HST trên quảng cáo Meta và Google: số GST/HST có tránh được không

Vì sao nền tảng quảng cáo thu HST của tôi, và số GST/HST có giúp chặn khoản thu đó không?

Một nền tảng ở ngoài Canada đăng ký theo hệ thống đơn giản hóa sẽ thu GST/HST trên dịch vụ khi nơi cư trú thường xuyên của bên mua ở Canada và bên mua chưa đưa ra bằng chứng thỏa đáng về việc đã đăng ký GST/HST theo cách thông thường. Excise Tax Act gọi bên mua đó là bên nhận được chỉ định tại Canada (specified Canadian recipient), gồm cả doanh nghiệp chưa đăng ký và doanh nghiệp đã đăng ký nhưng chưa từng cung cấp số. Khi doanh nghiệp đã đăng ký cung cấp số cho nền tảng, CRA cho biết nền tảng không bắt buộc phải thu thuế của doanh nghiệp đó.

Các người bán trực tuyến nước ngoài đăng ký theo một hệ thống GST/HST đơn giản hóa, và CRA công bố tên của họ. Phần dành cho người bán nằm trong người bán không cư trú và người bán sản phẩm kỹ thuật số. Tín thuế đầu vào là cách doanh nghiệp đã đăng ký trừ khoản GST/HST đã trả khi mua hàng, dịch vụ khỏi khoản GST/HST đã thu từ khách hàng.

Thuế suất phụ thuộc vào tỉnh bang của bạn (một số nơi chỉ có GST, nơi khác có HST), nên tỷ lệ của bạn có thể khác ví dụ Ontario bên dưới. Bài này chỉ nói về thuế liên bang; thuế bán hàng của Quebec (QST) là một loại thuế riêng.

Ba yếu tố khiến một trường hợp không đơn giản:

• Ai xuất hóa đơn cho bạn. Nhà cung cấp không cư trú nằm trong danh sách đơn giản hóa của CRA thì theo các quy tắc này. Nhà cung cấp đăng ký theo cách thông thường, kể cả một pháp nhân Canada, thì theo quy tắc tín thuế thông thường.
• Khi nào đăng ký của bạn có hiệu lực. Với hóa đơn trước thời điểm bạn cung cấp số, CRA Notice 322 cho biết bên mua đã đăng ký theo cách thông thường có thể yêu cầu nền tảng hoàn lại bằng cách chứng minh đăng ký đã có hiệu lực khi giao dịch xảy ra. Hãy giữ bằng chứng đó cùng với ngày bạn cung cấp số cho nền tảng.
• Bạn có đăng ký được hay không. Doanh nghiệp chưa đăng ký, hoặc chỉ bán hàng hóa, dịch vụ được miễn thuế, thì không có số để cung cấp.

Các ví dụ của CRA về sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật số không nêu tên quảng cáo, nên đừng tự cho là có. Trên hóa đơn quảng cáo, hãy tìm tên pháp lý của công ty đã xuất hóa đơn và xem có dòng thuế hay không, rồi tra tên đó trong danh sách của CRA. Các dịch vụ trực tuyến khác mà nhà cung cấp không cư trú bán cho bạn, như ứng dụng và gói đăng ký, cũng theo cùng phép kiểm tra này.

Để tìm dòng đúng với mình, hãy gom hóa đơn (pháp nhân xuất hóa đơn, thuế ghi trên hóa đơn, ngày tháng), số đăng ký của bạn, và bằng chứng về ngày bạn cung cấp số cho nền tảng.

Mỗi hóa đơn có thời hạn riêng: thời hạn để nền tảng hoàn thuế là 2 năm kể từ ngày thu thuế, nên các tháng cũ nhất sẽ hết hạn trước.

Tôi phải cung cấp số nào, và kiểm tra nhà cung cấp bằng cách nào?

Hãy cung cấp cho nền tảng số đăng ký GST/HST của chính bạn, tức số của doanh nghiệp là khách hàng của nền tảng. Số này có 15 ký tự: mã số doanh nghiệp chín chữ số, chữ RT và số tài khoản bốn chữ số, như 123456789 RT 0001 (CRA: RC4022). Số ghi trên hóa đơn của nền tảng là số của nhà cung cấp, một số khác.

Số phải thuộc về chính khách hàng của nền tảng, vì Đạo luật hỏi bên nhận có chứng minh được mình đã đăng ký hay không (Excise Tax Act, s. 211.1). Nếu tài khoản quảng cáo đứng tên cá nhân bạn nhưng một công ty mới là bên giữ đăng ký, số của công ty có thể không khớp. Hãy kiểm tra trước xem tên nào đứng trên tài khoản; với chi phí bạn tự trả bằng tiền cá nhân, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Để kiểm tra một nhà cung cấp, hãy dùng GST/HST Registry của CRA và chỉ nhập chín chữ số đầu. Các doanh nghiệp kỹ thuật số không cư trú đăng ký theo hệ thống đơn giản hóa nằm trong một danh sách riêng của CRA, có tên pháp lý, tên thương mại, mã số doanh nghiệp và ngày hiệu lực. Việc kiểm tra này quan trọng vì tín thuế chỉ nên tính trên thuế do nhà cung cấp đã đăng ký thu (CRA: tín thuế đầu vào).

Trang định nghĩa của CRA không nói thế nào là bằng chứng đăng ký thỏa đáng (CRA: các định nghĩa). Hãy nhập số vào bất kỳ chỗ nào trong phần thanh toán hoặc thuế của nền tảng yêu cầu, và giữ ảnh chụp màn hình hoặc xác nhận có ghi ngày. Đừng cung cấp mã số doanh nghiệp để tránh thuế trên khoản mua bạn thực hiện với tư cách người tiêu dùng cho mục đích cá nhân; s. 211.2 của Đạo luật cấm việc này.

Nền tảng đã thu thuế rồi: tôi có xin tín thuế đầu vào cho khoản đó được không?

Còn tùy ai xuất hóa đơn cho bạn. Nếu nhà cung cấp là người không cư trú trong danh sách đơn giản hóa, CRA cho biết doanh nghiệp đã đăng ký nhưng không đưa ra bằng chứng đăng ký sẽ bị thu thuế và không được xin khoản đó dưới dạng tín thuế đầu vào hay hoàn thuế (CRA). Nếu nhà cung cấp đăng ký theo cách thông thường, kể cả một pháp nhân Canada, thì áp dụng quy tắc tín thuế đầu vào thông thường. Doanh nghiệp dùng Quick Method không được xin một khoản tín thuế riêng cho chi phí hoạt động như quảng cáo (CRA: tín thuế đầu vào); xem nộp tờ khai GST/HST và xin tín thuế.

Tín thuế thông thường cần ba điều: quảng cáo dùng để tạo doanh thu chịu thuế (hoạt động thương mại của bạn), hóa đơn có đủ chi tiết CRA liệt kê, và yêu cầu nộp trong thời hạn (bốn năm với đa số người đăng ký; CRA: tín thuế đầu vào). Về chi tiết trên hóa đơn, xem biên lai phải thể hiện những gì. Về chính tờ khai, xem nộp tờ khai GST/HST và xin tín thuế.

Nếu tờ khai đã nộp có xin tín thuế trên thuế của nhà cung cấp trong danh sách đơn giản hóa, xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp. Nếu CRA đang xem xét các khoản tín thuế của bạn, xem rà soát và kiểm toán GST/HST.

Tôi đã cung cấp số mà vẫn bị thu thuế: ai hoàn lại?

Nền tảng hoàn lại, không phải CRA. CRA cho biết khách hàng đã đăng ký, đã cung cấp số mà vẫn bị thu thuế, có thể yêu cầu nhà cung cấp hoàn lại (CRA: sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật số xuyên biên giới). Đạo luật cho phép nhà cung cấp hoàn hoặc ghi có phần thuế đã thu vượt mức được phép, trong vòng 2 năm kể từ ngày thu thuế. Sau đó nhà cung cấp phát hành giấy báo có (credit note), trừ khi bạn phát hành giấy báo nợ (debit note) (Excise Tax Act, s. 232).

Đạo luật nói nhà cung cấp "may" (có thể) làm vậy. Đạo luật không buộc nền tảng phải hoàn tiền. Hãy yêu cầu bằng văn bản, kèm số hóa đơn, số thuế đã thu, ngày nền tảng ghi nhận số của bạn và ngày nền tảng thu thuế.

Nếu bạn đã đăng ký khi giao dịch xảy ra nhưng cung cấp số muộn hơn, CRA Notice 322 cho biết bạn có thể yêu cầu nền tảng hoàn hoặc ghi có, kèm chứng minh rằng đăng ký của bạn đã có hiệu lực. Nền tảng phải đồng ý và xử lý trong thời hạn của họ. Đây không phải tín thuế đầu vào hay yêu cầu GST189, hai hướng này vẫn bị cấm. Khi ngày giao dịch, ngày hóa đơn và ngày số của bạn được ghi nhận khác nhau, hãy nhờ người xem các hóa đơn đó trước khi hết thời hạn.

Có thể dùng hoàn thuế nộp nhầm (Form GST189) không?

Không, với thuế mà nền tảng trong danh sách đơn giản hóa đã thu từ doanh nghiệp đã đăng ký. CRA cho biết khoản thuế đó không thu hồi được bằng tín thuế đầu vào hay bằng đơn xin hoàn thuế nộp nhầm (CRA). Đạo luật cũng nói như vậy: s. 211.17 cấm mọi khoản tín thuế đầu vào, hoàn thuế, hoàn tiền hoặc miễn thuế gắn với thuế do người đăng ký theo hệ thống đơn giản hóa thu. Các ngoại lệ gồm khoản hoàn hoặc ghi có của chính nhà cung cấp theo s. 232, một số khoản hoàn thuế cho tổ chức từ thiện và tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện (s. 259), và khoản hoàn thuế nộp nhầm đối với thuế thu từ bên mua lúc đó chưa đăng ký theo cách thông thường. Khoản hoàn cuối cùng này vẫn đòi hỏi phải có số tiền không phải nộp (Excise Tax Act, s. 261).

Form GST189 với mã lý do 1C dành cho thuế nộp nhầm cho các nhà cung cấp khác, chẳng hạn nhà cung cấp đăng ký theo cách thông thường đã thu thuế không đáng thu. Hướng dẫn hoàn thuế của CRA nói hãy yêu cầu nhà cung cấp hoàn hoặc ghi có trước. Nếu nhà cung cấp từ chối, hãy nộp đơn trong vòng 2 năm sau khi trả tiền (CRA: RC4033). Thời hạn tính từ ngày trả từng khoản, nên khoản thu của mỗi tháng có thời hạn riêng.

Nếu tôi chưa đăng ký, là nhà cung cấp nhỏ hoặc chỉ bán hàng hóa, dịch vụ được miễn thuế thì sao?

Không có số đăng ký thì không có gì để cung cấp. Đăng ký là cách duy nhất để có số.

Chưa đăng ký. Với đa số doanh nghiệp, doanh thu chịu thuế từ $30.000 trở xuống trong bốn quý dương lịch liên tiếp, và trong bất kỳ quý nào, là nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký. Phép thử này tính doanh thu chịu thuế trên toàn thế giới, kể cả doanh thu zero-rated (thuế suất 0%) và doanh thu của các bên liên kết; chủ doanh nghiệp một chủ cộng chung tất cả các doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp có thể đăng ký tự nguyện nếu có cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tại Canada (CRA: khi nào phải đăng ký). Đăng ký tự nguyện thường có hiệu lực vào ngày bạn yêu cầu, hoặc sớm hơn tối đa 30 ngày. Muốn lùi ngày sớm hơn phải có yêu cầu bằng văn bản, và CRA cho phép khi việc đăng ký đã bắt buộc từ trước hoặc doanh nghiệp đã hành xử như người đăng ký (CRA: lùi ngày hiệu lực). Đăng ký không tự nó hoàn lại thuế đã bị thu. Đăng ký kéo theo các nghĩa vụ khác; hãy cân nhắc trước bằng khi nào đăng ký GST/HST.

Chỉ bán hàng hóa, dịch vụ được miễn thuế. CRA cho biết doanh nghiệp chỉ cung cấp giao dịch được miễn thuế nhìn chung không thể đăng ký (CRA). Doanh nghiệp đó không có số để cung cấp, và khoản thuế nhìn chung là chi phí. Tổ chức từ thiện hoặc tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện có thể được hoàn thuế theo s. 259.

Vừa bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế vừa bán loại được miễn thuế. Bạn có thể đăng ký và cung cấp số, nhưng quảng cáo có thể phục vụ cả hoạt động được miễn thuế. Cung cấp số có thể ngừng khoản thu của nền tảng, nhưng bạn vẫn có thể phải tự tính GST/HST trên dịch vụ nhập khẩu không dùng riêng cho hoạt động thương mại (Excise Tax Act, s. 217). Phép thử đó nằm trong hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài; việc chia tín thuế nằm trong phòng khám có doanh thu được miễn thuế và chịu thuế.

Tôi mua quảng cáo cho khách hàng hoặc tính lại chi phí quảng cáo cho khách: có gì thay đổi?

Thuế đi theo khách hàng của nền tảng, nên số quan trọng là số của khách hàng đó. Nếu công ty quảng cáo mở tài khoản quảng cáo dưới tên mình và lập hóa đơn cho khách, thì công ty quảng cáo là khách hàng của nền tảng. Số đăng ký của công ty giúp tránh khoản thu, còn GST/HST trên khoản công ty lập hóa đơn cho khách thì theo chi phí tính lại và khoản chi hộ.

Nếu công ty quảng cáo làm đại diện (agent) của khách hàng, thì khách hàng là bên nhận dịch vụ của nền tảng, nên số cần cung cấp là số của khách hàng. Cách này áp dụng quy tắc của CRA về chi phí tự chi trả của nhà cung cấp (GI-197) cho tài khoản quảng cáo theo cách tương tự, và CRA nói nhà cung cấp có phải đại diện của khách hàng hay không là vấn đề về sự kiện và pháp luật (cùng trang đó). Công ty quảng cáo chưa đăng ký thì không có số để cung cấp dưới tên mình.

Tôi sửa hóa đơn cũ được đến bao lâu, và cần giữ những gì?

Mỗi hướng có thời hạn riêng, và mỗi hóa đơn chạy riêng.

Hãy giữ mọi hóa đơn thể hiện pháp nhân xuất hóa đơn và số thuế, sao kê ngân hàng hoặc thẻ, bằng chứng về ngày bạn cung cấp số cho nền tảng, từng yêu cầu hoàn thuế và phản hồi, cùng mọi giấy báo có.

Tôi ghi sổ các hóa đơn quảng cáo có thuế như thế nào?

Hãy ghi chi phí quảng cáo và thuế trên hai dòng riêng, rồi xử lý thuế theo phần bạn có thể thu hồi.

• Thuế bạn có thể xin dưới dạng tín thuế đầu vào (không áp dụng nếu dùng Quick Method): đừng đưa vào chi phí quảng cáo, hãy ghi vào tài khoản GST/HST và xin trên tờ khai. Hướng dẫn của CRA cho chủ doanh nghiệp một chủ nói chi phí được khấu trừ gồm GST/HST phát sinh trừ đi khoản tín thuế đầu vào đã xin (CRA: T4002).
• Thuế bạn không thể xin: để nguyên trong chi phí quảng cáo.
• Khoản hoàn hoặc giấy báo có của nền tảng: ghi giảm vào dòng chi phí đã ghi khoản thuế đó.
• Khoản hoàn thuế GST189: hướng dẫn trên cũng nói hãy trừ khoản hoàn khỏi chi phí mà khoản hoàn áp dụng.

Nguồn trên nói về chủ doanh nghiệp một chủ; công ty hoặc hợp danh nên nhờ người chuẩn bị thuế xác nhận cách đưa các khoản này vào tờ khai.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Doanh nghiệp đã đăng ký cung cấp số giữa năm

Một doanh nghiệp tại Ontario đã đăng ký GST/HST chi C$10.000 mỗi tháng cho quảng cáo và bị một nền tảng không cư trú trong danh sách đơn giản hóa thu C$1.300 HST mỗi tháng (13%). Ngày 1 tháng 4, doanh nghiệp nhập số đăng ký vào tài khoản nền tảng.

• Các hóa đơn từ tháng 1 đến tháng 3 có tổng cộng C$3.900 tiền thuế. Nếu doanh nghiệp đã đăng ký suốt các tháng đó, CRA Notice 322 cho biết doanh nghiệp có thể yêu cầu nền tảng hoàn hoặc ghi có bằng cách chứng minh đăng ký đã có hiệu lực khi từng giao dịch xảy ra. Nền tảng phải đồng ý và xử lý trong thời hạn của họ. Đây không phải khoản tín thuế trên tờ khai.
• Từ tháng 4, các hóa đơn không còn thuế. Nếu hóa đơn tháng 5 vẫn ghi C$1.300, đó là thuế thu sau khi đã cung cấp số: khoản này cần yêu cầu nền tảng hoàn lại trong thời hạn của họ, không phải tín thuế trên tờ khai.

Người làm tự do chưa đăng ký

Một nhà thiết kế tại Ontario có doanh thu chịu thuế C$20.000 mỗi năm, trả C$500 mỗi tháng cho quảng cáo và bị thu C$65 HST mỗi tháng. Chưa có số đăng ký nên không có gì để cung cấp, và khoản thu tiếp tục cho đến khi nhà thiết kế đăng ký. Nếu doanh thu chịu thuế của nhà thiết kế vẫn dưới ngưỡng nhà cung cấp nhỏ, đăng ký là tùy chọn. Đăng ký là lựa chọn cần cân nhắc cùng các nghĩa vụ đi kèm, và không sửa được hóa đơn cũ.

Phòng khám chỉ có giao dịch được miễn thuế

Phòng khám chỉ bán hàng hóa, dịch vụ được miễn thuế nhìn chung không thể đăng ký, nên không có số để cung cấp. HST trên hóa đơn quảng cáo của phòng khám nhìn chung vẫn là chi phí quảng cáo, không có tín thuế đầu vào.

Trường hợp của bạn khác?

• Hóa đơn quảng cáo của bạn có thuế và bạn chưa từng cung cấp số cho nền tảng, bạn đã cung cấp mà vẫn bị thu, tài khoản quảng cáo không đứng tên doanh nghiệp giữ số đăng ký, hoặc số thuế cộng lại đáng kể: hóa đơn nào còn sửa hoặc hoàn được, tình trạng đăng ký có đổi kết quả không, và các khoản này nằm ở đâu trong tờ khai và sổ sách của bạn đều phụ thuộc vào ngày tháng và pháp nhân xuất hóa đơn. Các thời hạn nêu trên vẫn đang chạy, nên hãy xem dịch vụ ghi sổ kế toán để chuyên gia đọc các hóa đơn.
• Bạn đã xin tín thuế trên thuế của nền tảng: xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp, và rà soát và kiểm toán GST/HST nếu CRA đã gửi thư.
• Bạn tính lại chi phí quảng cáo cho khách hàng: làm theo chi phí tính lại và khoản chi hộ.
• Bạn đang cân nhắc đăng ký: đọc khi nào đăng ký GST/HST.
• Nhà cung cấp nước ngoài khác thu thuế của bạn: xem hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài. Với GST đã trả tại biên giới, xem GST trên hàng nhập khẩu và hóa đơn hải quan.
• Sổ sách của bạn bị chậm: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ kế toán.