EIN sin SSN ni ITIN: Form SS-4 para propietarios no residentes

¿Puedo obtener un EIN sin SSN ni ITIN?

Sí. Una LLC o corporación de EE. UU. cuyo propietario no tiene SSN ni ITIN solicita el EIN con el Form SS-4 por fax o correo. La solicitud en línea del IRS está cerrada para ella: exige un lugar principal de negocios en EE. UU. y el SSN o ITIN de la parte responsable, así que un ITIN por sí solo no la abre para una empresa dirigida desde el exterior (IRS: cómo obtener un EIN). Una empresa constituida en un estado de EE. UU., como una LLC de Delaware o Wyoming, tampoco puede obtener su EIN por teléfono, aunque todos sus propietarios vivan en el exterior: el manual que sigue el personal telefónico del IRS reserva esa línea para empresas constituidas fuera de EE. UU. (IRM 21.7.13). El IRS no cobra tarifa por un EIN.

Responda bien tres puntos:

• Parte responsable (línea 7a): una persona real que es propietaria de la empresa o la controla, nunca un agente de constitución ni un nominatario.
• Tipo de entidad (línea 9a): una LLC de un solo propietario extranjero marca "Other", no "Corporation", salvo que elija tributar como corporación.
• Una sola solicitud: use una sola vía por empresa. El IRS emite un EIN por parte responsable por día (instrucciones del SS-4).

Reúna antes de empezar:

• La aprobación del estado de sus articles o certificado, con el nombre legal exacto.
• El nombre completo del propietario como figura en el pasaporte, y su dirección en el exterior.
• Cuántos miembros tiene la LLC, o el estado de constitución de la corporación.
• La fecha en que el negocio empezó en EE. UU. y el mes en que termina su año fiscal.
• Una frase sencilla sobre lo que hace y vende el negocio (líneas 16–17).
• Un número de fax que pueda recibir, si va a enviar por fax.

El EIN no presenta nada, pero una LLC de un solo propietario que se posee desde el exterior presenta el Form 5472 por cada año en que tiene una transacción reportable con su propietario, incluso solo porque el propietario pague sus costos de constitución; omitirlo conlleva una multa de $25,000. Una empresa matriz extranjera, dos o más propietarios, un Form 5472 omitido o un EIN ya emitido con respuestas equivocadas hacen el caso menos sencillo; vea el final de esta página.

Teléfono, fax o correo: el número de fax del SS-4 y cuánto tarda cada vía

Para una LLC o corporación de EE. UU., el fax es lo más rápido: generalmente cuatro días hábiles. El correo tarda unas cuatro semanas (instrucciones del SS-4). La línea telefónica asigna el EIN durante la llamada, pero solo para una empresa constituida fuera de EE. UU.

Según las instrucciones del SS-4, las filas de fax y correo dependen de dónde está radicada la empresa: son para una empresa sin residencia legal, lugar principal de negocios ni oficina o agencia principal en los 50 estados ni en DC, como una dirigida por completo desde el exterior (instrucciones del SS-4). La página del EIN del IRS clasifica a los solicitantes según dónde está su lugar principal de negocios. Una empresa radicada en EE. UU. cuya parte responsable no tiene SSN ni ITIN envía el fax al 855-641-6935 o el correo a Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

Las instrucciones del SS-4 y la página del EIN del IRS ofrecen la línea telefónica a cualquier solicitante sin lugar principal de negocios en EE. UU. El manual interno del IRS es más estricto: trata a una LLC o corporación constituida en un estado de EE. UU. como nacional, aunque todas las direcciones del formulario estén en el exterior, e instruye al personal telefónico a remitir a quien llama al fax o al correo. Clasifica igual los formularios enviados por fax o correo, y pasa el formulario de una empresa constituida en EE. UU. de la cola internacional a la nacional (IRM 21.7.13).

• Teléfono (empresa constituida fuera de EE. UU.): llene el Form SS-4 antes de llamar. Quien llama debe estar autorizado para recibir el EIN y responder preguntas sobre el formulario. Si el representante del IRS lo pide, envíe por fax o correo el formulario firmado dentro de 24 horas.
• Fax: ponga su propio número de fax en el formulario para que el IRS le devuelva el EIN por fax. Sin él, el IRS envía la confirmación por correo, lo que tarda unas dos semanas más el tiempo de correo en el exterior (IRM 21.7.13). El IRS devuelve por fax una hoja de portada con el EIN, ya no el formulario sellado (página del EIN del IRS). Las líneas de fax funcionan todo el día; se aplican cargos de larga distancia.
• Correo: envíelo de cuatro a cinco semanas antes de necesitar el número. Un alto volumen de solicitudes puede demorar el fax y el correo; si no llega nada, no solicite de nuevo por otra vía, o la empresa podría recibir dos EIN (vea EIN demorado, perdido o que no coincide).

¿Quién es la parte responsable sin SSN, y puede ser una empresa o un agente de constitución?

La parte responsable debe ser una persona que en última instancia es propietaria de la empresa y de sus fondos o los controla. No puede ser una empresa ni un agente de constitución que actúe como nominatario (instrucciones del SS-4; IRS: partes responsables y nominatarios).

• LLC de un solo propietario: normalmente el propietario.
• Corporación: normalmente el funcionario principal.
• Subsidiaria de una empresa extranjera: una persona que la controla, como el director gerente de la matriz. La matriz en sí no puede figurar.
• Nominatario: alguien a quien se da autoridad limitada durante la constitución, con poco control sobre los activos. El IRS indica que los nominatarios no pueden solicitar un EIN y no deben figurar en el Form SS-4.

Firma el presidente, el vicepresidente u otro funcionario principal de una corporación, o el miembro o funcionario responsable y debidamente autorizado de una LLC. La regla más amplia de "cualquier persona debidamente autorizada" es para solicitantes extranjeros, y el manual del IRS trata a una empresa constituida en un estado de EE. UU. como nacional (instrucciones del SS-4). Un nominatario ya anotado debe reemplazarse por la verdadera parte responsable en el Form 8822-B.

¿Qué va en la línea 7b del SS-4 sin SSN ni ITIN?

Escriba "foreign" o N/A. Las instrucciones del SS-4 lo permiten cuando la parte responsable no tiene, y no es elegible para, un SSN o ITIN. La línea 7b no puede quedar en blanco. Si podría obtener un ITIN pero todavía no lo tiene, el EIN no lo espera: el manual del personal del IRS dice que el EIN se asigna tenga o no la parte responsable un ITIN válido. Un ITIN que ya tiene debe anotarse en la línea 7b (IRM 21.7.13).

Un ITIN es solo para quienes no pueden obtener un SSN y tienen una necesidad de presentar o informar impuestos en EE. UU. (IRS: TIN). Si usted necesita uno personalmente se explica en ITIN para un propietario extranjero.

¿Qué líneas del SS-4 hacen fallar un EIN para una LLC o corporación de un no residente?

La línea 9a y la línea 10 tienen redacción propia para una LLC de un solo propietario que se posee desde el exterior. Use las frases exactas del formulario (instrucciones del SS-4; Form SS-4).

• Nombre: los sistemas del IRS aceptan solo letras, números, guiones y símbolos "&"; escriba con letras los demás símbolos (página del EIN del IRS).
• Línea 9a: esta casilla no es una elección tributaria, pero el IRS puede usar las respuestas del formulario para decidir qué declaraciones espera (instrucciones del SS-4). Una LLC de un solo propietario marca "Corporation" solo si elige el tratamiento de corporación.
• Elección del tratamiento de corporación: una LLC de un solo propietario que presenta el Form 8832 marca Corporation y escribe "Single-member" y el número del formulario. Vea LLC de propiedad extranjera gravada como corporación.
• Líneas 13–17: sin empleados, anote 0, omita la línea 14 y escriba N/A en la línea 15. Las líneas 16 y 17 siempre necesitan respuesta: marque la casilla de actividad más cercana (u Other, y nómbrela) y describa lo que hace el negocio. Nunca escriba N/A en la entrada Other de la línea 9a ni en la línea 10; en los demás casos, N/A sirve para una línea que no aplica.
• Direcciones (líneas 4a–6): se permite una dirección postal en el exterior; escriba el país completo. Qué dirección usar se explica en dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..

La regla de la línea 12 para una LLC de un solo propietario proviene de las instrucciones del Form 5472.

¿Puede otra persona solicitar el EIN por mí?

Sí, si usted nombra a esa persona en la sección Third Party Designee (designado de terceros) y firma el formulario. La autoridad del designado termina cuando se asigna el EIN y se le entrega (instrucciones del SS-4).

• El designado recibe el EIN solo por teléfono o fax. Tras una solicitud enviada por correo, el EIN llega únicamente en el aviso que el IRS envía por correo a la empresa.
• Si la dirección o el teléfono del designado coincide con los de la empresa, el formulario debe enviarse por fax o correo.
• El Form 8821 no permite que nadie hable por usted (instrucciones del Form 8821).
• El Form 2848 permite que una persona autorizada para ejercer ante el IRS lo represente. Sus instrucciones incluyen una solicitud de EIN entre los asuntos de uso específico (instrucciones del Form 2848).

Ayudarle a solicitar no convierte a nadie en la parte responsable. La línea 7a sigue nombrándolo a usted u otra persona que controle la empresa.

¿Qué se recibe y qué prueba el EIN ante un banco?

Su prueba es lo que el IRS le devuelve: la hoja de portada del EIN si envió por fax, y el aviso del nuevo EIN (la serie CP575) que envía por correo a la dirección postal de la empresa. Cada banco decide cuál acepta. Conserve el CP575: el IRS indica que el original no puede duplicarse ni recrearse (IRS: aviso CP575).

Puede usar el EIN de inmediato para abrir una cuenta bancaria. La presentación electrónica, los pagos electrónicos y la verificación de TIN pueden tardar hasta 2 semanas (página del EIN del IRS).

Para una carta de reemplazo (Letter 147C) o un nombre que no coincide, vea EIN demorado, perdido o que no coincide.

¿Debo obtener el EIN antes o después de que el estado apruebe mi empresa?

Después. El IRS indica que primero se constituye la LLC o la corporación ante el estado; solicitar antes puede demorar el EIN (IRS: cómo obtener un EIN). La línea 1 debe coincidir exactamente con los documentos de constitución. El orden completo de los pasos está en LLC de EE. UU. para no residentes, paso a paso.

¿Obtener un EIN inicia alguna declaración ante el IRS?

No por sí solo. Una LLC de un solo propietario que se posee desde el exterior no tiene una declaración de impuesto sobre la renta propia, pero presenta el Form 5472 con un Form 1120 pro forma (con solo el nombre, la dirección y algunas casillas llenas) por cada año en que tiene una transacción reportable con su propietario u otra parte relacionada. Cuentan el dinero pagado para constituirla y el dinero que el propietario aporta o retira. Vence cuando vencería un Form 1120, el día 15 del cuarto mes después del cierre del año; el Form 7004 lo prorroga (instrucciones del Form 5472). Una corporación de EE. UU. presenta el Form 1120 cada año, tenga o no ingreso gravable (instrucciones del Form 1120), y adjunta el Form 5472 si una persona extranjera posee al menos 25% de ella y tuvo una transacción reportable con una parte relacionada.

La multa por no presentar el Form 5472 a tiempo es de $25,000, más $25,000 por cada parte relacionada por cada período de 30 días en que el incumplimiento continúe pasados 90 días desde un aviso del IRS (instrucciones del Form 5472). Vea qué presenta una LLC de un solo miembro con propietario extranjero o, para una corporación, qué presenta una C corporation de propiedad extranjera.

¿Cuándo debo informar un cambio al IRS?

Informe una nueva parte responsable en el Form 8822-B dentro de 60 días (IRS: acerca del Form 8822-B). El mismo formulario informa una nueva dirección postal o ubicación del negocio.

Un nuevo nombre, dirección o parte responsable no requiere un EIN nuevo. Un cambio de propiedad o de estructura generalmente sí (página del EIN del IRS).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una fundadora en Kenia no usa la línea telefónica

Una fundadora constituye una LLC de Delaware de un solo propietario. Cuando el estado la aprueba, llena el Form SS-4: "foreign" en la línea 7b y "Other: Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472" en la línea 9a. La LLC se constituyó en un estado de EE. UU., así que según el manual del IRS la línea telefónica la remitiría al fax o al correo; ella envía el formulario por fax. El IRS cobra US$0, así que cualquier tarifa que pague es por la ayuda de alguien, no por el número. Ella misma pagó los US$500 de costo de constitución. Es una transacción reportable, así que la LLC presenta un Form 1120 pro forma con el Form 5472 por ese año, aunque no haya ganado nada.

Un fundador en Vietnam envía el formulario por fax

Un fundador envía por fax el Form SS-4 al 304-707-9471 un lunes, con su propio número de fax en el formulario. La hoja de portada del EIN generalmente regresa por fax en cuatro días hábiles. No envía además una copia por correo, así que la empresa recibe un solo EIN.

Una empresa alemana constituye una subsidiaria en EE. UU.

Una empresa alemana constituye una corporación de Delaware y es dueña de la totalidad de sus acciones. La línea 9a es "Corporation: 1120" y la línea 9b es Delaware. La parte responsable es el director gerente de la empresa alemana, una persona, con "foreign" en la línea 7b. La empresa alemana en sí no figura. Cuando asume un nuevo director gerente, la subsidiaria presenta el Form 8822-B dentro de 60 días.

¿Es distinto en su caso?

• El EIN se emitió con el tipo de entidad equivocado o con un agente de constitución como parte responsable: corregir el registro del IRS requiere criterio; reciba ayuda para constituir su empresa.
• Se enteró del Form 5472 después de recibir el EIN, o omitió un año: vea declaraciones omitidas de propietarios extranjeros y multas y reciba ayuda tributaria transfronteriza.
• Tiene un SSN: vea EIN para una LLC de un solo miembro.
• La empresa es una corporación canadiense: vea EIN de EE. UU. para una corporación canadiense.
• Una empresa en el exterior constituye la empresa de EE. UU.: vea cómo constituir una subsidiaria en EE. UU. para una empresa extranjera.
• Dos propietarios viven en el exterior: vea LLC de dos no residentes.
• La solicitud está detenida o la carta se perdió: vea EIN demorado, perdido o que no coincide.
• Usted mismo necesita un ITIN: vea ITIN para un propietario extranjero.