Form 5472 và tiền Amazon chuyển về: sổ sách LLC nước ngoài

Tiền sàn thương mại chuyển vào tài khoản ngân hàng của LLC có phải khai trên Form 5472 không?

Không tự nó. Form 5472 báo cáo các giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu với bên liên quan. Sàn thương mại, đơn vị xử lý thanh toán đứng sau cửa hàng trực tuyến hoặc app store chỉ là bên liên quan nếu có quan hệ với LLC hoặc chủ sở hữu theo các phép thử của luật thuế (hướng dẫn Form 5472; 26 CFR 1.6038A-1(d)). Nếu LLC là người bán, tiền thanh toán là tiền bán hàng của LLC, không phải khoản mục của Form 5472. Nếu người bán là bạn hoặc một công ty khác, một khoản tiền vào là tiền bán hàng hay tiền bạn góp vào sẽ tùy các sự kiện nêu dưới đây.

LLC nộp tờ khai cho năm có giao dịch phải báo cáo với bên liên quan. Tiền bạn góp vào hoặc rút ra đều được tính, nên năm bạn cấp vốn cho LLC hoặc rút tiền ra thường là năm phải nộp, kể cả khi mọi lần bán đều cho người mua không liên quan. Tiền phạt do không nộp hoặc không lưu hồ sơ là $25.000, và tăng thêm nếu tình trạng này tiếp diễn sau thông báo của IRS (hướng dẫn Form 5472). Biểu mẫu được nộp cùng Form 1120 pro forma của LLC chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ 4 sau khi năm thuế kết thúc, và Form 7004 nộp chậm nhất vào thời điểm đó sẽ gia hạn hạn nộp (hướng dẫn Form 5472; hướng dẫn Form 1120). Quy tắc nộp tờ khai có trong LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu phải nộp gì.

Form 5472 báo cáo các giao dịch và không phải nộp thuế. Lợi nhuận có bị đánh thuế tại Hoa Kỳ hay không là vấn đề riêng: cá nhân không cư trú có thu nhập kinh doanh tại Hoa Kỳ thường khai khoản này trên Form 1040-NR (Publication 519).

Trường hợp không đơn giản khi:

• tài khoản bán hàng đứng tên bạn hoặc tên công ty khác, không phải tên LLC;
• tiền thanh toán chuyển về nhiều tài khoản, tài khoản nước ngoài hoặc ví điện tử;
• LLC bán trên nhiều nền tảng, hoặc bán ứng dụng cùng với hàng hóa;
• có năm chưa nộp, hoặc người chuẩn bị thuế yêu cầu Form 5472 mà bạn không phân biệt được khoản tiền nào là tiền bán hàng và khoản nào là tiền của chính bạn.

Hãy chuẩn bị trước: hồ sơ đăng ký tài khoản bán hàng, các biểu mẫu thuế bạn đã đưa cho từng nền tảng, báo cáo thanh toán, sao kê của mọi tài khoản đã nhận tiền, và mọi Form 1099-K hoặc Form 1042-S. Danh sách đầy đủ nằm ở phần hồ sơ bên dưới.

Trong mọi trường hợp này, các khoản tiền vào phải được phân loại thành tiền bán hàng và tiền chủ sở hữu chuyển trước khi lập đúng Form 5472. Đó là việc ghi sổ kế toán trước; xem phần cuối.

Khi LLC bán hàng qua sàn thương mại, cái gì phải khai trên Form 5472?

Tiền, tài sản và dịch vụ chuyển giữa LLC với bạn, các công ty khác của bạn hoặc người thân. Bên liên quan là chủ sở hữu, bất kỳ ai có quan hệ với chủ sở hữu hoặc LLC theo các phép thử về quan hệ gia đình và kiểm soát của luật thuế, và bất kỳ ai có quan hệ theo quy tắc section 482 (hướng dẫn Form 5472). Phép thử về gia đình chỉ gồm anh chị em ruột của một cá nhân, vợ/chồng, tổ tiên trực hệ như cha mẹ, và hậu duệ trực hệ như con cái (26 U.S.C. 267(c)(4)).

Các loại giao dịch này lấy từ hướng dẫn Form 5472 và 26 CFR 1.6038A-2(b). Một giao dịch được tính dù thực hiện theo cách nào và dù có ghi lại hay không (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Nếu công ty liên quan hoặc người thân là người Hoa Kỳ (US person), Part IV đến VI không liệt kê chi tiết giao dịch đó, nhưng vẫn có thể phải nộp một Form 5472 riêng cho bên đó, và sổ sách vẫn phải ghi lại (hướng dẫn Form 5472). Nhật ký và các trường thông tin có trong hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu.

Tên chủ tài khoản bán hàng có quan trọng không?

Có, đối với sổ sách và hồ sơ giấy tờ, nhưng tự nó không quyết định thu nhập có chịu thuế hay không. Về thuế thu nhập, LLC một thành viên là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded), tức không tách khỏi chủ sở hữu, và chủ sở hữu bị đánh thuế trên thu nhập của LLC (hướng dẫn Form 5472); chủ sở hữu cũng là người nhận khoản thanh toán trả cho LLC (Publication 515). Tên tài khoản làm thay đổi ba điều khác:

1. Form 5472: một khoản tiền vào là doanh thu bán hàng của chính LLC hay là khoản chuyển giữa bạn và LLC.
2. Biểu mẫu thuế đã nộp và tên ghi trên mọi Form 1099-K hoặc Form 1042-S (xem các phần bên dưới).
3. Bằng chứng: hợp đồng người bán, các lần mua hàng và hồ sơ giao dịch với khách hàng phải cùng chỉ về một bên với bên bán hàng.

Hướng dẫn và quy định của Form 5472 không đề cập đến tài khoản bán hàng, nên câu trả lời đến từ sự kiện thực tế: ai đã ký hợp đồng người bán, ai đã mua và sở hữu hàng hóa, và ai làm việc với khách hàng. Hãy ghi sổ từng kỳ theo các sự kiện đúng trong kỳ đó, và giữ bằng chứng cho cách hiểu ấy.

Nếu tài khoản bán hàng đứng tên tôi nhưng tiền thanh toán chuyển vào tài khoản ngân hàng của LLC thì sao?

Có hai cách hiểu, và sự kiện thực tế quyết định chọn cách nào:

• Đó là hoạt động kinh doanh của LLC dưới đăng ký của bạn. LLC mua hàng, giao hàng và chịu chi phí. Tiền thanh toán là doanh thu bán hàng của LLC, không có gì chuyển giữa bạn và LLC, và việc tên không khớp là vấn đề giấy tờ cần sửa với nền tảng từ nay về sau.
• Đó là hoạt động kinh doanh của bạn và bạn đã chuyển tiền vào LLC. Tiền thanh toán là của bạn. Số tiền bạn chuyển vào LLC là khoản góp vốn trong bản kê Part V, và doanh thu bán hàng của LLC chỉ bắt đầu khi chính LLC bán hàng.

Ghi khoản góp vốn của chủ sở hữu thành doanh thu bán hàng làm doanh thu của LLC bị khai cao lên và bỏ sót một khoản chuyển phải báo cáo; ghi doanh thu bán hàng của LLC thành khoản góp vốn thì ngược lại. Nếu cả hai cách hiểu đều đúng, vì LLC bán một số sản phẩm còn bạn bán những sản phẩm khác, hãy chia các khoản tiền vào theo báo cáo của nền tảng cho từng mặt hàng hoặc từng kỳ, không chia theo số tiền ngân hàng. Việc sửa từ nay về sau không thay đổi các khoản đã nhận trước đó: mỗi kỳ trước đó đứng trên sự kiện thực tế của chính kỳ ấy.

Nếu tiền thanh toán chuyển về tài khoản ngân hàng nước ngoài hoặc ví điện tử của tôi thì sao?

Nếu LLC là người bán, tiền bán hàng thuộc về LLC dù nền tảng chuyển tiền đi đâu. Nếu nền tảng trả vào tài khoản của chính bạn, sổ sách ghi doanh thu bán hàng của LLC và khoản tiền trả cho bạn. Hãy phân loại theo mục đích: khoản phân phối; khoản hoàn trả một số tiền có chứng từ mà LLC nợ bạn, làm giảm số dư đó và không phải là khoản phân phối mới; hoặc khoản vay cho bạn, chỉ khi có điều khoản hoàn trả mà bạn chứng minh được. Tiền bạn sau đó gửi lại để mua hàng hoặc quảng cáo là khoản góp vốn hoặc khoản trả nợ vay. Hãy ghi từng chặng như một khoản chuyển riêng, vì mỗi lần chuyển tiền là một giao dịch riêng (26 CFR 1.482-1(i)(7)).

Chủ tài khoản là người có tên và giấy tờ định danh trên tài khoản, không phải thương hiệu của ứng dụng. Nếu tài khoản thuộc về người thân hoặc công ty bạn kiểm soát, khoản thanh toán có thể là giao dịch với bên liên quan. Nếu tài khoản thuộc về một nhà cung cấp không liên quan được trả trực tiếp, sổ sách ghi một khoản thanh toán cho nhà cung cấp được cấp vốn từ khoản tiền nhận về.

Nếu LLC giữ hoặc ký trên một tài khoản nước ngoài, LLC có thể có nghĩa vụ FBAR riêng: xem FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài. Nếu nhiều năm tiền thanh toán đã chuyển về tài khoản cá nhân hoặc tài khoản nước ngoài, các khoản chuyển của từng năm cần được dựng lại trước khi nộp các biểu mẫu trễ: xem dựng lại sổ sách cho các hồ sơ chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót.

Tôi đưa biểu mẫu thuế nào cho sàn thương mại, và ai là người nhận tiền?

Bạn đưa, không phải LLC. Người nhận khoản thanh toán trả cho một pháp nhân bị bỏ qua về thuế là chủ sở hữu của pháp nhân đó (Publication 515). Chủ sở hữu nước ngoài đưa một biểu mẫu W-8, và người nước ngoài không được đưa Form W-9 (hướng dẫn cho bên yêu cầu W-9).

Form W-9 điền tên và EIN của LLC cho một LLC do người nước ngoài sở hữu không đúng với yêu cầu trong các hướng dẫn này. Bảng câu hỏi trực tuyến cũng theo cùng quy tắc. Bên chi trả không có biểu mẫu hợp lệ phải áp dụng các quy tắc suy định của IRS, và nếu không khấu trừ thuế phải khấu trừ trên khoản thanh toán cho người nước ngoài, cả bên chi trả lẫn người nước ngoài đều chịu trách nhiệm về khoản thuế đó, kèm tiền lãi và tiền phạt (Publication 515).

Vì sao Form 1099-K, báo cáo bán hàng và các khoản tiền vào ngân hàng không khớp nhau?

Chúng đo những thứ khác nhau. Form 1099-K ghi tổng số tiền thanh toán, tính theo ngày của từng giao dịch, trước phí, hoàn tiền, phí vận chuyển hoặc các điều chỉnh khác (hướng dẫn Form 1099-K). Khoản tiền vào ngân hàng là số ròng sau phí, hoàn tiền và mọi khoản dự phòng (tiền nền tảng giữ lại để đối phó với việc hoàn tiền), và đến sau thời điểm bán. Vì vậy, tổng doanh thu bán hàng, trừ hoàn tiền, phí và khoản dự phòng bị giữ, cộng hoặc trừ chênh lệch thời điểm ở các đầu kỳ, bằng số tiền vào ngân hàng. Cách đối chiếu từng dòng có trong đối chiếu doanh thu bán hàng và tiền thanh toán.

Người bán do người nước ngoài sở hữu có thể thấy biểu mẫu khác với người bán tại Hoa Kỳ:

• Sàn thương mại hoặc ứng dụng thanh toán phải báo cáo các khoản thanh toán trên Form 1099-K khi tổng vượt $20.000 trong hơn 200 giao dịch, và có thể gửi cả khi dưới mức đó. Ngưỡng này không áp dụng cho thanh toán bằng thẻ, như thanh toán tại cửa hàng trực tuyến của chính bạn (IRS: Hiểu rõ Form 1099-K của bạn).
• Bên chi trả tại Hoa Kỳ không cần nộp tờ khai cho người nhận có địa chỉ nước ngoài khi trả bên ngoài Hoa Kỳ vào tài khoản ở nước ngoài và giữ chứng từ, như Form W-8, trước khi thanh toán. Bên chi trả vẫn có thể phải nộp nếu có địa chỉ tại Hoa Kỳ hoặc có chỉ dẫn thường xuyên chuyển vào tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ, trừ khi bên đó không biết người nhận là người Hoa Kỳ (US person) và thu Form W-8 trong vòng 90 ngày kể từ hợp đồng người bán. Các hướng dẫn không đề cập đến LLC được trả vào tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ, nên người bán như vậy vẫn có thể nhận Form 1099-K: hãy hỏi nền tảng họ nộp biểu mẫu nào và lưu lại câu trả lời (hướng dẫn Form 1099-K).
• Các khoản thanh toán phải khấu trừ thuế đối với người nước ngoài (chapter 3), như tiền bản quyền có nguồn từ Hoa Kỳ, được báo cáo trên Form 1042-S (Publication 515).

Form 1099-K báo cáo các khoản thanh toán. IRS cho biết hãy dùng nó cùng các hồ sơ khác để xác định thu nhập chịu thuế (IRS: Hiểu rõ Form 1099-K của bạn); nó không quyết định thu nhập có bị đánh thuế tại Hoa Kỳ hay phải báo cáo trên Form 5472 hay không. Nếu biểu mẫu ghi sai người nhận hoặc số tiền, hãy nhờ nền tảng sửa.

Làm sao ghi doanh thu bán hàng, phí, hoàn tiền và khoản thanh toán để tiền chủ sở hữu luôn tách riêng?

Ghi tổng doanh thu bán hàng của nền tảng là doanh thu, phí và hoàn tiền trên các dòng riêng, và khoản thanh toán là tiền mặt quyết toán các khoản đó. Chỉ chuyển tiền của chủ sở hữu qua các tài khoản của chủ sở hữu.

1. Hãy tạo chủ sở hữu, và từng công ty hoặc người thân liên quan, thành một đối tượng liên hệ riêng, kèm các tài khoản vốn chủ sở hữu cho khoản góp vốn và khoản phân phối, cùng một tài khoản riêng cho khoản tiền dự kiến sẽ được hoàn lại.
2. Với mỗi kỳ quyết toán, hãy nhập từ báo cáo của nền tảng tổng doanh thu bán hàng, hoàn tiền, phí và các khoản tính phí, cùng mọi khoản dự phòng bị giữ lại. Số ròng phải bằng khoản tiền vào. Không bao giờ ghi số ròng của khoản tiền vào là doanh thu bán hàng.
3. Gắn thẻ mọi khoản tiền vào là tiền thanh toán của nền tảng hoặc tiền chủ sở hữu chuyển, và mọi khoản chi ra là nhà cung cấp, khoản tính phí của nền tảng hoặc khoản của chủ sở hữu như khoản phân phối hay hóa đơn cá nhân. Tiền từ tài khoản của chính bạn không bao giờ được ghi vào doanh thu bán hàng.
4. Ghi nhật ký mọi khoản chủ sở hữu chuyển, kèm ngày, số tiền, loại tiền và chứng từ. Mỗi tháng, hãy khớp mọi kỳ quyết toán với một khoản tiền vào, và khớp các tài khoản của chủ sở hữu với nhật ký.

Các bước đầy đủ hơn có trong ghi sổ kế toán cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và ghi sổ kế toán hằng tháng cho người bán hàng.

Thuế suất Hoa Kỳ và khoản khấu trừ nào áp dụng cho tiền thanh toán từ sàn thương mại hoặc app store của người không cư trú?

Với hàng hóa bạn mua về bán lại, thuế Hoa Kỳ thường đánh vào lợi nhuận, không đánh vào khoản thanh toán. Thu nhập từ ứng dụng và nội dung số tùy vào cách giao dịch được phân loại. Hiệp định thuế có thể thay đổi cả hai kết quả. Với chủ sở hữu là cá nhân, thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (effectively connected income, tức thu nhập gắn với hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ) bị đánh thuế trên lợi nhuận sau các khoản khấu trừ theo thuế suất lũy tiến. Thu nhập cố định hoặc có thể xác định có nguồn từ Hoa Kỳ nhưng không gắn với hoạt động đó (thu nhập kiểu thụ động như tiền bản quyền) bị đánh thuế đồng đều 30% trên tổng số, hoặc theo mức thấp hơn của hiệp định (Publication 519).

Tên gọi trên khoản thanh toán của app store không quyết định cách phân loại: quy định cho biết hình thức các bên chọn không mang tính quyết định (26 CFR 1.861-18(g)), và bản sao phải hủy hoặc tự vô hiệu sau một thời gian định sẵn có thể là cho thuê (26 CFR 1.861-18(f)). Kết quả tùy vào hợp đồng của cửa hàng và các sự kiện thực tế. Yêu cầu hưởng mức khấu trừ thấp hơn theo hiệp định được nêu trên Form W-8BEN của chủ sở hữu, Part II (công ty chủ sở hữu dùng Form W-8BEN-E), và lập trường theo hiệp định làm giảm thuế trên tờ khai của chủ sở hữu thường được khai báo trên Form 8833 đính kèm (Publication 519). Văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh cố định tại Hoa Kỳ cũng có thể làm thay đổi nguồn của một lần bán (Publication 519). Tờ khai của chính chủ sở hữu tách biệt với hồ sơ thông tin của LLC: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài nợ thuế Hoa Kỳ và tờ khai của người không cư trú cho thu nhập kinh doanh.

Hồ sơ nào cho thấy thu nhập là của ai?

Hãy giữ các giấy tờ cho thấy ai là người bán, ai được trả tiền và ai sở hữu tài khoản. Quy định yêu cầu hồ sơ phải lâu dài, chính xác, đầy đủ và xác lập rõ ràng thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế, gồm cả hồ sơ liên quan đến giao dịch với bên liên quan (26 CFR 1.6038A-3(a)). Với việc bán hàng qua sàn thương mại và app store, hãy giữ:

• hợp đồng người bán và trang đăng ký có tên pháp lý, quốc gia và mã số thuế trên tài khoản;
• mỗi Form W-8 hoặc W-9 đã đưa, kèm ngày và tên đã dùng;
• mọi báo cáo thanh toán hoặc quyết toán, và mọi Form 1099-K hoặc Form 1042-S;
• sao kê của từng tài khoản nhận tiền, có tên chủ tài khoản;
• hóa đơn nhà cung cấp và bằng chứng ai đã trả tiền, cùng nơi hàng nằm khi được bán;
• nhật ký các khoản chuyển của bạn, các công ty khác của bạn và gia đình bạn, cùng mọi hợp đồng với công ty liên quan cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ.

Tài khoản đứng tên LLC

Một người bán ở Thâm Quyến sở hữu một LLC một thành viên tại Wyoming. Tài khoản đứng tên LLC. Trong năm, báo cáo của nền tảng cho thấy doanh thu bán hàng $150.000, hoàn tiền $10.000 và phí $20.000, và nền tảng trả $120.000 vào tài khoản ngân hàng của LLC tại Hoa Kỳ. LLC chuyển $30.000 vào tài khoản của cô ở Trung Quốc. Cô chưa cho LLC vay khoản nào.

Sổ sách ghi doanh thu bán hàng $150.000, hoàn tiền $10.000 và phí $20.000; $120.000 tiền vào quyết toán số ròng. Nền tảng không liên quan, nên không dòng nào trong đó là khoản mục của Form 5472. $30.000 là khoản phân phối trong bản kê Part V.

Tài khoản đứng tên chính cô

Cũng người bán đó mở tài khoản đứng tên chính cô, và $50.000 tiền thanh toán chuyển vào tài khoản ngân hàng của LLC. Nếu LLC đã mua hàng và giao hàng, $50.000 quyết toán doanh thu bán hàng của LLC: sổ sách ghi riêng doanh thu bán hàng, hoàn tiền và phí theo báo cáo. Nếu cô bán dưới tên của chính mình và chuyển tiền mặt vào LLC, đó là khoản góp vốn $50.000 trong bản kê Part V. Hóa đơn mua hàng của cô, hợp đồng người bán và người làm việc với khách hàng quyết định điều này, và sổ sách phải ghi cách hiểu nào được bằng chứng ủng hộ.

Nhà phát triển ứng dụng trả tiền thuê nhà từ LLC

Một nhà phát triển ở Lisbon sở hữu một LLC tại Delaware. Form W-8BEN của anh ghi tên anh, kèm tên và số tài khoản của LLC ở dòng tham chiếu. App store trả cho LLC $40.000, và LLC trả $5.000 tiền thuê nhà cá nhân của anh. $40.000 đến từ một bên chi trả không liên quan, nên không phải khoản mục của Form 5472. $5.000 là tiền trả hộ anh: khoản phân phối trong nhật ký và trong bản kê Part V, không phải chi phí kinh doanh.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tài khoản bán hàng đứng tên chính bạn hoặc đứng tên hỗn hợp, tiền thanh toán chuyển vào nhiều tài khoản, hoặc bạn không phân biệt được khoản tiền nào là tiền bán hàng và khoản nào là tiền của chính bạn: các sự kiện về tài khoản quyết định mỗi khoản tiền vào được ghi thế nào và năm nào cần Form 5472. Phân loại chúng là việc ghi sổ kế toán trước khi là việc nộp tờ khai: hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Có năm chưa nộp, hoặc bạn đã nhận thông báo: xem các hồ sơ chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót và tiền phạt và dựng lại sổ sách cho các hồ sơ chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót. Việc nộp tờ khai thuộc dịch vụ thuế xuyên biên giới; dựng lại các khoản chuyển của từng năm thuộc dịch vụ ghi sổ kế toán.
• LLC thuộc sở hữu của một công ty ở nước ngoài, không phải cá nhân: nền tảng sẽ yêu cầu Form W-8BEN-E, và hồ sơ Hoa Kỳ của chính chủ sở hữu thì khác; xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty nước ngoài.
• Bạn đang cân nhắc cách rút tiền ra khỏi LLC: xem cách chi trả cho chính mình với tư cách chủ sở hữu nước ngoài.
• Nền tảng yêu cầu địa chỉ hoặc tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ: xem địa chỉ và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ khi ở nước ngoài.
• LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc đã chọn đánh thuế như công ty: LLC nộp tờ khai theo cách khác. Xem thành viên hợp danh nước ngoài và khoản khấu trừ thuế hoặc hồ sơ nộp của C corporation do người nước ngoài sở hữu.