Kỳ báo cáo GST/HST và năm tài chính: cái nào quyết định hạn nộp

Kỳ báo cáo GST/HST nào áp dụng cho doanh nghiệp của tôi?

Kỳ báo cáo là tần suất bạn nộp tờ khai: hằng năm, hằng quý hoặc hằng tháng. Năm tài chính là 12 tháng mà tờ khai hằng năm bao gồm. CRA ấn định kỳ báo cáo dựa trên doanh số chịu thuế của năm tài chính trước, tính cả doanh số của các doanh nghiệp liên kết. Doanh số của mỗi doanh nghiệp được quy đổi theo năm: chia cho số ngày của năm đó rồi nhân với 365, nên một năm ngắn có thể có kỳ báo cáo thường xuyên hơn so với doanh số thực tế. Liên kết nói chung nghĩa là bên này kiểm soát bên kia, hoặc cả hai cùng liên kết với một bên thứ ba (CRA; CRA RC4022; Excise Tax Act s. 249).

Phép thử này cũng chạy trong năm. Nếu doanh số chịu thuế từ đầu năm tài chính đến nay, cùng với doanh số của các doanh nghiệp liên kết, vượt một mức trần, bạn phải chuyển lên kỳ thường xuyên hơn. Người nộp hằng năm có doanh số vượt $1.500.000 báo cáo theo quý bắt đầu từ quý tài chính thứ hai nếu doanh số quý đầu đã vượt mức đó, từ quý thứ ba nếu hai quý đầu đã vượt, và nếu không thì từ năm tài chính kế tiếp. Vượt $6.000.000 sẽ chuyển bạn sang nộp hằng tháng từ quý tài chính sau quý mà doanh số lũy kế của bạn vượt mức đó. Người nộp hằng năm chuyển giữa năm nộp một tờ khai ngắn cho phần năm trước khi thay đổi, đến hạn 1 tháng sau khi phần đó kết thúc, và CRA yêu cầu bạn gọi điện báo thay đổi (CRA RC4022; s. 245(2); s. 248; s. 249; s. 238(1)).

Doanh số zero-rated bán tại Canada được tính vào các mức này. Doanh số được miễn, doanh số bán ngoài Canada, xuất khẩu zero-rated và lợi thế thương mại (goodwill), cùng một số khoản khác, thì không (CRA RC4022). Người mới đăng ký nói chung được ấn định kỳ hằng năm; xem khi nào đăng ký GST/HST. Trang này dành cho doanh nghiệp ngoài Quebec: Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST cho doanh nghiệp có trụ sở tại Quebec. Trang cũng không đề cập tổ chức tài chính niêm yết và tổ chức từ thiện, những nơi có kỳ và hạn nộp có thể khác (s. 245(2); s. 238(1)).

Trường hợp trở nên phức tạp khi:

• ngày kết thúc năm tài chính không phải ngày 31 tháng 12;
• một doanh nghiệp liên kết đẩy tổng doanh số vượt một mức trần;
• ngày kết thúc năm tài chính của công ty đã thay đổi;
• một tờ khai đã được nộp cho sai kỳ, hoặc một kỳ chưa bao giờ được nộp;
• hóa đơn hoặc khoản thanh toán nằm vắt qua ngày cuối kỳ, khiến sổ sách và số dư tại CRA không khớp.

Hãy chuẩn bị các kỳ và hạn nộp từ tài khoản CRA của bạn, ngày kết thúc năm tài chính, doanh số chịu thuế của năm tài chính trước và năm nay đến hiện tại (của bạn và của mọi doanh nghiệp liên kết), cùng ngày lập hóa đơn và ngày thanh toán trong những ngày cuối của mỗi kỳ.

Hạn nộp tờ khai của tôi là khi nào nếu năm tài chính không kết thúc vào ngày 31 tháng 12?

Tờ khai hằng tháng hoặc hằng quý cùng khoản thanh toán đến hạn 1 tháng sau khi kỳ kết thúc: tháng kết thúc ngày 31 tháng 7 đến hạn ngày 31 tháng 8, và quý kết thúc ngày 31 tháng 3 đến hạn ngày 30 tháng 4. Người nộp hằng quý có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 và các quý dương lịch nộp tờ khai và thanh toán vào ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1. Tờ khai hằng năm đến hạn 3 tháng sau khi năm tài chính kết thúc, bất kể tháng nào. Nếu ngày đó là cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, nhận được vào ngày làm việc kế tiếp vẫn là đúng hạn (CRA).

Hạn nộp tờ khai ngày 15 tháng 6 dành cho cá nhân có năm tài chính là năm dương lịch và có kinh doanh. Khoản thanh toán vẫn đến hạn ngày 30 tháng 4 (Excise Tax Act s. 238; s. 228). Hợp danh, không phải cá nhân, theo quy tắc 3 tháng, và cá nhân đã lập lựa chọn kỳ kinh doanh không theo năm dương lịch cũng vậy. Act viết "carried on a business"; trang của CRA viết "business income for tax purposes". Nếu bạn bị lỗ, không có thu nhập hoặc chỉ có thu nhập cho thuê, hãy xác nhận các ngày của bạn trong tài khoản CRA.

Các quý và tháng nằm trong một năm tài chính: quý hoặc tháng đầu tiên bắt đầu vào ngày đầu của năm, và quý hoặc tháng cuối cùng kết thúc vào ngày cuối của năm (s. 243). Với năm tài chính không kết thúc vào tháng 12, các quý của người nộp hằng quý theo ngày kết thúc năm, không theo tháng 1. Hãy đọc chính xác các kỳ trong tài khoản CRA của bạn.

Hóa đơn thuộc kỳ nào?

Với hầu hết doanh nghiệp, GST/HST trên một khoản bán thuộc kỳ chứa ngày sớm hơn giữa ngày bạn nhận tiền và ngày đến hạn thanh toán. Ngày đến hạn thanh toán là ngày sớm nhất trong ba ngày: ngày bạn lập hóa đơn lần đầu hoặc ngày in trên hóa đơn, tùy ngày nào sớm hơn; ngày lẽ ra bạn đã lập hóa đơn nếu không bị chậm trễ không chính đáng; và ngày thanh toán ghi trong thỏa thuận bằng văn bản (s. 168; s. 152). Ngày giao hàng hoặc hoàn thành không quyết định kỳ, trừ dòng về hàng hóa trong bảng và các trường hợp đặc biệt sau đó. Ngày tiền về cũng không quyết định nếu hóa đơn đã có trước.

CRA đưa ra cùng quy tắc: thuế trên hóa đơn lập trước khi thanh toán thuộc kỳ chứa ngày lập hóa đơn, kể cả khi bạn chưa thu được tiền (CRA RC4022).

Dòng về hàng hóa lấy từ s. 168(3); với hàng hóa theo điều kiện dùng thử, ký gửi hoặc bán có quyền trả lại, tháng được tính là tháng khách hàng nhận quyền sở hữu hoặc bán lại chúng. Dòng về các đợt lấy từ s. 168(2). Hợp đồng xây dựng dài hạn, tiền giữ lại (holdback), bán bất động sản, và cho thuê hoặc cấp phép theo thỏa thuận bằng văn bản có quy tắc thời điểm riêng (s. 168; s. 152(2)); về xây dựng, xem tiền giữ lại trong xây dựng và nhà thầu phụ.

Theo quy tắc này, một hóa đơn lập và ghi ngày 30 tháng 12 và được thanh toán ngày 10 tháng 1 thuộc kỳ tháng 12 và, với người nộp hằng năm có năm tài chính kết thúc tháng 12, thuộc tờ khai của năm đó. Công việc hoàn thành ngày 30 tháng 12 và lập hóa đơn ngày 2 tháng 1 thuộc kỳ tháng 1, trừ khi việc chậm là không chính đáng hoặc có ngày thanh toán sớm hơn. Ghi ngày hóa đơn là ngày 2 tháng 1 nhưng thực tế lập ngày 30 tháng 12 không chuyển nó sang tháng 1.

Sổ sách ghi doanh thu khi hoàn thành công việc có thể khác với tờ khai theo ngày hóa đơn. Trước mỗi cuối kỳ, hãy liệt kê các hóa đơn ghi ngày trong những ngày cuối kỳ và đối chiếu số dư GST/HST phải nộp với tờ khai. Về tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán, xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán. Về các dòng của tờ khai, xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào. Với tờ khai đã nộp cho sai kỳ, xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Tôi có thể chuyển sang nộp hằng tháng, hằng quý hay hằng năm không?

Bạn có thể chọn kỳ thường xuyên hơn. Với kỳ thưa hơn, Act và Form GST20 kiểm tra mức ngưỡng (threshold amount) của bạn (doanh số quy đổi theo năm của năm tài chính trước, cùng doanh số của các bên liên kết) so với mức trần của kỳ bạn chọn: $6.000.000 cho hằng quý, $1.500.000 cho hằng năm (s. 247(1); s. 248(1)). Doanh số giảm không phải một điều kiện riêng ở đó, nên việc tự nguyện chuyển sang nộp hằng tháng có thể đảo ngược. Trang đổi tài khoản của CRA diễn đạt là doanh số giảm xuống dưới các ngưỡng của kỳ được ấn định sau 12 tháng (CRA), nên hãy xác nhận CRA sẽ chấp nhận gì trong trường hợp của bạn. Hãy dùng dịch vụ lựa chọn trong tài khoản CRA hoặc Form GST20.

Một lựa chọn nói chung có hiệu lực từ ngày đầu tiên của năm tài chính và phải được nộp trong vòng 2 tháng sau ngày đó. Thời hạn là 3 tháng khi người nộp hằng quý chọn nộp hằng năm (s. 250; s. 248). Hai ngoại lệ: người nộp hằng năm bị đẩy ra khỏi kỳ hằng năm vào đầu một quý tài chính có thể chọn nộp hằng tháng từ ngày đầu của quý đó (s. 246(2)), và người mới đăng ký lập lựa chọn cùng đơn đăng ký, hoặc chậm nhất vào ngày có hiệu lực của việc đăng ký nếu ngày đó muộn hơn. Ngoài ra, đừng cho rằng có thể chuyển giữa năm với một lựa chọn do bạn tự chọn; việc chuyển bắt buộc theo thời điểm riêng của nó.

Tôi có thể dùng kỳ kế toán riêng thay cho tháng hoặc quý dương lịch không?

Có, nếu CRA chấp thuận trước ngày đầu tiên của năm tài chính mà chúng liên quan. Hãy yêu cầu trong tài khoản CRA hoặc trên Form GST71, và lặp lại yêu cầu mỗi năm tài chính. Nếu không, CRA ấn định các tháng và quý (theo cách CRA nói là tháng và quý dương lịch), và bạn phải chờ đến năm tài chính sau để chọn (CRA RC4022). Chúng vẫn phải nằm gọn trong năm tài chính (s. 243), nên hãy đọc các kỳ được ấn định trong tài khoản CRA của bạn.

Các giới hạn thông thường:

• Một tháng tài chính dài từ 28 đến 35 ngày, trừ tháng đầu và tháng cuối của một quý có thể ngắn hơn.
• Một quý tài chính dài từ 84 đến 119 ngày, trừ quý đầu và quý cuối của năm có thể ngắn hơn.
• Bạn có thể xin một tháng tài chính dài hơn 35 ngày cho mỗi quý.

Năm tài chính GST/HST là gì, và tôi có thể thay đổi không?

Năm tài chính GST/HST thường là năm tính thuế thu nhập của bạn, nhưng công ty có năm tính thuế không theo năm dương lịch có thể lập lựa chọn dùng năm dương lịch (CRA RC4022). Cá nhân, và hợp danh có thành viên là cá nhân, nói chung có năm dương lịch, tuy nhiên cá nhân hoặc quỹ tín thác có kỳ tài chính kinh doanh khác (hoặc kỳ tài chính kinh doanh của hợp danh của họ khác) có thể lập lựa chọn dùng kỳ đó, có hiệu lực từ ngày đầu của kỳ và phải nộp vào ngày đó (s. 244(2)).

Lựa chọn năm dương lịch:

• có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 và phải được nộp cho CRA chậm nhất vào ngày đó;
• chỉ có thể bị hủy từ ngày đầu tiên của một năm tính thuế bắt đầu hơn một năm sau khi lựa chọn có hiệu lực, và việc hủy phải được nộp chậm nhất vào ngày đó (s. 244);
• được lập trong tài khoản CRA của bạn hoặc trên Form GST70.

Lựa chọn này thay đổi hạn nộp và tạo ra một năm ngắn, nên hãy kiểm tra các ngày mới trước khi lập. Công ty dùng năm không theo năm dương lịch cho cả thuế thu nhập và GST/HST nên báo ngay cho CRA khi đổi năm tính thuế thu nhập, để CRA đổi năm tài chính GST/HST cho khớp. Khi không có lựa chọn năm dương lịch, năm tài chính là năm tính thuế thu nhập, nên ngày kết thúc năm tính thuế được coi như đã xảy ra, như do thay đổi quyền kiểm soát (acquisition of control), cũng kết thúc năm tài chính GST/HST (s. 123(1); Income Tax Act s. 249(4)). Hai năm có bắt buộc phải khớp nhau hay không được nêu trong chọn hoặc đổi ngày kết thúc năm tài chính.

Tôi nộp những kỳ nào sau khi đổi năm tài chính?

Đổi năm tài chính tạo ra một năm tài chính ngắn. Khoảng thời gian từ đầu năm cũ đến ngày trước ngày năm mới bắt đầu được coi là một năm tài chính, với tờ khai riêng (CRA Policy Statement P-068). Tờ khai của người nộp hằng năm cho năm ngắn đến hạn 3 tháng sau khi năm đó kết thúc. Các kỳ của người nộp hằng quý hoặc hằng tháng cho năm ngắn phải nằm gọn trong năm đó (s. 243), và kỳ cuối kết thúc vào ngày trước ngày năm mới bắt đầu. Nếu bạn dùng kỳ kế toán riêng, hãy nhờ CRA chấp thuận trước khi năm ngắn bắt đầu. Kỳ báo cáo của năm sau được xét theo doanh số của năm ngắn đã quy đổi theo năm (s. 249(1)).

Việc hủy lựa chọn cũng hoạt động tương tự: khoảng thời gian từ đầu năm đến ngày trước ngày việc hủy có hiệu lực là một năm tài chính. P-068 là một policy statement cũ và CRA lưu ý rằng nó có thể không phản ánh luật sau này, nên hãy xác nhận các kỳ trong tài khoản CRA của bạn sau mọi thay đổi.

Người nộp hằng năm có phải nộp các khoản tạm tính hằng quý không?

Người nộp hằng năm phải nộp các khoản tạm tính (instalment) hằng quý khi thuế ròng (nói chung là GST/HST đã thu hoặc phải thu, trừ tín thuế đầu vào và các điều chỉnh) là $3.000 trở lên trong năm tài chính trước và là $3.000 trở lên trong năm hiện tại (CRA; phép thử khoản tạm tính của CRA; s. 237(2) và (3)). Mỗi khoản tạm tính đến hạn trong vòng 1 tháng sau khi mỗi quý tài chính kết thúc. Thường là một phần tư thuế ròng của năm trước, hoặc bạn có thể dựa trên ước tính của năm hiện tại (s. 237; CRA). Sau một năm đầu ngắn, hãy quy đổi theo năm thuế ròng của năm đó (chia cho số ngày đã đăng ký, nhân với 365): khoản tạm tính có thể đến hạn vào năm sau dù thuế ròng thực tế dưới $3.000 (CRA RC4022; s. 237(2)). Cách quy đổi theo năm tương tự áp dụng cho tờ khai ngắn khi việc nộp hằng năm kết thúc giữa năm.

Với năm tài chính kết thúc vào tháng 12, các ngày là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1. Công cụ tính khoản tạm tính trong tài khoản CRA của bạn cho biết các ngày của riêng bạn (CRA). Nếu bạn dựa khoản tạm tính trên một ước tính và ước tính đó thiếu, CRA tính tiền lãi tạm tính trên phần chênh lệch.

Tôi xem kỳ được ấn định và hạn nộp ở đâu, và nếu chúng khác với dự kiến thì sao?

Tài khoản CRA của bạn hiển thị các kỳ báo cáo và hạn nộp (CRA).

Khi các kỳ của CRA khác với kỳ của bạn, hãy kiểm tra:

• Doanh số của bên liên kết. Doanh số chịu thuế của họ được tính vào các mức trần của bạn.
• Doanh số từ đầu năm đến nay. Chúng có thể chuyển bạn lên kỳ thường xuyên hơn trước khi năm kết thúc.
• Ngày kết thúc năm tài chính đã thay đổi. Việc đổi năm tài chính tạo ra một năm ngắn và hạn nộp mới.
• Một lần đăng ký mới. Kỳ đầu tiên của người mới đăng ký có thể được tách làm hai quanh ngày đăng ký (s. 251).

Người đã đăng ký phải nộp tờ khai cho mọi kỳ, kể cả khi không có gì để khai. Với các kỳ chưa nộp, xem tờ khai GST/HST và PST không phát sinh bị bỏ sót; về tiền phạt, xem tiền phạt nộp trễ GST/HST.

Ví dụ

Mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Người nộp hằng năm có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 8

Một công ty có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 8, nộp hằng năm và có C$400.000 doanh số chịu thuế trong năm. Tờ khai và khoản thanh toán đều đến hạn ngày 30 tháng 11.

Sau đó công ty nộp một lựa chọn, chậm nhất ngày 1 tháng 1, để dùng năm dương lịch bắt đầu từ ngày đó (năm tính thuế thu nhập của công ty không đổi). Khoảng từ ngày 1 tháng 9 đến ngày 31 tháng 12 là một năm tài chính ngắn, với tờ khai đến hạn ngày 31 tháng 3. Tờ khai tiếp theo bao gồm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 và đến hạn ngày 31 tháng 3 năm sau. Nếu năm ngắn 122 ngày có C$130.000 doanh số chịu thuế, CRA xét kỳ báo cáo của năm dương lịch theo C$130.000 × 365 ÷ 122, khoảng C$388.934.

Chủ doanh nghiệp một chủ có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12

Một chủ doanh nghiệp một chủ có C$90.000 doanh số kinh doanh nộp hằng năm. Mọi số dư của năm đến hạn ngày 30 tháng 4, và tờ khai đến hạn ngày 15 tháng 6. Nộp tờ khai vào ngày 15 tháng 6 không dời hạn thanh toán ngày 30 tháng 4.

Người nộp hằng quý, hóa đơn vắt qua cuối quý

Một người nộp hằng quý theo quý dương lịch lập hóa đơn ghi ngày 28 tháng 9 cho C$20.000 cộng C$1.000 GST (5%). Khách hàng thanh toán ngày 20 tháng 10. Ngày hóa đơn có trước, nên C$1.000 được khai trong tờ khai từ tháng 7 đến tháng 9, đến hạn ngày 31 tháng 10. Cùng công việc đó nếu lập hóa đơn ngày 2 tháng 10 thì khai trong tờ khai từ tháng 10 đến tháng 12, trừ khi việc chậm là không chính đáng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tờ khai đã được nộp cho sai kỳ hoặc có sai sót: xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp, và hãy nhờ dịch vụ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại những khoản bán nào thuộc kỳ nào.
• Ngày kết thúc năm tài chính của công ty đã thay đổi hoặc có thể thay đổi: xem chọn hoặc đổi ngày kết thúc năm tài chính. Đổi cả năm tài chính GST/HST cũng tạo ra một năm ngắn, nên hãy kiểm tra các kỳ và hạn nộp mới trước khi lập lựa chọn, cùng dịch vụ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu sổ sách chưa sẵn sàng cho một năm bị tách.
• Hóa đơn nằm vắt qua cuối kỳ và sổ sách không còn khớp với số dư tại CRA: xem đối chiếu GST/HST phải nộp cho CRA, hoặc với công ty là danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm. Nếu chênh lệch vẫn còn, hãy nhờ dịch vụ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại những khoản bán nào thuộc kỳ nào.
• Các kỳ chưa được nộp: xem tờ khai GST/HST và PST không phát sinh bị bỏ sót, tờ khai chưa nộp và ấn định thuế theo ước tính và tiền phạt nộp trễ. Việc bù nhiều kỳ bắt đầu bằng dịch vụ hỗ trợ ghi sổ kế toán cho phần hồ sơ còn thiếu.
• Doanh nghiệp của bạn có trụ sở tại Quebec: Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST tại đó, nên tài khoản CRA và các bước trên trang này thường không áp dụng. Hãy xác nhận kỳ, biểu mẫu và hạn nộp với Revenu Québec; xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào để biết cách nộp tại Quebec.