Selbstständig in den USA: Lohnt sich ein Buchhaltungsexperte?

Lohnt sich ein Buchhaltungsexperte für Selbstständige, oder reicht Steuersoftware?

Steuersoftware kann reichen, wenn jede Zahl einfach und belegt ist. Ein Buchhaltungsexperte lohnt sich als Angebot, wenn eine Zahl eine Entscheidung verlangt. Steuersoftware folgt den Zeilen von Schedule C und rechnet mit den Beträgen, die Sie eingeben. Sie sind für die Steuererklärung verantwortlich, egal wer sie erstellt. Allgemein lässt sich nicht sagen, dass sich ein Buchhaltungsexperte immer bezahlt macht.

Sammeln Sie vor Ihrer Entscheidung die Forms 1099 dieses Jahres, Bank- und Kartenabrechnungen, das Fahrtenbuch und die Steuererklärung des Vorjahres; die ganze Liste steht im Abschnitt zu Ihrem ersten 1099-Jahr.

Das Honorar ist nicht der einzige Kostenfaktor. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) nennt das Weglassen von Einnahmen, die in einer Form 1099 stehen, als Handlung, die auf Fahrlässigkeit hindeuten kann. Der Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit (Accuracy-Related Penalty) beträgt 20 % des Fehlbetrags, der auf Fahrlässigkeit beruht; auf den Zuschlag werden zusätzlich Zinsen berechnet.

Was fragt Steuersoftware ab, und was überlässt sie mir?

Steuersoftware fragt jeden Betrag ab; die Entscheidung hinter dem Betrag bleibt bei Ihnen.

Was kann ein Ersteller der Steuererklärung prüfen, was Steuersoftware möglicherweise nicht prüft?

Der Mehrwert eines Erstellers der Steuererklärung kann in der Beurteilung der ganzen Akte liegen, nicht in zusätzlicher Rechenarbeit. Manche Steuersoftware fragt einige dieser Punkte ab; was ein Ersteller der Steuererklärung prüft, ist unterschiedlich, also fragen Sie nach. Diese Prüfungen hängen von Dokumenten und Tatsachen außerhalb der Form ab.

• Stimmen die Unterlagen überein? Forms 1099, Plattformberichte, Bankgutschriften und Rechnungen sollten dasselbe Bild ergeben, denn Unterlagen müssen die gemeldeten Einkünfte, Ausgaben und Steuergutschriften belegen.
• Welche Rechtsform? Eine LLC mit einem Mitglied und ohne Wahl als Kapitalgesellschaft ist für die US-Bundeseinkommensteuer steuerlich nicht eigenständig (Disregarded Entity). Der Eigentümer reicht daher in der Regel Schedule C ein und zahlt Selbstständigensteuer; für die Lohnsteuer bleibt die LLC jedoch eine eigene Einheit. Ob die Wahl als S Corporation sich lohnt, ist eine andere Frage: Siehe ob selbstständige Auftragnehmer eine LLC brauchen.
• Zahlungen und Bundesstaaten. Was Sie pro Quartal zahlen und in welchen Bundesstaaten eine Erklärung nötig ist, hängt vom Gewinn des Jahres und vom Ort der Einkünfte ab. Die Anleitung zu Schedule C weist darauf hin, dass Steuern der Bundesstaaten und Gemeinden sowie Gewerbelizenzen anfallen können. Siehe vierteljährliche Vorauszahlungen, Schwellenwerte für Erklärungen nicht ansässiger Personen in den Bundesstaaten und Geschäftseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten.
• Timing. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method), die viele Einzelunternehmer ohne Warenbestand nutzen, zählen Einnahmen bei Zahlungseingang und Ausgaben bei Zahlung. Was kurz vor oder nach dem 31. Dezember liegt, verschiebt daher den Gewinn des Jahres.
• Entscheidungen, die sich kaum rückgängig machen lassen. Für ein Fahrzeug in Ihrem Eigentum gilt die Meilenpauschale nur, wenn Sie sie im ersten Jahr wählen, in dem das Fahrzeug im Betrieb einsetzbar ist. Eine Erklärung des ersten Jahres mit tatsächlichen Kosten kann diese Option daher schließen. Die vereinfachte Home-Office-Wahl ist, einmal in einer fristgerechten Originalerklärung getroffen, für dieses Jahr unwiderruflich.

Was kostet ein Buchhaltungsexperte für eine selbstständige Steuererklärung, und was bestimmt den Preis?

Ersteller von Steuererklärungen legen ihre Honorare selbst fest, und der IRS rät, immer nach den Gebühren zu fragen. Diese Seite nennt keinen Marktpreis, weil Honorare je nach Ersteller und je nach Arbeit in Ihrer Akte schwanken.

Lassen Sie sich einen schriftlichen Leistungsumfang geben: welche Erklärungen, Jahre, Bundesstaaten, Vorauszahlungen, Buchhaltung und IRS-Schreiben enthalten sind und was extra berechnet wird.

Sie können in Schedule C die Kosten für die Erstellung des geschäftlichen Teils Ihrer Steuererklärung abziehen (Anleitung zu Zeile 17, Publication 334), nicht aber den privaten Teil.

Ein Honorar als Prozentsatz Ihrer Erstattung ist ein Warnzeichen, und der IRS nennt es ausdrücklich. Ob Bundesvorschriften ein ergebnisabhängiges Honorar untersagen, hängt von der Art der Arbeit ab, und die Berufsregeln der Bundesstaaten können abweichen. Was ein Buchhaltungsexperte für kleine Unternehmen kostet erklärt, wie diese Regel funktioniert und wie Sie eine Jahresrechnung lesen.

Ist ein Quartalshonorar für einen Ersteller der Steuererklärung zu hoch?

Ob ein Quartalshonorar zu hoch ist, hängt davon ab, was es abdeckt; vergleichen Sie also zuerst den Leistungsumfang, dann die Zahl. Der IRS teilt das Jahr in vier Zahlungszeiträume für Vorauszahlungen. Ein Quartalshonorar passt deshalb oft zu diesen Zahlungen, doch dasselbe Honorar kann sehr unterschiedliche Leistungen abdecken.

Addieren Sie, was Sie sonst für die Steuererklärung, die vier Berechnungen und die Buchhaltung zahlen würden, und vergleichen Sie die Summe mit dem Quartalshonorar. Wie die Zahlungen funktionieren, steht unter vierteljährliche Vorauszahlungen.

Wer darf meine Steuererklärung unterschreiben und für mich sprechen, wenn der IRS schreibt?

Jeder bezahlte Ersteller einer Steuererklärung muss die Erklärung unterschreiben und eine PTIN angeben (Preparer Tax Identification Number, Steueridentifikationsnummer des Erstellers). Jede Person mit einer PTIN darf gegen Entgelt Steuererklärungen für den Bund erstellen. Ein Bundesstaat kann eigene Regeln hinzufügen: Oregon verlangt zum Beispiel eine Lizenz oder Registrierung, um gegen Entgelt Erklärungen zur persönlichen Einkommensteuer des Bundesstaates zu erstellen. Ob der Ersteller der Steuererklärung für Sie sprechen darf, hängt von der Qualifikation ab.

• CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte haben unbeschränkte Vertretungsrechte: bei Prüfungen, Zahlungs- und Vollstreckungsfragen und Einsprüchen.
• Teilnehmer am Annual Filing Season Program haben beschränkte Rechte: nur für Erklärungen, die sie selbst erstellt und unterschrieben haben, und nicht bei Einsprüchen oder Vollstreckung.
• Ein Ersteller der Steuererklärung nur mit PTIN darf Sie nicht vertreten.

Selbst ein Ersteller der Steuererklärung mit vollen Rechten spricht meist nur dann für Sie gegenüber dem IRS, wenn Sie ihn mit Form 2848 (Vollmacht) dazu ermächtigt haben.

Eine Qualifikation zeigt, wer Sie vertreten darf, nicht wie oft ein Ersteller der Steuererklärung Fälle wie Ihren bearbeitet; fragen Sie nach. Zur Prüfung von Qualifikationen und zu Warnzeichen siehe CPA, Enrolled Agent oder Steuersoftware.

Brauche ich Buchhaltung, nicht nur eine Steuererklärung?

Sie brauchen Unterlagen, die jede Zahl der Steuererklärung belegen, und Buchhaltung ist der übliche Weg, sie zu führen. Publication 583 sagt, dass das Gesetz grundsätzlich keine bestimmte Art von Unterlagen verlangt: Jedes System, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, genügt. Die Publication empfiehlt, ein Geschäftskonto getrennt von den privaten Ausgaben zu führen.

Zwei Aufzeichnungsregeln sind strenger als die übrigen:

• Einnahmen. Ihre Unterlagen sollten die Quelle jeder Einnahme erkennen lassen, damit Geschäftseinnahmen von Darlehen, privaten Mitteln und anderem Geld ohne Geschäftsbezug getrennt sind (Publication 583).
• Fahrzeug-, Reise- und Geschenkausgaben. Der IRS erwartet eine schriftliche Aufzeichnung, die zeitnah entsteht, und sagt, dass Sie geschätzte oder angenäherte Beträge nicht abziehen können.

Ein Ersteller der Steuererklärung arbeitet mit dem, was Sie mitbringen. Fehlen die Unterlagen des Jahres oder sind sie mit privaten Ausgaben vermischt, ist der Neuaufbau Buchhaltungsarbeit, die vor der Steuererklärung kommt. Siehe Aufzeichnungen für Selbstständige und ein Fahrtenbuch nachträglich rekonstruieren.

Was bringe ich in meinem ersten 1099-Jahr zum Ersteller der Steuererklärung mit?

Bringen Sie mit, womit ein Ersteller der Steuererklärung Ihre Einkünfte mit der Bank abgleichen und jeden Abzug belegen kann.

Kann ein Ersteller der Steuererklärung eine mit Software eingereichte Erklärung korrigieren?

Ja. Ein Ersteller der Steuererklärung kann Form 1040-X vorbereiten, um eine eingereichte Erklärung zu berichtigen, aber die Korrektur ist nur so gut wie die Unterlagen dahinter. Die Anleitung zu Form 1040-X verlangt für jedes Jahr eine eigene Form, und eine Änderung auf Bundesebene kann auch eine Änderung beim Bundesstaat nötig machen.

Ein Antrag auf Erstattung muss grundsätzlich innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer gestellt werden, je nachdem, was später eintritt. Eine früh eingereichte Erklärung gilt als zum Fälligkeitstermin eingereicht, und eine eigene Rückschau-Grenze beschränkt die Erstattung auf Steuern, die in einem festgelegten Zeitraum vor dem Antrag gezahlt wurden; ein fristgerechter Antrag kann daher dennoch weniger zurückbringen. Ein Ersteller der Steuererklärung kann keinen Abzug hinzufügen, den Sie nicht belegen können. Zu weggelassenen Einkünften siehe Änderung wegen weggelassener Einkünfte in früheren Jahren. Zu einer fehlenden oder falschen Ausgabe siehe Änderung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar, und das Honorar ist eine erfundene runde Zahl, kein Marktpreis.

Eine Einkunftsquelle und saubere Unterlagen

Ein Lieferfahrer ohne Lohnarbeit erzielt US$38.000 Nettogewinn aus zwei Apps in einem Bundesstaat, führt seine Meilen in einer App und nutzt ein Bankkonto für das Geschäft. Die Selbstständigensteuer beträgt rund US$5.370 (US$38.000 × 92,35 % × 15,3 %), vor der Einkommensteuer. Ob daraus Vorauszahlungen folgen, hängt von der Gesamtsteuer ab, die der Fahrer nach Einbehalt und Gutschriften erwartet, gemessen an der Schwelle des IRS von US$1.000; siehe vierteljährliche Vorauszahlungen. Steuersoftware und ein Ersteller der Steuererklärung würden beide die Erklärung erstellen. Der Fahrer wägt den Honorarunterschied gegen einen zweiten Blick auf das Fahrtenbuch und die Quartalsbeträge ab. Ein zweiter Bundesstaat oder eine Form 1099-K, die nicht zu den Gutschriften passt, würde den Vergleich ändern.

Eine neue LLC mit Verkäufen in drei Bundesstaaten

Eine LLC mit einem Mitglied, im März gegründet, kauft Ausrüstung für US$9.000, gibt vor dem ersten Verkauf US$4.000 aus und liefert an Kunden in drei Bundesstaaten. Steuersoftware fragt die Beträge ab. Ein Ersteller der Steuererklärung prüft zusätzlich: ob keine Wahl als Kapitalgesellschaft getroffen wurde, die Erklärung also weiterhin Schedule C ist; ob alle US$4.000 als Gründungskosten gelten und das aktive Gewerbe in diesem Jahr begann, die Summe dann unter der Grenze von US$5.000 liegt und im selben Jahr abgezogen wird, es sei denn, der Eigentümer wählt die Aktivierung; wann die Ausrüstung in Betrieb genommen wurde und ob Sonderabschreibung, Abschnitt 179 oder reguläre Abschreibung gilt; die Vorauszahlungen für ein Rumpfjahr; und welche der drei Bundesstaaten eine Einkommensteuererklärung oder eine Registrierung für die Sales Tax verlangen.

Ein Quartalshonorar von US$300

Ein Freelancer zahlt einem Ersteller der Steuererklärung US$300 pro Quartal, also US$1.200 im Jahr, und fragt, was darin enthalten ist. Der Auftragsbrief nennt vier Berechnungen der Vorauszahlungen und die Bundessteuererklärung; eine Erklärung des Bundesstaates und die Buchhaltung werden gesondert berechnet. Kosten diese Extras mehr, bringen die US$1.200 weniger, als es zuerst klang; hätte der Brief sie eingeschlossen, brächten dieselben US$1.200 mehr. Die Zahl lässt sich erst beurteilen, wenn der Leistungsumfang schriftlich feststeht.

Anders in Ihrem Fall?

• Es ist Ihr erstes Jahr mit 1099-Einkünften, oder Sie haben eine neue LLC gegründet: Schedule C kann weiterhin passen, aber Quartalsbetrag, Unterlagen und die Entscheidungen des ersten Jahres müssen festgelegt werden. Siehe ob selbstständige Auftragnehmer eine LLC brauchen und vierteljährliche Vorauszahlungen, und holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer.
• Sie verdienen oder verkaufen in mehreren Bundesstaaten: Siehe Geschäftseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten und wann Sie Sales Tax einziehen müssen, und holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer.
• Sie haben Jahre mit 1099-Einkünften nie eingereicht: Siehe Ausgaben in Schedule C für nicht eingereichte Jahre und nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer.
• Eine Form 1099-K oder 1099-NEC stimmt nicht mit Ihren Unterlagen überein: Siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen und dieselben Einkünfte auf zwei Steuerformularen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Abzüge für Fahrzeug oder Home-Office sind hoch, und die Unterlagen sind dünn: Siehe welche Ausgaben in Schedule C hinterfragt werden und ein Fahrtenbuch nachträglich rekonstruieren, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS hat Ihnen zu Einkünften geschrieben, die nicht zu Ihrer Steuererklärung passen: Siehe auf ein IRS-Schreiben zu nicht gemeldeten Einkünften antworten, und holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer.
• Geschäftliche und private Ausgaben laufen über ein Konto, oder die Unterlagen des Jahres sind nicht abgestimmt: Siehe Aufzeichnungen für Selbstständige, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben ein Visum oder Einkünfte oder Konten außerhalb der USA: Zuerst kommt, welche Steuererklärung Sie einreichen und welche ausländischen Meldungen gelten; siehe eine LLC mit Visum gründen, und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie suchen noch einen Ersteller der Steuererklärung oder einen Preis: Siehe CPA, Enrolled Agent oder Steuersoftware, das auch die kostenlosen Angebote des IRS behandelt, und was ein Buchhaltungsexperte für kleine Unternehmen kostet, und holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer.