Registrar pagos del impuesto sobre la renta: LLC, S corp y C corp

¿Cómo registro el impuesto sobre la renta pagado desde la cuenta del negocio?

Registre cada pago según quién debe el impuesto, no según la cuenta desde la que se pagó. El impuesto personal sobre la renta de un propietario, pagado desde la cuenta del negocio, es un retiro o una distribución. El impuesto sobre la renta de una corporación C es un impuesto del negocio, pero su parte federal sigue sin ser deducible (26 U.S.C. 275).

Un retiro o una distribución es dinero que un propietario saca del negocio; queda en el patrimonio, no en la utilidad. El impuesto estatal sobre la renta del propio propietario sigue la misma regla. Si el propietario de una LLC de un solo miembro es una corporación o una sociedad de personas, la LLC forma parte de ese propietario y el impuesto sigue la fila de ese propietario. Algunos estados también gravan al propio negocio; eso se explica en la sección sobre el impuesto estatal más abajo.

La sigla «LLC» no decide esto. El IRS trata a una LLC como una sociedad de personas, una corporación o parte de la declaración de su propietario, según sus miembros y las elecciones que haya hecho (IRS). Use la clasificación tributaria de la declaración, no el tipo de entidad del estado.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• La clasificación cambió durante el año, por ejemplo porque se sumó un segundo miembro o entró en vigor una elección de corporación S.
• Un pago se aplicó al año equivocado o al contribuyente equivocado, y por eso la contabilidad, el banco y la cuenta del IRS no coinciden.
• El impuesto de un propietario se pagó desde una cuenta que comparten todos los propietarios, o una sociedad de personas o una corporación S pagó el impuesto de un propietario y los demás no recibieron nada.
• Un solo pago cubre impuesto, multa e intereses.
• El IRS o el estado envió un aviso que movió o eliminó un pago.

Reúna las confirmaciones de pago, el historial de cuenta del IRS y del estado, y las elecciones tributarias de la entidad. La última sección enumera lo que necesita un preparador.

¿Cómo registro los pagos de impuestos estimados de un propietario único o de una LLC de un solo miembro?

Cuando el único propietario es una persona, registre cada pago estimado federal y estatal como un retiro del propietario en una cuenta de patrimonio, no como un gasto. Un propietario único y una LLC de un solo miembro sin elección son un solo contribuyente: el propietario informa el negocio en el Schedule C y paga el impuesto a título personal (IRS).

Por qué los pagos no van en el Schedule C y adónde van en su lugar:

• Las instrucciones de la línea 23 indican no deducir los impuestos federales sobre la renta, incluido el impuesto por trabajo independiente. La mitad del impuesto por trabajo independiente se deduce en cambio en el Schedule 1, línea 15 (instrucciones del Schedule C).
• Los pagos estimados federales se acreditan en el Form 1040 del propietario, en la línea de pagos de impuestos estimados (instrucciones del Form 1040).
• El pago estimado del impuesto estatal sobre la renta del propietario también es personal. Las licencias estatales y las tarifas regulatorias propias del negocio son partidas de la línea 23 (instrucciones del Schedule C).

Si un pago se registra como gasto de impuestos y la contabilidad alimenta la declaración, la declaración deduce un impuesto que la línea 23 no permite, y la utilidad contable ya no cuadra con el Schedule C.

Use una cuenta de retiros para el propietario y escriba en la descripción de cada pago el impuesto, el período y el año fiscal, por ejemplo «federal, segundo trimestre», para que los totales cuadren con las cuentas del IRS y del estado. Un pago estimado también cubre el impuesto por trabajo independiente y cualquier otro impuesto que deba el propietario, así que no será igual al impuesto sobre la utilidad del negocio por sí sola (IRS). Para montos y fechas, vea pagos trimestrales de impuestos estimados. Para el asiento en sí, vea cómo registrar los retiros del propietario.

¿Cómo registro el impuesto estimado de un socio pagado desde la cuenta de una sociedad de personas o de una LLC de varios miembros?

Cárguelo a ese socio como un retiro, no a la sociedad como un gasto. Una sociedad de personas generalmente no paga impuesto sobre su ingreso; traspasa las utilidades y las pérdidas a sus socios (Publication 541). Las instrucciones del Form 1065 indican no deducir en la línea 14 los impuestos federales sobre la renta ni los impuestos que no se imponen a la sociedad (instrucciones).

Una sociedad de personas que paga el impuesto personal de un socio salda una obligación propia de ese socio. La Publication 541 trata la asunción por la sociedad de las deudas individuales de un socio como una distribución de dinero a ese socio, que además reduce su base fiscal (Publication 541). La Publication 541 no menciona los pagos de impuestos. Pagar la cuenta de impuestos propia de un socio generalmente se trata como asumir su deuda, así que regístrelo en la cuenta de retiros o de capital de ese socio; el acuerdo operativo y el preparador resuelven los casos límite.

Revise tres cosas:

• El acuerdo operativo. Por lo general decide si un socio puede recibir un pago que los demás no reciben. Si los demás no recibieron un monto equivalente, sus cuentas de capital ahora son distintas, y la contabilidad debe mostrarlo.
• Pagos garantizados. No llame pago garantizado a un pago de impuestos, salvo que el acuerdo lo convierta en uno. Vea pagos garantizados frente a retiros de los socios.
• Qué socio. Ponga el nombre del socio en cada pago. Cada pago estimado pertenece a la declaración y a la cuenta de ese socio.
• Impuesto que la sociedad paga por un socio extranjero. La sociedad debe esta retención por sí misma, y las instrucciones del Form 8804 tratan lo que paga por un socio como una distribución a ese socio (IRS). Vea socios extranjeros y retención.

¿Cómo registro los impuestos estimados de una S corp pagados desde la cuenta del negocio?

Registre el impuesto estimado de un accionista de una corporación S, pagado desde la cuenta de la empresa, como una distribución a ese accionista, y luego revise si los demás propietarios necesitan distribuciones equivalentes. Una corporación S traspasa su ingreso a sus accionistas, que usan el Form 1040-ES para sus propios pagos estimados (IRS). La empresa no tiene deducción por ello: la línea 12 del Form 1120-S excluye los impuestos federales sobre la renta (instrucciones).

La equivalencia importa porque una corporación S solo puede tener una clase de acciones: todas las acciones deben tener derechos idénticos a distribuciones y a los ingresos de una liquidación según los documentos que la rigen. Un pago por un solo propietario es una distribución que difiere en momento o en monto, y el reglamento dice que esas distribuciones reciben el «efecto tributario apropiado» según los hechos (26 CFR 1.1361-1(l)). El IRS ha dicho que no tratará las distribuciones desproporcionadas como una segunda clase de acciones cuando los documentos que rigen dan derechos idénticos (Rev. Proc. 2022-19), pero la contabilidad igual debe mostrar la diferencia.

Una forma de igualar es dividir el pago entre la participación accionaria del propietario que recibió el pago. Eso da la distribución total, y cada uno de los otros propietarios recibe su parte. El ejemplo de abajo desarrolla un caso. Un anticipo solo corresponde si los documentos que rigen exigen su reembolso o una reducción compensatoria de las distribuciones posteriores de ese propietario. Vea distribuciones desiguales en una corporación S.

Si la empresa pagó el impuesto como pago adicional a un propietario que también es empleado, generalmente se trata como salario, no como distribución; vea impuesto del propietario pagado por transferencia electrónica con el sueldo de una corporación S. Para el asiento, vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Para saber cuánto paga un propietario y desde la cuenta de quién, vea pagos de impuestos estimados de una corporación S.

¿Qué impuestos sobre la renta debe pagar la propia corporación S?

Unos pocos impuestos federales recaen sobre la propia corporación S, y generalmente surgen solo cuando la empresa tiene historial de corporación C (instrucciones del Form 1120-S).

La empresa paga cuotas estimadas por los tres primeros de estos impuestos; el umbral y las fechas están en pagos de impuestos estimados de una corporación S.

Registre estos impuestos como impuesto propio de la empresa, en cuentas separadas de las distribuciones a los propietarios. En una contabilidad de acumulación, registre las cuotas estimadas como impuesto pagado por adelantado y luego pase el total del año a gasto por impuesto sobre la renta. La recuperación de LIFO es distinta: se calcula para el último año como corporación C, y sus cuotas anuales posteriores reducen la cuenta por pagar creada entonces (instrucciones del Form 1120-S). Para el inventario LIFO recibido de una corporación C, pida al preparador el asiento de apertura. La declaración no deduce ninguno de ellos en la línea 12, salvo la parte del impuesto sobre ganancias incorporadas atribuible al ingreso ordinario (instrucciones).

¿Cómo registro el impuesto federal y estatal sobre la renta de una corporación C?

En una contabilidad de acumulación, una corporación C registra su propio impuesto como un gasto y una obligación, y usa un activo de impuesto pagado por adelantado para los pagos estimados. Paga los pagos estimados en cuotas; vea cómo tributan las corporaciones C para la tasa, la regla de las cuotas y la presentación.

La contabilidad de efectivo registra el impuesto cuando se paga; pregunte al preparador qué método usa la declaración.

Mantenga el impuesto federal y el estatal sobre la renta en cuentas separadas. La línea 17 del Form 1120 excluye de la deducción los impuestos federales sobre la renta, pero no los impuestos estatales sobre la renta impuestos a la corporación (instrucciones; 26 U.S.C. 164). El preparador concilia el ingreso contable y el de la declaración en el Schedule M-1 o M-3 (instrucciones).

El impuesto personal de un propietario pagado por la corporación no es impuesto de la corporación. Vea corporación C que paga gastos del propietario.

¿Un impuesto estatal sobre la entidad transparente es un gasto o un pago del propietario?

Cuando un estado impone el impuesto a la propia sociedad de personas o corporación S, es impuesto de la entidad y un gasto de la entidad. El IRS Notice 2020-75 dice que los impuestos estatales sobre la renta impuestos a una sociedad de personas o a una corporación S, y pagados por ella, son deducibles al calcular su ingreso no declarado por separado (la cifra de utilidad de cada Schedule K-1 del propietario) del año del pago, y que los contribuyentes pueden basarse en él antes de que se emitan los reglamentos propuestos (Notice 2020-75). La deducción reduce la utilidad del negocio que aparece en el Schedule K-1 de los propietarios, en lugar de aparecer como una deducción personal.

Esta tabla muestra el tratamiento en la declaración federal. Si un estado grava a la entidad, y cómo lo hace, lo fija la ley de ese estado.

Para la fila sobre el impuesto pagado o retenido por propietarios determinados, el reglamento de las corporaciones S trata el pago de la empresa del impuesto estatal sobre la renta de algunos accionistas como si les hubiera pagado a cada uno una distribución, o como un anticipo si los documentos que la rigen exigen su reembolso o una reducción compensatoria de sus distribuciones (26 CFR 1.1361-1(l)). Si conviene elegir un impuesto sobre la entidad transparente se explica en elección del impuesto sobre la entidad transparente.

¿Cómo registro una multa o intereses por un pago de impuestos tardío?

Divida el pago en impuesto, multa e intereses, y dé a cada uno su propia cuenta. Un saldo adeudado puede incluir impuesto, multas, recargos al impuesto e intereses (IRS). Tome el desglose del aviso, no de la línea del banco.

• El impuesto es del propietario. Todo el pago, multa e intereses incluidos, es un retiro o una distribución del propietario.
• El impuesto o la multa es de la entidad (el impuesto de una corporación C, un impuesto estatal a nivel de la entidad, o la multa propia de la entidad por presentación tardía). Registre la multa en su propia cuenta y trátela como no deducible. Por lo general no se permite deducir las multas y sanciones similares pagadas a un gobierno, y el reglamento extiende esa prohibición a las multas sobre impuestos y a los intereses sobre esas multas (26 CFR 1.162-21). Las instrucciones del Schedule C, del Form 1065 y del Form 1120-S dicen lo mismo, y las dos declaraciones de entidades transparentes informan esos montos como gastos no deducibles en el Schedule K.
• Intereses. Los intereses sobre el impuesto sobre la renta no pagado de una persona son intereses personales y no son deducibles, aunque el ingreso haya venido del negocio (26 CFR 1.163-9T; 26 U.S.C. 163). El reglamento trata de otra manera los intereses propios de una entidad, según el impuesto. Mantenga los intereses en su propia cuenta, aparte del impuesto y de la multa, y deje que el preparador defina el tratamiento.

Para los montos de las multas y su alivio, vea multas por presentación y pago tardíos.

Ya registré estos pagos como un gasto. ¿Qué hago ahora?

Primero determine de quién era el impuesto que saldó cada pago. Pase al retiro o a la cuenta de distribuciones de un propietario solo su impuesto personal, con la fecha del pago original, para que el estado de resultados y la cuenta del IRS coincidan. Mantenga los impuestos propios de la entidad (el impuesto de una corporación C, un impuesto estatal a nivel de la entidad) en cuentas de impuestos y concilie sus cuotas, su gasto y su cuenta por pagar. Un cambio en la contabilidad no cambia el contribuyente ni el año al que el IRS acreditó el pago. Lo que puede cambiar depende de en qué punto está el año.

• El año está abierto y no se presentó la declaración: reclasifique el asiento y guarde con él la confirmación.
• El año está cerrado o la declaración ya se presentó: las cifras anteriores pueden estar ya en una declaración, y un cambio puede implicar una declaración enmendada. Muestre primero al preparador el asiento original y la confirmación.
• Hay varios propietarios o años mezclados: la solución depende de a quién correspondía el impuesto de cada pago y a qué año lo aplicó el IRS, lo cual muestra el historial de la cuenta.

¿Qué le doy a mi preparador para que los pagos coincidan con los registros del IRS y del estado?

Entregue una lista de cada pago con su fecha, monto, impuesto, año fiscal, de quién es el impuesto y la cuenta de la que salió, además del comprobante de cada uno. La contabilidad, el banco, la cuenta del IRS y la cuenta del estado deben mostrar los mismos pagos.

• Confirmaciones de cada pago.
• Historial de la cuenta. La cuenta en línea del IRS de una persona muestra el historial de pagos (IRS). Para una sociedad de personas o una corporación, guarde sus propias confirmaciones de pago y pida al preparador que obtenga el registro de la cuenta de la entidad en el IRS. Agregue el historial de la cuenta del estado.
• Créditos trasladados. Un pago en exceso aplicado desde la declaración del año anterior cuenta como pago estimado en la declaración de este año, aunque no haya salido dinero del banco (instrucciones del Form 1040; instrucciones del Form 1120).
• Documentos de las elecciones. La elección de corporación S (Form 2553), cualquier elección de clasificación de la entidad (Form 8832) y cualquier carta del IRS al respecto (instrucciones del Form 2553; IRS).
• Avisos. Si el IRS elimina un pago que dice haber aplicado por error, la página de su aviso indica enviar por correo el comprobante de pago a la dirección que figura en el aviso (IRS).
• Para una sociedad de personas o una corporación S: por cuál propietario se hizo cada pago, y las distribuciones equivalentes de cada propietario.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

LLC de un solo miembro

El propietario de una LLC de un solo miembro sin elección paga $6,000 de pagos estimados federales y $1,500 de pagos estimados estatales desde la cuenta corriente del negocio. Los $7,500 son un retiro: debite el retiro del propietario y acredite la cuenta corriente. La utilidad neta del Schedule C no cambia. Los $6,000 federales se reclaman en el Form 1040 del propietario como pagos estimados, y los $1,500 estatales siguen siendo un pago personal. Si se hubieran registrado como gasto por impuestos, la utilidad contable quedaría $7,500 por debajo de la cifra del Schedule C.

Corporación S con propiedad 60/40

La empresa paga $6,000 del pago estimado federal del propietario del 60%. Pagar solo a ese propietario es una distribución desigual. Una forma de igualar es dividir $6,000 entre 60%: distribuciones totales de $10,000, de las cuales $6,000 son el pago de impuestos de ese propietario y $4,000 van al propietario del 40%. Registre $6,000 en la cuenta de distribuciones del primer propietario y $4,000 en la del segundo. Si el segundo pago se retrasa, registre cuándo se hizo.

Corporación C

Una corporación C con $200,000 de ingreso gravable, igual a su utilidad contable antes de impuestos, supone una tasa federal fija de 21% y ningún impuesto estatal, así que su impuesto es de $42,000. Paga cuatro cuotas de $10,500, cada una debitada al impuesto sobre la renta pagado por adelantado. Al cierre del año debita el gasto por impuesto sobre la renta $42,000 y acredita el impuesto sobre la renta pagado por adelantado $42,000, sin dejar saldo. Si la declaración muestra en cambio $45,000 de impuesto, el gasto es de $45,000 y $3,000 quedan en impuesto sobre la renta por pagar hasta que se paguen.

¿Es distinto en su caso?

• Pagó impuestos estimados desde la cuenta del negocio durante meses, y la contabilidad de fin de año y la cuenta del IRS no coinciden, o las cuotas, el gasto y la cuenta por pagar de una corporación no cuadran con su declaración: un pago puede estar en una cuenta de gastos, en el año equivocado o con el número equivocado. Resolverlo exige poner lado a lado la contabilidad, ambos historiales de cuenta y las elecciones de la entidad. Empiece con ponerse al día con la contabilidad atrasada, y obtenga ayuda con impuestos de negocios o ayuda con la contabilidad.
• Una corporación S pagó el impuesto de un propietario con dinero de la empresa y los demás no recibieron nada: es posible que las distribuciones ya no sigan la propiedad. Vea distribuciones desiguales en una corporación S y obtenga ayuda con impuestos de negocios.
• La corporación S pasó el impuesto de un propietario por la nómina: vea impuesto del propietario pagado por transferencia electrónica con el sueldo de una corporación S.
• Una corporación C pagó el impuesto personal de un propietario: vea corporación C que paga gastos del propietario.
• Se omitió un pago o se pagó tarde, llegó un aviso de multa, o un aviso dice que un pago se movió o se eliminó: vea multas por presentación y pago tardíos, y obtenga ayuda con impuestos de negocios si el aviso y sus registros no coinciden.
• La sociedad de personas pagó la retención de un propietario que vive en el extranjero: la sociedad la debe, y cuenta como una distribución a ese socio. Vea socios extranjeros y retención y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Los cónyuges o una familia son propietarios de la LLC: vea LLC de cónyuges y de familias.
• El dinero personal y el del negocio están mezclados: vea cómo corregir los fondos mezclados.