Form 5472 năm đầu: năm ngắn, lệ phí thành lập và khoản gửi đầu tiên

Bạn có cần nộp Form 5472 nếu LLC được lập vào tháng 12 không?

Thường là có. Năm công ty được lập là một năm tính thuế riêng, dù kéo dài chỉ vài tuần, và Form 5472 đến hạn cho mọi năm tính thuế công ty có giao dịch phải báo cáo với chủ sở hữu hoặc bên liên quan khác (hướng dẫn Form 5472). Với LLC, việc trả tiền để lập LLC và góp khoản tiền đầu tiên đều là giao dịch phải báo cáo, nên LLC mới thường có gì đó để báo cáo trong năm đầu. Với công ty, khoản vay từ chủ sở hữu phải báo cáo nhưng việc mua cổ phần mới bằng tiền mặt nói chung thì không; công ty nộp Form 1120 trong cả hai trường hợp.

Quy tắc áp dụng cho hai loại công ty Hoa Kỳ:

• LLC một thành viên do một người nước ngoài (cá nhân hoặc công ty ở nước ngoài) sở hữu toàn bộ. LLC bị bỏ qua về thuế thu nhập, nhưng một quy định coi LLC là công ty đối với Form 5472. IRS gọi là foreign-owned U.S. DE (pháp nhân bị bỏ qua về thuế). Năm tính thuế của LLC là năm tính thuế Hoa Kỳ của chủ sở hữu nếu chủ sở hữu phải nộp tờ khai Hoa Kỳ, nếu không là năm dương lịch (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty không phải DE và nộp như công ty (hướng dẫn Form 5472).
• Công ty Hoa Kỳ mà một người nước ngoài sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, ít nhất 25% quyền biểu quyết hoặc giá trị vào bất kỳ lúc nào trong năm (hướng dẫn Form 5472). Công ty chỉ tồn tại một phần của năm nộp tờ khai cho phần đó (26 CFR 1.6012-2(a)).

Năm đầu không còn đơn giản khi hạn nộp đã gần hoặc đã qua, chủ sở hữu sống ở nước ngoài và không có cố vấn tại Hoa Kỳ, chi phí được trả từ tài khoản nước ngoài bằng tiền tệ khác, dịch vụ thành lập đã trả lệ phí rồi lập hóa đơn cho chủ sở hữu, chủ sở hữu góp tiền cả dưới dạng cổ phần lẫn khoản vay, hoặc chủ sở hữu có thể là người cư trú về thuế Hoa Kỳ (thẻ xanh, đủ số ngày ở Hoa Kỳ, hoặc chọn nộp tờ khai Hoa Kỳ chung với vợ/chồng) và do đó hoàn toàn không phải là người nước ngoài.

Hãy chuẩn bị trước khi ai đó lập hồ sơ nộp:

• Hóa đơn và biên lai thành lập, cho thấy ai đã trả, từ tài khoản nào và vào ngày nào
• Xác nhận hồ sơ của tiểu bang kèm ngày thành lập
• Thư xác nhận EIN
• Sao kê ngân hàng đầu tiên và xác nhận chuyển tiền cho khoản gửi mở tài khoản
• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, nước cư trú về thuế và mã số thuế nước ngoài của chủ sở hữu
• Tỷ giá dùng cho mọi khoản thanh toán bằng tiền tệ khác

Lệ phí thành lập LLC có phải là giao dịch phải báo cáo trên Form 5472 không?

Có, khi chủ sở hữu đã trả. Part V của Form 5472 bao gồm mọi giao dịch giữa LLC thuộc sở hữu nước ngoài và chủ sở hữu chưa được báo cáo ở Part IV (nơi ghi khoản vay), gồm các khoản trả hoặc nhận liên quan đến việc thành lập LLC và các khoản góp vào LLC (hướng dẫn Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi)). Giao dịch là mọi việc chuyển tiền hoặc tài sản, dù thực hiện thế nào và có ghi chép hay không (26 CFR 1.482-1(i)(7)).

Cả hướng dẫn lẫn quy định đều không nói lệ phí trả trước khi tiểu bang lập LLC thuộc về năm nào. Ví dụ của chính quy định báo cáo việc lập LLC và góp tài sản vào LLC trong năm đầu của LLC (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), Example 1), và liệt kê khoản lệ phí như vậy trong bản kê khai của năm đầu là làm theo ví dụ đó.

Part V chỉ áp dụng cho LLC thuộc sở hữu nước ngoài. Với công ty, chi phí thành lập do chủ sở hữu trả nói chung là khoản vay nếu công ty phải hoàn lại, được báo cáo ở Part IV là tiền đi vay; nếu được ghi nhận là vốn, nói chung không được báo cáo trên Form 5472 của công ty. Xem góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.

Khoản góp vốn, như khoản gửi đầu tiên, có ghi trên Form 5472 không?

Với LLC, có, dù được ghi chép thế nào. Tiền chủ sở hữu góp vào, kể cả khoản gửi đầu tiên, được ghi trên bản kê khai Part V kèm ngày và số tiền như một khoản góp vốn hoặc, nếu LLC phải hoàn lại, ở Part IV dòng 17 như tiền đi vay, theo số dư đầu và cuối năm (hướng dẫn Form 5472). Là loại nào tùy vào giấy tờ; xem hồ sơ giao dịch của LLC thuộc sở hữu nước ngoài. Hãy báo cáo mọi số tiền bằng đô la Hoa Kỳ và đính kèm tỷ giá đã dùng (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Với công ty, điều đó tùy vào số tiền mua gì. Tiền mặt trả cho cổ phần mới phát hành nói chung không nằm trong các loại giao dịch mà quy định liệt kê cho công ty thông thường. Số tiền cho vay hoặc đi vay, và tiền lãi trên đó, được liệt kê (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)). Là loại nào tùy vào cách ghi chép việc góp vốn; xem góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.

Form 5472 không có giao dịch: có còn phải nộp không?

Với LLC, không. LLC thuộc sở hữu nước ngoài không có giao dịch phải báo cáo ở Part IV, V hoặc VI trong năm thì không nộp Form 5472 (hướng dẫn Form 5472). Form 1120 giản lược chỉ tồn tại để mang theo Form 5472, nên không nộp gì cho năm đó.

Rất ít LLC mới không có giao dịch phải báo cáo trong năm đầu. Có người trả tiền để lập LLC, và tài khoản được mở bằng tiền của chủ sở hữu. Chỉ khi cả hai việc xảy ra sau cuối năm, chẳng hạn chủ sở hữu trả hóa đơn thành lập và gửi khoản đầu tiên vào tháng 1, thì các giao dịch đầu tiên mới rơi vào năm thứ hai. Hãy giữ bằng chứng về các ngày đó. Nếu dịch vụ thành lập đã trả lệ phí tiểu bang trước cuối năm và chủ sở hữu trả hóa đơn của dịch vụ sau đó, các nguồn không nói khoản lệ phí đó thuộc năm nào; nộp cho cả năm thành lập thì không bỏ sót năm nào. LLC giữ sổ sách theo phương pháp dồn tích báo cáo các khoản đã dồn tích, nên khoản nợ chủ sở hữu hoặc chủ sở hữu nợ vào cuối năm có thể được tính trước khi được trả (hướng dẫn Form 5472).

Với công ty, Form 1120 vẫn đến hạn. Mọi công ty tồn tại trong bất kỳ phần nào của một năm nộp tờ khai cho phần đó, dù có thu nhập hay không. Công ty đã nhận điều lệ nhưng chưa bao giờ hoàn tất việc tổ chức, không kinh doanh và không có thu nhập có thể được miễn nộp chỉ sau khi trình bày các dữ kiện đó với IRS (26 CFR 1.6012-2(a)). Form 5472 chỉ được đính kèm cho bên liên quan có giao dịch phải báo cáo, nhưng Schedule K câu hỏi 7 vẫn hỏi một người nước ngoài có sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, ít nhất 25% hay không (hướng dẫn Form 1120).

LLC thuộc sở hữu nước ngoài nộp gì cho năm thành lập?

Form 1120 giản lược kèm Form 5472. Trên Form 1120, chỉ điền tên và địa chỉ của LLC, mục B (EIN) và mục E, và viết "Foreign-owned U.S. DE" ngang đầu (hướng dẫn Form 5472). Ở mục E, đánh dấu "Initial return" (hướng dẫn Form 1120). LLC cần EIN riêng cho hồ sơ này: hướng dẫn Form SS-4 nêu Form 5472 là lý do LLC thuộc sở hữu nước ngoài xin EIN (hướng dẫn Form SS-4). Hướng dẫn Form 1120 cho phép ghi "Applied For" khi EIN chưa đến vào hạn nộp, nhưng hướng dẫn Form 5472 không nói bộ hồ sơ này dùng được, nên hãy xin EIN ngay khi tiểu bang lập LLC.

Trên Form 5472, các mục điền cho năm đầu là:

Gửi bộ hồ sơ bằng fax (300 DPI trở lên) đến số 855-887-7737, hoặc gửi thư đến Internal Revenue Service, 1973 Rulon White Blvd, M/S 6112, Attn: PIN Unit, Ogden, UT 84201. Không dùng các địa chỉ của Form 1120, và không nộp điện tử: hướng dẫn nói foreign-owned U.S. DE không thể nộp Form 5472 điện tử (hướng dẫn Form 5472). Các năm sau theo LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài nộp những gì.

Công ty thuộc sở hữu nước ngoài nộp gì cho năm đầu?

Form 1120 đầy đủ cho năm tính thuế đầu tiên, kèm Form 5472 cho mỗi bên liên quan mà công ty có giao dịch phải báo cáo (hướng dẫn Form 5472). Năm đó bắt đầu vào ngày sớm nhất công ty có cổ đông, có tài sản hoặc bắt đầu kinh doanh, thường là ngày thành lập (hướng dẫn Form 1128). Điền ngày của năm ngắn vào ô năm tính thuế ở đầu và đánh dấu "Initial return" ở mục E (hướng dẫn Form 1120).

Công ty nộp theo cách hướng dẫn Form 1120 chỉ dẫn, không qua bộ phận fax dành cho LLC. Schedule K câu hỏi 7 về chủ sở hữu nước ngoài, và phần còn lại của tờ khai đầu tiên không có doanh thu, nằm trong tờ khai công ty đầu tiên khi chưa có doanh thu.

Tờ khai đầu tiên đến hạn khi nào, và gia hạn thế nào?

Ngày 15 tháng 4 khi năm đầu ngắn kết thúc ngày 31 tháng 12: ngày 15 của tháng thứ tư sau ngày kết thúc năm (hướng dẫn Form 1120). Form 7004, nộp chậm nhất vào ngày đó, gia hạn thời hạn nộp tờ khai thêm sáu tháng, đến ngày 15 tháng 10 với năm dương lịch, nhưng không gia hạn thời gian nộp thuế (hướng dẫn Form 7004). Hạn rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp.

Với năm đầu ngắn hơn 12 tháng, dòng 5b của Form 7004 hỏi lý do; "Initial return" là một trong các ô (Form 7004). Quy tắc Form 7004 của LLC đến từ hướng dẫn Form 5472.

Tiền phạt cho việc bỏ qua năm thành lập là bao nhiêu?

$25.000, tính cho công ty phải nộp (với LLC thuộc sở hữu nước ngoài, là chính LLC), cho mỗi năm tính thuế không nộp Form 5472 bắt buộc đúng hạn và đúng cách, hoặc không lưu hồ sơ bắt buộc. Khoản phạt được tính một lần cho mỗi bên liên quan mỗi năm cho các vi phạm đó, và form về cơ bản không đầy đủ được coi là chưa nộp (hướng dẫn Form 5472; 26 USC 6038A(d); 26 CFR 1.6038A-4(a)). Nếu việc không nộp tiếp tục hơn 90 ngày sau khi IRS gửi thông báo, thêm $25.000 áp dụng cho mỗi bên liên quan, cho mỗi khoảng thời gian 30 ngày hoặc một phần của khoảng đó. Năm ngắn hay số tiền nhỏ không làm giảm khoản phạt.

Năm đầu dễ bị bỏ sót:

• Hạn nộp đến nhanh. LLC được lập vào cuối tháng 11 có tờ khai đến hạn trong chưa đầy năm tháng.
• Công ty không có thu nhập, và điều đó khiến người ta nghĩ không có gì để nộp. Form 5472 dựa trên giao dịch, không dựa trên thu nhập.
• Gói dịch vụ thành lập có thể kết thúc với hồ sơ tiểu bang và EIN. Xem thuế sau dịch vụ thành lập trực tuyến.
• LLC không có tờ khai thuế thu nhập riêng để nhắc việc nộp.

IRS có thể miễn phạt nếu công ty chứng minh có lý do chính đáng và thiện chí trong một bản kê khai ký dưới hình phạt khai man, và IRS quyết định liệu chứng minh đó có đủ không (26 CFR 1.6038A-4(b)). Năm đầu bị bỏ lỡ được trình bày trong hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ và tiền phạt.

Nên giữ những hồ sơ nào từ ngày đầu?

Sổ sách thường trực cho thấy cách xử lý thuế Hoa Kỳ đúng của mọi giao dịch với chủ sở hữu và các bên liên quan khác, kèm chứng từ đằng sau mỗi bút toán (26 CFR 1.6038A-3(a)). LLC thuộc sở hữu nước ngoài không được hưởng ngoại lệ nào dành cho công ty nhỏ đối với các quy tắc hồ sơ này. Công ty có tổng doanh thu tại Hoa Kỳ dưới $10.000.000 được miễn các quy tắc đó, nhưng vẫn giữ sổ sách thông thường theo quy tắc hồ sơ chung (26 CFR 1.6038A-1(h) và (i)). Không lưu hồ sơ bắt buộc chịu cùng khoản phạt $25.000 như không nộp (hướng dẫn Form 5472).

Với năm thành lập, hãy giữ các giấy tờ trong danh sách chuẩn bị ở trên, cộng hồ sơ cổ phần hoặc giấy nợ cho mọi khoản chủ sở hữu của công ty đã góp. Mỗi bút toán nên ghi gì, và các lần chuyển tiền sau đó nào được tính, nằm trong hồ sơ giao dịch của LLC thuộc sở hữu nước ngoài.

Ví dụ

Chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi công ty dùng năm dương lịch.

LLC được lập ngày 20 tháng 11, chủ sở hữu ở Brazil

Một nhà sáng lập sống ở Brazil lập LLC Wyoming vào ngày 20 tháng 11. Cô trả $300 chi phí thành lập từ thẻ của chính mình ngay hôm đó, rồi gửi $1.000 vào tài khoản của LLC vào tháng 12. Cô ghi cả hai là khoản góp, không phải khoản vay.

Năm tính thuế đầu tiên của LLC chạy từ ngày 20 tháng 11 đến ngày 31 tháng 12. LLC nộp Form 1120 giản lược đánh dấu "Initial return" kèm Form 5472: dòng 1j, 2 và 3 được đánh dấu, một bản kê khai Part V liệt kê $300 và $1.000, và $1.300 ở dòng 1f. Bộ hồ sơ đến hạn ngày 15 tháng 4, hoặc ngày 15 tháng 10 nếu Form 7004 được fax hoặc gửi thư chậm nhất vào ngày 15 tháng 4.

Công ty được lập ngày 10 tháng 12, chủ sở hữu ở Ấn Độ

Một nhà sáng lập sống ở Ấn Độ thành lập C corporation Delaware vào ngày 10 tháng 12, và công ty phát hành cổ phần cho cô ngay hôm đó, nên năm tính thuế đầu tiên chạy từ ngày 10 tháng 12 đến ngày 31 tháng 12. Cô trả chi phí thành lập $500 từ thẻ của chính mình; vào ngày 15 tháng 12 công ty đồng ý hoàn lại cho cô. Vào ngày 28 tháng 12 cô chuyển khoản $5.000 mà cô đã đồng ý trả cho cổ phần.

Nếu cô không được nợ $500, riêng việc mua cổ phần nói chung sẽ không để lại gì cho Form 5472 năm đó, nhưng Form 1120 vẫn đến hạn ngày 15 tháng 4.

LLC được lập ngày 30 tháng 12, đến tháng 1 mới trả gì

Một dịch vụ thành lập nộp hồ sơ LLC vào ngày 30 tháng 12 và lập hóa đơn cho chủ sở hữu, sống ở Đức. Anh trả hóa đơn $400 và gửi $2.000 vào ngày 12 tháng 1. LLC giữ sổ sách theo phương pháp tiền mặt.

Vì dịch vụ đã trả lệ phí tiểu bang vào tháng 12, các nguồn không giải quyết liệu năm thành lập có thật sự trống không. Anh giữ hóa đơn, biên lai thanh toán và sao kê ngân hàng cho thấy các ngày.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn lập công ty vào cuối năm, hạn nộp đầu tiên đã gần hoặc đã qua, và bạn sống ở nước ngoài không có cố vấn tại Hoa Kỳ. Tờ khai hoặc Form 7004 đến hạn vào hạn thông thường; hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty kèm danh sách chuẩn bị ở trên.
• Bạn đã bỏ lỡ năm đầu hoặc đã nhận thông báo phạt. Xem hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ và tiền phạt và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• LLC của bạn đã qua năm đầu. Xem LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài nộp những gì.
• Bạn không chắc các lần chuyển tiền nào được tính, hoặc cách ghi chép chúng. Xem hồ sơ giao dịch của LLC thuộc sở hữu nước ngoài.
• Form 1120 đầu tiên của công ty bạn không có doanh thu. Xem tờ khai công ty đầu tiên khi chưa có doanh thu.
• Bạn đang góp vốn cho công ty và phải chọn giữa cổ phần và khoản vay. Xem góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.
• Một dịch vụ thành lập đã lập công ty và bạn không chắc còn lại gì cho bạn. Xem thuế sau dịch vụ thành lập trực tuyến.
• Các chủ sở hữu là công dân Hoa Kỳ hoặc người cư trú về thuế Hoa Kỳ. Form 5472 có thể không áp dụng; xem năm tính thuế đầu tiên của công ty mới.
• Một công ty ở nước ngoài, không phải một người, sở hữu công ty. Xem công ty con tại Hoa Kỳ của công ty nước ngoài.
• LLC có chủ sở hữu thứ hai. Nói chung LLC là hợp danh với các hồ sơ khác; xem công ty có đồng sở hữu nước ngoài.
• Bạn được hỏi về báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi. Xem ai còn phải nộp báo cáo BOI.