Registrar pagamentos de imposto de renda: LLC, corporação S e C

Como registro o imposto de renda pago pela conta da empresa?

Registre cada pagamento conforme quem deve o imposto, e não conforme a conta que pagou. O imposto de renda pessoal de um proprietário, pago pela conta da empresa, é uma retirada ou uma distribuição. O imposto de renda da própria corporação C é um imposto da empresa, mas a parte federal dele continua não sendo dedutível (26 U.S.C. 275).

Uma retirada ou distribuição é dinheiro que o proprietário tira da empresa; ela fica no patrimônio líquido, não no lucro. O imposto de renda estadual do próprio proprietário segue a mesma regra. Se o proprietário de uma LLC de um único membro é uma corporação ou uma sociedade, a LLC faz parte desse proprietário e o imposto segue a linha dele. Alguns estados também tributam a própria empresa; isso está na seção sobre imposto estadual, mais adiante.

A palavra “LLC” não decide isso. O IRS trata uma LLC como sociedade, como corporação ou como parte da declaração do proprietário, conforme os seus membros e as opções feitas (IRS). Use a classificação fiscal da declaração, não o tipo de entidade do estado.

O caso não é simples quando:

• A classificação mudou durante o ano, por exemplo, entrou um segundo membro ou a opção pelo regime S passou a valer.
• Um pagamento foi para o ano errado ou em nome do contribuinte errado, e por isso a escrituração contábil, o banco e a conta do IRS não batem.
• O imposto de um proprietário foi pago por uma conta que todos os proprietários dividem, ou uma sociedade ou corporação S pagou o imposto de um só proprietário e os demais não receberam nada.
• Um só pagamento cobre imposto, multa e juros.
• O IRS ou o estado enviou uma carta que moveu ou removeu um pagamento.

Reúna as confirmações de pagamento, o histórico da conta do IRS e do estado e as opções fiscais da entidade. A última seção lista o que o preparador de declarações precisa.

Como registro os pagamentos de imposto estimado de um empresário individual ou de uma LLC de um único membro?

Quando o único proprietário é uma pessoa física, registre cada estimativa federal e estadual como retirada do proprietário em uma conta de patrimônio líquido, não como despesa. Um empresário individual e uma LLC de um único membro sem opção de tributação são um só contribuinte: o proprietário declara a empresa no Schedule C e paga o imposto pessoalmente (IRS).

Por que os pagamentos não vão no Schedule C, e para onde vão:

• As instruções da linha 23 dizem para não deduzir o imposto de renda federal, inclusive o self-employment tax (imposto de autônomo). Metade do self-employment tax é deduzida no Schedule 1, linha 15 (instruções do Schedule C).
• Os pagamentos federais estimados são creditados no Form 1040 do proprietário, na linha de pagamentos de imposto estimado (instruções do Form 1040).
• A estimativa de imposto de renda estadual do proprietário também é pessoal. As licenças estaduais e as taxas regulatórias da própria empresa são itens da linha 23 (instruções do Schedule C).

Se um pagamento é lançado como despesa de imposto e a escrituração contábil alimenta a declaração, a declaração deduz um imposto que a linha 23 não permite, e o lucro contábil deixa de bater com o Schedule C.

Use uma conta de retiradas para o proprietário e escreva o imposto, o período e o ano fiscal na descrição de cada pagamento, como “federal, segundo trimestre”, para que os totais fechem com as contas do IRS e do estado. Uma estimativa também paga o self-employment tax e qualquer outro imposto que o proprietário deva, então não será igual ao imposto sobre o lucro da empresa apenas (IRS). Para valores e datas, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado. Para o lançamento em si, veja como registrar as retiradas do proprietário.

Como registro o imposto estimado de um sócio pago pela conta de uma sociedade ou de uma LLC com vários membros?

Lance como retirada desse sócio, não como despesa da sociedade. Uma sociedade dos EUA geralmente não paga imposto sobre a sua renda; ela repassa lucros e prejuízos aos sócios (Publication 541). As instruções do Form 1065 dizem para não deduzir, na linha 14, o imposto de renda federal nem impostos que não incidem sobre a sociedade (instruções).

Uma sociedade que paga o imposto pessoal de um sócio quita uma obrigação desse sócio. A Publication 541 trata a assunção, pela sociedade, de dívidas pessoais de um sócio como uma distribuição de dinheiro a esse sócio, o que também reduz o custo-base (basis) dele (Publication 541). A Publication 541 não menciona pagamentos de imposto. Pagar a conta de imposto do próprio sócio geralmente é tratado como assumir a dívida dele, então lance na conta de retiradas ou de capital desse sócio; o acordo operacional e o preparador de declarações decidem os casos limítrofes.

Confira três pontos:

• O acordo operacional. Em geral, ele decide se um sócio pode receber um pagamento que os outros não recebem. Se os outros não receberam um valor correspondente, as contas de capital deles agora diferem, e a escrituração contábil deve mostrar isso.
• Pagamentos garantidos. Não chame um pagamento de imposto de pagamento garantido, a menos que o acordo o defina assim. Veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.
• Qual sócio. Escreva o nome do sócio em cada pagamento. Cada estimativa pertence à declaração e à conta desse sócio.
• Imposto que a sociedade paga por um sócio estrangeiro. A sociedade deve essa retenção ela mesma, e as instruções do Form 8804 tratam o que ela paga por um sócio como distribuição a esse sócio (IRS). Veja sócios estrangeiros e retenção na fonte.

Como registro o imposto estimado de uma corporação S pago pela conta da empresa?

Registre o imposto estimado de um acionista de corporação S, pago pela conta da empresa, como uma distribuição a esse acionista, e depois verifique se os outros proprietários precisam de distribuições correspondentes. Uma corporação S repassa a sua renda aos acionistas, que usam o Form 1040-ES para as próprias estimativas (IRS). A empresa não tem dedução para isso: a linha 12 do Form 1120-S proíbe a dedução do imposto de renda federal (instruções).

A correspondência importa porque uma corporação S só pode ter uma classe de ações: todas as ações devem ter direitos idênticos a distribuições e ao produto da liquidação, segundo os documentos que regem a empresa. Um pagamento feito só por um proprietário é uma distribuição diferente em momento ou valor, e o regulamento diz que essas distribuições recebem o “efeito tributário adequado” conforme os fatos (26 CFR 1.1361-1(l)). O IRS afirmou que não tratará distribuições desproporcionais como uma segunda classe de ações quando os documentos que regem a empresa dão direitos idênticos (Rev. Proc. 2022-19), mas a escrituração contábil ainda deve mostrar a diferença.

Uma forma de igualar é dividir o pagamento pela participação do proprietário que recebeu o pagamento. Isso dá a distribuição total, e cada um dos outros proprietários recebe a sua parte dela. O exemplo abaixo mostra o cálculo. Um adiantamento só serve se os documentos que regem a empresa exigem a devolução ou um corte compensatório nas distribuições futuras desse proprietário. Veja distribuições desiguais em corporação S.

Se a empresa pagou o imposto como remuneração extra a um proprietário que também é empregado, ele geralmente é tratado como salário, não como distribuição; veja imposto do proprietário pago por transferência eletrônica sobre o salário de uma corporação S. Para o lançamento, veja como registrar distribuições de corporação S. Para saber quanto o proprietário paga e por qual conta, veja pagamentos de imposto estimado de corporação S.

Quais impostos de renda a própria corporação S deve?

Alguns impostos federais recaem sobre a própria corporação S e, em geral, só surgem quando a empresa tem histórico de corporação C (instruções do Form 1120-S).

A empresa paga parcelas estimadas dos três primeiros desses impostos; o limite e as datas estão em pagamentos de imposto estimado de corporação S.

Registre esses impostos como imposto da própria empresa, em contas separadas das distribuições aos proprietários. Na escrituração contábil no regime de competência, lance as parcelas estimadas como imposto pago antecipadamente e depois passe o total do ano para despesa de imposto de renda. A recaptura de LIFO é diferente: ela é calculada para o último ano como corporação C, e as parcelas anuais seguintes amortizam o valor a pagar registrado naquele momento (instruções do Form 1120-S). Para o estoque LIFO recebido de uma corporação C, peça ao preparador de declarações o lançamento de abertura. A declaração não deduz nenhum deles na linha 12, exceto a parte do imposto sobre ganhos embutidos atribuível à renda ordinária (instruções).

Como registro o imposto de renda federal e estadual de uma corporação C?

Na escrituração contábil no regime de competência, uma corporação C dos EUA registra o próprio imposto como despesa e como obrigação, usando um ativo de imposto pago antecipadamente para as estimativas. Ela paga as estimativas em parcelas; veja como as corporações C são tributadas para a alíquota, a regra das parcelas e a entrega da declaração.

A escrituração contábil no regime de caixa registra o imposto quando ele é pago; pergunte ao preparador de declarações qual método a declaração usa.

Mantenha o imposto de renda federal e o estadual em contas separadas. A linha 17 do Form 1120 exclui da dedução o imposto de renda federal, mas não o imposto de renda estadual cobrado da corporação (instruções; 26 U.S.C. 164). O preparador de declarações concilia o lucro contábil com o lucro da declaração no Schedule M-1 ou M-3 (instruções).

O imposto pessoal de um proprietário, pago pela corporação, não é imposto da corporação. Veja corporação C que paga despesas do proprietário.

Um imposto estadual sobre a entidade de transparência fiscal é despesa da empresa ou pagamento do proprietário?

Quando um estado cobra o imposto da própria sociedade ou corporação S, ele é imposto da entidade e despesa da entidade. A Notice 2020-75 do IRS diz que os impostos de renda estaduais cobrados de uma sociedade ou corporação S e pagos por ela são dedutíveis no cálculo da sua renda não declarada separadamente (o valor do lucro em cada Schedule K-1 dos proprietários) do ano do pagamento, e que os contribuintes podem se apoiar nela antes de saírem os regulamentos propostos (Notice 2020-75). A dedução reduz o lucro da empresa mostrado no Schedule K-1 dos proprietários, em vez de aparecer como dedução pessoal.

Esta tabela mostra o tratamento na declaração federal. Se e como um estado tributa a entidade é definido pela lei desse estado.

Para a linha sobre imposto pago ou retido por proprietários específicos, o regulamento da corporação S trata o pagamento de imposto de renda estadual feito pela empresa por alguns acionistas como se ela tivesse pago uma distribuição a cada um deles, ou como um adiantamento se os documentos que regem a empresa exigem a devolução ou um corte compensatório nas distribuições deles (26 CFR 1.1361-1(l)). Se vale optar por um imposto sobre a entidade de transparência fiscal está em opção pelo imposto sobre a entidade de transparência fiscal.

Como registro uma multa ou juros sobre um pagamento de imposto em atraso?

Divida o pagamento em imposto, multa e juros, e dê a cada um a sua própria conta. Um saldo a pagar pode incluir imposto, multas, acréscimos e juros (IRS). Tire a divisão da carta, não da linha do extrato bancário.

• O imposto é do proprietário. O pagamento todo, inclusive a multa e os juros, é retirada ou distribuição do proprietário.
• O imposto ou a multa é da entidade (imposto de uma corporação C, imposto estadual da entidade ou multa da própria entidade por atraso na entrega). Registre a multa em conta própria e trate-a como não dedutível. Em geral, não se permite deduzir multas ou penalidades semelhantes pagas a um governo, e o regulamento estende essa proibição às multas sobre impostos e aos juros sobre essas multas (26 CFR 1.162-21). As instruções do Schedule C, do Form 1065 e do Form 1120-S dizem o mesmo, e as duas declarações de transparência fiscal informam esses valores como despesas não dedutíveis no Schedule K.
• Juros. Os juros sobre o imposto de renda não pago de uma pessoa física são juros pessoais e não são dedutíveis, mesmo quando a renda veio da empresa (26 CFR 1.163-9T; 26 U.S.C. 163). O regulamento trata os juros da própria entidade de forma diferente, conforme o imposto. Mantenha os juros em conta própria, separados do imposto e da multa, e deixe o preparador de declarações definir o tratamento.

Para valores de multas e alívio, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

Já lancei esses pagamentos como despesa. E agora?

Primeiro, descubra de quem era o imposto que cada pagamento quitou. Mova apenas o imposto pessoal de um proprietário para a conta de retiradas ou distribuições dele, com a data do pagamento original, para que o lucro e o prejuízo e a conta do IRS fechem. Mantenha os impostos da própria entidade (imposto de uma corporação C, imposto estadual da entidade) em contas de impostos e concilie as parcelas, a despesa e o valor a pagar. Uma mudança na escrituração contábil não muda o contribuinte nem o ano em que o IRS creditou o pagamento. O que você pode mudar depende de como o ano está.

• O ano está aberto e nenhuma declaração foi entregue: reclassifique o lançamento e guarde a confirmação junto com ele.
• O ano está fechado ou a declaração foi entregue: os valores antigos podem já estar numa declaração, e a mudança pode exigir uma declaração retificadora. Mostre primeiro ao preparador de declarações o lançamento original e a confirmação.
• Há vários proprietários ou anos misturados: a correção depende de quem era o imposto de cada pagamento e a qual ano o IRS o aplicou, o que o histórico da conta mostra.

O que devo entregar ao meu preparador para os pagamentos baterem com os registros do IRS e do estado?

Entregue uma lista de todos os pagamentos com data, valor, imposto, ano fiscal, de quem é o imposto e a conta de onde saíram, além do comprovante de cada um. A escrituração contábil, o banco, a conta do IRS e a conta do estado devem mostrar os mesmos pagamentos.

• Confirmações de cada pagamento.
• Histórico da conta. A conta online do IRS de uma pessoa física mostra o histórico de pagamentos (IRS). No caso de uma sociedade ou corporação, guarde as próprias confirmações de pagamento e peça ao preparador de declarações o registro da conta da entidade no IRS. Inclua o histórico da conta do estado.
• Créditos levados para o ano seguinte. Um pagamento a maior aplicado a partir da declaração do ano anterior conta como pagamento estimado na declaração deste ano, mas nenhum dinheiro saiu do banco (instruções do Form 1040; instruções do Form 1120).
• Documentos das opções. A opção pelo regime S (Form 2553), qualquer opção de classificação da entidade (Form 8832) e qualquer carta do IRS sobre elas (instruções do Form 2553; IRS).
• Cartas. Se o IRS remove um pagamento que diz ter sido aplicado por engano, a página da carta pede que você envie por correio o comprovante de pagamento para o endereço indicado na carta (IRS).
• Para uma sociedade ou corporação S: a qual proprietário se referia cada pagamento e as distribuições correspondentes de cada proprietário.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

LLC de um único membro

O proprietário de uma LLC de um único membro sem opção de tributação paga US$6.000 de estimativas federais e US$1.500 de estimativas estaduais pela conta corrente da empresa. Todos os US$7.500 são uma retirada: débito em retiradas do proprietário, crédito em conta corrente. O lucro líquido do Schedule C não muda. Os US$6.000 federais são aproveitados no Form 1040 do proprietário como pagamentos estimados, e os US$1.500 estaduais continuam sendo um pagamento pessoal. Se tivessem sido lançados como despesa de imposto, o lucro contábil ficaria US$7.500 abaixo do valor do Schedule C.

Corporação S com participação de 60/40

A empresa paga US$6.000 da estimativa federal do proprietário que tem 60%. Pagar só esse proprietário é uma distribuição unilateral. Uma forma de igualar é dividir US$6.000 por 60%: distribuições totais de US$10.000, das quais US$6.000 são o pagamento de imposto desse proprietário e US$4.000 vão para o proprietário que tem 40%. Lance US$6.000 na conta de distribuições do primeiro proprietário e US$4.000 na do segundo. Se o segundo pagamento atrasar, registre quando ele foi feito.

Corporação C

Uma corporação C com US$200.000 de renda tributável, igual ao seu lucro contábil antes do imposto, presume uma alíquota federal fixa de 21% e nenhum imposto estadual, o que dá um imposto de US$42.000. Ela paga quatro parcelas de US$10.500, cada uma debitada em imposto de renda pago antecipadamente. No fim do ano, ela debita despesa de imposto de renda em US$42.000 e credita imposto de renda pago antecipadamente em US$42.000, sem deixar saldo. Se a declaração mostrar US$45.000 de imposto, a despesa é de US$45.000 e US$3.000 ficam em imposto de renda a pagar até serem pagos.

E no seu caso?

• Você pagou estimativas pela conta da empresa durante meses, e a escrituração contábil do fim do ano e a conta do IRS não batem, ou as parcelas, a despesa e o valor a pagar de uma corporação não fecham com a declaração dela: um pagamento pode estar numa conta de despesa, no ano errado ou sob o número errado. Resolver isso exige colocar lado a lado a escrituração contábil, os dois históricos de conta e as opções da entidade. Comece por como atualizar uma escrituração contábil atrasada e peça ajuda com impostos da empresa ou ajuda com a escrituração contábil.
• Uma corporação S pagou o imposto de um proprietário com dinheiro da empresa e os outros não receberam nada: as distribuições podem ter deixado de seguir a participação de cada um. Veja distribuições desiguais em corporação S e peça ajuda com impostos da empresa.
• A corporação S passou o imposto de um proprietário pela folha de pagamento: veja imposto do proprietário pago por transferência eletrônica sobre o salário de uma corporação S.
• Uma corporação C pagou o imposto pessoal de um proprietário: veja corporação C que paga despesas do proprietário.
• Um pagamento foi esquecido ou atrasou, chegou uma carta de multa, ou uma carta diz que um pagamento foi movido ou removido: veja multas por atraso na entrega e no pagamento e peça ajuda com impostos da empresa se a carta e os seus registros divergirem.
• A sociedade pagou a retenção na fonte de um proprietário que mora no exterior: a sociedade deve essa retenção, e ela conta como distribuição a esse sócio. Veja sócios estrangeiros e retenção na fonte e peça ajuda com impostos entre países.
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