Ghi sổ thuế thu nhập đã nộp: sổ sách LLC, S corp và C corp

Tôi ghi sổ thế nào khoản thuế thu nhập nộp từ tài khoản doanh nghiệp?

Hãy ghi từng khoản đã nộp theo người nợ thuế, không theo tài khoản đã trả. Thuế thu nhập cá nhân của chủ sở hữu mà nộp từ tài khoản doanh nghiệp là khoản rút tiền hoặc khoản phân phối. Thuế thu nhập của riêng C corporation là thuế của doanh nghiệp, nhưng phần liên bang của nó vẫn không được khấu trừ (26 U.S.C. 275).

Khoản rút tiền hay khoản phân phối là tiền chủ sở hữu lấy ra khỏi doanh nghiệp; nó nằm trong vốn chủ sở hữu, không nằm trong lợi nhuận. Thuế thu nhập tiểu bang của riêng chủ sở hữu cũng theo quy tắc này. Nếu chủ sở hữu của LLC một thành viên là một công ty hoặc hợp danh, LLC là một phần của chủ sở hữu đó và thuế theo hàng của chủ sở hữu đó. Một số tiểu bang còn đánh thuế chính doanh nghiệp; phần này nằm ở mục về thuế tiểu bang bên dưới.

Chữ "LLC" không quyết định điều này. IRS coi LLC là hợp danh, công ty hoặc một phần tờ khai của chủ sở hữu, tùy vào các thành viên và các lựa chọn đã bầu (IRS). Hãy dùng cách phân loại thuế trên tờ khai, không dùng loại pháp nhân của tiểu bang.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• Cách phân loại thay đổi trong năm, ví dụ có thành viên thứ hai gia nhập hoặc lựa chọn S có hiệu lực.
• Một khoản nộp bị ghi sai năm hoặc sai người nộp thuế, nên sổ sách, ngân hàng và tài khoản IRS không khớp nhau.
• Thuế của một chủ sở hữu được nộp từ tài khoản chung của tất cả chủ sở hữu, hoặc hợp danh hay S corporation nộp thuế cho một chủ sở hữu mà những người khác không nhận gì.
• Một khoản nộp gồm cả thuế, tiền phạt và tiền lãi.
• IRS hoặc tiểu bang gửi thông báo đã chuyển hoặc gỡ một khoản nộp.

Hãy gom các xác nhận thanh toán, lịch sử tài khoản IRS và tiểu bang, cùng các lựa chọn về thuế của pháp nhân. Mục cuối liệt kê những gì người chuẩn bị thuế cần.

Tôi ghi sổ thế nào các khoản thuế nộp tạm tính của chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên?

Khi chủ sở hữu duy nhất là một cá nhân, hãy ghi mọi khoản nộp tạm tính liên bang và tiểu bang là khoản rút tiền của chủ sở hữu trong tài khoản vốn chủ sở hữu, không phải chi phí. Chủ doanh nghiệp một chủ và LLC một thành viên không bầu chọn gì là cùng một người nộp thuế: chủ sở hữu khai doanh nghiệp trên Schedule C và nộp thuế với tư cách cá nhân (IRS).

Vì sao các khoản nộp này không nằm trên Schedule C, và chúng nằm ở đâu:

• Hướng dẫn của dòng 23 nói không khấu trừ thuế thu nhập liên bang, kể cả thuế tự kinh doanh. Thay vào đó, một nửa thuế tự kinh doanh được khấu trừ trên Schedule 1, dòng 15 (hướng dẫn Schedule C).
• Các khoản nộp tạm tính liên bang được ghi có trên Form 1040 của chủ sở hữu, ở dòng thuế nộp tạm tính (hướng dẫn Form 1040).
• Khoản nộp tạm tính thuế thu nhập tiểu bang của chủ sở hữu cũng là khoản cá nhân. Giấy phép của tiểu bang và lệ phí quản lý dành riêng cho doanh nghiệp là các khoản thuộc dòng 23 (hướng dẫn Schedule C).

Nếu một khoản nộp bị ghi là chi phí thuế và sổ sách được dùng để lập tờ khai, tờ khai sẽ khấu trừ khoản thuế mà dòng 23 không cho phép, và lợi nhuận theo sổ sách không còn khớp với Schedule C.

Hãy dùng một tài khoản rút tiền cho chủ sở hữu, và ghi loại thuế, kỳ nộp và năm thuế vào phần ghi chú của từng khoản nộp, chẳng hạn "liên bang, quý thứ hai", để tổng số khớp với tài khoản IRS và tiểu bang. Khoản nộp tạm tính còn trả cả thuế tự kinh doanh và mọi loại thuế khác mà chủ sở hữu nợ, nên nó sẽ không bằng thuế tính riêng trên lợi nhuận doanh nghiệp (IRS). Về số tiền và ngày đến hạn, xem thuế nộp tạm tính hằng quý. Về bút toán, xem ghi sổ khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Tôi ghi sổ thế nào thuế tạm tính của thành viên hợp danh nộp từ tài khoản của hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên?

Hãy ghi khoản đó cho thành viên hợp danh ấy như một khoản rút tiền, không ghi cho hợp danh như một chi phí. Hợp danh nói chung không đóng thuế trên thu nhập của mình; nó chuyển lãi và lỗ cho các thành viên hợp danh (Publication 541). Hướng dẫn Form 1065 nói không khấu trừ thuế thu nhập liên bang hoặc các loại thuế không đánh vào hợp danh ở dòng 14 (hướng dẫn).

Hợp danh trả thuế cá nhân của một thành viên hợp danh là đang thanh toán nghĩa vụ riêng của thành viên đó. Publication 541 coi việc hợp danh nhận gánh nợ cá nhân của một thành viên hợp danh là khoản phân phối tiền cho thành viên đó, và điều này cũng làm giảm giá gốc tính thuế (basis) của họ (Publication 541). Publication 541 không nhắc đến các khoản nộp thuế. Việc trả hộ hóa đơn thuế của một thành viên hợp danh nói chung được coi giống như nhận gánh nợ của thành viên đó, nên hãy ghi vào tài khoản rút tiền hoặc tài khoản vốn của chính thành viên ấy; các trường hợp biên do thỏa thuận hoạt động và người chuẩn bị thuế quyết định.

Hãy kiểm tra ba điều:

• Thỏa thuận hoạt động. Thường chính thỏa thuận này quyết định một thành viên hợp danh có được nhận khoản mà người khác không nhận hay không. Nếu những người còn lại không nhận khoản tương ứng, tài khoản vốn của họ giờ đã khác nhau, và sổ sách nên thể hiện điều đó.
• Khoản thanh toán đảm bảo. Đừng gọi một khoản nộp thuế là khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment) trừ khi thỏa thuận quy định như vậy. Xem khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
• Thành viên hợp danh nào. Hãy ghi tên thành viên hợp danh trên mọi khoản nộp. Mỗi khoản nộp tạm tính thuộc về tờ khai và tài khoản của chính thành viên hợp danh đó.
• Thuế hợp danh nộp cho thành viên hợp danh nước ngoài. Chính hợp danh nợ khoản khấu trừ này, và hướng dẫn Form 8804 coi khoản hợp danh nộp cho một thành viên hợp danh là khoản phân phối cho thành viên đó (IRS). Xem thành viên hợp danh nước ngoài và thuế khấu trừ.

Tôi ghi sổ thế nào thuế tạm tính của S corp nộp từ tài khoản doanh nghiệp?

Hãy ghi thuế nộp tạm tính của một cổ đông S corporation, nộp từ tài khoản công ty, là khoản phân phối cho cổ đông đó, rồi kiểm tra xem các chủ sở hữu khác có cần được phân phối tương ứng hay không. S corporation chuyển thu nhập cho các cổ đông, và họ dùng Form 1040-ES cho khoản nộp tạm tính của riêng mình (IRS). Công ty không có khoản khấu trừ nào cho khoản này: dòng 12 của Form 1120-S không cho khấu trừ thuế thu nhập liên bang (hướng dẫn).

Sự tương ứng quan trọng vì S corporation chỉ được có một loại cổ phần: theo các văn bản quản trị, mọi cổ phần phải có quyền giống hệt nhau về khoản phân phối và về tiền khi thanh lý. Khoản nộp chỉ cho một chủ sở hữu là khoản phân phối khác nhau về thời điểm hoặc số tiền, và quy định nói những khoản phân phối đó được xử lý với "appropriate tax effect" (hiệu lực thuế phù hợp) tùy theo hoàn cảnh (26 CFR 1.1361-1(l)). IRS đã nói sẽ không coi các khoản phân phối không theo tỷ lệ là loại cổ phần thứ hai khi các văn bản quản trị trao quyền giống hệt nhau (Rev. Proc. 2022-19), nhưng sổ sách vẫn nên thể hiện sự chênh lệch.

Một cách để tạo sự tương ứng là chia khoản nộp cho tỷ lệ cổ phần của chủ sở hữu được trả hộ. Kết quả là tổng khoản phân phối, và mỗi chủ sở hữu khác nhận phần của mình trong đó. Ví dụ bên dưới tính một trường hợp. Chỉ có thể coi đó là khoản tạm ứng nếu các văn bản quản trị yêu cầu hoàn trả hoặc trừ tương ứng vào các khoản phân phối sau này của chủ sở hữu ấy. Xem khoản phân phối không đều của S corporation.

Nếu công ty nộp thuế như một khoản trả thêm cho chủ sở hữu cũng là nhân viên, khoản đó nói chung được coi là tiền lương, không phải khoản phân phối; xem thuế của chủ sở hữu nộp bằng chuyển khoản điện tử trên tiền lương S corporation. Về bút toán, xem ghi sổ khoản phân phối của S corporation. Về số tiền chủ sở hữu phải nộp và nộp từ tài khoản của ai, xem thuế nộp tạm tính của S corporation.

S corporation tự nợ những loại thuế thu nhập nào?

Một vài loại thuế liên bang đánh vào chính S corporation, và nói chung chúng chỉ phát sinh khi công ty có lịch sử C corporation (hướng dẫn Form 1120-S).

Công ty nộp các đợt thuế tạm tính cho ba loại thuế đầu trong số này; ngưỡng và ngày nộp nằm trong thuế nộp tạm tính của S corporation.

Hãy ghi các khoản này là thuế của chính công ty, trong các tài khoản tách khỏi khoản phân phối cho chủ sở hữu. Trên sổ sách dồn tích, ghi các đợt nộp tạm tính là thuế trả trước, rồi chuyển tổng của năm sang chi phí thuế thu nhập. Thuế thu hồi LIFO thì khác: nó được tính cho năm C corporation cuối cùng, và các đợt nộp hằng năm sau đó trả dần khoản phải trả đã ghi lúc đó (hướng dẫn Form 1120-S). Với hàng tồn kho LIFO nhận từ một C corporation, hãy nhờ người chuẩn bị thuế lập bút toán mở đầu. Tờ khai không khấu trừ khoản nào trong số này ở dòng 12, trừ phần thuế trên lãi tiềm ẩn thuộc về thu nhập thông thường (hướng dẫn).

Tôi ghi sổ thế nào thuế thu nhập liên bang và tiểu bang của C corporation?

Trên sổ sách theo cơ sở dồn tích, C corporation ghi thuế của chính mình là chi phí và nợ phải trả, dùng tài sản thuế trả trước cho các khoản nộp tạm tính. Công ty nộp tạm tính theo từng đợt; xem cách C corporation chịu thuế về thuế suất, quy tắc nộp từng đợt và việc nộp tờ khai.

Sổ sách theo cơ sở tiền mặt ghi thuế khi nộp; hãy hỏi người chuẩn bị thuế rằng tờ khai dùng phương pháp nào.

Hãy giữ thuế thu nhập liên bang và tiểu bang trong các tài khoản riêng. Dòng 17 của Form 1120 loại thuế thu nhập liên bang khỏi khoản khấu trừ, nhưng không loại thuế thu nhập tiểu bang đánh vào công ty (hướng dẫn; 26 U.S.C. 164). Người chuẩn bị thuế đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập trên tờ khai bằng Schedule M-1 hoặc M-3 (hướng dẫn).

Thuế cá nhân của chủ sở hữu do công ty nộp hộ không phải là thuế của công ty. Xem C corporation trả chi phí của chủ sở hữu.

Thuế pass-through entity của tiểu bang là chi phí hay khoản trả cho chủ sở hữu?

Khi một tiểu bang đánh thuế vào chính hợp danh hoặc S corporation, đó là thuế của pháp nhân và là chi phí của pháp nhân. IRS Notice 2020-75 nói rằng thuế thu nhập tiểu bang đánh vào và do hợp danh hoặc S corporation nộp được khấu trừ khi tính thu nhập không tách riêng (non-separately stated income, con số lợi nhuận trên Schedule K-1 của mỗi chủ sở hữu) của năm nộp, và người nộp thuế có thể dựa vào hướng dẫn này trước khi quy định đề xuất được ban hành (Notice 2020-75). Khoản khấu trừ làm giảm lợi nhuận doanh nghiệp ghi trên Schedule K-1 của các chủ sở hữu, thay vì xuất hiện như một khoản khấu trừ cá nhân.

Bảng này cho thấy cách xử lý trên tờ khai liên bang. Việc tiểu bang có đánh thuế pháp nhân hay không và đánh như thế nào do luật của tiểu bang đó quy định.

Với hàng về khoản thuế nộp hoặc khấu trừ cho một số chủ sở hữu, quy định về S corporation coi việc công ty nộp thuế thu nhập tiểu bang cho một số cổ đông như thể công ty đã chia cho từng người một khoản phân phối, hoặc như một khoản tạm ứng nếu các văn bản quản trị yêu cầu hoàn trả hoặc trừ tương ứng vào các khoản phân phối của họ (26 CFR 1.1361-1(l)). Việc có nên bầu chọn nộp thuế pass-through entity hay không được trình bày trong bầu chọn nộp thuế pass-through entity.

Tôi ghi sổ thế nào tiền phạt hoặc tiền lãi khi nộp thuế trễ?

Hãy tách khoản thanh toán thành thuế, tiền phạt và tiền lãi, và cho mỗi phần một tài khoản riêng. Số tiền còn nợ có thể gồm thuế, tiền phạt, khoản cộng thêm vào thuế và tiền lãi (IRS). Hãy lấy cách tách từ thông báo, không lấy từ dòng sao kê ngân hàng.

• Thuế là của chủ sở hữu. Toàn bộ khoản thanh toán, kể cả tiền phạt và tiền lãi, là khoản rút tiền hoặc khoản phân phối của chủ sở hữu.
• Thuế hoặc tiền phạt là của pháp nhân (thuế của C corporation, thuế tiểu bang ở cấp pháp nhân, hoặc tiền phạt nộp tờ khai trễ của chính pháp nhân). Hãy ghi tiền phạt vào tài khoản riêng và coi nó là khoản không được khấu trừ. Nói chung không được khấu trừ tiền phạt hay các khoản tương tự nộp cho chính phủ, và quy định mở rộng điều này sang tiền phạt trên thuế và tiền lãi trên các khoản phạt đó (26 CFR 1.162-21). Hướng dẫn Schedule C, Form 1065 và Form 1120-S nói điều tương tự, và hai tờ khai pass-through khai các khoản này là chi phí không được khấu trừ trên Schedule K.
• Tiền lãi. Tiền lãi trên thuế thu nhập nộp thiếu của một cá nhân là tiền lãi cá nhân và không được khấu trừ, ngay cả khi thu nhập đến từ doanh nghiệp (26 CFR 1.163-9T; 26 U.S.C. 163). Quy định xử lý tiền lãi của chính pháp nhân theo cách khác, tùy loại thuế. Hãy giữ tiền lãi trong tài khoản riêng, tách khỏi thuế và tiền phạt, và để người chuẩn bị thuế quyết định cách xử lý.

Về số tiền phạt và cách được giảm nhẹ, xem tiền phạt nộp hồ sơ và nộp thuế trễ.

Tôi đã ghi các khoản nộp này là chi phí. Giờ làm gì?

Trước tiên hãy xác định từng khoản nộp đã thanh toán thuế của ai. Chỉ chuyển thuế cá nhân của chủ sở hữu sang tài khoản rút tiền hoặc phân phối của chủ sở hữu đó, ghi cùng ngày với khoản nộp gốc, để báo cáo kết quả kinh doanh và tài khoản IRS khớp nhau. Thuế của chính pháp nhân (thuế của C corporation, thuế tiểu bang ở cấp pháp nhân) vẫn giữ trong các tài khoản thuế, và hãy đối chiếu các đợt nộp tạm tính, chi phí và khoản phải trả của pháp nhân. Việc sửa sổ sách không đổi người nộp thuế hay năm mà IRS đã ghi có. Những gì có thể thay đổi tùy năm đó đang ở tình trạng nào.

• Năm còn mở và chưa nộp tờ khai: hãy phân loại lại bút toán và giữ xác nhận thanh toán kèm theo.
• Năm đã đóng hoặc đã nộp tờ khai: số liệu cũ có thể đã nằm trên tờ khai, và thay đổi có thể đồng nghĩa với việc nộp tờ khai điều chỉnh. Hãy cho người chuẩn bị thuế xem bút toán gốc và xác nhận thanh toán trước.
• Nhiều chủ sở hữu hoặc nhiều năm bị lẫn lộn: cách sửa tùy vào từng khoản nộp là thuế của ai và IRS đã áp dụng vào năm nào, điều mà lịch sử tài khoản cho thấy.

Tôi nên đưa gì cho người chuẩn bị thuế để các khoản nộp khớp với hồ sơ IRS và tiểu bang?

Hãy đưa danh sách mọi khoản nộp, kèm ngày, số tiền, loại thuế, năm thuế, thuế của ai và tài khoản đã trả, cùng bằng chứng cho từng khoản. Sổ sách, ngân hàng, tài khoản IRS và tài khoản tiểu bang phải cho thấy cùng những khoản nộp đó.

• Xác nhận thanh toán cho từng khoản nộp.
• Lịch sử tài khoản. Tài khoản IRS trực tuyến của một cá nhân cho thấy lịch sử thanh toán (IRS). Với hợp danh hoặc công ty, hãy giữ xác nhận thanh toán của chính pháp nhân và nhờ người chuẩn bị thuế lấy hồ sơ tài khoản IRS của pháp nhân. Thêm lịch sử tài khoản tiểu bang.
• Khoản cấn trừ chuyển sang. Khoản nộp thừa được chuyển từ tờ khai năm trước được tính là khoản nộp tạm tính trên tờ khai năm nay, nhưng không có tiền nào ra khỏi ngân hàng (hướng dẫn Form 1040; hướng dẫn Form 1120).
• Giấy tờ về lựa chọn. Lựa chọn S (Form 2553), mọi lựa chọn phân loại pháp nhân (Form 8832) và mọi thư của IRS về các lựa chọn đó (hướng dẫn Form 2553; IRS).
• Thông báo. Nếu IRS gỡ một khoản nộp mà họ cho là đã áp dụng nhầm, trang thông báo của IRS yêu cầu gửi bằng chứng thanh toán qua đường bưu điện đến địa chỉ ghi trên thông báo (IRS).
• Với hợp danh hoặc S corporation: mỗi khoản nộp là cho chủ sở hữu nào, và các khoản phân phối tương ứng của từng chủ sở hữu.

Ví dụ

Các ví dụ sau chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

LLC một thành viên

Chủ sở hữu của một LLC một thành viên không bầu chọn gì nộp $6.000 thuế tạm tính liên bang và $1.500 thuế tạm tính tiểu bang từ tài khoản séc doanh nghiệp. Toàn bộ $7.500 là khoản rút tiền: ghi Nợ khoản rút tiền của chủ sở hữu, ghi Có tài khoản séc. Lợi nhuận ròng trên Schedule C không đổi. Khoản liên bang $6.000 được khai trên Form 1040 của chủ sở hữu là thuế nộp tạm tính, còn khoản tiểu bang $1.500 vẫn là khoản nộp cá nhân. Nếu nó bị ghi là chi phí thuế, lợi nhuận theo sổ sách sẽ thấp hơn con số trên Schedule C là $7.500.

S corporation sở hữu theo tỷ lệ 60/40

Công ty nộp $6.000 thuế tạm tính liên bang cho chủ sở hữu 60%. Chỉ nộp cho chủ sở hữu đó là khoản phân phối lệch một bên. Một cách để tạo sự tương ứng là chia $6.000 cho 60%: tổng khoản phân phối là $10.000, trong đó $6.000 là khoản nộp thuế của chủ sở hữu đó và $4.000 thuộc về chủ sở hữu 40%. Hãy ghi $6.000 vào tài khoản phân phối của chủ sở hữu thứ nhất và $4.000 vào tài khoản của chủ sở hữu thứ hai. Nếu khoản thứ hai được trả chậm, hãy ghi lại ngày trả.

C corporation

Một C corporation có $200.000 thu nhập chịu thuế, bằng với thu nhập trước thuế theo sổ sách, giả định thuế suất liên bang cố định 21% và không có thuế tiểu bang, nên thuế là $42.000. Công ty nộp bốn đợt, mỗi đợt $10.500, mỗi đợt ghi Nợ thuế thu nhập trả trước. Cuối năm công ty ghi Nợ chi phí thuế thu nhập $42.000 và ghi Có thuế thu nhập trả trước $42.000, không còn số dư. Nếu tờ khai lại cho thấy thuế là $45.000, chi phí là $45.000 và $3.000 còn nằm trong thuế thu nhập phải trả cho đến khi được nộp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn nộp thuế tạm tính từ tài khoản doanh nghiệp suốt nhiều tháng, và sổ sách cuối năm không khớp với tài khoản IRS, hoặc các đợt nộp tạm tính, chi phí và khoản phải trả của một công ty không khớp với tờ khai của nó: một khoản nộp có thể đang nằm trong tài khoản chi phí, sai năm hoặc sai mã số. Để xử lý, cần đặt sổ sách, lịch sử hai tài khoản và các lựa chọn của pháp nhân cạnh nhau. Hãy bắt đầu với bổ sung sổ sách quá hạn, và nhận dịch vụ thuế doanh nghiệp hoặc dịch vụ ghi sổ kế toán.
• S corporation đã nộp thuế của một chủ sở hữu bằng tiền công ty và những người khác không nhận gì: các khoản phân phối có thể không còn theo tỷ lệ sở hữu. Xem khoản phân phối không đều của S corporation và nhận dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• S corporation đã chuyển thuế của chủ sở hữu qua bảng lương: xem thuế của chủ sở hữu nộp bằng chuyển khoản điện tử trên tiền lương S corporation.
• C corporation đã nộp thuế cá nhân của chủ sở hữu: xem C corporation trả chi phí của chủ sở hữu.
• Một khoản nộp bị bỏ sót hoặc trễ, đã có thông báo phạt, hoặc thông báo cho biết một khoản nộp đã bị chuyển hoặc gỡ: xem tiền phạt nộp hồ sơ và nộp thuế trễ, và nhận dịch vụ thuế doanh nghiệp nếu thông báo và hồ sơ của bạn không khớp.
• Hợp danh đã nộp thuế khấu trừ cho một chủ sở hữu sống ở nước ngoài: hợp danh là bên nợ khoản này, và nó được tính là khoản phân phối cho thành viên hợp danh đó. Xem thành viên hợp danh nước ngoài và thuế khấu trừ và nhận dịch vụ thuế xuyên biên giới.
• Vợ chồng hoặc gia đình cùng sở hữu LLC: xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp bị lẫn lộn: xem xử lý tiền doanh nghiệp và cá nhân bị trộn lẫn.