Kein Form 1099 vom Auslandskunden: Einkünfte erfassen und belegen

Ein Auslandskunde sagt, er schulde mir kein 1099: Melde ich die Einkünfte trotzdem?

In der Regel ja. Ein US-Staatsbürger oder in den USA Ansässiger meldet Geschäftseinkünfte von einem Kunden im Ausland in Schedule C, ob ein Formular eintrifft oder nicht. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) besteuert die weltweiten Einkünfte von Staatsbürgern und ansässigen Ausländern, wo immer sie leben. Publication 334 sagt, ein Unternehmen müsse alle seine Einkünfte melden, auch solche, die der Zahlende nie in einem Form 1099 gemeldet hat, und die Seite des IRS zur Gig-Arbeit sagt dasselbe in einfachen Worten. Manche Einkünfte lassen sich gesetzlich ausnehmen, etwa ein Teil der ausländischen Arbeitseinkünfte einer im Ausland lebenden Person, doch das beantragen Sie, indem Sie Form 2555 (Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte) der Erklärung beifügen, und nur, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen (Publication 54).

Der Betrag gehört in Schedule C, Zeile 1, als Bruttoeinnahmen, die Summe, die Sie vor Ausgaben erhalten haben (Anleitung zu Schedule C). Diese Seite behandelt US-Staatsbürger und in den USA ansässige Ausländer; für einen nicht ansässigen Ausländer gelten andere Regeln. Ein Nicht-Staatsbürger ist steuerlich ansässig, wenn er den Green-Card-Test oder den Substantial-Presence-Test (Test nach Aufenthaltstagen) besteht (IRS: steuerlichen Ausländerstatus bestimmen).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Zahlungen mehr als ein Jahr umfassen, der Betrag im Vergleich zur übrigen Erklärung groß ist, das Geld auf einem ausländischen Konto liegt, Sie im Ausland leben oder die Einkünfte schon in einer eingereichten Erklärung fehlten. Die folgenden Abschnitte behandeln jeden dieser Fälle; trifft einer zu, beginnen Sie mit dem letzten Abschnitt. Für einen einfachen Fall sammeln Sie den Vertrag, jede Rechnung, die Kontoauszugszeile zu jedem Zahlungseingang, den für jede Zahlung verwendeten Wechselkurs und die Ausgaben für die Arbeit.

Wer ist für das 1099 zuständig, und ändert ein fehlendes Formular, was ich schulde?

Der Zahlende reicht eine Informationserklärung ein, also ein an den IRS gesendetes Formular wie Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer), und der Zahlungsempfänger meldet die Einkünfte. Ein fehlendes Formular ändert nichts daran, ob die Einkünfte steuerpflichtig sind. Publication 334 beschreibt Informationserklärungen als etwas, das ein zahlendes Unternehmen einreichen muss und das der IRS dann mit der Erklärung jeder Person abgleicht. Ob ein Kunde im Ausland ein US-Formular schicken musste, ist eine Frage der Pflichten des Zahlenden. Diese Seite entscheidet sie nicht, und die Antwort ändert Ihre Meldung nicht. Verlangt der Kunde ein Steuerformular, gibt ein US-Staatsbürger oder in den USA Ansässiger ein Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer); Form W-8BEN (Nachweis des Status als Ausländer) ist für ausländische Personen (Anleitung zu Form W-8BEN).

Eine Zahlungs-App kann dennoch ein Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) schicken, wenn die Zahlungen ihre Dollar- und Transaktionsschwellen überschreiten. Es muss Ihren Einkünften nicht entsprechen, und Sie melden in jedem Fall alles (Ihr Form 1099-K verstehen; Publication 334).

Zur selben Zahlung auf zwei Formularen siehe ein 1099-NEC und ein 1099-K für dieselben Zahlungen. Für Kunden oder Plattformen in den USA, die nichts schicken, siehe Einkünfte ohne Steuerformular.

Wohin gehören die Einkünfte, und schulde ich Selbstständigensteuer?

Geschäftseinkünfte gehören in Schedule C. Der Nettogewinn nach Ausgaben geht weiter in Schedule SE (das Formular zur Selbstständigensteuer) und Form 1040. Die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit betragen in der Regel 92,35 % des Nettogewinns, und die Selbstständigensteuer gilt, sobald sie $400 erreichen. Der Satz beträgt 15,3 %, solange der Social-Security-Teil (US-Rentenversicherung) greift (Topic 554). Dieser Teil endet bei einem Jahreshöchstbetrag, den Löhne als Arbeitnehmer zuerst aufbrauchen (26 U.S.C. 1402); alle Nettoeinkünfte tragen den Medicare-Teil (US-Krankenversicherung für Ältere). Höhere zusammengerechnete Löhne und Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit können außerdem die zusätzliche Medicare-Steuer (Additional Medicare Tax) auslösen, die in Form 8959 berechnet wird (Anleitung zu Schedule SE). Die Hälfte der regulären Steuer können Sie in Form 1040 abziehen.

Schedule C gilt für ein Geschäft: eine Tätigkeit, die Einkünfte oder Gewinn erzielen soll, mit Dauer und Regelmäßigkeit (Anleitung zu Schedule C). Zahlungen für Arbeit, die Sie für Kunden leisten, passen in der Regel hierher. Ob eine einmalige Zahlung ein Geschäft oder etwas anderes ist, ist eine Tatsachenfrage für den Ersteller der Steuererklärung, und die Einkünfte sind in beiden Fällen meldepflichtig.

Wenn Sie im Ausland leben, bleiben diese Schritte in der Regel gleich. Die Regeln zur Selbstständigensteuer sind für einen US-Staatsbürger oder in den USA Ansässigen im Ausland im Allgemeinen dieselben, und der Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte (Foreign Earned Income Exclusion), der einen Teil der ausländischen Einkünfte aus dem Einkommen ausnehmen kann, beseitigt die Steuer nicht (Publication 54). Zu Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreements) siehe Selbstständigensteuer im Ausland.

Wie rechne ich Euro, Pfund oder andere Währungen in Dollar um?

Alles in der Steuererklärung steht in US-Dollar; rechnen Sie daher jede Zahlung in Fremdwährung zum Wechselkurs um, der bei Zahlungseingang gilt, oder erfassen Sie sie, wenn Sie die Accrual-Methode verwenden, die Einkünfte bei ihrer Entstehung zählt (IRS: Fremdwährung). Der IRS kennt keinen amtlichen Wechselkurs. Er akzeptiert in der Regel jeden veröffentlichten Kurs, der einheitlich verwendet wird. Hat ein Land mehr als einen Kurs, verwenden Sie den, der Ihre Einkünfte am besten widerspiegelt. Das ist die Regel, wenn der Dollar Ihre funktionale Währung (Functional Currency) ist, was in der Regel der Fall ist. Ein im Ausland geführtes Unternehmen mit eigener Buchführung in der Landeswährung kann eine andere funktionale Währung und eine andere Methode haben; das ist eine Frage für den Ersteller der Steuererklärung.

Zwei Fallen. Ein einzelner Kurs zum Jahresende passt am wenigsten wahrscheinlich zum Kurs bei Eingang jeder Zahlung, und die Seite des IRS führt ihn nicht als zulässige Abkürzung auf. Wer die Methode von Zahlung zu Zahlung wechselt, um den besseren Kurs zu finden, bricht die Einheitlichkeit, die der IRS erwartet. Ausgaben, die Sie in Fremdwährung zahlen, rechnen Sie ebenso um.

Ob ein Jahresdurchschnitt für ein bestimmtes Zahlungsmuster zulässig ist, ist eine Ermessensfrage, denn die genannte Regel des IRS ist der Kurs bei Erhalt des Postens. Geld, das Sie nach dem Erhalt auf einem Fremdwährungskonto behalten, kann außerdem einen Währungsgewinn oder -verlust erzeugen. Beides und die Frage der funktionalen Währung stehen in Fremdwährungskonten in US-Büchern.

Welche Unterlagen belegen die Einkünfte, wenn ich kein Formular habe?

Die Rechnung und der Zahlungsnachweis tragen den Beweis. Der IRS verlangt kein bestimmtes System, nur eines, das Einkünfte klar zeigt, und nennt Rechnungen und Bankeinzahlungsbelege unter den Unterlagen, die Bruttoeinnahmen stützen (Publication 583).

Eine Jahresübersicht der Zahlungen vom Kunden, falls er sie ausstellt, ist eine nützliche zweite Quelle.

Keine Rechnungen? Eine Kontoauszugszeile für jede Zahlung sowie die E-Mails, die zeigen, wer gezahlt hat und für welche Arbeit, können sie ersetzen. Sammeln Sie sie jetzt, bevor der Verlauf des Kontos nicht mehr abrufbar ist. Sind mehrere Jahre oder Konten dünn belegt, siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Bewahren Sie die Unterlagen auf, bis die Frist zur Festsetzung der Steuer für diese Erklärung endet. Das sind in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung, in manchen Fällen länger (Topic 305).

Der Kunde hat über eine ausländische Bank oder einen Zahlungsdienst gezahlt: Welcher Auszug belegt es?

Der Auszug des Kontos, das das Geld zuerst erhalten hat, ist der Hauptnachweis. Ein Einzelunternehmer mit Cash-Methode, die Einkünfte bei Erhalt zählt, meldet Einkünfte, wenn sie dem Konto gutgeschrieben oder ohne Einschränkung verfügbar gemacht werden, auch wenn sie nie abgehoben werden (Anleitung zu Schedule C). Wenn Sie jemanden ermächtigen, Einkünfte für Sie zu empfangen, zählen sie, wenn dieser Vertreter sie erhält (Publication 538). Der Zeitpunkt des Eingangs und der Auszahlung bei einem Dienst sind also beide wichtig, und ob er als Ihr Vertreter handelt, hängt von der Vereinbarung ab. Überweist der Dienst dasselbe Geld später auf Ihre Bank, sind das keine neuen Einkünfte.

Zeile 1 von Schedule C verlangt Bruttoeinnahmen (Anleitung zu Schedule C); das ist in der Regel das, was der Kunde gezahlt hat, wobei die Gebühr eines Dienstes als Ausgabe erscheint. Wird nur der Nettobetrag angezeigt, fordern Sie den Gebührenbericht an, bevor Sie entscheiden, welcher Betrag in Zeile 1 gehört.

Besteuert oder behält das Land des Kunden etwas ein, und kann ich dafür eine Anrechnung bekommen?

Einbehaltene ausländische Einkommensteuer auf eine Zahlung können Sie als Steuergutschrift oder als Einzelposten abziehen, doch Zeile 1 von Schedule C zählt weiterhin den vollen Bruttobetrag (IRS: Anrechnung ausländischer Steuern). Sie können diese Wahl innerhalb von 10 Jahre nach dem regulären Fälligkeitstermin der Erklärung treffen oder ändern (Publication 514). Das Land des Kunden legt seine eigenen Regeln fest; diese Seite kann also nicht sagen, ob Ihres einbehält. Eine Zahlung, die um mehr als Gebühren hinter der Rechnung zurückbleibt, kann bedeuten, dass Steuer einbehalten wurde. Bitten Sie den Zahlenden um eine Quittung oder Bescheinigung mit Betrag und Datum.

Die Anrechnung hat Grenzen (Publication 514):

• Sie kann nur die US-Steuer auf Einkünfte aus ausländischen Quellen mindern, und das Entgelt für Ihre Arbeit hat in der Regel seine Quelle dort, wo Sie die Arbeit leisten. Ein Freiberufler, der aus den USA für einen Kunden im Ausland arbeitet, erhält möglicherweise wenig oder keine Anrechnung, es sei denn, ein Steuerabkommen ändert die Quelle.
• In der Regel qualifizieren sich nur ausländische Einkommensteuern, und nur der Betrag, den Sie rechtlich zahlen mussten; Steuer, die über einem Abkommenssatz einbehalten wurde, zählt daher möglicherweise nicht.

Für Steuer auf Einkünfte, die Sie nach dem Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte ausnehmen, gibt es keine Anrechnung. Welche Zahlungen sich qualifizieren, der Umrechnungskurs für ausländische Steuer und die Grenze stehen in Grenzen und Vorträge bei der Anrechnung ausländischer Steuern.

Schulde ich dafür Vorauszahlungen?

Vorauszahlungen (Estimated Tax) gelten in der Regel, wenn Sie bei der Einreichung voraussichtlich $1.000 oder mehr schulden, und Einzelunternehmer sind eingeschlossen (IRS: Vorauszahlungen). Von einer solchen Zahlung wird keine US-Steuer einbehalten; sofern Einbehalte oder Gutschriften an anderer Stelle Ihrer Erklärung sie nicht abdecken, müssen Sie die Einkommensteuer und die Selbstständigensteuer darauf selbst zahlen, und der IRS sagt, ein selbstständiger Auftragnehmer müsse möglicherweise Vorauszahlungen in vier Raten leisten (Seite zur Gig-Arbeit). Die Regel ist dieselbe für einen US-Staatsbürger oder in den USA Ansässigen, der im Ausland lebt (Publication 54).

Eine erste ausländische Zahlung spät im Jahr kann dennoch eine Zahlung auslösen. Fälligkeitstermine, die Safe Harbors und der Strafzuschlag stehen in vierteljährliche Vorauszahlungen.

Braucht das ausländische Konto, auf das ich bezahlt werde, eine FBAR?

Eine FBAR ist die Report of Foreign Bank and Financial Accounts (Meldung ausländischer Bank- und Finanzkonten). Sie ist nötig, wenn das Konto bei einem Finanzinstitut außerhalb der Vereinigten Staaten liegt und alle Ihre ausländischen Finanzkonten zusammen in einem Moment des Kalenderjahres $10.000 überstiegen (IRS: FBAR). Maßgeblich ist, wo das Institut liegt, nicht die Währung, und das Konto zählt, ob es steuerpflichtige Einkünfte erzeugt hat oder nicht.

Die FBAR wird beim Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN, US-Behörde gegen Finanzkriminalität) des US-Finanzministeriums eingereicht, nicht mit Ihrer Steuererklärung. Fälligkeit: 15. April, mit automatischer Verlängerung bis 15. Oktober. Aufbewahrungsfrist der Kontounterlagen: 5 Jahre. Form 8938 (Meldung ausländischer Finanzwerte) ist eine gesonderte Meldung an den IRS mit eigenen Schwellenwerten (Vergleich des IRS). Die Erklärung selbst fragt in Schedule B, Teil III, ebenfalls nach ausländischen Konten, und die Anleitung sagt, Sie sollen „Yes“ ankreuzen, auch wenn Sie keine FBAR einreichen müssen (Anleitung zu Schedule B).

Zahlungs-App-Guthaben und gemeinsame Konten sind Randfälle; siehe welche Konten in eine FBAR gehören. Haben Sie eine FBAR versäumt, sagt der IRS, Sie sollen verspätete Meldungen so bald wie möglich einreichen, wenn er sich nicht gemeldet hat und Sie nicht unter Untersuchung stehen; siehe versäumte Auslandsmeldungen nachholen.

Ich habe diese Einkünfte in einer früheren Erklärung weggelassen: Was nun?

Eine verspätete Meldung erfolgt in der Regel über eine Änderungserklärung mit Form 1040-X (Anleitung zu Form 1040-X). Jedes Jahr ist eine eigene Erklärung, und jedes Jahr braucht daher eine eigene Antwort.

Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab der Einreichung, um weitere Steuer festzusetzen. Die Frist kann länger sein, wenn ein großer Teil der Bruttoeinkünfte weggelassen wurde oder eine vorgeschriebene Meldung ausländischer Vermögenswerte wie Form 8938 nie eingereicht wurde, und es gibt keine Frist, wenn keine gültige Erklärung eingereicht wurde oder eine Erklärung betrügerisch war (Topic 305; 26 U.S.C. 6501).

Welche Jahre Sie ändern, in welcher Reihenfolge und welche Strafzuschläge und Zinsen folgen, steht in Änderung wegen weggelassener Einkünfte früherer Erklärungen. Haben Sie für einige Jahre keine Erklärung eingereicht, siehe nicht eingereichte Erklärungen nachholen.

Beispiel

Alle Beträge dienen der Veranschaulichung, in US-Dollar, sofern nicht mit einer anderen Währung gekennzeichnet.

Eine Zahlung von einem britischen Kunden

Ein Designer in Portland erhält im März £3.000 von einem britischen Kunden und bekommt kein Formular. Bei einem beispielhaften Kurs von US$1,30 pro £1 beträgt die Zahlung US$3.900 und gehört in Schedule C, Zeile 1. Bei US$500 zugehörigen Ausgaben beträgt der Nettogewinn US$3.400. Die Selbstständigensteuer beträgt 15,3 % von 92,35 % davon, etwa US$480, und sie fällt an, weil die Nettoeinkünfte weit über US$400 liegen. Das setzt voraus, dass es die einzigen Einkünfte des Designers sind. Der Designer bewahrt die Rechnung, die Kontoauszugszeile und die Kursquelle auf.

Ein Jahr mit Zahlungen eines deutschen Verlags

Ein Autor in Austin erhält €2.000 im Monat, €24.000 im Jahr, ohne 1099. Die Rechnungen und Kontoauszüge belegen es. Angenommen, sechs Zahlungen gingen zu US$1,05 pro €1 ein und sechs zu US$1,12, jeder Kurs aus einer einheitlichen Quelle für den Eingangstag: US$12.600 plus US$13.440 ergibt US$26.040. Gehen die Euro auf ein deutsches Bankkonto ein, zählt dieses Konto zur FBAR-Summe.

Einkünfte, die in drei Jahren Erklärungen fehlten

Ein Berater in Denver erhielt über drei Jahre US$8.000 von einer Firma in Singapur und meldete nichts davon.

Jedes Jahr ist eine eigene Erklärung mit eigenem Schedule C und eigener Selbstständigensteuer. Ob ein Jahr eine längere Festsetzungsfrist hat, hängt davon ab, was die Erklärung sonst zeigt. Welche Erklärungen zu ändern sind und in welcher Reihenfolge, wird meist mit einem Ersteller der Steuererklärung entschieden.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Einkünfte sind hoch, umfassen mehr als ein Jahr oder fehlten in einer eingereichten Erklärung: Jedes Jahr hat eine eigene Antwort darauf, was zu melden ist, wie es belegt wird und ob eine verspätete oder geänderte Erklärung nötig ist. Solche Fälle brauchen meist die Prüfung durch einen Ersteller der Steuererklärung. Siehe Änderung wegen weggelassener Einkünfte früherer Erklärungen; die verspäteten oder geänderten Erklärungen fallen unter private Steuern, und die Hilfe bei der Buchhaltung kann dünne oder verstreute Unterlagen Jahr für Jahr neu aufbauen.
• Sie leben im Ausland oder haben ein ausländisches Konto: Eine FBAR, Selbstständigensteuer und Anrechnung ausländischer Steuern können zugleich gelten. Siehe Selbstständigensteuer im Ausland und welche Konten in eine FBAR gehören; die Meldung selbst ist die FBAR-Einreichung.
• Der Kunde hat Ihre Kapitalgesellschaft, eine Personengesellschaft oder eine LLC bezahlt, die als solche besteuert wird: Schedule C passt zu einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied, die sich nicht für die Körperschaftsteuer entschieden hat. Andere Gesellschaften melden die Einkünfte in ihrer eigenen Erklärung aus ihren eigenen Büchern. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um sie in der richtigen Gesellschaft zu erfassen.
• Ausländische Steuer wurde einbehalten, und Sie möchten sie angerechnet haben: siehe Grenzen und Vorträge bei der Anrechnung ausländischer Steuern.
• Der IRS hat ein Schreiben geschickt, wonach Ihre Erklärung nicht zu den bei ihm gemeldeten Einkünften passt: siehe auf ein Underreporter-Schreiben antworten.
• Ihre Kunden sitzen in den USA, oder eine Plattform hat Sie bezahlt und kein Formular geschickt: siehe Einkünfte ohne Steuerformular.
• Sie sind kein US-Staatsbürger und haben keine Green Card: Ob Sie steuerlich als ansässig gelten, hängt von Ihren Tagen in den USA ab (IRS: steuerlichen Ausländerstatus bestimmen). Für einen Nichtansässigen gilt eine Erklärung für Nichtansässige mit Geschäftseinkünften.