Buchhaltung in Kanada einrichten: GST/HST, Geschäftsjahr, Belege

Was muss ich vom ersten Tag an aufbewahren, und verlangt die CRA ein bestimmtes System?

Das Gesetz verlangt Unterlagen zu jeder Transaktion, die Ihre Einnahmen und Ausgaben belegen, aber die CRA verlangt kein bestimmtes System. Sie gibt keine Buchführungshefte aus und schlägt keine Bücher vor; elektronische Aufzeichnungen sind zulässig, wenn sie klar und gut lesbar sind (CRA: Geschäftsunterlagen). Der Income Tax Act verlangt Bücher und Unterlagen in einer Form, aus der sich die zu zahlende Steuer bestimmen lässt (Abschnitt 230).

Beginnen Sie am ersten Tag mit diesen Unterlagen:

• Jede Rechnung, die Sie ausstellen, und jeder Beleg für Geld, das Sie ausgeben, in einem beliebigen übersichtlichen System.
• Abrechnungen für jedes Bankkonto und jede Karte, die das Unternehmen nutzt.
• Registrierungsdaten und, bei einer Kapitalgesellschaft, die Gründungsunterlagen.
• Alles, was vor dem ersten Verkauf bezahlt wurde, mit Beleg.

Ein Einzelunternehmer führt für jedes Unternehmen, das er betreibt, getrennte Unterlagen.

Ein Start ist nicht mehr einfach, wenn Sie fakturiert oder verkauft haben, bevor es Bücher gab, GST/HST (oder keine) ohne klares Startdatum berechnet haben, Geschäftsgeld über ein privates Konto geleitet haben oder Ihr Geschäftsjahresende nicht sicher ist. Eine Kapitalgesellschaft braucht außerdem eigene Konten, Aktienkapital und ein Gesellschafterdarlehenskonto. Für Bücher, die schon im Rückstand sind, siehe Überfällige Buchhaltung aufholen.

Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft: Was wird anders eingerichtet?

Ein Einzelunternehmer meldet die Geschäftseinkünfte in Form T2125 mit der persönlichen Steuererklärung. Eine Kapitalgesellschaft reicht für jedes Steuerjahr eine eigene T2-Erklärung ein, auch wenn keine Steuer anfällt (CRA: T2-Leitfaden).

Quellen: CRA: Fälligkeitstermine für Privatpersonen; CRA: T2-Leitfaden, bevor Sie beginnen; CRA: GIFI-Leitfaden. Die CRA verwaltet die Körperschaftsteuer der Provinzen überall außer in Alberta und Québec (CRA: Körperschaftsteuer der Provinzen und Territorien). Eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) in Alberta reicht, sofern sie nicht befreit ist, zusätzlich eine Erklärung für Alberta (AT1) ein, fällig sechs Monate nach dem Geschäftsjahresende; für die Steuer in Alberta gelten eigene Regeln zur Restzahlung (Alberta: Körperschaftsteuer). Québec hat eine eigene Körperschaftsteuererklärung. Zum Wechsel von der einen zur anderen Form siehe Buchhaltung nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft aus dem Einzelunternehmen.

Welches Geschäftsjahresende wähle ich, und kann ich es wählen?

Ein Einzelunternehmer nutzt in der Regel den 31. Dezember. Eine neue Kapitalgesellschaft kann ein beliebiges Geschäftsjahresende wählen, solange ihr erstes Steuerjahr ab der Gründung nicht länger als 53 Wochen dauert.

• Einzelunternehmer: Eine berechtigte Privatperson darf ein anderes Geschäftsjahr nutzen, aber nur durch eine Wahl in Form T1139, die mit der Erklärung eingereicht wird, die den ersten Tag des ersten Geschäftsjahres des Unternehmens enthält, und zwar bis zur Frist dieser Erklärung. Andernfalls gilt der 31. Dezember. Das Formular wird dann jedes Jahr eingereicht, und eine widerrufene Wahl kann nicht erneut getroffen werden (CRA: Form T1139; Income Tax Act, section 249.1). Ein erstes Geschäftsjahr kann kürzer als zwölf Monate sein, weil das Unternehmen mitten im Jahr begonnen hat (CRA: T4002).
• Kapitalgesellschaft: Das Steuerjahr ist das Geschäftsjahr. Eine spätere Änderung braucht in der Regel die Genehmigung der CRA per Brief an die zuständige Dienststelle (Tax Services Office), mit einer kurzen Liste von Ausnahmen (CRA: T2-Leitfaden, Kapitel 1). Auch ein Kontrollerwerb (Acquisition of Control) oder der Eintritt in den Status einer CCPC oder dessen Verlust beendet das Steuerjahr vorzeitig (Income Tax Act, Abschnitt 249; siehe Fiktives Geschäftsjahresende bei Kontrollerwerb).

Die Wahl einer neuen Kapitalgesellschaft bestimmt die Frist für die T2, und ein Geschäftsjahresende kurz nach der Gründung bedeutet ein kurzes erstes Steuerjahr. Klären Sie es vor der ersten Erklärung. Siehe Geschäftsjahresende wählen oder ändern und Zufluss- oder periodengerechte Buchführung.

Wann muss ich mich für die GST/HST registrieren, und sollte ich es früher tun?

Ein Unternehmen muss sich registrieren, sobald seine steuerpflichtigen Umsätze die Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) von $30.000 überschreiten, über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale oder in einem einzelnen Kalenderquartal. Unterhalb dieser Grenze ist es ein Kleinunternehmer, und die Registrierung ist freiwillig; nur ein Taxi- oder gewerbliches Fahrdienstunternehmen muss sich auch als Kleinunternehmer registrieren (CRA: Wann Sie sich registrieren).

Überschreiten Sie die Grenze in einem einzelnen Quartal, endet der Status als Kleinunternehmer mit dem Verkauf, der Sie darüber gebracht hat. Überschreiten Sie sie erst über mehrere Quartale, endet er am Ende des Monats nach diesem Quartal. Die Zählung hat eigene Regeln für verbundene Unternehmen, Umsätze außerhalb Kanadas und Ausnahmen: siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Registrieren Sie sich innerhalb von 29 Tage ab dem Wirksamkeitsdatum. Eine freiwillige Registrierung gilt in der Regel ab dem Tag Ihres Antrags oder bis zu 30 Tage früher. Außerhalb von Québec registrieren Sie sich über den Online-Dienst der CRA; haben Sie keine BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer), erhalten Sie sie mit dem GST/HST-Konto (CRA: Ein GST/HST-Konto registrieren). Liegt der Geschäftssitz in Québec, wenden Sie sich an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec), das dort in der Regel die GST/HST verwaltet (CRA: RC4022).

Sich früher als nötig zu registrieren, ist ein Abwägen. Nach der Registrierung berechnen Sie GST/HST auf steuerpflichtige Verkäufe, reichen Erklärungen ein und führen ab, was Sie vereinnahmt haben, und Sie können Vorsteuerabzüge geltend machen, also einen Abzug für die auf Geschäftskosten gezahlte GST/HST. Ein Kleinunternehmer, der sich nicht registriert, berechnet keine GST/HST (außer auf bestimmte Leistungen mit Grundstücksbezug) und kann keine Vorsteuerabzüge geltend machen (CRA: RC4022). Steuer auf Leistungen, die Ihnen vor der Registrierung erbracht wurden, berechtigt zu keinem Abzug, auch wenn Sie sie nach der Registrierung zahlen. Steuer, die vor der Registrierung für Leistungen nach der Registrierung zu zahlen war, kann geltend gemacht werden, und bewegliches Anlagevermögen sowie Waren, die bei der Registrierung vorhanden sind, können nach gesonderten Regeln berechtigen (CRA: Vorsteuerabzüge). Siehe Vor der Registrierung gezahlte GST/HST geltend machen und, für die Registrierungsprüfung selbst, Wann Sie sich für die GST/HST registrieren. Kapitalgesellschaften brauchen außerdem ihre CRA-Konten: siehe Nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft.

Wie richte ich die GST/HST in den Büchern ein: Sätze, nullbesteuerte und steuerbefreite Verkäufe, PST und QST?

Der Satz richtet sich nach dem Ort der Leistung (Place of Supply), also der Provinz oder dem Territorium, in dem ein Verkauf als ausgeführt gilt; das ist nicht immer der Sitz des Unternehmens. Das Beispiel der CRA ist ein Laptop, der in Nova Scotia geliefert wird und damit in Nova Scotia geleistet ist. Halten Sie PST oder QST getrennt von der GST/HST. Es gelten Sonderregeln, daher sollten Sie einen Verkauf an einen Kunden in einer anderen Provinz prüfen (CRA: Welchen Satz Sie berechnen; CRA: Sätze).

British Columbia, Manitoba und Saskatchewan erheben außerdem PST, Québec die QST. Jede ist eine eigene Steuer, die die CRA getrennt von der GST/HST aufführt und der Provinz überlässt; buchen Sie deshalb jede auf einem eigenen Konto. In Québec verwaltet Revenu Québec die GST/HST in der Regel, und ein Unternehmen mit Sitz dort reicht seine Erklärungen dort ein. Siehe PST nach Provinz.

Zwei Arten von Verkäufen berechnen keine Steuer, und sie sind nicht dasselbe. Ein nullbesteuerter Verkauf, etwa von Grundnahrungsmitteln, ist mit 0 % steuerpflichtig, sodass zugehörige Einkäufe weiter Vorsteuerabzüge auslösen können. Ein steuerbefreiter Verkauf unterliegt nicht der GST/HST, und Einkäufe für steuerbefreite Verkäufe berechtigen in der Regel zu keinem Abzug (CRA: Sätze; CRA: Vorsteuerabzüge).

Eröffnen Sie in den Büchern ein Konto für vereinnahmte GST/HST, ein Konto für auf Einkäufe gezahlte GST/HST, getrennte Konten für PST oder QST und einen Steuercode je Behandlung: steuerpflichtig zum Satz des Orts der Leistung, nullbesteuert und steuerbefreit. Die Schritte für jede Buchung stehen in GST/HST buchen.

Vereinnahmte GST/HST halten Sie treuhänderisch für den Staat (the Crown), bis Sie sie abführen (Excise Tax Act, section 222). Führt eine Kapitalgesellschaft ihre Nettosteuer nicht ab, haften ihre damaligen Direktoren gesamtschuldnerisch mit ihr, sobald die Beitreibung gegen die Kapitalgesellschaft gescheitert ist oder sie sich in Insolvenz, Liquidation oder Auflösung befindet. Sie können bis zu zwei Jahre nach ihrem Ausscheiden als Direktor veranlagt werden, es sei denn, sie haben die Sorgfalt einer vernünftigen, umsichtigen Person aufgewendet, um das Versäumnis zu verhindern (Abschnitt 323).

Was muss ein Beleg zeigen, damit ich Vorsteuerabzüge geltend machen kann, und wie lange habe ich dafür Zeit?

Ein Beleg oder eine Rechnung muss die Angaben enthalten, die zu ihrer Größe passen, und Abzüge müssen innerhalb einer Frist geltend gemacht werden (unten) (CRA: Vorsteuerabzüge).

Die übliche Frist beträgt vier Jahre nach dem Ende des Meldezeitraums, auf den sich der Abzug bezieht: Ein Abzug muss bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung für den letzten Meldezeitraum geltend gemacht werden, der innerhalb dieser Frist endet (Excise Tax Act, Abschnitt 225). Der Einkauf muss für Ihre kommerziellen Tätigkeiten bestimmt sein, und die CRA erwartet, dass Sie vor der Geltendmachung ausreichende Nachweise besitzen. Private Einkäufe berechtigen zu keinem Abzug, und bei manchen Kosten, etwa Bewirtung, ist nur ein Teil zulässig. Siehe Ausgaben ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug. Fehlen auf dem Beleg eines Lieferanten die Registrierungsnummer oder andere Angaben, siehe Belegangaben für den Vorsteuerabzug; gibt es keinen Beleg, siehe Betriebsausgaben ohne Belege.

Wie oft reiche ich die GST/HST ein, und wann ist sie fällig?

Die CRA weist anhand der jährlichen steuerpflichtigen Umsätze einen Meldezeitraum zu, und ein Registrierter kann durch Wahl einen kürzeren wählen, mit Form GST20 oder im Online-Dienst der CRA (CRA: RC4022). Ein neuer Registrierter kann einen Zeitraum wählen, der an seinem Registrierungsdatum beginnt, indem er die Wahl mit dem Antrag einreicht; eine spätere Wahl gilt ab dem ersten Tag eines Geschäftsjahres und wird in der Regel innerhalb von zwei Monaten nach diesem Tag eingereicht (Excise Tax Act, section 250).

Eine monatliche oder vierteljährliche Erklärung und Zahlung sind 1 Monat nach Ende des Zeitraums fällig; bei den meisten Unternehmen sind eine Jahreserklärung und die Schlusszahlung 3 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres fällig. Ein jährlicher Einreicher, der eine Privatperson mit einem Unternehmen ist, ein Geschäftsjahresende am 31. Dezember hat und in diesem Jahr Geschäftseinkünfte für steuerliche Zwecke hatte, zahlt bis zum 30. April und reicht bis zum 15. Juni ein; wer nicht alle drei Bedingungen erfüllt, folgt den obigen Jahresterminen (CRA: Meldefristen). Wie Sie den Zeitraum an das Geschäftsjahr angleichen, steht in GST/HST-Meldezeitraum und Geschäftsjahr.

Welche Konten eröffne ich, damit die T2125 oder die Erklärung der Kapitalgesellschaft einfach wird?

Eröffnen Sie ein Konto für alles, was das Unternehmen besitzt, schuldet, einnimmt und ausgibt, und benennen Sie jedes so, dass es auf einer Zeile der Erklärung landet. Fügen Sie weitere nur hinzu, wenn eine echte Ausgabe oder ein Verkauf ein eigenes Konto braucht.

• Einzelunternehmer: Die Zeile für jede Ausgabe steht in Ausgabenzeilen der T2125.
• Kapitalgesellschaft: Die Erklärung weist eine Bilanz in Schedule 100 und eine Gewinn- und Verlustrechnung in Schedule 125 aus, jede Position mit einem GIFI-Code. Die erste Erklärung einer neuen Kapitalgesellschaft braucht außerdem Schedule 101, die Eröffnungsbilanz. Führen Sie Arbeitspapiere, die die Konten hinter jeder gemeldeten Position zeigen, und senden Sie sie nicht mit der Erklärung ein (CRA: GIFI-Leitfaden).

Der GIFI-Leitfaden geht davon aus, dass Sie die Codes aus Ihrem eigenen Jahresabschluss ableiten; die Kontennamen können daher Ihre eigenen sein, wenn jedes einem Code zugeordnet ist. Siehe Ein Kontenplan, der auf GIFI abgebildet ist und Buchhaltungssoftware auswählen.

Wie halte ich das Geld des Eigentümers vom Geschäftsgeld getrennt?

Kennzeichnen Sie jeden Dollar, der ins Unternehmen fließt oder es verlässt, als Geschäftsgeld, Entnahme, Gehalt oder Darlehen. Die Seite der CRA zu Geschäftsunterlagen für Einzelunternehmer verlangt kein getrenntes Bankkonto, aber ein eigenes Konto und eine eigene Karte für das Unternehmen machen jede Buchung eindeutig zu einer von beiden.

• Einzelunternehmer: Das Unternehmen und der Eigentümer sind ein Steuerpflichtiger, es gibt also kein Gehalt an sich selbst. Für private Kosten und Lebenshaltungskosten ist kein Abzug erlaubt (Income Tax Act, section 18(1)(h)); Geld, das Sie entnehmen, ist daher eine Entnahme, keine Betriebsausgabe. Siehe Entnahmen des Einzelunternehmers.
• Kapitalgesellschaft: Ein Vorteil, den die Kapitalgesellschaft einem Aktionär gewährt, wird in der Regel dem Einkommen des Aktionärs zugerechnet. Auch ein Darlehen an einen Aktionär wird zugerechnet, es sei denn, es wird innerhalb eines Jahres nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem es gewährt wurde, zurückgezahlt und die Rückzahlung gehört nicht zu einer Reihe von Darlehen und Rückzahlungen; es gibt weitere Ausnahmen (sections 15(1), 15(2) und 15(2.6)). Verfolgen Sie Zahlungen ein und aus auf einem Gesellschafterdarlehenskonto. Siehe Buchhaltung für eine neue CCPC und, falls private Kosten schon von der Kapitalgesellschaft bezahlt wurden, Privatkosten, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat.

Was bewahre ich auf, wie lange und wo?

Bewahren Sie Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada (Income Tax Act, Abschnitt 230; CRA: Wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren).

Elektronische Unterlagen müssen den ganzen Zeitraum in einem lesbaren elektronischen Format aufbewahrt werden. Im Ausland gespeicherte und von Kanada aus abgerufene Unterlagen gelten nicht als in Kanada aufbewahrt, es sei denn, die CRA erteilt eine Genehmigung.

Manche Unterlagen, etwa zu langfristigem Vermögen und das Aktienregister, werden länger aufbewahrt, und eine verspätete Erklärung, ein Einspruch, eine Beschwerde oder die Auflösung der Gesellschaft ändern den Zeitraum. Für den Beginn der sechs Jahre und diese Ausnahmen siehe Wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Was mache ich mit Kosten, die vor dem ersten Verkauf bezahlt wurden?

Bewahren Sie jeden Beleg auf und erfassen Sie jede Ausgabe mit ihrem Datum, denn das Startdatum bestimmt ihre Behandlung. Laut CRA werden Einkünfte ab dem Beginn des Unternehmens gemeldet und Ausgaben können ab dann abgezogen werden; ein Unternehmen beginnt, wenn Sie eine wesentliche Tätigkeit aufnehmen, die zu seinem regulären Betrieb gehört, etwa den Einkauf ausreichender Waren zum Weiterverkauf oder von Ausrüstung für den Start. Die Prüfung eines möglichen Unternehmens lässt es nicht beginnen, und diese Kosten der Prüfung sind nicht abziehbar (CRA: T4002). Bei einer Kapitalgesellschaft braucht eine vor der Gründung persönlich bezahlte Ausgabe eine eigene Behandlung, und GST/HST auf Leistungen vor der Registrierung berechtigt zu keinem Abzug (siehe oben). Siehe Anlaufkosten vor dem ersten Verkauf.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Eine freiberufliche Designerin in Ontario beginnt am 15. Januar

Ihre Umsätze je Kalenderquartal betragen C$9.000, C$12.000, C$14.000 und C$10.000, zusammen C$45.000 im Jahr. Nehmen Sie an, jeder Verkauf ist eine steuerpflichtige Leistung an einen Kunden in Ontario und sie hat keine verbundenen Unternehmen. Ihr T2125-Jahr reicht vom 15. Januar bis zum 31. Dezember, und die Erklärung ist am 15. Juni des Folgejahres fällig. Nach dem dritten Quartal betragen ihre Umsätze über die bisherigen Quartale C$35.000, über der Grenze von C$30.000, obwohl kein einzelnes Quartal sie überschritt. Unter diesen Annahmen würde sie Ende Oktober ihren Status als Kleinunternehmer verlieren, ab dem Wirksamkeitsdatum ihrer Registrierung (spätestens ihr erster Verkauf nach dem 31. Oktober) die HST von Ontario berechnen und sich innerhalb von 29 Tagen nach diesem Datum registrieren. Für die Registrierungsprüfung gibt es Ausnahmen.

Eine Kapitalgesellschaft in Alberta, gegründet am 10. März

Sie wählt den 31. Dezember. Ihr erstes Steuerjahr dauert 297 Tage, innerhalb der Grenze von 371 Tagen. Die T2 ist sechs Monate nach dem Geschäftsjahresende fällig, also am 30. Juni des nächsten Jahres. Hat sie eine Betriebsstätte in Alberta, hat ihre AT1 denselben Fälligkeitstermin. Die geschuldete Bundessteuer ist zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende fällig. Der Dreimonatstermin für bestimmte CCPCs prüft das vorige Steuerjahr, das einer Kapitalgesellschaft im ersten Jahr fehlt; zahlt sie bis zum Zweimonatstermin, entfällt die Frage (Income Tax Act, Absatz 248(1)). Für die Steuer in Alberta gelten eigene Regeln zur Restzahlung. Nach der Registrierung würde sie auf Leistungen in Alberta 5 % GST berechnen, und Alberta hat keine PST.

Eine Einzelunternehmerin in Ontario kauft Ausrüstung

Sie zahlt C$2.260: C$2.000 plus C$260 HST, an einen Registrierten. Weil der Gesamtbetrag über C$500 liegt, muss die Rechnung, die den Abzug belegt, den Namen und die Registrierungsnummer des Lieferanten, das Datum, den Gesamtbetrag, die HST, ihren Namen, eine kurze Beschreibung und die Zahlungsbedingungen zeigen. Ist sie registriert und hat sie die Ausrüstung überwiegend für ihr Unternehmen gekauft (mehr als 50 % der Nutzung), können die vollen C$260 als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden; liegt die geschäftliche Nutzung bei 50 % oder darunter, gibt es keinen (Excise Tax Act, Abschnitt 199; CRA: Prozentsätze für bewegliches Anlagevermögen). Hat sie sie vor der Registrierung gekauft, kann die bei der Registrierung vorhandene Ausrüstung nach den gesonderten Regeln berechtigen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben Geschäfte gemacht, bevor es Bücher gab: Gingen Rechnungen ohne klares GST/HST-Startdatum hinaus, floss Geld über ein privates Konto oder ist das Geschäftsjahresende ungeklärt, hängt die Ausgangslage (Registrierungsdatum, Geschäftsjahresende, Kodierung dessen, was schon geschehen ist) von Tatsachen ab, die ein Fachmann prüfen sollte. Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen, Bücher aus Kontoauszügen rekonstruieren und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben GST/HST berechnet, bevor Sie eine Nummer hatten, oder die Grenze ohne Registrierung überschritten: Siehe GST/HST vor der Registrierung berechnet und Nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen oder Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Bücher hinter diesen Zeiträumen nicht in Ordnung sind.
• Sie sind eine neue Kapitalgesellschaft: Aktienkapital, Gesellschafterdarlehen und die erste T2 brauchen Sorgfalt. Siehe Buchhaltung für eine neue CCPC und Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie haben ein Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft überführt: Siehe Buchhaltung nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft aus dem Einzelunternehmen.
• Sie verkaufen in mehreren Provinzen oder in Québec: Siehe Geschäftstätigkeit in mehreren Provinzen.
• Sie werden in US-Dollar bezahlt oder bedienen Kunden in den USA: Siehe Freiberufler mit Zahlung in USD und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie haben einen Geschäftspartner: Siehe Das erste Jahr einer General Partnership.