Kỹ sư nước ngoài tại trung tâm dữ liệu Hoa Kỳ: thuế lương và thuế công ty

Nhân viên nước ngoài làm việc vài tuần có phải nộp thuế Hoa Kỳ không?

Tiền lương cho công việc tại Hoa Kỳ thường chịu thuế ngay từ ngày làm việc đầu tiên, kể cả chuyến đi ngắn. Ngoại lệ dành cho người đi công tác thương mại đòi hỏi đáp ứng mọi điều kiện dưới đây, gồm tiền công không quá $3.000; miễn thuế theo hiệp định và ngoại lệ luật định khác là các quy định riêng. Thuế An sinh Xã hội và Medicare thường áp dụng riêng, và việc lắp đặt của công ty mẹ có thể tạo nghĩa vụ thuế kinh doanh tại Hoa Kỳ (IRS Publication 519).

Visa B-1 dành cho khách công tác không tự miễn thuế đối với tiền lương cho công việc tại Hoa Kỳ; vẫn phải áp dụng các ngoại lệ thuế dưới đây (quy định IRS về người sử dụng lao động nước ngoài).

Phân bổ tiền lương thông thường theo ngày làm việc tại Hoa Kỳ và ở nước ngoài. Tính riêng ngày hiện diện để xét miễn thuế.

Ngoại lệ công tác thương mại 90 ngày có áp dụng cho kỹ sư không?

Người không cư trú phải đáp ứng cả ba điều kiện tại Hoa Kỳ: hiện diện không quá 90 ngày trong năm thuế, tiền công không quá $3.000, và người sử dụng lao động nước ngoài đủ điều kiện không kinh doanh tại Hoa Kỳ. Tiền công vượt hạn mức thì không đủ điều kiện, bất kể chuyến đi dài hay ngắn (section 861(a)(3)).

Vượt hạn mức khiến toàn bộ tiền công cho dịch vụ tại Hoa Kỳ thành thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ. Khoản hoàn chi phí công tác có chứng từ quyết toán không tính vào hạn mức; phần hoàn vượt chi phí thì có (Publication 519).

Khi xét điều kiện người sử dụng lao động của ngoại lệ này tại Hoa Kỳ, chỉ dịch vụ của chính người đi công tác được bỏ qua. Dịch vụ của thành viên khác trong đội và hoạt động kinh doanh Hoa Kỳ khác trong năm thuế vẫn được tính. Vì vậy, đội thực hiện việc lắp đặt của công ty mẹ thường không đủ điều kiện (26 CFR 1.864-2(b)(2)(ii)).

Người không cư trú đến Hoa Kỳ theo tư cách F, J, M hoặc Q đủ điều kiện có thể được loại trừ riêng tiền lương do người sử dụng lao động nước ngoài trả (Publication 519).

Hiệp định nào miễn thuế cho chuyến công tác ngắn?

Không có quy định miễn thuế lương 183 ngày áp dụng chung tại Hoa Kỳ. Với tiền lương, dùng nơi cư trú theo hiệp định của kỹ sư, không dùng quốc tịch hay nước của người sử dụng lao động, và phải đáp ứng mọi điều kiện về việc làm (hướng dẫn Form 8233). Công ty được bảo vệ hay không phụ thuộc điều kiện hưởng hiệp định của công ty mẹ; An sinh Xã hội được xét riêng. Các cột không nhất thiết áp dụng cùng một hàng quốc gia.

Cơ sở thường trú (permanent establishment) là sự hiện diện kinh doanh tại Hoa Kỳ mà hiệp định công nhận để đánh thuế lợi nhuận công ty. "Chịu chi phí tiền lương" nghĩa là gánh chi phí kinh tế của tiền lương (giải thích hiệp định Nhật Bản). Biệt phái là cử nhân viên làm việc tạm thời theo hiệp định An sinh Xã hội (hiệp định Nhật Bản).

Về đề xuất giảm thuế cho Đài Loan và cơ cấu công ty, xem Công ty nước ngoài vào Hoa Kỳ; đề xuất giảm thuế chưa phải quy định miễn thuế có hiệu lực.

Ai khấu trừ thuế: công ty nước ngoài hay công ty con Hoa Kỳ?

Người sử dụng lao động nước ngoài xử lý tiền lương chịu thuế cho công việc Hoa Kỳ dù trả ở nước ngoài. Công ty con xử lý bảng lương khi trở thành người sử dụng lao động (IRS). Nếu người sử dụng lao động nhận dịch vụ không kiểm soát việc trả lương, bên kiểm soát thanh toán là người sử dụng lao động có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập (section 3401(d)(1)).

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ tiền lương Hoa Kỳ thường cần Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN), thủ tục Form W-4 áp dụng cho người không cư trú, nộp thuế lương và nộp Form 941 trước hoặc vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý (Publication 15). Cấp và nộp W-2 trước hoặc vào ngày 1 tháng 2 năm 2027; Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) không thay được Số An sinh Xã hội (SSN) trên W-2 (hướng dẫn W-2).

Để được miễn thuế Hoa Kỳ theo hiệp định, kỹ sư ký Form 8233, Part III, hằng năm; bên trả tiền ký Part IV. Part I, line 2, cần Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN). Nếu không đủ điều kiện có SSN, nộp Form W-7 và giấy tờ; đính kèm Form SS-5 hoặc W-7 nếu đang chờ mã số. Bên trả tiền chuyển biểu mẫu đã chấp nhận trong 5 ngày kể từ ngày chấp nhận và chờ ít nhất 10 ngày sau khi gửi thư đúng thủ tục, rồi mới áp dụng miễn thuế hồi tố từ khoản thanh toán đầu tiên thuộc phạm vi miễn. Phải khấu trừ nếu không thể dễ dàng xác định đủ điều kiện; nghi ngờ phát sinh sau đó hoặc phản đối của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) buộc bắt đầu hoặc tiếp tục khấu trừ (hướng dẫn).

Tiền lương được miễn thuế Hoa Kỳ theo hiệp định vẫn phải báo cáo trên Form 1042-S và Form 1042 hằng năm, dù không khấu trừ thuế thu nhập. Cả hai thường đến hạn ngày 15 tháng 3 sau năm chi trả, điều chỉnh cho cuối tuần và ngày lễ. Vẫn có thể phải báo cáo W-2 cho tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, Medicare hoặc thuế tiểu bang (Publication 515; hướng dẫn Form 1042).

Người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ phải nộp thuế thu nhập đáng lẽ phải khấu trừ (section 3403). Cán bộ điều hành hoặc nhân viên chịu trách nhiệm cố ý không thu hoặc không nộp thuế giữ hộ có thể phải dùng tài sản cá nhân trả 100% khoản thuế giữ hộ chưa nộp theo section 6672 (Publication 15). Thời hạn ấn định thường là 3 năm từ 15 tháng 4 kế tiếp hoặc ngày thực nộp tờ khai nếu muộn hơn; không nộp tờ khai hoặc khai gian lận có thể khiến thời hạn chưa kết thúc (quy định ấn định của IRS).

Về thiết lập, xem Thiết lập bảng lương.

Kỹ sư không cư trú có nộp thuế An sinh Xã hội và Medicare không?

Thường có, ngay cả khi được miễn thuế thu nhập Hoa Kỳ. Hiệp định An sinh Xã hội, còn gọi là hiệp định phối hợp An sinh Xã hội, có thể cho nhân viên đủ điều kiện tiếp tục thuộc hệ thống nước cử nhân viên đi. Giấy chứng nhận tham gia hệ thống của nước cử nhân viên đi chứng minh việc miễn và phải lưu trong hồ sơ tiền lương. Không có hiệp định thì đóng tại nước cử nhân viên đi không loại bỏ thuế An sinh Xã hội hoặc Medicare của Hoa Kỳ. Một số trường hợp F, J, M và Q có ngoại lệ riêng (Publication 519; danh sách hiệp định SSA).

Tại Hoa Kỳ, mỗi bên nộp 6,2% trên tiền lương tối đa $184.500 và 1,45% không có giới hạn tiền lương; có thể phải khấu trừ thêm thuế Medicare của nhân viên. Rà soát riêng thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang (Publication 15).

Tiểu bang nơi làm việc có đánh thuế tiền lương được miễn theo hiệp định không?

Có. California thường cộng trở lại thu nhập được miễn thuế liên bang Hoa Kỳ theo hiệp định, trừ khi có quy định miễn riêng của tiểu bang (hướng dẫn Schedule CA). Virginia yêu cầu đăng ký khấu trừ thuế và nộp tờ khai khi người sử dụng lao động có nghĩa vụ (Virginia Tax).

Texas không có thuế thu nhập cá nhân (hiến pháp), nhưng người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đăng ký thuế thất nghiệp trong 10 ngày (TWC). Ngoại lệ khấu trừ thuế cấp thành phố của Ohio thường áp dụng cho nhân viên làm việc không quá 20 ngày trong năm dương lịch, có một số ngoại lệ. Một ngoại lệ là công trường tạm thời nơi người sử dụng lao động dự kiến hợp lý rằng dịch vụ thực tế trong năm dương lịch sẽ vượt 20 ngày; luân phiên kỹ sư không tính lại từ đầu khoảng thời gian này ở cấp người sử dụng lao động (section 718.011).

Nếu có nhiều công trường, xem Nhân viên ở tiểu bang khác.

Mỗi kỹ sư có phải nộp Form 1040-NR không?

Kỹ sư không cư trú có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ thường phải nộp tờ khai dù tiền lương được miễn theo hiệp định. Đáp ứng mọi điều kiện công tác thương mại có thể miễn khai nếu không có căn cứ khác buộc khai (26 CFR 1.864-2). Quy định này khác ngoại lệ khai thuế đã bị bãi bỏ dành cho tiền lương dưới khoản miễn cá nhân (Publication 519).

Nhân viên dùng năm dương lịch có tiền lương thuộc diện khấu trừ thuế thu nhập Hoa Kỳ thường nộp tờ khai trước hoặc vào 15 tháng 4 sau cuối năm; trường hợp khác là ngày 15 tháng 6, điều chỉnh cho cuối tuần và ngày lễ (hướng dẫn 1040-NR). Yêu cầu hưởng hiệp định cho thu nhập việc làm thường không cần Form 8833. Nếu không đủ điều kiện có Số An sinh Xã hội (SSN), xin Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) bằng Form W-7 để khai thuế; mã số trên W-2 được xét riêng.

Các chuyến đi lặp lại có thể đáp ứng kiểm tra hiện diện đáng kể (substantial presence test) tại Hoa Kỳ: 31 ngày năm nay và 183 ngày theo cách tính trọng số ba năm. Nếu hiện diện dưới 183 ngày năm nay, có địa bàn làm việc chính về thuế ở nước ngoài suốt năm và gắn bó chặt chẽ hơn với nước ngoài, Form 8840 nộp chậm nhất vào hạn nộp 1040-NR có thể giữ tư cách không cư trú; xin thường trú có thể khiến ngoại lệ không áp dụng. Người cư trú ở cả hai nước có thể yêu cầu áp dụng tiêu chí phân định cư trú theo hiệp định bằng Form 8833 kèm 1040-NR (Publication 519). Xem Năm đầu là người cư trú về thuế Hoa Kỳ.

Lắp đặt hoặc chạy thử và đưa vào vận hành có khiến công ty mẹ nộp thuế Hoa Kỳ không?

Công ty mẹ thực hiện hợp đồng lắp đặt qua đội kỹ thuật tại Hoa Kỳ thường có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Nếu không được hiệp định bảo vệ, không có thời gian lắp đặt tối thiểu được miễn nghĩa vụ; hãy rà soát nghĩa vụ từ ngày đầu tại công trường (section 864(b)).

Thời gian theo hiệp định tính theo toàn dự án Hoa Kỳ, không theo thời gian lưu trú của từng kỹ sư. Các căn cứ khác tạo cơ sở thường trú (permanent establishment) vẫn có thể áp dụng. Công ty mẹ kinh doanh tại Hoa Kỳ thường nộp Form 1120-F, kèm Form 8833 khi yêu cầu hiệp định bảo vệ. Xem Tờ khai Hoa Kỳ của công ty nước ngoài về tờ khai theo hiệp định hoặc để bảo vệ quyền khấu trừ và thuế lợi nhuận chi nhánh (quy định khai thuế IRS).

Tách phí thiết bị và lắp đặt trong gói: lắp đặt tại Hoa Kỳ tạo thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ; nguồn lợi nhuận thiết bị được giải thích tại Khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ. Trước khi nhận phí lắp đặt, đưa khách hàng Form W-8ECI đã ký, kèm Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của công ty mẹ, để xác nhận thu nhập liên quan trực tiếp đến kinh doanh. Nếu không, khách hàng thường khấu trừ 30%, trừ khi có giấy tờ hiệp định hợp lệ. Khách hàng chịu trách nhiệm theo section 1461 đối với thuế không khấu trừ (hướng dẫn W-8ECI; Publication 515). Tờ khai công ty tiểu bang cũng có thể áp dụng: Virginia yêu cầu công ty nước ngoài có thu nhập nguồn Virginia khai thuế (Virginia Tax). Thuế trên hóa đơn được xét riêng: xem Thuế bán hàng đối với máy chủ, lắp đặt và bảo trì.

Công ty con Hoa Kỳ có nên tuyển dụng đội lắp đặt không?

Công ty con Hoa Kỳ chỉ đạo và trả lương cho nhân viên thực hiện hợp đồng lắp đặt của chính công ty con có thể giữ công việc trong hoạt động kinh doanh của công ty con. Chỉ chuyển việc trả tiền không loại bỏ hoạt động của công ty mẹ: quyền kiểm soát nhân viên là yếu tố quan trọng (Publication 15).

Đội kỹ thuật Đài Loan không có miễn thuế lương theo hiệp định tại Hoa Kỳ để bị mất. Với đội đủ điều kiện hưởng hiệp định, công ty con tuyển dụng hoặc hoàn trả tiền lương xác định được có thể chấm dứt miễn thuế lương (giải thích hiệp định Nhật Bản). Hóa đơn dịch vụ của công ty mẹ có thể khiến công ty mẹ vẫn kinh doanh tại Hoa Kỳ; hướng dẫn khai thuế của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) không tự bảo vệ việc chuyển nhân viên. Về định giá và Form 5472, xem Công ty con Hoa Kỳ của công ty nước ngoài.

Tiền nhà và khoản chi chuyển chỗ ở có chịu thuế khi điều chuyển dài hạn không?

Trợ cấp nhà ở bằng tiền và khoản hoàn chi phí chuyển chỗ ở thường là tiền lương tại Hoa Kỳ. Với người không cư trú, phúc lợi nhà ở được xác định theo nơi làm việc chính; khoản chi chuyển chỗ ở thường theo nơi làm việc mới, thay vì chia theo ngày làm việc như tiền lương (Publication 519). Đợt công tác dự kiến vượt 1 năm được coi là không có thời hạn xác định, khiến trợ cấp sinh hoạt chịu thuế dù có quyết toán (Publication 463). Việc loại trừ chi phí chuyển chỗ ở đã bị bãi bỏ vĩnh viễn đối với nhân viên thông thường trong khu vực tư nhân (Publication 15-B).

Vé máy bay về thăm nhà vì mục đích cá nhân thường là tiền công chịu thuế Hoa Kỳ trừ khi được loại trừ (Publication 525); thuế thu nhập của nhân viên do người sử dụng lao động trả thay là thu nhập bổ sung (26 CFR 1.61-14).

Chi phí khách sạn và ăn uống có thể không tính vào tiền lương Hoa Kỳ khi kỹ sư công tác xa địa bàn làm việc chính về thuế, tức khu vực làm việc thường lệ, trong đợt công tác được dự kiến thực tế và thực sự kéo dài không quá 1 năm. Gia hạn khiến đợt công tác trở thành không có thời hạn xác định sẽ biến khoản hoàn chi phí sinh hoạt thành tiền lương từ lúc thay đổi (Publication 463). Chế độ hoàn chi phí có quyết toán còn yêu cầu mục đích kinh doanh, hồ sơ chi phí đúng hạn và hoàn lại khoản nhận thừa (Publication 15).

Cần giữ hồ sơ nào về ngày hiện diện và tiền lương?

Theo dõi riêng thời gian hiện diện thực tế tại Hoa Kỳ, nơi làm việc và thời gian dự án. Ngày đến, ngày đi và ngày không làm việc có thể được tính; áp dụng cách đếm ngày của hiệp định (Publication 519).

Giữ hồ sơ thuế việc làm Hoa Kỳ ít nhất bốn năm (Publication 15). Tập hợp ngày đi lại, chuyến đi trước, nhật ký công trường hằng ngày, thư điều động, hợp đồng, ngày bắt đầu và nghiệm thu dự án, chuyến bảo hành, phân bổ tiền công, trợ cấp, biên lai, khoản tính lại tiền lương giữa các công ty, giấy chứng nhận tham gia An sinh Xã hội và Forms 8233, W-2 và 1042-S.

Visa và giấy phép làm việc, gồm khoản thanh toán H-1B, di trú, kiểm soát xuất khẩu và xuất khẩu được coi là phát sinh khi chuyển giao công nghệ cho người nước ngoài, cùng hải quan, nằm ngoài trang này; chúng tôi không tư vấn các vấn đề đó.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ; giả định áp dụng quy định tiền lương thông thường.

Sáu tuần tại Loudoun County

Ba kỹ sư dịch vụ hiện trường Đài Loan chạy thử và đưa vào vận hành bộ phân phối chất làm mát (CDU) và tủ máy chủ AI. Mỗi người nhận $9.000 cho công việc tại Hoa Kỳ: tổng $27.000. Toàn bộ tiền lương chịu thuế vì tiền công vượt $3.000.

Công ty con Hoa Kỳ ký hợp đồng lắp đặt, tuyển đội kỹ thuật và cấp W-2 có khấu trừ thuế Virginia. Với cả đội, thuế An sinh Xã hội và Medicare tổng cộng khoảng $2.070 cho mỗi bên, giả định tiền lương dưới mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội. Giả định khu vực làm việc thường lệ vẫn ở nước ngoài; khoản hoàn khách sạn và ăn uống theo chế độ có quyết toán không tính vào tiền lương. Mỗi kỹ sư không cư trú nộp Form 1040-NR trước hoặc vào ngày 15 tháng 4 năm 2027 nếu không gia hạn, và đối chiếu thuế Virginia đã khấu trừ trên tờ khai người không cư trú để yêu cầu hoàn khoản nộp thừa nếu có (quy định khai thuế Virginia).

Công ty mẹ ký hợp đồng lắp đặt

Cùng đội kỹ thuật thực hiện đơn hàng thiết bị $3.000.000 của công ty mẹ với phí lắp đặt riêng $150.000; đội vẫn thuộc bảng lương Đài Bắc. Công ty mẹ có nghĩa vụ người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ và thường xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN), nộp Forms 941 và 940, rồi cấp W-2. Hoạt động lắp đặt đòi hỏi Form 1120-F; phí $150.000 là doanh thu nguồn Hoa Kỳ trước chi phí. Không có Form W-8ECI hợp lệ hoặc biện pháp giảm thuế khác, khách hàng khấu trừ $45.000 trên phí $150.000, còn $105.000 trả cho công ty mẹ. Nguồn lợi nhuận thiết bị cần được rà soát.

Hai năm tại Fort Worth

Công ty con Texas của nhà sản xuất máy chủ AI Đài Loan tuyển một quản lý nhà máy và bốn kỹ sư quy trình. Mỗi người nhận tiền nhà $3.000 mỗi tháng ($36.000 mỗi năm) và $10.000 để chuyển chỗ ở: tiền lương thông thường trên W-2 tại Hoa Kỳ. Giả định có 12 khoản trả tiền nhà trong mỗi năm của hai năm thuế và chi phí chuyển chỗ ở chỉ trả một lần trong năm đầu, khoản bổ sung là $46.000 mỗi người năm đầu và $36.000 năm thứ hai: tổng $410.000 cho cả năm người trong hai năm. Thuế An sinh Xã hội và Medicare áp dụng từ kỳ trả lương đầu tiên. Texas không có thuế thu nhập từ tiền lương. Ngày đến và chuyến đi trước quyết định tình trạng cư trú về thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người sử dụng lao động Canada: xem Cử nhân viên đến làm việc tại Hoa Kỳ.
• Kỹ sư sống ở Hoa Kỳ nhưng vẫn thuộc bảng lương nước ngoài: xem Làm việc tại Hoa Kỳ cho người sử dụng lao động nước ngoài.
• Công trường Texas: rà soát nghĩa vụ riêng của công ty mẹ về thuế đặc quyền kinh doanh Texas.
• Điều chuyển dài hạn: rà soát tài khoản nước ngoài, vợ/chồng ở nước ngoài và tờ khai khi rời Hoa Kỳ.
• Hai nước, tính lại tiền lương giữa các công ty hoặc chưa rõ người sử dụng lao động: hãy lập kế hoạch bảng lương và tờ khai của từng kỹ sư trước ngày đầu tại công trường qua dịch vụ thuế xuyên biên giới; mang theo hồ sơ nêu trên.