Chi phí kế toán công ty tại Quebec: CO-17, QST, cuối năm

Kế toán tại Quebec nên tính bao nhiêu cho kỳ cuối năm của một công ty?

Không có mức giá chuẩn. Cả CRA lẫn Revenu Québec đều không ấn định mức kế toán được tính, và các nguồn chính thức dùng ở đây không so sánh phí, nên báo giá dựa theo các hồ sơ công ty cần nộp. Ở Quebec danh sách đó dài hơn so với công ty mà T2 đồng thời là tờ khai cấp tỉnh bang: T2 liên bang, CO-17 riêng của Quebec, tờ khai GST/QST gộp khi đã đăng ký, và nếu có nhân viên thì thêm các khoản nộp thuế lương ở Quebec, chứng từ RL-1 (chứng từ thu nhập từ việc làm của Quebec) và bảng tổng hợp RL-1.

Cách kiểm tra nhanh nhất một báo giá: báo giá nên nêu T2, CO-17, tờ khai GST/QST nếu công ty đã đăng ký, và nếu có nhân viên thì cả các hồ sơ về tiền lương. Báo giá không nhắc đến mục nào trong số đó, hoặc hai báo giá chênh nhau nhiều, có thể khác nhau về phạm vi công việc chứ không chỉ về mức phí.

Kỳ cuối năm tại Quebec không còn đơn giản khi công ty có nhân viên, có ít hoặc không có giờ được trả lương (khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của Quebec phụ thuộc vào số giờ này), đã bỏ lỡ một tờ khai GST/QST, một chứng từ hoặc một khoản nộp thuế, có doanh số, nhân viên hoặc chủ sở hữu ngoài Quebec, hoặc đang đổi kế toán. Hãy chuẩn bị T2 và CO-17 đã nộp gần nhất, hồ sơ nộp GST/QST, hồ sơ tiền lương và RL-1, cùng báo cáo tài chính cuối năm trước khi xin báo giá. Những yếu tố quyết định phí T2 ở bất kỳ tỉnh bang nào có trong chi phí tờ khai T2.

Công ty tại Quebec phải nộp gì vào cuối năm mà công ty ở nơi khác không phải nộp?

Công ty có cơ sở kinh doanh (establishment) tại Quebec vào bất kỳ lúc nào trong năm phải nộp CO-17 cho Revenu Québec ngoài T2. CRA cho biết T2 đóng vai trò tờ khai cấp tỉnh bang ở mọi nơi trừ Quebec và Alberta, nơi bắt buộc có tờ khai cấp tỉnh bang riêng.

Công ty có cơ sở kinh doanh tại Quebec theo một số điều kiện, gồm có địa điểm kinh doanh cố định tại đó (văn phòng, chi nhánh, nhà kho hoặc xưởng), nơi kinh doanh chính nằm tại đó, một tòa nhà ở Quebec chủ yếu dùng để thu tiền thuê, một nhân viên hoặc đại diện ở Quebec có quyền ký kết hợp đồng, hoặc, khi không có cơ sở ở đâu cả, trụ sở chính ghi trong điều lệ nằm ở Quebec (hướng dẫn CO-17, section 3.4, chỉ có tiếng Pháp).

Hướng dẫn CO-17 yêu cầu người nộp đính kèm báo cáo tài chính đầy đủ: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lợi nhuận giữ lại, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh. Công ty không hoạt động đính kèm bảng cân đối kế toán, và tờ khai Quebec đầu tiên đính kèm bảng cân đối kế toán đầu kỳ. Tờ khai nộp trực tuyến còn phải kèm biểu mẫu Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI) của CRA cùng thuyết minh. Một ô trên tờ khai (line 39) xác nhận thông tin của công ty trong Registre des entreprises (enterprise register) của Quebec là đúng. Nếu có gì thay đổi, công ty nộp riêng tờ khai cập nhật hằng năm (Québec: tờ khai cập nhật hằng năm). Phí đăng ký hằng năm, nếu có, nằm trong bảng hạn nộp.

Tờ khai GST/HST và QST nộp ở đâu, và bao lâu phải nộp một lần?

Người đăng ký GST/HST và QST đặt tại Quebec nộp cho Revenu Québec, không phải CRA (CRA: GST/HST và Quebec). Vì Revenu Québec quản lý cả hai loại thuế, công ty có thể nộp một tờ khai gộp cho mỗi kỳ khai thuế, kể cả khi không có khoản nào phải nộp hay được hoàn.

Revenu Québec ấn định tần suất hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm dựa trên doanh số chịu thuế dự kiến của công ty và các công ty liên kết, và ghi tần suất đó trên xác nhận đăng ký; người đăng ký cũng có thể chọn tần suất khi đăng ký. Cả hai loại thuế dùng cùng một năm tài chính, theo quy tắc chung trùng với năm thuế thu nhập (Tần suất nộp tờ khai).

Loại thuế nào ghi trên hóa đơn theo từng tỉnh bang có trong tính GST, HST, PST và QST. Doanh nghiệp ngoài Quebec bán hàng vào Quebec có trong kinh doanh tại Quebec từ tỉnh bang khác.

Nếu có nhân viên, khoản nào nộp cho Revenu Québec?

Người sử dụng lao động tại Quebec nộp cho Revenu Québec thuế thu nhập Quebec, khoản đóng Chương trình hưu trí Quebec (QPP) và phí bảo hiểm cha mẹ Quebec (QPIP) mà họ khấu trừ, cùng các khoản đóng QPP, QPIP và quỹ dịch vụ y tế (health services fund) của chính mình. EI và thuế thu nhập liên bang nộp cho CRA (CRA: T4001, việc làm tại Quebec; Revenu Québec: các khoản nộp).

Revenu Québec ấn định tần suất nộp theo quy mô các khoản nộp của công ty: hằng năm, hằng quý hoặc hằng tháng với người sử dụng lao động nhỏ hơn, hai lần mỗi tháng hoặc hằng tuần với người sử dụng lao động lớn hơn.

Sau cuối năm, công ty nộp một chứng từ RL-1 cho mỗi nhân viên và một bảng tổng hợp RL-1, đồng thời đưa chứng từ cho nhân viên, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 năm tiếp theo. Bảng tổng hợp còn ghi thêm hai khoản đóng góp khác của người sử dụng lao động là tiêu chuẩn lao động và, nếu áp dụng, Workforce Skills Development and Recognition Fund (quỹ phát triển và công nhận kỹ năng lực lượng lao động), nộp chậm nhất vào ngày đó (chứng từ RL; các khoản nộp). RL-1 cũng ghi các lợi ích chịu thuế mà cổ đông nhận được. Chứng từ T4 và bảng tổng hợp nộp cho CRA, và hướng dẫn T4 của CRA có các ô riêng cho nhân viên ở Quebec. Tiền phạt khi nộp trễ chứng từ T4 có trong chứng từ nhân viên và cổ tức nộp trễ.

Bảo hiểm tai nạn lao động tại Quebec do CNESST quản lý (CRA: T4001). Phí bảo hiểm được nộp theo các khoản nộp định kỳ cho Revenu Québec cùng với các khoản nộp thuế lương, còn bảng kê lương hằng năm gửi riêng cho CNESST (Revenu Québec: các khoản nộp định kỳ). Báo giá về tiền lương nên nói rõ có gồm các khoản này hay không.

Hồ sơ nào trong số này phải nộp trực tuyến?

Gần như tất cả. Revenu Québec yêu cầu nộp CO-17 và tờ khai GST/QST trực tuyến, nộp chứng từ RL trực tuyến khi vượt một số lượng nhất định, và nộp các khoản tiền lớn bằng hình thức điện tử (lưu ý của Revenu Québec).

Số tiền phạt của Revenu Québec có trên trang thủ tục nộp hồ sơ của Revenu Québec.

Mỗi hồ sơ có hạn nộp nào?

T2 và CO-17 đều đến hạn sáu tháng sau cuối năm, nhưng số thuế còn nợ có thể đến hạn vào những ngày khác nhau. Số thuế nộp cho CRA đến hạn hai tháng sau cuối năm, hoặc ba tháng với một số công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) (CRA: hướng dẫn T2). Hướng dẫn CO-17 của Revenu Québec nêu hai tháng cho số thuế Quebec và không nêu thời hạn dài hơn, nên hãy kiểm tra ngày của Quebec trước khi cho rằng ngày liên bang cũng áp dụng (Revenu Québec: impôt des sociétés, chỉ có tiếng Pháp).

Vì sao báo giá tại Quebec có thể bao gồm nhiều việc hơn báo giá cho công ty ở Ontario?

Kỳ cuối năm tại Quebec có nhiều hồ sơ hơn đứng sau, nên báo giá liệt kê đủ chúng có thể lớn hơn báo giá cho công ty mà T2 đồng thời là tờ khai cấp tỉnh bang. Công việc cho tờ khai thứ hai không phải là bản sao của tờ khai thứ nhất:

• CO-17 có các tài liệu đính kèm riêng, được liệt kê ở phần trên.
• Khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ có điều kiện về số giờ ở Quebec. Khoản khấu trừ này là thuế suất thấp hơn áp dụng cho phần thu nhập kinh doanh đầu tiên của một công ty tư nhân nhỏ do người Canada kiểm soát. Thuế suất đầy đủ cần 5.500 giờ trở lên được trả cho nhân viên, tính theo năm của chính công ty hoặc theo năm trước cùng với các công ty liên kết. Thuế suất giảm theo đường thẳng khi dưới mức đó, dùng số lớn hơn trong hai cách tính, và chỉ bằng không khi cả hai cách tính đều ở mức 5.000 giờ trở xuống. Mỗi nhân viên được tính tối đa 40 giờ mỗi tuần, số giờ của một năm ngắn được quy đổi lên thành cả năm, và số giờ làm việc của người nắm đa số cổ phần có quyền biểu quyết có thể được tính vào. Điều kiện về khu vực sơ cấp hoặc sản xuất cũng có thể giúp công ty đủ điều kiện (hướng dẫn CO-17, chỉ có tiếng Pháp; ghi chú CO-771-T). Phải có người đếm số giờ, và công ty gần các mức giới hạn nên nhờ kiểm tra lại số giờ đã đếm.
• Hai cơ quan chia nhau hồ sơ tiền lương và thuế bán hàng: GST/QST và phần lớn các khoản tiền lương nộp cho Revenu Québec; EI, thuế thu nhập liên bang và chứng từ T4 nộp cho CRA. Nhân viên nhận RL-1 cùng với T4.
• Một số hướng dẫn chỉ có tiếng Pháp: bản chính thức của CO-17 và trang thuế thu nhập công ty bằng tiếng Pháp, còn biểu mẫu có bản dịch tham khảo bằng tiếng Anh.

Báo giá thấp hơn mà bỏ qua CO-17, tờ khai GST/QST hoặc hồ sơ tiền lương thì không so sánh được với báo giá cao hơn có gồm các mục đó. Hãy yêu cầu từng công ty liệt kê mức giá của họ bao gồm những gì.

Tôi có thể tự lập tờ khai công ty rất đơn giản tại Quebec không?

Công ty có thể tự lập CO-17, nhưng công ty nhỏ không được miễn khỏi tờ khai nào trong hai tờ khai. Các bước: đăng ký trong hồ sơ thuế thu nhập công ty của Revenu Québec, hoàn tất báo cáo tài chính, lập CO-17 bằng phần mềm được cấp phép hoặc qua một đơn vị nộp hồ sơ được công nhận, đính kèm báo cáo và biểu mẫu GIFI, nộp trực tuyến, và nộp số thuế còn nợ trong vòng hai tháng kể từ cuối năm (hướng dẫn CO-17, chỉ có tiếng Pháp). Một hồ sơ đơn giản dễ sai ở những chỗ sau:

1. Chỉ nộp T2. T2 không phải là tờ khai Quebec. CO-17 nộp trễ bị phạt và tính lãi; số tiền có trong bảng các mục bị bỏ lỡ bên dưới.
2. Nộp bằng giấy. Gần như mọi công ty đều phải nộp CO-17 trực tuyến.
3. Bỏ bảng cân đối kế toán. Công ty không hoạt động và không có doanh số vẫn phải đính kèm bảng này vào CO-17.
4. Bỏ qua điều kiện về số giờ. Khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ có thể bị giảm hoặc mất nếu số giờ được trả lương thấp.
5. Bỏ lỡ việc cập nhật Registre des entreprises hoặc phí hằng năm. Ô trên CO-17 chỉ xác nhận thông tin vẫn còn đúng; thay đổi cần tờ khai cập nhật riêng, và phí có ngày riêng.

CO-17 yêu cầu báo cáo tài chính đầy đủ, bảng đếm số giờ nếu yêu cầu khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ và, nếu có nhân viên, hồ sơ tiền lương. Mỗi mục phụ thuộc vào dữ kiện riêng của công ty, nên công ty có nhân viên, đã bỏ lỡ một tờ khai hoặc có hoạt động ngoài Quebec là trường hợp đáng nhờ chuyên gia xem xét. Cách tự nộp T2 liên bang có trong nộp tờ khai công ty của bạn.

Báo giá cuối năm tại Quebec nên liệt kê từng dòng những gì?

Báo giá nên nêu từng hồ sơ mà nó bao gồm và cho biết phần nào tính phí riêng.

Những việc cần chuẩn bị trước khi kế toán bắt đầu có trong danh sách việc cuối năm của công ty.

Nếu bỏ lỡ một tờ khai GST/QST hoặc một chứng từ thì sao?

Hãy nộp càng sớm càng tốt: tiền lãi và một số khoản phạt tiếp tục tăng, và tờ khai không phát sinh vẫn là một tờ khai. Sau đó liệt kê mọi thứ khác có thể đã bị bỏ lỡ. Revenu Québec tính các khoản sau cho việc nộp trễ và không nộp (tiền phạt nộp trễ; không nộp tờ khai):

Tiền lãi cũng được tính. Revenu Québec có thể hủy hoặc miễn tiền phạt và tiền lãi trong các trường hợp được liệt kê, như một sự kiện đặc biệt ngoài tầm kiểm soát của người nộp thuế hoặc lỗi của chính Revenu Québec. Trang về miễn trừ của họ liệt kê lỗi của bên thứ ba trong số các trường hợp không đủ lý do để được miễn, nên việc kế toán cũ bỏ lỡ hồ sơ có thể tự nó chưa đủ. Cũng trang đó cho biết người nộp thuế không thực hiện nghĩa vụ hoặc nộp tờ khai không đầy đủ hay không chính xác, và không thuộc trường hợp được miễn, có thể được giảm tiền phạt và tiền lãi qua đơn tự nguyện khai báo; việc có phù hợp hay không tùy vào dữ kiện.

Giám đốc cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân. Giám đốc đang tại nhiệm khi một khoản GST/QST hoặc tiền lương đến hạn có thể phải chịu trách nhiệm cùng công ty về khoản đó, tiền lãi và tiền phạt, nhưng chỉ sau khi một điều kiện thu hồi được đáp ứng (ví dụ một bản án của tòa không được thi hành, hoặc công ty phá sản hay giải thể) và không áp dụng nếu giám đốc đã thận trọng hợp lý (Excise Tax Act, s. 323; Income Tax Act, s. 227.1; Revenu Québec: trách nhiệm của giám đốc). Các quy tắc này hết hiệu lực hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối.

Trường hợp bỏ lỡ nhiều năm có trong nộp bù tờ khai công ty chưa nộp. GST/HST chưa nộp theo quy tắc liên bang có trong tờ khai GST/HST chưa nộp; người đăng ký tại Quebec nộp cho Revenu Québec thay vào đó. Tiền phạt và biện pháp giảm nhẹ ở cấp liên bang có trong tiền phạt, tiền lãi và giảm nhẹ.

Tôi nên gửi gì cho kế toán để có báo giá chính xác?

Hãy gửi những gì giúp công ty kế toán đếm được các hồ sơ phải nộp:

• T2 và CO-17 đã nộp gần nhất, kèm thông báo ấn định thuế (notice of assessment) của chúng.
• Báo cáo tài chính cuối năm, hoặc bảng cân đối thử và sao kê ngân hàng nếu chưa có.
• Xác nhận đăng ký GST/QST cho thấy tần suất nộp, và các tờ khai đã nộp.
• Tiền lương: số nhân viên và số giờ được trả lương, bảng tổng hợp RL-1 gần nhất, chứng từ RL-1 và T4, và hồ sơ các khoản đã nộp.
• Cổ tức đã trả, và chứng từ T5 và RL-3 đã phát hành.
• Mọi doanh số, nhân viên, tài sản hoặc chủ sở hữu ngoài Quebec.
• Mọi thư của Revenu Québec hoặc CRA, và danh sách những gì bạn nghĩ đã bị bỏ lỡ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Canada.

Một công ty tư vấn ở Montreal không có nhân viên

Một công ty có doanh thu C$150.000, không có nhân viên và nộp tờ khai GST/QST hằng quý nên nhận được báo giá nêu T2, CO-17 và bốn tờ khai GST/QST gộp. Khi không có bảng lương thì không có chứng từ RL-1 hay khoản nộp thuế lương; nếu chủ sở hữu nhận lương thì chúng sẽ xuất hiện. Khi không có nhân viên, có thể có ít hoặc không có giờ được trả lương để đếm, nên khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của Quebec có thể bị giảm hoặc mất, trừ khi áp dụng số giờ của năm trước, số giờ của cổ đông nắm đa số quyền biểu quyết làm việc trong doanh nghiệp, hoặc điều kiện theo khu vực. Báo giá nên nói rõ ai đếm số giờ, kể cả công việc của chủ sở hữu.

Một tiệm bánh ở Quebec City có ba nhân viên

Một công ty có doanh thu C$600.000 và ba nhân viên có thêm các khoản nộp thuế lương Quebec theo lịch riêng, cộng ba chứng từ RL-1, bảng tổng hợp RL-1 và ba chứng từ T4, tất cả đến hạn vào cuối tháng 2. Ba chứng từ RL-1 thấp hơn ngưỡng hơn năm chứng từ để phải nộp RL trực tuyến, nhưng CO-17 và các tờ khai GST/QST dù sao cũng nộp trực tuyến. Giả sử là một năm thuế đầy đủ, mỗi nhân viên được trả khoảng 1.800 giờ (dưới mức tối đa 40 giờ mỗi tuần), không có giờ của chủ sở hữu và số giờ năm trước không đạt 5.500 trở lên. Khi đó công ty có khoảng 5.400 giờ được trả lương, nằm giữa 5.000 và 5.500, nên khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của Quebec có thể bị giảm theo thang đường thẳng; số giờ năm trước cao hơn, giờ của chủ sở hữu hoặc điều kiện ngành sản xuất có thể thay đổi kết quả này.

Một công ty ở Laval đổi kế toán sau năm đầu tiên

Một công ty kế toán mới yêu cầu T2 và CO-17 đã nộp, hồ sơ nộp GST/QST và bảng tổng hợp RL-1 trước khi báo giá. Hồ sơ cho thấy đã nộp ba trong bốn tờ khai GST/QST hằng quý. Báo giá nên liệt kê tờ khai còn thiếu thành một dòng riêng, và các khoản phạt trong phần các mục bị bỏ lỡ cho thấy chi phí tăng lên thế nào khi để chậm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Báo giá đầu tiên không liệt kê CO-17, QST hay hồ sơ RL: phạm vi có thể chưa đầy đủ. Hãy mang các báo giá đến hỗ trợ thuế công ty để chốt danh sách đầy đủ các hồ sơ và phần mà mỗi báo giá bao gồm.
• Đã bỏ lỡ một tờ khai GST/QST, một chứng từ hoặc một khoản nộp thuế lương: xem nộp bù tờ khai công ty chưa nộp và tờ khai không phát sinh bị bỏ lỡ, rồi nhờ hỗ trợ thuế công ty về việc cần sửa gì trước và có phát sinh trách nhiệm cá nhân của giám đốc hay không. Hãy mang theo mọi thông báo và hồ sơ của giám đốc.
• Hai báo giá chênh nhau nhiều: so sánh chúng với chi phí tờ khai T2 và danh sách các dòng báo giá ở phần trước trên trang này, rồi mang cả hai đến hỗ trợ thuế công ty để chốt mỗi báo giá bao gồm những gì.
• Công ty cũng có doanh số, nhân viên hoặc chủ sở hữu ngoài Quebec: xem hoạt động ở nhiều tỉnh bang và chủ sở hữu không cư trú, cùng hỗ trợ thuế công ty.
• Quyền sở hữu thay đổi trong năm: thay đổi quyền kiểm soát có thể kết thúc năm thuế sớm. Xem thêm hoặc bớt chủ sở hữu, rồi mang các ngày tháng đến hỗ trợ thuế công ty để chốt các tờ khai cho năm ngắn.
• Bạn đang đổi kế toán, hoặc kế toán của bạn ngừng trả lời: dùng đổi kế toán hoặc kế toán bỏ lỡ hồ sơ hoặc ngừng phản hồi, rồi mang hồ sơ đã nộp đến hỗ trợ thuế công ty để chốt các hồ sơ Quebec cần gì.
• Sổ sách bị chậm: xem bắt kịp sổ sách quá hạn và ghi sổ kế toán.