רישום תשלומי מס הכנסה: ספרים של LLC, חברת S וחברת C

איך רושמים מס הכנסה ששולם מחשבון העסק?

רשמו כל תשלום לפי מי שחב במס, לא לפי החשבון ששילם. מס הכנסה אישי של בעלים ששולם מחשבון העסק הוא משיכת בעלים או חלוקה. מס הכנסה של חברת C הוא מס עסקי, אבל החלק הפדרלי בו עדיין אינו ניתן לניכוי (⁦26 U.S.C. 275⁩).

משיכה או חלוקה היא כסף שבעלים מוציא מהעסק; היא נרשמת בהון העצמי ולא ברווח. מס הכנסה מדינתי אישי של הבעלים כפוף לאותו כלל. אם הבעלים של LLC עם חבר אחד הוא חברה או שותפות, ה-⁠LLC הוא חלק מאותו בעלים והמס עוקב אחרי השורה של הבעלים. יש מדינות שמטילות מס גם על העסק עצמו; על כך בסעיף על מס מדינתי בהמשך.

המונח “LLC” אינו קובע את התשובה. IRS מתייחס ל-⁠LLC כשותפות, כחברה או כחלק מהדוח של הבעלים, לפי החברים והבחירות שלו (IRS). השתמשו בסיווג המס שבדוח, לא בסוג הישות לפי המדינה.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• הסיווג השתנה במהלך השנה, למשל חבר שני הצטרף או שבחירה במעמד S נכנסה לתוקף.
• תשלום נרשם לשנה הלא נכונה או תחת נישום לא נכון, ולכן הספרים, הבנק והחשבון ב-⁠IRS אינם תואמים.
• המס של בעלים אחד שולם מחשבון משותף לכל הבעלים, או ששותפות או חברת S שילמה את המס של בעלים אחד והאחרים לא קיבלו דבר.
• תשלום אחד מכסה מס, קנס וריבית.
• IRS או המדינה שלחו הודעה שהעבירה או הסירה תשלום.

אספו את אישורי התשלום, את היסטוריית החשבון ב-⁠IRS ובמדינה ואת בחירות המס של הישות. הסעיף האחרון מפרט מה מכין הדוחות צריך.

איך רושמים מקדמות מס של בעל עסק יחידני או של LLC עם חבר אחד?

כשהבעלים היחיד הוא אדם פרטי, רשמו כל מקדמה פדרלית ומדינתית כמשיכת בעלים בחשבון הון עצמי, ולא כהוצאה. בעל עסק יחידני ו-⁠LLC עם חבר אחד ללא בחירה מיוחדת הם נישום אחד: הבעלים מדווח על העסק ב-⁠Schedule C ומשלם את המס באופן אישי (IRS).

למה התשלומים אינם ב-⁠Schedule C, ולאן הם הולכים במקום:

• ההוראות לשורה 23 קובעות שאין לנכות מס הכנסה פדרלי, כולל מס עצמאים. מחצית ממס העצמאים מנוכה במקום זאת ב-⁠Schedule 1, שורה 15 (הוראות Schedule C).
• מקדמות פדרליות נזקפות בטופס 1040 של הבעלים, בשורת תשלומי מקדמות המס (הוראות טופס 1040).
• גם מקדמת מס ההכנסה המדינתי של הבעלים היא אישית. רישיונות מדינתיים ואגרות רגולציה של העסק עצמו הם פריטים בשורה 23 (הוראות Schedule C).

אם תשלום נרשם כהוצאת מס והספרים מזינים את הדוח, הדוח מנכה מס ששורה 23 שוללת, והרווח בספרים כבר לא מתיישב עם Schedule C.

השתמשו בחשבון משיכות של הבעלים, וכתבו בהערה של כל תשלום את המס, התקופה ושנת המס, למשל “פדרלי, רבעון שני”, כדי שהסכומים יתיישבו עם החשבונות ב-⁠IRS ובמדינה. מקדמה משלמת גם מס עצמאים וכל מס אחר שהבעלים חב בו, ולכן היא לא תהיה שווה למס על רווח העסק בלבד (IRS). לסכומים ולמועדים, ראו מקדמות מס רבעוניות. לרישום עצמו, ראו רישום משיכות בעלים.

איך רושמים מקדמת מס של שותף ששולמה מחשבון שותפות או LLC עם כמה חברים?

חייבו אותה לאותו שותף כמשיכה, ולא את השותפות כהוצאה. שותפות בדרך כלל אינה משלמת מס על הכנסתה; היא מעבירה רווחים והפסדים לשותפים (פרסום 541). הוראות טופס 1065 קובעות שאין לנכות בשורה 14 מס הכנסה פדרלי או מסים שאינם מוטלים על השותפות (ההוראות).

שותפות ששילמה מס אישי של שותף מסדירה חובה של אותו שותף. פרסום 541 רואה בנטילת התחייבויות אישיות של שותף על ידי השותפות חלוקת כסף לאותו שותף, שמפחיתה גם את בסיס העלות של השותף (פרסום 541). פרסום 541 אינו מזכיר תשלומי מס. תשלום חשבון המס של שותף נחשב בדרך כלל כנטילת התחייבותו, ולכן רשמו אותו בחשבון המשיכות או ההון של אותו שותף; מקרי קצה מוכרעים לפי הסכם התפעול ומכין הדוחות.

בדקו שלושה דברים:

• הסכם התפעול. בדרך כלל הוא קובע אם שותף אחד רשאי לקבל תשלום שהאחרים לא מקבלים. אם האחרים לא קיבלו סכום מקביל, חשבונות ההון שלהם שונים עכשיו, והספרים צריכים להציג זאת.
• תשלומים מובטחים. אל תקראו לתשלום מס תשלום מובטח אלא אם ההסכם הופך אותו לכזה. ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים.
• איזה שותף. ציינו את שם השותף בכל תשלום. כל מקדמה שייכת לדוח ולחשבון של אותו שותף.
• מס שהשותפות משלמת עבור שותף זר. השותפות חבה בניכוי הזה בעצמה, והוראות טופס 8804 רואות במה ששילמה עבור שותף חלוקה לאותו שותף (IRS). ראו שותפים זרים וניכוי מס במקור.

איך רושמים מקדמות מס של חברת S ששולמו מחשבון העסק?

רשמו מקדמת מס של בעל מניות בחברת S ששולמה מחשבון החברה כחלוקה לאותו בעל מניות, ואז בדקו אם צריך חלוקות מקבילות לבעלים האחרים. חברת S מעבירה את הכנסתה לבעלי המניות, שמשתמשים בטופס ⁦1040-ES⁩ למקדמות שלהם (IRS). לחברה אין ניכוי עבור זה: שורה 12 בטופס ⁦1120-S⁩ שוללת מס הכנסה פדרלי (ההוראות).

ההתאמה חשובה כי לחברת S מותר סוג מניות אחד בלבד: לכל המניות חייבות להיות זכויות זהות לחלוקות ולתמורה בפירוק לפי מסמכי ההתאגדות והמסמכים המסדירים. תשלום לבעלים אחד בלבד הוא חלוקה ששונה במועד או בסכום, והתקנה קובעת שלחלוקות כאלה יש “תוצאה מיסויית מתאימה” (appropriate tax effect) לפי העובדות (⁦26 CFR 1.1361-1(l)⁩). IRS הודיע שלא יראה בחלוקות לא שוות סוג מניות שני כשהמסמכים המסדירים נותנים זכויות זהות (Rev. Proc. 2022-19), אבל הספרים עדיין צריכים להציג את ההפרש.

דרך אחת להתאים היא לחלק את התשלום באחוז המניות של הבעלים ששילם. כך מקבלים את סך החלוקה, וכל בעלים אחר מקבל את חלקו בה. הדוגמה שלהלן מראה זאת. מקדמה (advance) מתאימה רק אם המסמכים המסדירים דורשים החזר או קיצוץ מקביל בחלוקות הבאות של אותו בעלים. ראו חלוקות לא שוות בחברת S.

אם החברה שילמה את המס כתשלום נוסף לבעלים שהוא גם עובד, התשלום נחשב בדרך כלל לשכר ולא לחלוקה; ראו מס של בעלים ששולם בהעברה אלקטרונית על משכורת בחברת S. לרישום עצמו, ראו רישום חלוקות בחברת S. לכמה בעלים משלם ומחשבון של מי, ראו מקדמות מס בחברת S.

אילו מסי הכנסה חברת S חבה בהם בעצמה?

כמה מסים פדרליים מוטלים על חברת S עצמה, ובדרך כלל הם נוצרים רק כשיש לחברה היסטוריה של חברת C (הוראות טופס ⁦1120-S⁩).

החברה משלמת מקדמות עבור שלושת המסים הראשונים; הסף והמועדים מופיעים ב-מקדמות מס בחברת S.

רשמו אותם כמס של החברה עצמה, בחשבונות נפרדים מחלוקות הבעלים. בספרים בשיטת צבירה, רשמו מקדמות כמס ששולם מראש, ואז העבירו את סך השנה להוצאות מס הכנסה. החזר LIFO שונה: הוא מחושב לשנת חברת C האחרונה, והתשלומים השנתיים המאוחרים שלו מקטינים את ההתחייבות שנרשמה אז (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). למלאי LIFO שהתקבל מחברת C, בקשו ממכין הדוחות את רישום הפתיחה. הדוח אינו מנכה אף אחד מהם בשורה 12, מלבד החלק במס על רווחים מובנים שמיוחס להכנסה רגילה (ההוראות).

איך רושמים מס הכנסה פדרלי ומדינתי של חברת C?

בספרים בשיטת צבירה, חברת C רושמת את המס שלה כהוצאה וכהתחייבות, ומשתמשת בנכס של מס ששולם מראש למקדמות. היא משלמת מקדמות בתשלומים; ראו איך חברות C ממוסות לשיעור, לכלל התשלומים ולהגשה.

ספרים בשיטת מזומן רושמים את המס כשהוא משולם; שאלו את מכין הדוחות באיזו שיטה הדוח משתמש.

נהלו מס הכנסה פדרלי ומדינתי בחשבונות נפרדים. שורה 17 בטופס 1120 אינה מאפשרת לנכות מס הכנסה פדרלי, אבל מאפשרת לנכות מס הכנסה מדינתי שמוטל על החברה (ההוראות; ⁦26 U.S.C. 164⁩). מכין הדוחות מתאים בין ההכנסה בספרים להכנסה בדוח ב-⁠Schedule ⁦M-1⁩ או ⁦M-3⁩ (ההוראות).

מס אישי של בעלים ששילמה החברה אינו מס של החברה. ראו חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.

האם מס ישות צינור מדינתי הוא הוצאה או תשלום של בעלים?

כשמדינה מטילה את המס על השותפות או על חברת ה-⁠S עצמה, זה מס של הישות והוצאה של הישות. IRS Notice 2020-75 קובעת שמסי הכנסה מדינתיים שמוטלים על שותפות או על חברת S ומשולמים על ידה ניתנים לניכוי בחישוב ההכנסה שאינה מופרדת (הרווח שמופיע ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ של כל בעלים) בשנת התשלום, ושנישומים רשאים להסתמך עליה עד פרסום התקנות המוצעות (Notice 2020-75). הניכוי מקטין את רווח העסק שמופיע ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ של הבעלים, ואינו מופיע כניכוי אישי.

הטבלה מציגה את הטיפול בדוח הפדרלי. אם מדינה ממסה את הישות ואיך, נקבע בחוק של אותה מדינה.

לגבי השורה על מס ששולם או נוכה עבור בעלים מסוימים: תקנת חברת S רואה בתשלום מס הכנסה מדינתי של החברה עבור חלק מבעלי המניות כאילו שילמה לכל אחד מהם חלוקה, או כמקדמה (advance) אם המסמכים המסדירים דורשים החזר או קיצוץ מקביל בחלוקות שלהם (⁦26 CFR 1.1361-1(l)⁩). ההחלטה אם לבחור במס ישות צינור מוסברת ב-בחירה במס ישות צינור.

איך רושמים קנס או ריבית על תשלום מס מאוחר?

פצלו את התשלום למס, לקנס ולריבית, ופתחו לכל אחד חשבון משלו. חוב עשוי לכלול מס, קנסות, תוספות למס וריבית (IRS). קחו את הפיצול מההודעה, לא משורת הבנק.

• המס הוא של הבעלים. התשלום כולו, כולל קנס וריבית, הוא משיכת בעלים או חלוקה.
• המס או הקנס הם של הישות (מס של חברת C, מס מדינתי ברמת הישות, או קנס איחור בהגשה של הישות עצמה). רשמו את הקנס בחשבון משלו וראו בו הוצאה שאינה ניתנת לניכוי. בדרך כלל אין ניכוי לקנסות ולעונשים דומים שמשולמים לממשלה, והתקנה מרחיבה את האיסור לקנסות על מסים ולריבית על קנסות אלה (⁦26 CFR 1.162-21⁩). הוראות Schedule C וטפסים 1065 ו-⁠⁦1120-S⁩ אומרות את אותו הדבר, ובשני הדוחות של ישויות הצינור סכומים כאלה מדווחים כהוצאות שאינן ניתנות לניכוי ב-⁠Schedule K.
• ריבית. ריבית על מס הכנסה שאדם פרטי שילם בחסר היא ריבית אישית ואינה ניתנת לניכוי, גם כשההכנסה באה מהעסק (⁦26 CFR 1.163-9T⁩; ⁦26 U.S.C. 163⁩). התקנה מטפלת בריבית של הישות עצמה באופן שונה, לפי המס. נהלו את הריבית בחשבון משלה, בנפרד מהמס ומהקנס, ותנו למכין הדוחות לקבוע את הטיפול.

לסכומי קנסות והקלות, ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום.

כבר רשמתי את התשלומים האלה כהוצאה. מה עושים?

קודם בררו את מי שחב במס בכל תשלום. העבירו רק מס אישי של בעלים לחשבון המשיכות או החלוקות של אותו בעלים, בתאריך התשלום המקורי, כדי שהרווח וההפסד והחשבון ב-⁠IRS יתיישבו. את המסים של הישות עצמה (מס של חברת C, מס מדינתי ברמת הישות) השאירו בחשבונות מס והתאימו את המקדמות, ההוצאה וההתחייבות שלה. שינוי בהנהלת החשבונות אינו משנה את הנישום או את השנה ש-⁠IRS זיכה. מה אפשר לשנות תלוי במצב השנה.

• השנה פתוחה ולא הוגש דוח: סווגו מחדש את הרישום ושמרו איתו את האישור.
• השנה סגורה או שהדוח הוגש: ייתכן שהנתונים הישנים כבר בדוח, ושינוי עשוי להצריך דוח מתוקן. הראו קודם למכין הדוחות את הרישום המקורי ואת האישור.
• כמה בעלים או כמה שנים מעורבים: התיקון תלוי במי שחב במס בכל תשלום ובאיזו שנה IRS החיל אותו, וזה נראה בהיסטוריית החשבון.

מה למסור למכין הדוחות כדי שהתשלומים יתאימו לרישומי IRS והמדינה?

מסרו רשימה של כל תשלום עם התאריך, הסכום, המס, שנת המס, מי שחב במס והחשבון שממנו יצא, ולצידה הוכחה לכל אחד. הספרים, הבנק, החשבון ב-⁠IRS והחשבון במדינה צריכים להציג את אותם תשלומים.

• אישורים לכל תשלום.
• היסטוריית חשבון. החשבון המקוון ב-⁠IRS של אדם פרטי מציג היסטוריית תשלומים (IRS). לשותפות או לחברה, שמרו את אישורי התשלום שלהן ובקשו ממכין הדוחות להפיק את רישום החשבון של הישות ב-⁠IRS. הוסיפו את היסטוריית החשבון במדינה.
• זיכויים שהועברו קדימה. תשלום יתר שהועבר מדוח השנה הקודמת נחשב כתשלום מקדמה בדוח של השנה הזו, אבל לא יצא כסף מהבנק (הוראות טופס 1040; הוראות טופס 1120).
• מסמכי בחירה. הבחירה במעמד S (טופס 2553), בחירה בסיווג ישות (טופס 8832) וכל מכתב מ-⁠IRS עליהן (הוראות טופס 2553; IRS).
• הודעות. אם IRS מסיר תשלום שלדבריו הוחל בטעות, דף ההודעה שלו קובע לשלוח הוכחת תשלום לכתובת שבהודעה (IRS).
• לשותפות או לחברת S: עבור איזה בעלים שולם כל תשלום, והחלוקות המקבילות של כל בעלים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

LLC עם חבר אחד

הבעלים של LLC עם חבר אחד ללא בחירה מיוחדת משלם ⁦$6,000⁩ מקדמות פדרליות ו-⁦$1,500⁩ מקדמות מדינתיות מחשבון העו״ש של העסק. כל ⁦$7,500⁩ הם משיכת בעלים: חיוב משיכת בעלים, זיכוי עו״ש. הרווח הנקי ב-⁠Schedule C אינו משתנה. ה-⁦$6,000⁩ הפדרליים נתבעים בטופס 1040 של הבעלים כתשלומי מקדמות, וה-⁦$1,500⁩ המדינתיים נשארים תשלום אישי. אילו נרשם כהוצאת מס, הרווח בספרים היה נמוך ב-⁦$7,500⁩ מהסכום ב-⁠Schedule C.

חברת S בבעלות ⁦60/40⁩

החברה משלמת ⁦$6,000⁩ ממקדמת המס הפדרלית של בעל ⁦60%⁩. תשלום לאותו בעלים בלבד הוא חלוקה חד-צדדית. דרך אחת להתאים היא לחלק את ⁦$6,000⁩ ב-⁠⁦60%⁩: סך החלוקות הוא ⁦$10,000⁩, מהם ⁦$6,000⁩ תשלום המס של אותו בעלים ו-⁦$4,000⁩ מגיעים לבעלים של ⁦40%⁩. רשמו ⁦$6,000⁩ בחשבון החלוקות של הבעלים הראשון ו-⁦$4,000⁩ בחשבון של השני. אם התשלום השני מתעכב, רשמו מתי בוצע.

חברת C

חברת C עם הכנסה חייבת של ⁦$200,000⁩, השווה לרווח שלה לפני מס בספרים, מניחה שיעור פדרלי קבוע של ⁦21%⁩ וללא מס מדינתי, ולכן מס של ⁦$42,000⁩. היא משלמת ארבעה תשלומים של ⁦$10,500⁩, וכל אחד מהם מחויב למס הכנסה ששולם מראש. בסוף השנה היא מחייבת הוצאות מס הכנסה ⁦$42,000⁩ ומזכה מס הכנסה ששולם מראש ⁦$42,000⁩, ולא נשארת יתרה. אם הדוח מציג במקום זאת מס של ⁦$45,000⁩, ההוצאה היא ⁦$45,000⁩ ו-⁦$3,000⁩ נשארים במס הכנסה לשלם עד שישולמו.

המצב שלכם שונה?

• שילמתם מקדמות מחשבון העסק במשך חודשים, והספרים בסוף השנה והחשבון ב-⁠IRS אינם תואמים, או שמקדמות, הוצאה והתחייבות של חברה אינן מתיישבות עם הדוח שלה: ייתכן שתשלום נמצא בחשבון הוצאות, בשנה הלא נכונה או תחת מספר זיהוי לא נכון. כדי להסדיר זאת צריך את הספרים, את שתי היסטוריות החשבון ואת הבחירות של הישות זה לצד זה. התחילו ב-השלמת ספרים שלא נוהלו, וקבלו עזרה במס עסקי או עזרה בהנהלת חשבונות.
• חברת S שילמה מס של בעלים אחד מכסף החברה והאחרים לא קיבלו דבר: ייתכן שהחלוקות כבר אינן תואמות את הבעלות. ראו חלוקות לא שוות בחברת S וקבלו עזרה במס עסקי.
• חברת S העבירה מס של בעלים דרך מערכת השכר: ראו מס של בעלים ששולם בהעברה אלקטרונית על משכורת בחברת S.
• חברת C שילמה מס אישי של בעלים: ראו חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.
• תשלום הוחמץ או התאחר, הגיעה הודעת קנס, או שהודעה אומרת שתשלום הועבר או הוסר: ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום, וקבלו עזרה במס עסקי אם ההודעה והרישומים שלכם אינם תואמים.
• השותפות שילמה ניכוי במקור עבור בעלים שגר בחו״ל: השותפות חבה בו, והוא נחשב חלוקה לאותו שותף. ראו שותפים זרים וניכוי מס במקור וקבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• בני זוג או משפחה הם הבעלים של ה-⁠LLC: ראו LLC של בני זוג ושל משפחה.
• כסף אישי וכסף עסקי מעורבבים: ראו תיקון ערבוב בין כספי עסק לכספים אישיים.