Aucun 1099 d'un client étranger : déclarer et prouver le revenu

Un client étranger affirme ne pas me devoir de formulaire 1099 : dois-je tout de même déclarer le revenu?

En général, oui. Un citoyen ou un résident des États-Unis déclare à l'annexe C le revenu d'entreprise tiré d'un client à l'étranger, qu'un formulaire arrive ou non. L'IRS impose le revenu mondial des citoyens et des étrangers résidents, où qu'ils vivent. La Publication 334 précise qu'une entreprise doit déclarer tous ses revenus, y compris ceux que le payeur n'a jamais déclarés sur un formulaire 1099, et la page de l'IRS sur le travail à la demande le dit en termes simples. Certains revenus peuvent être exclus par la loi, comme une partie des revenus gagnés à l'étranger par une personne qui y vit, mais vous les excluez en joignant le formulaire 2555 à la déclaration, et seulement si vous êtes admissible (Publication 54).

Le montant va à la ligne 1 de l'annexe C, comme recettes brutes, c'est-à-dire le total reçu avant les dépenses (instructions de l'annexe C). Cette page vise les citoyens et les étrangers résidents des États-Unis; un étranger non-résident suit d'autres règles. Un non-citoyen est résident aux fins de l'impôt s'il satisfait au critère de la carte verte ou au critère de présence réelle (IRS : détermination du statut fiscal d'étranger).

Un dossier se complique lorsque les paiements s'étalent sur plus d'une année, que le montant est élevé par rapport au reste de la déclaration, que l'argent se trouve dans un compte étranger, que vous vivez à l'étranger ou que le revenu a déjà été omis d'une déclaration produite. Les sections ci-dessous couvrent chaque cas; si l'un d'eux s'applique, commencez par la dernière section. Pour un cas simple, rassemblez le contrat, chaque facture, la ligne du relevé montrant l'arrivée de chaque paiement, le taux de change utilisé pour chacun et les dépenses liées au travail.

À qui revient le formulaire 1099, et l'absence de formulaire change-t-elle ce que je dois?

Le payeur produit une déclaration de renseignements (un formulaire transmis à l'IRS, comme le formulaire 1099-NEC), et le bénéficiaire déclare le revenu. L'absence de formulaire ne change pas le fait que le revenu est imposable. La Publication 334 décrit les déclarations de renseignements comme quelque chose qu'une entreprise qui fait des paiements peut devoir produire, et que l'IRS compare ensuite à la déclaration de chaque personne. Savoir si un client à l'étranger devait envoyer un formulaire américain relève des obligations du payeur. Cette page ne tranche pas la question, et la réponse ne change rien à votre déclaration. Si le client demande un formulaire fiscal, un citoyen ou un résident des États-Unis remet un formulaire W-9; le formulaire W-8BEN est destiné aux personnes étrangères (instructions du formulaire W-8BEN).

Une application de paiement peut tout de même envoyer un formulaire 1099-K lorsque les paiements dépassent ses seuils de montant et de nombre d'opérations. Il peut ne pas correspondre à votre revenu, et vous déclarez la totalité de celui-ci dans les deux cas (comprendre votre formulaire 1099-K; Publication 334).

Pour un même paiement figurant sur deux formulaires, consultez un 1099-NEC et un 1099-K pour les mêmes paiements. Pour les clients ou plateformes américains qui n'envoient rien, consultez le revenu sans formulaire fiscal.

Où va le revenu, et dois-je l'impôt sur le travail autonome?

Le revenu d'entreprise va à l'annexe C. Le bénéfice net après dépenses est reporté à l'annexe SE (le formulaire de l'impôt sur le travail autonome) et au formulaire 1040. Le revenu net de travail autonome correspond généralement à 92,35 % du bénéfice net, et l'impôt sur le travail autonome s'applique dès qu'il atteint 400 $. Le taux est de 15,3 % tant que la partie de la sécurité sociale américaine (Social Security) s'applique (Topic 554). Cette partie s'arrête à un maximum annuel, que les salaires reçus comme employé épuisent en premier (26 U.S.C. 1402); tout le revenu net est assujetti à la partie Medicare. Des salaires et des revenus de travail autonome combinés plus élevés peuvent aussi déclencher la cotisation Medicare additionnelle, calculée au formulaire 8959 (instructions de l'annexe SE). Vous pouvez déduire la moitié de l'impôt ordinaire au formulaire 1040.

L'annexe C vise une entreprise : une activité exercée pour obtenir un revenu ou un profit, avec continuité et régularité (instructions de l'annexe C). Les paiements pour du travail que vous faites pour des clients y correspondent généralement. Savoir si un paiement ponctuel relève d'une entreprise ou d'autre chose est une question de faits pour un préparateur, et le revenu est à déclarer dans les deux cas.

Vivre à l'étranger ne change généralement pas ces étapes. Les règles de l'impôt sur le travail autonome sont généralement les mêmes pour un citoyen ou un résident des États-Unis à l'étranger, et l'exclusion des revenus gagnés à l'étranger, qui peut exclure une partie des gains étrangers du revenu, n'élimine pas cet impôt (Publication 54). Pour les accords de totalisation, consultez l'impôt sur le travail autonome à l'étranger.

Comment convertir des euros, des livres ou une autre monnaie en dollars?

Tout, dans la déclaration, est en dollars américains; convertissez donc chaque paiement en monnaie étrangère au taux de change en vigueur au moment où vous le recevez, ou comptabilisez-le selon la méthode d'exercice, qui compte le revenu lorsque vous le gagnez (IRS : monnaies étrangères). L'IRS n'a pas de taux de change officiel. Elle accepte généralement tout taux affiché qui est utilisé de façon uniforme. Si un pays a plus d'un taux, utilisez celui qui reflète le mieux votre revenu. C'est la règle lorsque le dollar est votre monnaie fonctionnelle, ce qu'il est généralement. Une entreprise exploitée à l'étranger, avec ses propres livres dans la monnaie locale, peut avoir une autre monnaie fonctionnelle et une autre méthode; c'est une question pour un préparateur.

Deux pièges. Un taux unique de fin d'année est le moins susceptible de correspondre au taux du jour où vous avez reçu chaque paiement, et la page de l'IRS ne l'indique pas comme un raccourci accepté. Changer de méthode paiement par paiement pour trouver le meilleur taux rompt la constance que l'IRS attend. Les dépenses que vous payez en monnaie étrangère se convertissent de la même façon.

Savoir si une moyenne annuelle est acceptable pour un profil de paiements donné relève du jugement, parce que la règle énoncée par l'IRS est le taux du jour de la réception de l'élément. L'argent que vous gardez dans un compte en monnaie étrangère après l'avoir reçu peut aussi produire un gain ou une perte de change. Ce point et la question de la monnaie fonctionnelle sont traités dans les comptes en monnaie étrangère dans les livres américains.

Quels registres prouvent le revenu si je n'ai aucun formulaire?

La facture et le registre du paiement constituent la preuve. L'IRS n'exige aucun système particulier, seulement un système qui montre clairement le revenu, et elle cite les factures et les relevés de dépôts bancaires parmi les documents qui appuient les recettes brutes (Publication 583).

Un sommaire annuel des paiements fourni par le client, s'il accepte de vous en donner un, est une deuxième source utile.

Pas de factures? Une ligne de relevé pour chaque paiement, avec les courriels qui montrent qui a payé et pour quel travail, peuvent les remplacer. Rassemblez-les dès maintenant, avant que l'historique du compte ne disparaisse. Si plusieurs années ou plusieurs comptes sont mal documentés, consultez la reconstitution des livres à partir des relevés bancaires.

Conservez les registres jusqu'à la fin du délai de cotisation de cette déclaration. Ce délai est généralement de 3 ans après la production, et plus long dans certains cas (Topic 305).

Le client a payé par une banque étrangère ou un service de paiement : quel relevé le prouve?

Le relevé du compte qui a reçu l'argent en premier est la preuve principale. Un entrepreneur individuel qui utilise la méthode de caisse, qui compte le revenu à la réception, déclare le revenu lorsqu'il est crédité au compte ou mis à sa disposition sans restriction, même s'il n'est jamais retiré (instructions de l'annexe C). Si vous autorisez quelqu'un à recevoir un revenu pour vous, il compte lorsque ce mandataire le reçoit (Publication 538). Les dates de réception et de versement d'un service comptent donc toutes les deux, et la question de savoir s'il agit comme votre mandataire dépend de l'entente. Un virement ultérieur de la même somme vers votre banque n'est pas un nouveau revenu.

La ligne 1 de l'annexe C demande les recettes brutes (instructions de l'annexe C), ce qui désigne généralement ce que le client a payé, les frais d'un service étant inscrits comme dépense. Si seul le montant net apparaît, demandez le rapport des frais avant de décider quel chiffre va à la ligne 1.

Le pays du client impose-t-il ou retient-il quelque chose, et puis-je obtenir un crédit?

L'impôt étranger sur le revenu retenu sur un paiement peut être réclamé comme crédit ou comme déduction détaillée, mais la ligne 1 de l'annexe C compte tout de même le montant brut complet (IRS : crédit pour impôt étranger). Vous pouvez faire ou modifier ce choix dans un délai de 10 ans suivant la date d'échéance normale de la déclaration (Publication 514). Le pays du client fixe ses propres règles; cette page ne peut donc pas dire si le vôtre retient. Un paiement qui arrive en deçà de la facture de plus que les frais peut indiquer qu'un impôt a été retenu. Demandez au payeur un reçu ou un certificat indiquant le montant et la date.

Le crédit a des limites (Publication 514) :

• Il ne peut réduire que l'impôt américain sur un revenu de source étrangère, et la rémunération de services que vous rendez est généralement de source située à l'endroit où vous faites le travail. Un pigiste qui travaille depuis les États-Unis pour un client à l'étranger peut obtenir peu ou pas de crédit, à moins qu'une convention fiscale ne change la source.
• En général, seuls les impôts étrangers sur le revenu sont admissibles, et seulement le montant que vous étiez légalement tenu de payer; l'impôt retenu au-delà du taux d'une convention fiscale peut donc ne pas compter.

Aucun crédit n'est permis pour l'impôt sur un revenu que vous excluez au titre de l'exclusion des revenus gagnés à l'étranger. Les paiements admissibles, le taux de conversion de l'impôt étranger et la limite sont expliqués dans les limites du crédit pour impôt étranger et les reports.

Dois-je de l'impôt estimatif sur ce revenu?

L'impôt estimatif s'applique généralement si vous prévoyez devoir 1 000 $ ou plus à la production, et les entrepreneurs individuels y sont inclus (IRS : impôt estimatif). Aucun impôt américain n'est retenu sur un paiement de ce genre; sauf si les retenues ou les crédits ailleurs dans votre déclaration le couvrent, l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome qui s'y rapportent vous incombent, et l'IRS précise qu'un entrepreneur indépendant peut devoir payer l'impôt estimatif en quatre versements (page sur le travail à la demande). La règle est la même pour un citoyen ou un résident des États-Unis qui vit à l'étranger (Publication 54).

Un premier paiement étranger tardif dans l'année peut quand même déclencher un versement. Les dates d'échéance, les règles refuges et la pénalité sont expliquées dans les paiements trimestriels d'impôt estimatif.

Le compte étranger dans lequel je suis payé exige-t-il un FBAR?

Un FBAR est la déclaration des comptes bancaires et financiers étrangers (Report of Foreign Bank and Financial Accounts). Il est exigé si le compte se trouve dans une institution financière hors des États-Unis et que l'ensemble de vos comptes financiers étrangers a dépassé 10 000 $ à un moment quelconque de l'année civile (IRS : FBAR). Le critère est l'emplacement de l'institution, et non la monnaie, et le compte compte qu'il ait ou non produit un revenu imposable.

Le FBAR est produit auprès du Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) du Trésor américain, et non avec votre déclaration de revenus. Il est exigible le 15 avril, avec une prolongation automatique jusqu'au 15 octobre. Conservez les registres du compte pendant 5 ans. Le formulaire 8938 est une déclaration distincte à l'IRS, avec ses propres seuils (comparaison de l'IRS). La déclaration elle-même pose aussi une question sur les comptes étrangers à la partie III de l'annexe B, et les instructions disent de cocher « Oui » même si vous n'avez pas à produire le FBAR (instructions de l'annexe B).

Les soldes d'applications de paiement et les comptes conjoints sont des cas limites; consultez les comptes qui comptent pour un FBAR. Si vous avez omis un FBAR, l'IRS indique de produire les déclarations tardives dès que possible lorsqu'elle ne vous a pas contacté et que vous ne faites pas l'objet d'une enquête; consultez le rattrapage des déclarations étrangères omises.

J'ai omis ce revenu d'une déclaration antérieure : que faire?

Le déclarer en retard signifie généralement produire une déclaration modifiée au moyen du formulaire 1040-X (instructions du formulaire 1040-X). Chaque année est une déclaration distincte; chaque année appelle donc sa propre réponse.

L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter de la production pour établir un impôt supplémentaire. Ce délai peut être plus long lorsqu'une large part du revenu brut a été omise ou qu'une déclaration d'actifs étrangers exigée, comme le formulaire 8938, n'a jamais été produite, et il n'y a aucune limite lorsqu'aucune déclaration valide n'a été produite ou qu'une déclaration était frauduleuse (Topic 305; 26 U.S.C. 6501).

Les années à modifier, leur ordre, ainsi que les pénalités et intérêts qui s'ensuivent sont expliqués dans la modification pour des revenus omis dans des déclarations antérieures. Si vous n'avez produit aucune déclaration pour certaines années, consultez le rattrapage des déclarations non produites.

Exemple

Tous les montants sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains sauf indication d'une autre monnaie.

Un paiement d'un client britannique

Une designer de Portland reçoit 3 000 £ en mars d'un client britannique et ne reçoit aucun formulaire. À un taux illustratif de 1,30 $ US pour 1 £, le paiement vaut 3 900 $ US et va à la ligne 1 de l'annexe C. Avec 500 $ US de dépenses connexes, le bénéfice net est de 3 400 $ US. L'impôt sur le travail autonome est de 15,3 % de 92,35 % de ce montant, soit environ 480 $ US, et il s'applique parce que le revenu net est bien supérieur à 400 $ US. Cela suppose qu'il s'agit des seuls revenus de la designer. La designer conserve la facture, la ligne du relevé et la source du taux.

Un an de paiements d'un éditeur allemand

Un rédacteur d'Austin reçoit 2 000 € par mois, soit 24 000 € pour l'année, sans 1099. Les factures et les relevés bancaires le prouvent. Supposons que six paiements ont été reçus à 1,05 $ US pour 1 € et six à 1,12 $ US, chaque taux étant pris à une même source uniforme pour le jour d'arrivée : 12 600 $ US plus 13 440 $ US font 26 040 $ US. Si les euros arrivent dans un compte bancaire allemand, ce compte compte dans le total du FBAR.

Revenu omis dans trois années de déclarations

Un consultant de Denver a reçu 8 000 $ US sur trois ans d'une entreprise de Singapour et n'en a déclaré aucun.

Chaque année est une déclaration distincte, avec sa propre annexe C et son propre impôt sur le travail autonome. Le fait qu'une année ait une période de cotisation plus longue dépend de ce que la déclaration montre par ailleurs. Les déclarations à modifier, et leur ordre, se décident habituellement avec un préparateur.

Votre situation est différente?

• Le revenu est élevé, s'étend sur plus d'une année ou a été omis d'une déclaration produite : chaque année a sa propre réponse sur ce qu'il faut déclarer, comment le prouver et si une déclaration tardive ou modifiée est nécessaire. Ces cas exigent habituellement l'examen d'un préparateur. Consultez la modification pour des revenus omis dans des déclarations antérieures; les déclarations tardives ou modifiées relèvent de l'impôt des particuliers, et l'aide en tenue de livres peut reconstituer année par année des registres lacunaires ou dispersés.
• Vous vivez à l'étranger ou détenez un compte étranger : un FBAR, l'impôt sur le travail autonome et le crédit pour impôt étranger peuvent tous s'appliquer en même temps. Consultez l'impôt sur le travail autonome à l'étranger et les comptes qui comptent pour un FBAR; la déclaration elle-même relève de la production du FBAR.
• Le client a payé votre société, une société de personnes ou une LLC imposée comme telle : l'annexe C convient à un entrepreneur individuel ou à une LLC à membre unique qui n'a pas choisi l'imposition comme société. Les autres entités déclarent le revenu dans leur propre déclaration, à partir de leurs propres livres. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour l'inscrire dans la bonne entité.
• De l'impôt étranger a été retenu et vous voulez un crédit : consultez les limites du crédit pour impôt étranger et les reports.
• L'IRS a envoyé un avis indiquant que votre déclaration ne correspond pas aux revenus qui lui ont été déclarés : consultez la réponse à un avis de sous-déclaration.
• Vos clients sont aux États-Unis, ou une plateforme vous a payé sans envoyer de formulaire : consultez le revenu sans formulaire fiscal.
• Vous n'êtes pas citoyen américain et n'avez pas de carte verte : être considéré comme résident aux fins de l'impôt dépend de votre nombre de jours aux États-Unis (IRS : détermination du statut fiscal d'étranger). Un non-résident suit une déclaration de non-résident pour le revenu d'entreprise.