GST/HST pagado antes de registrarse: reglas de los créditos

¿Puedo reclamar el GST/HST que pagué antes de registrarme?

En parte. Una vez registrado, su primera declaración puede reclamar créditos fiscales por insumos (ITC; el GST/HST pagado en compras del negocio, que se resta del impuesto que debe o se reembolsa si es mayor) por tres tipos de impuesto pagado antes del registro: el impuesto de los bienes que aún tenía en la fecha de registro, si era pequeño proveedor justo antes de registrarse; el impuesto de los servicios que le prestaron después de esa fecha; y el impuesto del alquiler prepagado de períodos posteriores. El impuesto de los servicios que ya había recibido antes de registrarse no se puede reclamar (Excise Tax Act, sección 171; CRA: créditos fiscales por insumos). La fecha de registro es la fecha de entrada en vigor que figura en su aviso de registro de la CRA.

Todo crédito también requiere que el impuesto se haya pagado o sea pagadero en la compra (CRA). Si compró bienes a un vendedor que no cobró impuesto, o si vendió o consumió los bienes antes de registrarse, no queda nada que reclamar.

El caso no es sencillo cuando la compra es grande, el artículo valía mucho menos de lo que pagó en la fecha de registro, también se usa de forma personal, el propietario pagó personalmente por una corporación, la primera declaración es casi toda un reembolso, o todavía no ha presentado la solicitud o planea registrarse principalmente para recuperar el impuesto: la fecha de entrada en vigor que solicite define qué compras cubren estas reglas. Reúna:

• facturas con fecha que muestren el impuesto, y comprobantes de pago
• la fecha de entrada en vigor de su aviso de registro
• una lista de lo que tenía en esa fecha, con costo, impuesto pagado, mejoras posteriores, valor de mercado y porcentaje de uso comercial

Compré equipos o inventario antes de registrarme y todavía los tengo: ¿puedo reclamar el impuesto?

A menudo sí, si era pequeño proveedor justo antes de registrarse. La ley lo trata como si hubiera comprado, en el momento de registrarse, cada artículo que tenía entonces para usar o vender en el negocio, y como si hubiera pagado un impuesto igual a su «basic tax content» (contenido básico de impuesto) (sección 171(1); CRA). Si era pequeño proveedor justo antes de registrarse depende de sus ventas gravables, las de sus asociados (personas y negocios estrechamente relacionados) y las reglas de plazo por trimestre; vea cuándo registrarse para la prueba de $30,000 (sección 148).

El contenido básico de impuesto parte del impuesto pagadero por la compra y por las mejoras posteriores, menos los reembolsos o montos similares que usted tenía derecho a recuperar (sin contar los ITC), y se reduce proporcionalmente cuando el valor de mercado del artículo en la fecha de registro es inferior al costo combinado de compra y mejoras (sección 123; CRA Memo 8-5). El ejemplo propio de la CRA es una computadora que en la fecha de registro vale la mitad de su precio: lleva la mitad del impuesto.

Después, el uso comercial limita el crédito. En la mayoría de los equipos, un uso comercial superior a 50% respalda el crédito completo, y un uso igual o inferior no respalda ninguno (CRA: porcentaje de elegibilidad). La CRA indica que los límites habituales también se aplican a este impuesto presunto, incluidos los de los vehículos de pasajeros (Memo 8-5, párrafo 30); para un automóvil, vea comprar un automóvil a través de su negocio.

El inventario que tiene para vender se trata de la misma manera, con la misma reducción por valor de mercado. En los bienes pedidos antes del registro pero recibidos después, la regla de bienes exige que usted tenga el artículo y la regla de servicios no se aplica, y el memo de la CRA sobre nuevos registrantes no lo aborda. Distinga un depósito verdadero de un anticipo, verifique cuándo pasó a ser pagadero el impuesto y haga que lo revisen antes. Los terrenos y edificios también pueden calificar, pero siguen pruebas de uso distintas y otras condiciones; vea GST/HST en inmuebles comerciales. Para el impuesto pagado en la frontera, vea GST en importaciones y facturas de aduana.

Pagué servicios de puesta en marcha antes de registrarme (diseño, asesoría legal, sitio web, publicidad): ¿puedo reclamar ese impuesto?

Por lo general no. El impuesto de un servicio que le prestaron antes de la fecha de registro no se puede reclamar, aunque haya pagado la factura después de registrarse (sección 171(2); CRA). Cuenta la fecha en que se prestó el servicio, no la fecha en que pagó.

Tres puntos pueden cambiar la respuesta:

• Servicios prestados después. Un anticipo aplicado al precio antes del registro puede respaldar un crédito en la primera declaración por un trabajo entregado después, en la medida en que se use en el negocio. Un depósito verdadero no hace pagadero el impuesto hasta que el proveedor lo aplica al precio (sección 168(9)), así que verifique primero esa fecha. Cuando un servicio se presta a lo largo del tiempo y cruza la fecha de registro, la CRA indica dividir el impuesto entre la parte anterior y la posterior (Memo 8-5, párrafo 19), pero solo muestra una división con cifras para el alquiler, así que haga revisar cualquier otra división.
• Costos de constitución de una corporación. La CRA indica que los honorarios legales, contables y regulatorios para constituir una corporación pueden ser bienes depreciables para el impuesto sobre la renta. Cuando lo son, cuentan como bienes para esta regla y puede haber un crédito disponible (Memo 8-5, párrafo 14). Si otro costo, como un logotipo o un sitio web, es un servicio o un bien es una cuestión de hecho; resuélvala antes de reclamarlo o darlo de baja como gasto.
• Todavía sin ventas. No tener ventas no es en sí la prueba: la ley trata lo que se hace en relación con establecer una actividad comercial como hecho en el curso de esa actividad (sección 141.1(3); Memo 8-5, párrafo 29). Eso supone que el negocio es, o será, una actividad comercial (vea la sección de registro más abajo). No cambia la regla de plazo anterior.

Para el lado del impuesto sobre la renta de estos costos, vea costos de puesta en marcha antes de su primera venta.

¿Qué pasa con el alquiler u otros pagos anticipados que cubren un período posterior a mi registro?

Reclame la parte que cubre el tiempo posterior a la fecha de registro. El alquiler, las regalías y pagos similares de períodos anteriores no se pueden reclamar (sección 171(2); CRA: créditos fiscales por insumos).

El ejemplo de la CRA es el alquiler de oficina prepagado de tres meses, del 1 de enero al 31 de marzo, con registro el 1 de marzo. El impuesto del alquiler de marzo se puede reclamar; el impuesto del 1 de enero al 28 de febrero no (RC4022). El reclamo se limita a la medida en que el espacio alquilado se use en el negocio.

¿Qué fecha cuenta como mi fecha de registro, y puede ser anterior al día en que presento la solicitud?

Es la fecha de entrada en vigor que la CRA indica por escrito (sección 241(1)). En un registro voluntario suele ser el día en que solicita la cuenta, y la CRA por lo general acepta una fecha hasta 30 días anterior. La fecha de una corporación no puede ser anterior a su constitución (CRA: registro voluntario).

La fecha clasifica sus compras. Por lo general, para reclamar un crédito ordinario una persona tiene que ser registrante cuando el impuesto pasa a ser pagadero por primera vez o se paga, y las reglas especiales anteriores cubren solo compras anteriores (Memo 8-5, párrafo 12). Una fecha anterior puede pasar una compra reciente al lado ordinario, pero también lo convierte en registrante desde ese día, y un registrante debe cobrar impuesto sobre las ventas gravables (sección 221(1); RC4022).

Si estaba obligado a registrarse antes, o cobró impuesto más de 30 días antes de registrarse, la CRA tiene una solicitud aparte para retrotraer un registro por más que ese plazo (CRA); vea cuándo registrarse y cobrar GST/HST antes de registrarse.

¿Puedo registrarme antes de mi primera venta, y se permite registrarse solo para recuperar el impuesto?

Puede presentar la solicitud antes de cualquier venta si se dedica a una actividad comercial en Canadá (sección 240(3)). Un negocio que aún no ha empezado a hacer ventas gravables debe demostrar una intención clara de realizar una actividad comercial. La CRA menciona como posible evidencia los contratos propuestos, un lugar de negocios, una escritura de constitución o un acuerdo de sociedad, y otras gestiones como la planificación financiera o la captación de capital (Memo 2.3, párrafos 1 y 3, de mayo de 1999).

Las fuentes fijan límites y dejan una pregunta abierta:

• Se necesita un negocio real. Un negocio dirigido por una persona física o por una sociedad formada solo por personas físicas, sin una expectativa razonable de utilidad, no es una actividad comercial, y las ventas exentas quedan fuera de ella (sección 123).
• Los créditos dependen del propósito. Un artículo califica en la medida en que se adquirió para hacer ventas gravables a cambio de una contraprestación (sección 141.01(2)). Una compra hecha para un negocio sin el propósito de hacer ventas gravables, como el que solo hace ventas exentas, no cumple esa prueba.
• Vienen compromisos. Debe presentar declaraciones, cobrar impuesto sobre las ventas gravables y, por lo general, mantenerse registrado al menos un año, salvo que deje de realizar actividades comerciales (CRA: registro voluntario). Cancelar más tarde puede generar GST/HST pagadero sobre el inventario y los equipos que conserve (sección 171(3)); vea cerrar una cuenta de GST/HST antes de dar el reembolso inicial como resultado final.
• Sin resolver. La página actual de registro de la CRA habla de negocios que hacen ventas gravables, y su guía publicada ofrece solo la lista de evidencia anterior, no una prueba del motivo ni de qué tan avanzado debe estar un negocio, sin ventas, para que la CRA acepte una solicitud. Eso depende de los hechos.

Por eso, registrarse principalmente para recuperar una compra grande es una decisión que depende de los hechos y del crédito realmente disponible, no un formulario que se llena sin más.

¿Cómo incluyo el reclamo en mi primera declaración, y de cuánto tiempo dispongo?

Reclámelo en la declaración del primer período de declaración (con qué frecuencia presenta: mensual, trimestral o anual) que termina después de la fecha de registro. La CRA trata estos créditos como generados en ese período, y trata los días anteriores a su fecha de entrada en vigor como un período corto aparte que normalmente no requiere declaración (Memo 8-5, párrafos 38, 40 y 41). Son créditos fiscales por insumos, así que se suman al total de la línea 106. Las instrucciones de la CRA para la declaración no ofrecen una línea aparte para ellos. Si los créditos superan el impuesto que cobró, un saldo negativo en la línea 113 C de la declaración en papel pasa a la línea 114 como reembolso; GST/HST NETFILE lo calcula automáticamente (CRA: instrucciones de la declaración). Para la declaración en sí, vea cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.

La mayoría de los registrantes tiene cuatro años para reclamar, contados desde el final de ese primer período de declaración; unos pocos negocios de ingresos altos tienen dos años, contados desde el final del ejercicio fiscal que lo incluye. La fecha límite es la fecha de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termina dentro de ese plazo (sección 225(4); CRA; Memo 8-5, párrafo 38).

1. Lea la fecha de entrada en vigor de su aviso de registro.
2. Haga una lista de lo que tenía en esa fecha: artículo, fecha de compra, costo, impuesto pagado, mejoras, valor de mercado y porcentaje de uso comercial.
3. Divida cada servicio o alquiler prepagado en la parte anterior y la parte posterior a esa fecha.
4. Relacione cada línea con su factura.
5. Sume el total a la línea 106 de la primera declaración.

Un crédito reclamado también reduce el costo que usted deduce o deprecia para el impuesto sobre la renta, porque cuenta como asistencia gubernamental para ese bien o servicio (subsección 248(16)); vea costos de puesta en marcha antes de su primera venta.

¿Qué comprobantes necesito para compras hechas hace meses?

Tenga los registros de respaldo en su poder antes de presentar la declaración que reclama el crédito. La ley niega el crédito salvo que haya obtenido evidencia suficiente del monto antes de presentar (sección 169(4); CRA). Un estado de cuenta bancario o de tarjeta muestra lo que pagó, pero no el impuesto, así que pida ahora al proveedor una copia de cualquier factura que falte. Para saber qué debe mostrar una factura, vea datos del recibo de GST/HST para los créditos fiscales por insumos.

Para los bienes que conserva, guarde una lista con fecha de lo que tenía en la fecha de entrada en vigor, con una nota sobre cómo estimó el valor de mercado de cada artículo. Para el inventario, guarde un conteo hecho en esa fecha. Para los pagos anticipados, guarde el contrato o la factura que muestre qué período cubre. Conserve los registros 6 años después del final del año al que se refieren (sección 286(3)).

¿La CRA revisará una primera declaración compuesta sobre todo por compras que muestra un reembolso?

Es posible. La CRA indica que toda solicitud de reembolso de GST/HST se revisa sistemáticamente para detectar errores o incumplimientos, y algunas se examinan con más detalle antes del pago; un examinador de cualquier parte de Canadá puede comunicarse con quien reclama (CRA: auditoría y examen del GST/HST). La página de la CRA no indica un tiempo de procesamiento ni distingue a los nuevos registrantes. Si llega una carta, vea revisiones y auditorías del GST/HST.

¿Qué pasa si olvidé reclamar una compra en mi primera declaración?

Reclámela en su siguiente declaración, en la línea 106, mientras no haya vencido el plazo (CRA: instrucciones de la declaración). La CRA por lo general rechaza una solicitud de enmendar una declaración presentada cuando el único cambio es agregar más créditos, salvo circunstancias extraordinarias, porque el monto se puede reclamar más adelante (P-149R). El plazo sigue corriendo desde el primer período de declaración, así que un reclamo tardío tiene menos tiempo del que parece. Vea cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Equipo que sigue usando

Un trabajador independiente de Ontario, pequeño proveedor antes de registrarse, compra en marzo una computadora por C$5,000 más C$650 de HST (13%) y obtiene una cuenta voluntaria con vigencia desde el 1 de junio. Usa la computadora 90% para el negocio. El 1 de junio la vendería por unos C$4,000 según su estimación, cuatro quintos de su precio, así que el impuesto presunto es C$650 x 4,000 / 5,000 = C$520. El uso comercial supera la mitad, por lo que los C$520 completos pueden ir en la primera declaración. Los otros C$130 no.

Un logotipo entregado antes de registrarse

El mismo trabajador pagó a un diseñador C$2,000 más C$260 de HST en abril por un logotipo entregado en abril. Tratado como un servicio, se prestó antes del 1 de junio, así que los C$260 no dan crédito, aunque la factura se pague en julio. En cambio, si hubiera hecho un anticipo de C$1,000 más C$130 de HST, aplicado en abril al precio de un sitio web entregado en julio, los C$130 se podrían reclamar en la primera declaración, en la medida en que el sitio se use en el negocio.

Alquiler prepagado

Una corporación de Alberta prepaga el alquiler de enero a marzo de C$3,000 más C$150 de GST y se registra el 1 de marzo. Solo marzo, un tercio del período, cae después del registro, por lo que se pueden reclamar C$50 del GST. Los otros C$100 no.

¿Su caso es distinto?

• Gastó una cantidad grande en equipos, inventario o puesta en marcha antes de registrarse, o planea registrarse principalmente para recuperarla, y la primera declaración sería un reembolso: la respuesta depende de fechas, valores de mercado y de cómo se clasifica cada costo. Qué compras califican, qué fecha de entrada en vigor solicitar y cómo respaldar un reembolso son los puntos que deben resolverse antes de presentar la solicitud o la declaración; vea ayuda con la contabilidad.
• Ya había superado el límite de pequeño proveedor, o cobró impuesto antes de tener un número: la regla de bienes anterior depende de ser pequeño proveedor justo antes de registrarse, así que la respuesta puede cambiar; vea cuándo registrarse y cobrar GST/HST antes de registrarse.
• Pagó personalmente, o su corporación le reembolsó: la regla de bienes considera lo que tenía el propio negocio registrado, así que importa quién compró el artículo; vea gastos del negocio pagados personalmente.
• Usa, o planea usar, el Quick Method (método simplificado de GST/HST): la CRA indica que no puede reclamar créditos por gastos de operación, pero sí por algunas compras, como computadoras, vehículos y otros equipos grandes (CRA: créditos fiscales por insumos). Verifique cómo se tratan los bienes que conserva antes de elegirlo; vea la guía del Quick Method.
• Se omitió una compra en una declaración ya presentada: vea cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada.
• La CRA le escribió sobre su reembolso: vea revisiones y auditorías del GST/HST.
• Su negocio está físicamente en Quebec: usted presenta las declaraciones de GST/HST ante Revenu Québec en sus formularios, por lo que el aviso de la CRA y los números de línea anteriores pueden diferir (RC4022).
• También pagó PST o QST: esta página cubre solo el GST/HST; vea impuesto provincial sobre las ventas y cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.
• Su contabilidad de los meses anteriores al registro no está configurada: vea cómo configurar la contabilidad de un negocio nuevo.