Serbest Çalışanlar İçin Muhasebeci: Değer mi, Ne Kadar?

Serbest çalışan vergisi için muhasebeci tutmaya değer mi, yoksa vergi yazılımı yeter mi?

Her rakam basit ve belgeliyse vergi yazılımı yeterli olabilir; bir rakam karar gerektiriyorsa muhasebeciden teklif almaya değer. Yazılım Schedule C'nin satırlarını izler ve girdiğiniz tutarlardan hesap yapar. Beyannameyi kim hazırlarsa hazırlasın beyannameden siz sorumlusunuz. Muhasebecinin kendini genel olarak amorti ettiğini de kimse söyleyemez.

Karar vermeden önce bu yılın Form 1099'larını, banka ve kart hesap özetlerini, kilometre kaydını ve geçen yılın beyannamesini toplayın; tam liste ilk 1099 yılınızla ilgili bölümdedir.

Maliyet yalnızca ücretten ibaret değildir. IRS, Form 1099'da görünen bir geliri beyana dahil etmemeyi ihmal göstergesi olabilecek bir davranış olarak sayar. Doğruluk esaslı ceza, ihmalden kaynaklanan eksik ödemenin %20 oranındadır ve cezaya da faiz işler.

Vergi yazılımı ne ister, neyi bana bırakır?

Yazılım her tutarı sorar; tutarın arkasındaki karar sizde kalır.

Hazırlayıcı yazılımın bakmayabileceği hangi noktalara bakabilir?

Hazırlayıcının katkısı fazladan aritmetik değil, tüm dosyaya bakan yargıdır. Bazı yazılımlar bu konulardan bazılarını sorar; hazırlayıcının neleri kontrol ettiği değişir, bu yüzden sorun. Bu kontroller, formun dışındaki belgelere ve olgulara bağlıdır.

• Kayıtlar birbirini tutuyor mu? Form 1099'lar, platform raporları, banka girişleri ve faturalar aynı hikâyeyi anlatmalıdır; çünkü kayıtlar beyan ettiğiniz gelir, gider ve kredileri desteklemelidir.
• Hangi şirket türü? Şirket olarak vergilendirilme seçimi yapmamış tek üyeli bir LLC, federal gelir vergisi bakımından yok sayılır. Sahibi genellikle Schedule C verir ve serbest çalışma vergisi öder; ancak LLC işveren vergileri bakımından yine ayrı bir kuruluştur. S şirketi seçiminin işe yarayıp yaramayacağı ayrı bir sorudur: bağımsız yüklenicilerin LLC'ye ihtiyacı olup olmadığına bakın.
• Ödemeler ve eyaletler. Her üç ayda ne ödeyeceğiniz ve hangi eyaletlerde beyanname vereceğiniz, yılın kârına ve kazancı nerede elde ettiğinize bağlıdır. Schedule C talimatları, eyalet ve yerel vergilerin ve iş ruhsatlarının geçerli olabileceğini belirtir. Üç aylık tahmini vergi ödemeleri, mukim olmayanlar için eyalet beyannamesi eşikleri ve diğer eyaletlerdeki işletme geliri vergisi rehberlerine bakın.
• Zamanlama. Stoku olmayan birçok şahıs işletmesinin kullandığı nakit esasında gelir alındığında, gider ise ödendiğinde sayılır. Yani 31 Aralık'ın iki yanına düşen tutarlar yılın kârını değiştirir.
• Geri alınması zor seçimler. Sahibi olduğunuz araçta standart kilometre oranını kullanabilmek için bunu aracın işte kullanıma hazır olduğu ilk yılda seçmeniz gerekir. İlk yıl beyannamesi fiili giderlerle verilirse bu seçenek kapanabilir. Süresi içinde verilen asıl beyannamede yapılan basitleştirilmiş ev ofisi seçimi, o yıl için geri alınamaz.

Serbest çalışan beyannamesi için muhasebeci ne kadar tutar ve fiyatı ne belirler?

Hazırlayıcılar ücretlerini kendileri belirler; IRS de mükelleflerin her zaman hizmet ücretlerini sormasını söyler. Ücretler hazırlayıcıya ve dosyanızdaki işe göre değiştiği için bu sayfa bir piyasa fiyatı vermez.

Hangi beyannameleri, yılları, eyaletleri, tahmini ödemeleri, muhasebe kayıtlarını ve IRS yazılarını kapsadığını ve neyin ayrıca faturalandığını gösteren yazılı bir kapsam isteyin.

Beyannamenin işle ilgili kısmını hazırlatma maliyetini Schedule C'de indirebilirsiniz (17. satır talimatları, Publication 334); kişisel kısmını indiremezsiniz.

İadenizin yüzdesi olarak belirlenen ücret bir uyarı işaretidir; IRS de böyle sayar. Sonuca bağlı ücreti federal kuralların yasaklayıp yasaklamadığı işin türüne bağlıdır; eyalet muhasebe meslek kuralları da farklı olabilir. Küçük işletme muhasebecisinin maliyeti rehberi bu kuralın nasıl işlediğini ve yıllık faturanın nasıl okunacağını anlatır.

Hazırlayıcıya üç aylık ücret ödemek fazla mı?

Üç aylık ücretin fazla olup olmadığı neleri kapsadığına bağlıdır; rakamdan önce kapsamı karşılaştırın. IRS yılı dört tahmini vergi ödeme dönemine böler; bu yüzden üç aylık ücret çoğu zaman bu ödemelerle eşleşir. Yine de aynı ücret çok farklı kapsamlara denk gelebilir.

Beyannameye, dört hesaplamaya ve muhasebe kayıtlarına başka türlü ödeyeceğiniz tutarı toplayın, sonra bu toplamı üç aylık ücretle karşılaştırın. Ödemelerin nasıl işlediği için üç aylık tahmini vergi ödemeleri rehberine bakın.

Beyannamemi kim imzalayabilir ve IRS yazarsa adıma kim konuşabilir?

Ücretli her hazırlayıcı beyannameyi imzalamalı ve PTIN yazmalıdır (hazırlayıcı vergi kimlik numarası). PTIN'i olan herkes ücret karşılığı federal beyanname hazırlayabilir. Eyalet kendi kuralını ekleyebilir: örneğin Oregon, kişisel gelir vergisi beyannamelerini ücret karşılığı hazırlamak için lisans veya kayıt ister. Hazırlayıcının sizin adınıza konuşup konuşamayacağı yetki belgesine bağlıdır.

• CPA'ler, enrolled agent'lar ve avukatlar sınırsız temsil yetkisine sahiptir: denetimler, ödeme ve tahsilat işleri ve itirazlar.
• Annual Filing Season Program katılımcıları sınırlı yetkiye sahiptir: yalnızca kendilerinin hazırlayıp imzaladığı beyannameler için; itiraz ve tahsilat işlerinde yetkileri yoktur.
• Yalnızca PTIN'i olan bir hazırlayıcı sizi temsil edemez.

Tam yetkisi olan bir hazırlayıcı bile IRS ile sizin adınıza genellikle ancak siz Form 2848 ile yetkilendirdikten sonra konuşur.

Yetki belgesi, sizi kimin temsil edebileceğini gösterir; hazırlayıcının sizinkine benzer beyannameleri ne sıklıkla hazırladığını göstermez, bunu sorun. Yetki belgesi kontrolü ve uyarı işaretleri için CPA, enrolled agent veya vergi yazılımı rehberine bakın.

Sadece beyanname değil, muhasebe kayıtları da lazım mı?

Beyannamedeki her rakamı destekleyen kayıtlara ihtiyacınız var; bunları tutmanın olağan yolu muhasebe kayıtlarıdır. Publication 583, kanunun genellikle belirli bir kayıt türü istemediğini söyler: gelir ve giderleri açıkça gösteren her sistem işe yarar. İş hesabını kişisel harcamalardan ayrı tutmayı da önerir.

İki kayıt kuralı diğerlerinden daha katıdır:

• Gelir. Kayıtlarınız her tahsilatın kaynağını göstermelidir; böylece iş geliri krediden, kişisel paradan ve iş dışı diğer paralardan ayrılır (Publication 583).
• Araç, seyahat ve hediye giderleri. IRS, harcama sırasında veya hemen sonrasında tutulmuş yazılı bir kayıt bekler ve tahmin ettiğiniz veya yaklaşık bulduğunuz tutarları indiremeyeceğinizi söyler.

Hazırlayıcı getirdiklerinizle çalışır. Yılın kayıtları eksikse veya kişisel harcamalarla karışmışsa bunları yeniden kurmak, beyannameden önce gelen muhasebe kayıtları işidir. Serbest çalışanlar için kayıt tutma ve kilometre kaydını yeniden oluşturma rehberlerine bakın.

1099 aldığım ilk yıl hazırlayıcıya ne götürmeliyim?

Hazırlayıcının gelirinizi bankanızla eşleştirmesini ve her indirimi desteklemesini sağlayacak belgeleri götürün.

Yazılımla verdiğim beyannameyi hazırlayıcı düzeltebilir mi?

Evet. Hazırlayıcı, verilmiş bir beyannameyi düzeltmek için Form 1040-X hazırlayabilir, ancak düzeltme arkasındaki kayıtlar kadar sağlamdır. Form 1040-X talimatları her yıl için ayrı bir form ister; federal bir değişiklik eyalet değişikliği de gerektirebilir.

İade talebi genellikle asıl beyannameyi verdikten sonra 3 yıl içinde veya vergiyi ödedikten sonra 2 yıl içinde, hangisi daha geç ise o süre içinde verilmelidir. Erken verilen beyanname, son tarihinde verilmiş sayılır. Ayrıca ayrı bir geriye bakış sınırı, iadeyi talepten önceki belirli bir dönemde ödenen vergiyle sınırlar; bu yüzden süresi içinde verilen bir talep de daha az iade getirebilir. Hazırlayıcı, belgeleyemediğiniz bir indirimi ekleyemez. Beyan edilmeyen gelir için geçmiş beyannamelere eklenmeyen geliri düzeltme rehberine bakın. Atlanan veya yanlış girilen gider için iş gideri hataları nedeniyle beyanname düzeltme rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Rakamlar ABD doları cinsindendir; ücret, piyasa fiyatı değil, uydurma yuvarlak bir rakamdır.

Tek gelir kaynağı ve düzenli kayıtlar

Ücretli işi olmayan bir kurye, tek eyalette iki uygulamadan US$38.000 net kâr elde ediyor, kilometreyi bir uygulamayla kaydediyor ve iş için tek banka hesabı kullanıyor. Gelir vergisinden önce serbest çalışma vergisi yaklaşık US$5.370'tir (US$38.000 × %92,35 × %15,3). Bunun tahmini ödemeye yol açıp açmayacağı, kuryenin stopaj ve krediler düşüldükten sonra ödemesini beklediği toplam vergiye ve IRS'nin US$1.000 eşiğine bağlıdır; üç aylık tahmini vergi ödemeleri rehberine bakın. Beyannameyi hem yazılım hem hazırlayıcı çıkarırdı. Kurye, ücret farkını kilometre kaydına ve üç aylık tutarlara ikinci bir bakışla tartar. İkinci bir eyalet veya banka girişleriyle tutmayan bir Form 1099-K karşılaştırmayı değiştirirdi.

Üç eyalette satış yapan yeni bir LLC

Mart'ta kurulan tek üyeli bir LLC, US$9.000'lık ekipman alıyor, ilk satıştan önce US$4.000 harcıyor ve üç eyaletteki müşterilere gönderim yapıyor. Yazılım tutarları sorar. Hazırlayıcı ayrıca şunları doğrular: şirket olarak vergilendirilme seçimi yapılmadığı, yani beyannamenin hâlâ Schedule C olduğu; US$4.000'ın tamamının işe başlama gideri sayılıp sayılmayacağı ve aktif işin o yıl başlayıp başlamadığı (başlamışsa US$5.000 sınırının altında kalır ve sahibi aktifleştirmeyi seçmedikçe o yıl indirilir); ekipmanın ne zaman kullanıma alındığı ve ek amortismanın, 179. maddenin ya da normal amortismanın hangisinin uygulanacağı; kısmi yıl için tahmini ödemeler; ve üç eyaletten hangilerinin gelir vergisi beyannamesi veya satış vergisi kaydı gerektirdiği.

US$300 tutarında üç aylık ücret

Bir serbest çalışan hazırlayıcıya üç ayda US$300, yılda US$1.200 ödüyor ve bunun neleri kapsadığını soruyor. Hizmet sözleşmesinde dört tahmini ödeme hesabı ve federal beyanname yazıyor; eyalet beyannamesi ve muhasebe kayıtları ayrıca faturalanıyor. Bu ekler daha pahalıysa US$1.200 ilk duyulduğundan az iş alır; sözleşmeye dahil olsalardı aynı US$1.200 daha çok iş alırdı. Kapsam yazıya dökülmeden rakam değerlendirilemez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• 1099 geliri elde ettiğiniz ilk yıl veya yeni bir LLC kurdunuz: Schedule C yine uygun olabilir, ancak üç aylık tutarın, kayıtların ve ilk yıl seçimlerinin belirlenmesi gerekir. Bağımsız yüklenicilerin LLC'ye ihtiyacı olup olmadığına ve üç aylık tahmini vergi ödemelerine bakın; bireysel vergi desteği alın.
• Birden fazla eyalette kazanıyor veya satış yapıyorsunuz: diğer eyaletlerdeki işletme geliri vergisine ve satış vergisini ne zaman toplamanız gerektiğine bakın; bireysel vergi desteği alın.
• Yıllardır verilmemiş 1099 geliriniz var: verilmemiş yıllar için Schedule C giderlerine ve verilmemiş beyannamelere yetişmeye bakın; bireysel vergi desteği alın.
• Bir Form 1099-K veya 1099-NEC kayıtlarınızla uyuşmuyor: satışlar ile ödemelerin mutabakatına ve aynı gelirin iki vergi formunda görünmesine bakın; muhasebe kayıtları desteği alın.
• Araç veya ev ofisi indirimleri yüksek, kayıtlar yetersiz: IRS'nin hangi Schedule C giderlerini sorguladığına ve kilometre kaydını yeniden oluşturmaya bakın; muhasebe kayıtları desteği alın.
• IRS, beyannamenizle uyuşmayan gelir hakkında size yazdı: IRS underreporter bildirimine yanıt vermeye bakın; bireysel vergi desteği alın.
• İş ve kişisel harcamalar tek hesapta, veya yılın kayıtlarında mutabakat yapılmadı: serbest çalışanlar için kayıt tutmaya bakın; muhasebe kayıtları desteği alın.
• Vizedesiniz veya ABD dışında geliriniz ya da hesaplarınız var: önce hangi beyannameyi vereceğiniz ve hangi yabancı bildirimlerin geçerli olduğu gelir; vizeyle LLC kurmaya bakın ve sınır ötesi vergi desteği alın.
• Hâlâ hazırlayıcı veya fiyat arıyorsunuz: ücretsiz IRS seçeneklerini de anlatan CPA, enrolled agent veya vergi yazılımı rehberine ve küçük işletme muhasebecisinin maliyeti rehberine bakın; bireysel vergi desteği alın.