باقة مسك الدفاتر والضرائب أونلاين أم مكتب CPA؟ ما تفحصه

هل أستخدم باقة أونلاين لمسك الدفاتر والضرائب أم أُبقي محاسب CPA مستقلًا؟

لا يحسم الاسم الأمر. الباقة شكل من أشكال التسعير وليست مؤهلًا مهنيًا: يجوز لأي شخص يحمل رقم تعريف معدّ الإقرارات الضريبية (PTIN) أن يعدّ إقرارات اتحادية مقابل أجر (IRS: اختيار محترف الضرائب)، ويمكن لمكتب CPA أيضًا أن يبيع برسم ثابت. وتحسمه خمس إجابات مكتوبة: من يوقّع إقراراتك، ومن يتحدث باسمك أمام IRS، وأي الإقرارات يغطيها الرسم، ومن يتحمل المسؤولية إذا فشل إيداع الرواتب، ومن يحتفظ بسجلاتك وبيانات الدخول إليها. تضع IRS قواعد للمعدّين وأصحاب العمل، لا لما تتضمنه الباقة، لذا فالنطاق المكتوب هو دليلك الوحيد.

قارن بالإجمالي لا بالرسم الشهري. أضف ما لا يشمله الرسم (إقرارات الولايات، وإقرارات الرواتب، والأشهر المتأخرة، والرد على إشعار)، وقابله بعرض مكتوب من محاسب CPA للقائمة نفسها. ولمعرفة ما يرفع الرسم الشهري، راجع تكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

إذا كان مزوّد واحد يمسك الدفاتر ويعدّ الإقرارات ويدير الرواتب، فإن ثغرة واحدة في النطاق أو إغلاق الخدمة قد يطال الثلاثة معًا. وإذا كنت تدفع فعلًا لباقة، أو أُغلقت منصتك للتو، وانطبق عليك أي مما سبق، فأول ما يحتاج المحترف إلى رؤيته هو النطاق المكتوب وآخر إقراراتك وملف المحاسبة.

اجمع قبل أن تقارن: النطاق المكتوب أو الشروط، وقائمة الإقرارات المقدمة في العام الماضي، وتقارير مزوّد الرواتب (ربع السنوية ونهاية السنة)، ونسخة مُصدَّرة أو احتياطية من ملف المحاسبة، وكشوف الحساب المصرفي وكشوف البطاقات.

ما الذي قد يسوء مع المحاسبين الرخيصين على الإنترنت؟

لا يكشف الرسم أيًّا من هذه الأمور تغطيه الخدمة؛ النطاق المكتوب هو الذي يكشف ذلك. كل مشكلة أدناه مرتبطة بقاعدة يمكنك التحقق منها قبل أن توقّع، ولها قسمها الخاص.

من يعدّ إقراري ويوقّعه، ومن يتحدث باسمي إذا راسلتني IRS؟

يجب على معدّ الإقرارات المأجور عمومًا أن يوقّع الإقرار، وأن يدخل رقم PTIN، وأن يعطيك نسخة (تعليمات النموذج 1040؛ ⁦26 U.S.C. 6107⁩)؛ أما قدرته على التحدث باسمك بعد ذلك فتتوقف على مؤهله. وتقول تعليمات النموذج 1065 والنموذج ⁦1120-S⁩ الشيء نفسه عن إقرارات الشراكات وشركات S، وتضيف أن المالك يوقّع أيضًا: شريك أو عضو LLC في إقرار الشراكة، ومسؤول مفوَّض في إقرار الشركة. وتقول IRS إن دافع الضريبة مسؤول قانونًا عما يُقدَّم (IRS: سوء سلوك معدّي الإقرارات).

المصدر: صفحة مؤهلات IRS؛ وشرط سجل الإتمام في تعليمات النموذج 2848. يحتاج كل صف من هذه الصفوف إلى رقم PTIN لإعداد الإقرارات مقابل أجر (IRS: متطلبات PTIN). اطلب اسم الشخص الذي سيوقّع. ولمعرفة أدوار مسؤول مسك الدفاتر والمحاسب وCPA، راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.

أي الإقرارات يشملها الرسم الثابت: الاتحادية فقط، أم إقرارات الولاية والرواتب وضريبة المبيعات ونماذج 1099 أيضًا؟

لا يغطي الرسم الثابت إلا الإقرارات التي ينص عليها العقد؛ ولكل إقرار أدناه نموذجه وجهته وموعد استحقاقه.

حاجة الولاية إلى إقرار قاعدة تضعها الولاية نفسها وتجدها في موقع جهتها الضريبية؛ ولا تحسمها صفحة الأسعار. راجع أيضًا الإقرارات التي يقدّمها نشاطك التجاري.

هل استكمال الدفاتر القديمة أو تصحيح أخطاء العام الماضي ضمن السعر؟

فقط إذا نص النطاق المكتوب على ذلك. لا يوجد مصدر من IRS يحدد ما يتضمنه الرسم الشهري، فعامل ثلاث مهام على أنها منفصلة إلى أن يسمّيها النطاق: الأشهر الأقدم التي لا دفاتر لها، وتنظيف ملف خاطئ أو موروث، والتصحيحات. وتشمل التصحيحات الإقرارات المعدّلة ونماذج تصحيح الرواتب مثل النموذج ⁦941-X⁩ (المنشور 15). اسأل عن كل مهمة: هل هي مشمولة أم تُسعَّر على حدة، وما الذي يستوجب رسمًا إضافيًا، ومن يعدّ الإقرارات المعدّلة ويوقّعها. ولمعرفة ما يحدد التكلفة، راجع تكلفة استكمال الدفاتر المتأخرة؛ ولمعرفة المسار المناسب لملف مضطرب، راجع تنظيف الدفاتر أم البدء من جديد.

إذا كانت الخدمة تدير رواتبي وفات موعد إيداع، فمن يدين لـ IRS؟

عمومًا صاحب العمل هو المدين. بموجب قواعد ضرائب التوظيف، لا تُعدّ شركة خدمات الرواتب أو الوكيل المُبلِّغ الذي يفوّت إيداعًا صاحبَ عمل ولا وكيلًا عنه؛ فهي تقدّم الإقرارات برقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك، أما ما تدين به لك بموجب العقد فمسألة منفصلة. وقد تفرض IRS غرامات وفوائد على حساب صاحب العمل، وقد يُحمَّل صاحب العمل أيضًا مسؤولية شخصية عن بعض الضرائب غير المسددة (المنشور 15، القسم 16؛ IRS: الاستعانة بجهات خارجية لمهام الرواتب).

تختلف بعض الترتيبات. فالوكيل الذي لديه النموذج 2678 معتمدًا، أو الدافع الذي تعيّنه IRS، يقدّم الإقرارات برقم EIN الخاص به ويتحمل مع صاحب العمل مسؤولية تضامنية. وتُعامل منظمة أصحاب العمل المهنية المعتمدة (certified professional employer organization) عمومًا على أنها صاحب العمل بالنسبة للأجور التي تدفعها، مع أنك قد تُعدّ أيضًا صاحب عمل لبعض الموظفين. اسأل أي ترتيب تستخدمه الخدمة، ومن يقدّم إقراراتك برقم EIN الخاص به.

تترتب على الإيداعات المتأخرة غرامة قدرها من ⁦2%⁩ إلى ⁦15%⁩ من الإيداع غير المسدد، بحسب مدة التأخر وهل أرسلت IRS إشعارًا بالفعل؛ والنسب لا تُجمع (IRS: غرامة التأخر في الإيداع). وقد تترتب أيضًا على ضريبة الدخل المستقطعة أو ضريبة الضمان الاجتماعي أو Medicare غير المسددة غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني (trust fund recovery penalty)، وقدرها ⁦100%⁩ من ضريبة الصندوق الاستئماني غير المسددة، على كل شخص مسؤول تصرف عن عمد (⁦26 U.S.C. 6672⁩)؛ ويقول المنشور 15 إن ذلك قد يشمل مسؤولًا في الشركة أو شريكًا أو موظفًا أو محاسبًا. ولدى IRS عمومًا 3 سنوات لتقدير هذه الغرامة، تُحسب من 15 أبريل بعد سنة الرواتب، أو من تاريخ تقديم الإقرار إن كان لاحقًا، ولا حد زمنيًا ما دام الإقرار غير مقدَّم (IRM 5.7.3).

• راقب الإيداعات بنفسك. عندما يسجّلك طرف ثالث في نظام الدفع في IRS (EFTPS)، تتلقى رقم استعلام شخصيًا (Inquiry PIN). استخدمه للتأكد من كل إيداع (المنشور 15).
• أبقِ عنوانك أنت مسجلًا لدى IRS. تُرسل خطابات IRS إلى العنوان المسجل؛ ونقله إلى عنوان المزوّد قد يحدّ مما تعرفه. حدّثه بالنموذج ⁦8822-B⁩.

إذا وصل إشعار بالفعل، فراجع حين لا يدفع مقدّم كشوف الرواتب ضرائبك وأخطاء مسؤول مسك الدفاتر: من يدفع الغرامات.

ماذا يحدث لدفاتري وسجلاتي إذا أغلقت الخدمة أو غادرتها؟

عليك أنت الاحتفاظ بالسجلات، أياً كان من يحتفظ بها. على كل شخص مسؤول عن ضريبة أن يحتفظ بسجلات (⁦26 U.S.C. 6001⁩)، وتقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن الاحتفاظ بدفاتر تدعم الإقرار وعن تقديمها عند الفحص (IRS: الأسئلة الشائعة عن سجلات برامج المحاسبة). وإغلاق الخدمة لا يغيّر ذلك.

• المدة. عمومًا حتى تنتهي فترة التقادم الخاصة بالإقرار: 3 سنوات بعد التقديم في الحالة المعتادة، ومدة أطول في بعض الحالات (المنشور 583). راجع مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.
• ما يطلبه مدقق IRS غالبًا. ملف النسخة الاحتياطية من برنامج المحاسبة وبيانات دخول المسؤول، لا ملفات الجداول المُصدَّرة. والملف المعاد بناؤه بإدخال المعاملات من جديد لا يلبي الطلب (الأسئلة الشائعة في IRS). وإذا كانت الخدمة تحتفظ ببيانات دخول المسؤول الوحيدة، فإن تسليم هذا الملف يتوقف عليها.
• ما يجب أن يعيده المعدّ. على الممارس، عند الطلب، أن يعيد فورًا السجلات التي يحتاجها العميل للوفاء بالتزاماته الضريبية الاتحادية، ولا يبرر نزاع الرسوم عمومًا عدم الإعادة، ضمن حدود تضعها القاعدة (⁦31 CFR 10.28⁩). ولا تشمل الدورية 230 تلقائيًا معدّ الإقرارات غير الحاصل على مؤهل إذا اكتفى بإعداد الإقرارات (IRS: الممارسة الضريبية الأخلاقية)؛ ويوافق المشاركون في برنامج موسم التقديم السنوي على معايير الممارسة فيها (IRS: الأسئلة الشائعة عن البرنامج). أما أي مزوّد آخر، بمن فيهم خدمة تمسك الدفاتر فقط، فيحدد العقد وقانون الولاية الأمر، فاحصل كتابةً على شروط إعادة السجلات وتصدير ملف المحاسبة.

احتفظ بنسخك الخاصة من الإقرارات الموقّعة وتقارير الرواتب وكشوف الحساب المصرفي وكشوف البطاقات، ونسخة احتياطية حديثة من ملف المحاسبة. راجع السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة. وإذا اختفت الخدمة بالفعل أو احتجزت ملفك بسبب فاتورة غير مسددة، فراجع تسلّم الدفاتر من محاسب سابق.

من يستطيع الاطلاع على بيانات دخولي المصرفية وبياناتي الضريبية؟

كل من تعطيه بيانات دخول أو ملفًا، لذا امنح فقط ما يحتاجه العمل. يجب على معدّ الإقرارات الاحتفاظ بخطة مكتوبة لحماية بيانات العملاء: تقول IRS إن قاعدة الضمانات (Safeguards Rule) التابعة للجنة التجارة الاتحادية (FTC) تشترط على معدّي الإقرارات وضع خطط أمنية وتنفيذها، وإن عدم ذلك قد يؤدي إلى تحقيق من FTC (المنشور 4557). كما يجعل القانون الاتحادي من الجنحة أن يفشي شخص يعمل في إعداد إقرارات ضريبة الدخل، أو في تقديم خدمات متصلة بإعدادها، معلومات قُدمت لأجل إقرار أو يستخدمها لغرض آخر، عن علم أو بتهور، مع استثناءات في القانون واللوائح (⁦26 U.S.C. 7216⁩).

يذكر المنشور 4557 خطوات تستحق أن تسأل عنها: تسجيل الدخول متعدد العوامل (خطوة ثانية بعد كلمة المرور) لكل من يصل إلى معلومات العملاء، وبيانات دخول منفصلة لكل شخص، وحصر الوصول بمن يحتاجونه. ويطلب كذلك من المعدّ اختيار مزوّدين خارجيين يحافظون على الضمانات، فاسأل هل يطّلع أحد من خارج المكتب على ملفاتك. والمنشور موجّه إلى معدّي الإقرارات؛ أما الخدمة التي تمسك الدفاتر فقط فلا يسميها، فاطرح عليها الأسئلة نفسها. وللوصول الذي لا يمكنه تحريك الأموال، راجع منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.

هل يستطيع المكتب نفسه التعامل مع إشعار من IRS أو مع تدقيق؟

عمومًا فقط إذا كان من يرد مسموحًا له بتمثيلك ويحمل تفويضك المكتوب. يستطيع محاسب CPA أو وكيل مسجل أو محامٍ التعامل مع أي شأن لدى IRS. أما المعدّ ذو الحقوق المحدودة فلا يستطيع تمثيلك في إقرار لم يعدّه، ولا في الاستئناف أو التحصيل (صفحة مؤهلات IRS).

• النموذج 2848 يفوّض فردًا مؤهلًا للممارسة أمام IRS بتمثيلك والاطلاع على معلوماتك الضريبية السرية وتلقيها (IRS: نبذة عن النموذج 2848). ويجب أن يذكر كل نموذج وكل فترة؛ وتعيد IRS النموذج الذي يكتب «كل السنوات» (تعليمات النموذج 2848). أما النموذج 8821 فيتيح للشخص الذي تسميه الاطلاع على تلك المعلومات أو تلقيها فقط، ولا يتيح لمعدّ لا يملك حقوق تمثيل أن يمثلك (IRS: نبذة عن النموذج 8821؛ تعليمات النموذج 2848). وتسمّي الشراكة الخاضعة لنظام التدقيق المركزي ممثلًا للشراكة في إقرارها؛ تحقق من الاسم المذكور.
• في النموذجين 1065 و⁦1120-S⁩، خانة «نعم» بجوار توقيع المعدّ تتيح لـ IRS الاتصال بالفرد الذي وقّع لأسئلة المعالجة. ويجوز لهذا الشخص أيضًا أن يقدّم لـ IRS معلومات ناقصة، وأن يتصل بها بشأن المعالجة، وأن يرد على إشعارات معينة عن الأخطاء الحسابية وإعداد الإقرار. ولا تتيح له إلزام النشاط التجاري ولا تمثيله بأي شكل آخر أمام IRS. وهي تشمل ذلك الفرد وحده لا المكتب، وتنتهي في موعد لا يتجاوز تاريخ استحقاق إقرار السنة التالية، دون احتساب التمديدات (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩).
• اطّلع على الإشعارات بنفسك. يمكن لشراكة أو شركة S أو شركة C أن تفتح حسابًا ضريبيًا للأعمال (Business Tax Account) يعرض إشعارات IRS وخطاباتها، لكن الوصول الكامل يُمنح لمسؤول معيَّن (Designated Official): شريك عام أو عضو مدير في الشراكة، أو مسؤول أو عضو مدير يعمل موظفًا حاليًا بنموذج ⁦W-2⁩ في الشركة. ويمكن لمالك منشأة فردية لديه EIN أن يفتح حسابًا أيضًا. أما LLC بعضو واحد فلا يستطيع بعدُ الحصول على وصول كامل، سواء قدّم إقراره بصفته منشأة فردية أو بالنموذج ⁦1120-S⁩ أو 1065 (IRS: الحساب الضريبي للأعمال).

النموذج 2848 الاتحادي يغطي IRS فقط؛ وإشعارات الولايات تأتي من جهات الولايات، فاسأل هل تردّ الخدمة عليها، وهل تردّ على إشعار عن إقرار لم تعدّه. وإذا وصل إشعار بالفعل، فراجع إشعار IRS لنشاطك التجاري؛ وللفحص راجع تدقيق IRS لنشاط تجاري صغير. ولإنهاء تفويض قديم، راجع تسلّم الدفاتر من محاسب سابق.

كيف أختبر الباقة قبل أن أوقّع؟

وجّه الأسئلة المكتوبة نفسها إلى كل خدمة تقارن بينها، وقارن الإجابات سطرًا بسطر. هناك علامتا تحذير تأتيان مباشرة من إرشادات IRS: معدّ يرفض أن يوقّع أو يعطيك رقم PTIN، واسترداد يُرسل إلى حساب ليس حسابك (IRS: سوء سلوك معدّي الإقرارات). واسأل أيضًا كيف يُحدَّد الرسم. فالدورية 230 تقيّد على الممارسين الرسوم المشروطة بالنتيجة، ومنها رسم يُحسب كنسبة من الاسترداد (⁦31 CFR 10.27⁩)؛ وانطباقها يتوقف على من يعدّ الإقرار وعلى العمل المنجز. ثم:

1. احصل على النطاق مكتوبًا. النماذج والولايات وإيداعات الرواتب واستكمال الدفاتر المتأخرة والتصحيحات والرد على الإشعارات وما يكلّف مبلغًا إضافيًا. راجع خطاب التعاقد على مسك الدفاتر.
2. احصل على اسم الموقّع ومؤهله ورقم PTIN. واسأل متى يُوقَّع النموذج 2848: في البداية، أم بعد وصول إشعار فقط.
3. اطلب شهرًا نموذجيًا. تسويات الحساب المصرفي والبطاقات، وقائمة الدخل، والميزانية العمومية، وقائمة بالأسئلة المفتوحة. راجع ما تتضمنه خدمة مسك الدفاتر الشهرية.
4. اختبر طريق الخروج. اقرأ المدة التي تبقى فيها بياناتك متاحة، وكيف تُعاد السجلات، وأي رسم عليها. واطلب في الشهر الأول نسخة احتياطية من ملف المحاسبة وتأكد أن لديك صلاحيات المسؤول.
5. رتّب مراقبة الرواتب. احصل على وصولك الخاص إلى نظام الدفع في IRS قبل أول دورة رواتب.
6. وافق على كل إقرار قبل تقديمه. لا توقّع أبدًا على إقرار فارغ أو غير مكتمل (IRS: سوء سلوك معدّي الإقرارات).

لأسئلة المقابلة وعلامات التحذير، راجع أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك الدفاتر؛ ولتكلفة كل خيار، راجع تكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

أي الأنشطة التجارية تتجاوز الباقة؟

أعد فحص الباقة ذات النطاق الثابت عندما يضيف النشاط أيًّا مما يلي.

عندما ينطبق صف منها، اطلب من الخدمة أن تسمّي الإقرار كتابةً، أو انقل هذا العمل إلى مكتب يتولاه. وفي الحالتين، حدّد من يتولى الربط السنوي بين الدفاتر والإقرار: راجع من الدفاتر إلى إقرار النشاط التجاري.

مثال

هذه أمثلة توضيحية. كل المبالغ بالدولار الأمريكي.

مستشار بباقة شهرية

تدفع شركة استشارات LLC بعضو واحد في تكساس، تُعامل ضريبيًا كمنشأة فردية، 125 دولار شهريًا (1,500 دولار سنويًا) مقابل الدفاتر وإقرار اتحادي. أحد العملاء في كاليفورنيا. قبل التجديد، يسأل المالك كتابةً: من يوقّع Schedule C، وبأي مؤهل؟ هل يوجد إقرار ولاية ضمن الرسم، وهل إقرار كاليفورنيا رسم إضافي إذا طلبته كاليفورنيا؟ ومن يرد على خطاب من IRS بشأن إقرار أعدّته الخدمة؟ حاجة كاليفورنيا إلى إقرار قاعدة تضعها كاليفورنيا. أما هل تعدّه الباقة فيحدده العقد.

شركة S فات موعد إيداع لها

لدى شركة S موظفان، وتفوّت أداة الرواتب لدى الخدمة إيداعًا اتحاديًا قدره 4,000 دولار. يصل الإيداع إلى IRS متأخرًا 10 أيام، وهو ما يقع في شريحة ⁦5%⁩: 200 دولار، إضافة إلى الفائدة، ما لم تقبل IRS تفسيرًا بوجود سبب معقول. تحاسب IRS الشركة على عنوانها المسجل لديها، لا الخدمة: في هذا المثال الخدمة مزوّد رواتب يقدّم الإقرارات برقم EIN الخاص بالشركة، وليست صاحب العمل. لم يُعدّ المالك وصولًا إلى نظام الدفع في IRS قط، فلم يظهر الفوات إلا عند وصول الإشعار. ولو لم يُودَع المبلغ أبدًا، فقد يواجه شخص مسؤول تصرف عن عمد أيضًا غرامة شخصية على الضريبة المستقطعة.

خدمة تُغلق

تُغلق خدمة أونلاين في مارس. لدى المالك دفاتر 14 شهرًا مبنية على التغذية المصرفية، ولا إيصالات، ولا نسخة من ملف المحاسبة. يتحقق المالك هل الملف تحت بيانات دخوله هو وهل يمكن إعادة تعيين صلاحيات المسؤول، ثم يصدّر نسخة احتياطية. وتُعاد بناء الإيصالات المفقودة من كشوف الحساب والبطاقات حيث تسمح القواعد: راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفية.

هل وضعك مختلف؟

• أنت تدفع بالفعل لباقة، أو أُغلقت منصتك للتو، ولدى نشاطك رواتب، أو إقرار شركة S أو شراكة، أو عدة ولايات، أو إشعار من IRS، أو دفاتر لا تستطيع تسويتها. كل منها يضيف إقرارًا أو التزامًا أو سجلًا قد لا يسمّيه النطاق. يستطيع محترف أن يقارن النطاق المكتوب بإقراراتك وتقارير الرواتب وملف المحاسبة قبل أي نقل: راجع مساعدة في مسك الدفاتر.
• أُغلقت الخدمة أو توقفت عن الرد. راجع تسلّم الدفاتر من محاسب سابق واستبدال مسؤول مسك الدفاتر. وإذا قررت نقل الدفاتر والإقرارات إلى مزوّد واحد، فراجع مساعدة في مسك الدفاتر.
• وصل إشعار من IRS. راجع إشعار IRS لنشاطك التجاري، ومساعدة في مسك الدفاتر إذا كان الإشعار يخص إقرارًا أو إيداعًا تولته الخدمة. وللغرامات الناتجة عن خطأ، راجع أخطاء مسؤول مسك الدفاتر: من يدفع الغرامات.
• الدفاتر متأخرة أو مختلة. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• للنشاط التجاري مالك أجنبي. قد تترتب على شركة أمريكية مملوكة لأجنبي إقرارات معلوماتية، مثل النموذج 5472، لا يسميها نطاق الرسم الثابت (IRS: تعليمات النموذج 5472). راجع تقديم إقرار شركة من الخارج ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تفكر في أن تمسك دفاترك بنفسك، أو في مسؤول مسك دفاتر محلي. راجع مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر ومسؤول مسك دفاتر محلي أم أونلاين.