Sin 1099 de un cliente extranjero: registre y pruebe el ingreso

Un cliente extranjero dice que no me debe un 1099: ¿igual declaro el ingreso?

Por lo general, sí. Un ciudadano o residente de EE. UU. declara en el Schedule C el ingreso de negocio de un cliente en el extranjero, llegue o no algún formulario. El IRS grava el ingreso mundial de los ciudadanos y extranjeros residentes dondequiera que vivan. La Publication 334 dice que un negocio debe declarar todos sus ingresos, incluido el que quien pagó nunca reportó en un Form 1099, y la página del IRS sobre trabajo por encargo lo dice en palabras sencillas. Cierto ingreso puede excluirse por ley, como parte del ingreso del trabajo en el extranjero de una persona que vive fuera del país, pero se reclama adjuntando el Form 2555 a la declaración, y solo si usted califica (Publication 54).

El monto va en el Schedule C, línea 1, como ingresos brutos, el total que recibió antes de los gastos (instrucciones del Schedule C). Esta página trata a ciudadanos y extranjeros residentes de EE. UU.; un extranjero no residente sigue otras reglas. Un no ciudadano es residente para efectos fiscales si pasa la prueba de la green card o la prueba de presencia sustancial (IRS: cómo determinar el estatus tributario de un extranjero).

Un caso deja de ser sencillo cuando los pagos abarcan más de un año, el monto es grande en comparación con el resto de la declaración, el dinero está en una cuenta extranjera, usted vive en el extranjero, o el ingreso ya se dejó fuera de una declaración presentada. Las secciones siguientes tratan cada caso; si alguno aplica, empiece por la última sección. Para un caso sencillo, reúna el contrato, cada factura, la línea del estado de cuenta que muestra la llegada de cada pago, el tipo de cambio que usó para cada uno y los gastos del trabajo.

¿De quién es la tarea del 1099, y un formulario ausente cambia lo que debo?

Quien paga presenta una declaración informativa (un formulario que se envía al IRS, como el Form 1099-NEC), y quien cobra declara el ingreso. La ausencia de un formulario no cambia si el ingreso es gravable. La Publication 334 describe las declaraciones informativas como algo que un negocio que hace pagos puede tener que presentar, y que el IRS compara después con la declaración de cada persona. Si un cliente en el extranjero tenía que enviar un formulario de EE. UU. es una pregunta sobre las obligaciones de quien paga. Esta página no lo decide, y la respuesta no cambia lo que usted debe declarar. Si el cliente pide un formulario fiscal, un ciudadano o residente de EE. UU. entrega un Form W-9; el Form W-8BEN es para personas extranjeras (instrucciones del Form W-8BEN).

Una aplicación de pagos todavía puede enviar un Form 1099-K cuando los pagos superan sus umbrales de dólares y de transacciones. Puede no ser igual a su ingreso, y usted declara todo en cualquier caso (cómo entender su Form 1099-K; Publication 334).

Para el mismo pago en dos formularios, vea un 1099-NEC y un 1099-K por los mismos pagos. Para clientes o plataformas de EE. UU. que no envían nada, vea ingresos sin formulario fiscal.

¿Dónde va el ingreso y debo pagar el impuesto por trabajo independiente?

El ingreso de negocio va en el Schedule C. La ganancia neta después de los gastos pasa al Schedule SE (el formulario del impuesto por trabajo independiente) y al Form 1040. Las ganancias netas del trabajo independiente generalmente son 92.35% de la ganancia neta, y el impuesto por trabajo independiente aplica una vez que llegan a $400. La tasa es 15.3% mientras se aplica la parte del Seguro Social (Topic 554). Esa parte se detiene en un máximo anual, que los salarios que le pagaron como empleado consumen primero (26 U.S.C. 1402); todas las ganancias netas pagan la parte de Medicare. Un total más alto de salarios e ingresos del trabajo independiente también puede activar el impuesto adicional de Medicare, que se calcula en el Form 8959 (instrucciones del Schedule SE). Puede deducir la mitad del impuesto regular en el Form 1040.

El Schedule C es para un negocio: una actividad que se hace para obtener ingresos o ganancias, con continuidad y regularidad (instrucciones del Schedule C). Los pagos por trabajo que hace para clientes normalmente encajan. Si un pago único es un negocio u otra cosa es una cuestión de hechos para un preparador, y el ingreso se debe declarar en cualquier caso.

Vivir en el extranjero generalmente deja estos pasos igual. Las reglas del impuesto por trabajo independiente generalmente son las mismas para un ciudadano o residente de EE. UU. en el extranjero, y la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero, que puede excluir del ingreso parte de lo ganado fuera del país, no elimina este impuesto (Publication 54). Para los acuerdos de totalización, vea el impuesto por trabajo independiente en el extranjero.

¿Cómo convierto euros, libras u otra moneda a dólares?

Todo en la declaración está en dólares estadounidenses, así que convierta cada pago en moneda extranjera al tipo de cambio vigente cuando lo recibe, o devéngelo si usa el método de acumulación, que cuenta el ingreso cuando lo gana (IRS: moneda extranjera). El IRS no tiene un tipo de cambio oficial. Generalmente acepta cualquier tipo publicado que se use de forma consistente. Si un país tiene más de un tipo de cambio, use el que refleje con más propiedad su ingreso. Esta es la regla cuando el dólar es su moneda funcional, que generalmente lo es. Un negocio operado en el extranjero con libros propios en la moneda local puede tener otra moneda funcional y otro método; eso es una pregunta para el preparador.

Dos trampas. Un solo tipo de cambio de fin de año es el que menos probablemente coincida con el tipo de cambio cuando recibió cada pago, y la página del IRS no lo incluye como un atajo aceptado. Cambiar de método pago por pago para encontrar el mejor tipo de cambio rompe la consistencia que el IRS espera. Los gastos que paga en moneda extranjera se convierten de la misma manera.

Si un promedio anual es aceptable para un patrón particular de pagos es una cuestión de criterio, porque la regla establecida por el IRS es el tipo de cambio del momento en que recibe la partida. El dinero que mantiene en una cuenta en moneda extranjera después de recibirlo también puede producir una ganancia o pérdida cambiaria. Esa cuestión y la de la moneda funcional están en cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU..

¿Qué registros prueban el ingreso si no tengo formulario?

La factura y el registro del pago llevan la prueba. El IRS no exige un sistema en particular, solo uno que muestre claramente los ingresos, y lista las facturas y los registros de depósitos bancarios entre los documentos que respaldan los ingresos brutos (Publication 583).

Un resumen anual de pagos del cliente, si lo da, es una segunda fuente útil.

¿Sin facturas? Una línea del estado de cuenta por cada pago, más los correos que muestren quién pagó y por qué trabajo, pueden sustituirlas. Reúnalos ahora, antes de que el historial de la cuenta deje de estar disponible. Si varios años o cuentas tienen pocos registros, vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios.

Conserve los registros hasta que termine el plazo para determinar el impuesto de esa declaración. Generalmente son 3 años después de que la presenta, y más en algunos casos (Topic 305).

El cliente pagó mediante un banco extranjero o un servicio de pagos: ¿qué estado de cuenta lo prueba?

El estado de cuenta de la cuenta que recibió primero el dinero es la prueba principal. Un propietario único con el método de efectivo, que cuenta el ingreso cuando se recibe, declara el ingreso cuando se acredita a la cuenta o queda disponible sin restricción, aunque nunca se retire (instrucciones del Schedule C). Si usted autoriza a alguien a recibir ingresos por usted, cuentan cuando ese agente los recibe (Publication 538). Por eso importan tanto la fecha de recepción como la de pago del servicio, y que actúe como su agente depende del acuerdo. Una transferencia posterior del mismo dinero a su banco no es un ingreso nuevo.

La línea 1 del Schedule C pide los ingresos brutos (instrucciones del Schedule C), que generalmente significa lo que pagó el cliente, con la comisión del servicio como gasto. Si solo aparece el monto neto, pida el informe de comisiones antes de decidir qué cifra va en la línea 1.

¿El país del cliente cobra o retiene algún impuesto, y puedo obtener crédito por él?

El impuesto extranjero sobre la renta retenido de un pago puede reclamarse como crédito o como deducción detallada, pero la línea 1 del Schedule C igual cuenta el monto bruto completo (IRS: crédito por impuestos extranjeros). Puede hacer o cambiar esa elección dentro de 10 años de la fecha de vencimiento regular de la declaración (Publication 514). El país del cliente fija sus propias reglas, así que esta página no puede decir si el suyo retiene. Un pago que llega por debajo de la factura en más que las comisiones puede indicar que se retuvo un impuesto. Pida a quien paga un recibo o certificado que muestre el monto y la fecha.

El crédito tiene límites (Publication 514):

• Solo puede reducir el impuesto de EE. UU. sobre ingresos de fuente extranjera, y el pago por servicios que usted presta generalmente tiene como fuente el lugar donde hace el trabajo. Un freelancer que trabaja desde EE. UU. para un cliente en el extranjero puede obtener poco crédito o ninguno, salvo que un tratado cambie la fuente.
• Generalmente solo califican los impuestos extranjeros sobre la renta, y solo el monto que estaba legalmente obligado a pagar, así que el impuesto retenido por encima de una tasa de tratado puede no contar.

No se permite crédito por el impuesto sobre ingresos que excluye con la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero. Qué pagos califican, el tipo de cambio para el impuesto extranjero y el límite están en límites y arrastres del crédito por impuestos extranjeros.

¿Debo pagar impuestos estimados por este ingreso?

Los impuestos estimados generalmente aplican si espera deber $1,000 o más al presentar su declaración, e incluyen a los propietarios únicos (IRS: impuestos estimados). A un pago como este no se le retiene impuesto de EE. UU., así que, salvo que retenciones o créditos en otra parte de su declaración lo cubran, el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente correspondientes los debe pagar usted, y el IRS dice que un contratista independiente puede tener que pagar impuestos estimados en cuatro cuotas (página sobre trabajo por encargo). La regla es la misma para un ciudadano o residente de EE. UU. que vive en el extranjero (Publication 54).

Un primer pago extranjero tarde en el año aún puede activar un pago. Las fechas de vencimiento, los puertos seguros (safe harbors) y la multa están en pagos trimestrales de impuestos estimados.

¿La cuenta extranjera donde me pagan necesita una FBAR?

Una FBAR es el informe de cuentas bancarias y financieras extranjeras (Report of Foreign Bank and Financial Accounts). Se necesita si la cuenta está en una institución financiera fuera de EE. UU. y todas sus cuentas financieras extranjeras juntas superaron $10,000 en cualquier momento del año calendario (IRS: FBAR). La prueba es dónde está la institución, no la moneda, y la cuenta cuenta haya producido o no ingresos gravables.

La FBAR se presenta ante la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) del Tesoro, la oficina del Tesoro de EE. UU. que la recibe, no con su declaración de impuestos. Vence el 15 de abril, con una prórroga automática hasta el 15 de octubre. Conserve los registros de la cuenta durante 5 años. El Form 8938 es un informe distinto al IRS con sus propios umbrales (comparación del IRS). La declaración también pregunta por cuentas extranjeras en el Schedule B, Parte III, y las instrucciones dicen que marque «Yes» (sí) aunque no esté obligado a presentar la FBAR (instrucciones del Schedule B).

Los saldos de aplicaciones de pago y las cuentas compartidas son casos límite; vea qué cuentas cuentan en una FBAR. Si omitió una FBAR, el IRS dice que presente los informes tardíos lo antes posible cuando no lo ha contactado y usted no está bajo investigación; vea cómo ponerse al día con informes extranjeros omitidos.

Dejé este ingreso fuera de una declaración anterior: ¿qué hago ahora?

Declararlo tarde generalmente significa una declaración enmendada en el Form 1040-X (instrucciones del Form 1040-X). Cada año es su propia declaración, así que cada año necesita su propia respuesta.

El IRS generalmente tiene 3 años desde la presentación para determinar más impuesto. Ese plazo puede ser más largo cuando se dejó fuera una gran parte del ingreso bruto o nunca se presentó un informe obligatorio de activos extranjeros como el Form 8938, y no hay límite cuando no se presentó una declaración válida o la declaración fue fraudulenta (Topic 305; 26 U.S.C. 6501).

Qué años enmendar, en qué orden, y qué multas e intereses siguen están en cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones pasadas. Si no presentó declaración en algunos años, vea cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas.

Ejemplo

Todos los montos son ilustrativos, en dólares estadounidenses salvo que se indique otra moneda.

Un pago de un cliente del Reino Unido

Una diseñadora de Portland recibe £3,000 en marzo de un cliente del Reino Unido y no recibe ningún formulario. Con un tipo de cambio ilustrativo de US$1.30 por £1, el pago es de US$3,900 y va en el Schedule C, línea 1. Con US$500 de gastos relacionados, la ganancia neta es de US$3,400. El impuesto por trabajo independiente es 15.3% del 92.35% de esa cifra, unos US$480, y aplica porque las ganancias netas superan con mucho los US$400. Esto supone que son los únicos ingresos de la diseñadora. La diseñadora conserva la factura, la línea del estado de cuenta y la fuente del tipo de cambio.

Un año de pagos de una editorial alemana

Un escritor de Austin recibe €2,000 al mes, €24,000 en el año, sin 1099. Las facturas y los estados de cuenta lo prueban. Suponga que seis pagos se recibieron a US$1.05 por €1 y seis a US$1.12, cada tipo de cambio tomado de una fuente consistente para el día en que llegó: US$12,600 más US$13,440 son US$26,040. Si los euros llegan a una cuenta bancaria alemana, esa cuenta cuenta para el total de la FBAR.

Ingresos omitidos en tres años de declaraciones

Un consultor de Denver recibió US$8,000 en tres años de una firma de Singapur y no declaró nada.

Cada año es una declaración distinta con su propio Schedule C e impuesto por trabajo independiente. Si algún año tiene un plazo de determinación más largo depende de qué más muestre la declaración. Qué declaraciones enmendar, y en qué orden, normalmente se decide con un preparador.

¿Su caso es distinto?

• El ingreso es grande, abarca más de un año, o se dejó fuera de una declaración presentada: cada año tiene su propia respuesta sobre qué declarar, cómo probarlo y si se necesita una declaración tardía o enmendada. Los casos así normalmente requieren la revisión de un preparador. Vea cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones pasadas; las declaraciones tardías o enmendadas son trabajo de impuestos personales, y la ayuda con la contabilidad puede reconstruir año por año los registros escasos o dispersos.
• Usted vive en el extranjero o tiene una cuenta extranjera: pueden aplicar a la vez una FBAR, el impuesto por trabajo independiente y el crédito por impuestos extranjeros. Vea el impuesto por trabajo independiente en el extranjero y qué cuentas cuentan en una FBAR; el informe en sí es la presentación de la FBAR.
• El cliente pagó a su corporación, a una sociedad de personas o a una LLC gravada como tal: el Schedule C corresponde a un propietario único o a una LLC de un solo miembro que no ha elegido tributar como corporación. Otras entidades declaran el ingreso en su propia declaración, con sus propios libros. Obtenga ayuda con la contabilidad para registrarlo en la entidad correcta.
• Se retuvo impuesto extranjero y quiere obtener crédito por él: vea límites y arrastres del crédito por impuestos extranjeros.
• El IRS envió un aviso diciendo que su declaración no coincide con los ingresos que le reportaron: vea cómo responder a un aviso de subdeclaración.
• Sus clientes están en EE. UU., o una plataforma le pagó y no envió formulario: vea ingresos sin formulario fiscal.
• Usted no es ciudadano de EE. UU. y no tiene green card: si cuenta como residente para efectos fiscales depende de sus días en EE. UU. (IRS: cómo determinar el estatus tributario de un extranjero). Un no residente sigue una declaración de no residente para ingresos de negocio.