Contador para autônomo nos EUA: vale a pena e quanto custa

Vale a pena contratar um contador para os impostos de autônomo, ou o software basta?

O software pode bastar quando cada número é simples e está documentado; vale cotar um contador quando algum número exige uma decisão. O software segue as linhas do Schedule C e calcula a partir dos valores que você digita. Você é responsável pela declaração seja quem for que a prepare, e ninguém pode afirmar em geral que um contador se paga.

Reúna os Forms 1099 deste ano, os extratos do banco e dos cartões, o registro de quilometragem e a declaração do ano passado antes de decidir; a lista completa está na seção sobre o primeiro ano com 1099.

O honorário não é o único custo. O IRS lista omitir renda informada em um Form 1099 como uma ação que pode indicar negligência, e a multa por imprecisão (accuracy-related penalty) é de 20% do imposto não pago atribuível à negligência, com juros cobrados sobre a multa.

O que o software de impostos pede, e o que deixa por minha conta?

O software pede cada valor; a decisão por trás do valor continua com você.

O que um preparador pode verificar que o software talvez não verifique?

O trabalho extra de um preparador pode ser julgamento sobre o arquivo inteiro, não mais contas. Alguns softwares perguntam sobre alguns desses itens; o que o preparador verifica varia, então pergunte. Essas verificações dependem de documentos e fatos que estão fora do formulário.

• Os registros concordam? Forms 1099, relatórios das plataformas, depósitos bancários e faturas devem contar a mesma história, porque os registros precisam comprovar a renda, as despesas e os créditos que você declara.
• Qual entidade? Uma LLC de um único membro sem opção de corporação é desconsiderada para o imposto de renda federal; por isso, o proprietário em geral entrega o Schedule C e paga o imposto de autônomo, embora a LLC continue sendo uma entidade separada para o imposto sobre a folha. Se a opção pela corporação S compensa é outra pergunta: veja se prestadores de serviços independentes precisam de uma LLC.
• Pagamentos e estados. O que você paga a cada trimestre e quais estados exigem declaração dependem do lucro do ano e de onde você o obteve. As instruções do Schedule C observam que impostos estaduais e locais e licenças comerciais podem se aplicar. Veja pagamentos trimestrais de imposto estimado, limites para declaração estadual de não residente e imposto de renda de negócio em outros estados.
• Momento. No regime de caixa, que muitos empresários individuais sem estoque usam, a renda conta quando é recebida e as despesas quando são pagas; por isso, o que cai de um lado ou do outro de 31 de dezembro muda o lucro do ano.
• Escolhas difíceis de desfazer. Um carro seu só pode usar a taxa de quilometragem padrão se você a escolher no primeiro ano em que o carro está disponível para uso no negócio; por isso, uma declaração do primeiro ano entregue com despesas reais pode fechar essa opção. Uma opção simplificada de escritório em casa, uma vez feita em declaração original entregue no prazo, é irrevogável para aquele ano.

Quanto custa um contador para a declaração de autônomo, e o que muda o preço?

Os preparadores definem os próprios honorários, e o IRS diz que os contribuintes devem sempre perguntar sobre as taxas de serviço. Esta página não informa preço de mercado, porque os honorários variam conforme o preparador e o trabalho que o seu arquivo exige.

Peça um escopo por escrito que liste as declarações, os anos, os estados, os pagamentos estimados, a escrituração contábil e as cartas do IRS incluídos, e o que é cobrado à parte.

Você pode deduzir no Schedule C o custo de preparar a parte empresarial da sua declaração (instruções da linha 17, Publication 334), mas não a parte pessoal.

Um honorário calculado como porcentagem da sua restituição é um sinal de alerta, e o IRS o cita como tal. Se as regras federais proíbem um honorário atrelado ao resultado depende do tipo de trabalho, e as regras estaduais de contabilidade podem ser diferentes. Quanto custa um contador de pequena empresa explica como essa regra funciona e como ler uma cobrança anual.

Um honorário trimestral é alto demais para um preparador de impostos?

Se um honorário trimestral é alto demais depende do que ele cobre; por isso, compare o escopo antes do valor. O IRS divide o ano em quatro períodos de pagamento de imposto estimado, então um honorário trimestral costuma acompanhar esses pagamentos, mas o mesmo valor pode cobrir escopos muito diferentes.

Some o que você pagaria de outra forma pela declaração, pelos quatro cálculos e por qualquer escrituração contábil, e compare esse total com o honorário trimestral. Para entender como os pagamentos funcionam, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Quem pode assinar minha declaração e falar por mim se o IRS escrever?

Todo preparador pago precisa assinar a declaração e informar um PTIN (número de identificação de preparador do IRS), e qualquer pessoa com um PTIN pode preparar declarações federais mediante pagamento. Um estado pode acrescentar regra própria: Oregon, por exemplo, exige licença ou registro para preparar, mediante pagamento, as declarações de imposto de renda pessoal do estado. Se o preparador pode falar por você depende da credencial.

• CPAs (contadores públicos habilitados), enrolled agents (profissionais autorizados pelo IRS a representar contribuintes) e advogados têm direitos ilimitados de representação: auditorias, questões de pagamento e cobrança, e recursos.
• Participantes do Annual Filing Season Program têm direitos limitados: apenas para declarações que prepararam e assinaram, e não em recursos nem em cobrança.
• Um preparador que tem apenas um PTIN não pode representar você.

Mesmo um preparador com direitos plenos em geral só fala por você perante o IRS depois que você o autoriza no Form 2848.

Uma credencial mostra quem pode representar você, não com que frequência o preparador cuida de declarações como a sua; pergunte. Para verificar credenciais e conhecer sinais de alerta, veja CPA, enrolled agent ou software de impostos.

Preciso de contabilidade, e não só de uma declaração?

Você precisa de registros que sustentem cada número da declaração, e a contabilidade é o jeito usual de mantê-los. A Publication 583 diz que a lei em geral não exige um tipo específico de registro: qualquer sistema que mostre claramente a renda e as despesas serve, e recomenda manter uma conta do negócio separada dos gastos pessoais.

Duas regras de registro são mais rígidas que as demais:

• Renda. Seus registros devem identificar a origem de cada recebimento, para separar a renda do negócio de empréstimos, dinheiro pessoal e outros valores que não são do negócio (Publication 583).
• Despesas de carro, viagem e presentes. O IRS espera um registro escrito feito na hora ou logo depois, e diz que você não pode deduzir valores aproximados ou estimados.

Um preparador trabalha com o que você leva. Se os registros do ano estão faltando ou misturados com gastos pessoais, reconstruí-los é trabalho de escrituração contábil que vem antes da declaração. Veja registros para autônomos e como reconstruir um registro de quilometragem.

O que levo ao preparador no meu primeiro ano com 1099?

Leve o que permite ao preparador conciliar sua renda com o seu banco e comprovar cada dedução.

Um preparador pode corrigir uma declaração que já entreguei pelo software?

Sim. Um preparador pode preparar o Form 1040-X para corrigir uma declaração entregue, mas a correção é tão boa quanto os registros que a sustentam. As instruções do Form 1040-X pedem um formulário separado para cada ano, e uma alteração federal também pode exigir uma alteração estadual.

Um pedido de restituição em geral precisa ser feito em até 3 anos depois que você entregou a declaração original ou 2 anos depois que pagou o imposto, o que ocorrer por último. Uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento, e um limite separado de retroação restringe a restituição ao imposto pago dentro de um período antes do pedido; por isso, um pedido dentro do prazo ainda pode devolver menos. Um preparador não pode acrescentar uma dedução que você não consegue comprovar. Para renda que ficou de fora, veja retificar declarações passadas por renda omitida. Para uma despesa esquecida ou errada, veja retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos, e o honorário é um número redondo inventado, não um preço de mercado.

Uma fonte de renda e registros organizados

Um entregador sem emprego assalariado ganha US$38.000 de lucro líquido em dois aplicativos, em um só estado, anota a quilometragem em um aplicativo e usa uma única conta bancária para o negócio. O imposto de autônomo é de cerca de US$5.370 (US$38.000 × 92,35% × 15,3%) antes do imposto de renda. Se isso leva a pagamentos estimados depende do imposto total que o entregador espera dever depois das retenções e dos créditos, em comparação com o limite de US$1.000 do IRS; veja pagamentos trimestrais de imposto estimado. O software e um preparador produziriam a declaração. O entregador pesa a diferença de honorário contra uma segunda revisão do registro de quilometragem e dos valores trimestrais. Um segundo estado, ou um Form 1099-K que não bate com os depósitos, mudaria a comparação.

Uma LLC nova que vende em três estados

Uma LLC de um único membro aberta em março compra US$9.000 em equipamentos, gasta US$4.000 antes da primeira venda e envia produtos a clientes em três estados. O software pergunta os valores. Um preparador também confirma que não houve opção de corporação, de modo que a declaração continua sendo o Schedule C; se todos os US$4.000 se qualificam como custo de abertura e se o negócio em operação começou naquele ano, caso em que o valor fica abaixo do limite de US$5.000 e é deduzido naquele ano, a menos que o proprietário opte por capitalizá-lo; quando o equipamento foi colocado em uso e se se aplica a depreciação especial, a seção 179 ou a depreciação regular; os pagamentos estimados de um ano parcial; e quais dos três estados exigem uma declaração de imposto de renda ou um registro de imposto sobre vendas.

Um honorário trimestral de US$300

Um freelancer paga US$300 por trimestre a um preparador, US$1.200 por ano, e pergunta o que isso cobre. A carta de contratação lista quatro cálculos de pagamento estimado e a declaração federal, com declaração estadual e escrituração contábil cobradas à parte. Se esses extras custarem mais, os US$1.200 compram menos do que pareciam; se a carta os incluísse, os mesmos US$1.200 comprariam mais. O valor não pode ser avaliado até que o escopo esteja escrito.

E no seu caso?

• É seu primeiro ano com renda de 1099, ou você abriu uma LLC nova: o Schedule C ainda pode servir, mas o valor trimestral, os registros e as escolhas do primeiro ano precisam ser definidos. Veja se prestadores de serviços independentes precisam de uma LLC e pagamentos trimestrais de imposto estimado, e peça ajuda com impostos de pessoa física.
• Você ganha ou vende em vários estados: veja imposto de renda de negócio em outros estados e quando você precisa cobrar imposto sobre vendas, e peça ajuda com impostos de pessoa física.
• Você tem anos de renda de 1099 que nunca foram declarados: veja despesas do Schedule C em anos sem declaração e como regularizar declarações não entregues, e peça ajuda com impostos de pessoa física.
• Um Form 1099-K ou 1099-NEC não bate com seus registros: veja como conciliar vendas e repasses e a mesma renda em dois formulários de imposto, e peça ajuda com escrituração contábil.
• As deduções de veículo ou de escritório em casa são altas e os registros são fracos: veja quais despesas do Schedule C o IRS questiona e como reconstruir um registro de quilometragem, e peça ajuda com escrituração contábil.
• O IRS escreveu sobre renda que não bate com a sua declaração: veja como responder a um aviso de subdeclaração do IRS e peça ajuda com impostos de pessoa física.
• Despesas pessoais e do negócio passam pela mesma conta, ou os registros do ano não estão conciliados: veja registros para autônomos e peça ajuda com escrituração contábil.
• Você tem visto, ou tem renda ou contas fora dos EUA: a declaração que você entrega e os relatórios do exterior que se aplicam vêm primeiro; veja abrir uma LLC com visto e peça ajuda com impostos entre países.
• Você ainda está escolhendo um preparador ou um preço: veja CPA, enrolled agent ou software de impostos, que também cobre as opções gratuitas do IRS, e quanto custa um contador de pequena empresa, e peça ajuda com impostos de pessoa física.