Comptable pour travailleur autonome : utilité et coût

Un comptable vaut-il la peine pour l'impôt d'un travailleur autonome, ou un logiciel suffit-il?

Un logiciel peut suffire quand chaque chiffre est simple et documenté; demandez un prix à un comptable quand un chiffre exige une décision. Le logiciel suit les lignes de l'annexe C et calcule à partir des montants que vous entrez. Vous restez responsable de la déclaration peu importe qui la prépare, et personne ne peut dire en général qu'un comptable se rentabilise.

Avant de décider, rassemblez les formulaires 1099 de l'année, les relevés bancaires et de cartes, le registre des kilomètres et la déclaration de l'an dernier; la liste complète se trouve dans la section sur votre première année de revenus 1099.

Les honoraires ne sont pas le seul coût. L'IRS indique que omettre un revenu figurant sur un formulaire 1099 peut être un signe de négligence, et la pénalité liée à l'exactitude est de 20 % du montant sous-payé attribuable à la négligence, avec des intérêts sur la pénalité.

Que demande un logiciel de déclaration de revenus, et que vous laisse-t-il à décider?

Le logiciel demande chaque montant; la décision derrière le montant vous revient.

Que peut vérifier un préparateur que le logiciel ne vérifie pas?

Le travail supplémentaire d'un préparateur peut être un jugement porté sur l'ensemble du dossier, et non du calcul en plus. Certains logiciels posent des questions sur quelques-uns de ces points; ce qu'un préparateur vérifie varie, alors posez la question. Ces vérifications reposent sur des documents et des faits extérieurs au formulaire.

• Les registres concordent-ils? Les formulaires 1099, les relevés des plateformes, les dépôts bancaires et les factures doivent raconter la même histoire, car les registres doivent appuyer les revenus, les dépenses et les crédits que vous déclarez.
• Quelle entité? Une LLC à membre unique sans choix de société est ignorée aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu; son propriétaire produit donc généralement l'annexe C et paie l'impôt sur le travail autonome, même si la LLC demeure une entité distincte pour l'impôt sur l'emploi. Savoir si le choix d'une société de type S est avantageux est une autre question : voyez si les entrepreneurs indépendants ont besoin d'une LLC.
• Paiements et États. Ce que vous versez chaque trimestre, et les États où une déclaration est requise, dépendent du bénéfice de l'année et de l'endroit où vous l'avez gagné. Les instructions de l'annexe C précisent que des impôts d'État et locaux et des permis d'entreprise peuvent s'appliquer. Voyez les paiements d'impôt estimatif trimestriels, les seuils de déclaration d'un État pour non-résidents et l'impôt sur le revenu d'entreprise dans d'autres États.
• Calendrier. Selon la méthode de caisse, que de nombreux entrepreneurs individuels sans stocks utilisent, le revenu compte à la réception et les dépenses au paiement; ce qui tombe d'un côté ou de l'autre du 31 décembre modifie donc le bénéfice de l'année.
• Choix difficiles à défaire. Pour une voiture que vous possédez, le taux de kilométrage standard n'est permis que si vous le choisissez la première année où la voiture est disponible pour l'entreprise; une première déclaration produite avec les frais réels peut donc fermer cette option. Un choix de méthode simplifiée pour le bureau à domicile, une fois fait dans une déclaration initiale produite à temps, est irrévocable pour cette année.

Combien coûte un comptable pour la déclaration d'un travailleur autonome, et qu'est-ce qui fait varier le prix?

Les préparateurs fixent eux-mêmes leurs honoraires, et l'IRS dit que les contribuables devraient toujours s'informer des frais de service. Cette page n'indique aucun prix du marché, car les honoraires varient selon le préparateur et le travail que votre dossier exige.

Demandez un mandat écrit qui énumère les déclarations, les années, les États, les paiements estimatifs, la tenue de livres et les lettres de l'IRS inclus, ainsi que ce qui est facturé en plus.

Vous pouvez déduire à l'annexe C le coût de préparation de la partie entreprise de votre déclaration (instructions de la ligne 17, Publication 334), mais non celui de la partie personnelle.

Des honoraires calculés en pourcentage de votre remboursement sont un signal d'alarme, et l'IRS les nomme comme tel. Les règles fédérales interdisent-elles des honoraires liés au résultat? Cela dépend du genre de travail, et les règles des ordres comptables des États peuvent différer. Le coût d'un comptable de petite entreprise explique comment cette règle fonctionne et comment lire une facture annuelle.

Des honoraires trimestriels sont-ils trop élevés pour un préparateur de déclarations de revenus?

Savoir si des honoraires trimestriels sont trop élevés dépend de ce qu'ils couvrent : comparez d'abord l'étendue du mandat, puis le chiffre. L'IRS divise l'année en quatre périodes de paiement de l'impôt estimatif; des honoraires trimestriels vont donc souvent de pair avec ces paiements, mais le même montant peut couvrir des mandats très différents.

Additionnez ce que vous paieriez autrement pour la déclaration, les quatre calculs et la tenue de livres, puis comparez ce total avec les honoraires trimestriels. Pour comprendre le fonctionnement des paiements, voyez les paiements d'impôt estimatif trimestriels.

Qui peut signer ma déclaration et parler en mon nom si l'IRS m'écrit?

Tout préparateur rémunéré doit signer la déclaration et inscrire un PTIN (numéro d'identification fiscale du préparateur), et toute personne qui détient un PTIN peut préparer des déclarations fédérales contre rémunération. Un État peut ajouter sa propre règle : l'Oregon, par exemple, exige un permis ou une inscription pour préparer ses déclarations d'impôt sur le revenu des particuliers contre rémunération. Le droit du préparateur de parler en votre nom dépend de son titre.

• Les CPA, les agents inscrits (enrolled agents) et les avocats ont des droits de représentation illimités : vérifications, questions de paiement et de recouvrement, et appels.
• Les participants à l'Annual Filing Season Program ont des droits limités : seulement pour les déclarations qu'ils ont préparées et signées, et non pour les appels ni le recouvrement.
• Un préparateur qui détient seulement un PTIN ne peut pas vous représenter.

Même un préparateur qui a tous les droits ne parle généralement en votre nom auprès de l'IRS qu'après que vous l'avez autorisé au moyen du formulaire 2848.

Un titre indique qui peut vous représenter, et non la fréquence à laquelle un préparateur traite des déclarations comme la vôtre : posez la question. Pour vérifier les titres et reconnaître les signaux d'alarme, voyez CPA, agent inscrit ou logiciel de déclaration de revenus.

Ai-je besoin de livres comptables, et pas seulement d'une déclaration?

Il vous faut des registres qui appuient chaque chiffre de la déclaration, et des livres sont le moyen habituel de les tenir. La Publication 583 précise que la loi n'exige généralement aucun type de registres en particulier : tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses convient, et elle conseille de garder un compte d'entreprise séparé des dépenses personnelles.

Deux règles sur les registres sont plus strictes que les autres :

• Revenus. Vos registres devraient identifier la source de chaque somme reçue, afin que le revenu d'entreprise soit distingué des prêts, des fonds personnels et des autres sommes non liées à l'entreprise (Publication 583).
• Frais de véhicule, de déplacement et de cadeaux. L'IRS s'attend à un registre écrit, tenu au moment des faits ou peu après, et précise que vous ne pouvez pas déduire des montants approximatifs ou estimés.

Un préparateur travaille à partir de ce que vous lui apportez. Si les registres de l'année manquent ou sont mêlés aux dépenses personnelles, les reconstituer est un travail de tenue de livres qui précède la déclaration. Voyez la tenue des registres d'un travailleur autonome et la reconstitution d'un registre des kilomètres.

Qu'apporter à un préparateur ma première année de revenus 1099?

Apportez ce qui permet à un préparateur de rapprocher vos revenus de votre compte bancaire et d'appuyer chaque déduction.

Un préparateur peut-il corriger une déclaration que j'ai déjà produite avec un logiciel?

Oui. Un préparateur peut préparer un formulaire 1040-X pour corriger une déclaration produite, mais la correction vaut ce que valent les registres qui la soutiennent. Les instructions du formulaire 1040-X exigent un formulaire distinct pour chaque année, et une modification fédérale peut aussi exiger une modification de la déclaration d'État.

Une demande de remboursement doit généralement être produite dans les 3 ans suivant la production de la déclaration initiale ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la plus tardive de ces dates. Une déclaration produite tôt est réputée produite à sa date limite, et une période de rétrospection distincte limite le remboursement à l'impôt payé dans un délai donné avant la demande; une demande faite à temps peut donc rapporter moins. Un préparateur ne peut pas ajouter une déduction que vous ne pouvez pas documenter. Pour un revenu omis, voyez modifier des déclarations passées pour un revenu omis. Pour une dépense oubliée ou erronée, voyez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants sont en dollars américains, et les honoraires sont un chiffre rond inventé, non un prix du marché.

Une seule source de revenus et des registres en ordre

Un chauffeur-livreur sans emploi salarié gagne un bénéfice net de 38 000 $ US grâce à deux applications dans un seul État, consigne ses kilomètres dans une application et utilise un seul compte bancaire pour l'entreprise. L'impôt sur le travail autonome est d'environ 5 370 $ US (38 000 $ US × 92,35 % × 15,3 %) avant l'impôt sur le revenu. Savoir si cela entraîne des paiements estimatifs dépend de l'impôt total que le chauffeur s'attend à devoir après retenues et crédits, par rapport au seuil de 1 000 $ US de l'IRS; voyez les paiements d'impôt estimatif trimestriels. Un logiciel et un préparateur produiraient tous deux la déclaration. Le chauffeur compare la différence d'honoraires avec la valeur d'un second regard sur le registre des kilomètres et les montants trimestriels. Un deuxième État, ou un formulaire 1099-K qui ne concorde pas avec les dépôts, changerait la comparaison.

Une nouvelle LLC qui vend dans trois États

Une LLC à membre unique constituée en mars achète pour 9 000 $ US d'équipement, dépense 4 000 $ US avant sa première vente et livre des clients dans trois États. Le logiciel demande les montants. Un préparateur confirme aussi qu'aucun choix de société n'a été fait, de sorte que la déclaration reste l'annexe C; si la totalité des 4 000 $ US constitue des frais de démarrage et si l'entreprise exploitée activement a commencé cette année-là, auquel cas ils respectent la limite de 5 000 $ US et sont déduits cette année-là, sauf si le propriétaire choisit de les inscrire à l'actif; la date de mise en service de l'équipement et si l'amortissement bonifié, l'article 179 ou l'amortissement ordinaire s'applique; les paiements estimatifs d'une année partielle; et lesquels des trois États exigent une déclaration d'impôt sur le revenu ou une inscription à la taxe de vente.

Des honoraires trimestriels de 300 $ US

Une pigiste paie 300 $ US par trimestre à un préparateur, soit 1 200 $ US par année, et demande ce que cela couvre. La lettre de mission énumère quatre calculs de paiements estimatifs et la déclaration fédérale, la déclaration d'État et la tenue de livres étant facturées séparément. Si ces suppléments coûtent plus cher, les 1 200 $ US achètent moins qu'il n'y paraissait; si la lettre les avait inclus, les mêmes 1 200 $ US achèteraient plus. Le chiffre ne peut pas être jugé tant que l'étendue du mandat n'est pas écrite.

Votre situation est différente?

• C'est votre première année de revenus 1099, ou vous avez constitué une nouvelle LLC : l'annexe C peut quand même convenir, mais le montant trimestriel, les registres et les choix de la première année sont à fixer. Voyez si les entrepreneurs indépendants ont besoin d'une LLC et les paiements d'impôt estimatif trimestriels, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vous gagnez ou vendez dans plusieurs États : voyez l'impôt sur le revenu d'entreprise dans d'autres États et quand vous devez percevoir la taxe de vente, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Des années de revenus 1099 n'ont jamais été produites : voyez les dépenses de l'annexe C pour des années non produites et rattraper des déclarations non produites, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Un formulaire 1099-K ou 1099-NEC ne concorde pas avec vos registres : voyez le rapprochement des ventes et des versements et le même revenu sur deux formulaires fiscaux, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les déductions pour le véhicule ou le bureau à domicile sont élevées et les registres sont minces : voyez les dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question et la reconstitution d'un registre des kilomètres, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'IRS vous a écrit au sujet d'un revenu qui ne concorde pas avec votre déclaration : voyez répondre à un avis de l'IRS sur des revenus non déclarés et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vos dépenses d'entreprise et personnelles passent par un même compte, ou les registres de l'année ne sont pas rapprochés : voyez la tenue des registres d'un travailleur autonome et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes titulaire d'un visa, ou vous avez des revenus ou des comptes hors des États-Unis : la déclaration que vous produisez et les rapports étrangers qui s'appliquent passent en premier; voyez démarrer une LLC avec un visa, et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous hésitez encore sur le choix d'un préparateur ou d'un prix : voyez CPA, agent inscrit ou logiciel de déclaration de revenus, qui traite aussi des options gratuites de l'IRS, et le coût d'un comptable de petite entreprise, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.