EIN sem SSN ou ITIN: Form SS-4 para proprietários não residentes

Posso obter um EIN sem SSN ou ITIN?

Sim. Uma LLC ou corporação nos EUA cujo proprietário não tem SSN nem ITIN faz o pedido no Form SS-4 por fax ou correio. O pedido online do IRS não está disponível para ela: exige um local principal de negócios nos EUA e o SSN ou ITIN da parte responsável, então um ITIN sozinho não abre o pedido online para uma empresa dirigida do exterior (IRS: como obter um EIN). Uma empresa constituída em um estado americano, como uma LLC de Delaware ou Wyoming, também não consegue o EIN por telefone, mesmo que todos os proprietários morem no exterior: o manual que o atendimento telefônico do IRS segue reserva essa linha para empresas constituídas fora dos EUA (IRM 21.7.13). O IRS não cobra taxa pelo EIN.

Acerte estes três pontos:

• Parte responsável (linha 7a): uma pessoa real que é dona ou controla a empresa, nunca um agente de abertura de empresas nem um nominee.
• Tipo de entidade (linha 9a): uma LLC de um único proprietário de propriedade estrangeira marca “Other”, não “Corporation”, a menos que esteja optando por ser tributada como corporação.
• Um único pedido: use um só caminho por empresa. O IRS emite um EIN por parte responsável por dia (instruções do SS-4).

Reúna antes de começar:

• A aprovação do estado para o seu documento de constituição, com o nome legal exato.
• O nome completo do proprietário como no passaporte, e o endereço no exterior.
• Quantos membros a LLC tem, ou o estado de constituição da corporação.
• A data em que o negócio começou nos EUA e o mês em que termina o ano fiscal.
• Uma frase simples sobre o que o negócio faz e vende (linhas 16–17).
• Um número de fax que receba mensagens, se você enviar por fax.

O EIN não gera nenhuma declaração por si só, mas uma LLC de um único proprietário controlada do exterior entrega o Form 5472 em qualquer ano em que tenha uma transação a declarar com seu proprietário, mesmo que seja apenas o proprietário pagando os custos de abertura; deixar de entregar gera multa de $25.000. Uma empresa controladora estrangeira, dois ou mais proprietários, um Form 5472 não entregue ou um EIN já emitido com respostas erradas tornam o caso menos simples; veja o fim desta página.

Telefone, fax ou correio: o número de fax do SS-4 e quanto cada caminho leva

Para uma LLC ou corporação nos EUA, o fax é o mais rápido: geralmente quatro dias úteis. O correio leva cerca de quatro semanas (instruções do SS-4). A linha telefônica atribui o EIN durante a ligação, mas apenas para uma empresa constituída fora dos EUA.

Segundo as instruções do SS-4, as linhas de fax e correio dependem de onde a empresa está sediada: valem para uma empresa sem residência legal, local principal de negócios ou escritório ou agência principal nos 50 estados ou no DC, como uma empresa dirigida inteiramente do exterior (instruções do SS-4). A página do EIN no IRS classifica os solicitantes pelo local principal de negócios. Uma empresa sediada nos EUA cuja parte responsável não tem SSN nem ITIN envia fax para 855-641-6935 ou correio para Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

As instruções do SS-4 e a página do EIN no IRS oferecem a linha telefônica a qualquer solicitante sem local principal de negócios nos EUA. O manual interno do IRS é mais restrito: trata uma LLC ou corporação constituída em um estado americano como doméstica, mesmo que todos os endereços do formulário sejam no exterior, e orienta o atendente a encaminhar quem liga ao fax ou ao correio. Ele classifica os formulários enviados por fax e correio do mesmo modo, passando o formulário de uma empresa constituída nos EUA da fila internacional para a doméstica (IRM 21.7.13).

• Telefone (empresa constituída fora dos EUA): preencha o Form SS-4 antes de ligar. Quem liga precisa estar autorizado a receber o EIN e a responder às perguntas sobre o formulário. Se o atendente do IRS pedir, envie o formulário assinado por fax ou correio em até 24 horas.
• Fax: coloque seu próprio número de fax no formulário para que o IRS devolva o EIN por fax. Sem ele, o IRS envia a confirmação pelo correio, o que leva cerca de duas semanas mais o tempo do correio no exterior (IRM 21.7.13). O IRS devolve por fax uma folha de rosto com o EIN, e não mais o formulário carimbado (página do EIN no IRS). As linhas de fax funcionam o dia todo, sem parar; há cobrança de ligação interurbana.
• Correio: envie quatro a cinco semanas antes de precisar do número. Um volume alto pode atrasar o fax e o correio; se nada voltar, não faça novo pedido por outro caminho, ou a empresa pode receber dois EINs (veja EIN atrasado, perdido ou que não confere).

Quem é a parte responsável sem SSN, e pode ser uma empresa ou um agente de abertura de empresas?

A parte responsável deve ser uma pessoa física que, em última instância, é dona ou controla a empresa e seus fundos. Não pode ser uma empresa, nem um agente de abertura de empresas atuando como nominee (instruções do SS-4; IRS: partes responsáveis e nominees).

• LLC de um único proprietário: normalmente o proprietário.
• Corporação: normalmente o diretor principal.
• Subsidiária de uma empresa estrangeira: uma pessoa física que a controla, como o diretor-gerente da controladora. A própria controladora não pode ser indicada.
• Nominee: alguém com autoridade limitada durante a abertura, com pouco controle sobre os ativos. O IRS diz que nominees não podem pedir um EIN e não devem constar do Form SS-4.

Quem assina é o presidente, vice-presidente ou outro diretor principal de uma corporação, ou o membro ou diretor responsável e devidamente autorizado de uma LLC. A regra mais flexível de “qualquer pessoa devidamente autorizada” vale para solicitantes estrangeiros, e o manual do IRS trata uma empresa constituída em um estado americano como doméstica (instruções do SS-4). Um nominee já indicado deve ser substituído pela verdadeira parte responsável no Form 8822-B.

O que vai na linha 7b do SS-4 sem SSN nem ITIN?

Escreva “foreign” ou N/A. As instruções do SS-4 permitem isso quando a parte responsável não tem, e não é elegível a, um SSN ou ITIN. A linha 7b não pode ficar em branco. Se você poderia obter um ITIN mas ainda não tem, o EIN não espera por ele: o manual interno do IRS diz que o EIN é atribuído com ou sem um ITIN válido da parte responsável. Um ITIN que você já tem deve constar da linha 7b (IRM 21.7.13).

O ITIN é apenas para quem não pode obter um SSN e tem uma necessidade de declaração ou informação fiscal nos EUA (IRS: TIN). Se você mesmo precisa de um está em ITIN para proprietário estrangeiro.

Quais linhas do SS-4 costumam atrapalhar o EIN de uma LLC ou corporação de não residente?

A linha 9a e a linha 10 têm redação própria para uma LLC de um único proprietário controlada do exterior. Use as frases exatas do formulário (instruções do SS-4; Form SS-4).

• Nome: os sistemas do IRS aceitam apenas letras, números, hífens e “e comercial” (&); escreva por extenso os outros símbolos (página do EIN no IRS).
• Linha 9a: essa caixa não é uma opção de tributação, mas o IRS pode usar as respostas do formulário para decidir quais declarações espera (instruções do SS-4). Uma LLC de um único proprietário marca “Corporation” somente se estiver optando pelo tratamento de corporação.
• Opção pelo tratamento de corporação: uma LLC de um único proprietário que entrega o Form 8832 marca Corporation e escreve “Single-member” e o número do formulário. Veja LLC de propriedade estrangeira tributada como corporação.
• Linhas 13–17: sem empregados, informe 0, pule a linha 14 e escreva N/A na linha 15. As linhas 16 e 17 sempre precisam de resposta: marque a caixa da atividade mais próxima (ou Other, e dê o nome) e descreva o que o negócio faz. Nunca escreva N/A na entrada Other da linha 9a nem na linha 10; nos demais campos, N/A serve para uma linha que não se aplica.
• Endereços (linhas 4a–6): um endereço postal no exterior é permitido; escreva o país por extenso. Qual endereço usar está em endereço comercial e conta bancária nos EUA.

A regra da linha 12 para uma LLC de um único proprietário vem das instruções do Form 5472.

Outra pessoa pode pedir o EIN por mim?

Sim, se você indicar essa pessoa na seção Third Party Designee (designado de terceiros) e assinar o formulário. A autoridade do designado termina quando o EIN é atribuído e informado a ele (instruções do SS-4).

• O designado recebe o EIN de volta só por telefone ou fax. Depois de um pedido enviado por correio, o EIN chega apenas no aviso que o IRS envia à empresa.
• Se o endereço ou telefone do designado for igual ao da empresa, o formulário deve ser enviado por fax ou correio.
• O Form 8821 não permite que ninguém fale por você (instruções do Form 8821).
• O Form 2848 permite que uma pessoa habilitada a atuar perante o IRS represente você. Suas instruções listam o pedido de EIN como um assunto de uso específico (instruções do Form 2848).

Ajudar você a fazer o pedido não torna ninguém a parte responsável. A linha 7a continua indicando você ou outra pessoa física que controla a empresa.

O que volta, e o que comprova o EIN para um banco?

Sua comprovação é o que o IRS devolve: a folha de rosto do EIN, se você enviou por fax, e o aviso do novo EIN (a série CP575) que ele envia ao endereço postal da empresa. Cada banco decide qual aceita. Guarde a CP575: o IRS diz que o original não pode ser duplicado nem recriado (IRS: aviso CP575).

Você pode usar o EIN na hora para abrir uma conta bancária. A entrega eletrônica, os pagamentos eletrônicos e a verificação de TIN podem levar até 2 semanas (página do EIN no IRS).

Para uma carta substituta (Carta 147C) ou um nome que não confere, veja EIN atrasado, perdido ou que não confere.

Devo obter o EIN antes ou depois de o estado aprovar minha empresa?

Depois. O IRS diz para constituir a LLC ou corporação no estado primeiro; pedir antes pode atrasar o EIN (IRS: como obter um EIN). A linha 1 deve coincidir exatamente com os documentos de constituição. A sequência completa das etapas está em como abrir uma LLC americana sendo não residente, passo a passo.

Obter um EIN inicia alguma declaração ao IRS?

Não por si só. Uma LLC de um único proprietário controlada do exterior não tem declaração de imposto de renda própria, mas entrega o Form 5472 com um Form 1120 pro forma (só com o nome, o endereço e algumas caixas preenchidas) em qualquer ano em que tenha uma transação a declarar com seu proprietário ou outra parte relacionada. O dinheiro pago para abri-la e o dinheiro que o proprietário aporta ou retira contam. Vence quando venceria um Form 1120, 15º dia do quarto mês após o fim do ano; o Form 7004 prorroga o prazo (instruções do Form 5472). Uma corporação americana entrega o Form 1120 todo ano, tenha ou não renda tributável (instruções do Form 1120), e anexa o Form 5472 se uma pessoa estrangeira é dona de pelo menos 25% dela e ela teve uma transação a declarar com uma parte relacionada.

A multa por não entregar o Form 5472 no prazo é de $25.000, mais $25.000 por parte relacionada a cada período de 30 dias em que a falha continua além de 90 dias após um aviso do IRS (instruções do Form 5472). Veja o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira entrega ou, para uma corporação, o que uma corporação C de propriedade estrangeira entrega.

Quando devo avisar o IRS sobre uma mudança?

Informe uma nova parte responsável no Form 8822-B em até 60 dias (IRS: sobre o Form 8822-B). O mesmo formulário informa um novo endereço postal ou local da empresa.

Um novo nome, endereço ou parte responsável não exige um novo EIN. Uma mudança de propriedade ou de estrutura geralmente exige (página do EIN no IRS).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma fundadora no Quênia deixa de lado a linha telefônica

Uma fundadora abre uma LLC de um único proprietário em Delaware. Quando o estado a aprova, ela preenche o Form SS-4: “foreign” na linha 7b, “Other: Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472” na linha 9a. A LLC foi constituída em um estado americano, então, pelo manual interno do IRS, a linha telefônica a encaminharia ao fax ou correio; ela envia o formulário por fax. O IRS cobra US$0, então qualquer taxa que ela pague é por ajuda de alguém, não pelo número. Ela pagou os US$500 de custo de abertura do próprio bolso. Isso é uma transação a declarar, então a LLC entrega um Form 1120 pro forma com o Form 5472 naquele ano, mesmo sem ter ganho nada.

Um fundador no Vietnã envia o formulário por fax

Um fundador envia o Form SS-4 por fax para 304-707-9471 em uma segunda-feira, com o próprio número de fax no formulário. A folha de rosto com o EIN geralmente volta por fax em até quatro dias úteis. Ele não envia também uma cópia pelo correio, para que a empresa receba um único EIN.

Uma empresa alemã abre uma subsidiária nos EUA

Uma empresa alemã abre uma corporação em Delaware e é dona de toda ela. A linha 9a é “Corporation: 1120” e a linha 9b é Delaware. A parte responsável é o diretor-gerente da empresa alemã, uma pessoa física, com “foreign” na linha 7b. A própria empresa alemã não é indicada. Quando um novo diretor-gerente assume, a subsidiária entrega o Form 8822-B em até 60 dias.

E se o seu caso for diferente?

• O EIN foi emitido com o tipo de entidade errado ou com um agente de abertura de empresas como parte responsável: corrigir o registro do IRS exige critério; busque ajuda para abrir sua empresa.
• Você soube do Form 5472 depois que o EIN chegou, ou deixou passar um ano: veja declarações atrasadas de proprietários estrangeiros e multas e busque ajuda com impostos entre países.
• Você tem um SSN: veja EIN para uma LLC de um único membro.
• A empresa é uma corporação canadense: veja EIN dos EUA para uma corporação canadense.
• Uma empresa no exterior está abrindo a empresa nos EUA: veja como abrir uma subsidiária nos EUA para uma empresa estrangeira.
• Dois proprietários moram no exterior: veja LLC de dois não residentes.
• O pedido está parado ou a carta foi perdida: veja EIN atrasado, perdido ou que não confere.
• Você mesmo precisa de um ITIN: veja ITIN para proprietário estrangeiro.