Ghi sổ khoản hoàn tiền của khách và nhà cung cấp, không tính thu nhập

Khoản hoàn tiền trong dữ liệu ngân hàng tự động có phải thu nhập không, và ghi thế nào cho đúng?

Khoản hoàn tiền trong dữ liệu ngân hàng tự động (bank feed) tự nó không phải thu nhập. Khoản hoàn tiền bạn trả cho khách làm giảm doanh thu bán hàng của bạn. Khoản hoàn tiền nhà cung cấp gửi cho bạn làm giảm chi phí hoặc khoản mua mà nó phát sinh từ đó. Cả hai đều không phải khoản bán hàng mới hay chi phí mới (Publication 334; Publication 525). Ngoại lệ là nhà cung cấp hoàn lại khoản bạn đã khấu trừ ở năm trước: khoản đó chỉ là thu nhập trong chừng mực khoản khấu trừ ấy đã làm giảm thuế của bạn, và trường hợp này là câu hỏi dành cho CPA.

Dữ liệu ngân hàng tự động chỉ hiển thị một khoản tiền vào hoặc một khoản thanh toán, và hạng mục gợi ý thường là thu nhập hoặc chi phí. Trong dữ liệu này, "credit" nghĩa là tiền vào, vì thế khoản hoàn tiền từ nhà cung cấp bị gắn nhãn là thu nhập. Thay vào đó, hãy khớp dòng đó với hóa đơn bán hoặc hóa đơn mua ban đầu. Khoản hoàn tiền nhà cung cấp bị ghi là thu nhập để nguyên chi phí ban đầu, nên thu nhập và chi phí đều bị tính quá cao. Khoản hoàn tiền cho khách bị ghi là chi phí để nguyên doanh thu ở mức quá cao. Lợi nhuận vẫn có thể trông đúng trong khi tổng thu, chi phí và phần so sánh với Form 1099-K thì không đúng.

Nếu bạn đã ghi khoản hoàn tiền là thu nhập hoặc chi phí, hãy sửa dòng đó trong năm còn mở: khớp khoản tiền nhà cung cấp gửi vào với hóa đơn mua ban đầu bằng khoản ghi có của nhà cung cấp (vendor credit), và khoản chi hoàn tiền cho khách với hóa đơn bán ban đầu bằng phiếu giảm trừ (credit memo). Nếu năm đó đã đóng sổ hoặc tờ khai đã nộp, đừng sửa các bút toán cũ; xem tiền gửi và chi phí chưa phân loại.

Trường hợp không đơn giản, và đáng để chuyên gia xem lại, khi khoản hoàn tiền qua cuối năm, nằm trong khoản thanh toán chuyển về của đơn vị xử lý thanh toán, có cả thuế bán hàng, hoặc để lại Form 1099-K không khớp với sổ sách. Hãy gom hóa đơn ban đầu, xác nhận hoàn tiền hoặc ghi có, báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán và mọi Form 1099-K.

Làm sao ghi khoản hoàn tiền tôi trả cho khách, và nó hiện ở đâu trên Schedule C?

Hãy lập phiếu giảm trừ hoặc khoản hoàn tiền vào hóa đơn ban đầu, cho toàn bộ số tiền hoặc phần được hoàn. Phiếu giảm trừ là ghi chú làm giảm số khách nợ bạn, hoặc cho thấy bạn nợ khách, vì hàng trả lại hoặc giảm giá. Khoản thanh toán hoàn tiền xóa phiếu giảm trừ, nên tiền chi ra không bao giờ là chi phí. Publication 334 coi khoản ghi có cho hàng trả lại và các khoản giảm giá khác trên doanh thu là khoản trừ khỏi tổng doanh thu.

Trên Schedule C, hãy nhập khoản hoàn tiền thành số dương ở line 2. LLC một thành viên cũng nộp Schedule C, trừ khi đã chọn chịu thuế như công ty. Line 2 bao gồm khoản hoàn tiền mặt hoặc ghi có cho sản phẩm trả lại, và khoản giảm giá được cho thay thế (hướng dẫn khai Schedule C). Tổng thu (line 1) trừ line 2 ra thu ròng (line 3). Doanh nghiệp dịch vụ cũng theo cách này: lợi nhuận gộp của họ là thu ròng, tức tổng thu trừ hoàn tiền, khoản chiết khấu hoàn lại và các khoản giảm giá khác (Publication 334).

Công ty ghi khoản hoàn tiền mặt và ghi có ở line 1b của Form 1120 hoặc Form 1120-S. Hợp danh có line 1b "less returns and allowances" (trừ hàng trả lại và giảm giá) trên Form 1065.

Nếu sản phẩm trả lại quay về kệ, hãy đưa nó trở lại hàng tồn kho để giá vốn hàng bán cũng giảm; chỉ hoàn giá bán thì lợi nhuận bị thấp. Nếu bạn giữ phí nhập lại hàng (restocking fee), chỉ số tiền đã trả lại mới là khoản hoàn tiền. Đây là thực hành ghi sổ.

Nếu giao dịch bán có thuế bán hàng, hãy tách khoản hoàn tiền. Nơi thuế đánh lên người mua và bạn thu hộ cho tiểu bang, chỉ phần giá làm giảm doanh thu và phần thuế làm giảm thuế bán hàng phải nộp (Publication 334). Nơi tiểu bang đánh thuế lên bạn là người bán, thuế là một phần tổng thu của bạn và quy tắc khác đi; xem bút toán thuế bán hàng. Bạn có đòi lại được thuế đã nộp cho tiểu bang hay không là do luật tiểu bang: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Làm sao ghi khoản hoàn tiền nhà cung cấp gửi cho tôi?

Hãy khớp khoản tiền vào với hóa đơn mua ban đầu bằng khoản ghi có của nhà cung cấp, và giữ nó ngoài doanh thu và thu nhập khác. Khoản ghi có của nhà cung cấp (vendor credit) là bút toán gắn khoản hoàn tiền, hoặc giấy báo ghi có của nhà cung cấp, vào hóa đơn mua. Khoản hoàn tiền làm giảm đúng tài khoản chi phí mà hóa đơn đã ghi vào. Với hàng mua để bán lại, hàng trả lại và giảm giá được trừ khỏi tổng số mua (Publication 334). Khi khoản hoàn tiền và chi phí rơi vào cùng một năm, khoản hoàn tiền làm giảm khoản khấu trừ và không được khai là thu nhập (Publication 525).

Nếu nhà cung cấp giữ phí nhập lại hàng hoặc phí hủy, chỉ số tiền họ gửi lại mới làm giảm hóa đơn; phí đó vẫn là chi phí. Nếu khoản hoàn tiền về thiếu, sau phí chuyển khoản hoặc do đổi tỷ giá, hãy ghi khoản hoàn tiền vào hóa đơn mua và phần chênh lệch vào phí ngân hàng hoặc chênh lệch tỷ giá, không phải thu nhập. Đây là thực hành ghi sổ.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp giấy báo ghi có hoặc xác nhận hoàn tiền nêu rõ hóa đơn và số tiền.

Chúng tôi trả hóa đơn của nhà cung cấp hai lần và họ hoàn lại một lần: tôi ghi gì?

Hãy kiểm tra lần thanh toán thứ hai được ghi thế nào, rồi giữ chi phí của hóa đơn ở một khoản duy nhất và giữ khoản hoàn tiền ngoài thu nhập. Chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa chứng minh được khoản khấu trừ; hóa đơn cho thấy chi phí thực sự đã phát sinh (Publication 583). Lần thanh toán thứ hai cho một hóa đơn không có hóa đơn thứ hai đứng sau.

1. Tìm cả hai lần thanh toán và hóa đơn duy nhất.
2. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận hoàn tiền hoặc ghi có nêu rõ hóa đơn.
3. Nếu lần thanh toán thứ hai đã bị ghi vào chi phí, hãy ghi khoản hoàn tiền là khoản ghi có trừ vào chi phí nhà cung cấp đó. Nếu nó nằm ở một khoản nhà cung cấp nợ bạn, hãy khớp khoản hoàn tiền với số dư đó; lợi nhuận không đổi. Đừng bao giờ ghi nó là khoản tiền gửi vào thu nhập.
4. Nếu nhà cung cấp cho ghi có vào hóa đơn kế tiếp thay vì trả tiền mặt, hãy ghi một khoản ghi có của nhà cung cấp và áp dụng nó, để lần thanh toán sau nhỏ hơn.

Nếu khoản hoàn tiền vẫn chưa về vào cuối năm, hãy ghi nó là khoản nhà cung cấp nợ bạn. Nếu khoản thanh toán trùng đã được khấu trừ trên tờ khai đã nộp và khoản hoàn tiền về vào năm sau, đó là trường hợp khoản khấu trừ năm trước ở phần kế tiếp, một câu hỏi dành cho CPA.

Khoản hoàn tiền về vào năm sau năm phát sinh chi phí: lúc đó nó có là thu nhập không?

Khoản nhà cung cấp hoàn lại cho chi phí của năm trước chỉ là thu nhập trong chừng mực khoản khấu trừ đó đã làm giảm thuế của bạn. Chủ doanh nghiệp một chủ khai khoản thu hồi cho một khoản đã khấu trừ ở năm trước trên Schedule C, trừ phần khấu trừ trước đó không làm giảm thuế. Nếu bạn loại một phần ra, tờ khai phải kèm bản tính cho thấy cách làm (Publication 334; 26 USC 111). Khoản thu hồi được tính trong năm bạn nhận, và việc khoản lỗ hoặc tín thuế chuyển sang năm sau tăng lên nhờ khoản khấu trừ ấy được tính là đã làm giảm thuế (Publication 525; 26 USC 111(c)). Khoản hoàn tiền làm giảm một chi phí từng được hưởng tín thuế có thể thay vào đó phải cộng lại khoản tín thuế (26 USC 111(b)); đó là câu hỏi dành cho CPA.

Hợp danh khai khoản thu hồi là thu nhập (lỗ) khác trên Schedule K, line 11, code J (section 111); S corporation làm tương tự trên Schedule K, line 10, code J (hướng dẫn khai Form 1065; hướng dẫn khai Form 1120-S). Thu nhập khác của C corporation, line 10 của Form 1120, liệt kê các khoản thu hồi nợ khó đòi đã khấu trừ ở những năm trước; khoản hoàn tiền của khoản khấu trừ khác được ghi ở đâu là câu hỏi dành cho CPA, cũng như cách kiểm tra lợi ích thuế cho các chủ sở hữu và khoản hoàn tiền trên thiết bị hoặc tài sản khấu hao khác, là những thứ quy tắc thu hồi không bao gồm (Publication 334).

Phía khách hàng thì khác. Publication 525 nói các quy tắc về hoàn trả của nó, kể cả quy tắc đặc biệt cho khoản hoàn trả lớn, không áp dụng cho hàng trả lại và khoản giảm giá (Publication 525). Việc loại trừ đó theo luật về quyền yêu cầu (claim of right), vốn không áp dụng cho khoản khấu trừ gắn với việc bán hàng tồn kho hoặc tài sản giữ để bán (26 USC 1341(b)(2)). Khoản hoàn lại phí dịch vụ của năm trước có thể cần xem xét riêng theo quyền yêu cầu. Khoản hoàn tiền của một giao dịch bán năm trước hiện trên tờ khai thế nào là câu hỏi dành cho CPA.

Các quy tắc về thời điểm này theo phương pháp tiền mặt, trong đó thu nhập được tính khi nhận và chi phí khi trả. Theo phương pháp dồn tích, thu nhập được tính trong năm kiếm được và chi phí trong năm phát sinh (Publication 538). Theo phương pháp dồn tích, khoản hoàn tiền hoặc giảm giá cho một giao dịch bán sau nhìn chung có hiệu lực về thuế khi được trả, hoặc khi giao dịch bán sau được ghi nhận, và một ngoại lệ cho khoản định kỳ có thể chuyển năm (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Khoản hoàn tiền gần cuối năm là câu hỏi dành cho CPA. Xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích và hóa đơn trả trong năm thuế sau.

Làm sao hoàn tiền một phần cho hóa đơn, hoặc cho phiếu giảm trừ hay tín dụng cửa hàng?

Hãy ghi hoàn tiền một phần giống hoàn tiền toàn bộ, chỉ cho phần được hoàn. Lập phiếu giảm trừ cho số tiền đó vào hóa đơn; khoản thanh toán hoàn tiền xóa phiếu. Khoản giảm giá được cho thay thế hoàn tiền cũng ghi vào Schedule C line 2 (hướng dẫn khai Schedule C).

Trong sổ sách của bạn, phiếu giảm trừ làm giảm doanh thu khi bạn lập, và Publication 334 coi khoản ghi có cho hàng trả lại và các khoản giảm giá khác là khoản trừ khỏi tổng doanh thu (Publication 334). Tín dụng cửa hàng chỉ dùng cho lần mua sau thì khác về thuế: trên sổ dồn tích, nó nhìn chung có hiệu lực cùng giao dịch bán sau (26 CFR 1.461-4(g)(3)), nên hãy nhờ kiểm tra các khoản tín dụng cuối năm theo phương pháp của bạn. Cho đến khi khách dùng, đó là khoản bạn nợ họ. Khi họ dùng, hãy ghi giao dịch bán mới đủ số tiền và áp dụng khoản tín dụng như một phần thanh toán, để không ghi tiền mặt hai lần. Cách ghi số dư của tín dụng là thực hành ghi sổ thông thường, không phải quy tắc của IRS.

Vì sao Form 1099-K không khớp với sổ sách sau các khoản hoàn tiền?

Vì box 1a là số gộp theo thiết kế. Nó tính mỗi giao dịch theo đủ số tiền vào ngày xảy ra, không điều chỉnh cho các khoản ghi có, chiết khấu, phí, số tiền đã hoàn, phí vận chuyển hay bất kỳ khoản nào khác (Instructions for Form 1099-K). IRS nói một khoản thanh toán trên mẫu không nhất thiết là thu nhập chịu thuế, và dặn người nhận tiền kiểm tra hồ sơ của mình cho những khoản đó (IRS: Việc cần làm với Form 1099-K). Vì thế, một giao dịch bán tháng 12 được hoàn tiền vào tháng 1 vẫn nằm nguyên trên mẫu của tháng 12.

Để khớp mẫu với sổ sách, hãy bắt đầu với box 1a rồi trừ các khoản đã hoàn và ghi có. Với chủ doanh nghiệp một chủ, đó là các khoản ở Schedule C line 2. Phần còn lại của cầu nối, gồm chiết khấu, thuế bán hàng, phí và khoản thu mà mẫu không hiển thị, có trong đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán chuyển về. Nếu bản thân mẫu sai, hoặc ghi sai tên hay mã số thuế, xem mẫu thuế sai hoặc đã sửa của nền tảng.

Nếu khoản hoàn tiền bị trừ ngay trong khoản thanh toán chuyển về của đơn vị xử lý thanh toán, hoặc quay lại dưới dạng chargeback thì sao?

Khoản thanh toán chuyển về có thể về sau khi trừ hoàn tiền và phí, nên dữ liệu ngân hàng tự động chỉ hiện một khoản tiền gửi nhỏ hơn và không có dòng hoàn tiền. Hãy ghi doanh thu gộp, hoàn tiền và phí từ báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán để khoản tiền gửi khớp với số ròng. Ghi khoản tiền gửi ròng là doanh thu rồi lại ghi riêng khoản hoàn tiền sẽ tính khoản hoàn tiền hai lần.

Chargeback là việc ngân hàng phát hành thẻ của khách lấy lại tiền qua đơn vị xử lý thanh toán. Đó là quy trình của mạng lưới thẻ, và hướng dẫn khai Form 1099-K không nói gì về nó. Vì box 1a được nêu mà không tính đến số tiền đã hoàn hay bất kỳ khoản nào khác, chargeback nhiều khả năng vẫn nằm trong tổng của mẫu. Khoản tranh chấp bị thua được ghi thế nào tùy vào lý do thua. Đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán chuyển về nói về phương pháp, và chargeback lớn, lặp lại hoặc vào cuối năm là câu hỏi dành cho CPA.

Báo cáo thanh toán chuyển về khác nhau theo từng đơn vị xử lý. Với một nền tảng cụ thể, xem các hướng dẫn về khoản thanh toán chuyển về của đơn vị xử lý thanh toán, khoản thanh toán chuyển về của cửa hàng trực tuyến, tiền gửi từ điểm bán hàng và báo cáo quyết toán của sàn thương mại.

Tôi giữ những chứng từ nào cho một khoản hoàn tiền?

Hãy giữ chứng từ hỗ trợ từng bút toán trong sổ sách. Publication 583 liệt kê phiếu bán hàng, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn, biên lai, phiếu gửi tiền và séc đã hủy là chứng từ hỗ trợ cho sổ sách và tờ khai (Publication 583).

Giữ chúng bao lâu được nói trong thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Hoàn tiền một phần cho đơn hàng trực tuyến

Một cửa hàng trực tuyến bán đơn hàng US$1.500 và sau đó hoàn US$300 vì một món bị hỏng. Cửa hàng lập phiếu giảm trừ US$300 vào giao dịch bán đó và trả tiền hoàn. Doanh thu ròng của đơn hàng là US$1.200, và khoản thanh toán US$300 không phải chi phí. Form 1099-K của đơn vị xử lý thanh toán vẫn tính đủ US$1.500, nên sổ sách thấp hơn box 1a US$300 cho đơn hàng này. Khoản hoàn tiền giải thích chênh lệch.

Hóa đơn nhà cung cấp trả hai lần

Một nhà thầu trả hóa đơn US$2.000 của nhà cung cấp hai lần vào tháng 3 và ghi cả hai khoản vào chi phí. Nhà cung cấp hoàn US$2.000 vào tháng 4. Khi được ghi trừ vào cùng chi phí nhà cung cấp, năm đó cho thấy US$2.000 chi phí và không có thu nhập thêm. Nếu ghi là thu nhập, sổ sách sẽ cho thấy US$4.000 chi phí và US$2.000 thu nhập chưa bao giờ có.

Hoàn tiền gói đăng ký của năm trước

Một gói đăng ký phần mềm US$500 đã được khấu trừ năm ngoái theo phương pháp tiền mặt. Vào tháng 2 năm nay nhà cung cấp hoàn tiền. Khoản hoàn tiền không được trừ vào chi phí của năm nay; đó là khoản thu hồi của khoản khấu trừ năm ngoái. Nếu khoản khấu trừ đó đã làm giảm thuế năm ngoái, US$500 là thu nhập năm nay. Nếu nó chỉ làm giảm thuế một phần, chỉ phần đó là thu nhập; nếu hoàn toàn không làm giảm thuế, không phần nào là thu nhập. Khoản khấu trừ chỉ làm tăng khoản lỗ chuyển sang năm sau vẫn được tính là đã làm giảm thuế. Tờ khai năm ngoái và hồ sơ khoản lỗ chuyển sang năm sau quyết định điều đó, nên CPA sẽ tính.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoản hoàn tiền nằm trong khoản thanh toán chuyển về của đơn vị xử lý thanh toán và tiền gửi không bao giờ khớp với doanh thu: hãy bắt đầu với đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán chuyển về, rồi đưa báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Form 1099-K của bạn cao hơn nhiều so với sổ sách và khoản hoàn tiền không giải thích được: xem đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán chuyển về, hoặc mẫu thuế sai hoặc đã sửa của nền tảng nếu bản thân mẫu có vẻ sai; nếu chênh lệch vẫn còn, hãy đưa nó cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Khoản hoàn tiền qua hai năm thuế hoặc đảo ngược khoản khấu trừ bạn đã nhận trước đó: xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích, và đưa tờ khai trước đó cùng các bảng khoản lỗ chuyển sang năm sau cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai đã nộp tính khoản hoàn tiền là thu nhập, hoặc bỏ sót một khoản: xem điều chỉnh tờ khai khi sai sót về chi phí kinh doanh cho chủ doanh nghiệp một chủ hoặc sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp cho hợp danh hoặc S corporation, và đưa tờ khai cùng sổ sách cho dịch vụ ghi sổ kế toán để cả hai được sửa cùng lúc.
• Thuế bán hàng đã nộp trên giao dịch bị hoàn tiền, hoặc nhà cung cấp tính nhầm: xem nộp tờ khai thuế bán hàng, thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai và giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng; nếu sổ sách chưa bao giờ phản ánh các khoản hoàn tiền, hãy đưa các hồ sơ đã nộp cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã hoàn tiền đặt cọc hoặc tiền giữ chỗ trước khi làm xong việc, hoặc hoàn tiền từ tài khoản cá nhân hay ứng dụng: cách ghi tiền đặt cọc tùy vào việc nó có được tính là thu nhập khi nhận hay không, và khoản hoàn tiền từ tài khoản cá nhân còn phải cho thấy chủ sở hữu đã bỏ tiền ra; xem hóa đơn trả trong năm thuế sau và đưa hồ sơ cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Các khoản khác trong dữ liệu ngân hàng tự động trông như thu nhập nhưng không phải: xem dữ liệu ngân hàng tự động không phải là đối chiếu và tiền gửi và chi phí chưa phân loại, và dịch vụ ghi sổ kế toán nếu cần xem lại nhiều tháng như vậy.
• Nhiều tháng hoàn tiền chưa bao giờ được ghi sổ: xem theo kịp sổ sách bị chậm và dịch vụ ghi sổ kế toán.