Chia cổ tức khi lợi nhuận giữ lại âm: được hay là khoản vay?

Công ty có chia cổ tức được không khi lợi nhuận giữ lại âm hoặc không có lãi?

Được. Theo luật liên bang và luật British Columbia, công ty không cần lợi nhuận giữ lại dương mới chia được cổ tức, và khoản lỗ lũy kế trong sổ sách tự nó không phải là rào cản. Section 42 của Canada Business Corporations Act không dùng lợi nhuận giữ lại làm tiêu chí. Luật hỏi hai điều: công ty có trả được nợ khi đến hạn không, và tài sản có trị giá ít nhất bằng nợ phải trả cộng vốn đã công bố (stated capital, chủ yếu là số tiền cổ đông đã trả để mua cổ phần) không (section 42). British Columbia chỉ hỏi công ty đang mất khả năng thanh toán, hoặc sẽ rơi vào tình trạng đó, hay không (section 70).

Dù vậy, khoản lỗ lũy kế vẫn là dấu hiệu cảnh báo. Nó thường cho thấy các khoản lỗ trước đây đã dùng hết vốn chủ sở hữu bỏ vào, nên biên an toàn có thể mỏng. Trường hợp sẽ không đơn giản khi:

• sổ sách ghi tài sản theo giá gốc và không rõ có thể bán được bao nhiêu;
• các khoản phải trả đến hạn ngay sau lần chi trả, hoặc chủ sở hữu cần tiền ngay và các con số sát nhau;
• công ty đang nợ CRA tiền thuế, GST/HST hoặc các khoản thuế lương, và những khoản này có thể truy đến chủ sở hữu hoặc giám đốc;
• có nhiều hơn một người sở hữu cổ phần, hoặc có nhiều hơn một loại cổ phần;
• sổ sách bị chậm hoặc không khớp nhau, nên không có bảng cân đối kế toán đáng tin để kiểm tra;
• tiền đã được rút ra.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: bảng cân đối kế toán tại ngày tuyên bố, điều lệ thành lập và sổ đăng ký cổ phần, mọi khoản nợ phải trả kèm ngày đến hạn (gồm các khoản chủ sở hữu cho công ty vay cùng giấy tờ, và thuế còn nợ), chứng từ cho thấy mỗi tài sản phi tiền mặt có thể bán được bao nhiêu, và nghị quyết chia cổ tức.

Điều kiện pháp lý để chia cổ tức là gì, và ai quyết định?

Các giám đốc quyết định bằng nghị quyết, và họ chịu rủi ro nếu bài kiểm tra không đạt. Luật liên bang cấm công ty tuyên bố hoặc trả cổ tức nếu có cơ sở hợp lý để tin một trong hai điều sau (section 42):

Không đạt một trong hai bài kiểm tra thì không được chia cổ tức. Ba khái niệm quyết định kết quả:

• Giá trị có thể thực hiện được (realizable value) gần đúng là số tiền một tài sản có thể bán được, không phải con số trong sổ sách. Luật không định nghĩa khái niệm này, nên các giám đốc phải chứng minh được con số họ dùng.
• Nợ phải trả (liabilities) không được định nghĩa. Section 42 không có ngoại lệ cho các khoản nợ đối với cổ đông. Nên làm rõ cách tính khoản cho vay của chủ sở hữu, theo điều khoản của khoản vay, trước khi tuyên bố cổ tức.
• Vốn đã công bố (stated capital) là số tiền được ghi có vào các tài khoản vốn đã công bố, chủ yếu là số tiền cổ đông đã trả để mua cổ phần (section 26). Đây là tài khoản riêng, tách biệt với lợi nhuận giữ lại.

Kiểm tra khả năng trả nợ xét công ty tại thời điểm hiện tại và sau khi chi trả; kiểm tra tài sản xét công ty sau khi chi trả. Cả hai áp dụng khi cổ tức được tuyên bố và khi được trả. Trong công ty có một chủ sở hữu đồng thời là giám đốc duy nhất, cùng một người quyết định, ký và nhận tiền. Bản thân nghị quyết được giải thích trong cách tự trả cổ tức cho mình.

Tỉnh bang hoặc luật thành lập công ty của tôi có làm thay đổi bài kiểm tra không?

Có. Bài kiểm tra đến từ luật mà công ty được thành lập theo, dù là luật liên bang hay luật của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ (Canada.ca). Công ty liên bang áp dụng bài kiểm tra liên bang dù chủ sở hữu sống ở đâu.

Xét theo câu chữ, British Columbia không có bài kiểm tra tài sản so với nợ phải trả cộng vốn đã công bố. Vì vậy, công ty có tài sản bù đắp mỏng nhưng vẫn trả được nợ có thể đạt ở British Columbia và không đạt theo luật liên bang. British Columbia cũng cho phép giám đốc hỏi tòa án xem một khoản cổ tức có vi phạm bài kiểm tra hay không (section 70(3)), và section 70(1) nhường chỗ cho điều lệ của công ty hoặc luật khác nếu các văn bản đó quy định khác.

Làm sao chứng minh công ty đạt bài kiểm tra?

Hãy lập bảng cân đối kế toán có ghi ngày và dự báo dòng tiền, lưu cùng nghị quyết, và làm lại nếu việc trả tiền diễn ra sau ngày tuyên bố. Các bước:

1. Bắt đầu từ sổ sách đã được đối chiếu đến ngày tuyên bố.
2. Tính lại mỗi tài sản theo giá thực tế có thể bán được: khoản phải thu thu hồi được, hàng tồn kho, thiết bị, bất động sản, các khoản đầu tư. Giữ chứng từ hỗ trợ: bản thẩm định giá, tin rao bán hoặc một giao dịch bán gần đây.
3. Liệt kê mọi khoản nợ phải trả kèm ngày đến hạn: nhà cung cấp, các khoản vay, thuế và các khoản nộp thuế lương còn nợ, và mọi khoản công ty nợ chủ sở hữu.
4. Kiểm tra tài sản: trừ khoản cổ tức dự định khỏi tài sản. Kết quả không được thấp hơn nợ phải trả cộng vốn đã công bố.
5. Kiểm tra khả năng trả nợ: liệt kê những gì đến hạn sau khi chi trả và xác nhận tiền mặt cùng khoản dự kiến thu đủ bù. Luật không quy định khoảng thời gian nhìn về phía trước, nên hãy dùng khoảng thời gian bạn có thể bảo vệ được.
6. Lưu bản tính cùng với nghị quyết.

Sổ sách chưa cập nhật hoặc không khớp nhau là cơ sở yếu để dựa vào cho các biện pháp bào chữa của giám đốc nêu bên dưới.

Chuyện gì xảy ra nếu cổ tức lẽ ra không được trả?

Các giám đốc bỏ phiếu thuận hoặc đồng ý với khoản cổ tức vi phạm bài kiểm tra phải chịu trách nhiệm liên đới (mỗi người có thể bị đòi toàn bộ số tiền) hoàn lại cho công ty số tiền đã trả mà chưa thu hồi được bằng cách khác (section 118(2) liên bang; section 154(1) của B.C.). Giám đốc dự họp được coi là đồng ý, trừ khi ý kiến phản đối (dissent) được ghi vào biên bản hoặc gửi đi. Giám đốc vắng mặt được coi là đồng ý, trừ khi gửi ý kiến phản đối trong vòng bảy ngày kể từ khi biết về nghị quyết. Giám đốc đã bỏ phiếu thuận nghị quyết thì không thể phản đối (section 123 liên bang; section 154 của B.C.).

• Thu hồi từ chủ sở hữu. Tòa án có thể ra lệnh cho cổ đông đã nhận tiền hoàn trả cho giám đốc (section 118(4) và (5) liên bang, khi tòa thấy là công bằng). Tại British Columbia, tòa án có thể ra lệnh giao tiền cho giám đốc hoặc cho công ty (section 156).
• Vô hiệu hay hợp lệ. Luật liên bang không nói cổ tức đó vô hiệu; luật chỉ quy định trách nhiệm và việc thu hồi. British Columbia quy định cổ tức không vô hiệu chỉ vì vi phạm bài kiểm tra (section 70(4)).
• Biện pháp bào chữa. Giám đốc có thể bào chữa nếu đã tin tưởng một cách thiện chí vào báo cáo tài chính mà cán bộ điều hành cam đoan phản ánh đúng tình hình công ty, hoặc vào báo cáo của một chuyên gia. Theo luật liên bang, giám đốc còn phải chứng minh đã thận trọng như một người cẩn trọng hợp lý (section 123(4) liên bang; section 157(1) của B.C.). British Columbia cũng miễn trách nhiệm cho giám đốc không biết và không thể biết một cách hợp lý rằng hành vi đó trái với luật.
• Thời hạn khởi kiện. Thủ tục tố tụng theo luật liên bang (section 118(7)) và luật B.C. (section 154(9)) phải bắt đầu trong vòng 2 năm kể từ ngày có nghị quyết.
• Phá sản. Nếu công ty phá sản, người quản lý tài sản phá sản (trustee) có thể yêu cầu tòa án xem xét khoản cổ tức đã trả từ một năm trước sự kiện phá sản ban đầu cho đến khi phá sản. Nếu công ty đã hoặc trở nên mất khả năng thanh toán, tòa án có thể buộc hoàn trả số tiền chưa trả lại bởi các giám đốc không có cơ sở hợp lý để tin điều ngược lại, và bởi cổ đông có quan hệ liên kết với một giám đốc hoặc với công ty (Bankruptcy and Insolvency Act, section 101). Bài kiểm tra mất khả năng thanh toán của luật này cũng tính cả tài sản, được định giá hợp lý, mà không đủ trả mọi nghĩa vụ (section 2).
• Thuế công ty còn nợ. Chủ sở hữu kiểm soát một công ty và nhận tiền hoặc tài sản từ công ty với giá thấp hơn giá trị phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thuế chưa nộp của công ty trong năm đó và các năm trước, tối đa bằng phần giá trị chưa trả, ngay cả khi cổ tức đạt bài kiểm tra (Income Tax Act, section 160, không có ngoại lệ cho cổ tức; đối với GST/HST, xem Excise Tax Act, section 325). Chủ sở hữu kiểm soát công ty không giao dịch độc lập (arm's length) với công ty đó (mục 251). CRA có thể ấn định khoản này bất kỳ lúc nào, nên thời hạn nêu ở trên không áp dụng.

Các nguồn đã đọc để viết trang này chưa làm rõ CRA xử lý thế nào một khoản cổ tức trả trái với bài kiểm tra, và việc hoàn trả cho công ty có làm thay đổi T5 hay không. Hãy tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi điều chỉnh bất cứ gì.

CRA có cần công ty có lợi nhuận giữ lại thì mới coi một khoản chi trả là cổ tức không?

Không. Hướng dẫn chính của CRA về cổ tức không nhắc đến lợi nhuận giữ lại, và Income Tax Act không định nghĩa cụ thể cổ tức của công ty Canada. Hướng dẫn mô tả khoản phân phối theo tỷ lệ giữa các cổ đông cùng một loại cổ phần (chi trả tương ứng với số cổ phần nắm giữ) là khoản có thể là cổ tức khi đáp ứng các yêu cầu của luật công ty về việc chia cổ tức. Một khoản phân phối cũng có thể là cổ tức khi các yếu tố khác cho thấy công ty có ý định trả cổ tức, và nhãn gọi của khoản chi trả không thay đổi bản chất của nó (CRA folio S3-F2-C2, đoạn 2.16 và 2.17). Một khoản cổ tức vi phạm bài kiểm tra theo luật công ty có còn được coi là cổ tức về thuế hay không là điểm chưa rõ đã nêu ở trên.

Khoản chi trả là cổ tức thì không đồng thời là lợi ích của cổ đông: section 15(1) loại trừ lợi ích phát sinh từ việc trả cổ tức (Income Tax Act, section 15), và CRA gọi cổ tức là khoản hoàn lại từ vốn đầu tư của cổ đông (CRA: Cổ đông).

Nếu không chia được cổ tức, tôi có những lựa chọn nào?

Khi bài kiểm tra không đạt, chủ sở hữu có thể chờ, nhận tiền lương hoặc tiền thưởng, rút lại tiền mình đã cho công ty vay, hoặc vay tiền từ công ty. Mỗi cách có quy tắc riêng.

Tiền lương và khoản vay không giải quyết được tình trạng thiếu tiền mặt. Nếu công ty không trả được các khoản nợ khi đến hạn, mọi khoản chi trả cho chủ sở hữu có thể làm phát sinh câu hỏi từ chủ nợ và về trách nhiệm giám đốc mà trang này không đề cập; hãy xin ý kiến chuyên gia trước. Các giám đốc cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân cùng với công ty đối với các khoản khấu trừ tiền lương và GST/HST mà công ty không nộp, trừ khi họ đã thận trọng như một người cẩn trọng hợp lý để ngăn chặn việc không nộp đó; CRA có hai năm sau khi giám đốc thôi giữ chức vụ giám đốc lần cuối để truy đòi họ (Income Tax Act, section 227.1; Excise Tax Act, mục 323).

Một khoản cổ tức đạt bài kiểm tra ở lần chia sau có thể được trừ vào số dư khoản vay (CRA folio S3-F1-C1, đoạn 1.82 và 1.86). Công ty liên bang cũng có thể hoàn lại vốn đã công bố cho cổ đông bằng nghị quyết đặc biệt theo một bài kiểm tra riêng (section 38); kết quả về thuế của cách này không được đề cập ở đây, nên hãy xin ý kiến chuyên gia trước khi dùng.

Nếu tiền đã rời khỏi công ty thì sao?

Số tiền đó hiện là gì tùy vào những gì đã xảy ra, không tùy vào cách sổ sách gọi tên. CRA cho biết việc có nhận khoản vay hay không "không dựa trên các bút toán kế toán"; bản chất của giao dịch mới quyết định (CRA folio S3-F1-C1, đoạn 1.14).

Nếu một khoản là khoản vay, hạn chót để hưởng ngoại lệ hoàn trả tại section 15(2.6) là một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện, nên các ngày nêu ở bước 2 rất quan trọng. Làm theo thứ tự sau:

1. Cân nhắc tạm dừng các lần rút tiền tiếp theo cho đến khi bạn biết các lần trước là gì.
2. Liệt kê từng lần rút kèm ngày và số tiền từ sao kê ngân hàng.
3. Chạy bài kiểm tra tại mỗi ngày để xem lúc đó có thể tuyên bố cổ tức hay không.
4. Dựa trên các tình tiết, quyết định mỗi khoản là cổ tức, khoản vay, tiền lương hay lợi ích, và lập hồ sơ.
5. Ghi sổ. Một bút toán nhật ký bây giờ không thể thay đổi bản chất của một khoản chi trả trước đó.

Nghị quyết mới có hiệu lực từ ngày thực sự thông qua, và chỉ được chia cổ tức nếu công ty đạt bài kiểm tra vào ngày đó. Nghị quyết mới giúp được gì cho số tiền đã rút là câu hỏi cần xin ý kiến chuyên gia. Xem khoản vay của cổ đông và tự trả lương cho mình sau thời điểm đã qua.

Những trường hợp nào cần chuyên gia trước khi tuyên bố cổ tức?

Nên hỏi chuyên gia khi một quyết định sai sẽ đổ lên cá nhân các giám đốc hoặc làm thay đổi thuế của chủ sở hữu:

• Khoản lỗ lũy kế đến từ các khoản lỗ trước đây và giá trị tài sản không có trong sổ sách. Giá trị có thể thực hiện được là một nhận định mà luật để ngỏ, không định nghĩa.
• Có nhiều hơn một cổ đông hoặc một loại cổ phần. Với một loại cổ phần, quyền của các cổ đông ngang nhau, gồm quyền nhận cổ tức đã tuyên bố; trả số tiền khác nhau cho từng người nắm giữ nói chung cần các loại cổ phần được quy định trong điều lệ thành lập (section 24).
• Công ty nợ chủ sở hữu, một bên cho vay hoặc CRA. Mỗi khoản nợ đều được tính vào bài kiểm tra, và cách tính khoản cho vay của chủ sở hữu là điểm cần làm rõ. Thuế còn nợ cũng có thể khiến chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cá nhân (section 160, nêu trên).
• Bài kiểm tra sát ngưỡng. Thêm một hóa đơn hoặc giá trị tài sản thấp hơn một chút là kết quả đảo ngược.
• Tiền đã được rút ra. Câu trả lời quyết định khoản đó là khoản vay, lợi ích, cổ tức hay tiền lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu tính bằng đô la Canada.

Lỗ lũy kế, nhưng tài sản có giá trị thật

Sổ sách của một công ty liên bang ghi khoản lỗ lũy kế $40.000 từ những khoản lỗ ban đầu. Tài sản được ghi theo giá gốc (chẳng hạn bất động sản mua từ nhiều năm trước), nhưng có thể bán được $250.000. Nợ phải trả là $120.000, vốn đã công bố là $100, và sau khi chia cổ tức, tiền mặt cùng khoản dự kiến thu vẫn đủ trả mọi hóa đơn khi đến hạn. Cổ tức $30.000 còn lại tài sản $220.000, cao hơn $120.100 là nợ phải trả cộng vốn đã công bố, nên đạt kiểm tra tài sản. Sau đó, sổ sách ghi lỗ lũy kế $70.000. Đó là kết quả ghi sổ, không phải vi phạm.

Tài sản bù đắp mỏng

Tài sản của một công ty liên bang trị giá $130.000, nợ phải trả là $120.000 và vốn đã công bố là $100. Cổ tức $30.000 còn lại tài sản $100.000, thấp hơn $120.100, nên không đạt kiểm tra tài sản. Chỉ xét bài kiểm tra này, cổ tức vượt quá $9.900 là không đạt. Ở mức $9.900 thì không còn biên an toàn, nên chỉ cần giá trị một tài sản thay đổi chút ít hoặc thêm một hóa đơn là kết quả đảo ngược, và công ty vẫn phải đạt kiểm tra khả năng trả nợ.

Đã trả rồi

Một chủ sở hữu rút $30.000 tiền mặt trước khi có bất kỳ nghị quyết nào, từ một công ty có tài sản trị giá $130.000 trước khi rút, nợ phải trả $120.000 và vốn đã công bố $100. Không có cổ tức nào được tuyên bố. Nếu chủ sở hữu không phải trả lại số tiền, tài sản sau khi rút là $100.000, thấp hơn $120.100: nếu là cổ tức thì khoản rút này đã không đạt kiểm tra tài sản, và không cổ tức nào có thể đạt cho đến khi tài sản phục hồi. Nếu đó là khoản vay chủ sở hữu phải trả lại, khoản phải thu $30.000 chỉ được tính là tài sản trong phạm vi thu hồi được, và cổ tức trừ vào khoản đó vẫn làm giảm tài sản đúng bằng số đó, nên cổ tức $30.000 không đạt trong cả hai trường hợp. Nghị quyết thông qua bây giờ không thể hồi tố về lần rút. Về thuế, CRA xét bản chất: đó là cổ tức, khoản vay theo section 15(2) hay lợi ích theo section 15(1) tùy vào các tình tiết. Chủ sở hữu và cố vấn xem xét việc hoàn trả, hoặc cách xử lý khoản này, trước khi trả bất cứ khoản nào khác.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn cần rút tiền ngay và bài kiểm tra sát ngưỡng hoặc không đạt: hãy hỏi tiền lương, khoản vay hoặc việc chờ sẽ vận hành thế nào, với hỗ trợ thuế công ty trước khi trả bất cứ khoản nào.
• Tiền đã rời khỏi công ty: xem khoản vay của cổ đông và tự trả lương cho mình sau thời điểm đã qua, rồi nhờ hỗ trợ thuế công ty quyết định cách xử lý từng khoản.
• Công ty nợ CRA tiền thuế, GST/HST hoặc các khoản thuế lương: chủ sở hữu và các giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân; hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi trả bất cứ khoản nào, và xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• CRA cho rằng một khoản chi là chi phí cá nhân: xem lợi ích của cổ đông bị phát hiện khi kiểm toán.
• Sổ sách của bạn bị chậm hoặc không khớp nên không lập được bảng cân đối kế toán: hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước.
• Có nhiều hơn một chủ sở hữu hoặc loại cổ phần: hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi tuyên bố cổ tức; xem cổ đông nhận số tiền khác nhau.
• Chủ sở hữu sống ngoài Canada: bài kiểm tra vẫn như vậy, nhưng công ty phải khấu trừ thuế trên cổ tức trả cho người không cư trú, ở mức 25% trước khi giảm theo hiệp định, và chịu trách nhiệm nếu không khấu trừ (section 215); xem chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.
• Câu hỏi về luật công ty sát nút hoặc đang tranh chấp: có thể cần luật sư về điều lệ thành lập, các loại cổ phần hoặc yêu cầu của chủ nợ.
• Công ty thành lập tại Ontario, Quebec hoặc tỉnh bang khác: hãy đọc luật của nơi đó; xem cách tự trả cổ tức cho mình.
• Cổ tức đạt bài kiểm tra và bạn cần biết các bước thực hiện: xem cách tự trả cổ tức cho mình và ghi nhận cổ tức trong sổ sách.