EIN para una LLC de un solo miembro: ¿lo necesita? SSN o EIN en el W-9

¿Necesito un EIN para mi LLC de un solo miembro sin empleados?

No para el impuesto federal sobre la renta. Una LLC de un solo propietario que no ha hecho ninguna elección de corporación ni de S corporation es una "entidad ignorada": el IRS trata sus ingresos como suyos. Si pertenece a una persona de EE. UU. y no tiene empleados ni impuestos especiales que declarar, no necesita su propio número de identificación del empleador (EIN) y usa su nombre y su número (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: Entities 2). La página general del IRS sobre el EIN incluye a las LLC entre las entidades que lo necesitan, y su página de LLC de un solo miembro dice que la mayoría de las nuevas necesitará obtener uno, pero esa misma página y las preguntas frecuentes establecen esta excepción (IRS: EIN).

Su caso se complica cuando contrata empleados, elige el estatus de S corporation (una elección con su propia nómina y declaración), recibe Forms 1099 con números distintos, o el propietario vive fuera de EE. UU.

Reúna antes de decidir: el documento de constitución aprobado por el estado (para el nombre legal exacto), su SSN o ITIN, la dirección de la LLC, si planea contratar o hacer una elección, y una lista de los clientes y plataformas que tienen su W-9.

¿Debo obtener un EIN de todos modos, por ejemplo para abrir una cuenta bancaria?

Sí, si su banco o su estado lo pide. El IRS indica que una LLC ignorada de un solo miembro puede obtener un EIN si lo necesita para abrir una cuenta bancaria o si la ley tributaria estatal lo exige (IRS: LLC de un solo miembro). El EIN es gratuito en el IRS; el IRS advierte contra los sitios web que cobran por obtenerlo (IRS: cómo obtener un EIN).

Un EIN a nombre de la LLC no reemplaza su SSN en los W-9 de clientes ni en su propia declaración; solo un EIN emitido a usted como propietario único puede sustituir su SSN en un W-9. Los ingresos de la LLC siguen yendo en su Form 1040, normalmente en el Schedule C. Lo que pide un banco al abrir la cuenta se explica en cuentas bancarias de negocios para una LLC.

En un W-9, ¿doy mi SSN o el EIN de la LLC?

Si usted es el único propietario de la LLC y esta no ha hecho ninguna elección de corporación ni de S corporation, dé su SSN, o un EIN emitido a usted personalmente como propietario único. No dé el EIN de la LLC, aunque tenga uno. El IRS indica que una LLC ignorada propiedad de una persona entrega "el SSN o EIN del propietario, no el EIN de la LLC" (IRS: LLC de un solo miembro). El Form W-9 añade que puede usar cualquiera de los dos números, pero el IRS recomienda el SSN; un extranjero residente que no puede obtener un SSN anota un ITIN en el espacio del SSN (IRS: Form W-9).

No dar a quien lo solicita su número correcto puede costar $50 por cada incumplimiento, salvo que haya tenido causa razonable (IRS: Form W-9). Para las LLC que tributan como sociedades de personas o corporaciones, vea la tabla del W-9 en cómo tributan las LLC.

¿Son números distintos el EIN de la LLC y mi propio EIN?

Sí. Un EIN emitido a usted como propietario único le pertenece a usted, y un propietario único necesita un solo EIN sin importar cuántos negocios o nombres comerciales tenga (IRS: instrucciones del Form SS-4). Un EIN emitido a la LLC está a nombre legal de la LLC. Usted puede usar su EIN de propietario único para una LLC de un solo miembro solo mientras no tenga empleados, no deba impuestos especiales y no haya elegido el estatus de corporación o S; después, la LLC necesita un EIN a su propio nombre (IRS: ¿necesita un EIN nuevo?; IRS: Entities 2).

El paso de un negocio de propietario único con su propio EIN a una LLC nueva se explica en de propietario único a LLC.

Un cliente o plataforma insiste en el EIN de la LLC, o llegó un Form 1099 con ese número: ¿qué hago?

Envíe un W-9 con su nombre en la línea 1, el nombre de la LLC en la línea 2 y su SSN o su propio EIN; el IRS indica a los pagadores que reporten una LLC de un solo propietario exactamente así. Si un Form 1099 ya muestra el EIN de la LLC, pida al pagador un formulario corregido; el IRS alienta a los pagadores a corregir un número equivocado, pero no siempre lo exige (IRS: instrucciones de declaraciones informativas). En cualquier caso, el ingreso es suyo y va en su propia declaración, normalmente en el Schedule C.

Una discrepancia puede costarle dinero. Si el IRS avisa a un pagador que el nombre y el número que presentó son incorrectos, por ejemplo su nombre personal con el EIN de la LLC, sus pagos pueden quedar sujetos a retención adicional de 24% (IRS: Form W-9). Entonces el pagador puede enviarle un aviso "B" que pide un W-9 correcto (IRS: instrucciones para el solicitante del Form W-9). Responder pronto puede evitar que empiece la retención; tras un primer aviso, el pagador debe detenerla dentro de 30 días calendario de recibir su W-9 correcto y firmado. Un segundo aviso dentro de tres años calendario exige en cambio una prueba: la Letter 147C del IRS para un EIN, la Letter 685C del IRS para un ITIN, o su tarjeta del Seguro Social para un SSN (IRS: Publication 1281).

Conserve los W-9 que envió, cada Form 1099, sus facturas y los registros de depósitos, y una nota de qué número tiene cada pagador. Para un Form 1099-K equivocado, vea formularios tributarios de plataformas equivocados o corregidos; si un pagador o banco dice que su nombre y su número no coinciden, vea EIN demorado, perdido o que no coincide. El lado del pagador en la retención adicional está en cómo reunir los números fiscales de los contratistas.

¿Cuándo pasa a ser obligatorio el EIN propio de la LLC?

Cuando la LLC contrata, debe ciertos impuestos especiales, elige tributar como corporación o S, suma un segundo miembro o tiene un propietario extranjero (vea la primera tabla). Para el empleo y esos impuestos especiales, el IRS trata a una LLC de un solo miembro como una entidad separada aunque sus ingresos sigan en su declaración (IRS: LLC de un solo miembro).

• Primer empleado: las declaraciones de nómina, los depósitos y los Forms W-2 usan el nombre y el EIN de la LLC. Su ganancia sigue yendo en su Schedule C con su SSN. Si la LLC ya tiene un EIN a su propio nombre, por ejemplo por el banco, úselo: las instrucciones del SS-4 indican no solicitar otro si ya tiene un EIN y solo va a contratar, y una entidad debe tener un solo EIN (IRS: instrucciones del Form SS-4; IRS: EIN). Si el impuesto retenido de los sueldos no se paga, el IRS puede cobrárselo a usted personalmente cuando usted era responsable de pagarlo y no lo hizo deliberadamente (la multa por recuperación de impuestos retenidos, o trust fund recovery penalty, IRC, sección 6672; IRS: TFRP). Su propio pago como propietario es otra cuestión: vea sueldo de su propia LLC de un solo miembro y cómo configurar la nómina.
• Impuestos especiales: la LLC usa su nombre y su EIN para registrarse en el Form 637, presentar los Forms 720, 730, 2290 y 11-C, y reclamar reembolsos en el Form 8849 (IRS: LLC de un solo miembro).
• Elección de C corporation o S corporation: una LLC de un solo miembro que hace la elección necesita su propio EIN, y el Form 2553 pide el EIN de la entidad (IRS: Entities 2; IRS: instrucciones del Form 2553). Una LLC que ya tiene uno lo conserva (IRS: ¿necesita un EIN nuevo?). Desde la fecha de la elección, el W-9 muestra el nombre de la LLC en la línea 1, la casilla de LLC con el código C o S y el EIN de la LLC; entregue a los pagadores un W-9 nuevo cuando cambie el nombre o el número que tienen (IRS: Form W-9). Si conviene hacer la elección se explica en si debe elegir el estatus de S corporation.
• Segundo miembro: una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas por defecto y necesita su propio EIN (IRS: Entities 2). Vea cómo agregar un miembro a su LLC.

¿Cómo solicito un EIN para una LLC de un solo miembro con el Form SS-4?

Primero constituya la LLC ante el estado y luego solicite gratis en el sitio web del IRS. La solicitud en línea funciona cuando el lugar principal del negocio está en EE. UU. y la parte responsable tiene un SSN o ITIN; debe terminarse en una sola sesión y vence tras 15 minutos de inactividad. El IRS emite un EIN por parte responsable por día (IRS: cómo obtener un EIN; IRS: instrucciones del Form SS-4). En línea se responden preguntas en lugar de llenar líneas; la tabla usa los números de línea del formulario en papel.

Un matrimonio que es el único propietario de la LLC, vive en un estado de bienes gananciales y elige el tratamiento de entidad ignorada también anota 1 miembro; en otros lugares, la LLC de una pareja es una sociedad de personas (IRS: instrucciones del Form SS-4; IRS: LLC de un solo miembro). Puede usar el nuevo EIN de inmediato para abrir una cuenta bancaria; la verificación de TIN del IRS, la presentación electrónica y los depósitos electrónicos pueden tardar hasta 2 semanas (IRS: EIN).

Informe un cambio de parte responsable en el Form 8822-B dentro de 60 días (IRS: acerca del Form 8822-B). Si no tiene SSN ni ITIN, vea cómo obtener un EIN sin SSN; para una solicitud detenida o un número perdido, vea EIN demorado, perdido o que no coincide.

¿Cambia el EIN la forma en que tributa mi LLC?

No. Un EIN es un número de identificación, no una elección tributaria. Una LLC de un solo propietario sigue siendo ignorada salvo que presente el Form 8832 para tributar como corporación o el Form 2553 para tributar como S corporation; el Form 2553 por sí solo basta para el estatus S (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: instrucciones del Form SS-4).

El Form 2553, con su consentimiento firmado como propietario, vence dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que debe surtir efecto, o en cualquier momento del año fiscal anterior (IRS: instrucciones del Form 2553). El Form 8832 puede surtir efecto como máximo 75 días antes o 12 meses después de su presentación. Cualquiera de las dos elecciones cuenta como la transferencia por usted de los activos y las deudas de la LLC a una nueva corporación a cambio de sus acciones (IRS: Form 8832); si las deudas superan su base fiscal en esos activos, esa transferencia puede generar una ganancia gravable (IRC section 357(c)).

La casilla marcada en la línea 9a del Form SS-4 no hace la elección: le indica al IRS qué declaración planea presentar, y la elección es un formulario aparte. Si marca Corporation y escribe 1120-S, el IRS trata a la LLC como declarante del Form 1120 hasta que reciba y apruebe el Form 2553 (IRS: instrucciones del Form SS-4). Para verificar lo que el IRS tiene registrado, vea cómo clasifica el IRS a su LLC.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses. Siguen durante tres años la LLC de un solo miembro de una fotógrafa.

Año 1: sin personal, y el banco pide un EIN

El banco pide el EIN de la LLC, así que la propietaria lo solicita gratis en línea y marca Other, "Disregarded entity", en la línea 9a. Los W-9 de clientes siguen mostrando su nombre en la línea 1, la LLC en la línea 2, la casilla Individual/sole proprietor y su SSN. Su ganancia de $50,000 va en el Schedule C, y la línea D queda en blanco porque el EIN se obtuvo solo para el banco.

Año 2: el primer empleado

La LLC contrata a una asistente con $30,000 al año. Las declaraciones de nómina, los depósitos y el W-2 de la asistente usan el nombre de la LLC y el mismo EIN del Año 1; no vuelve a solicitar. Su ganancia sigue yendo en el Schedule C con su SSN, ahora con el EIN de la LLC en la línea D porque la LLC presenta declaraciones de empleo con él, y los W-9 de clientes no cambian.

Año 3: elección de S corporation

La LLC presenta el Form 2553 a más tardar el 15 de marzo del Año 3, con vigencia desde el 1 de enero del Año 3, y conserva su EIN. Envía a cada cliente un W-9 nuevo: el nombre de la LLC en la línea 1, la casilla de LLC con el código S y el EIN de la LLC. El negocio ahora presenta el Form 1120-S, y su propio pago sigue las reglas de S corporation de sueldo de su propia LLC de un solo miembro.

¿Es distinto en su caso?

• Está por contratar a su primer empleado: configure primero el EIN y las cuentas de nómina de la LLC con cómo configurar la nómina y ayuda para constituir su empresa.
• Está evaluando elegir el estatus de S corporation: el W-9 y la declaración cambian en la fecha de la elección, mientras que una LLC que tiene su propio EIN lo conserva; vea si debe elegir el estatus de S corporation y reciba ayuda para constituir su empresa.
• Sus Forms 1099 llegaron con números distintos: haga coincidir cada formulario con su contabilidad con formularios tributarios de plataformas equivocados o corregidos y ayuda con la contabilidad.
• Ya tenía un EIN de propietario único: vea de propietario único a LLC.
• El propietario no es una persona de EE. UU.: vea declaración de una LLC de un solo miembro con propietario extranjero.
• No tiene SSN ni ITIN: vea cómo obtener un EIN sin SSN.
• No está seguro de cómo tiene clasificada el IRS su LLC: vea cómo clasifica el IRS a su LLC.
• Su cónyuge es copropietario de la LLC: vea LLC de cónyuges y familiares.