T2125 al Schedule C: empresa individual canadiense, EE. UU.

Nunca presenté declaraciones de EE. UU.: ¿por dónde empiezo con una empresa individual canadiense?

Un ciudadano o extranjero residente de EE. UU. que vive en Canadá tributa por sus ingresos mundiales, así que una empresa individual canadiense va en el Form 1040 con el Schedule C (IRS). Si sus ingresos netos por trabajo independiente son de US$400 o más, debe presentar una declaración aunque su ingreso bruto sea bajo (Publication 54).

El Schedule C es un cálculo nuevo de EE. UU. con las mismas transacciones, no una copia del T2125. Los dos difieren en moneda, año fiscal, método contable, depreciación, auto y oficina en casa. Arme cada año a partir de los registros y use el T2125 para verificar los totales.

Empiece en este orden:

1. Elija los años que presentará. La vía para ponerse al día decide cuántos son (cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas).
2. Reúna para cada año: el T2125 con su Schedule de CCA, el aviso de determinación de la CRA, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas, las facturas de ventas y las declaraciones de GST/HST, una lista de activos con fechas de compra, precios y la fecha en que cada uno empezó a usarse en el negocio, la bitácora del vehículo, el área total de la vivienda y el área usada para el negocio, y cualquier declaración de EE. UU. ya presentada.
3. Defina las decisiones que se aplican a todos los años: la moneda (vea la pregunta sobre la unidad con su propia moneda más abajo), la fuente de las tasas de cambio, el método contable, el método del auto, el método de la oficina en casa, y la exclusión o el crédito.
4. Arme una hoja de trabajo por año: primero los totales del T2125, luego la conversión y después los ajustes que siguen.

El caso no es sencillo cuando:

• Solo ha presentado en Canadá. Cada año de EE. UU. omitido necesita su propio Schedule C, sus tasas y su Schedule de activos, y los años a presentar, la tasa y el enfoque de depreciación, y la exclusión o el crédito se definen en conjunto.
• Su negocio lleva sus propios libros en dólares canadienses. Puede ser una unidad con su propia moneda, lo que cambia cómo se convierte cada monto de abajo y puede añadir el Form 8858.
• El equipo es anterior a su primera declaración de EE. UU. La depreciación de EE. UU. cuenta desde la fecha en que el activo estuvo listo para uso comercial, incluso en años sin declaración de EE. UU.
• Un atajo tiene fecha límite de presentación. El método simplificado de la oficina en casa, la elección de partidas pequeñas y la tarifa estándar por milla dependen de una declaración presentada a tiempo o de su fecha de vencimiento, y una primera declaración presentada después los pierde tal como están escritos.
• Dos sistemas tributarios gravan una misma utilidad. La exclusión o el crédito, y el impuesto por trabajo independiente de EE. UU. frente al CPP, cambian el impuesto sin cambiar el Schedule C.

¿Cómo pasan las líneas de mi T2125 al Schedule C?

La mayoría de las líneas de ingresos y gastos pasan por su significado una vez convertidas a dólares estadounidenses. La CCA, el auto, la oficina en casa y las comidas se recalculan con las reglas de EE. UU.

Fuentes: instrucciones del Schedule C, Schedule C, capítulo 3 del T4002 de la CRA.

GST/HST. La hoja de trabajo de ventas del T2125 parte de las ventas con el GST/HST cobrado o por cobrar incluido, con una anotación separada del GST/HST antes de la línea 8000 (capítulo 2 del T4002 de la CRA). Las instrucciones del Schedule C mencionan solo el impuesto sobre las ventas estatal y local, no el GST/HST (IRS). Lleve el GST/HST en cuentas propias para que un preparador decida el tratamiento, y vea si el GST/HST cobrado es ingreso para el lado canadiense.

¿Qué año fiscal y qué método contable usa el Schedule C?

El Schedule C usa su año fiscal de EE. UU., que para la mayoría de las personas es el año calendario, y un método que refleje con claridad los ingresos y se use de forma uniforme. Un T2125 suele ser de acumulación, así que los dos pueden diferir.

• Año. La CRA dice que los trabajadores independientes generalmente deben usar un cierre del 31 de diciembre (capítulo 1 del T4002 de la CRA). El IRS dice que las personas generalmente deben adoptar el año calendario, y solo pueden adoptar un año fiscal distinto si sus libros lo siguen (Publication 538). Si su período canadiense no termina el 31 de diciembre, defina el año de EE. UU. antes de convertir nada.
• Método. La CRA exige el método de acumulación para los ingresos por trabajo independiente, salvo que los agricultores, pescadores y agentes a comisión pueden usar el método de efectivo. El IRS permite el método de efectivo, el de acumulación u otro que refleje con claridad los ingresos, y exige el de acumulación para el inventario, salvo que sea un pequeño contribuyente empresarial (small business taxpayer) (instrucciones del Schedule C, línea F).
• Qué difiere. Un T2125 de acumulación cuenta las ventas facturadas pero no cobradas y, para un profesional, el trabajo en curso (capítulo 2 del T4002 de la CRA). Un Schedule C con el método de efectivo cuenta solo los ingresos recibidos y los gastos pagados en el año. Conserve para cada año una conciliación de la utilidad neta del T2125 con la utilidad neta del Schedule C.

Un contribuyente que presenta su primera declaración, o que informa por primera vez los ingresos de un negocio aparte, puede adoptar cualquier método permitido, y el reglamento no impone la condición de presentar a tiempo (26 CFR 1.446-1(e)(1), Publication 538). Un cambio posterior generalmente necesita la aprobación del IRS, normalmente en el Form 3115 (el formulario del IRS para cambiar un método), con un ajuste para que los ingresos no se cuenten dos veces ni se omitan (instrucciones del Schedule C). La guía del IRS no dice cómo se tratan varias declaraciones tardías presentadas juntas. Elija el método una sola vez, antes de incluir el primer año, y pida a un preparador que lo confirme.

¿Qué tasa de cambio uso para convertir dólares canadienses?

A menos que su negocio sea una unidad con su propia moneda (vea más abajo), use la tasa vigente cuando recibió, pagó o devengó cada partida. Si hay más de una tasa, use la que refleje con más propiedad sus ingresos (IRS: moneda extranjera). El IRS no tiene una tasa oficial y generalmente acepta cualquier tasa publicada que se use de forma uniforme (IRS: tasas promedio anuales).

Elija una fuente, aplíquela de la misma forma a todos los montos de un año y anótela en la hoja de trabajo. Usar la misma fuente todos los años mantiene los años comparables. El ingreso que un cliente le pagó en dólares estadounidenses ya está en dólares estadounidenses, así que use el monto de la factura o del estado de cuenta en lugar de volver a convertir la cifra en dólares canadienses del T2125. Vea gastos pagados en moneda extranjera para el lado de la contabilidad y reconstrucción de ingresos en dólares estadounidenses de pagos en línea para años pasados de ingresos en dólares estadounidenses.

¿Su negocio es una unidad con su propia moneda? La regla habitual trata el dólar estadounidense como su moneda (IRS: moneda extranjera). La excepción es la unidad de negocio calificada (QBU). Una persona no lo es, pero el negocio de una persona sí lo es si lleva un conjunto separado de libros y registros, es decir, diarios y libros mayores (26 CFR 1.989(a)-1). Si el suyo lo hace es una cuestión de hechos. Una QBU usa la moneda del lugar donde opera y donde lleva sus libros, aquí el dólar canadiense, salvo que sus actividades se realicen principalmente en dólares (26 U.S.C. 985, 26 CFR 1.985-1(b)). Entonces cada determinación del impuesto sobre la renta de EE. UU., incluidos el costo y la depreciación de cada activo, se hace en dólares canadienses y el resultado se convierte a la tasa promedio del año (IRS, 26 U.S.C. 989), con más reglas en la sección 987. Los pasos y los ejemplos de esta página suponen el dólar estadounidense. Una QBU extranjera también es una sucursal extranjera para el Form 8858 (instrucciones del Form 8858; vea declaraciones informativas de una empresa extranjera). Un preparador debe resolver la cuestión antes de preparar el primer año.

¿Por qué no puedo copiar mi CCA, y qué depreciación permite el IRS?

La CCA es un sistema canadiense y no pasa a EE. UU. Para los bienes tangibles que se usan principalmente fuera de EE. UU., el IRS exige el Sistema Alternativo de Depreciación (ADS) y no permite la deducción de la sección 179 ni la depreciación adicional especial (bonus); esas dos son formas de deducir el equipo en el año en que se compra (Publication 946, 26 U.S.C. 168(g)).

Los períodos de recuperación ADS son de 5 años para automóviles, camiones ligeros y computadoras, de 10 años para muebles de oficina y de 12 años para bienes muebles sin vida de clase. El Appendix B de la Publication 946 enumera otros activos. El Form 4562 se adjunta a la declaración del año en que se pone en servicio un activo, y todos los años para la propiedad listada (listed property), como un auto (instrucciones del Schedule C, línea 13).

Las partidas pequeñas pueden deducirse como gasto en su lugar, mediante una elección hecha en una declaración original presentada a tiempo; vea deducir como gasto las compras pequeñas.

¿Cómo rehago el costo de cada activo en dólares estadounidenses?

Convierta el precio a la tasa de la fecha en que pagó, aunque el resto del año use un promedio, y conserve esa cifra en dólares estadounidenses como el costo. La regla del IRS es convertir una partida cuando se paga (IRS: moneda extranjera), y el costo de un bien comprado es lo que usted pagó (Publication 946).

1. Enumere cada activo usado en el negocio: descripción, fecha de compra, precio, fecha de pago y fecha en que empezó a usarse en el negocio.
2. Convierta cada precio una sola vez. Los cambios posteriores de la tasa no cambian el costo.
3. Comience la depreciación cuando el activo estuvo listo y disponible para uso comercial (Publication 946), no en el primer año que presente. La depreciación permisible de los años sin declaración de EE. UU. igual reduce lo que queda por depreciar. Esto supone que usted era entonces ciudadano o residente de EE. UU.; si lo fue después, la guía del IRS no dice qué costo y qué fecha de inicio se aplican, así que un preparador debe fijarlos.
4. Incluya solo la parte comercial de cualquier bien que también use para fines personales. Para un activo que se usó primero de forma personal, la depreciación empieza el día en que pasó al negocio, sobre el menor entre su base ajustada y su valor justo de mercado ese día (Publication 551).
5. Si recuperó el GST/HST del activo como crédito fiscal por insumos, pida a un preparador que fije el costo. La CRA reduce el costo de la CCA por los créditos reclamados (capítulo 4 del T4002 de la CRA), y la guía del IRS no trata el GST/HST en el costo.

¿Cómo funcionan los gastos del auto si mi bitácora está en kilómetros?

El IRS cuenta millas, así que convierta la bitácora. La proporción de uso comercial es la misma si cuenta en kilómetros o en millas, y una milla equivale a unos 1.6 kilómetros. Después elija entre la tarifa estándar por milla y los gastos reales (instrucciones del Schedule C, línea 9).

• Tarifa estándar por milla: las millas de negocio multiplicadas por la tarifa del IRS, más estacionamiento y peajes, sin depreciación, arrendamiento ni costos de operación por separado. La tarifa se fija por milla, cambia según el año y en algunos años cambió a mitad de año (IRS: tarifas estándar por milla).
• Gastos reales: la parte comercial del combustible, las reparaciones y el seguro, más la depreciación en la línea 13 o los pagos de arrendamiento en la línea 20a. Los autos tienen límites en dólares para la depreciación anual (Publication 463), así que una cifra de la Clase 10.1 canadiense no pasa a EE. UU.

Ambas autoridades quieren registros de los viajes. La CRA pide la fecha, el destino, el propósito y los kilómetros de cada viaje, además de la lectura del odómetro al inicio y al final del período (capítulo 3 del T4002 de la CRA). La Publication 463 pide la fecha, el kilometraje, el destino y el propósito de cada uso comercial (Publication 463). Una bitácora canadiense completa necesita conversión de unidades, no reconstrucción; una bitácora con solo totales anuales puede necesitar reconstrucción, vea reconstrucción de una bitácora de millas.

Dos trampas con los autos más antiguos:

• Plazo. Un auto propio puede usar la tarifa estándar solo si la elige el primer año en que está disponible para uso comercial, a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración de ese año con prórrogas (Publication 463). Si la declaración de ese primer año ya pasó su fecha de vencimiento, el plazo venció tal como está escrito; la guía del IRS no describe ningún alivio, así que un preparador lo confirma antes de usar la tarifa.
• Depreciación ya reclamada. No se permite la tarifa estándar una vez que el auto se ha depreciado con el MACRS, o se ha reclamado sobre él la deducción de la sección 179 o la depreciación adicional especial (Publication 463). La Publication 946 enumera el ADS como un método del MACRS, así que la depreciación ADS puede contar.

El vehículo de motor de una persona de EE. UU. que circula entre Estados Unidos y el exterior queda exceptuado de la regla ADS de uso en el extranjero (26 U.S.C. 168(g)(4)), así que un auto que cruza la frontera es otra cuestión. Para la elección en sí, vea tarifa estándar por milla o gastos reales del auto.

¿Cómo reclamo la oficina en casa del lado de EE. UU.?

El IRS generalmente la permite solo para la parte de la vivienda que se usa de forma exclusiva y regular para el negocio, con excepciones para almacenar inventario o muestras de productos y para el cuidado de niños (Publication 587; vea contabilidad de una guardería en casa), y ofrece dos métodos. Es posible que un reclamo canadiense no pase a EE. UU., porque las pruebas, el límite y el arrastre difieren.

El IRS ofrece dos métodos. El Form 8829 usa los gastos reales: el porcentaje comercial de los costos de la vivienda, por pies cuadrados u otro método razonable, incluida la depreciación (instrucciones del Form 8829). El método simplificado cuenta el área que califica, hasta 300 pies cuadrados, a US$5 por pie cuadrado, sin depreciación, y se elige al usarlo en una declaración original presentada a tiempo (Publication 587). Para elegir, vea oficina en casa: método simplificado o real.

Depreciar la vivienda con el Form 8829 sigue la misma regla de uso en el extranjero. La parte comercial de una vivienda en Canadá es, por lo general, bien inmueble no residencial bajo el ADS, en línea recta durante 40 años (26 U.S.C. 168(g), Publication 946), no los 39 años de la Publication 587.

¿Qué partidas canadienses no tienen línea en el Schedule C?

El impuesto sobre la renta canadiense y el CPP sobre sus propios ingresos no tienen línea en el Schedule C, las instrucciones no tratan el GST/HST y la CCA se reemplaza por la depreciación.

• Impuesto sobre la renta canadiense. El Schedule C no permite deducir los impuestos federales sobre la renta, y las instrucciones del Form 1116 tratan el impuesto sobre la renta extranjero como un crédito o una deducción detallada en el Schedule A, no como un gasto del negocio (instrucciones del Form 1116, instrucciones del Schedule C, línea 23). Cuál usar se explica en pagar impuestos en Canadá y aun así deber al IRS.
• Aportes al CPP. Las instrucciones del Schedule C no describen una línea para ellos. Cómo interactúa el CPP con el impuesto por trabajo independiente de EE. UU. está en impuesto por trabajo independiente o CPP para estadounidenses en Canadá.
• GST/HST cobrado y remitido. Las instrucciones del Schedule C mencionan solo el impuesto sobre las ventas estatal y local. Lleve el GST/HST en cuentas propias para que un preparador decida el tratamiento.
• Ganancia o pérdida cambiaria. El IRS dice que un contribuyente también puede tener que reconocer ganancias o pérdidas por moneda extranjera en ciertas transacciones en moneda extranjera, según la sección 988 (IRS: tasas promedio anuales). Conserve las fechas de facturación y de pago de las facturas en dólares canadienses para que un preparador pueda verificarlo.
• Arrastres y reservas canadienses. Los montos no usados de la oficina en casa y los saldos de CCA no tienen equivalente en EE. UU.; las cifras de EE. UU. se reconstruyen a partir de las transacciones.

¿Puede la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero reducir los ingresos del negocio?

No en el Schedule C, que sigue mostrando la utilidad completa. Si la exclusión se aplica, el Form 2555 saca el monto excluido del impuesto sobre la renta (IRS: exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero). No reduce el impuesto por trabajo independiente. Si ese impuesto se debe o no depende del acuerdo de Seguro Social entre EE. UU. y Canadá, que como regla general cubre a un trabajador independiente solo bajo el sistema del país de residencia (Publication 54); vea impuesto por trabajo independiente o CPP para estadounidenses en Canadá.

• Límite: US$132,900 para el año fiscal de esta página; cada otro año tiene su propio límite.
• Ingreso del trabajo: cuando tanto el capital como sus servicios personales son factores materiales que generan ingresos, solo cuenta una remuneración razonable por sus servicios, hasta 30% de su parte de la utilidad neta después de la deducción equivalente al empleador del impuesto por trabajo independiente. Si el capital no es un factor que genere ingresos, el tope no se aplica (instrucciones del Form 2555, 26 CFR 1.911-3(b)).
• Declaraciones tardías: la elección todavía puede hacerse en una declaración tardía: dentro de un año después de la fecha de vencimiento, o más tarde si no se debe impuesto de EE. UU. después de la exclusión o si el IRS aún no ha detectado la omisión (26 CFR 1.911-7).
• Las deducciones también se reducen. El Schedule C sigue enumerando todos los gastos, pero la parte atribuible a los ingresos excluidos se rechaza en la línea 44 del Form 2555 (instrucciones del Form 2555, Publication 54).

Quién califica está en las pruebas de la exclusión. Si conviene tomar la exclusión o el crédito, y cuánto dura esa elección, está en exclusión o crédito; si debe presentar varios años, revíselos todos antes de elegir.

¿Qué rehago cuando me pongo al día con varios años a la vez?

Cada año tiene su propia hoja de trabajo del T2125 al Schedule C y sus propias cifras del auto y de la oficina en casa. La fuente de las tasas, el Schedule de activos (que empieza cuando cada activo comenzó a usarse en el negocio y se arrastra por todos los años, incluidos los que no presenta) y las decisiones del paso 3 abarcan todos los años. Cuatro decisiones dependen de una declaración o de su fecha de vencimiento:

Las tres últimas tienen fechas límite, y una primera declaración presentada después las pierde tal como están escritas; la guía del IRS no describe ningún alivio. Trabaje esos años con gastos reales (costos reales de la vivienda, partidas pequeñas depreciadas, costos reales del auto), salvo que un preparador encuentre un alivio. La fila del método contable es una regla de la primera declaración, sin condición de presentación a tiempo.

Cuántos años presentar depende de la vía; vea cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas. Para reconstruir los gastos en sí, vea reconstrucción de gastos del negocio de años sin presentar, y para saber qué gastos cuestiona el IRS, vea gastos del Schedule C que cuestiona el IRS.

¿Puedo prepararlo yo mismo, y qué determina los honorarios de preparación de impuestos de EE. UU.?

Un solo año con libros que cuadran con los estados de cuenta bancarios y sin equipo ni auto es sobre todo trabajo de conversión. Se necesita el criterio de un preparador cuando se aplica cualquiera de estos puntos, porque la respuesta está abierta o es difícil de deshacer:

• Falta más de un año: cada uno necesita sus propias tasas y su Schedule de activos.
• El equipo o el auto es anterior a su primera declaración de EE. UU.: la depreciación permisible de años anteriores reduce lo que queda por depreciar.
• Una decisión de plazo puede estar ya perdida (tabla anterior).
• Se aplica la cuestión de la unidad con su propia moneda o del Form 8858.
• La exclusión o el crédito no está decidido: la elección dura.
• Llegó un aviso del IRS o de la CRA, o los totales no concilian con el T2125.

Los honorarios siguen los mismos factores, más el número de activos y vehículos y si las ventas llegaron en dólares estadounidenses o por varias cuentas. Qué mueve una cotización, y cómo comparar dos, está en cuánto cuesta un preparador de impuestos para expatriados y cómo elegir un contador transfronterizo.

Ejemplo

Estas cifras son ilustrativas. Las tasas usadas no son tasas reales. Los montos están en dólares canadienses (C$) o en dólares estadounidenses (US$), según se indica. Suponen que el dólar estadounidense es la moneda del negocio.

Consultor de Ontario, un año

El T2125 muestra ingresos de C$125,000 y gastos de C$50,000. A C$1.25 por US$1, el Schedule C muestra ingresos de US$100,000 y gastos de US$40,000, por lo que la utilidad neta es de US$60,000. Eso solo se cumple si todas las líneas de gastos pasan sin cambios. Si los C$50,000 incluyen líneas de CCA, auto u oficina en casa, esas se recalculan primero y el total de EE. UU. cambia. El Schedule C sigue mostrando US$60,000 aunque la exclusión se elija después en el Form 2555.

Equipo de cómputo y depreciación

Un equipo de cómputo comprado en el año 1 por C$10,000 y listo para uso comercial ese día equivale a US$8,000 en la fecha de compra, y ese sigue siendo su costo. El propietario reclamó solo C$1,000 de CCA en Canadá, lo cual se permite porque la CCA es opcional. Suponga que el propietario era persona de EE. UU. y que la computadora se usa solo en Canadá. Entonces es un bien ADS a cinco años en el Schedule C, sin elección de la sección 179. Suponiendo que se aplica la convención de medio año, el primer año es medio año de una quinta parte, US$800, y después US$1,600 por año. Los C$1,000 reclamados en Canadá no cambian la cifra de EE. UU.

Tres años sin presentar

Cada año tiene su propia hoja de trabajo, una tasa de la misma fuente escrita y el Schedule de la computadora arrastrado.

La computadora conserva su costo de US$8,000; las tasas del año 2 y del año 3 no lo cambian. Si se hubiera comprado dos años antes del año 1, su monto de medio año habría caído en un año sin presentar, y la depreciación permisible de esos años ya habría reducido lo que queda por depreciar.

¿Su caso es distinto?

• Usted es un ciudadano de EE. UU. que trabaja por cuenta propia en Canadá y solo ha presentado declaraciones canadienses, y un preparador necesita libros listos para EE. UU. de cada año omitido: los años a presentar, la tasa y el enfoque de depreciación, la exclusión o el crédito, y cómo interactúan el impuesto por trabajo independiente de EE. UU. y el CPP se deciden en conjunto. Lea cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas y obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• Solo tiene estados de cuenta bancarios o recibos en efectivo, le pagaron en dólares estadounidenses por una cuenta en línea o una aplicación, o los totales de su T2125 no coinciden con sus estados de cuenta: primero van los libros. Vea reconstrucción de la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y luego ayuda de registro contable.
• Lleva libros separados en dólares canadienses para el negocio: puede ser una unidad con su propia moneda, lo que cambia cómo se convierte cada monto y puede requerir una declaración informativa, el Form 8858; vea declaraciones informativas de una empresa extranjera y obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• Recibió una carta del IRS: una carta necesita su propia respuesta; vea cómo responder una carta del IRS viviendo en Canadá y obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• Está eligiendo entre la exclusión y el crédito por impuestos extranjeros, o pagó el CPP, o el impuesto por trabajo independiente de EE. UU. aparece en un borrador de declaración: vea pagar impuestos en Canadá y aun así deber al IRS e impuesto por trabajo independiente o CPP para estadounidenses en Canadá.
• Su negocio es una corporación canadiense: las reglas difieren; vea propietarios estadounidenses de corporaciones canadienses.
• Tiene cuentas o planes registrados canadienses: vea FBAR o formularios de la TFSA omitidos.
• Vende bienes y tiene inventario: vea costo de los bienes vendidos en el Schedule C.