini federal ödemeler, sahibin Form 1040'ında tahmini vergi ödemeleri satırında mahsup edilir (Form 1040 talimatları).
• Sahibin eyalet gelir vergisi tahmini de kişiseldir. İşletmenin kendi eyalet lisansları ve düzenleyici ücretleri ise 23. satırdaki kalemlerdir (Schedule C talimatları).

Bir ödeme vergi gideri olarak kaydedilirse ve defterler beyannameyi besliyorsa, beyanname 23. satırın kabul etmediği bir vergiyi indirir ve defter kârı artık Schedule C ile uyuşmaz.

Sahip için bir çekim hesabı kullanın ve her ödemenin açıklamasına vergiyi, dönemi ve vergi yılını yazın; örneğin “federal, ikinci çeyrek”. Böylece toplamlar IRS ve eyalet hesaplarıyla uyuşur. Tahmini ödeme ayrıca serbest çalışma vergisini ve sahibin borçlu olduğu diğer vergileri de öder; bu yüzden yalnızca işletme kârı üzerinden hesaplanan vergiye eşit olmaz (IRS). Tutarlar ve tarihler için bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri. Kaydın kendisi için bkz. sahibin çekimlerini kaydetme.

Ortaklık veya çok üyeli LLC hesabından ödenen ortağın tahmini vergisini nasıl kaydederim?

Ortaklığa gider olarak değil, o ortağa çekim olarak yazın. ABD'de bir ortaklık genellikle gelirinden vergi ödemez; kâr ve zararları ortaklarına aktarır (Publication 541). Form 1065 talimatları, 14. satırda federal gelir vergilerinin veya ortaklığa uygulanmayan vergilerin indirilmemesini söyler (talimatlar).

Bir ortağın kişisel vergisini ödeyen ortaklık, o ortağın kendi yükümlülüğünü kapatmış olur. Publication 541, bir ortaklığın ortağın bireysel borçlarını üstlenmesini o ortağa para dağıtımı sayar ve bu aynı zamanda ortağın maliyet esasını (basis) azaltır (Publication 541). Publication 541 vergi ödemelerinden söz etmez. Bir ortağın kendi vergi borcunu ödemek genellikle o ortağın yükümlülüğünü üstlenmek gibi ele alınır; bu yüzden o ortağın çekim veya sermaye hesabına kaydedin. Sınırdaki durumlara faaliyet sözleşmesi ve hazırlayıcı karar verir.

Üç şeyi kontrol edin:

• Faaliyet sözleşmesi. Bir ortağın, diğerlerinin almadığı bir ödemeyi alıp alamayacağını genellikle bu sözleşme belirler. Diğerleri eşdeğer bir tutar almadıysa sermaye hesapları artık farklıdır ve defterler bunu göstermelidir.
• Garantili ödemeler. Sözleşme öyle belirlemedikçe bir vergi ödemesine garantili ödeme demeyin. Bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.
• Hangi ortak. Her ödemede ortağın adını yazın. Her tahmini ödeme, o ortağın kendi beyannamesine ve hesabına aittir.
• Ortaklığın yabancı bir ortak için ödediği vergi. Bu stopajı ortaklığın kendisi öder ve Form 8804 talimatları, ortak adına ödediği tutarı o ortağa dağıtım sayar (IRS). Bkz. yabancı ortaklar ve stopaj.

S şirketi hesabından ödenen tahmini vergileri nasıl kaydederim?

ABD'de S şirketi hissedarının tahmini vergisi şirket hesabından ödenirse, bunu o hissedara dağıtım olarak kaydedin, sonra diğer sahiplere eşdeğer dağıtım gerekip gerekmediğini kontrol edin. S şirketi gelirini hissedarlarına aktarır; hissedarlar kendi tahmini vergileri için Form 1040-ES kullanır (IRS). Şirketin bunun için indirimi yoktur: Form 1120-S, 12. satır federal gelir vergilerini dışarıda bırakır (talimatlar).

Eşleştirme önemlidir; çünkü S şirketinin yalnızca tek bir hisse sınıfı olabilir: yönetim belgelerine göre her hisse, dağıtımlar ve tasfiye gelirleri üzerinde aynı haklara sahip olmalıdır. Yalnızca tek bir sahip için yapılan ödeme, zamanlaması veya tutarı farklı bir dağıtımdır ve düzenleme, bu tür dağıtımlara olaylara göre “uygun vergisel sonuç” verileceğini söyler (26 CFR 1.1361-1(l)). IRS, yönetim belgeleri aynı hakları verdiğinde orantısız dağıtımları ikinci bir hisse sınıfı saymayacağını belirtmiştir (Rev. Proc. 2022-19), ama defterler farkı yine de göstermelidir.

Eşleştirmenin bir yolu, ödemeyi ödemesi yapılan sahibin hisse oranına bölmektir. Bu, toplam dağıtımı verir ve diğer her sahip bunun kendi payını alır. Aşağıdaki örnek bunu adım adım gösterir. Avans ancak yönetim belgeleri geri ödemeyi veya o sahibin sonraki dağıtımlarında karşılık gelen bir kesintiyi gerektiriyorsa uygundur. Bkz. S şirketinde eşit olmayan dağıtımlar.

Şirket vergiyi, aynı zamanda çalışan olan bir sahibe ek ödeme olarak ödediyse, bu genellikle dağıtım değil ücret sayılır; bkz. S şirketi maaşından elektronik aktarımla ödenen sahip vergisi. Kaydın kendisi için bkz. S şirketi dağıtımlarını kaydetme. Bir sahibin ne kadar ödeyeceği ve hangi hesaptan ödeneceği için bkz. S şirketi tahmini vergi ödemeleri.

S şirketinin kendisi hangi gelir vergilerini öder?

Birkaç federal vergi doğrudan S şirketine düşer ve bunlar genellikle yalnızca şirketin C şirketi geçmişi varsa ortaya çıkar (Form 1120-S talimatları).

Şirket, bu vergilerin ilk üçü için tahmini taksit öder; eşik ve tarihler S şirketi tahmini vergi ödemeleri rehberindedir.

Bunları şirketin kendi vergisi olarak, sahip dağıtımlarından ayrı hesaplarda kaydedin. Tahakkuk esaslı defterlerde tahmini taksitleri peşin ödenen vergi olarak kaydedin, sonra yılın toplamını gelir vergisi giderine aktarın. LIFO geri alma farklıdır: son C şirketi yılı için hesaplanır ve sonraki yıllık taksitleri o zaman kurulan borcu azaltır (Form 1120-S talimatları). C şirketinden alınan LIFO stoku için hazırlayıcıdan açılış kaydını isteyin. Beyanname, yerleşik kazanç vergisinin adi gelire düşen kısmı dışında bunların hiçbirini 12. satırda indirmez (talimatlar).

C şirketi için federal ve eyalet gelir vergisini nasıl kaydederim?

Tahakkuk esaslı defterlerde ABD'deki bir C şirketi, kendi vergisini gider ve borç olarak kaydeder; tahmini ödemeler için peşin ödenen vergi varlığı kullanır. Tahmini vergiyi taksitle öder; oran, taksit kuralı ve beyan için bkz. C şirketleri nasıl vergilendirilir.

Nakit esaslı defterler vergiyi ödendiğinde kaydeder; beyannamenin hangi yöntemi kullandığını hazırlayıcıya sorun.

Federal ve eyalet gelir vergisini ayrı hesaplarda tutun. Form 1120, 17. satır federal gelir vergilerini indirimin dışında bırakır, ama şirkete uygulanan eyalet gelir vergilerini dışarıda bırakmaz (talimatlar; 26 U.S.C. 164). Hazırlayıcı, defter gelirini ve beyanname gelirini Schedule M-1 veya M-3 üzerinde uzlaştırır (talimatlar).

Sahibin kişisel vergisinin şirket tarafından ödenmesi şirketin vergisi değildir. Bkz. C şirketinin sahip giderlerini ödemesi.

Eyaletin aktarmalı vergilendirilen kuruluş vergisi bir gider midir yoksa sahibe yapılan bir ödeme midir?

Bir eyalet vergiyi doğrudan ortaklığa veya S şirketine uygularsa, bu kuruluşun vergisidir ve kuruluş gideridir. IRS Notice 2020-75, bir ortaklığa veya S şirketine uygulanan ve onun ödediği eyalet gelir vergilerinin, ödeme yılında ayrıca gösterilmeyen gelirinin (her sahibin Schedule K-1'indeki kâr rakamı) hesabında indirilebileceğini ve mükelleflerin öngörülen düzenlemeler yayımlanmadan önce buna güvenebileceğini söyler (Notice 2020-75). İndirim, kişisel indirim olarak görünmek yerine sahiplerin Schedule K-1'inde gösterilen işletme kârını düşürür.

Bu tablo federal beyannamedeki işleyişi gösterir. Bir eyaletin kuruluşu vergilendirip vergilendirmediğini ve nasıl vergilendirdiğini o eyaletin kanunu belirler.

Belirli sahipler için ödenen veya stopaj yapılan vergiye ilişkin satır için: S şirketi düzenlemesi, şirketin bazı hissedarlar adına eyalet gelir vergisi ödemesini, onların her birine dağıtım ödenmiş gibi sayar; yönetim belgeleri geri ödemeyi veya onların dağıtımlarında karşılık gelen bir kesintiyi gerektiriyorsa avans sayar (26 CFR 1.1361-1(l)). Aktarmalı vergilendirilen kuruluş vergisi seçimi yapıp yapmamanın ele alındığı rehber: aktarmalı vergilendirilen kuruluş vergisi seçimi.

Geç ödenen vergi için cezayı veya faizi nasıl kaydederim?

Ödemeyi vergi, ceza ve faiz olarak bölün ve her birine ayrı bir hesap verin. Ödenecek bakiye; vergi, cezalar, vergiye eklenen tutarlar ve faizi içerebilir (IRS). Dağılımı banka satırından değil, bildirimden alın.

• Vergi sahibe aittir. Ceza ve faiz dahil ödemenin tamamı sahibin çekimi veya dağıtımıdır.
• Vergi veya ceza kuruluşa aittir (C şirketinin vergisi, kuruluş düzeyinde bir eyalet vergisi veya kuruluşun kendi geç beyan cezası). Cezayı kendi hesabında kaydedin ve indirilemez sayın. Bir devlete ödenen para cezaları veya benzer cezalar için indirim genellikle kabul edilmez; düzenleme bu yasağı vergi cezalarına ve bu cezalara uygulanan faize de yayar (26 CFR 1.162-21). Schedule C, Form 1065 ve Form 1120-S talimatları aynı şeyi söyler; iki aktarmalı vergilendirilen kuruluş beyannamesi de bu tutarları Schedule K üzerinde indirilemeyen giderler olarak bildirir.
• Faiz. Bir bireyin eksik ödediği gelir vergisi üzerindeki faiz kişisel faizdir ve gelir işletmeden gelmiş olsa bile indirilemez (26 CFR 1.163-9T; 26 U.S.C. 163). Düzenleme, bir kuruluşun kendi faizine vergiye göre farklı davranır. Faizi vergiden ve cezadan ayrı bir hesapta tutun ve işleyişi hazırlayıcıya bırakın.

Ceza tutarları ve af için bkz. geç beyan ve ödeme cezaları.

Bu ödemeleri zaten gider olarak kaydettim. Şimdi ne yapmalıyım?

Önce her ödemenin kimin vergisini kapattığını belirleyin. Yalnızca sahibin kişisel vergisini o sahibin çekim veya dağıtım hesabına taşıyın ve asıl ödeme tarihiyle tarihleyin; böylece kâr ve zarar ile IRS hesabı hizalanır. Kuruluşun kendi vergilerini (C şirketinin vergisi, kuruluş düzeyindeki eyalet vergisi) vergi hesaplarında tutun ve taksitleri, gideri ve borcu uzlaştırın. Bir kayıt düzeltmesi, IRS'nin mahsup ettiği mükellefi veya yılı değiştirmez. Neyi değiştirebileceğiniz, yılın hangi aşamada olduğuna bağlıdır.

• Yıl açıksa ve beyanname verilmediyse: kaydı yeniden sınıflandırın ve onayı kayda ekleyin.
• Yıl kapandıysa veya beyanname verildiyse: eski rakamlar beyannamede olabilir ve değişiklik düzeltme beyannamesi anlamına gelebilir. Önce hazırlayıcıya asıl kaydı ve onayı gösterin.
• Birden fazla sahip veya yıl birbirine karışmışsa: çözüm, her ödemenin kimin vergisi olduğuna ve IRS'nin hangi yıla mahsup ettiğine bağlıdır; bunu hesap geçmişi gösterir.

Ödemelerin IRS ve eyalet kayıtlarıyla uyuşması için hazırlayıcıma ne vermeliyim?

Her ödemenin tarihi, tutarı, vergisi, vergi yılı, kimin vergisi olduğu ve hangi hesaptan çıktığıyla birlikte bir liste ve her biri için kanıt verin. Defterler, banka, IRS hesabı ve eyalet hesabı aynı ödemeleri göstermelidir.

• Her ödeme için onaylar.
• Hesap geçmişi. Bir bireyin IRS çevrimiçi hesabı ödeme geçmişini gösterir (IRS). Ortaklık veya şirket için kendi ödeme onaylarını saklayın ve hazırlayıcıdan kuruluşun IRS hesap kaydını çekmesini isteyin. Eyalet hesabının geçmişini de ekleyin.
• Sonraki yıla devredilen krediler. Önceki yıl beyannamesinden mahsup edilen fazla ödeme, bu yılın beyannamesinde tahmini ödeme sayılır, ancak bankadan para çıkmamıştır (Form 1040 talimatları; Form 1120 talimatları).
• Seçim belgeleri. S seçimi (Form 2553), her türlü kuruluş sınıflandırma seçimi (Form 8832) ve bunlarla ilgili IRS yazıları (Form 2553 talimatları; IRS).
• Bildirimler. IRS, hatalı uygulandığını söylediği bir ödemeyi kaldırırsa, bildirim sayfası ödeme kanıtının bildirimdeki adrese posta ile gönderilmesini söyler (IRS).
• Ortaklık veya S şirketi için: her ödemenin hangi sahip için yapıldığı ve her sahibin eşleşen dağıtımları.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Tek üyeli LLC

Seçim yapmamış tek üyeli bir LLC'nin sahibi, işletme çek hesabından $6.000 federal ve $1.500 eyalet tahmini vergi öder. $7.500'ın tamamı çekimdir: sahibin çekimi hesabına borç, çek hesabına alacak yazılır. Schedule C net kârı değişmez. Federal $6.000, sahibin Form 1040'ında tahmini ödeme olarak talep edilir ve eyalet $1.500 kişisel ödeme olarak kalır. Vergi gideri olarak kaydedilseydi, defter kârı Schedule C rakamının $7.500 altında kalırdı.

%60/%40 paylı S şirketi

Şirket, %60 paylı sahibin federal tahmini vergisinin $6.000'ını öder. Yalnızca bu sahibi ödemek tek taraflı bir dağıtımdır. Eşleştirmenin bir yolu $6.000'ı %60'a bölmektir: toplam dağıtım $10.000 olur; bunun $6.000'ı bu sahibin vergi ödemesi, $4.000'ı %40 paylı sahibe gider. $6.000'ı birinci sahibin dağıtımlar hesabına, $4.000'ı ikincinin hesabına kaydedin. İkinci ödeme gecikirse, yapıldığı tarihi kaydedin.

C şirketi

Vergilendirilebilir geliri defterdeki vergi öncesi gelire eşit olan $200.000 olan bir C şirketi, sabit %21 federal oran ve eyalet vergisi olmadığını varsayarsa vergisi $42.000 olur. Her biri peşin ödenen gelir vergisine borç yazılan $10.500'lık dört taksit öder. Yıl sonunda gelir vergisi giderine $42.000 borç, peşin ödenen gelir vergisine $42.000 alacak yazar ve bakiye kalmaz. Beyanname bunun yerine $45.000 vergi gösterirse gider $45.000 olur ve $3.000 ödenene kadar ödenecek gelir vergisinde kalır.

Sizin için farklı mı?

• İşletme hesabından aylarca tahmini vergi ödediyseniz ve yıl sonu defterleri ile IRS hesabı uyuşmuyorsa ya da bir şirketin taksitleri, gideri ve borcu beyannamesiyle örtüşmüyorsa: bir ödeme gider hesabında, yanlış yılda veya yanlış numara altında duruyor olabilir. Bunu düzeltmek için defterlerin, iki hesap geçmişinin ve kuruluşun seçimlerinin yan yana ele alınması gerekir. Gecikmiş kayıtların tamamlanması ile başlayın ve işletme vergisi desteği veya muhasebe kayıtları desteği alın.
• S şirketi bir sahibin vergisini şirket parasıyla ödedi ve diğerleri hiçbir şey almadıysa: dağıtımlar artık sahiplik oranlarını izlemiyor olabilir. Bkz. S şirketinde eşit olmayan dağıtımlar ve işletme vergisi desteği alın.
• S şirketi bir sahibin vergisini bordro üzerinden aktardıysa: bkz. S şirketi maaşından elektronik aktarımla ödenen sahip vergisi.
• C şirketi bir sahibin kişisel vergisini ödediyse: bkz. C şirketinin sahip giderlerini ödemesi.
• Bir ödeme atlandıysa veya geciktiyse, ceza bildirimi geldiyse ya da bir bildirim ödemenin taşındığını veya kaldırıldığını söylüyorsa: bkz. geç beyan ve ödeme cezaları; bildirim ile kayıtlarınız uyuşmuyorsa işletme vergisi desteği alın.
• Ortaklık, yurt dışında yaşayan bir sahip için stopaj ödediyse: bunu ortaklık borçlanır ve o ortağa dağıtım sayılır. Bkz. yabancı ortaklar ve stopaj ve sınır ötesi vergi desteği alın.
• LLC'nin sahibi eşler veya bir aileyse: bkz. eş ve aile LLC'leri.
• Kişisel ve işletme parası karışmışsa: bkz. karışmış işletme ve kişisel fonların düzeltilmesi.