Reparación o mejora en un alquiler: calentador, techo, pisos

¿Cambiar el calentador de agua, el techo o los pisos de un alquiler es una reparación que se deduce o una mejora que se capitaliza?

La Publication 527 incluye el calentador de agua, un techo nuevo, los pisos y la alfombra de pared a pared entre las mejoras. Una mejora se capitaliza: se suma al costo de la propiedad y se deduce durante muchos años como depreciación. El trabajo que solo mantiene la propiedad en condiciones normales y eficientes de uso es una reparación y se deduce cuando se paga (instrucciones del Schedule E). Una elección de puerto seguro todavía puede convertir una mejora en una deducción de este año.

Preguntas que conviene hacerse, en orden. ¿Es una reparación, como una pieza desgastada o un parche? Si parece una mejora, ¿la factura está dentro de $2,500, el trabajo del año en el edificio está dentro del límite para contribuyentes pequeños, o es mantenimiento de rutina? Si ninguna opción encaja, se deprecia.

Cuando el caso no es sencillo. Varios trabajos en un mismo edificio en el año, un trabajo dividido en varias facturas, reparaciones mezcladas con una renovación, trabajos después de una tormenta, un incendio o una inundación, varios edificios o una sociedad de personas, o años anteriores sin lista de activos ni elección archivada. Los puertos seguros de minimis y para contribuyentes pequeños son elecciones que se hacen en la declaración, así que se deciden antes de presentarla, prórrogas incluidas.

Qué reunir. Facturas detalladas (piezas, mano de obra, instalación); la fecha en que cada elemento quedó listo para usarse; fotos y notas de lo que se reemplazó y de cuánto costó; los registros de compra del edificio u otra base fiscal, sin el terreno, con las mejoras capitalizadas en años anteriores; los calendarios de depreciación de años anteriores.

¿Cómo distingue el IRS una reparación de una mejora?

Un gasto es una mejora si es un perfeccionamiento (betterment), una restauración o una adaptación (reglamento); el demás trabajo que mantiene la propiedad en funcionamiento es una reparación. En un edificio, la prueba se aplica por separado a la estructura y a cada sistema del edificio: plomería, electricidad, calefacción y aire acondicionado, ascensor, escalera mecánica, protección contra incendios y alarmas, distribución de gas y seguridad (reglas del IRS sobre propiedad tangible).

El reglamento no define "material"; el IRS indica usar un criterio razonable según los hechos de cada caso (reglas del IRS sobre propiedad tangible).

¿Cambiar el calentador de agua es una reparación o una mejora?

La Publication 527 incluye el calentador de agua entre las mejoras, así que reemplazar la unidad completa empieza como un gasto capitalizado. Cambiar una pieza desgastada por una comparable es, por lo general, un trabajo de reparación. El reglamento menciona tuberías, desagües, válvulas, lavamanos, bañeras e inodoros como ejemplos del sistema de plomería y no menciona los calentadores de agua, por lo que la lista de la Publication 527 es el punto de partida publicado por el IRS.

Que el costo siga siendo deducible depende de los puertos seguros que se explican más abajo o de la prueba del reglamento sobre el reemplazo de un componente principal de un sistema del edificio. Esa prueba no tiene un ejemplo con calentadores de agua: reemplazar una de tres calderas no fue una restauración, pero reemplazar el único enfriador que climatiza todo el sistema de un edificio sí lo fue (reglamento).

¿Un techo nuevo, o el parche de un techo, es una reparación o una mejora?

Parchar una sección pequeña del techo es una reparación. La Publication 946 dice que reemplazar por completo un techo convierte el techo nuevo en una mejora, una restauración del edificio, y se deprecia. El reglamento trata un techo completo como un componente principal y como una parte estructural sustancial del edificio; en su ejemplo se reemplazaron la base, el aislamiento y los recubrimientos.

Los ejemplos del reglamento son edificios comerciales. Reemplazar solo una membrana impermeabilizante desgastada por otra comparable no fue una restauración, y otro ejemplo supone lo mismo para tejas desgastadas que se cambian para detener goteras. El techo inclinado de una casa puede caer en cualquiera de los dos lados, según cuánto se reemplace y por qué.

¿Los pisos nuevos son una mejora? ¿Y si solo reemplazo una sección dañada?

La Publication 527 incluye los pisos y la alfombra de pared a pared entre las mejoras. Según el reglamento, todos los pisos de un edificio juntos son un componente principal, y reemplazar solo una parte pequeña no es una restauración. En sus ejemplos de un hotel, los pisos nuevos del vestíbulo (menos de una décima parte del área del edificio) no fueron una restauración, mientras que los pisos nuevos de todas las áreas públicas (cerca de dos quintos) sí lo fueron. No fija ningún porcentaje. En un alquiler, la alfombra es un bien de cinco años y no un componente estructural (Publication 527), así que esta prueba de pisos se aplica mejor a la madera, la baldosa y otros pisos permanentes.

Un perfeccionamiento (betterment) se mide contra la condición anterior al desgaste o al daño, de modo que igualar el piso viejo es menos probable que sea un perfeccionamiento que subir la calidad. El material cambia la clase de depreciación, como se explica más abajo.

¿Qué puerto seguro se aplica: por factura, por edificio o por repetición?

Tres puertos seguros pueden permitir deducir un trabajo que de otro modo se capitalizaría. Pueden usarse en el mismo año, y los montos del puerto seguro de minimis y del de mantenimiento de rutina siguen contando para el total del edificio en el puerto seguro para contribuyentes pequeños (reglamento).

¿Puedo deducirlo con el puerto seguro de minimis?

Una factura o un elemento de $2,500 o menos se puede deducir en lugar de capitalizarse si el arrendador hace la elección anual y registra el monto como gasto en sus libros. El límite es para el arrendador que no tiene estados financieros aplicables, como estados financieros auditados (reglamento; aviso del IRS que subió el límite).

• Por factura o elemento. La entrega y la instalación en la misma factura cuentan para el costo.
• Elección y libros. Una declaración anual adjunta a la declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas, cubre todos los montos que califican ese año y no se puede revocar; una sociedad de personas la hace por sí misma. Además, el monto debe registrarse como gasto en los libros conforme a una política uniforme vigente al inicio del año (preguntas frecuentes del IRS). El texto de la declaración y qué hacer si se omitió están en deducir o capitalizar compras pequeñas.
• Si supera el límite. La factura pasa por la prueba de reparación o mejora; no se capitaliza de forma automática.
• División de facturas. Una regla contra el abuso cubre las facturas creadas para dividir un bien que normalmente se compra como una sola unidad y así quedar por debajo del límite.

¿Qué es el puerto seguro para contribuyentes pequeños y cuándo se pierde en un año de mucho trabajo?

Este puerto seguro permite al arrendador deducir todas las reparaciones, el mantenimiento y las mejoras de un edificio en un año si el total del año no pasa del menor entre 2% de la base no ajustada del edificio o $10,000. Si el total lo supera, el puerto seguro se pierde para ese edificio durante todo el año, no solo por el exceso (reglamento).

• Ingresos. Ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores de $10 millones o menos. El alquiler cuenta como ingreso bruto.
• Tamaño del edificio. Una base no ajustada de $1 millón o menos: la base fiscal del edificio sin restar la depreciación y sin el terreno. Por lo general es el costo más las mejoras capitalizadas antes, pero una donación o una herencia fija una base inicial distinta (reglamento). Para dividir el terreno y el edificio, vea el estado de cierre de la compra en los libros.
• Todo cuenta. Reparaciones, mantenimiento y mejoras, incluso los montos cubiertos por las reglas de minimis o de mantenimiento de rutina. Cada edificio se evalúa por separado.
• La elección. Una declaración titulada "Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers", con nombre, dirección, número de identificación fiscal y una descripción de cada edificio, adjunta a la declaración original presentada a tiempo. No se puede revocar. Una sociedad de personas la hace por sí misma. Si se omite la elección, solo existe un alivio tardío limitado, que el reglamento remite a las reglas de prórroga del IRS; por eso conviene hacerla con la declaración.

¿Qué es el mantenimiento de rutina y qué se considera rutina?

El mantenimiento de rutina es el trabajo recurrente que mantiene un edificio, o uno de sus sistemas, en condiciones normales y eficientes de uso, y que el propietario esperaba razonablemente, cuando el edificio o el sistema entró en servicio, tener que hacer más de una vez durante 10 años. No requiere elección y no cubre los perfeccionamientos (betterments) (reglamento; reglas del IRS sobre propiedad tangible).

Pueden calificar la inspección, la limpieza, las pruebas y el cambio de piezas desgastadas por piezas comparables. En los ejemplos del reglamento, calificaron los pasamanos que se esperaba reemplazar cada cuatro años; no calificaron unos escalones que se esperaba que duraran de 18 a 20 años. El reemplazo único de un techo completo o de un calentador de agua rara vez cumple esa prueba. El trabajo que hace falta por el uso que le dio el dueño anterior, o para revivir una propiedad descuidada, no es mantenimiento de rutina.

Si hago una reparación durante una renovación más grande, ¿también hay que capitalizarla?

Sí, cuando la reparación beneficia directamente la mejora o se hace por ella; no, cuando no tiene relación, aunque se haga al mismo tiempo (reglamento). Un parche en la sección del techo que se está reemplazando pertenece al trabajo del techo. Una llave que gotea y se arregla esa misma semana en otro cuarto no. Las facturas detalladas permiten ubicar cada costo cuando el trabajo no está relacionado.

Si lo capitalizo, ¿cómo se deprecia y cuándo empieza?

Una mejora capitalizada se deprecia como un activo propio durante el período de recuperación de la propiedad que mejora (Publication 527). La tabla muestra los períodos habituales del Sistema General de Depreciación (GDS). El sistema alternativo de depreciación (ADS) tiene períodos más largos y es obligatorio para los bienes inmuebles residenciales de un negocio inmobiliario que eligió no aplicar el límite de intereses del negocio (Publication 946); en ese caso, el calendario debe seguir esa elección.

Los pisos y los revestimientos permanentes, como la baldosa, son componentes estructurales de un edificio (Publication 946). La Publication 527 incluye el calentador de agua en la plomería y agrupa las calderas y las tuberías de agua con el edificio, pero también incluye las estufas y los refrigeradores como electrodomésticos de cinco años y no dice a qué clase pertenece el calentador de agua. La clase define el período de recuperación, así que conviene resolverla antes de presentar el primer año.

• Inicio. La depreciación empieza en la fecha posterior entre la fecha en que la mejora se pone en servicio y la fecha en que se puso en servicio el edificio. Un bien está en servicio cuando está listo y disponible para usarse, aunque no se use. En una mejora del edificio, el primer año solo cuenta los meses de uso.
• Deducción especial. Los bienes de cinco años, como la alfombra y los electrodomésticos, pueden calificar en el primer año para la depreciación adicional (bonus) de 100%, que el Form 4562 llama deducción especial por depreciación, si cumplen las fechas de adquisición y de puesta en servicio de las instrucciones del Form 4562, a menos que el propietario elija no aplicarla para esa clase. La propiedad calificada tiene un período de recuperación de 20 años o menos, así que las mejoras de un edificio residencial de alquiler no califican. Para las reglas, vea cómo deducir equipo en el primer año.
• La pieza vieja. El techo o el piso original incluido en la base del edificio sigue depreciándose después de un reemplazo, a menos que el propietario haga la elección de disposición parcial: declarar la pérdida en la declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas, del año en que se dio de baja la parte vieja, aunque la nueva se instale después. Solo se puede revocar con el consentimiento del IRS. Tomar la pérdida también hace que el reemplazo sea una restauración capitalizada. Una mejora anterior capitalizada por separado y retirada por completo deja de depreciarse sin necesidad de la elección, y la baja por un siniestro tiene su propia regla (reglamento).

¿Dónde van las reparaciones y la depreciación en la declaración, y qué debo conservar?

En el Schedule E, las reparaciones van en la línea 14 y la depreciación en la línea 18. El Form 4562 se adjunta cuando se reclama depreciación de bienes puestos en servicio durante el año (instrucciones del Schedule E). Los elementos de minimis van en la línea 19 (Publication 527). Una sociedad de personas declara los bienes inmuebles de alquiler en el Form 8825, con la depreciación en la línea 14 (instrucciones del Form 8825). Las elecciones de puerto seguro son declaraciones adjuntas a la declaración, no casillas de un formulario.

La Publication 527 indica separar las reparaciones de las mejoras y llevar registros precisos, porque el costo de las mejoras se necesita para depreciar y para vender. Conserve los documentos de la lista del inicio, una lista de activos (costo, fecha, clase) y una copia de cada declaración de elección. Para reparaciones en efectivo sin facturas, vea registros y recibos de una propiedad de alquiler.

Ejemplo

Estos ejemplos usan reglas federales y dólares estadounidenses. Las cifras son ilustrativas. Ningún arrendador tiene estados financieros aplicables. Cada deducción de minimis supone una elección presentada a tiempo y una política, vigente el primer día del año, de registrar como gasto las compras menores de US$2,500 y de aplicarla en los libros. Los ingresos brutos promedio están muy por debajo del límite para contribuyentes pequeños.

Calentador de agua en un alquiler de Ohio

Un arrendador paga US$1,150 por reemplazar un calentador de agua. Hace la elección de minimis del año y registra el monto como gasto en los libros, así que con estos hechos el costo se deduce. Un segundo arrendador paga US$3,400 por el mismo trabajo, sin elección y sin otro puerto seguro. Según la lista de la Publication 527, el costo es una mejora y se deprecia.

Techo de un dúplex

Un dúplex tiene una base del edificio de US$220,000. El límite para contribuyentes pequeños es el menor entre 2% (US$4,400) o US$10,000, es decir, US$4,400. La reparación de un escalón del porche por US$800 cabe por sí sola. El reemplazo de todo el techo por US$14,000 en el mismo año lleva el trabajo total a unos US$14,800, por encima del límite, así que el puerto seguro se pierde para el edificio. Con estos hechos, el techo es una restauración: se capitaliza y se deprecia durante 27.5 años, unos US$509 al año después del primer año. La reparación del escalón por US$800, sin relación con el techo, sigue siendo una reparación.

Un año de rotación de inquilinos

Dos casas de alquiler unifamiliares cambian de inquilino en el mismo año. En la primera, el piso laminado de un dormitorio cuesta US$2,300 en una sola factura. Está dentro del límite por factura, así que, con la elección de minimis, se deduce. En la segunda, US$6,800 de madera reemplazan los pisos de toda la casa. Supera el límite y cubre la mayor parte de los pisos del edificio, así que es probable que se capitalice y se deprecie con el edificio, salvo que el trabajo del año en el edificio cumpla el límite para contribuyentes pequeños. Dividirlo en facturas pequeñas solo para quedar por debajo del límite puede ser objetado.

¿Su caso es distinto?

• Varios alquileres o un año de gran renovación, sin lista de activos ni elección archivada: el trabajo del año debe clasificarse edificio por edificio y factura por factura, y las elecciones solo se hacen en la declaración. Puede que también haya que corregir años anteriores. Para la declaración, vea ayuda con impuestos de personas; para registrar cada trabajo cuando se paga, contabilidad.
• En años anteriores todo se dedujo como reparación, o todo se capitalizó: la solución depende de cuántas declaraciones usaron ese tratamiento. Una sola declaración presentada por lo general todavía no es un método contable (26 CFR 1.446-1), así que enmendarla puede bastar. Si se repitió en varias declaraciones, puede volverse un método, y cambiarlo exige el consentimiento del IRS, normalmente con el Form 3115 y no con una declaración enmendada (reglas del IRS sobre propiedad tangible). Para la depreciación, la Publication 946 fija el límite en dos o más declaraciones consecutivas. Vea depreciación omitida, cómo reconstruir un calendario de depreciación, cómo poner al día la contabilidad de un alquiler y ayuda con impuestos de personas.
• El trabajo siguió a una tormenta, un incendio, una inundación o un reclamo al seguro: cuando la base se ajustó por la pérdida, reparar el daño se capitaliza como restauración. El límite especial, ligado a la base ajustada de la propiedad, topa solo los costos capitalizados bajo esa regla de siniestros; el reemplazo de un techo completo sigue capitalizándose por encima de él (reglamento). Vea ayuda con impuestos de personas.
• El alquiler todavía no tiene inquilino: vea gastos de un alquiler antes del primer inquilino.
• Usted vive en una parte del edificio o usa el alquiler personalmente: solo cuenta la parte de alquiler del costo de todo el edificio (Publication 527). Vea días de alquiler justo y uso personal.
• Los alquileres están en una sociedad de personas, o en una LLC que tributa como tal: la sociedad de personas hace las elecciones y declara en el Form 8825; vea contabilidad de una LLC por cada propiedad de alquiler.
• Usted es propietario no residente, por ejemplo un canadiense con un alquiler en EE. UU.: la declaración y sus reglas de presentación son distintas. Vea arrendadores no residentes y canadienses con propiedades de alquiler en EE. UU..
• Va a vender el alquiler: vea recuperación de depreciación y el estado de cierre de la compra en los libros.
• La compra es equipo del negocio, no un alquiler: vea cómo deducir equipo en el primer año.
• Quiere ver el panorama completo de los alquileres: vea impuestos de una propiedad de alquiler.