אין טופס 1099 מלקוח מחו״ל: רישום והוכחת ההכנסה

לקוח זר אומר שהוא לא חייב לשלוח לי טופס 1099: האם אני עדיין מדווח על ההכנסה?

בדרך כלל כן. אזרח או תושב ארה״ב מדווח על הכנסה עסקית מלקוח בחו״ל ב-⁠Schedule C, בין אם הגיע טופס ובין אם לא. IRS מטיל מס על הכנסה מכל העולם של אזרחים ותושבים זרים, בכל מקום שבו הם גרים. פרסום 334 קובע שעסק חייב לדווח על כל ההכנסות שלו, כולל הכנסה שהמשלם מעולם לא דיווח עליה בטופס 1099, ועמוד עבודת הגיג של IRS אומר את אותו דבר במילים פשוטות. חלק מההכנסה יכול להיות פטור לפי החוק, כמו חלק מההכנסה מעבודה בחו״ל למי שגר בחו״ל, אבל תובעים אותו בצירוף טופס 2555 לדוח, ורק אם אתם עומדים בתנאים (פרסום 54).

הסכום נרשם ב-⁠Schedule C, שורה 1, כתקבולים ברוטו, סך מה שקיבלתם לפני הוצאות (הוראות Schedule C). העמוד הזה עוסק באזרחים ובתושבים זרים של ארה״ב; זר שאינו תושב כפוף לכללים אחרים. מי שאינו אזרח נחשב תושב לצורכי מס אם הוא עובר את מבחן הגרין קארד או את מבחן הנוכחות המהותית (IRS: קביעת מעמד המס של זרים).

מקרה אינו פשוט כשהתשלומים נפרשים על יותר משנה אחת, הסכום גדול ביחס ליתר הדוח, הכסף נמצא בחשבון זר, אתם גרים בחו״ל, או שההכנסה כבר הושמטה מדוח שהוגש. הסעיפים שלהלן מכסים כל אחד מאלה; אם אחד מהם חל עליכם, התחילו מהסעיף האחרון. במקרה פשוט אספו את החוזה, כל חשבונית, את השורה בדף החשבון שמראה את הגעת כל תשלום, את שער החליפין שהשתמשתם בו לכל תשלום ואת ההוצאות על העבודה.

של מי החובה לשלוח טופס 1099, והאם טופס חסר משנה כמה מס אני חייב?

המשלם מגיש דוח מידע (טופס שנשלח ל-⁠IRS, כמו טופס ⁦1099-NEC⁩), ומקבל התשלום מדווח על ההכנסה. טופס חסר אינו משנה אם ההכנסה חייבת במס. פרסום 334 מתאר דוחות מידע כמשהו שעסק שמשלם תשלומים עשוי להיות חייב להגיש, ו-⁠IRS משווה אותו לדוח של כל אדם. השאלה אם לקוח בחו״ל היה חייב לשלוח טופס אמריקאי נוגעת לחובות המשלם. העמוד הזה אינו מכריע בה, והתשובה אינה משנה את הדיווח שלכם. אם הלקוח מבקש טופס מס, אזרח או תושב ארה״ב מוסר טופס ⁦W-9⁩; טופס ⁦W-8BEN⁩ מיועד לאנשים זרים (הוראות לטופס ⁦W-8BEN⁩).

אפליקציית תשלום עשויה עדיין לשלוח טופס ⁦1099-K⁩ כשהתשלומים עוברים את סף הסכום והעסקאות שלה. הוא עשוי שלא להיות שווה להכנסה שלכם, ואתם מדווחים על כולה בכל מקרה (הבנת טופס ⁦1099-K⁩; פרסום 334).

לאותו תשלום בשני טפסים ראו טופס ⁦1099-NEC⁩ וטופס ⁦1099-K⁩ על אותם תשלומים. ללקוחות או לפלטפורמות בארה״ב שאינם שולחים דבר ראו הכנסה בלי טופס מס.

לאן ההכנסה נכנסת, והאם אני חייב מס עצמאים?

הכנסה עסקית נרשמת ב-⁠Schedule C. הרווח נטו אחרי הוצאות עובר ל-⁠Schedule SE (טופס מס עצמאים) ולטופס 1040. הרווח נטו מעבודה עצמאית הוא בדרך כלל ⁦92.35%⁩ מהרווח, ומס עצמאים חל משהוא מגיע ל-⁠⁦$400⁩. השיעור הוא ⁦15.3%⁩ כל עוד חל חלק הביטוח הלאומי (Social Security) (נושא 554). החלק הזה נעצר בתקרה שנתית, ששכר שקיבלתם כעובד שכיר מנצל קודם (⁦26 U.S.C. 1402⁩); על כל הרווח נטו חל חלק המדיקר (Medicare). שכר ורווח מעבודה עצמאית גבוהים יחד עשויים גם להפעיל את מס המדיקר הנוסף (Additional Medicare Tax), שמחושב בטופס 8959 (הוראות Schedule SE). אפשר לנכות מחצית ממס העצמאים הרגיל בטופס 1040.

Schedule C מיועד לעסק: פעילות שנעשית כדי להרוויח הכנסה או רווח, ברציפות ובקביעות (הוראות Schedule C). תשלומים על עבודה שאתם עושים ללקוחות מתאימים בדרך כלל. השאלה אם תשלום חד-פעמי הוא עסק או דבר אחר היא שאלת עובדות למכין הדוחות, וההכנסה חייבת בדיווח בכל מקרה.

מגורים בחו״ל משאירים בדרך כלל את השלבים האלה כפי שהם. הכללים של מס עצמאים זהים בדרך כלל לאזרח או לתושב ארה״ב שגר בחו״ל, והפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל, שעשוי לפטור חלק מההכנסה מחו״ל מהכנסה חייבת, אינו מבטל את המס הזה (פרסום 54). להסכמי ביטוח לאומי בין מדינות (totalization), ראו מס עצמאים בחו״ל.

איך ממירים יורו, לירות שטרלינג או מטבע אחר לדולרים?

כל הדוח מוגש בדולרים אמריקאיים, ולכן ממירים כל תשלום במטבע זר לפי שער החליפין שהיה נהוג כשקיבלתם אותו, או צוברים אותו אם אתם משתמשים בשיטת צבירה, שסופרת הכנסה כשהרווחתם אותה (IRS: מטבע חוץ). ל-⁠IRS אין שער חליפין רשמי. הוא מקבל בדרך כלל כל שער מפורסם שמשתמשים בו באופן עקבי. אם במדינה יש יותר משער אחד, השתמשו בשער שמשקף בצורה הנכונה ביותר את ההכנסה שלכם. זה הכלל כשהדולר הוא מטבע הפעילות שלכם (functional currency), וכך הדבר בדרך כלל. עסק שמופעל בחו״ל וספריו במטבע המקומי יכול להיות עם מטבע פעילות אחר ושיטה אחרת; זו שאלה למכין הדוחות.

שתי מלכודות. שער אחד של סוף השנה הוא הפחות סביר להתאים לשער ביום שקיבלתם כל תשלום, ועמוד IRS אינו מפרט אותו כקיצור דרך מקובל. מעבר בין שיטות מתשלום לתשלום כדי למצוא שער טוב יותר פוגע בעקביות ש-⁠IRS מצפה לה. הוצאות שאתם משלמים במטבע זר מומרות באותו אופן.

האם ממוצע שנתי מקובל לדפוס תשלומים מסוים הוא שיקול דעת, כי הכלל המוצהר של IRS הוא השער ביום שבו מקבלים את הפריט. כסף ששומרים בחשבון במטבע זר אחרי שקיבלתם אותו יכול גם ליצור רווח או הפסד שער. גם זה וגם שאלת מטבע הפעילות מוסברים ב-חשבונות במטבע זר בספרים אמריקאיים.

אילו רישומים מוכיחים את ההכנסה אם אין טופס?

החשבונית ורישום התשלום הם ההוכחה. IRS אינו דורש מערכת מסוימת, רק מערכת שמראה הכנסה בבירור, והוא מציין חשבוניות ורישומי הפקדות בבנק בין המסמכים שתומכים בתקבולים ברוטו (פרסום 583).

סיכום תשלומים שנתי מהלקוח, אם הוא מוכן לתת אותו, הוא מקור שני שימושי.

אין חשבוניות? שורה בדף החשבון לכל תשלום, יחד עם הודעות הדוא״ל שמראות מי שילם ועבור איזו עבודה, יכולות להחליף אותן. אספו אותן עכשיו, לפני שההיסטוריה של החשבון נמחקת. אם כמה שנים או חשבונות דלים ברישומים, ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק.

שמרו את הרישומים עד שתם הזמן להוצאת שומה על אותו דוח. זה בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה, ובמקרים מסוימים יותר (נושא 305).

הלקוח שילם דרך בנק זר או שירות תשלומים: איזה דף חשבון מוכיח את התשלום?

דף החשבון שקיבל ראשון את הכסף הוא ההוכחה העיקרית. עצמאי בשיטת מזומן, שסופרת הכנסה כשהיא מתקבלת, מדווח על הכנסה כשהיא נזקפת לחשבון או עומדת לרשותו ללא הגבלה, גם אם לא נמשכה מעולם (הוראות Schedule C). אם אתם מסמיכים מישהו לקבל הכנסה בשמכם, היא נחשבת כשהנציג מקבל אותה (פרסום 538). לכן גם תאריך הקבלה וגם תאריך ההעברה של השירות חשובים, והאם הוא פועל כנציג שלכם תלוי בהסדר. העברה מאוחרת יותר של אותו כסף לבנק שלכם אינה הכנסה חדשה.

שורה 1 ב-⁠Schedule C מבקשת תקבולים ברוטו (הוראות Schedule C), כלומר בדרך כלל מה שהלקוח שילם, כשעמלת השירות מוצגת כהוצאה. אם מופיע רק הסכום נטו, בקשו את דוח העמלות לפני שתחליטו איזה נתון שייך לשורה 1.

האם המדינה של הלקוח גובה מס או מנכה משהו, והאם אפשר לקבל זיכוי עליו?

מס הכנסה זר שנוכה מתשלום אפשר לתבוע כזיכוי או כניכוי מפורט, אבל שורה 1 ב-⁠Schedule C עדיין סופרת את הסכום ברוטו המלא (IRS: זיכוי מס זר). אפשר לבצע את הבחירה הזאת או לשנות אותה תוך 10 שנים ממועד ההגשה הרגיל של הדוח (פרסום 514). המדינה של הלקוח קובעת כללים משלה, ולכן העמוד הזה אינו יכול לומר אם המדינה שלכם מנכה מס. תשלום שמגיע בפחות מהחשבונית ביותר מעמלות עשוי להעיד שנוכה מס. בקשו מהמשלם קבלה או אישור שמראים את הסכום והתאריך.

לזיכוי יש מגבלות (פרסום 514):

• הוא יכול להקטין רק מס אמריקאי על הכנסה ממקור זר, ושכר עבור שירותים שאתם נותנים נחשב בדרך כלל ממקור במקום שבו אתם עושים את העבודה. פרילנסר שעובד מארה״ב עבור לקוח בחו״ל עשוי לקבל זיכוי קטן או לא לקבל כלל, אלא אם אמנה משנה את המקור.
• בדרך כלל רק מסי הכנסה זרים מזכים, ורק הסכום שהייתם חייבים לשלם לפי החוק, ולכן מס שנוכה מעל שיעור האמנה עשוי שלא להיספר.

לא מקבלים זיכוי על מס בגין הכנסה שאתם פוטרים לפי הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל. אילו תשלומים מזכים, שער ההמרה למס זר והמגבלה מוסברים ב-מגבלות זיכוי מס זר והעברות לשנים הבאות.

האם אני חייב מקדמות מס על ההכנסה הזאת?

מקדמות מס חלות בדרך כלל אם אתם צופים שתחויבו ב-⁠⁦$1,000⁩ או יותר כשתגישו, ועצמאים כלולים (IRS: מקדמות מס). מתשלום כזה לא מנוכה מס אמריקאי, ולכן אלא אם ניכויים או זיכויים במקום אחר בדוח מכסים אותו, מס ההכנסה ומס העצמאים עליו הם באחריותכם, ו-⁠IRS אומר שקבלן עצמאי עשוי להיות חייב לשלם מקדמות בארבעה תשלומים (עמוד עבודת הגיג). הכלל זהה לאזרח או לתושב ארה״ב שגר בחו״ל (פרסום 54).

תשלום זר ראשון בסוף השנה עדיין יכול להפעיל חובת תשלום. מועדים, הגנות (safe harbor) והקנס מוסברים ב-תשלומי מקדמות רבעוניים.

האם החשבון הזר שאליו משלמים לי מחייב FBAR?

FBAR הוא הדוח על חשבונות בנק וחשבונות פיננסיים זרים. הוא נדרש אם החשבון נמצא במוסד פיננסי מחוץ לארצות הברית וכל החשבונות הפיננסיים הזרים שלכם יחד עברו ⁦$10,000⁩ בכל רגע בשנה הקלנדרית (IRS: FBAR). המבחן הוא היכן המוסד נמצא, לא המטבע, והחשבון נספר בין אם הניב הכנסה חייבת במס ובין אם לא.

את ה-⁠FBAR מגישים ל-⁠FinCEN, גוף של משרד האוצר האמריקאי שמקבל דוחות FBAR, ולא עם דוח המס. מועד ההגשה הוא 15 באפריל, עם הארכה אוטומטית עד 15 באוקטובר. שמרו את רישומי החשבון 5 שנים. טופס 8938 הוא דוח נפרד ל-⁠IRS עם ספים משלו (ההשוואה של IRS). גם הדוח עצמו שואל על חשבונות זרים ב-⁠Schedule B, חלק III, וההוראות קובעות לסמן “כן” גם אם אינכם חייבים להגיש FBAR (הוראות Schedule B).

יתרות באפליקציות תשלום וחשבונות משותפים הם מקרי קצה; ראו אילו חשבונות נספרים ב-⁠FBAR. אם החמצתם FBAR, IRS אומר להגיש דוחות באיחור בהקדם האפשרי כשהוא לא יצר איתכם קשר ואינכם נחקרים; ראו השלמת דיווחים זרים שהוחמצו.

השמטתי הכנסה זו מדוח קודם: מה עושים עכשיו?

דיווח באיחור פירושו בדרך כלל דוח מתוקן בטופס ⁦1040-X⁩ (הוראות לטופס ⁦1040-X⁩). כל שנה היא דוח נפרד, ולכן לכל שנה דרושה תשובה משלה.

ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מההגשה כדי להוציא שומה על מס נוסף. התקופה יכולה להיות ארוכה יותר כשחלק גדול מההכנסה ברוטו הושמט או כשדוח נדרש על נכסים זרים, כמו טופס 8938, לא הוגש מעולם, ואין הגבלה כשלא הוגש דוח תקף או כשהדוח היה במרמה (נושא 305; ⁦26 U.S.C. 6501⁩).

אילו שנים לתקן, באיזה סדר, ואילו קנסות וריבית יבואו בעקבות זאת מוסבר ב-תיקון בגלל הכנסה שהושמטה מדוחות קודמים. אם לא הגשתם דוח לחלק מהשנים, ראו השלמת דוחות שלא הוגשו.

דוגמה

כל הסכומים להמחשה, בדולרים אמריקאיים אלא אם צוין מטבע אחר.

תשלום אחד מלקוח בבריטניה

מעצבת בפורטלנד מקבלת ⁦£3,000⁩ במרץ מלקוח בבריטניה ולא מקבלת טופס. לפי שער להמחשה של ⁦US$1.30⁩ ל-£1, התשלום הוא ⁦US$3,900⁩ והוא נרשם ב-⁠Schedule C, שורה 1. עם ⁦US$500⁩ הוצאות קשורות, הרווח נטו הוא ⁦US$3,400⁩. מס העצמאים הוא ⁦15.3%⁩ מ-⁠⁦92.35%⁩ מהסכום הזה, כ-⁠⁦US$480⁩, והוא חל כי הרווח נטו מעבודה עצמאית גבוה בהרבה מ-⁠⁦US$400⁩. ההנחה היא שזו ההכנסה היחידה של המעצבת. המעצבת שומרת את החשבונית, את השורה בדף החשבון ואת מקור השער.

שנה של תשלומים מהוצאה לאור בגרמניה

כותבת באוסטין מקבלת ⁦€2,000⁩ בחודש, ⁦€24,000⁩ לשנה, בלי טופס 1099. החשבוניות ודפי החשבון מוכיחים זאת. נניח ששישה תשלומים התקבלו לפי ⁦US$1.05⁩ ל-€1 ושישה לפי ⁦US$1.12⁩, וכל שער נלקח מאותו מקור עקבי ליום ההגעה: ⁦US$12,600⁩ ועוד ⁦US$13,440⁩ הם ⁦US$26,040⁩. אם היורו נכנסים לחשבון בנק בגרמניה, החשבון הזה נספר בסך ה-⁠FBAR.

הכנסה שהושמטה משלוש שנות דוחות

יועץ בדנבר קיבל ⁦US$8,000⁩ במשך שלוש שנים מחברה בסינגפור ולא דיווח על דבר מזה.

כל שנה היא דוח נפרד עם Schedule C ומס עצמאים משלה. האם לשנה כלשהי יש תקופת שומה ארוכה יותר תלוי במה שהדוח מציג בנוסף. אילו דוחות לתקן, ובאיזה סדר, מוכרע בדרך כלל עם מכין דוחות.

המצב שלכם שונה?

• ההכנסה גדולה, נפרשת על יותר משנה או הושמטה מדוח שהוגש: לכל שנה יש תשובה משלה על מה לדווח, איך להוכיח ואם נדרש דוח באיחור או דוח מתוקן. מקרים כאלה דורשים בדרך כלל בדיקה של מכין דוחות. ראו תיקון בגלל הכנסה שהושמטה מדוחות קודמים; הדוחות באיחור או המתוקנים הם עבודת מס אישי, ועזרה בהנהלת חשבונות יכולה לבנות מחדש רישומים דלים או מפוזרים שנה אחר שנה.
• אתם גרים בחו״ל או מחזיקים חשבון זר: FBAR, מס עצמאים וזיכוי מס זר יכולים לחול כולם בבת אחת. ראו מס עצמאים בחו״ל ו-אילו חשבונות נספרים ב-⁠FBAR; הדוח עצמו הוא הגשת FBAR.
• הלקוח שילם לחברה שלכם, לשותפות או ל-⁠LLC שממוסה כאחת מהן: Schedule C מתאים לעצמאי או ל-⁠LLC עם בעלים יחיד שלא בחרה במיסוי כחברה. ישויות אחרות מדווחות על ההכנסה בדוח משלהן, מתוך הספרים שלהן. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לרשום אותה בישות הנכונה.
• נוכה מס זר ואתם רוצים עליו זיכוי: ראו מגבלות זיכוי מס זר והעברות לשנים הבאות.
• IRS שלח הודעה שהדוח שלכם אינו תואם הכנסה שדווחה לו: ראו מענה להודעת underreporter.
• הלקוחות שלכם בארה״ב, או שפלטפורמה שילמה לכם ולא שלחה טופס: ראו הכנסה בלי טופס מס.
• אינכם אזרחי ארה״ב ואין לכם גרין קארד: האם אתם נחשבים תושבים לצורכי מס תלוי בימים שלכם בארה״ב (IRS: קביעת מעמד המס של זרים). תושב חוץ פועל לפי דוח לתושב חוץ על הכנסה עסקית.