Société au Québec : coût comptable, CO-17, TVQ et fin d'exercice

Combien un comptable du Québec devrait-il facturer pour la fin d'exercice d'une société?

Il n'y a pas de prix standard. Ni l'Agence du revenu du Canada (ARC) ni Revenu Québec ne fixent ce qu'un comptable facture, et les sources officielles utilisées ici ne donnent aucune comparaison d'honoraires; une soumission suit donc les déclarations dont la société a besoin. Au Québec, cette liste est plus longue que pour une société dont la T2 sert aussi de déclaration provinciale : une T2 fédérale, une CO-17 québécoise distincte, des déclarations combinées de TPS/TVQ une fois inscrite et, avec des employés, des versements au Québec, des relevés RL-1 (les feuillets de revenus d'emploi du Québec) et un sommaire RL-1.

Le test le plus rapide d'une soumission : elle doit nommer la T2, la CO-17, les déclarations de TPS/TVQ si la société est inscrite et, avec des employés, les productions liées à la paie. Une soumission qui n'en nomme aucune, ou deux soumissions très différentes, peuvent différer par l'étendue des travaux plutôt que par les honoraires.

Une fin d'exercice au Québec n'est pas simple quand la société a des employés, peu d'heures rémunérées ou aucune (la déduction accordée aux petites entreprises du Québec en dépend), a manqué une déclaration de TPS/TVQ, un feuillet ou un versement, a des ventes, du personnel ou des propriétaires à l'extérieur du Québec, ou change de comptable. Rassemblez la dernière T2 et la dernière CO-17 produites, le registre de production de la TPS/TVQ, les registres de paie et de relevés RL-1, ainsi que les états de fin d'exercice avant de demander des soumissions. Ce qui détermine les honoraires d'une T2 dans n'importe quelle province est expliqué dans coût d'une déclaration T2.

Que produit une société du Québec à la fin de l'exercice que les autres sociétés ne produisent pas?

Une société qui a un établissement au Québec à un moment quelconque de son exercice produit une CO-17 auprès de Revenu Québec en plus de sa T2. L'ARC indique que la T2 sert de déclaration provinciale partout sauf au Québec et en Alberta, où une déclaration provinciale distincte est exigée.

Une société a un établissement au Québec selon plusieurs critères, notamment : un lieu d'affaires fixe au Québec (bureau, succursale, entrepôt ou atelier), son principal lieu d'affaires y est situé, un immeuble québécois qu'elle utilise principalement pour en tirer un loyer, un employé ou un mandataire au Québec ayant le pouvoir de conclure des contrats ou, si elle n'a d'établissement nulle part, un siège social indiqué dans ses statuts qui se trouve au Québec (guide de la CO-17, section 3.4, en français seulement).

Le guide de la CO-17 demande au déclarant de joindre des états financiers complets : bilan, état des résultats, état des bénéfices non répartis, état des flux de trésorerie et notes. Une société inactive joint un bilan, et une première déclaration au Québec joint un bilan d'ouverture. Une déclaration transmise en ligne doit aussi comporter le formulaire de l'Index général des renseignements financiers (IGRF) de l'ARC, avec ses notes. Une case de la déclaration (ligne 39) confirme que les renseignements de la société au registre des entreprises du Québec sont exacts. Si quelque chose a changé, elle produit séparément la déclaration de mise à jour annuelle (Québec : déclaration de mise à jour annuelle). Le droit annuel d'immatriculation, s'il y en a un, figure dans le tableau des dates limites.

Où vont les déclarations de TPS/TVH et de TVQ, et à quelle fréquence sont-elles exigibles?

Un inscrit à la TPS/TVH et à la TVQ situé au Québec produit sa déclaration auprès de Revenu Québec, et non de l'ARC (ARC : TPS/TVH et Québec). Comme Revenu Québec administre les deux taxes, la société peut produire une seule déclaration combinée pour chaque période de déclaration, même si rien n'est à payer ni à rembourser.

Revenu Québec attribue une fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon les ventes taxables prévues de la société et de ses sociétés associées, et l'indique sur la confirmation d'inscription; un inscrit peut aussi choisir une fréquence à l'inscription. Les deux taxes utilisent le même exercice, qui correspond en règle générale à l'année d'imposition (fréquence de production).

La taxe à inscrire sur une facture selon la province est expliquée dans facturer la TPS, la TVH, la TVP et la TVQ. Le cas d'une entreprise de l'extérieur du Québec qui y vend est expliqué dans faire des affaires au Québec depuis une autre province.

Si j'ai des employés, qu'est-ce qui va à Revenu Québec?

Un employeur du Québec verse à Revenu Québec l'impôt sur le revenu du Québec, les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) et les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) qu'il retient, plus ses propres cotisations au RRQ, au RQAP et au Fonds des services de santé. L'assurance-emploi (AE) et l'impôt sur le revenu fédéral vont à l'ARC (ARC : T4001, emploi au Québec; Revenu Québec : versements).

Revenu Québec fixe la fréquence des versements selon l'importance des versements de la société : annuelle, trimestrielle ou mensuelle pour les petits employeurs, deux fois par mois ou chaque semaine pour les plus gros.

Après la fin de l'exercice, la société produit un relevé RL-1 pour chaque employé et un sommaire RL-1, et remet aux employés leurs relevés, au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante. Le sommaire comporte aussi deux autres cotisations d'employeur, les normes du travail et, le cas échéant, le Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre, versées au plus tard à cette date (relevés RL; versements). Un relevé RL-1 déclare aussi les avantages imposables qu'un actionnaire reçoit. Les feuillets T4 et le sommaire vont à l'ARC, et le guide T4 de l'ARC prévoit des cases distinctes pour les employés du Québec. Les pénalités pour feuillets T4 produits en retard sont expliquées dans feuillets d'employés et de dividendes en retard.

L'indemnisation des accidents du travail au Québec est administrée par la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) (ARC : T4001). Sa prime est payée en versements périodiques à Revenu Québec avec les versements de paie, et l'état annuel des salaires est envoyé séparément à la CNESST (Revenu Québec : versements périodiques). Une soumission pour la paie devrait indiquer si ces éléments sont inclus.

Lesquelles de ces productions doivent être transmises en ligne?

Presque toutes. Revenu Québec exige la CO-17 et la déclaration de TPS/TVQ en ligne, les relevés RL en ligne au-delà d'un certain nombre, et les paiements plus importants par voie électronique (rappel de Revenu Québec).

Les montants de Revenu Québec figurent sur la page de Revenu Québec sur les modalités de production.

Quelles dates limites s'appliquent à chaque production?

La T2 et la CO-17 sont toutes deux dues six mois après la fin de l'exercice, mais leurs soldes d'impôt peuvent tomber à des dates différentes. Le solde de l'ARC est dû deux mois après la fin de l'exercice, ou trois mois pour certaines sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) (ARC : guide T2). Le guide de la CO-17 de Revenu Québec prévoit deux mois pour le solde du Québec et n'indique pas de délai plus long; vérifiez donc la date du Québec avant de supposer que la date fédérale s'applique (Revenu Québec : impôt des sociétés, en français seulement).

Pourquoi une soumission du Québec peut-elle couvrir plus qu'une soumission pour une société de l'Ontario?

Une fin d'exercice au Québec comporte plus de productions; une soumission qui les énumère toutes peut donc être plus élevée que celle d'une société dont la T2 sert aussi de déclaration provinciale. Le travail derrière la deuxième déclaration n'est pas une copie de la première :

• La CO-17 a ses propres pièces jointes, énumérées dans la section ci-dessus.
• La déduction accordée aux petites entreprises comporte un critère d'heures au Québec. La déduction est un taux d'impôt réduit sur la première tranche du revenu d'entreprise d'une petite société privée sous contrôle canadien. Le taux complet exige 5 500 heures ou plus versées aux employés, comptées soit pour l'exercice de la société, soit pour l'exercice précédent avec ses sociétés associées. Le taux diminue de façon linéaire en dessous de ce seuil, en retenant le plus élevé des deux décomptes, et n'est nul que lorsque les deux décomptes sont de 5 000 heures ou moins. Chaque employé compte pour 40 heures par semaine au plus, le décompte propre à un court exercice est ramené à une année complète, et les heures travaillées par une personne qui détient la majorité des actions avec droit de vote peuvent être incluses. Un critère de secteur primaire ou de fabrication peut aussi rendre une société admissible (guide de la CO-17, en français seulement; notes de la CO-771-T). Quelqu'un doit compter les heures, et une société près des limites devrait faire vérifier le décompte.
• Deux organismes se partagent les productions de paie et de taxes de vente : la TPS/TVQ et la plupart des montants de paie vont à Revenu Québec; l'AE, l'impôt sur le revenu fédéral et les feuillets T4 vont à l'ARC. Les employés reçoivent un relevé RL-1 en plus d'un feuillet T4.
• Certains documents ne sont offerts qu'en français : la version officielle de la CO-17 et la page sur l'impôt des sociétés sont en français, avec une traduction de courtoisie anglaise du formulaire.

Une soumission plus basse qui omet la CO-17, les déclarations de TPS/TVQ ou les productions de paie n'est pas comparable à une soumission plus élevée qui les inclut. Demandez à chaque cabinet de lister ce que son prix couvre.

Puis-je produire moi-même une déclaration très simple de société du Québec?

Une société peut préparer elle-même sa CO-17, mais une petite société n'est dispensée d'aucune des deux déclarations. Les étapes : s'inscrire au dossier d'impôt des sociétés de Revenu Québec, terminer les états financiers, remplir la CO-17 dans un logiciel autorisé ou par l'entremise d'un déclarant agréé, joindre les états et le formulaire de l'IGRF, produire en ligne et payer tout solde dans les deux mois suivant la fin de l'exercice (guide de la CO-17, en français seulement). Une production simple dérape à ces endroits :

1. Produire seulement la T2. La T2 ne remplace pas la déclaration du Québec. Une CO-17 en retard entraîne des pénalités et des intérêts; les montants figurent dans le tableau des omissions ci-dessous.
2. Produire sur papier. Presque toute société doit produire la CO-17 en ligne.
3. Omettre le bilan. Une société inactive sans ventes en joint quand même un à la CO-17.
4. Sauter le critère d'heures. La déduction accordée aux petites entreprises peut être réduite ou perdue si les heures rémunérées sont faibles.
5. Manquer la mise à jour du registre des entreprises ou le droit annuel. La case de la CO-17 ne fait que confirmer des renseignements encore exacts; un changement exige la déclaration de mise à jour distincte, et le droit a sa propre date.

La CO-17 demande des états financiers complets, un décompte des heures si la déduction accordée aux petites entreprises est demandée et, avec des employés, des registres de paie. Chacun dépend des faits propres à la société; une société qui a des employés, une déclaration manquée ou des activités à l'extérieur du Québec est donc un cas où il vaut la peine de prévoir l'examen d'un professionnel. La production de la T2 fédérale par vous-même est expliquée dans produire la déclaration de votre société.

Que doit lister ligne par ligne une soumission de fin d'exercice au Québec?

Une soumission devrait nommer chaque production qu'elle couvre et indiquer ce qui est facturé à part.

Ce qu'il faut préparer avant que le comptable commence est expliqué dans la liste de contrôle de fin d'exercice d'une société.

Et si une déclaration de TPS/TVQ ou un feuillet a été manqué?

Produisez-le dès que possible : les intérêts et certaines pénalités continuent de croître, et une déclaration néant reste une déclaration. Dressez ensuite la liste de tout ce qui a pu être manqué. Revenu Québec impose ces pénalités pour production tardive et défaut de produire (pénalités pour production tardive; défaut de produire) :

Des intérêts s'ajoutent aussi. Revenu Québec peut annuler ou renoncer aux pénalités et aux intérêts dans des situations énumérées, comme un événement exceptionnel indépendant de la volonté du contribuable ou sa propre erreur. Sa page sur la renonciation range l'erreur d'un tiers parmi les situations qui ne justifient pas une renonciation; l'omission d'un ancien comptable peut donc ne pas suffire à elle seule. La même page indique qu'un contribuable qui n'a pas respecté ses obligations ou a produit une déclaration incomplète ou inexacte, et qui ne se trouve pas dans une situation de renonciation, peut obtenir un allègement des pénalités et des intérêts par une demande de divulgation volontaire; la possibilité dépend des faits.

Un administrateur peut aussi être personnellement responsable. Un administrateur en poste au moment où un montant de TPS/TVQ ou de paie était dû peut être tenu responsable avec la société du montant, des intérêts et des pénalités, mais seulement après qu'une condition de recouvrement est remplie (par exemple un jugement non satisfait, ou la faillite ou la dissolution de la société), et non si l'administrateur a agi avec un soin raisonnable (Loi sur la taxe d'accise, art. 323; Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1; Revenu Québec : responsabilité des administrateurs). Ces règles cessent de s'appliquer deux ans après que la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois.

Plusieurs années manquées sont traitées dans rattraper des déclarations de société non produites. Les déclarations de TPS/TVH non produites selon les règles fédérales sont expliquées dans déclarations de TPS/TVH non produites; un inscrit du Québec produit plutôt auprès de Revenu Québec. Les pénalités et l'allègement fédéraux sont expliqués dans pénalités, intérêts et allègement.

Que dois-je envoyer au comptable pour obtenir une soumission exacte?

Envoyez ce qui permet au cabinet de compter les productions :

• La dernière T2 et la dernière CO-17 produites, avec leurs avis de cotisation.
• Les états financiers de fin d'exercice, ou la balance de vérification et les relevés bancaires s'il n'y en a pas.
• La confirmation d'inscription à la TPS/TVQ indiquant la fréquence de production, et les déclarations produites.
• La paie : le nombre d'employés et d'heures rémunérées, le dernier sommaire RL-1, les relevés RL-1 et les feuillets T4, et le registre des versements.
• Les dividendes versés, et les feuillets T5 et relevés RL-3 émis.
• Toute vente, tout personnel, tout bien ou tout propriétaire à l'extérieur du Québec.
• Toute lettre de Revenu Québec ou de l'ARC, et une liste de tout ce que vous croyez avoir été manqué.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars canadiens.

Une société de consultation de Montréal sans personnel

Une société qui a 150 000 $ CA de revenus, aucun employé et des déclarations trimestrielles de TPS/TVQ devrait obtenir une soumission qui nomme la T2, la CO-17 et quatre déclarations combinées de TPS/TVQ. Sans paie, il n'y a ni relevés RL-1 ni versements; si le propriétaire se verse un salaire, ils apparaissent. Sans employés, il peut y avoir peu d'heures rémunérées à compter, voire aucune; la déduction accordée aux petites entreprises du Québec pourrait donc être réduite ou perdue, à moins que s'appliquent les heures de l'exercice précédent, les heures d'un actionnaire majoritaire avec droit de vote qui travaille dans l'entreprise ou un critère de secteur. La soumission devrait préciser qui compte les heures, y compris le travail du propriétaire.

Une boulangerie de Québec avec trois employés

Une société qui a 600 000 $ CA de revenus et trois employés ajoute des versements au Québec selon leur propre calendrier, plus trois relevés RL-1, le sommaire RL-1 et trois feuillets T4, tous dus au plus tard à la fin de février. Trois relevés RL-1 sont sous le seuil de plus de cinq pour la production en ligne des relevés RL, mais la CO-17 et les déclarations de TPS/TVQ se font en ligne dans les deux cas. Supposons une année d'imposition complète, chaque employé payé environ 1 800 heures (sous le plafond hebdomadaire de 40 heures), aucune heure du propriétaire et aucun décompte de l'exercice précédent de 5 500 ou plus. La société compte alors environ 5 400 heures rémunérées, entre 5 000 et 5 500, de sorte que sa déduction accordée aux petites entreprises du Québec pourrait être réduite selon l'échelle linéaire; un décompte plus élevé pour l'exercice précédent, des heures du propriétaire ou un critère de secteur de la fabrication pourraient changer ce résultat.

Une société de Laval qui change de comptable après sa première année

Un nouveau cabinet demande la T2 et la CO-17 produites, le registre de production de la TPS/TVQ et le sommaire RL-1 avant de soumissionner. Le registre montre que trois des quatre déclarations trimestrielles de TPS/TVQ ont été produites. Une soumission devrait lister la déclaration manquante comme une ligne distincte, et les pénalités de la section sur les omissions montrent comment le coût augmente avec le retard.

Votre situation est différente?

• La première soumission ne mentionne ni CO-17, ni TVQ, ni relevés RL : l'étendue des travaux est peut-être incomplète. Apportez les soumissions à l'aide en fiscalité des sociétés pour établir la liste complète des productions et ce que chaque soumission couvre.
• Une déclaration de TPS/TVQ, un feuillet ou un versement de paie a été manqué : voyez rattraper des déclarations de société non produites et déclarations de TPS/TVH et de TVP néant non produites, puis obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés pour savoir quoi corriger en premier et si la responsabilité personnelle d'un administrateur est en jeu. Apportez tout avis et les registres des administrateurs.
• Deux soumissions diffèrent beaucoup : comparez-les avec coût d'une déclaration T2 et la liste des lignes de soumission plus haut dans cette page, puis apportez les deux à l'aide en fiscalité des sociétés pour établir ce que chacune couvre.
• La société a aussi des ventes, du personnel ou des propriétaires à l'extérieur du Québec : voyez exercer des activités dans plus d'une province et propriétaires non-résidents d'une société canadienne, avec l'aide en fiscalité des sociétés.
• La propriété a changé durant l'année : un changement de contrôle peut mettre fin plus tôt à l'année d'imposition. Voyez ajouter ou retirer un propriétaire, puis apportez les dates à l'aide en fiscalité des sociétés pour régler les déclarations d'exercice abrégé.
• Vous changez de comptable, ou le vôtre ne répond plus : utilisez changer de comptable ou un comptable qui a manqué des productions ou ne répond plus, puis apportez le registre de production à l'aide en fiscalité des sociétés pour établir ce dont les productions du Québec ont besoin.
• Les livres sont en retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.