Khách nước ngoài không gửi 1099: ghi nhận và chứng minh thu nhập

Khách hàng nước ngoài nói họ không cần gửi 1099 cho tôi: tôi vẫn phải khai thu nhập không?

Thông thường là có. Công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ khai thu nhập kinh doanh từ khách hàng ở nước ngoài trên Schedule C, dù có nhận được Form nào hay không. IRS đánh thuế thu nhập toàn cầu của công dân và người nước ngoài cư trú dù họ sống ở đâu. Publication 334 nói doanh nghiệp phải khai mọi khoản thu nhập, kể cả thu nhập mà bên trả tiền chưa bao giờ báo cáo trên Form 1099, và trang gig của IRS cũng nói như vậy bằng lời đơn giản. Một số thu nhập có thể được loại trừ theo luật, chẳng hạn một phần thu nhập lao động ở nước ngoài của người sống ở nước ngoài, nhưng bạn yêu cầu bằng cách đính kèm Form 2555 vào tờ khai, và chỉ khi bạn đủ điều kiện (Publication 54).

Số tiền này ghi vào Schedule C, line 1, là tổng doanh thu, tức tổng số bạn nhận được trước khi trừ chi phí (hướng dẫn Schedule C). Trang này nói về công dân và người nước ngoài cư trú Hoa Kỳ; người nước ngoài không cư trú theo quy tắc khác. Người không phải công dân được coi là cư trú về thuế nếu đạt kiểm tra thẻ xanh hoặc kiểm tra hiện diện đáng kể (IRS: xác định tình trạng thuế của người nước ngoài).

Một trường hợp không còn đơn giản khi các khoản thanh toán trải dài hơn một năm, số tiền lớn so với phần còn lại của tờ khai, tiền nằm trong tài khoản nước ngoài, bạn sống ở nước ngoài, hoặc thu nhập đã bị bỏ sót khỏi tờ khai đã nộp. Các phần bên dưới giải thích từng trường hợp; nếu một trường hợp áp dụng cho bạn, hãy bắt đầu với phần cuối. Với trường hợp đơn giản, hãy gom hợp đồng, từng hóa đơn, dòng sao kê cho thấy mỗi khoản tiền về, tỷ giá bạn dùng cho từng khoản, và chi phí của công việc.

Ai có trách nhiệm gửi 1099, và việc thiếu Form có làm thay đổi số thuế tôi nợ không?

Bên trả tiền nộp tờ khai thông tin (Form gửi cho IRS, chẳng hạn Form 1099-NEC), còn bên nhận khai thu nhập. Việc thiếu Form không làm thay đổi việc thu nhập có chịu thuế hay không. Publication 334 mô tả tờ khai thông tin là thứ mà doanh nghiệp có chi trả có thể phải nộp, và IRS sau đó đối chiếu với tờ khai của từng người. Khách hàng ở nước ngoài có phải gửi Form của Hoa Kỳ hay không là câu hỏi về nghĩa vụ của bên trả tiền. Trang này không quyết định điều đó, và câu trả lời không làm thay đổi việc bạn khai thu nhập. Nếu khách hàng yêu cầu Form thuế, công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ đưa Form W-9; Form W-8BEN dành cho người nước ngoài (Hướng dẫn cho Form W-8BEN).

Ứng dụng thanh toán vẫn có thể gửi Form 1099-K khi các khoản thanh toán vượt ngưỡng về số tiền và số giao dịch của ứng dụng. Form đó có thể không bằng thu nhập của bạn, và bạn khai toàn bộ thu nhập trong mọi trường hợp (Tìm hiểu Form 1099-K của bạn; Publication 334).

Với cùng một khoản thanh toán xuất hiện trên hai Form, xem Form 1099-NEC và Form 1099-K cho cùng các khoản thanh toán. Với khách hàng hoặc nền tảng tại Hoa Kỳ không gửi gì, xem thu nhập không có Form thuế.

Thu nhập ghi ở đâu, và tôi có nợ thuế tự kinh doanh không?

Thu nhập kinh doanh ghi trên Schedule C. Lợi nhuận ròng sau chi phí chuyển sang Schedule SE (Form tính thuế tự kinh doanh) và Form 1040. Thu nhập ròng từ tự kinh doanh thường bằng 92,35% lợi nhuận ròng, và thuế tự kinh doanh áp dụng khi số này đạt $400. Thuế suất là 15,3% khi phần An sinh Xã hội còn áp dụng (Topic 554). Phần đó dừng ở mức tối đa hằng năm, mức mà tiền lương bạn nhận với tư cách nhân viên dùng hết trước (26 U.S.C. 1402); toàn bộ thu nhập ròng đều chịu phần Medicare. Tiền lương và thu nhập tự kinh doanh kết hợp ở mức cao hơn cũng có thể phát sinh thuế Medicare bổ sung, tính trên Form 8959 (hướng dẫn Schedule SE). Bạn có thể khấu trừ một nửa khoản thuế thông thường trên Form 1040.

Schedule C dành cho một hoạt động kinh doanh: một hoạt động làm để kiếm thu nhập hoặc lợi nhuận, có tính liên tục và đều đặn (hướng dẫn Schedule C). Các khoản trả cho công việc bạn làm cho khách hàng thường phù hợp. Một khoản trả đơn lẻ là hoạt động kinh doanh hay là thứ khác là câu hỏi về sự kiện thực tế dành cho người chuẩn bị thuế, và thu nhập phải khai trong cả hai trường hợp.

Sống ở nước ngoài thường không làm thay đổi các bước này. Quy tắc thuế tự kinh doanh thường giống nhau với công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ ở nước ngoài, và khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài, có thể loại trừ một phần thu nhập lao động nước ngoài khỏi thu nhập, không xóa thuế này (Publication 54). Về hiệp định totalization (hiệp định phối hợp An sinh Xã hội giữa hai nước), xem thuế tự kinh doanh ở nước ngoài.

Làm sao quy đổi euro, bảng Anh hoặc ngoại tệ khác sang đô la?

Mọi thứ trên tờ khai tính bằng đô la Hoa Kỳ, nên hãy quy đổi mỗi khoản thanh toán bằng ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái đang áp dụng khi bạn nhận tiền, hoặc ghi nhận khi phát sinh nếu bạn dùng phương pháp kế toán dồn tích, tức tính thu nhập khi bạn kiếm được (IRS: ngoại tệ). IRS không có tỷ giá hối đoái chính thức. IRS thường chấp nhận bất kỳ tỷ giá nào được công bố nếu dùng nhất quán. Nếu một quốc gia có nhiều hơn một tỷ giá, hãy dùng tỷ giá phản ánh đúng nhất thu nhập của bạn. Đây là quy tắc khi đô la là đơn vị tiền tệ chức năng (functional currency) của bạn, thường là như vậy. Một doanh nghiệp hoạt động ở nước ngoài có sổ sách riêng bằng nội tệ có thể có đơn vị tiền tệ chức năng khác và phương pháp khác; đó là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế.

Hai cái bẫy. Một tỷ giá cuối năm duy nhất ít có khả năng khớp nhất với tỷ giá khi bạn nhận từng khoản, và trang của IRS không liệt kê nó là cách tắt được chấp nhận. Đổi phương pháp theo từng khoản để tìm tỷ giá tốt hơn làm mất tính nhất quán mà IRS mong đợi. Chi phí bạn trả bằng ngoại tệ được quy đổi theo cùng cách.

Trung bình hằng năm có chấp nhận được với một kiểu thanh toán cụ thể hay không là nhận định tùy trường hợp, vì quy tắc IRS nêu là tỷ giá khi bạn nhận khoản đó. Tiền bạn giữ trong tài khoản ngoại tệ sau khi nhận cũng có thể tạo ra lãi hoặc lỗ tỷ giá. Cả điều đó và câu hỏi về đơn vị tiền tệ chức năng đều có trong tài khoản ngoại tệ trong sổ sách Hoa Kỳ.

Hồ sơ nào chứng minh thu nhập nếu tôi không có Form?

Hóa đơn và chứng từ thanh toán là bằng chứng. IRS không yêu cầu hệ thống cụ thể nào, chỉ cần hệ thống cho thấy rõ thu nhập, và liệt kê hóa đơn cùng hồ sơ tiền gửi ngân hàng trong số các tài liệu chứng minh tổng doanh thu (Publication 583).

Bảng tổng hợp thanh toán cuối năm từ khách hàng, nếu họ chịu cung cấp, là nguồn thứ hai hữu ích.

Không có hóa đơn? Dòng sao kê cho mỗi khoản thanh toán, cùng các email cho thấy ai trả tiền và cho công việc nào, có thể thay thế. Hãy gom chúng ngay bây giờ, trước khi lịch sử tài khoản bị xóa theo thời gian. Nếu nhiều năm hoặc nhiều tài khoản thiếu hồ sơ, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Hãy giữ hồ sơ cho đến khi hết thời hạn ấn định thuế của tờ khai đó. Thời hạn này thường là 3 năm sau khi bạn nộp, và dài hơn trong một số trường hợp (Topic 305).

Khách hàng trả qua ngân hàng nước ngoài hoặc dịch vụ thanh toán: sao kê nào chứng minh khoản đó?

Sao kê của tài khoản nhận tiền đầu tiên là bằng chứng chính. Chủ doanh nghiệp một chủ dùng phương pháp tiền mặt, tức tính thu nhập khi nhận, khai thu nhập khi tiền được ghi có vào tài khoản hoặc sẵn sàng sử dụng không hạn chế, kể cả khi chưa bao giờ rút (hướng dẫn Schedule C). Nếu bạn ủy quyền cho người khác nhận thu nhập thay bạn, khoản đó được tính khi người đại diện nhận (Publication 538). Vì vậy ngày nhận và ngày chi trả của dịch vụ đều quan trọng, và dịch vụ đó có hoạt động như đại diện của bạn hay không tùy theo thỏa thuận. Việc sau đó chuyển cùng số tiền này về ngân hàng của bạn không phải là thu nhập mới.

Schedule C line 1 yêu cầu tổng doanh thu (hướng dẫn Schedule C), thường nghĩa là số tiền khách hàng đã trả, với phí của dịch vụ ghi là chi phí. Nếu chỉ thấy số ròng, hãy xin báo cáo phí trước khi quyết định số nào thuộc line 1.

Nước của khách hàng có đánh thuế hoặc khấu trừ gì không, và tôi có được tín thuế cho khoản đó không?

Thuế thu nhập nước ngoài bị khấu trừ từ một khoản thanh toán có thể được yêu cầu làm tín thuế hoặc khoản khấu trừ theo từng khoản, nhưng Schedule C line 1 vẫn tính toàn bộ số tiền gộp (IRS: Tín thuế nước ngoài). Bạn có thể đưa ra hoặc thay đổi lựa chọn đó trong vòng 10 năm kể từ hạn nộp thông thường của tờ khai (Publication 514). Nước của khách hàng đặt quy tắc riêng, nên trang này không thể cho biết nước của bạn có khấu trừ hay không. Khoản thanh toán về thiếu so với hóa đơn nhiều hơn phí có thể nghĩa là đã bị khấu trừ thuế. Hãy xin bên trả tiền biên lai hoặc giấy chứng nhận ghi số tiền và ngày.

Tín thuế có các giới hạn (Publication 514):

• Tín thuế chỉ có thể giảm thuế Hoa Kỳ trên thu nhập có nguồn nước ngoài, và tiền trả cho dịch vụ bạn làm thường có nguồn là nơi bạn làm việc. Người làm tự do làm việc từ Hoa Kỳ cho khách hàng ở nước ngoài có thể được ít hoặc không có tín thuế, trừ khi hiệp định thay đổi nguồn.
• Thông thường chỉ thuế thu nhập nước ngoài mới đủ điều kiện, và chỉ phần bạn bị bắt buộc phải nộp theo luật, nên thuế bị khấu trừ vượt mức theo hiệp định có thể không được tính.

Không được hưởng tín thuế cho thuế trên thu nhập bạn loại trừ theo khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài. Những khoản nào đủ điều kiện, tỷ giá quy đổi cho thuế nước ngoài và giới hạn có trong giới hạn tín thuế nước ngoài và khoản chuyển sang năm sau.

Tôi có nợ thuế nộp tạm tính cho khoản này không?

Thuế nộp tạm tính thường áp dụng nếu bạn dự kiến nợ $1.000 trở lên khi nộp tờ khai, và chủ doanh nghiệp một chủ cũng nằm trong đó (IRS: Thuế nộp tạm tính). Không có thuế Hoa Kỳ nào bị khấu trừ từ khoản thanh toán như thế này, nên trừ khi khoản khấu trừ hoặc tín thuế ở nơi khác trên tờ khai của bạn bù đủ, thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh trên khoản đó do bạn tự nộp, và IRS nói nhà thầu độc lập có thể phải nộp thuế tạm tính thành bốn kỳ (trang gig). Quy tắc này giống nhau với công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ sống ở nước ngoài (Publication 54).

Khoản thanh toán nước ngoài đầu tiên về vào cuối năm vẫn có thể làm phát sinh một kỳ nộp thuế. Hạn nộp, các quy tắc an toàn và tiền phạt có trong thuế nộp tạm tính hằng quý.

Tài khoản nước ngoài nhận tiền của tôi có cần khai FBAR không?

FBAR là Báo cáo tài khoản ngân hàng và tài chính nước ngoài. Báo cáo này cần thiết nếu tài khoản ở một tổ chức tài chính bên ngoài Hoa Kỳ và tổng các tài khoản tài chính nước ngoài của bạn vượt $10.000 vào bất kỳ thời điểm nào trong năm dương lịch (IRS: FBAR). Tiêu chí là nơi tổ chức đặt trụ sở, không phải đồng tiền, và tài khoản được tính dù có tạo ra thu nhập chịu thuế hay không.

FBAR được nộp cho Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) của Bộ Tài chính Hoa Kỳ, không nộp cùng tờ khai thuế. Hạn nộp là 15 tháng 4, có gia hạn tự động đến ngày 15 tháng 10. Hãy giữ hồ sơ tài khoản trong 5 năm. Form 8938 là một báo cáo riêng gửi IRS với các ngưỡng riêng (so sánh của IRS). Bản thân tờ khai cũng hỏi về tài khoản nước ngoài ở Schedule B, Part III, và hướng dẫn nói hãy đánh dấu "Yes" kể cả khi bạn không bắt buộc phải nộp FBAR (hướng dẫn Schedule B).

Số dư trong ứng dụng thanh toán và tài khoản chung là các trường hợp ngoại lệ; xem những tài khoản nào được tính trên FBAR. Nếu bạn đã bỏ sót FBAR, IRS nói hãy nộp báo cáo trễ càng sớm càng tốt khi IRS chưa liên hệ với bạn và bạn không bị điều tra; xem bù đắp các khai báo nước ngoài bị bỏ sót.

Tôi đã bỏ sót thu nhập này khỏi một tờ khai trước: giờ làm sao?

Khai trễ thường nghĩa là nộp tờ khai điều chỉnh trên Form 1040-X (Hướng dẫn cho Form 1040-X). Mỗi năm là một tờ khai riêng, nên mỗi năm cần một câu trả lời riêng.

IRS thường có 3 năm kể từ khi nộp tờ khai để ấn định thêm thuế. Thời hạn này có thể dài hơn khi một phần lớn tổng thu nhập bị bỏ sót hoặc một báo cáo tài sản nước ngoài bắt buộc như Form 8938 chưa bao giờ được nộp, và không có giới hạn khi chưa nộp tờ khai hợp lệ hoặc tờ khai có gian lận (Topic 305; 26 U.S.C. 6501).

Nên điều chỉnh những năm nào, theo thứ tự nào, và tiền phạt cùng tiền lãi theo sau ra sao, có trong điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập khỏi các tờ khai cũ. Nếu bạn chưa nộp tờ khai cho một số năm, xem bù đắp các tờ khai chưa nộp.

Ví dụ

Mọi số tiền đều mang tính minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ trừ khi ghi đồng tiền khác.

Một khoản thanh toán từ khách hàng ở Anh

Một nhà thiết kế ở Portland được khách hàng ở Anh trả £3.000 vào tháng 3 và không nhận Form nào. Với tỷ giá minh họa US$1,30 mỗi £1, khoản thanh toán là US$3.900 và ghi vào Schedule C, line 1. Với US$500 chi phí liên quan, lợi nhuận ròng là US$3.400. Thuế tự kinh doanh là 15,3% của 92,35% số đó, khoảng US$480, và áp dụng vì thu nhập ròng cao hơn nhiều so với US$400. Ví dụ này giả định đó là thu nhập duy nhất của nhà thiết kế. Nhà thiết kế giữ hóa đơn, dòng sao kê và nguồn tỷ giá.

Một năm thanh toán từ nhà xuất bản ở Đức

Một nhà văn ở Austin được trả €2.000 mỗi tháng, €24.000 cho cả năm, không có 1099. Các hóa đơn và sao kê ngân hàng chứng minh điều đó. Giả sử sáu khoản nhận được ở tỷ giá US$1,05 mỗi €1 và sáu khoản ở US$1,12, mỗi tỷ giá lấy từ một nguồn nhất quán cho ngày tiền về: US$12.600 cộng US$13.440 là US$26.040. Nếu số euro vào tài khoản ngân hàng ở Đức, tài khoản đó được tính vào tổng số FBAR.

Thu nhập bị bỏ sót khỏi ba năm tờ khai

Một nhà tư vấn ở Denver được một công ty ở Singapore trả US$8.000 trong ba năm và không khai khoản nào.

Mỗi năm là một tờ khai riêng với Schedule C và thuế tự kinh doanh riêng. Năm nào có thời hạn ấn định dài hơn hay không tùy theo những gì khác trên tờ khai. Nên điều chỉnh những tờ khai nào, theo thứ tự nào, thường được quyết định cùng người chuẩn bị thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thu nhập lớn, trải dài hơn một năm, hoặc đã bị bỏ sót khỏi tờ khai đã nộp: mỗi năm có câu trả lời riêng về việc khai gì, chứng minh thế nào, và có cần tờ khai nộp trễ hay điều chỉnh không. Các trường hợp như vậy thường cần người chuẩn bị thuế xem xét. Xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập khỏi các tờ khai cũ; các tờ khai nộp trễ hoặc điều chỉnh là công việc thuế cá nhân, và hỗ trợ ghi sổ kế toán có thể dựng lại hồ sơ thiếu hoặc rải rác theo từng năm.
• Bạn sống ở nước ngoài hoặc có tài khoản nước ngoài: FBAR, thuế tự kinh doanh và tín thuế nước ngoài có thể cùng áp dụng một lúc. Xem thuế tự kinh doanh ở nước ngoài và những tài khoản nào được tính trên FBAR; việc nộp báo cáo là nộp FBAR.
• Khách hàng trả cho công ty (corporation) của bạn, một hợp danh hoặc một LLC bị đánh thuế như vậy: Schedule C phù hợp với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên chưa chọn đánh thuế như công ty. Các pháp nhân khác khai thu nhập trên tờ khai riêng của mình, từ sổ sách riêng. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để ghi nhận đúng pháp nhân.
• Thuế nước ngoài đã bị khấu trừ và bạn muốn được tín thuế: xem giới hạn tín thuế nước ngoài và khoản chuyển sang năm sau.
• IRS gửi thông báo nói tờ khai của bạn không khớp với thu nhập được báo cáo cho IRS: xem phản hồi thông báo underreporter.
• Khách hàng của bạn ở Hoa Kỳ, hoặc một nền tảng đã trả tiền cho bạn và không gửi Form: xem thu nhập không có Form thuế.
• Bạn không phải công dân Hoa Kỳ và không có thẻ xanh: việc bạn có được coi là người cư trú về thuế hay không tùy theo số ngày bạn ở Hoa Kỳ (IRS: xác định tình trạng thuế của người nước ngoài). Người không cư trú theo tờ khai không cư trú cho thu nhập kinh doanh.