Cliente no exterior sem 1099: como registrar e comprovar a renda

Um cliente estrangeiro diz que não me deve um 1099: ainda preciso declarar a renda?

Em geral, sim. Um cidadão ou residente dos EUA declara no Schedule C a renda do negócio vinda de um cliente no exterior, chegue ou não algum formulário. O IRS tributa a renda mundial de cidadãos e residentes estrangeiros onde quer que vivam. A Publication 334 diz que um negócio deve declarar toda a sua renda, inclusive a que o pagador nunca informou em um Form 1099, e a página do IRS sobre trabalho por demanda diz o mesmo em palavras simples. Alguma renda pode ser excluída por lei, como parte da renda do trabalho no exterior de quem mora fora dos EUA, mas você a exclui anexando o Form 2555 à declaração, e somente se tiver direito (Publication 54).

O valor vai no Schedule C, linha 1, como receita bruta, o total que você recebeu antes das despesas (instruções do Schedule C). Esta página trata de cidadãos e residentes estrangeiros dos EUA; um estrangeiro não residente segue regras diferentes. Quem não é cidadão é residente para fins fiscais se passa no teste do green card ou no teste de presença substancial (IRS: como determinar a condição fiscal de estrangeiro).

Um caso deixa de ser simples quando os pagamentos abrangem mais de um ano, o valor é grande em relação ao resto da declaração, o dinheiro está em uma conta no exterior, você mora fora dos EUA ou a renda já ficou de fora de uma declaração entregue. As seções abaixo tratam de cada um; se algum se aplica a você, comece pela última seção. Para um caso simples, reúna o contrato, cada fatura, a linha do extrato que mostra a chegada de cada pagamento, a taxa de câmbio usada em cada um e as despesas do trabalho.

De quem é a tarefa de enviar o 1099, e a falta do formulário muda o que devo?

Quem paga entrega uma declaração informativa (um formulário enviado ao IRS, como o Form 1099-NEC), e quem recebe declara a renda. A falta do formulário não muda se a renda é tributável. A Publication 334 descreve as declarações informativas como algo que uma empresa que faz pagamentos pode ter de entregar, e o IRS depois as compara com a declaração de cada pessoa. Saber se um cliente no exterior precisava enviar um formulário dos EUA é uma questão sobre os deveres de quem paga. Esta página não decide isso, e a resposta não muda o que você declara. Se o cliente pedir um formulário fiscal, um cidadão ou residente dos EUA entrega o Form W-9; o Form W-8BEN (formulário em que um não residente comprova seu status estrangeiro) é para pessoas estrangeiras (instruções do Form W-8BEN).

Um aplicativo de pagamento ainda pode enviar um Form 1099-K quando os pagamentos passam seus limites de valor e de número de transações. O formulário pode não ser igual à sua renda, e você declara tudo de qualquer forma (entenda o seu Form 1099-K; Publication 334).

Para o mesmo pagamento em dois formulários, veja um 1099-NEC e um 1099-K para os mesmos pagamentos. Para clientes ou plataformas dos EUA que não enviam nada, veja renda sem formulário fiscal.

Onde a renda entra, e devo o imposto de autônomo?

A renda do negócio vai no Schedule C. O lucro líquido depois das despesas passa para o Schedule SE (o formulário do imposto de autônomo, ou self-employment tax) e para o Form 1040. Os rendimentos líquidos de trabalho autônomo são, em geral, 92,35% do lucro líquido, e o imposto de autônomo se aplica quando eles chegam a $400. A alíquota é 15,3% enquanto a parte do Social Security se aplica (Topic 554). Essa parte para em um máximo anual, que os salários que você recebeu como empregado consomem primeiro (26 U.S.C. 1402); todos os rendimentos líquidos sofrem a parte do Medicare. Salários e renda de autônomo somados em valores mais altos também podem gerar o Additional Medicare Tax (Medicare adicional), calculado no Form 8959 (instruções do Schedule SE). Você pode deduzir metade do imposto regular no Form 1040.

O Schedule C é para um negócio: uma atividade exercida para obter renda ou lucro, com continuidade e regularidade (instruções do Schedule C). Pagamentos por trabalho feito para clientes costumam se encaixar. Saber se um pagamento isolado é um negócio ou outra coisa é uma questão de fatos para um preparador, e a renda deve ser declarada de qualquer forma.

Morar no exterior em geral deixa essas etapas iguais. As regras do imposto de autônomo são, em geral, as mesmas para um cidadão ou residente dos EUA no exterior, e a exclusão de renda do trabalho no exterior (foreign earned income exclusion), que pode excluir da renda parte dos ganhos do exterior, não elimina esse imposto (Publication 54). Para os acordos de totalização, veja imposto de autônomo no exterior.

Como converto euros, libras ou outra moeda em dólares?

Tudo na declaração é em dólares americanos, então converta cada pagamento em moeda estrangeira pela taxa de câmbio vigente no dia em que você o recebe, ou lance-o por competência se você usa o regime de competência, que conta a renda quando ela é ganha (IRS: moeda estrangeira). O IRS não tem uma taxa de câmbio oficial. Em geral, ele aceita qualquer taxa publicada que seja usada de forma consistente. Se um país tem mais de uma taxa, use a que melhor reflete a sua renda. Essa é a regra quando o dólar é a sua moeda funcional (functional currency), o que em geral ocorre. Um negócio exercido no exterior, com escrituração própria na moeda local, pode ter outra moeda funcional e outro método; isso é uma questão para o preparador.

Duas armadilhas. Uma única taxa de fim de ano é a menos provável de corresponder à taxa do dia em que você recebeu cada pagamento, e a página do IRS não a lista como um atalho aceito. Trocar de método pagamento a pagamento para achar a melhor taxa quebra a consistência que o IRS espera. As despesas que você paga em moeda estrangeira são convertidas do mesmo jeito.

Se uma média anual é aceitável para um determinado padrão de pagamentos é uma questão de julgamento, porque a regra enunciada pelo IRS é a taxa do dia em que você recebe o item. O dinheiro que você mantém em uma conta em moeda estrangeira depois de recebê-lo também pode gerar ganho ou perda cambial. Isso e a questão da moeda funcional estão em contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA.

Que registros comprovam a renda se não há formulário?

A fatura e o registro do pagamento trazem a prova. O IRS não exige um sistema específico, apenas um que mostre com clareza a renda, e lista faturas e registros de depósitos bancários entre os documentos que sustentam a receita bruta (Publication 583).

Um resumo de fim de ano dos pagamentos, feito pelo cliente, se ele o fornecer, é uma segunda fonte útil.

Sem faturas? Uma linha do extrato para cada pagamento, mais os e-mails que mostram quem pagou e por qual trabalho, podem substituí-las. Reúna esses documentos agora, antes que o histórico da conta se perca com o tempo. Se vários anos ou contas têm poucos registros, veja reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.

Guarde os registros até o fim do prazo para o lançamento de imposto (assessment) sobre aquela declaração. Em geral, são 3 anos depois da entrega, e mais em alguns casos (Topic 305).

O cliente pagou por um banco estrangeiro ou um serviço de pagamento: qual extrato comprova?

O extrato da conta que recebeu o dinheiro primeiro é a prova principal. Um empresário individual no regime de caixa, que conta a renda quando ela é recebida, declara a renda quando ela é creditada na conta ou colocada à sua disposição sem restrição, mesmo que nunca seja sacada (instruções do Schedule C). Se você autoriza alguém a receber renda por você, ela conta quando esse agente a recebe (Publication 538). Por isso, tanto a data de recebimento quanto a de repasse de um serviço importam, e se ele age como seu agente depende do acordo entre vocês. Uma transferência posterior desse mesmo dinheiro para o seu banco não é uma nova renda.

A linha 1 do Schedule C pede a receita bruta (instruções do Schedule C), que em geral significa o que o cliente pagou, com a tarifa do serviço lançada como despesa. Se só o valor líquido aparece, peça o relatório de tarifas antes de decidir qual valor vai na linha 1.

O país do cliente tributa ou retém algo, e posso ter crédito por isso?

O imposto de renda estrangeiro retido em um pagamento pode ser pedido como crédito ou como dedução detalhada, mas a linha 1 do Schedule C ainda conta o valor bruto total (IRS: crédito por imposto estrangeiro). Você pode fazer ou mudar essa escolha em até 10 anos da data de vencimento regular da declaração (Publication 514). O país do cliente define as próprias regras, então esta página não pode dizer se o seu retém. Um pagamento que chega abaixo da fatura em mais do que as tarifas pode indicar que houve imposto retido. Peça ao pagador um recibo ou certificado com o valor e a data.

O crédito tem limites (Publication 514):

• Ele só pode reduzir o imposto dos EUA sobre renda de fonte estrangeira, e o pagamento por serviços que você presta, em geral, tem fonte no lugar onde você faz o trabalho. Um autônomo que trabalha dos EUA para um cliente no exterior pode obter pouco crédito ou nenhum, a menos que um tratado mude a fonte.
• Em geral, só os impostos de renda estrangeiros se qualificam, e só o valor que você era legalmente obrigado a pagar, então o imposto retido acima da alíquota do tratado pode não contar.

Não há crédito para o imposto sobre a renda que você exclui pela exclusão de renda do trabalho no exterior. Quais pagamentos se qualificam, a taxa de conversão do imposto estrangeiro e o limite estão em limites e saldos do crédito por imposto estrangeiro.

Devo imposto estimado sobre ela?

O imposto estimado em geral se aplica se você espera dever $1.000 ou mais ao entregar a declaração, e os empresários individuais estão incluídos (IRS: impostos estimados). Nenhum imposto dos EUA é retido de um pagamento como esse; assim, a menos que a retenção ou os créditos em outras partes da sua declaração o cubram, o imposto de renda e o imposto de autônomo sobre ele são de sua responsabilidade, e o IRS diz que um prestador de serviços independente pode ter de pagar o imposto estimado em quatro parcelas (página sobre trabalho por demanda). A regra é a mesma para um cidadão ou residente dos EUA que mora no exterior (Publication 54).

Um primeiro pagamento do exterior no fim do ano ainda pode gerar um pagamento de imposto estimado. Os vencimentos, os safe harbors (limites de proteção) e a multa estão em pagamentos trimestrais do imposto estimado.

A conta no exterior em que sou pago precisa de um FBAR?

O FBAR é o relatório de contas bancárias e financeiras no exterior (Report of Foreign Bank and Financial Accounts). Ele é necessário se a conta está em uma instituição financeira fora dos Estados Unidos e todas as suas contas financeiras no exterior somadas passaram de $10.000 em qualquer momento do ano-calendário (IRS: FBAR). O teste é onde a instituição está localizada, não a moeda, e a conta conta, tenha ou não gerado renda tributável.

O FBAR é entregue à FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, unidade do Tesouro dos EUA contra crimes financeiros), não junto com a sua declaração de imposto de renda. O prazo é 15 de abril, com prorrogação automática até 15 de outubro. Guarde os registros da conta por 5 anos. O Form 8938 é um relatório separado ao IRS, com limites próprios (comparação do IRS). A própria declaração também pergunta sobre contas no exterior no Schedule B, Parte III, e as instruções dizem para marcar “Sim” mesmo que você não seja obrigado a entregar o FBAR (instruções do Schedule B).

Saldos em aplicativos de pagamento e contas compartilhadas são casos de borda; veja quais contas contam em um FBAR. Se você deixou de entregar um FBAR, o IRS diz para entregar os relatórios atrasados o quanto antes quando ele não entrou em contato com você e você não está sob investigação; veja como regularizar relatórios de ativos no exterior em atraso.

Deixei essa renda fora de uma declaração anterior: e agora?

Declarar tarde em geral significa uma declaração retificadora no Form 1040-X (instruções do Form 1040-X). Cada ano é uma declaração própria, então cada ano precisa da sua própria resposta.

O IRS em geral tem 3 anos a partir da entrega para lançar mais imposto. Esse prazo pode ser maior quando uma grande parte da renda bruta ficou de fora ou quando um relatório obrigatório de ativos no exterior, como o Form 8938, nunca foi entregue, e não há prazo quando nenhuma declaração válida foi entregue ou a declaração foi fraudulenta (Topic 305; 26 U.S.C. 6501).

Quais anos retificar, em que ordem, e quais multas e juros decorrem disso estão em retificar por renda deixada de fora de declarações anteriores. Se você não entregou declaração em alguns anos, veja como regularizar declarações não entregues.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos, salvo quando indicados em outra moeda.

Um pagamento de um cliente do Reino Unido

Uma designer de Portland recebe £3.000 em março de um cliente do Reino Unido e não recebe nenhum formulário. A uma taxa ilustrativa de US$1,30 por £1, o pagamento é de US$3.900 e vai no Schedule C, linha 1. Com US$500 de despesas relacionadas, o lucro líquido é de US$3.400. O imposto de autônomo é de 15,3% de 92,35% desse valor, cerca de US$480, e se aplica porque os rendimentos líquidos estão bem acima de US$400. Isso supõe que sejam os únicos rendimentos da designer. Ela guarda a fatura, a linha do extrato e a fonte da taxa.

Um ano de pagamentos de uma editora alemã

Uma escritora de Austin recebe €2.000 por mês, €24.000 no ano, sem 1099. As faturas e os extratos bancários comprovam. Suponha que seis pagamentos foram recebidos a US$1,05 por €1 e seis a US$1,12, com cada taxa tirada de uma fonte consistente para o dia em que o pagamento chegou: US$12.600 mais US$13.440 dá US$26.040. Se os euros caem em uma conta bancária alemã, essa conta conta para o total do FBAR.

Renda deixada de fora de três anos de declarações

Um consultor de Denver recebeu US$8.000 ao longo de três anos de uma empresa de Singapura e não declarou nada.

Cada ano é uma declaração separada, com seu próprio Schedule C e seu próprio imposto de autônomo. Se algum ano tem um prazo de lançamento maior depende do que mais a declaração mostra. Quais declarações retificar, e em que ordem, geralmente se decide com um preparador.

E no seu caso?

• A renda é grande, abrange mais de um ano ou ficou de fora de uma declaração entregue: cada ano tem a sua resposta sobre o que declarar, como comprovar e se é preciso uma declaração atrasada ou retificadora. Casos assim geralmente exigem a revisão de um preparador. Veja retificar por renda deixada de fora de declarações anteriores; as declarações atrasadas ou retificadoras são trabalho de imposto de renda para pessoa física, e a assessoria de escrituração contábil pode reconstruir, ano a ano, registros escassos ou dispersos.
• Você mora no exterior ou tem uma conta no exterior: o FBAR, o imposto de autônomo e o crédito por imposto estrangeiro podem se aplicar ao mesmo tempo. Veja imposto de autônomo no exterior e quais contas contam em um FBAR; o relatório em si é a entrega do FBAR.
• O cliente pagou a sua corporação, uma sociedade de pessoas ou uma LLC tributada como uma delas: o Schedule C serve para um empresário individual ou uma LLC de um único membro que não optou por tributação de corporação. As outras entidades declaram a renda na própria declaração, a partir da própria escrituração. Conte com a assessoria de escrituração contábil para registrá-la na entidade certa.
• Houve imposto estrangeiro retido e você quer o crédito: veja limites e saldos do crédito por imposto estrangeiro.
• O IRS enviou um aviso dizendo que sua declaração não bate com a renda informada a ele: veja como responder a um aviso de renda não declarada.
• Seus clientes estão nos EUA, ou uma plataforma pagou você e não enviou formulário: veja renda sem formulário fiscal.
• Você não é cidadão dos EUA e não tem green card: ser considerado residente para fins fiscais depende dos seus dias nos EUA (IRS: como determinar a condição fiscal de estrangeiro). Um não residente segue uma declaração de não residente para renda de negócio.