Contador para trabajador independiente: ¿vale la pena y su costo?

¿Vale la pena un contador para los impuestos de un trabajador independiente o basta el software?

El software de impuestos puede bastar cuando cada cifra es sencilla y está documentada; conviene cotizar con un contador cuando una cifra requiere una decisión. El software sigue las líneas del Schedule C y calcula con los montos que usted ingresa. Usted es responsable de la declaración sin importar quién la prepare, y nadie puede afirmar en general que un contador se paga solo.

Reúna los Forms 1099 de este año, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas, el registro de millas y la declaración del año pasado antes de decidir; la lista completa está en la sección sobre su primer año con ingresos 1099.

La tarifa no es el único costo. El IRS señala que omitir ingresos que aparecen en un Form 1099 puede indicar negligencia, y la multa relacionada con la exactitud es de 20% de la parte no pagada atribuible a la negligencia, con intereses sobre la multa.

¿Qué pide el software de impuestos y qué deja en mis manos?

El software pide cada monto; la decisión que está detrás del monto sigue siendo suya.

¿Qué puede revisar un preparador que el software tal vez no revise?

El trabajo adicional de un preparador puede ser criterio sobre todo el expediente, no más aritmética. Algunos programas avisan sobre algunos de estos puntos; lo que revisa cada preparador varía, así que pregunte. Estas revisiones dependen de documentos y hechos que están fuera del formulario.

• ¿Coinciden los registros? Los Forms 1099, los informes de las plataformas, los depósitos bancarios y las facturas deben contar una sola historia, porque los registros deben respaldar los ingresos, gastos y créditos que usted declara.
• ¿Qué entidad? Una LLC de un solo miembro sin elección corporativa es una entidad ignorada para el impuesto federal sobre la renta, así que el propietario por lo general presenta el Schedule C y paga el impuesto por trabajo independiente, aunque la LLC sigue siendo una entidad separada para el impuesto sobre la nómina. Si conviene elegir ser una corporación S es otra pregunta: vea si los contratistas independientes necesitan una LLC.
• Pagos y estados. Lo que paga cada trimestre y en qué estados debe presentar una declaración dependen de la ganancia del año y de dónde la obtuvo. Las instrucciones del Schedule C advierten que pueden aplicar impuestos estatales y locales y licencias comerciales. Vea los pagos trimestrales de impuestos estimados, los umbrales para declaraciones estatales de no residentes y el impuesto sobre ingresos del negocio en otros estados.
• El momento. Con el método de efectivo, que usan muchos propietarios únicos sin inventario, el ingreso cuenta cuando se recibe y el gasto cuando se paga, así que lo que cae a un lado u otro del 31 de diciembre cambia la ganancia del año.
• Decisiones difíciles de deshacer. Un vehículo de su propiedad puede usar la tarifa estándar por milla solo si usted la elige en el primer año en que el vehículo está disponible para el negocio, así que una declaración del primer año presentada con gastos reales puede cerrar esa opción. Una elección simplificada de oficina en casa, una vez hecha en una declaración original presentada a tiempo, es irrevocable para ese año.

¿Cuánto cuesta un contador para la declaración de un trabajador independiente y qué mueve el precio?

Cada preparador fija sus tarifas, y el IRS dice que los contribuyentes siempre deben preguntar por las tarifas del servicio. Esta página no da un precio de mercado porque las tarifas varían según el preparador y el trabajo que requiera su expediente.

Pida un alcance por escrito que enumere las declaraciones, los años, los estados, los pagos estimados, la contabilidad y las cartas del IRS que incluye, y lo que se cobra aparte.

En el Schedule C puede deducir el costo de preparar la parte comercial de su declaración (instrucciones de la línea 17, Publication 334), pero no la parte personal.

Una tarifa que es un porcentaje de su reembolso es una señal de alerta, y el IRS la señala como tal. Si las reglas federales prohíben una tarifa ligada al resultado depende del tipo de trabajo, y las reglas contables de cada estado pueden diferir. Cuánto cuesta un contador para una pequeña empresa explica cómo funciona esa regla y cómo leer una factura anual.

¿Es demasiado pagar una tarifa trimestral a un preparador de impuestos?

Si una tarifa trimestral es demasiado depende de lo que cubre, así que compare primero el alcance y después la cifra. El IRS divide el año en cuatro períodos de pago de impuestos estimados, por eso una tarifa trimestral suele ir ligada a esos pagos, pero la misma tarifa puede corresponder a alcances muy distintos.

Sume lo que pagaría de otro modo por la declaración, los cuatro cálculos y la contabilidad, y compare ese total con la tarifa trimestral. Para saber cómo funcionan los pagos, vea los pagos trimestrales de impuestos estimados.

¿Quién puede firmar mi declaración y hablar por mí si el IRS me escribe?

Todo preparador pagado debe firmar la declaración e ingresar un PTIN (número de identificación fiscal de preparador), y cualquier persona con un PTIN puede preparar declaraciones federales por pago. Un estado puede agregar su propia regla: Oregon, por ejemplo, exige una licencia o un registro para preparar por pago sus declaraciones del impuesto sobre la renta personal. Si el preparador puede hablar por usted depende de su credencial.

• Los CPA, los agentes registrados (enrolled agents) y los abogados tienen derechos de representación ilimitados: auditorías, problemas de pago y cobro, y apelaciones.
• Los participantes del Annual Filing Season Program tienen derechos limitados: solo para las declaraciones que prepararon y firmaron, y no en apelaciones ni en cobros.
• Un preparador que solo tiene un PTIN no puede representarlo.

Incluso un preparador con derechos plenos por lo general habla por usted ante el IRS solo después de que usted lo autoriza en el Form 2848.

Una credencial muestra quién puede representarlo, no con qué frecuencia el preparador atiende declaraciones como la suya; pregunte. Para verificar credenciales y reconocer señales de alerta, vea CPA, agente registrado o software de impuestos.

¿Necesito una contabilidad y no solo la declaración?

Usted necesita registros que respalden cada cifra de la declaración, y la contabilidad es la forma habitual de llevarlos. La Publication 583 dice que la ley por lo general no exige un tipo específico de registros: sirve cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y recomienda mantener una cuenta del negocio separada de los gastos personales.

Dos reglas de registros son más estrictas que las demás:

• Ingresos. Sus registros deben identificar el origen de cada cobro, para separar los ingresos del negocio de los préstamos, los fondos personales y otro dinero que no sea del negocio (Publication 583).
• Gastos de vehículo, viaje y regalos. El IRS espera un registro escrito hecho en el momento o cerca de él, y dice que no puede deducir montos aproximados ni estimados.

Un preparador trabaja con lo que usted le lleva. Si faltan los registros del año o están mezclados con gastos personales, reconstruirlos es trabajo de contabilidad que va antes de la declaración. Vea cómo llevar registros siendo trabajador independiente y cómo reconstruir un registro de millas.

¿Qué llevo a un preparador en mi primer año con ingresos 1099?

Lleve lo que permita al preparador conciliar sus ingresos con su banco y respaldar cada deducción.

¿Puede un preparador corregir una declaración que ya presenté con software?

Sí. Un preparador puede preparar el Form 1040-X para corregir una declaración presentada, pero la corrección es tan buena como los registros que la respaldan. Las instrucciones del Form 1040-X piden un formulario aparte por cada año, y un cambio federal también puede exigir un cambio estatal.

Un reclamo de reembolso por lo general debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o de 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde. Una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en su fecha de vencimiento, y un límite de retroactividad aparte restringe el reembolso al impuesto pagado dentro de un período determinado antes del reclamo, así que un reclamo a tiempo puede devolver menos. Un preparador no puede agregar una deducción que usted no puede documentar. Si dejó ingresos fuera, vea cómo enmendar declaraciones anteriores por ingresos omitidos. Si se trata de un gasto omitido o incorrecto, vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Las cifras están en dólares estadounidenses, y la tarifa es un número redondo inventado, no un precio de mercado.

Una sola fuente de ingresos y registros en orden

Un repartidor sin empleo asalariado obtiene US$38,000 de ganancia neta con dos aplicaciones en un solo estado, registra sus millas en una aplicación y usa una sola cuenta bancaria para el negocio. El impuesto por trabajo independiente es de unos US$5,370 (US$38,000 × 92.35% × 15.3%) antes del impuesto sobre la renta. Si esto lleva a pagos estimados depende del impuesto total que el repartidor espere deber después de las retenciones y los créditos, frente al umbral de US$1,000 del IRS; vea los pagos trimestrales de impuestos estimados. Tanto el software como un preparador producirían la declaración. El repartidor compara la diferencia de tarifa con una segunda revisión del registro de millas y de los montos trimestrales. Un segundo estado, o un Form 1099-K que no coincida con los depósitos, cambiaría la comparación.

Una LLC nueva que vende en tres estados

Una LLC de un solo miembro constituida en marzo compra US$9,000 de equipo, gasta US$4,000 antes de su primera venta y envía a clientes en tres estados. El software pide los montos. Un preparador además confirma lo siguiente: que no se hizo ninguna elección corporativa, de modo que la declaración sigue siendo el Schedule C; si los US$4,000 califican por completo como costo de inicio y si el negocio activo comenzó ese año, en cuyo caso queda por debajo del límite de US$5,000 y se deduce ese año, a menos que el propietario elija capitalizarlo; cuándo se puso el equipo en servicio y si aplica la depreciación adicional, la sección 179 o la depreciación regular; los pagos estimados de un año parcial; y cuáles de los tres estados exigen una declaración del impuesto sobre la renta o un registro del impuesto sobre las ventas.

Una tarifa trimestral de US$300

Una trabajadora independiente paga a un preparador US$300 por trimestre, US$1,200 al año, y pregunta qué cubre. La carta de contratación enumera cuatro cálculos de pagos estimados y la declaración federal, con una declaración estatal y la contabilidad cobradas aparte. Si esos extras cuestan más, los US$1,200 compran menos de lo que parecía al principio; si la carta los hubiera incluido, los mismos US$1,200 comprarían más. La cifra no se puede juzgar hasta que el alcance esté por escrito.

¿Su caso es distinto?

• Es su primer año con ingresos 1099 o constituyó una LLC nueva: el Schedule C puede seguir siendo el adecuado, pero hay que definir el monto trimestral, los registros y las decisiones del primer año. Vea si los contratistas independientes necesitan una LLC y los pagos trimestrales de impuestos estimados, y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Gana o vende en varios estados: vea el impuesto sobre ingresos del negocio en otros estados y cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas, y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Tiene años de ingresos 1099 que nunca presentó: vea los gastos del Schedule C en años sin presentar y cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar, y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Un Form 1099-K o 1099-NEC no coincide con sus registros: vea cómo conciliar las ventas con los pagos recibidos y el mismo ingreso en dos formularios de impuestos, y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Las deducciones por vehículo u oficina en casa son grandes y los registros son escasos: vea qué gastos del Schedule C cuestiona el IRS y cómo reconstruir un registro de millas, y obtenga ayuda con la contabilidad.
• El IRS le escribió por ingresos que no coinciden con su declaración: vea cómo responder a un aviso del IRS por ingresos no declarados y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Los gastos del negocio y los personales comparten una cuenta, o los registros del año no están conciliados: vea cómo llevar registros siendo trabajador independiente y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Tiene una visa, o ingresos o cuentas fuera de EE. UU.: primero hay que definir qué declaración presenta y qué informes extranjeros aplican; vea cómo constituir una LLC con una visa, y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Todavía está eligiendo un preparador o un precio: vea CPA, agente registrado o software de impuestos, que también cubre las opciones gratuitas del IRS, y cuánto cuesta un contador para una pequeña empresa, y obtenga ayuda con impuestos personales.