Xin EIN khi không có SSN hoặc ITIN: Form SS-4 cho chủ sở hữu không cư trú

Tôi có xin được EIN khi không có SSN hoặc ITIN không?

Có. LLC hoặc công ty Hoa Kỳ mà chủ sở hữu không có SSN hay ITIN nộp đơn trên Form SS-4 bằng fax hoặc thư. Đơn trực tuyến của IRS không dùng được trong trường hợp này: đơn đó đòi nơi kinh doanh chính tại Hoa Kỳ và SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm, nên chỉ có ITIN cũng không mở được đơn cho công ty điều hành từ nước ngoài (IRS: Xin EIN). Công ty thành lập tại một tiểu bang Hoa Kỳ, chẳng hạn LLC Delaware hoặc Wyoming, cũng không xin được EIN qua điện thoại, kể cả khi mọi chủ sở hữu sống ở nước ngoài: sổ tay mà nhân viên điện thoại IRS làm theo dành đường dây đó cho công ty thành lập ngoài Hoa Kỳ (IRM 21.7.13). IRS không thu phí xin EIN.

Hãy trả lời đúng ba câu hỏi:

• Người chịu trách nhiệm (line 7a): một người thật sở hữu hoặc kiểm soát công ty, không bao giờ là đại lý thành lập công ty hay người đứng tên hộ.
• Loại pháp nhân (line 9a): LLC một chủ do người nước ngoài sở hữu đánh dấu "Other", không phải "Corporation", trừ khi đang chọn đánh thuế như công ty.
• Chỉ một đơn: mỗi công ty chỉ dùng một đường nộp. IRS cấp một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm mỗi ngày (hướng dẫn SS-4).

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Văn bản chấp thuận của tiểu bang đối với điều lệ hoặc giấy chứng nhận, có tên pháp lý chính xác.
• Họ tên đầy đủ của chủ sở hữu đúng như trên hộ chiếu, và địa chỉ ở nước ngoài.
• LLC có bao nhiêu thành viên, hoặc tiểu bang nơi công ty được thành lập.
• Ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động tại Hoa Kỳ và tháng kết thúc năm thuế.
• Một dòng đơn giản về việc doanh nghiệp làm và bán gì (line 16–17).
• Một số fax nhận được, nếu bạn nộp bằng fax.

EIN không phải nộp hồ sơ nào, nhưng LLC một chủ do người ở nước ngoài sở hữu nộp Form 5472 cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo với chủ sở hữu, kể cả khi chủ sở hữu chỉ trả chi phí thành lập; bỏ sót sẽ bị phạt $25.000. Công ty mẹ nước ngoài, từ hai chủ sở hữu trở lên, đã bỏ sót Form 5472, hoặc EIN đã được cấp với câu trả lời sai đều khiến trường hợp phức tạp hơn; xem phần cuối trang này.

Điện thoại, fax hoặc thư: số fax SS-4 và thời gian của từng cách

Với LLC hoặc công ty Hoa Kỳ, fax nhanh nhất: thường bốn ngày làm việc. Gửi thư mất khoảng bốn tuần (hướng dẫn SS-4). Đường dây điện thoại cấp EIN ngay trong cuộc gọi, nhưng chỉ cho công ty thành lập ngoài Hoa Kỳ.

Theo hướng dẫn SS-4, các dòng fax và thư dựa vào nơi công ty đặt trụ sở: dành cho công ty không có nơi cư trú hợp pháp, nơi kinh doanh chính hay văn phòng hoặc đại lý chính trong 50 tiểu bang hoặc DC, chẳng hạn công ty điều hành hoàn toàn từ nước ngoài (hướng dẫn SS-4). Trang EIN của IRS phân loại người nộp đơn theo nơi kinh doanh chính. Công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ mà người chịu trách nhiệm không có SSN hay ITIN thì fax đến 855-641-6935 hoặc gửi thư đến Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

Hướng dẫn SS-4 và trang EIN của IRS đưa đường dây điện thoại cho mọi người nộp đơn không có nơi kinh doanh chính tại Hoa Kỳ. Sổ tay nội bộ của IRS hẹp hơn: sổ tay coi LLC hoặc công ty thành lập tại một tiểu bang Hoa Kỳ là pháp nhân trong nước, kể cả khi mọi địa chỉ trên form đều ở nước ngoài, và dặn nhân viên điện thoại hướng dẫn người gọi chuyển sang fax hoặc thư. Sổ tay cũng phân loại form nộp bằng fax và thư theo cách tương tự, chuyển form của công ty thành lập tại Hoa Kỳ từ hàng chờ quốc tế sang hàng chờ trong nước (IRM 21.7.13).

• Điện thoại (công ty thành lập ngoài Hoa Kỳ): hãy điền Form SS-4 trước khi gọi. Người gọi phải được ủy quyền nhận EIN và trả lời các câu hỏi về form. Nếu đại diện IRS yêu cầu, hãy fax hoặc gửi thư form đã ký trong vòng 24 giờ.
• Fax: hãy ghi số fax của chính bạn trên form để IRS fax EIN lại cho bạn. Nếu không có số fax, IRS gửi thư xác nhận, mất khoảng hai tuần cộng thời gian chuyển thư ra nước ngoài (IRM 21.7.13). IRS fax lại một trang bìa có EIN, không còn là form có đóng dấu (trang EIN của IRS). Đường dây fax hoạt động suốt ngày đêm; cước đường dài vẫn tính.
• Thư: hãy gửi bốn đến năm tuần trước khi bạn cần số. Hồ sơ tồn đọng nhiều có thể làm chậm cả fax và thư; nếu không nhận được gì, đừng nộp lại bằng đường khác, nếu không công ty có thể có hai EIN (xem EIN bị chậm, bị mất hoặc không khớp).

Ai là người chịu trách nhiệm khi không có SSN, và đó có thể là công ty hay đại lý thành lập công ty không?

Người chịu trách nhiệm phải là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát công ty và tiền của công ty ở cấp cuối cùng. Đó không thể là một công ty, cũng không thể là đại lý thành lập công ty hành động như người đứng tên hộ (hướng dẫn SS-4; IRS: Người chịu trách nhiệm và người đứng tên hộ).

• LLC một chủ: thường là chủ sở hữu.
• Công ty (corporation): thường là cán bộ điều hành chính.
• Công ty con của công ty nước ngoài: một cá nhân kiểm soát công ty con, chẳng hạn giám đốc điều hành của công ty mẹ. Không thể ghi chính công ty mẹ.
• Người đứng tên hộ (nominee): người được giao quyền hạn hạn chế trong lúc thành lập, ít kiểm soát tài sản. IRS cho biết người đứng tên hộ không được nộp đơn xin EIN và không nên có tên trên Form SS-4.

Người ký là chủ tịch, phó chủ tịch hoặc cán bộ điều hành chính khác của công ty, hoặc thành viên hay cán bộ có trách nhiệm và được ủy quyền hợp lệ của LLC. Quy tắc nới hơn "any duly authorized person" (bất kỳ người nào được ủy quyền hợp lệ) dành cho người nộp đơn nước ngoài, và sổ tay IRS coi công ty thành lập tại một tiểu bang Hoa Kỳ là pháp nhân trong nước (hướng dẫn SS-4). Người đứng tên hộ đã ghi trước đó phải được thay bằng người chịu trách nhiệm thật trên Form 8822-B.

Ghi gì ở line 7b của SS-4 khi không có SSN hoặc ITIN?

Hãy ghi "foreign" hoặc N/A. Hướng dẫn SS-4 cho phép điều này khi người chịu trách nhiệm không có, và không đủ điều kiện xin, SSN hoặc ITIN. Không được để trống line 7b. Nếu bạn có thể xin ITIN nhưng chưa có, EIN không phải chờ ITIN: sổ tay IRS ghi rằng EIN được cấp dù người chịu trách nhiệm có ITIN hợp lệ hay không. ITIN bạn đã có phải được ghi ở line 7b (IRM 21.7.13).

ITIN chỉ dành cho người không thể xin SSN và có nhu cầu khai thuế hoặc báo cáo với Hoa Kỳ (IRS: TIN). Bạn có cần ITIN cho cá nhân mình hay không được giải thích trong ITIN cho chủ sở hữu nước ngoài.

Những line nào trên SS-4 dễ gây vướng khi xin EIN cho LLC hoặc công ty của người không cư trú?

Line 9a và line 10 có cách ghi riêng cho LLC một chủ do người ở nước ngoài sở hữu. Hãy dùng đúng cụm từ trên form (hướng dẫn SS-4; Form SS-4).

• Tên: hệ thống của IRS chỉ nhận chữ cái, chữ số, dấu gạch nối và dấu &; hãy viết ra thành chữ các ký hiệu khác (trang EIN của IRS).
• Line 9a: ô này không phải là lựa chọn đánh thuế, nhưng IRS có thể dùng câu trả lời trên form để xác định tờ khai nào họ chờ nhận (hướng dẫn SS-4). LLC một chủ chỉ đánh dấu "Corporation" nếu đang chọn đánh thuế như công ty.
• Chọn đánh thuế như công ty: LLC một chủ nộp Form 8832 đánh dấu Corporation và ghi "Single-member" cùng số hiệu form. Xem LLC của người nước ngoài chọn đánh thuế như công ty.
• Line 13–17: nếu không có nhân viên, điền 0, bỏ qua line 14 và ghi N/A ở line 15. Line 16 và 17 luôn cần trả lời: đánh dấu ô hoạt động gần nhất (hoặc Other, và ghi rõ) rồi mô tả doanh nghiệp làm gì. Không bao giờ ghi N/A ở mục Other của line 9a hoặc ở line 10; ở chỗ khác, N/A dùng được cho line không áp dụng.
• Địa chỉ (line 4a–6): được dùng địa chỉ gửi thư ở nước ngoài; ghi đầy đủ tên quốc gia. Nên dùng địa chỉ nào được giải thích trong địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Quy tắc về line 12 cho LLC một chủ lấy từ hướng dẫn Form 5472.

Người khác có thể nộp đơn xin EIN thay tôi không?

Có, nếu bạn ghi tên người đó trong phần Third Party Designee (bên được chỉ định thứ ba) và ký form. Quyền của bên được chỉ định chấm dứt khi EIN được cấp và chuyển cho bên được chỉ định (hướng dẫn SS-4).

• Bên được chỉ định chỉ nhận lại EIN qua điện thoại hoặc fax. Với đơn gửi thư, EIN chỉ đến trong thông báo mà IRS gửi thư cho công ty.
• Nếu địa chỉ hoặc số điện thoại của bên được chỉ định trùng với của công ty, form phải được fax hoặc gửi thư.
• Form 8821 không cho phép ai nói thay bạn (hướng dẫn Form 8821).
• Form 2848 cho phép người đủ điều kiện hành nghề trước IRS đại diện bạn. Hướng dẫn của form liệt kê đơn xin EIN là một việc cụ thể (hướng dẫn Form 2848).

Giúp bạn nộp đơn không biến ai thành người chịu trách nhiệm. Line 7a vẫn ghi tên bạn hoặc một cá nhân kiểm soát khác.

IRS gửi lại gì, và giấy tờ nào chứng minh EIN với ngân hàng?

Giấy tờ chứng minh của bạn là những gì IRS gửi lại: trang bìa fax có EIN nếu bạn nộp bằng fax, và thông báo về EIN mới (dòng CP575) mà IRS gửi thư đến địa chỉ nhận thư của công ty. Mỗi ngân hàng tự quyết định chấp nhận loại nào. Hãy giữ CP575: IRS cho biết bản gốc không thể sao chép hay tạo lại (IRS: thông báo CP575).

Bạn có thể dùng EIN ngay để mở tài khoản ngân hàng. Nộp tờ khai điện tử, thanh toán điện tử và đối chiếu TIN có thể mất đến 2 tuần (trang EIN của IRS).

Để xin thư thay thế (Letter 147C) hoặc khi tên không khớp, xem EIN bị chậm, bị mất hoặc không khớp.

Tôi nên xin EIN trước hay sau khi tiểu bang chấp thuận công ty?

Sau. IRS yêu cầu lập LLC hoặc công ty với tiểu bang trước; nộp đơn sớm hơn có thể làm EIN bị chậm (IRS: Xin EIN). Line 1 phải khớp chính xác với hồ sơ thành lập. Thứ tự đầy đủ của các bước nằm trong lập LLC Hoa Kỳ cho người không cư trú, từng bước.

Có EIN thì có phải nộp hồ sơ nào cho IRS không?

Không tự động. LLC một chủ do người ở nước ngoài sở hữu không có tờ khai thuế thu nhập riêng, nhưng nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma (chỉ điền tên, địa chỉ và vài ô) cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo với chủ sở hữu hoặc bên liên quan khác. Tiền trả để lập LLC và tiền chủ sở hữu góp vào hoặc rút ra đều được tính. Hạn nộp trùng hạn của Form 1120, tức ngày 15 của tháng thứ tư sau ngày kết thúc năm; Form 7004 gia hạn (hướng dẫn Form 5472). Công ty Hoa Kỳ (corporation) nộp Form 1120 mỗi năm, dù có thu nhập chịu thuế hay không (hướng dẫn Form 1120), và đính kèm Form 5472 nếu một người nước ngoài sở hữu ít nhất 25% công ty và công ty có giao dịch phải khai báo với bên liên quan.

Tiền phạt khi không nộp Form 5472 đúng hạn là $25.000, cộng thêm $25.000 cho mỗi bên liên quan trong mỗi khoảng thời gian 30 ngày mà việc không nộp kéo dài quá 90 ngày sau thông báo của IRS (hướng dẫn Form 5472). Xem LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu phải nộp gì hoặc, với công ty, C corporation do người nước ngoài sở hữu phải nộp gì.

Khi nào tôi phải báo cho IRS về thay đổi?

Hãy báo người chịu trách nhiệm mới trên Form 8822-B trong vòng 60 ngày (IRS: Giới thiệu Form 8822-B). Cùng form này báo địa chỉ nhận thư hoặc địa điểm kinh doanh mới.

Tên, địa chỉ hoặc người chịu trách nhiệm mới không cần EIN mới. Đổi chủ sở hữu hoặc cơ cấu nói chung thì cần (trang EIN của IRS).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà sáng lập ở Kenya bỏ qua đường dây điện thoại

Một nhà sáng lập lập LLC Delaware một chủ. Khi tiểu bang chấp thuận, cô điền Form SS-4: "foreign" ở line 7b, "Other: Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472" ở line 9a. LLC được thành lập tại một tiểu bang Hoa Kỳ, nên theo sổ tay IRS, đường dây điện thoại sẽ hướng dẫn cô chuyển sang fax hoặc thư; cô fax form. IRS thu US$0, nên mọi khoản phí cô trả là cho sự giúp đỡ của ai đó, không phải cho con số. Cô tự trả US$500 chi phí thành lập. Đó là giao dịch phải khai báo, nên LLC nộp Form 1120 pro forma kèm Form 5472 cho năm đó, dù không có thu nhập.

Nhà sáng lập ở Việt Nam fax form

Một nhà sáng lập fax Form SS-4 đến 304-707-9471 vào thứ Hai, có ghi số fax của chính anh trên form. Trang bìa EIN thường được fax lại trong vòng bốn ngày làm việc. Anh không gửi thêm một bản qua thư, nên công ty chỉ có một EIN.

Công ty Đức lập công ty con tại Hoa Kỳ

Một công ty Đức lập một corporation Delaware và sở hữu toàn bộ. Line 9a là "Corporation: 1120" và line 9b là Delaware. Người chịu trách nhiệm là giám đốc điều hành của công ty Đức, một cá nhân, với "foreign" ở line 7b. Bản thân công ty Đức không được ghi tên. Khi có giám đốc điều hành mới nhận chức, công ty con nộp Form 8822-B trong vòng 60 ngày.

Trường hợp của bạn có khác không?

• EIN được cấp với loại pháp nhân sai hoặc đại lý thành lập công ty là người chịu trách nhiệm: sửa hồ sơ IRS cần có phán đoán; hãy nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn biết về Form 5472 sau khi EIN về, hoặc đã bỏ sót một năm: xem hồ sơ bỏ sót của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn có SSN: xem EIN cho LLC một thành viên.
• Công ty là công ty Canada: xem EIN Hoa Kỳ cho công ty Canada.
• Một công ty ở nước ngoài đang lập công ty Hoa Kỳ: xem lập công ty con tại Hoa Kỳ cho công ty nước ngoài.
• Hai chủ sở hữu sống ở nước ngoài: xem LLC do hai người không cư trú sở hữu.
• Đơn bị kẹt hoặc mất thư: xem EIN bị chậm, bị mất hoặc không khớp.
• Bạn cần ITIN cho chính mình: xem ITIN cho chủ sở hữu nước ngoài.