Costo contable de una corporación en Quebec: CO-17, QST y cierre

¿Cuánto debería cobrar un contador de Quebec por el cierre de una corporación?

No hay un precio estándar. Ni la CRA ni Revenu Québec fijan lo que cobra un contador, y las fuentes oficiales usadas aquí no dan una comparación de honorarios, así que una cotización sigue las presentaciones que la corporación necesita. En Quebec esa lista es más larga que para una corporación cuyo T2 sirve también como declaración provincial: un T2 federal, un CO-17 de Quebec aparte, declaraciones combinadas de GST/QST una vez registrada y, con empleados, remesas de Quebec, comprobantes RL-1 (los comprobantes de ingresos de empleo de Quebec) y un resumen RL-1.

La prueba más rápida de una cotización: debe nombrar el T2, el CO-17, las declaraciones de GST/QST si la corporación está registrada y, con personal, las presentaciones de nómina. Una cotización que no nombra ninguna de ellas, o dos cotizaciones que difieren mucho, pueden diferir en el alcance y no en los honorarios.

Un cierre en Quebec no es sencillo cuando la corporación tiene empleados, pocas horas pagadas o ninguna (la deducción para pequeñas empresas de Quebec depende de ellas), omitió una declaración de GST/QST, un comprobante o una remesa, tiene ventas, personal o propietarios fuera de Quebec, o cambia de contador. Reúna el último T2 y el último CO-17 presentados, el registro de presentaciones del GST/QST, los registros de nómina y de RL-1, y los estados financieros de cierre antes de pedir cotizaciones. Lo que determina los honorarios de un T2 en cualquier provincia está en costo de la declaración T2.

¿Qué presenta al cierre una corporación de Quebec que otras corporaciones no presentan?

Una corporación con un establecimiento en Quebec en cualquier momento de su ejercicio presenta un CO-17 ante Revenu Québec además de su T2. La CRA indica que el T2 sirve como declaración provincial en todas partes excepto en Quebec y Alberta, donde se exige una declaración provincial aparte.

Una corporación tiene un establecimiento en Quebec según varias pruebas, entre ellas: un lugar fijo de negocios allí (una oficina, sucursal, bodega o taller), tener allí su lugar principal de negocios, un edificio en Quebec que usa principalmente para obtener alquileres, un empleado o agente en Quebec con autoridad para contratar o, si no tiene establecimiento en ninguna parte, una sede social indicada en sus documentos de constitución que esté en Quebec (guía del CO-17, sección 3.4, solo en francés).

La guía del CO-17 indica al contribuyente que adjunte estados financieros completos: balance general, estado de resultados, estado de utilidades retenidas, estado de flujos de efectivo y notas. Una corporación inactiva adjunta un balance general, y una primera declaración de Quebec adjunta un balance general de apertura. Una declaración enviada en línea también debe llevar el formulario GIFI (índice general de información financiera) de la CRA con sus notas. Una casilla de la declaración (línea 39) confirma que la información de la corporación en el Registro de Empresas de Quebec (enterprise register) es correcta. Si algo cambió, presenta aparte la declaración de actualización anual (Québec: declaración de actualización anual). La tarifa anual de registro, cuando corresponde, está en la tabla de fechas límite.

¿Adónde se presentan las declaraciones de GST/HST y QST, y con qué frecuencia vencen?

Un contribuyente de Quebec inscrito en el GST/HST y el QST presenta ante Revenu Québec, no ante la CRA (CRA: GST/HST y Quebec). Como Revenu Québec administra ambos impuestos, la corporación puede presentar una declaración combinada por cada período de declaración, aunque no haya nada por pagar ni por reembolsar.

Revenu Québec asigna una frecuencia mensual, trimestral o anual según las ventas gravables previstas de la corporación y de sus asociadas, y la muestra en la confirmación del registro; un contribuyente también puede elegir una frecuencia al registrarse. Ambos impuestos usan el mismo ejercicio fiscal, que por regla general coincide con el año del impuesto sobre la renta (Frecuencia de presentación).

Qué impuesto va en una factura según la provincia se explica en cómo cobrar GST, HST, PST y QST. Un negocio de fuera de Quebec que vende allí se trata en hacer negocios en Quebec desde otra provincia.

Si tengo empleados, ¿qué se envía a Revenu Québec?

Un empleador de Quebec envía a Revenu Québec el impuesto sobre la renta de Quebec, las contribuciones al Plan de Pensiones de Quebec (QPP) y las primas del Plan de seguro parental de Quebec (QPIP) que retiene, además de sus propias contribuciones al QPP, al QPIP y al fondo de servicios de salud. El EI y el impuesto federal sobre la renta van a la CRA (CRA: T4001, empleo en Quebec; Revenu Québec: remesas).

Revenu Québec fija la frecuencia de las remesas según el tamaño de las remesas de la corporación: anual, trimestral o mensual para los empleadores más pequeños, y dos veces al mes o semanal para los más grandes.

Después del cierre del ejercicio, la corporación presenta un comprobante RL-1 por cada empleado y un resumen RL-1, y entrega a los empleados sus comprobantes, a más tardar el último día de febrero del año siguiente. El resumen también incluye otras dos contribuciones del empleador, las normas del trabajo y, cuando corresponde, el Fondo de Desarrollo y Reconocimiento de Competencias de la Fuerza Laboral, que se remiten en esa fecha (comprobantes RL; remesas). Un RL-1 también reporta los beneficios gravables que recibe un accionista. Los comprobantes T4 y su resumen van a la CRA, y la guía del T4 de la CRA tiene casillas separadas para los empleados de Quebec. Las multas por comprobantes T4 tardíos están en comprobantes tardíos de empleados y de dividendos.

El seguro de accidentes de trabajo en Quebec lo administra la CNESST (CRA: T4001). Su prima se paga en pagos periódicos a Revenu Québec junto con las remesas de nómina, y la declaración anual de salarios va aparte a la CNESST (Revenu Québec: pagos periódicos). Una cotización de nómina debe decir si esto está incluido.

¿Cuáles de estas presentaciones deben enviarse en línea?

Casi todas. Revenu Québec exige el CO-17 y la declaración de GST/QST en línea, los comprobantes RL en línea por encima de cierta cantidad, y los pagos más grandes por vía electrónica (recordatorio de Revenu Québec).

Los montos de Revenu Québec están en la página de procedimientos de presentación de Revenu Québec.

¿Qué fechas límite se aplican a cada presentación?

El T2 y el CO-17 vencen ambos seis meses después del cierre del ejercicio, pero sus saldos de impuestos pueden vencer en días distintos. El saldo de la CRA vence dos meses después del cierre del ejercicio, o tres meses para algunas sociedades privadas bajo control canadiense (CCPC) (CRA: guía del T2). La guía del CO-17 de Revenu Québec da dos meses para el saldo de Quebec y no indica un plazo más largo, así que verifique la fecha de Quebec antes de suponer que se aplica la federal (Revenu Québec: impôt des sociétés, solo en francés).

¿Por qué una cotización de Quebec puede cubrir más que una para una corporación de Ontario?

Un cierre en Quebec tiene más presentaciones detrás, así que una cotización que las lista todas puede ser mayor que la de una corporación cuyo T2 sirve también como declaración provincial. El trabajo detrás de la segunda declaración no es una copia de la primera:

• El CO-17 tiene sus propios anexos, que se listan en la sección anterior.
• La deducción para pequeñas empresas tiene una prueba de horas en Quebec. La deducción es una tasa de impuesto más baja sobre el primer tramo del ingreso de negocio de una sociedad privada bajo control canadiense pequeña. La tasa completa requiere 5,500 horas o más pagadas a empleados, contadas ya sea para el ejercicio de la propia corporación o para el ejercicio anterior junto con sus corporaciones asociadas. La tasa baja de forma lineal por debajo de ese nivel, usando el mayor de los dos conteos, y es cero solo cuando ambos conteos son de 5,000 horas o menos. Cada empleado cuenta como máximo 40 horas por semana, el conteo propio de un ejercicio corto se ajusta proporcionalmente a un año completo, y pueden incluirse las horas trabajadas por una persona que tenga la mayoría de las acciones con derecho a voto. Una prueba de sector primario o manufacturero también puede calificar a una corporación (guía del CO-17, solo en francés; notas del CO-771-T). Alguien tiene que contar las horas, y una corporación cercana a los límites debería hacer revisar el conteo.
• Dos agencias comparten las presentaciones de nómina y de impuestos sobre las ventas: el GST/QST y la mayoría de los montos de nómina van a Revenu Québec; el EI, el impuesto federal sobre la renta y los comprobantes T4 van a la CRA. Los empleados reciben un RL-1 además de un T4.
• Parte de la orientación está solo en francés: la versión oficial del CO-17 y la página del impuesto sobre la renta de corporaciones están en francés, con una traducción de cortesía al inglés del formulario.

Una cotización más baja que omite el CO-17, las declaraciones de GST/QST o las presentaciones de nómina no es comparable con una más alta que las incluye. Pida a cada firma que liste lo que cubre su precio.

¿Puedo presentar yo mismo una declaración muy sencilla de mi corporación de Quebec?

Una corporación puede preparar su propio CO-17, pero una corporación pequeña no está exenta de ninguna de las dos declaraciones. Los pasos: registrarse en el expediente de impuesto sobre la renta de corporaciones de Revenu Québec, terminar los estados financieros, completar el CO-17 en un software autorizado o por medio de un presentador acreditado, adjuntar los estados y el formulario GIFI, presentar en línea y pagar cualquier saldo dentro de los dos meses posteriores al cierre del ejercicio (guía del CO-17, solo en francés). Una presentación sencilla falla en estos puntos:

1. Presentar solo el T2. El T2 no presenta la declaración de Quebec. Un CO-17 tardío genera multas e intereses; los montos están en la tabla de omisiones de abajo.
2. Presentar en papel. Casi toda corporación debe presentar el CO-17 en línea.
3. Omitir el balance general. Una corporación inactiva sin ventas igual adjunta uno al CO-17.
4. Saltarse la prueba de horas. La deducción para pequeñas empresas puede reducirse o perderse con pocas horas pagadas.
5. Olvidar la actualización del Registro de Empresas o la tarifa anual. La casilla del CO-17 solo confirma información que sigue siendo correcta; un cambio requiere la declaración de actualización aparte, y la tarifa tiene su propia fecha.

El CO-17 pide estados financieros completos, un conteo de horas si se reclama la deducción para pequeñas empresas y, con personal, registros de nómina. Cada uno depende de los hechos propios de la corporación, así que una corporación con empleados, una declaración omitida o actividad fuera de Quebec es un caso en que vale la pena pedir la revisión de un profesional. Cómo presentar usted mismo el T2 federal se explica en cómo presentar la declaración de su corporación.

¿Qué debe listar, renglón por renglón, una cotización de cierre en Quebec?

Una cotización debe nombrar cada presentación que cubre e indicar qué se factura aparte.

Lo que debe preparar antes de que el contador empiece está en la lista de verificación de cierre para una corporación.

¿Qué pasa si se omitió una declaración de GST/QST o un comprobante?

Preséntelo lo antes posible: los intereses y algunas multas siguen creciendo, y una declaración en cero sigue siendo una declaración. Después liste cualquier otra cosa que pueda haberse omitido. Revenu Québec cobra estas multas por presentación tardía y por no presentar (multas por presentación tardía; no presentar):

También se cobran intereses. Revenu Québec puede cancelar o dispensar multas e intereses en situaciones indicadas, como un evento excepcional fuera del control del contribuyente o un error propio de Revenu Québec. Su página de dispensa incluye el error de un tercero entre las situaciones que no justifican una dispensa, así que una presentación omitida por un contador anterior puede no bastar por sí sola. La misma página indica que un contribuyente que no cumplió sus obligaciones o presentó una declaración incompleta o inexacta, y que no está en una situación de dispensa, puede obtener alivio de multas e intereses mediante una solicitud de divulgación voluntaria; que eso aplique depende de los hechos.

Un director también puede ser responsable personalmente. Un director en funciones cuando vencía un monto de GST/QST o de nómina puede ser considerado responsable junto con la corporación por el monto, los intereses y las multas, pero solo después de que se cumpla una condición de cobro (por ejemplo, una sentencia judicial no satisfecha, o la quiebra o disolución de la corporación) y no si el director actuó con el debido cuidado (Excise Tax Act, sección 323; Income Tax Act, sección 227.1; Revenu Québec: responsabilidad de los directores). Estas reglas se terminan dos años después de que la persona ejerció por última vez como director.

Varios años omitidos se tratan en cómo regularizar declaraciones corporativas no presentadas. El GST/HST no presentado según las reglas federales está en declaraciones de GST/HST no presentadas; un contribuyente de Quebec presenta en cambio ante Revenu Québec. Las multas y el alivio federales están en multas, intereses y alivio.

¿Qué debo enviar al contador para obtener una cotización exacta?

Envíe lo que permita a la firma contar las presentaciones:

• El último T2 y el último CO-17 presentados, con sus avisos de determinación.
• Los estados financieros de cierre, o la balanza de comprobación y los estados de cuenta bancarios si no existen.
• La confirmación del registro del GST/QST que muestra la frecuencia de presentación, y las declaraciones presentadas.
• Nómina: el número de empleados y las horas pagadas, el último resumen RL-1, los comprobantes RL-1 y T4, y el registro de remesas.
• Los dividendos pagados, y los comprobantes T5 y RL-3 emitidos.
• Cualquier venta, personal, propiedad o propietario fuera de Quebec.
• Cualquier carta de Revenu Québec o de la CRA, y una lista de todo lo que crea que se omitió.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares canadienses.

Una corporación de consultoría de Montreal sin personal

Una corporación con C$150,000 de ingresos, sin empleados y con declaraciones trimestrales de GST/QST debería recibir una cotización que nombre el T2, el CO-17 y cuatro declaraciones combinadas de GST/QST. Sin nómina no hay comprobantes RL-1 ni remesas; si el propietario cobra un sueldo, aparecen. Sin empleados puede haber pocas horas pagadas que contar, o ninguna, así que la deducción para pequeñas empresas de Quebec podría reducirse o perderse, salvo que se apliquen las horas del año anterior, las horas de un accionista mayoritario con derecho a voto que trabaja en el negocio o una prueba de sector. La cotización debe decir quién cuenta las horas, incluido el trabajo del propietario.

Una panadería de la ciudad de Quebec con tres empleados

Una corporación con C$600,000 de ingresos y tres empleados suma remesas de Quebec con su propio calendario, más tres comprobantes RL-1, el resumen RL-1 y tres comprobantes T4, todo con vencimiento a fines de febrero. Tres comprobantes RL-1 están por debajo del umbral de más de cinco para la presentación en línea de los RL, pero el CO-17 y las declaraciones de GST/QST se presentan en línea de todos modos. Suponga un año fiscal completo, cada empleado pagado unas 1,800 horas (por debajo del tope semanal de 40 horas), ninguna hora del propietario y ningún conteo del año anterior de 5,500 o más. La corporación tiene entonces unas 5,400 horas pagadas, entre 5,000 y 5,500, así que su deducción para pequeñas empresas de Quebec podría reducirse en la escala lineal; un conteo más alto del año anterior, las horas de un propietario o una prueba de sector manufacturero podrían cambiar eso.

Una corporación de Laval que cambia de contador después de su primer año

Una firma nueva pide el T2 y el CO-17 presentados, el registro de presentaciones del GST/QST y el resumen RL-1 antes de cotizar. El registro muestra tres de cuatro declaraciones trimestrales de GST/QST presentadas. Una cotización debe listar la declaración faltante como un renglón aparte, y las multas de la sección de omisiones muestran cómo crece el costo con la demora.

¿Su caso es distinto?

• La primera cotización no lista ninguna presentación del CO-17, el QST ni los RL: el alcance puede estar incompleto. Lleve las cotizaciones a ayuda con impuestos corporativos para definir la lista completa de presentaciones y lo que cubre cada cotización.
• Se omitió una declaración de GST/QST, un comprobante o una remesa de nómina: vea cómo regularizar declaraciones corporativas no presentadas y declaraciones en cero omitidas, y luego obtenga ayuda con impuestos corporativos para saber qué corregir primero y si entra en juego la responsabilidad personal de un director. Lleve cualquier aviso y los registros de los directores.
• Dos cotizaciones difieren mucho: compárelas con costo de la declaración T2 y la lista de renglones de cotización que aparece antes en esta página, y luego lleve ambas a ayuda con impuestos corporativos para definir qué cubre cada una.
• La corporación también tiene ventas, personal o propietarios fuera de Quebec: vea cómo operar en más de una provincia y propietarios no residentes, con ayuda con impuestos corporativos.
• La propiedad cambió durante el año: un cambio de control puede terminar el año fiscal antes de tiempo. Vea cómo agregar o retirar a un propietario, y luego lleve las fechas a ayuda con impuestos corporativos para definir las declaraciones del ejercicio corto.
• Está cambiando de contador, o el suyo dejó de responder: use cómo cambiar de contador o el contador omitió presentaciones o dejó de responder, y luego lleve el registro de presentaciones a ayuda con impuestos corporativos para definir lo que necesitan las presentaciones de Quebec.
• La contabilidad está atrasada: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y registro contable.