Kế toán cho người tự kinh doanh: có đáng thuê, phí bao nhiêu?

Thuê kế toán cho thuế của người tự kinh doanh có đáng không, hay phần mềm khai thuế là đủ?

Phần mềm khai thuế có thể đủ khi mọi con số đều đơn giản và có chứng từ; nên hỏi giá kế toán khi có con số cần phải đưa ra quyết định. Phần mềm đi theo từng dòng của Schedule C và tính từ các số bạn nhập. Dù ai chuẩn bị, bạn vẫn là người chịu trách nhiệm về tờ khai, và không ai có thể nói chung rằng kế toán luôn đáng đồng tiền.

Hãy gom Form 1099 của năm nay, sao kê ngân hàng và thẻ, nhật ký số dặm và tờ khai năm ngoái trước khi quyết định; danh sách đầy đủ nằm ở phần về năm đầu tiên bạn có thu nhập Form 1099.

Phí không phải là chi phí duy nhất. IRS liệt kê việc bỏ sót thu nhập có trên Form 1099 là một hành vi có thể cho thấy sự cẩu thả, và tiền phạt do sai sót liên quan đến độ chính xác là 20% của số thuế khai thiếu do cẩu thả, đồng thời tiền lãi cũng được tính trên khoản phạt này.

Phần mềm khai thuế hỏi những gì, và việc gì vẫn là của tôi?

Phần mềm hỏi từng con số; quyết định đứng sau con số đó vẫn là của bạn.

Người chuẩn bị thuế kiểm tra được gì mà phần mềm có thể không làm?

Phần việc thêm của người chuẩn bị thuế có thể là đánh giá toàn bộ hồ sơ, không phải tính toán thêm. Một số phần mềm có nhắc về vài mục trong số này; việc người chuẩn bị thuế kiểm tra gì thì khác nhau, nên hãy hỏi. Những phần kiểm tra này dựa vào chứng từ và dữ kiện nằm ngoài biểu mẫu.

• Các hồ sơ có khớp nhau không? Form 1099, báo cáo của nền tảng, tiền gửi ngân hàng và hóa đơn phải kể cùng một câu chuyện, vì hồ sơ phải chứng minh được thu nhập, chi phí và tín thuế bạn khai.
• Chọn loại hình doanh nghiệp nào? LLC một thành viên không bầu chọn là công ty thì bị bỏ qua về thuế thu nhập liên bang, nên chủ sở hữu nói chung nộp Schedule C và đóng thuế tự kinh doanh, dù LLC vẫn là một pháp nhân riêng đối với thuế lương. Việc bầu chọn S corporation có giúp ích không là một câu hỏi khác: xem nhà thầu độc lập có cần LLC không.
• Khoản nộp và tiểu bang. Số tiền bạn nộp mỗi quý, và những tiểu bang nào cần tờ khai, phụ thuộc vào lợi nhuận của năm và nơi bạn kiếm được. Hướng dẫn Schedule C lưu ý rằng thuế tiểu bang, thuế địa phương và giấy phép kinh doanh có thể áp dụng. Xem các khoản thuế nộp tạm tính theo quý, ngưỡng phải nộp tờ khai tiểu bang cho người không cư trú và thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.
• Thời điểm ghi nhận. Theo phương pháp tiền mặt, mà nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng, thu nhập được tính khi nhận và chi phí khi trả, nên khoản nào rơi vào bên này hay bên kia của ngày 31 tháng 12 sẽ làm lợi nhuận của năm thay đổi.
• Những lựa chọn khó đổi lại. Xe do bạn sở hữu chỉ được dùng mức dặm tiêu chuẩn nếu bạn chọn ngay trong năm đầu tiên xe sẵn sàng dùng cho kinh doanh, nên tờ khai năm đầu nếu khai theo chi phí thực tế có thể làm mất lựa chọn này. Lựa chọn văn phòng tại nhà theo cách đơn giản, một khi đã chọn trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, là không thể hủy cho năm đó.

Kế toán cho tờ khai của người tự kinh doanh tốn bao nhiêu, và điều gì làm giá thay đổi?

Người chuẩn bị thuế tự đặt mức phí, và IRS khuyên người nộp thuế luôn hỏi về phí dịch vụ. Trang này không đưa ra giá thị trường vì phí khác nhau tùy người chuẩn bị thuế và tùy khối lượng công việc trong hồ sơ của bạn.

Hãy yêu cầu một bản phạm vi công việc bằng văn bản, ghi rõ các tờ khai, các năm, các tiểu bang, các khoản nộp tạm tính, việc ghi sổ kế toán và thư của IRS được tính trong phí, cùng những gì bị tính thêm.

Bạn có thể khấu trừ trên Schedule C chi phí chuẩn bị phần doanh nghiệp của tờ khai (hướng dẫn dòng 17, Publication 334), nhưng không khấu trừ được phần cá nhân.

Phí tính theo phần trăm số tiền hoàn thuế của bạn là dấu hiệu cảnh báo, và IRS nêu rõ điều này. Quy định liên bang có cấm phí gắn với kết quả hay không phụ thuộc vào loại công việc, và quy định hành nghề kế toán của tiểu bang có thể khác. Chi phí thuê kế toán cho doanh nghiệp nhỏ giải thích quy định đó hoạt động ra sao và cách đọc hóa đơn hằng năm.

Phí theo quý trả cho người chuẩn bị thuế có quá cao không?

Phí theo quý có quá cao hay không phụ thuộc vào những gì nó bao gồm, nên hãy so sánh phạm vi công việc trước khi so con số. IRS chia năm thành bốn kỳ nộp thuế tạm tính, nên phí theo quý thường đi cùng các khoản nộp đó, nhưng cùng một mức phí có thể gắn với những phạm vi công việc rất khác nhau.

Hãy cộng những gì bạn sẽ phải trả cho tờ khai, bốn lần tính khoản nộp và việc ghi sổ kế toán nếu không dùng gói này, rồi so tổng đó với phí theo quý. Về cách các khoản nộp hoạt động, xem các khoản thuế nộp tạm tính theo quý.

Ai được ký tờ khai của tôi và thay mặt tôi nếu IRS gửi thư?

Mọi người chuẩn bị thuế có thu phí đều phải ký tờ khai và ghi PTIN (mã số định danh của người chuẩn bị thuế), và bất kỳ ai có PTIN đều có thể chuẩn bị tờ khai liên bang để lấy phí. Tiểu bang có thể thêm quy định riêng: ví dụ Oregon yêu cầu giấy phép hoặc đăng ký để chuẩn bị tờ khai thuế thu nhập cá nhân của tiểu bang này lấy phí. Người chuẩn bị thuế có thể thay mặt bạn hay không tùy thuộc vào chứng chỉ của họ.

• CPA, enrolled agent và luật sư có quyền đại diện không giới hạn: kiểm tra thuế, các vấn đề về thanh toán và thu nợ thuế, và khiếu nại.
• Người tham gia Annual Filing Season Program có quyền đại diện hạn chế: chỉ cho những tờ khai họ đã chuẩn bị và ký, và không bao gồm khiếu nại hay thu nợ thuế.
• Người chuẩn bị thuế chỉ có PTIN không thể đại diện cho bạn.

Ngay cả người chuẩn bị thuế có đầy đủ quyền đại diện thường chỉ thay mặt bạn làm việc với IRS sau khi bạn ủy quyền trên Form 2848.

Chứng chỉ cho biết ai được quyền đại diện bạn, không cho biết người chuẩn bị thuế có thường xuyên làm những tờ khai giống của bạn hay không; hãy hỏi. Về cách kiểm tra chứng chỉ và các dấu hiệu cảnh báo, xem CPA, enrolled agent hay phần mềm khai thuế.

Tôi có cần sổ sách, hay chỉ cần tờ khai?

Bạn cần hồ sơ chứng minh được mọi con số trên tờ khai, và sổ sách là cách thông dụng để giữ chúng. Publication 583 nói luật nói chung không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào: hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí đều dùng được, và khuyên bạn giữ tài khoản kinh doanh tách khỏi chi tiêu cá nhân.

Hai quy định về hồ sơ nghiêm hơn các quy định còn lại:

• Thu nhập. Hồ sơ của bạn nên xác định nguồn của từng khoản nhận, để thu nhập kinh doanh được tách khỏi khoản vay, tiền cá nhân và các khoản tiền không thuộc kinh doanh (Publication 583).
• Chi phí xe, đi lại và quà tặng. IRS mong có bản ghi bằng văn bản được lập vào lúc phát sinh hoặc gần đó, và nói rằng bạn không thể khấu trừ số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính.

Người chuẩn bị thuế làm việc từ những gì bạn mang đến. Nếu hồ sơ của năm bị thiếu hoặc lẫn với chi tiêu cá nhân, việc dựng lại chúng là công việc ghi sổ kế toán phải làm trước khi nộp tờ khai. Xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh và dựng lại nhật ký số dặm.

Năm đầu có thu nhập Form 1099, tôi cần mang gì đến cho người chuẩn bị thuế?

Hãy mang những gì giúp người chuẩn bị thuế đối chiếu thu nhập với ngân hàng của bạn và chứng minh từng khoản khấu trừ.

Người chuẩn bị thuế có thể sửa tờ khai tôi đã nộp bằng phần mềm không?

Có. Người chuẩn bị thuế có thể lập Form 1040-X để sửa tờ khai đã nộp, nhưng việc sửa chỉ tốt bằng hồ sơ đứng sau nó. Hướng dẫn Form 1040-X yêu cầu một biểu mẫu riêng cho từng năm, và thay đổi ở cấp liên bang cũng có thể kéo theo thay đổi ở cấp tiểu bang.

Yêu cầu hoàn thuế nói chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi bạn nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi bạn nộp thuế, tùy mốc nào đến sau. Tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp của nó, và một giới hạn tính ngược riêng chỉ cho hoàn lại số thuế đã nộp trong một khoảng thời gian nhất định trước khi yêu cầu, nên dù yêu cầu đúng hạn vẫn có thể được hoàn ít hơn. Người chuẩn bị thuế không thể thêm một khoản khấu trừ mà bạn không có chứng từ. Với thu nhập bị bỏ sót, xem điều chỉnh tờ khai các năm trước vì bỏ sót thu nhập. Với khoản chi phí bị bỏ sót hoặc khai sai, xem điều chỉnh tờ khai khi sai chi phí kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ, và mức phí là con số tròn tự đặt, không phải giá thị trường.

Một nguồn thu nhập và hồ sơ gọn gàng

Một tài xế giao hàng không có công việc ăn lương kiếm được lợi nhuận ròng US$38.000 từ hai ứng dụng trong một tiểu bang, ghi số dặm bằng một ứng dụng và dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh. Thuế tự kinh doanh khoảng US$5.370 (US$38.000 × 92,35% × 15,3%) trước thuế thu nhập. Việc đó có dẫn đến các khoản nộp tạm tính hay không phụ thuộc vào tổng số thuế tài xế dự kiến còn nợ sau khi trừ phần khấu trừ và tín thuế, so với ngưỡng US$1.000 của IRS; xem các khoản thuế nộp tạm tính theo quý. Cả phần mềm lẫn người chuẩn bị thuế đều làm ra được tờ khai. Tài xế cân nhắc chênh lệch phí với việc có người xem lại nhật ký số dặm và các khoản nộp theo quý. Thêm một tiểu bang, hoặc một Form 1099-K không khớp với các khoản tiền gửi, sẽ làm phép so sánh thay đổi.

LLC mới bán hàng ở ba tiểu bang

Một LLC một thành viên thành lập vào tháng 3 mua thiết bị trị giá US$9.000, chi US$4.000 trước lần bán đầu tiên và giao hàng cho khách ở ba tiểu bang. Phần mềm hỏi các con số. Người chuẩn bị thuế còn xác nhận thêm: không có lựa chọn làm công ty nào được thực hiện, nên tờ khai vẫn là Schedule C; liệu toàn bộ US$4.000 có đủ điều kiện là chi phí khởi sự kinh doanh và hoạt động kinh doanh có bắt đầu trong năm đó hay không, nếu có thì khoản này nằm dưới giới hạn US$5.000 và được khấu trừ trong năm đó trừ khi chủ sở hữu chọn vốn hóa; thiết bị được đưa vào sử dụng khi nào và áp dụng khấu hao bổ sung, section 179 hay khấu hao thông thường; các khoản nộp tạm tính cho một năm không trọn vẹn; và tiểu bang nào trong ba tiểu bang cần tờ khai thuế thu nhập hoặc đăng ký thuế bán hàng.

Phí US$300 mỗi quý

Một freelancer trả cho người chuẩn bị thuế US$300 mỗi quý, tức US$1.200 mỗi năm, và hỏi khoản đó bao gồm những gì. Thư thỏa thuận dịch vụ liệt kê bốn lần tính khoản nộp tạm tính và tờ khai liên bang, còn tờ khai tiểu bang và việc ghi sổ kế toán được tính phí riêng. Nếu những phần thêm đó tốn nhiều hơn, US$1.200 mua được ít hơn so với lúc nghe lần đầu; nếu thư đã bao gồm chúng, cùng US$1.200 đó sẽ mua được nhiều hơn. Không thể đánh giá con số đó cho đến khi phạm vi công việc được ghi ra giấy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Đây là năm đầu tiên bạn có thu nhập Form 1099, hoặc bạn vừa lập LLC mới: Schedule C vẫn có thể phù hợp, nhưng số tiền nộp theo quý, hồ sơ và các lựa chọn của năm đầu cần được thiết lập. Xem nhà thầu độc lập có cần LLC không và các khoản thuế nộp tạm tính theo quý, và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn kiếm tiền hoặc bán hàng ở nhiều tiểu bang: xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác và khi nào bạn phải thu thuế bán hàng, và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn có nhiều năm thu nhập Form 1099 chưa nộp tờ khai: xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai và nộp bù các tờ khai còn thiếu, và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Form 1099-K hoặc 1099-NEC không khớp với sổ sách của bạn: xem đối chiếu doanh thu bán hàng và tiền thanh toán và cùng một khoản thu nhập trên hai biểu mẫu thuế, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Khoản khấu trừ cho xe hoặc văn phòng tại nhà lớn, trong khi hồ sơ còn sơ sài: xem những khoản chi phí Schedule C bị hỏi lại và dựng lại nhật ký số dặm, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• IRS gửi thư về thu nhập không khớp với tờ khai của bạn: xem phản hồi thông báo underreporter của IRS và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Chi tiêu kinh doanh và cá nhân dùng chung một tài khoản, hoặc sổ sách của năm chưa được đối chiếu: xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang ở theo visa, hoặc có thu nhập hay tài khoản ở ngoài Hoa Kỳ: tờ khai nào bạn nộp và báo cáo nước ngoài nào áp dụng cần xác định trước; xem lập LLC khi đang ở theo visa, và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn vẫn đang chọn người chuẩn bị thuế hoặc mức giá: xem CPA, enrolled agent hay phần mềm khai thuế, bài này cũng nói về các lựa chọn miễn phí của IRS, và chi phí thuê kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.