Comptabiliser les paiements d'impôt : LLC, société de type S ou C

Comment inscrire l'impôt sur le revenu payé du compte de l'entreprise?

Inscrivez chaque paiement selon la personne qui doit l'impôt, et non selon le compte qui a payé. L'impôt personnel sur le revenu d'un propriétaire payé du compte de l'entreprise est un retrait ou une distribution. L'impôt sur le revenu d'une société de type C est un impôt de l'entreprise, mais sa part fédérale n'est tout de même pas déductible (26 U.S.C. 275).

Un retrait ou une distribution est de l'argent qu'un propriétaire prend dans l'entreprise; il se retrouve dans les capitaux propres, et non dans le bénéfice. L'impôt d'État sur le revenu d'un propriétaire suit la même règle. Si le propriétaire d'une LLC à membre unique est une société ou une société de personnes, la LLC fait partie de ce propriétaire et l'impôt suit la ligne de ce propriétaire. Certains États imposent aussi l'entreprise elle-même; cela est traité dans la section sur l'impôt d'État plus bas.

Le mot « LLC » ne décide pas de cela. Aux États-Unis, l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) traite une LLC comme une société de personnes, une société ou une partie de la déclaration de son propriétaire, selon ses membres et ses choix (IRS). Utilisez la classification fiscale de la déclaration, et non le type d'entité de l'État.

Un cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• La classification a changé en cours d'année, par exemple parce qu'un deuxième membre s'est joint à l'entreprise ou qu'un choix de société de type S est entré en vigueur.
• Un paiement est allé dans la mauvaise année ou sous le mauvais contribuable, de sorte que les livres, la banque et le compte de l'IRS ne concordent pas.
• L'impôt d'un propriétaire a été payé d'un compte commun à tous les propriétaires, ou une société de personnes ou une société de type S a payé l'impôt d'un seul propriétaire et les autres n'ont rien reçu.
• Un même paiement couvre l'impôt, une pénalité et des intérêts.
• L'IRS ou l'État a envoyé un avis qui a déplacé ou retiré un paiement.

Rassemblez les confirmations de paiement, l'historique des comptes de l'IRS et de l'État, et les choix fiscaux de l'entité. La dernière section énumère ce dont un préparateur de déclarations de revenus a besoin.

Comment inscrire les paiements d'impôt estimatif d'un entrepreneur individuel ou d'une LLC à membre unique?

Lorsque l'unique propriétaire est un particulier, inscrivez chaque paiement estimatif fédéral et d'État comme un retrait du propriétaire dans un compte de capitaux propres, et non comme une charge. Un entrepreneur individuel et une LLC à membre unique sans choix particulier forment un seul contribuable : le propriétaire déclare l'entreprise dans l'annexe C et paie l'impôt à titre personnel (IRS).

Pourquoi les paiements ne figurent pas dans l'annexe C, et où ils vont plutôt :

• Les instructions de la ligne 23 disent de ne pas déduire l'impôt fédéral sur le revenu, y compris l'impôt sur le travail autonome. La moitié de l'impôt sur le travail autonome est plutôt déduite à l'annexe 1, ligne 15 (instructions de l'annexe C).
• Les paiements estimatifs fédéraux sont crédités dans le formulaire 1040 du propriétaire, à la ligne des paiements d'impôt estimatif (instructions du formulaire 1040).
• L'impôt d'État estimatif du propriétaire est aussi personnel. Les permis d'État et les droits réglementaires propres à l'entreprise sont des éléments de la ligne 23 (instructions de l'annexe C).

Si un paiement est inscrit comme charge d'impôt et que les livres alimentent la déclaration, celle-ci déduit un impôt que la ligne 23 refuse, et le bénéfice comptable ne concorde plus avec l'annexe C.

Utilisez un compte de retrait pour le propriétaire et indiquez l'impôt, la période et l'année d'imposition dans la note de chaque paiement, par exemple « fédéral, deuxième trimestre », afin que les totaux concordent avec les comptes de l'IRS et de l'État. Un paiement estimatif sert aussi à payer l'impôt sur le travail autonome et tout autre impôt que le propriétaire doit; il ne sera donc pas égal à l'impôt sur le seul bénéfice de l'entreprise (IRS). Pour les montants et les dates, voyez les paiements d'impôt estimatif trimestriels. Pour l'écriture elle-même, voyez inscrire les retraits du propriétaire.

Comment inscrire l'impôt estimatif d'un associé payé du compte d'une société de personnes ou d'une LLC à plusieurs membres?

Imputez-le à cet associé comme un retrait, et non à la société de personnes comme une charge. Aux États-Unis, une société de personnes ne paie généralement pas d'impôt sur son revenu; elle transmet les profits et les pertes à ses associés (Publication 541). Les instructions du formulaire 1065 disent de ne pas déduire à la ligne 14 l'impôt fédéral sur le revenu ni les impôts qui ne sont pas imposés à la société de personnes (instructions).

Une société de personnes qui paie l'impôt personnel d'un associé règle la propre obligation de cet associé. La Publication 541 traite la prise en charge, par une société de personnes, des dettes personnelles d'un associé comme une distribution d'argent à cet associé, ce qui réduit aussi le coût de base américain de l'associé (Publication 541). La Publication 541 ne mentionne pas les paiements d'impôt. Payer l'impôt personnel d'un associé est généralement traité comme la prise en charge de sa dette; inscrivez-le donc dans le compte de retrait ou de capital de cet associé. La convention d'exploitation et le préparateur de déclarations de revenus tranchent les cas limites.

Vérifiez trois points :

• La convention d'exploitation. Elle décide généralement si un associé peut recevoir un paiement que les autres ne reçoivent pas. Si les autres n'ont reçu aucun montant équivalent, leurs comptes de capital diffèrent maintenant, et les livres doivent le montrer.
• Les paiements garantis. N'appelez pas un paiement d'impôt un paiement garanti, sauf si la convention en fait un. Voyez les paiements garantis et les retraits des associés.
• L'associé visé. Nommez l'associé pour chaque paiement. Chaque paiement estimatif appartient à la déclaration et au compte de cet associé.
• L'impôt que la société de personnes paie pour un associé étranger. La société de personnes doit elle-même cette retenue, et les instructions du formulaire 8804 traitent ce qu'elle paie pour un associé comme une distribution à cet associé (IRS). Voyez les associés étrangers et la retenue.

Comment inscrire l'impôt estimatif d'une société de type S payé du compte de l'entreprise?

Inscrivez l'impôt estimatif d'un actionnaire d'une société de type S payé du compte de la société comme une distribution à cet actionnaire, puis vérifiez si les autres propriétaires ont droit à des distributions équivalentes. Une société de type S transmet son revenu à ses actionnaires, qui utilisent le formulaire 1040-ES pour leurs propres paiements estimatifs (IRS). La société n'a aucune déduction pour cet impôt : la ligne 12 du formulaire 1120-S exclut l'impôt fédéral sur le revenu (instructions).

L'équivalence compte, car une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions : chaque action doit comporter des droits identiques aux distributions et au produit de la liquidation selon les documents constitutifs. Un paiement fait pour un seul propriétaire est une distribution qui diffère par le moment ou le montant, et le règlement prévoit que de telles distributions reçoivent « l'effet fiscal approprié » selon les faits (26 CFR 1.1361-1(l)). L'IRS a indiqué qu'il ne traitera pas des distributions disproportionnées comme une deuxième catégorie d'actions lorsque les documents constitutifs donnent des droits identiques (Rev. Proc. 2022-19), mais les livres doivent tout de même montrer l'écart.

Une façon d'obtenir l'équivalence est de diviser le paiement par la part d'actions du propriétaire visé. Cela donne la distribution totale, et chaque autre propriétaire reçoit sa part de ce total. L'exemple ci-dessous en fait le calcul. Une avance ne convient que si les documents constitutifs exigent un remboursement ou une réduction compensatoire des distributions ultérieures de ce propriétaire. Voyez les distributions inégales d'une société de type S.

Si la société a payé l'impôt comme rémunération supplémentaire à un propriétaire qui est aussi un employé, il est généralement traité comme un salaire, et non comme une distribution; voyez l'impôt d'un propriétaire payé par transfert électronique sur le salaire d'une société de type S. Pour l'écriture, voyez inscrire les distributions d'une société de type S. Pour le montant que paie un propriétaire et le compte d'où il sort, voyez les paiements d'impôt estimatif d'une société de type S.

Quels impôts sur le revenu une société de type S doit-elle elle-même?

Quelques impôts fédéraux frappent la société de type S elle-même, et ils ne surviennent généralement que lorsque la société a un passé de société de type C (instructions du formulaire 1120-S).

La société paie des acomptes estimatifs pour les trois premiers de ces impôts; le seuil et les dates figurent dans les paiements d'impôt estimatif d'une société de type S.

Inscrivez-les comme l'impôt propre de la société, dans des comptes distincts des distributions aux propriétaires. Dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, inscrivez les acomptes estimatifs comme impôt payé d'avance, puis passez le total de l'année dans la charge d'impôt sur le revenu. La récupération liée à la méthode DEPS est différente : elle est calculée pour la dernière année de société de type C, et ses acomptes annuels ultérieurs réduisent le montant à payer inscrit à ce moment-là (instructions du formulaire 1120-S). Pour des stocks DEPS reçus d'une société de type C, demandez l'écriture d'ouverture au préparateur de déclarations de revenus. La déclaration n'en déduit aucun à la ligne 12, sauf la part de l'impôt sur les gains latents attribuable au revenu ordinaire (instructions).

Comment inscrire l'impôt fédéral et d'État sur le revenu d'une société de type C?

Dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, une société de type C inscrit son propre impôt comme une charge et un passif, en utilisant un actif d'impôt payé d'avance pour les paiements estimatifs. Elle paie ses acomptes par versements; voyez l'imposition des sociétés de type C pour le taux, la règle des acomptes et la production.

Des livres tenus selon la méthode de caisse inscrivent l'impôt au moment du paiement; demandez au préparateur de déclarations de revenus quelle méthode la déclaration utilise.

Gardez l'impôt fédéral et l'impôt d'État sur le revenu dans des comptes distincts. La ligne 17 du formulaire 1120 exclut de la déduction l'impôt fédéral sur le revenu, mais non l'impôt d'État sur le revenu imposé à la société (instructions; 26 U.S.C. 164). Le préparateur de déclarations de revenus rapproche le revenu des livres et celui de la déclaration dans l'annexe M-1 ou M-3 (instructions).

L'impôt personnel d'un propriétaire payé par la société n'est pas l'impôt de la société. Voyez une société de type C qui paie les dépenses du propriétaire.

Un impôt d'État sur les entités transparentes est-il une charge ou un paiement du propriétaire?

Lorsqu'un État impose l'impôt à la société de personnes ou à la société de type S elle-même, c'est l'impôt de l'entité et une charge de l'entité. L'IRS Notice 2020-75 indique que l'impôt d'État sur le revenu imposé à une société de personnes ou à une société de type S et payé par elle est déductible dans le calcul de son revenu non présenté séparément (le chiffre de bénéfice de l'annexe K-1 de chaque propriétaire) pour l'année du paiement, et que les contribuables peuvent s'y fier avant la publication des règlements proposés (Notice 2020-75). La déduction réduit le bénéfice de l'entreprise indiqué dans l'annexe K-1 des propriétaires plutôt que de figurer comme déduction personnelle.

Ce tableau présente le traitement dans la déclaration fédérale. La façon dont un État impose l'entité, et le fait qu'il le fasse, relèvent de la loi de cet État.

Pour la ligne sur l'impôt payé ou retenu pour certains propriétaires, le règlement sur les sociétés de type S traite le paiement par la société de l'impôt d'État sur le revenu de certains actionnaires comme si elle avait versé une distribution à chacun d'eux, ou comme une avance si les documents constitutifs exigent un remboursement ou une réduction compensatoire de leurs distributions (26 CFR 1.1361-1(l)). Le choix d'un impôt sur les entités transparentes est traité dans le choix d'un impôt sur les entités transparentes.

Comment inscrire une pénalité ou des intérêts sur un paiement d'impôt en retard?

Séparez le paiement en impôt, pénalité et intérêts, et donnez à chacun son propre compte. Un solde dû peut comprendre de l'impôt, des pénalités, des majorations d'impôt et des intérêts (IRS). Prenez la ventilation dans l'avis, et non dans la ligne du relevé bancaire.

• L'impôt est celui du propriétaire. Le paiement en entier, pénalité et intérêts compris, est un retrait ou une distribution du propriétaire.
• L'impôt ou la pénalité est celui de l'entité (l'impôt d'une société de type C, un impôt d'État au niveau de l'entité, ou la pénalité de production tardive de l'entité elle-même). Inscrivez la pénalité dans son propre compte et traitez-la comme non déductible. Une déduction n'est généralement pas permise pour les amendes ou pénalités semblables versées à un gouvernement, et le règlement étend cette interdiction aux pénalités sur l'impôt et aux intérêts sur ces pénalités (26 CFR 1.162-21). Les instructions de l'annexe C, du formulaire 1065 et du formulaire 1120-S disent la même chose, et les deux déclarations d'entités transparentes présentent ces sommes comme des dépenses non déductibles à l'annexe K.
• Intérêts. Les intérêts sur l'impôt sur le revenu impayé d'un particulier sont des intérêts personnels et ne sont pas déductibles, même lorsque le revenu provenait de l'entreprise (26 CFR 1.163-9T; 26 U.S.C. 163). Le règlement traite différemment les intérêts propres d'une entité, selon l'impôt. Gardez les intérêts dans leur propre compte, à part de l'impôt et de la pénalité, et laissez le préparateur de déclarations de revenus fixer le traitement.

Pour les montants des pénalités et les allègements, voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.

J'ai déjà inscrit ces paiements comme une charge. Que faire maintenant?

Déterminez d'abord de qui est l'impôt que chaque paiement a réglé. Ne déplacez que l'impôt personnel d'un propriétaire vers le compte de retrait ou de distribution de ce propriétaire, à la date du paiement d'origine, afin que les résultats et le compte de l'IRS concordent. Gardez les impôts propres à l'entité (l'impôt d'une société de type C, un impôt d'État au niveau de l'entité) dans des comptes d'impôt et rapprochez ses acomptes, sa charge et son montant à payer. Un changement aux livres ne change ni le contribuable ni l'année que l'IRS a crédités. Ce que vous pouvez changer dépend de l'état de l'année.

• L'année est ouverte et aucune déclaration n'est produite : reclassez l'écriture et conservez la confirmation avec elle.
• L'année est close ou la déclaration est produite : les anciens chiffres figurent peut-être déjà dans une déclaration, et un changement peut exiger une déclaration modifiée. Montrez d'abord au préparateur de déclarations de revenus l'écriture d'origine et la confirmation.
• Plusieurs propriétaires ou années sont mêlés : la correction dépend de la personne dont l'impôt a été payé et de l'année à laquelle l'IRS a appliqué chaque paiement, ce que l'historique du compte montre.

Que remettre à mon préparateur pour que les paiements concordent avec les dossiers de l'IRS et de l'État?

Remettez une liste de chaque paiement avec sa date, son montant, l'impôt visé, l'année d'imposition, la personne dont c'est l'impôt et le compte d'où il est sorti, plus une preuve pour chacun. Les livres, la banque, le compte de l'IRS et le compte de l'État doivent montrer les mêmes paiements.

• Les confirmations de chaque paiement.
• L'historique des comptes. Le compte en ligne de l'IRS d'un particulier montre l'historique des paiements (IRS). Pour une société de personnes ou une société, conservez ses propres confirmations de paiement et demandez au préparateur de déclarations de revenus d'obtenir le dossier du compte de l'entité à l'IRS. Ajoutez l'historique du compte de l'État.
• Les crédits reportés. Un trop-payé appliqué à partir de la déclaration de l'année précédente compte comme un paiement estimatif dans la déclaration de cette année, mais aucun argent n'est sorti de la banque (instructions du formulaire 1040; instructions du formulaire 1120).
• Les documents de choix. Le choix de société de type S (formulaire 2553), tout choix de classification de l'entité (formulaire 8832) et toute lettre de l'IRS à leur sujet (instructions du formulaire 2553; IRS).
• Les avis. Si l'IRS retire un paiement qu'il dit avoir appliqué par erreur, sa page sur l'avis demande d'envoyer par la poste une preuve de paiement à l'adresse figurant sur l'avis (IRS).
• Pour une société de personnes ou une société de type S : le propriétaire visé par chaque paiement et les distributions équivalentes de chaque propriétaire.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement. Tous les montants sont en dollars américains.

LLC à membre unique

Le propriétaire d'une LLC à membre unique sans choix particulier paie 6 000 $ d'impôt estimatif fédéral et 1 500 $ d'impôt estimatif d'État du compte chèques de l'entreprise. Les 7 500 $ sont tous un retrait : débiter le retrait du propriétaire, créditer le compte chèques. Le bénéfice net de l'annexe C ne change pas. Les 6 000 $ fédéraux sont réclamés dans le formulaire 1040 du propriétaire comme paiements estimatifs, et les 1 500 $ d'État demeurent un paiement personnel. Si le montant avait été inscrit comme charge d'impôt, le bénéfice comptable se situerait 7 500 $ sous le chiffre de l'annexe C.

Société de type S détenue à 60/40

La société paie 6 000 $ de l'impôt estimatif fédéral du propriétaire à 60 %. Payer seulement ce propriétaire est une distribution unilatérale. Une façon d'obtenir l'équivalence est de diviser 6 000 $ par 60 % : des distributions totales de 10 000 $, dont 6 000 $ sont le paiement d'impôt de ce propriétaire et 4 000 $ vont au propriétaire à 40 %. Inscrivez 6 000 $ au compte de distributions du premier propriétaire et 4 000 $ à celui du second. Si le second paiement tarde, notez la date à laquelle il a été fait.

Société de type C

Une société de type C dont le revenu imposable est de 200 000 $, égal à son bénéfice comptable avant impôt, suppose un taux fédéral fixe de 21 % et aucun impôt d'État, soit un impôt de 42 000 $. Elle paie quatre acomptes de 10 500 $, chacun débité à l'impôt sur le revenu payé d'avance. À la fin de l'exercice, elle débite la charge d'impôt sur le revenu de 42 000 $ et crédite l'impôt sur le revenu payé d'avance de 42 000 $, sans laisser de solde. Si la déclaration montre plutôt 45 000 $ d'impôt, la charge est de 45 000 $ et 3 000 $ restent dans l'impôt sur le revenu à payer jusqu'au paiement.

Votre situation est différente?

• Vous avez payé des acomptes estimatifs du compte de l'entreprise pendant des mois, et les livres de fin d'exercice et le compte de l'IRS ne concordent pas, ou les acomptes, la charge et le montant à payer d'une société ne concordent pas avec sa déclaration : un paiement peut se trouver dans un compte de charges, dans la mauvaise année ou sous le mauvais numéro. Pour démêler cela, il faut comparer côte à côte les livres, les deux historiques de comptes et les choix de l'entité. Commencez par rattraper des livres en retard, et obtenez de l'aide en fiscalité des entreprises ou de l'aide en tenue de livres.
• Une société de type S a payé l'impôt d'un propriétaire avec l'argent de la société et les autres n'ont rien reçu : les distributions ne suivent peut-être plus la propriété. Voyez les distributions inégales d'une société de type S et obtenez de l'aide en fiscalité des entreprises.
• La société de type S a fait passer l'impôt d'un propriétaire par la paie : voyez l'impôt d'un propriétaire payé par transfert électronique sur le salaire d'une société de type S.
• Une société de type C a payé l'impôt personnel d'un propriétaire : voyez une société de type C qui paie les dépenses du propriétaire.
• Un paiement a été omis ou fait en retard, un avis de pénalité est arrivé, ou un avis indique qu'un paiement a été déplacé ou retiré : voyez les pénalités pour production et paiement tardifs, et obtenez de l'aide en fiscalité des entreprises si l'avis et vos dossiers ne concordent pas.
• La société de personnes a payé une retenue pour un propriétaire qui vit à l'étranger : la société de personnes la doit, et elle compte comme une distribution à cet associé. Voyez les associés étrangers et la retenue et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Des conjoints ou une famille détiennent la LLC : voyez les LLC de conjoints et de famille.
• L'argent personnel et celui de l'entreprise sont mêlés : voyez corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.