מהנדסים מחו״ל במרכז נתונים בארצות הברית: מס על שכר ועל החברה

האם עובדים זרים משלמים מס בארצות הברית על כמה שבועות עבודה?

שכר על עבודה בארצות הברית בדרך כלל חייב במס מהיום הראשון, גם בביקור קצר. ההקלה למבקרים עסקיים דורשת עמידה בכל התנאים שלהלן, כולל שכר שאינו עולה על ⁦$3,000⁩; פטורים לפי אמנה ופטורים אחרים בחוק נבחנים בנפרד. ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) בדרך כלל חלים בנפרד, ועבודת ההתקנה של החברה האם יכולה ליצור חובות מס עסקי בארה״ב (פרסום 519 של IRS).

אשרת ביקור עסקי ⁦B-1⁩ אינה פוטרת כשלעצמה שכר על עבודה בארה״ב; עדיין חלים חריגי המס שלהלן (כללי IRS למעסיק זר).

חלקו משכורת רגילה לפי ימי עבודה בארה״ב ובחו״ל. ספרו בנפרד ימי נוכחות לצורך מבחני הפטור.

האם חריג 90 הימים למבקרים עסקיים חל על מהנדסים?

תושבי חוץ חייבים לעמוד בכל 3 התנאים: נוכחות בארה״ב שאינה עולה על 90 ימים בשנת המס, שכר שאינו עולה על ⁦$3,000⁩, ומעסיק זר מזכה שאינו מנהל עסק בארה״ב. שכר מעל התקרה שולל את החריג ללא קשר למשך הביקור (סעיף ⁦861(a)(3)⁩).

חריגה מהתקרה הופכת את כל השכר על שירותים בארה״ב להכנסה ממקור אמריקאי. החזרי הוצאות נסיעה עסקיות עם תיעוד כנדרש אינם נכללים; החזרים עודפים כן נכללים (פרסום 519).

במבחן המעסיק לצורך החריג בארה״ב, מתעלמים רק מהשירותים של האדם המבקר עצמו. שירותי חברי צוות אחרים וכל עסק אחר בארה״ב במהלך שנת המס עדיין נחשבים. לכן צוות שמבצע את התקנת החברה האם בדרך כלל אינו עומד במבחן (⁦26 CFR 1.864-2(b)(2)(ii)⁩).

מבקרים מזכים שאינם תושבי ארה״ב במעמד F, J, M או Q יכולים לקבל פטור נפרד על שכר ממעסיק זר (פרסום 519).

אילו אמנות פוטרות ביקורי עבודה קצרים בארצות הברית?

אין פטור שכר כללי ל-⁠183 ימים. לשכר בארה״ב, משתמשים בתושבות המהנדסים לפי האמנה, ולא באזרחותם או במדינת המעסיק, ועומדים בכל תנאי ההעסקה (הוראות טופס 8233). ההגנה לחברה תלויה בזכאות החברה האם לפי האמנה; כיסוי הביטוח הלאומי נבדק בנפרד. העמודות אינן חייבות להתאים לשורה של אותה מדינה.

מוסד קבע (permanent establishment) הוא נוכחות עסקית בארה״ב שאמנה מכירה בה לצורך מיסוי רווחי החברה. ״נשיאה בעלות השכר״ פירושה נשיאה בעלות הכלכלית שלו (ההסבר לאמנה עם יפן). הצבה זמנית היא שליחות לפי הסכם ביטוח לאומי בין המדינות (totalization agreement) (ההסכם עם יפן).

להקלה המוצעת לטייוואן ולמבנה העסק, ראו חברה זרה שנכנסת לארצות הברית; ההקלה המוצעת אינה פטור בתוקף.

מי מנכה מס במקור: החברה בחו״ל או חברת הבת בארצות הברית?

המעסיק הזר מטפל בשכר חייב במס על עבודה בארה״ב שמשולם בחו״ל. חברת הבת מטפלת בשכר כשהיא הופכת למעסיק (IRS). אם המעסיק שעבורו נעשית העבודה אינו שולט בתשלומי השכר, הגורם ששולט בתשלום נחשב למעסיק לצורך ניכוי מס הכנסה במקור (סעיף ⁦3401(d)(1)⁩).

מעסיק עם חובות שכר בארה״ב בדרך כלל זקוק למספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN), לנהלי טופס ⁦W-4⁩ החלים על תושבי חוץ, להפקדות מסי שכר ולהגשת טופס 941 עד היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון (פרסום 15). מסרו לעובדים והגישו טופסי ⁦W-2⁩ עד 1 בפברואר 2027; מספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN) אינו יכול להחליף מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) בטופס ⁦W-2⁩ (הוראות ⁦W-2⁩).

להקלה לפי אמנה בארה״ב, המהנדסים חותמים מדי שנה על חלק III בטופס 8233; המשלם חותם על חלק IV. חלק I, שורה 2, דורש מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) או מספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN). מי שאינם זכאים ל-⁠SSN מגישים טופס ⁦W-7⁩ עם מסמכים; אם הבקשה למספר עדיין בטיפול, מצרפים טופס ⁦SS-5⁩ או ⁦W-7⁩. המשלם מעביר טופס שקיבל ואישר בתוך 5 ימים מהאישור, וממתין לפחות 10 ימים לאחר משלוח תקין בדואר לפני החלת הפטור בדיעבד על התשלום הראשון שהטופס מכסה. חייבים לנכות במקור אם אי אפשר לקבוע את הזכאות בקלות; ספק מאוחר יותר או התנגדות IRS מחייבים להתחיל או לחדש את הניכוי במקור (ההוראות).

שכר פטור לפי אמנה בארה״ב מחייב טופס ⁦1042-S⁩ וטופס 1042 שנתי, גם אם לא נוכה מס הכנסה במקור. בדרך כלל מגישים את שניהם עד 15 במרץ לאחר שנת התשלום, בהתאמה לסופי שבוע ולחגים. עדיין עשוי להידרש דיווח בטופס ⁦W-2⁩ על ביטוח לאומי (Social Security), מדיקר (Medicare) או שכר לצורכי מס מדינתי (פרסום 515; הוראות טופס 1042).

המעסיק בארה״ב חייב במס ההכנסה שהיה עליו לנכות במקור (סעיף 3403). נושאי משרה או עובדים אחראים שנמנעים במכוון מגבייה או מהעברת מסים שנגבו בנאמנות יכולים לחוב אישית ב-⁠⁦100%⁩ מהסכום שלא הועבר, לפי סעיף 6672 (פרסום 15). תקופת השומה היא בדרך כלל 3 שנים החל מ-⁠15 באפריל הבא, או ממועד הגשת הדוח בפועל אם הוא מאוחר יותר; דוחות שלא הוגשו או דוחות כוזבים יכולים להשאיר את התקופה פתוחה (כללי השומה של IRS).

להסדרת שכר בארה״ב, ראו הקמת הנהלת שכר.

האם מהנדסים שאינם תושבי ארצות הברית משלמים ביטוח לאומי ומדיקר?

בדרך כלל כן, גם אם השכר פטור ממס הכנסה בארה״ב. הסכם ביטוח לאומי בין המדינות (totalization agreement) יכול להשאיר עובדים זכאים במערכת של מדינת המקור; תעודת כיסוי (certificate of coverage) ממדינת המקור מתעדת את הפטור ויש לשמור אותה ברישומי השכר. ללא הסכם, תשלומים במדינת המקור אינם מבטלים ביטוח לאומי (Social Security) או מדיקר (Medicare) בארה״ב. במצבים מסוימים של מעמד F, J, M ו-⁠Q חלים חריגים נפרדים (פרסום 519; רשימת ההסכמים של מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA)).

בארה״ב, כל צד משלם ביטוח לאומי (Social Security) בשיעור ⁦6.2%⁩ על שכר עד ⁦$184,500⁩, ומדיקר (Medicare) של ⁦1.45%⁩ ללא תקרת שכר; עשוי לחול ניכוי מדיקר נוסף מהעובדים. בדקו בנפרד מסי אבטלה פדרליים ומדינתיים (פרסום 15).

האם המדינה שבה נמצא האתר יכולה למסות שכר שפטור לפי אמנה?

כן. קליפורניה בדרך כלל מוסיפה בחזרה להכנסה החייבת את ההכנסה שפטורה לפי אמנה ברמה הפדרלית, אלא אם חל פטור מפורש לצורכי מס מדינתי (הוראות Schedule CA). וירג׳יניה דורשת רישום לניכוי מס במקור ודוחות כשחלה חובה על המעסיק (רשות המסים של וירג׳יניה).

בטקסס אין מס הכנסה ליחידים (החוקה), אך מעסיקים שחייבים במס אבטלה חייבים להירשם בתוך 10 ימים (נציבות כוח העבודה של טקסס (TWC)). ההקלה בניכוי מס עירוני במקור באוהיו בדרך כלל מכסה לכל היותר 20 ימים של עבודת עובד בשנה קלנדרית, בכפוף לחריגים. חריג אחד הוא אתר זמני שבו המעסיק צופה באופן סביר יותר מ-⁠20 ימים של שירותים בפועל באותה שנה קלנדרית; החלפת מהנדסים בסבבים אינה מאפסת את הספירה ברמת המעסיק (סעיף 718.011).

לכמה אתרים בארה״ב, ראו עובדים במדינה אחרת.

האם כל מהנדס צריך להגיש טופס ⁦1040-NR⁩ בארצות הברית?

מהנדסים שאינם תושבי ארה״ב ועוסקים בעסק בארה״ב בדרך כלל מגישים דוח גם כשהשכר פטור לפי אמנה. עמידה בכל תנאי ההקלה למבקרים עסקיים עשויה לבטל את חובת ההגשה אם אין עילה אחרת (⁦26 CFR 1.864-2⁩). זה שונה מהחריג שבוטל, שאפשר אי הגשה כששכר נמוך מסכום הפטור האישי (פרסום 519).

עובדים בארה״ב ששנת המס שלהם קלנדרית והשכר שלהם כפוף לניכוי מס הכנסה במקור בדרך כלל מגישים דוח עד 15 באפריל לאחר סוף השנה; אחרת עד 15 ביוני, בהתאמה לסופי שבוע ולחגים (הוראות ⁦1040-NR⁩). תביעת פטור על הכנסת עבודה לפי אמנה בדרך כלל אינה דורשת טופס 8833. מי שאינם זכאים למספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) מבקשים מספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN) בטופס ⁦W-7⁩ לצורך הדוח; הזיהוי בטופס ⁦W-2⁩ נבדק בנפרד.

ביקורים חוזרים יכולים לעמוד במבחן הנוכחות המהותית בארה״ב: 31 ימים השנה ו-⁠183 ימים בחישוב המשוקלל של 3 השנים. עם פחות מ-⁠183 ימים השנה, מקום עבודה עיקרי לצורכי מס בחו״ל לאורך כל השנה וקשר הדוק יותר לחו״ל, טופס 8840 המוגש עד מועד ⁦1040-NR⁩ עשוי לשמר מעמד תושב חוץ; בקשת תושבות קבע יכולה לשלול זאת. תושבים בשתי המדינות יכולים להסתמך על כלל ההכרעה באמנה (tie-breaker) בטופס 8833 המצורף ל-⁠⁦1040-NR⁩ (פרסום 519). ראו השנה הראשונה כתושבי מס בארצות הברית.

האם התקנה או בדיקות והפעלה ראשונית מחייבות את החברה האם במס בארצות הברית?

חברה אם שמבצעת את חוזה ההתקנה שלה באמצעות צוות בארה״ב בדרך כלל מנהלת עסק בארה״ב (US trade or business). ללא הגנה לפי אמנה, אין תקופת התקנה מוגנת; בדקו חובות מהיום הראשון באתר (סעיף ⁦864(b)⁩).

התקופות באמנה נמדדות לפי משך הפרויקט בארה״ב, ולא לפי שהיית כל מהנדס. גם מסלולים אחרים ליצירת מוסד קבע (permanent establishment) יכולים לחול. חברה אם שמנהלת עסק בארה״ב בדרך כלל מגישה טופס ⁦1120-F⁩, עם טופס 8833 אם היא תובעת הגנה לפי אמנה; ראו דוח מס של חברה זרה בארצות הברית להגשה לפי אמנה או לשמירת הזכות לניכויים ולזיכויים, וכן למידע על מס על רווחי סניף (כללי ההגשה של IRS).

הפרידו חיובים משולבים עבור ציוד והתקנה: התקנה בארה״ב היא הכנסה ממקור אמריקאי; קביעת מקור הרווח מציוד מכוסה במתי בעלים זרים חייבים במס בארצות הברית. לפני קבלת דמי ההתקנה, מסרו ללקוח טופס ⁦W-8ECI⁩ חתום עם מספר זיהוי המעסיק הפדרלי (EIN) של החברה האם, לתיעוד הכנסה הקשורה לעסק. אחרת הלקוח בדרך כלל מנכה ⁦30%⁩ במקור, אלא אם חל תיעוד תקף לפי אמנה. הלקוח אחראי לפי סעיף 1461 למס שלא ניכה במקור (הוראות ⁦W-8ECI⁩; פרסום 515). ייתכן שחלים גם דוחות חברה מדינתיים: וירג׳יניה מחייבת חברה זרה שמקבלת הכנסה ממקור בווירג׳יניה להגיש דוח (רשות המסים של וירג׳יניה). המס על החשבונית נבדק בנפרד: ראו מס מכירה על שרתים, התקנה ותחזוקה.

האם חברת הבת בארצות הברית צריכה להעסיק את צוות ההתקנה?

חברת בת בארה״ב שמנהלת את העובדים ומשלמת להם עבור חוזה התקנה שלה עשויה להשאיר את העבודה במסגרת העסק שלה. העברת תשלומים בלבד אינה מבטלת את פעילות החברה האם: חשוב מי שולט בעבודת העובדים (פרסום 15).

לצוות מטייוואן אין פטור שכר לפי אמנה עם ארה״ב שעלול להתבטל. לצוות שזכאי לפי אמנה, העסקה בחברת בת או החזר עלות משכורת שניתן לזהות יכולים לבטל את הפטור (ההסבר לאמנה עם יפן). חשבונית שירות של החברה האם עשויה להשאיר אותה כמי שמנהלת עסק בארה״ב; הנחיות ההגשה של IRS אינן מעניקות הגנה אוטומטית להעברת עובדים. לתמחור ולטופס 5472, ראו חברת בת בארצות הברית של חברה זרה.

האם תשלומי דיור ומעבר חייבים במס בשליחות ארוכה יותר?

תשלומי דיור במזומן והחזרי הוצאות מעבר בדרך כלל נחשבים לשכר בארה״ב. לתושבי חוץ, מקור הטבות הדיור נקבע לפי מקום העבודה העיקרי; מקור הוצאות המעבר בדרך כלל לפי מקום העבודה החדש, ולא לפי חלוקת ימי העבודה המשמשת למשכורת (פרסום 519). שליחות שצפויה לעלות על 1 שנה נחשבת לבלתי מוגבלת בזמן, ולכן קצבאות מחיה חייבות במס גם אם תועדו כנדרש (פרסום 463). הפטור להוצאות מעבר בוטל לצמיתות לעובדים רגילים במגזר הפרטי (פרסום ⁦15-B⁩).

טיסות אישיות לביקור בבית בדרך כלל נחשבות לשכר בארה״ב אלא אם חל פטור (פרסום 525); מס הכנסה של העובדים שמשולם בידי המעסיק הוא הכנסה נוספת (⁦26 CFR 1.61-14⁩).

תשלומי מלון וארוחות יכולים להישאר מחוץ לשכר בארה״ב כשהמהנדסים נוסעים מחוץ למקום העבודה העיקרי שלהם לצורכי מס, בשליחות שצפויה באופן מציאותי להימשך, ונמשכת בפועל, לא יותר מ-⁠1 שנה. הארכה שהופכת אותה לבלתי מוגבלת בזמן הופכת החזרי מחיה לשכר ממועד השינוי (פרסום 463). הסדר החזר הוצאות עם חובת דיווח דורש גם מטרה עסקית, תיעוד הוצאות במועד והחזרת תשלומים עודפים (פרסום 15).

אילו רישומי ימים ושכר צריך לשמור?

עקבו בנפרד אחר נוכחות פיזית, מקומות עבודה ומשך הפרויקט בארה״ב. ימי הגעה, יציאה וימים ללא עבודה עשויים להיספר; יישמו את כלל הספירה שבאמנה (פרסום 519).

שמרו רישומי מסי העסקה בארה״ב לפחות ארבע שנים (פרסום 15). אספו מועדי נסיעות, ביקורים קודמים, יומני אתר יומיים, מכתבי שליחות, חוזים, מועדי תחילת הפרויקט וקבלתו, ביקורי אחריות, חלוקת שכר, קצבאות, קבלות, חיובים בין חברות על שכר, תעודות כיסוי (certificate of coverage) וטפסים 8233, ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦1042-S⁩.

אשרות והיתרי עבודה, כולל תשלום ⁦H-1B⁩, הגירה, פיקוח על יצוא ויצוא הנחשב לכזה גם ללא העברה לחו״ל, ומכס אינם מכוסים בעמוד זה; איננו מייעצים בנושאים האלה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים אמריקאיים; נניח שחלים כללי שכר רגילים.

6 שבועות במחוז לאודון

3 מהנדסי שירות שטח מטייוואן מבצעים בדיקות והפעלה ראשונית של יחידות חלוקת נוזל קירור (CDU) וארונות שרתי AI. כל אחד מקבל ⁦$9,000⁩ על עבודה בארה״ב: סך הכול ⁦$27,000⁩. כל השכר חייב במס כי הוא עולה על ⁦$3,000⁩.

חברת הבת בארה״ב מתקשרת בחוזה ההתקנה, מעסיקה את הצוות ומנפיקה טופסי ⁦W-2⁩ עם ניכוי מס במקור לווירג׳יניה. לכל הצוות, ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) מסתכמים בכ-⁠⁦$2,070⁩ לכל צד, בהנחה שהשכר נמוך מתקרת הביטוח הלאומי. נניח שמקום העבודה הרגיל נשאר בחו״ל; החזרי מלון וארוחות בהסדר החזר הוצאות עם חובת דיווח נשארים מחוץ לשכר. כל מהנדס שאינו תושב ארה״ב מגיש טופס ⁦1040-NR⁩ עד 15 באפריל 2027, אם לא ניתנה הארכה, ומתאים את ניכוי המס במקור בווירג׳יניה בדוח לתושבי חוץ, תוך תביעת החזר על תשלום יתר אם ישנו (כללי ההגשה של וירג׳יניה).

החברה האם חותמת על חוזה ההתקנה

אותו צוות מבצע את הזמנת הציוד של החברה האם בסך ⁦$3,000,000⁩, עם דמי התקנה נפרדים של ⁦$150,000⁩; הצוות נשאר בהנהלת השכר בטאיפיי. לחברה האם יש חובות מעסיק בארה״ב והיא בדרך כלל מקבלת מספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN), מגישה טפסים 941 ו-⁠940 ומנפיקה טופסי ⁦W-2⁩. עסק ההתקנה שלה מחייב טופס ⁦1120-F⁩; דמי ההתקנה של ⁦$150,000⁩ הם הכנסה ממקור אמריקאי לפני הוצאות. ללא טופס ⁦W-8ECI⁩ תקף או הקלה אחרת, הלקוח מנכה ⁦$45,000⁩ מתוך ⁦$150,000⁩, ומשלם לחברה האם ⁦$105,000⁩. קביעת מקור הרווח מהציוד דורשת בדיקה.

2 שנים בפורט וורת׳

חברת הבת בטקסס של יצרנית שרתי AI מטייוואן מעסיקה מנהל מפעל ו-⁠4 מהנדסי תהליכים. כל אחד מקבל ⁦$3,000⁩ בחודש לדיור (⁦$36,000⁩ בשנה) ו-⁠⁦$10,000⁩ למעבר: שכר רגיל המדווח בטופס ⁦W-2⁩. בהנחה שיש 12 תשלומי דיור בכל אחת מ-⁠2 שנות המס ותשלום מעבר יחיד בשנה הראשונה, התוספות מסתכמות ב-⁠⁦$46,000⁩ לאדם בשנה הראשונה וב-⁠⁦$36,000⁩ בשנייה: ⁦$410,000⁩ לכל ה-⁠5 בשתי השנים. ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) חלים מתשלום השכר הראשון. בטקסס אין מס הכנסה על שכר. מועדי ההגעה והביקורים הקודמים קובעים תושבות מס.

המצב שלכם שונה?

• מעסיק קנדי: ראו שליחת עובדים לעבודה בארצות הברית.
• מהנדסים שחיים בארצות הברית אך נשארים בהנהלת שכר בחו״ל: ראו עבודה בארצות הברית עבור מעסיק בחו״ל.
• אתר בטקסס: בדקו בנפרד את חבות החברה האם במס הזיכיון של טקסס.
• שליחות ארוכה יותר: בדקו חשבונות בחו״ל, בן או בת זוג בחו״ל ודוח בעת עזיבת ארצות הברית.
• 2 מדינות, חיובים בין חברות על שכר או ספק בזהות המעסיק: תכננו את השכר ואת דוחות כל המהנדסים לפני היום הראשון באתר באמצעות ייעוץ מיסוי חוצה גבולות; הביאו את הרישומים שפורטו לעיל.