EIN sans SSN ni ITIN : formulaire SS-4 pour propriétaires non-résidents

Puis-je obtenir un EIN sans SSN ni ITIN?

Oui. Une LLC ou une société américaine dont le propriétaire n'a ni SSN ni ITIN fait sa demande avec le formulaire SS-4, par télécopieur ou par la poste. La demande en ligne de l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) lui est fermée : elle exige un établissement principal aux États-Unis et le SSN ou l'ITIN de la personne responsable. Un ITIN seul n'ouvre donc pas l'accès pour une société exploitée depuis l'étranger (IRS : obtenir un EIN). Une société constituée dans un État américain, comme une LLC du Delaware ou du Wyoming, ne peut pas non plus obtenir son EIN par téléphone, même si tous ses propriétaires vivent à l'étranger : le manuel que suit le personnel de l'IRS réserve cette ligne aux sociétés constituées hors des États-Unis (IRM 21.7.13). L'IRS ne demande aucuns frais pour un EIN.

Trois réponses doivent être justes :

• Personne responsable (ligne 7a) : une personne réelle qui détient ou contrôle la société, jamais un agent de constitution ni un prête-nom.
• Type d'entité (ligne 9a) : une LLC étrangère à propriétaire unique coche « Other », et non « Corporation », sauf si elle choisit d'être imposée comme une société.
• Une seule demande : utilisez un seul moyen par société. L'IRS émet un seul EIN par personne responsable par jour (instructions du formulaire SS-4).

À rassembler avant de commencer :

• L'approbation de l'État pour vos statuts ou votre certificat, avec la dénomination légale exacte.
• Le nom complet du propriétaire tel qu'il figure sur son passeport, et son adresse à l'étranger.
• Le nombre de membres de la LLC, ou l'État de constitution de la société.
• La date de début de l'entreprise aux États-Unis et le mois de fin de son année d'imposition.
• Une phrase simple sur ce que l'entreprise fait et vend (lignes 16 et 17).
• Un numéro de télécopieur qui peut recevoir, si vous envoyez par télécopieur.

L'EIN n'entraîne aucune production en soi. Toutefois, une LLC à propriétaire unique détenue depuis l'étranger produit le formulaire 5472 pour chaque année où elle a une opération à déclarer avec son propriétaire, même si celui-ci paie seulement ses frais de constitution. L'oubli entraîne une pénalité de 25 000 $. Une société mère étrangère, deux propriétaires ou plus, un formulaire 5472 omis ou un EIN déjà émis avec de mauvaises réponses rendent le dossier moins simple; voyez la fin de cette page.

Téléphone, télécopieur ou poste : numéro de télécopieur du SS-4 et délai de chaque moyen

Pour une LLC ou une société américaine, le télécopieur est le moyen le plus rapide : généralement quatre jours ouvrables. Par la poste, comptez environ quatre semaines (instructions du formulaire SS-4). Par téléphone, l'EIN est attribué pendant l'appel, mais seulement pour une société constituée hors des États-Unis.

Selon les instructions du formulaire SS-4, les lignes télécopieur et poste dépendent de l'endroit où la société est établie : elles visent une société sans résidence légale, sans établissement principal ni bureau principal ou agence principale dans les 50 États ou le district de Columbia, par exemple une société exploitée entièrement depuis l'étranger (instructions du formulaire SS-4). La page de l'IRS sur l'EIN classe les demandeurs selon l'emplacement de l'établissement principal. Une société établie aux États-Unis dont la personne responsable n'a ni SSN ni ITIN envoie un télécopieur au 855-641-6935 ou écrit à Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

Les instructions du formulaire SS-4 et la page de l'IRS sur l'EIN offrent la ligne téléphonique à tout demandeur sans établissement principal aux États-Unis. Le manuel du personnel de l'IRS est plus restrictif : il traite comme nationale une LLC ou une société constituée dans un État américain, même si toutes les adresses du formulaire sont à l'étranger, et demande au personnel de diriger l'appelant vers le télécopieur ou la poste. Il trie de la même façon les formulaires envoyés par télécopieur ou par la poste : le formulaire d'une société constituée aux États-Unis passe de la file internationale à la file nationale (IRM 21.7.13).

• Téléphone (société constituée hors des États-Unis) : remplissez le formulaire SS-4 avant d'appeler. L'appelant doit être autorisé à recevoir l'EIN et à répondre aux questions sur le formulaire. Si le représentant de l'IRS le demande, envoyez le formulaire signé par télécopieur ou par la poste dans les 24 heures.
• Télécopieur : inscrivez votre propre numéro de télécopieur sur le formulaire pour que l'IRS vous renvoie l'EIN par ce moyen. Sans numéro, l'IRS envoie la confirmation par la poste, ce qui prend environ deux semaines, plus le délai postal à l'étranger (IRM 21.7.13). L'IRS renvoie par télécopieur une page couverture indiquant l'EIN, et non plus le formulaire estampillé (page de l'IRS sur l'EIN). Les lignes de télécopieur fonctionnent jour et nuit; des frais d'interurbain s'appliquent.
• Poste : postez le formulaire de quatre à cinq semaines avant d'avoir besoin du numéro. Un volume élevé de demandes peut ralentir le télécopieur et la poste; si rien ne revient, ne refaites pas la demande par un autre moyen, car la société pourrait recevoir deux EIN (voir EIN en retard, perdu ou non concordant).

Qui est la personne responsable sans SSN, et peut-ce être une société ou un agent de constitution?

La personne responsable doit être un particulier qui détient ou contrôle en dernier ressort la société et ses fonds. Ce ne peut pas être une société, ni un agent de constitution agissant comme prête-nom (instructions du formulaire SS-4; IRS : personnes responsables et prête-noms).

• LLC à propriétaire unique : habituellement le propriétaire.
• Société par actions : habituellement le dirigeant principal.
• Filiale d'une société étrangère : un particulier qui la contrôle, par exemple le directeur général de la société mère. La société mère elle-même ne peut pas être inscrite.
• Prête-nom : une personne à qui on a donné une autorité limitée pendant la constitution, avec peu de contrôle sur les actifs. Selon l'IRS, un prête-nom ne peut pas demander d'EIN et ne doit pas figurer sur le formulaire SS-4.

Le signataire est le président, le vice-président ou un autre dirigeant principal d'une société par actions, ou le membre ou dirigeant responsable et dûment autorisé d'une LLC. La règle plus souple « toute personne dûment autorisée » vise les demandeurs étrangers, et le manuel de l'IRS traite comme nationale une société constituée dans un État américain (instructions du formulaire SS-4). Un prête-nom déjà inscrit doit être remplacé par la vraie personne responsable au moyen du formulaire 8822-B.

Que faut-il inscrire à la ligne 7b du SS-4 sans SSN ni ITIN?

Inscrivez « foreign » ou N/A. Les instructions du formulaire SS-4 le permettent lorsque la personne responsable n'a ni SSN ni ITIN et n'y est pas admissible. La ligne 7b ne peut pas rester vide. Si vous pourriez obtenir un ITIN mais n'en avez pas encore, l'EIN n'attend pas : selon le manuel du personnel de l'IRS, l'EIN est attribué que la personne responsable ait ou non un ITIN valide. Un ITIN que vous détenez déjà doit figurer à la ligne 7b (IRM 21.7.13).

Un ITIN est réservé aux personnes qui ne peuvent obtenir un SSN et qui ont une obligation de production ou de déclaration fiscale aux États-Unis (IRS : TIN). Pour savoir si vous en avez personnellement besoin, voyez ITIN pour un propriétaire étranger.

Quelles lignes du SS-4 posent problème pour l'EIN d'une LLC ou d'une société de non-résident?

Les lignes 9a et 10 ont leur propre libellé pour une LLC à propriétaire unique détenue depuis l'étranger. Utilisez les formulations exactes du formulaire (instructions du formulaire SS-4; formulaire SS-4).

• Nom : les systèmes de l'IRS n'acceptent que les lettres, les chiffres, les traits d'union et les esperluettes; écrivez en toutes lettres les autres symboles (page de l'IRS sur l'EIN).
• Ligne 9a : cette case n'est pas un choix fiscal, mais l'IRS peut se servir des réponses du formulaire pour déterminer les déclarations qu'il attend (instructions du formulaire SS-4). Une LLC à propriétaire unique coche « Corporation » seulement si elle choisit d'être traitée comme une société.
• Choix du traitement comme société : une LLC à propriétaire unique qui produit le formulaire 8832 coche Corporation et inscrit « Single-member » et le numéro du formulaire. Voyez LLC étrangère imposée comme une société.
• Lignes 13 à 17 : sans employés, inscrivez 0, sautez la ligne 14 et écrivez N/A à la ligne 15. Les lignes 16 et 17 exigent toujours une réponse : cochez la case d'activité la plus proche (ou Other, en la nommant) et décrivez ce que fait l'entreprise. N'écrivez jamais N/A dans l'entrée Other de la ligne 9a ni à la ligne 10; ailleurs, N/A convient pour une ligne qui ne s'applique pas.
• Adresses (lignes 4a à 6) : une adresse postale étrangère est permise; écrivez le pays en toutes lettres. Pour savoir quelle adresse utiliser, voyez adresse d'affaires américaine et compte bancaire.

La règle de la ligne 12 pour une LLC à propriétaire unique vient des instructions du formulaire 5472.

Quelqu'un d'autre peut-il demander l'EIN à ma place?

Oui, si vous nommez cette personne dans la section du mandataire désigné (Third Party Designee) et que vous signez le formulaire. Le pouvoir du mandataire prend fin lorsque l'EIN est attribué et transmis à celui-ci (instructions du formulaire SS-4).

• Le mandataire ne reçoit l'EIN que par téléphone ou par télécopieur. Après une demande postée, l'EIN arrive seulement dans l'avis que l'IRS envoie par la poste à la société.
• Si l'adresse ou le numéro de téléphone du mandataire est le même que celui de la société, le formulaire doit être envoyé par télécopieur ou par la poste.
• Le formulaire 8821 ne permet à personne de parler en votre nom (instructions du formulaire 8821).
• Le formulaire 2848 permet à une personne habilitée à exercer devant l'IRS de vous représenter. Ses instructions classent une demande d'EIN parmi les affaires à usage précis (instructions du formulaire 2848).

Aider à faire la demande ne rend personne responsable. La ligne 7a désigne toujours vous-même ou une autre personne qui contrôle la société.

Qu'est-ce que l'IRS renvoie, et qu'est-ce qui prouve l'EIN à une banque?

Votre preuve est ce que l'IRS vous renvoie : la page couverture de l'EIN si vous avez utilisé le télécopieur, et l'avis du nouvel EIN (la série CP575) qu'il envoie par la poste à l'adresse postale de la société. Chaque banque décide de ce qu'elle accepte. Conservez l'avis CP575 : l'IRS indique que l'original ne peut être ni dupliqué ni recréé (IRS : avis CP575).

Vous pouvez utiliser l'EIN tout de suite pour ouvrir un compte bancaire. La production électronique, les paiements électroniques et la vérification du TIN peuvent prendre jusqu'à 2 semaines (page de l'IRS sur l'EIN).

Pour une lettre de remplacement (lettre 147C) ou un nom qui ne concorde pas, voyez EIN en retard, perdu ou non concordant.

Dois-je obtenir l'EIN avant ou après l'approbation de ma société par l'État?

Après. L'IRS indique de constituer d'abord la LLC ou la société auprès de l'État; une demande plus hâtive peut retarder l'EIN (IRS : obtenir un EIN). La ligne 1 doit correspondre exactement aux documents de constitution. L'ordre complet des étapes figure dans LLC américaine pour non-résidents, étape par étape.

L'obtention d'un EIN déclenche-t-elle une production auprès de l'IRS?

Pas en soi. Une LLC à propriétaire unique détenue depuis l'étranger n'a pas de déclaration de revenus propre, mais elle produit le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 simplifié (seulement le nom, l'adresse et quelques cases remplies) pour chaque année où elle a une opération à déclarer avec son propriétaire ou une autre partie liée. Les sommes versées pour la constituer et celles que le propriétaire y verse ou en retire comptent. Elle est due à la date d'un formulaire 1120, soit le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l'exercice; le formulaire 7004 accorde une prolongation (instructions du formulaire 5472). Une société américaine produit le formulaire 1120 chaque année, qu'elle ait ou non un revenu imposable (instructions du formulaire 1120), et joint le formulaire 5472 si une personne étrangère en détient au moins 25 % et qu'elle a eu une opération à déclarer avec une partie liée.

La pénalité pour défaut de produire le formulaire 5472 à temps est de 25 000 $, plus 25 000 $ par partie liée pour chaque période de 30 jours où le défaut se poursuit au-delà de 90 jours après un avis de l'IRS (instructions du formulaire 5472). Voyez ce que produit une LLC à membre unique détenue par un étranger ou, pour une société par actions, ce que produit une société de type C détenue par un étranger.

Quand dois-je signaler un changement à l'IRS?

Signalez une nouvelle personne responsable au moyen du formulaire 8822-B dans les 60 jours (IRS : à propos du formulaire 8822-B). Le même formulaire signale une nouvelle adresse postale ou un nouvel emplacement d'affaires.

Un nouveau nom, une nouvelle adresse ou une nouvelle personne responsable n'exige pas de nouvel EIN. Un changement de propriétaire ou de structure en exige généralement un (page de l'IRS sur l'EIN).

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars américains.

Une fondatrice au Kenya laisse de côté la ligne téléphonique

Une fondatrice constitue une LLC du Delaware à propriétaire unique. Dès que l'État l'approuve, elle remplit le formulaire SS-4 : « foreign » à la ligne 7b, « Other: Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 » à la ligne 9a. La LLC a été constituée dans un État américain; selon le manuel du personnel de l'IRS, la ligne téléphonique la renverrait donc vers le télécopieur ou la poste, et elle envoie le formulaire par télécopieur. L'IRS ne demande rien (0 $ US), alors tout montant payé rémunère l'aide de quelqu'un, pas le numéro. Elle a payé elle-même les frais de constitution de 500 $ US. C'est une opération à déclarer : la LLC produit donc un formulaire 1120 simplifié avec le formulaire 5472 pour cette année, même si elle n'a rien gagné.

Un fondateur au Vietnam envoie le formulaire par télécopieur

Un fondateur envoie le formulaire SS-4 par télécopieur au 304-707-9471 un lundi, avec son propre numéro de télécopieur inscrit sur le formulaire. La page couverture de l'EIN lui revient généralement par télécopieur en quatre jours ouvrables. Il n'en envoie pas aussi une copie par la poste, si bien que la société n'obtient qu'un seul EIN.

Une société allemande constitue une filiale américaine

Une société allemande constitue une société du Delaware et en détient la totalité. La ligne 9a indique « Corporation : 1120 » et la ligne 9b, le Delaware. La personne responsable est le directeur général de la société allemande, un particulier, avec « foreign » à la ligne 7b. La société allemande elle-même n'est pas inscrite. Quand un nouveau directeur général prend la relève, la filiale produit le formulaire 8822-B dans les 60 jours.

Votre situation est différente?

• L'EIN a été émis avec le mauvais type d'entité ou avec un agent de constitution comme personne responsable : corriger le dossier de l'IRS demande du jugement; obtenez de l'aide pour la constitution de votre entreprise.
• Vous avez appris l'existence du formulaire 5472 après l'arrivée de l'EIN, ou vous avez omis une année : voyez déclarations omises par les propriétaires étrangers et pénalités et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous avez un SSN : voyez EIN pour une LLC à membre unique.
• La société est une société canadienne : voyez EIN américain pour une société canadienne.
• Une société étrangère constitue la société américaine : voyez créer une filiale américaine pour une société étrangère.
• Deux propriétaires vivent à l'étranger : voyez LLC détenue par deux non-résidents.
• La demande est bloquée ou la lettre est perdue : voyez EIN en retard, perdu ou non concordant.
• Vous avez vous-même besoin d'un ITIN : voyez ITIN pour un propriétaire étranger.