Các dòng chi phí trên T2125: mỗi khoản chi khai ở dòng nào

Lần đầu nộp T2125: mỗi khoản chi phí khai ở dòng nào?

T2125 yêu cầu mỗi khoản chi phí kinh doanh khai một lần, ở dòng của Part 4 mang tên khoản đó, và với khoản chi dùng chung thì chỉ khai phần dùng cho kinh doanh. Dòng không có gì để khai thì bỏ trống, và hướng dẫn của CRA không nêu tiền phạt cho việc đó. Guide T4002 của CRA giải thích từng dòng, còn biểu mẫu T2125 liệt kê các dòng theo thứ tự như bảng dưới đây.

Trường hợp không đơn giản khi năm đầu của bạn có thiết bị, xe, văn phòng tại nhà hoặc chứng từ T4A; khi tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung một tài khoản; khi bạn bán hàng hóa; hoặc khi bạn đã nộp tờ khai trước đó và nay nghi ngờ có một dòng bị sót hay khai nhầm chỗ (xem phần về việc thay đổi tờ khai đã nộp). Hãy tập hợp sao kê ngân hàng và thẻ đã xếp theo nhóm, biên lai, sổ ghi số km đi cho công việc nếu bạn lái xe, và chi phí của căn nhà nếu bạn làm việc tại đó.

Phí ngân hàng xuất hiện hai lần: biểu mẫu ghi dòng 8710 là "Interest and bank charges", và T4002 cũng liệt kê phí ngân hàng ở dòng 8871. Mỗi khoản phí chỉ khai một lần, ở một dòng. Các dòng như 8810 và 8811 cộng vào cùng tổng ở 9368, nên chọn nhầm giữa hai dòng chỉ đổi chỗ hiện số tiền, không đổi tổng. Về việc một món quà, khóa học hay phí câu lạc bộ có được khấu trừ hay không, xem chi phí kinh doanh CRA chấp nhận.

Đây là các dòng liên bang theo T2125 mới nhất CRA đã đăng; hãy kiểm tra biểu mẫu của năm bạn nộp tờ khai.

Tôi có phải dùng hết mọi dòng chi phí không, và bỏ trống vài dòng có bị phạt không?

Không. Biểu mẫu chỉ yêu cầu phần chi phí kinh doanh bạn thực sự có, nên dòng không có gì để khai thì để trống. T4002 không nêu tiền phạt nào cho dòng không dùng.

T4002 có nêu tiền phạt cho những việc khác (chương 1): nhiều lần không khai thu nhập, hồ sơ không đầy đủ, và khai sai hoặc bỏ sót có chủ ý hoặc do sơ suất nghiêm trọng. Khoản phạt cuối cùng là mức cao hơn giữa $100 và 50% của số thuế bị khai thiếu cùng một số khoản liên quan (Income Tax Act, section 163). CRA cũng có thể bác một khoản chi mà bạn không chứng minh được. Bỏ sót một khoản chi có thật có thể khiến bạn nộp thuế nhiều hơn mức cần thiết, và tờ khai đã nộp có thể được thay đổi (xem bên dưới).

Điện thoại, vật tư và các loại phí của tôi khai ở dòng nào?

Hóa đơn điện thoại khai ở 9220, vật tư ở 8810 hoặc 8811, và các loại phí ở 8860 hoặc 8871, tùy khoản chi đó là gì.

• Điện thoại: không khấu trừ cước cơ bản hằng tháng của điện thoại nhà, nhưng cuộc gọi đường dài cho công việc trên điện thoại đó thì được khấu trừ. Một đường dây riêng chỉ dùng cho cuộc gọi kinh doanh được khấu trừ theo cước cơ bản. Với điện thoại di động, hãy khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm thời lượng gọi bạn dùng để tạo ra thu nhập kinh doanh (T4002). Bản thân chiếc máy là thiết bị, không phải chi phí của 9220.
• Vật tư: 8810 dành cho các món nhỏ nói chung không gắn với nơi làm việc; 8811 dành cho các món dùng hết để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn, thường gắn với nơi làm việc.
• Các loại phí: phí kế toán, pháp lý và ghi sổ khai ở 8860, cũng như phí hỗ trợ lập tờ khai thuế thu nhập và GST/HST. Phí để mua tài sản vốn thì cộng vào giá vốn của tài sản đó. Phí quản lý và hành chính khai ở 8871.
• Tiền thuê và đi lại: tiền thuê nơi kinh doanh là 8910, không bao giờ là nhà ở của bạn. Chuyến đi là 9200; chạy xe riêng của bạn là 9281.
• Nhà thầu phụ và người phụ giúp: Part 4 không có dòng nào mang tên các khoản này. Dòng Subcontracts của biểu mẫu (8360) nằm ở Part 3D, dành cho sự trợ giúp bên ngoài với hàng hóa bạn bán (T4002 chương 2; xem giá vốn hàng bán). Nơi doanh nghiệp dịch vụ khai các khoản trả này nên được xác nhận trước khi nộp.

Vì sao chỉ một phần chi phí ăn uống của tôi được chấp nhận?

Bạn chỉ được khai tối đa 50% số tiền đã chi cho đồ ăn, thức uống và tiếp khách, hoặc của một số tiền hợp lý nếu số đó thấp hơn. Hãy điền số tiền sau giới hạn vào 8523 (T4002).

Trong hầu hết trường hợp, cùng giới hạn đó áp dụng cho bữa ăn trong chuyến công tác, dù chuyến đi nằm ở 9200. T4002 liệt kê các trường hợp không áp dụng giới hạn, chẳng hạn doanh nghiệp thường xuyên phục vụ bữa ăn cho khách hàng để thu tiền, hoặc bữa ăn bạn tính tiền cho khách và ghi trên hóa đơn. Hướng dẫn này cũng đặt quy tắc khác cho tài xế xe tải đường dài đủ điều kiện và người giao hàng đi bộ hoặc đi xe đạp. Hãy giữ chi phí ăn uống trong một nhóm riêng trong sổ sách với số tiền đầy đủ, để số tiền bị giới hạn chỉ phải tính một lần.

Dòng 9270 (chi phí khác) gồm những gì, và tôi phải liệt kê gì ở đó?

Dòng 9270 chứa các chi phí để tạo ra thu nhập mà không thuộc dòng nào khác và không phải chi phí vốn. T4002 nói bạn phải liệt kê các chi phí này trên biểu mẫu, và dòng này ghi "Other expenses (specify)".

T4002 nêu một vài ví dụ: các cải tạo tòa nhà đủ điều kiện liên quan đến người khuyết tật, tiền thuê tài sản dùng cho kinh doanh, và chi phí dự tối đa hai hội nghị liên quan đến kinh doanh mỗi năm, trong đó phần ăn uống hoặc tiếp khách bị giới hạn như trên. Khoản lỗ cuối cùng (terminal loss) trên tài sản khấu hao, khi không còn tài sản nào trong nhóm, cũng được khấu trừ ở 9270 (chú thích cuối của T2125). Tiền thuê xe chở khách không phải chi phí 9270: nó đi qua Chart C vào Chart A rồi vào 9281. Thiết bị không phải chi phí 9270: T4002 nói chi phí của máy tính, điện thoại di động, máy fax hoặc thiết bị tương tự không được khấu trừ.

Danh sách ở Part 4 không nêu mọi khoản chi: chẳng hạn phí đăng ký phần mềm hay một trang web không có dòng riêng. Khoản chi không khớp dòng nào có tên thì khai ở 9270 kèm mô tả.

Thiết bị, xe hơi và văn phòng tại nhà của tôi khai ở đâu?

Thiết bị, xe và văn phòng tại nhà không được khai như một khoản mua thông thường. Mỗi loại đi qua một phép tính riêng trước khi đến biểu mẫu.

Về các nhóm CCA và số tiền năm đầu, xem khấu hao theo quy định của CRA; về tỷ lệ văn phòng tại nhà, xem dùng nhà để kinh doanh; về xe hơi, xem sổ ghi xe.

Khoản chi phí thuộc về năm nào?

Hầu hết người tự kinh doanh phải dùng phương pháp kế toán dồn tích: khoản chi thuộc về năm phát sinh, dù đã trả hay chưa (T4002). T4002 cho phép nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh dùng phương pháp tiền mặt, theo đó khoản chi thuộc về năm bạn trả tiền. Part 1 của biểu mẫu có ô Cash or Accrual.

Theo phương pháp dồn tích, khoản chi trả trước được khai trong năm hoặc các năm bạn hưởng lợi từ nó. Theo phương pháp tiền mặt, bạn không thể khấu trừ khoản trả trước liên quan đến một năm cách năm trả tiền từ hai năm trở lên (T4002). Với giao dịch bán lập hóa đơn năm này và được trả vào năm sau, xem doanh thu tháng 12 thu tiền vào tháng 1.

Làm sao khớp các nhóm trong sổ sách với các dòng của T2125?

Hãy gắn mỗi nhóm chi phí với một dòng T2125 và ghi số dòng vào tên nhóm, để tổng cuối năm chỉ cần cộng lại, không phải dựng lại.

1. Đặt tên nhóm theo các dòng bạn dùng, chẳng hạn "Quảng cáo 8521".
2. Giữ chi phí ăn uống, xe, nhà ở và thiết bị trong các nhóm riêng, vì mỗi loại đều bị giới hạn hoặc tính trên một bảng riêng.
3. Những khoản sau không phải chi phí Part 4, nên đừng đưa vào nhóm chi phí: tiền bạn tự rút (tiền lấy ra khỏi doanh nghiệp; thuộc vốn chủ sở hữu, hiển thị ở Part 9, không được khấu trừ), tiền gốc khoản vay, chi tiêu cá nhân, và GST/HST bạn đòi lại dưới dạng tín thuế đầu vào.
4. Đối chiếu các nhóm với số tiền Part 4 được phép: áp dụng giới hạn ăn uống, phần dùng cho kinh doanh của các khoản chi dùng chung và phép tính xe; dùng khoản CCA đã khai, không dùng giá mua thiết bị; để chi phí nhà ở cho Part 7 và dòng 9945. Các số tiền được phép đó cộng lại thành tổng chi phí ở 9368.

Biểu mẫu yêu cầu không đưa GST/HST vào chi phí khi đã đòi tín thuế đầu vào hoặc đã nộp thuế, và phải đưa vào khi bạn dùng Quick Method. T4002 nói các chi phí được khấu trừ gồm GST/HST bạn phải chịu, trừ đi tín thuế đầu vào đã đòi (chương 3); vì vậy nếu bạn không đăng ký và không đòi tín thuế, hãy giữ thuế trong từng khoản chi. Về phía sổ sách, xem ghi sổ cho người tự kinh doanh. Công ty dùng mã GIFI, không dùng các dòng T2125; xem hệ thống tài khoản cho GIFI.

Tôi có thể trừ chi phí khỏi thu nhập T4A trên T2125 không?

Có, nếu khoản T4A là thu nhập tự kinh doanh. Khoản đó được tính vào tổng thu nhập bạn ghi ở Part 3 của T2125 (dòng 8000), và chi phí để tạo ra thu nhập đó khai ở các dòng Part 4 ở trên, bất kể ai trả tiền cho bạn. Thu nhập ròng từ dòng 9946 của bạn sau đó khai vào dòng tương ứng của tờ khai (biểu mẫu). Trang về chứng từ T4A đưa khoản box 048 vào dòng tự kinh doanh phù hợp của tờ khai và khoản hoa hồng box 020 vào dòng 13899. Việc một chứng từ T4A cụ thể có phải thu nhập tự kinh doanh hay không, và cần làm gì khi nó khác với hóa đơn của bạn, được nói trong chứng từ phí dịch vụ.

Tôi là thành viên hợp danh: tôi dùng những dòng nào?

Nếu hợp danh nộp tờ khai thông tin hợp danh, bạn không liệt kê lại chi phí của hợp danh: hãy điền số thu nhập từ chứng từ T5013 của bạn vào amount 5A ở Part 5. Nếu hợp danh không phải nộp, trước tiên hãy điền các phần thu nhập và thu nhập ròng trước điều chỉnh của biểu mẫu cho hợp danh, rồi dùng phần của bạn ở 5A. Các chi phí bạn tự trả mà hợp danh không hoàn lại khai ở Part 6 và ở 9943, kể cả xe cá nhân dùng cho công việc của hợp danh. Chúng không được khai ở chỗ khác trên biểu mẫu, và các giới hạn nêu trên, như với ăn uống và xe, vẫn áp dụng (biểu mẫu; T4002 chương 2 và chương 3). Xem tờ khai năm đầu của hợp danh chung.

Tôi quên khai chi phí trên tờ khai đã nộp: có sửa được không?

Bạn có thể yêu cầu CRA thay đổi tờ khai đã nộp để khai một khoản chi, sau khi đã nhận thông báo ấn định thuế, trong tài khoản CRA của bạn ở mục "Change my return" hoặc gửi thư kèm Form T1-ADJ (CRA).

CRA không hoàn thuế cho yêu cầu gửi quá 10 năm theo lịch sau cuối năm thuế. Yêu cầu gửi qua thư cần kèm chứng từ cho toàn bộ số tiền, và yêu cầu cho năm trước phải gửi riêng với tờ khai hiện tại của bạn. Hãy chờ phản hồi cho một yêu cầu rồi mới gửi yêu cầu khác. Một số tờ khai không thể thay đổi trực tuyến; trang của CRA cho biết trường hợp nào.

Tôi cần giữ chứng từ gì cho mỗi dòng?

Hãy giữ biên lai hoặc chứng từ khác cho mọi khoản chi, cùng sao kê ngân hàng và séc đã thanh toán (CRA: hồ sơ kinh doanh). Biên lai phải ghi những gì, xem yêu cầu của CRA về biên lai. Hãy giữ hồ sơ trong sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà chúng liên quan; với tờ khai nộp trễ, sáu năm tính từ ngày nộp (Income Tax Act, điều 230). Khiếu nại, kháng cáo hoặc yêu cầu của CRA có thể đòi hỏi giữ lâu hơn; xem giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

• Dòng nào cũng vậy, không có biên lai: ghi vào sổ chi phí tên và địa chỉ người bán, số tiền, ngày và khoản đó dùng để làm gì. Xem chi phí kinh doanh không có biên lai.
• Xe cơ giới (9281): biên lai, cùng hồ sơ cho biết số km đã lái cho kinh doanh và tổng số km.
• Điện thoại di động (9220): biên lai, cùng cách bạn tính tỷ lệ phần trăm dùng cho kinh doanh.
• Thiết bị (9936): hóa đơn mua hàng, vì CCA bắt đầu tính từ giá mua.
• Chi phí khác (9270): phần mô tả bạn ghi trên biểu mẫu.

Nên giao gì cho kế toán viên, xem những gì cần giao cho kế toán viên.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và tính bằng đô la Canada.

Một chuyên gia tư vấn dùng năm dòng

Một chuyên gia tư vấn chi C$800 cho quảng cáo (8521), C$600 cho bảo hiểm trách nhiệm (8690), C$500 cho phí ghi sổ (8860), và C$1.200 cho gói điện thoại di động dùng một nửa cho kinh doanh (C$600 ở 9220). Chi phí tiếp khách hàng là C$400; với giới hạn 50%, C$200 khai ở 8523. Tổng chi phí ở 9368 là C$2.700, và mọi dòng khác để trống.

Một người bán hàng trực tuyến bỏ qua vài mục

Một người bán đồ thủ công trực tuyến dùng năm dòng chi phí và để trống các dòng còn lại, và T4002 không nêu tiền phạt nào cho việc đó. Sau khi nhận thông báo ấn định thuế, cô tìm thấy C$900 tiền quảng cáo mình đã bỏ sót. Cô yêu cầu CRA thay đổi tờ khai và cộng C$900 vào 8521. Khoản hoàn thuế nếu có phụ thuộc vào số liệu thuế của cô và việc yêu cầu nằm trong thời hạn.

Một máy tính xách tay và một hộp giấy

Chiếc máy tính xách tay C$2.000 là thiết bị. Nó không khai ở 8810; nó được liệt kê ở Area B và khoản khấu hao khai ở 9936, với số tiền tối đa bằng mức quy tắc CCA cho phép của năm đó. Một hộp giấy in C$40 là món văn phòng nhỏ và khai ở 8810.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Năm đầu của bạn có thiết bị, xe hơi, văn phòng tại nhà và chứng từ T4A, hoặc bạn đã nộp tờ khai trước đó và nghi có dòng bị sót hay khai sai: mỗi khoản chi khai ở dòng nào, khoản nào là chi phí vốn và có nên thay đổi các năm trước hay không tùy vào hồ sơ của bạn và quy định của năm đó. Xem dịch vụ thuế cá nhân và, nếu sổ sách chưa được lập theo từng dòng, dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn bán hàng hóa hoặc có hàng tồn kho: xem giá vốn hàng bán trên T2125.
• Bạn đăng ký GST/HST hoặc dùng Quick Method: xem Quick Method trong sổ sách và GST/HST đã thu có phải thu nhập không.
• Doanh nghiệp của bạn là công ty: dùng hệ thống tài khoản cho GIFI; công ty không có T2125.
• Bạn kiếm tiền bằng đô la Hoa Kỳ, hoặc là công dân Hoa Kỳ có doanh nghiệp tại Canada: xem người làm tự do nhận tiền bằng USD và Schedule C từ sổ sách kinh doanh tại Canada.
• Bạn sống tại Quebec: người cư trú Quebec cũng nên kiểm tra báo cáo kinh doanh riêng của Revenu Québec, mà trang này không đề cập.
• Thiếu tờ khai hoặc sổ sách của nhiều năm: xem bù tờ khai chưa nộp và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng, và nhận dịch vụ ghi sổ kế toán.
• CRA đã yêu cầu biên lai hoặc hồ sơ xe của bạn: xem chi phí kinh doanh không có biên lai và sổ ghi xe, rồi nhận dịch vụ thuế cá nhân.