Empresa individual a LLC: EIN nuevo, Form W-9, banco e impuestos

¿Se puede convertir una empresa individual en una LLC?

No de forma directa. Una empresa individual es un negocio que usted posee solo, sin formar una entidad (IRS), así que no hay nada que convertir. Usted forma una LLC nueva en su estado y traslada el negocio a ella. La LLC existe desde la fecha en que entra en vigor el trámite estatal. Para el impuesto federal sobre la renta, una LLC de un solo propietario se ignora como entidad separada de usted (una «entidad ignorada», o «disregarded entity») salvo que elija tributar como corporación (IRS: LLC de un solo miembro).

El cambio deja de ser rutinario cuando el negocio tiene empleados en nómina, un cónyuge o un socio será dueño de una parte de la LLC, su estado grava a las LLC (California y Texas lo hacen), piensa elegir el régimen de corporación S o los equipos tienen préstamos. Reúna su carta del EIN actual y las cuentas de nómina, los contratos con clientes, las licencias y los permisos, su cuenta del impuesto sobre las ventas, las pólizas de seguro y una lista del equipo, los vehículos y el inventario que va a trasladar.

¿En qué orden debo pasar todo a la LLC?

Forme primero la LLC, resuelva lo del EIN, abra la cuenta bancaria y luego traslade todo lo que lleve el nombre del negocio. La guía paso a paso para formar una LLC explica el trámite estatal en sí.

Cierre las cuentas antiguas de propietario único, como la del impuesto sobre las ventas y la de nómina, solo después de presentar sus últimas declaraciones; mantenga activo su propio EIN mientras los clientes todavía lo reciban en su Form W-9.

¿Necesito un EIN nuevo cuando mi empresa individual pasa a ser una LLC?

No siempre. El IRS permite que una LLC de un solo propietario use su EIN de propietario único, o que declare con su SSN, mientras no tenga empleados, no deba impuestos federales especiales (como el impuesto sobre camiones pesados) y no elija el régimen de corporación o S (IRS: ¿necesita un EIN nuevo?). No presenta nada ante el IRS para conservar este tratamiento: una LLC de un solo propietario es una entidad ignorada por defecto (26 CFR 301.7701-3).

Un EIN no cambia la forma en que tributa la LLC. Para saber cómo solicitarlo y qué número va en cada lugar, vea el EIN de una LLC de un solo miembro.

¿Qué pasa con mi EIN anterior y con la nómina si tengo empleados?

Su EIN de propietario único sigue siendo suyo: el IRS nunca cancela un EIN, pero lo desactiva si usted envía una carta para pedirlo, una vez presentadas todas las declaraciones que se deban con él y pagados sus impuestos (IRS). Los empleados pasan a la LLC, porque una LLC de un solo propietario es un empleador aparte para el impuesto sobre el empleo y debe informar y pagar los salarios con su propio nombre y EIN (IRS: LLC de un solo miembro).

• El trimestre del cambio: cuando un negocio se traspasa a mitad de trimestre, cada empleador presenta el Form 941 solo por los salarios que pagó (instrucciones del Form 941).
• La última declaración de la cuenta anterior: marque la línea 17 del Form 941 final, anote la última fecha en que se pagaron salarios y adjunte una declaración con el nombre de la LLC, su forma de negocio, el tipo y la fecha del cambio, y el nombre y la dirección de quien conservará los registros de nómina (instrucciones del Form 941). Marque la casilla d del Form 940 final (instrucciones del Form 940). Los Forms W-2 de los salarios de la cuenta anterior van entonces a los empleados a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 941 final, y a la SSA a más tardar el último día del segundo mes después de ese trimestre, salvo que la LLC se encargue de todos los Forms W-2 del año de los empleados que conserva (Rev. Proc. 2004-53). Si la LLC no cuenta como empleador sucesor, las copias para la SSA también vencen en la fecha de vencimiento del Form 941 final (instrucciones del Form W-2). Si la LLC se encarga de ellos, ambos presentan el Schedule D (Form 941) (instrucciones).
• Límites de salario: la LLC puede contar como empleador sucesor, lo que le permite sumar los salarios ya pagados este año a los topes anuales del impuesto del Seguro Social y del impuesto federal por desempleo (FUTA) (Publication 15). Si es así, marca la casilla b de su Form 940 (instrucciones del Form 940). Verifíquelo antes de la primera nómina de la LLC.
• Nómina estatal: informe el cambio de entidad a su estado; California, por ejemplo, lo recibe en su cuenta de empleador en línea (EDD).
• Usted: una LLC de un solo propietario no es su empleadora, así que usted no entra en su nómina; sigue pagando el impuesto por trabajo independiente (26 CFR 301.7701-2).
• Su propia responsabilidad: la LLC debe sus impuestos de nómina, pero el impuesto retenido que no se entrega puede cobrársele a usted personalmente, a razón de 100% del monto no pagado, si era responsable de pagarlo y deliberadamente no lo hizo (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). El IRS por lo general tiene 3 años desde el 15 de abril posterior al año de nómina, o desde una presentación posterior, para determinarlo (26 U.S.C. 6501). Vea la multa por recuperación de fondos en fideicomiso.

¿Qué Form W-9 doy a los clientes después de formar una LLC de un solo miembro?

Una LLC de un solo propietario sin elección anota su nombre en la línea 1 y el nombre de la LLC en la línea 2, marca su propia clasificación (individuo o propietario único) en la línea 3a, no la casilla «LLC», y da su SSN (o ITIN) o su propio EIN, no el EIN de la LLC (Form W-9). El número debe coincidir con el nombre de la línea 1; si no coincide, el pagador puede aplicar una retención adicional de 24% sobre los pagos (instrucciones para quien solicita el formulario).

Cuando la LLC elige el régimen de corporación o S, su propio nombre va en la línea 1 con su propio EIN. En el año del cambio, algunos Forms 1099 pueden llegar a su nombre y otros al de la LLC; todos pertenecen al mismo Schedule C (IRS: LLC de un solo miembro). Si un pagador informa por error con el EIN de la LLC, vea el EIN de una LLC de un solo miembro.

¿Qué cambia en mi declaración de impuestos después de formar una LLC de un solo miembro?

Para una LLC de un solo propietario sin elección, la declaración federal se ve igual: el Schedule C, con el impuesto por trabajo independiente sobre la ganancia, como para un propietario único (IRS: LLC de un solo miembro). Como el negocio es el mismo antes y después de la LLC, un solo Schedule C por lo general cubre todo el año.

• Línea D: anote el EIN de la LLC solo si se emitió para nómina, impuestos especiales u otras declaraciones, o para un plan de jubilación calificado; un EIN que la LLC obtuvo solo para el banco no va ahí (instrucciones del Schedule C).
• Ingresos brutos: incluya cada Form 1099 recibido, a nombre de usted o de la LLC.
• Impuesto por trabajo independiente: no cambia, salvo que la LLC elija el régimen de corporación S o C.
• Declaración estatal: algunos estados obligan a la LLC a presentar su propia declaración aunque el IRS la ignore; California exige el Form 568 cada año (FTB).

¿Debo impuestos por trasladar equipo, vehículos o inventario a mi LLC?

Por lo general no hay impuesto federal sobre la renta, si la LLC tiene un solo propietario y no hizo elección. Sus actividades se tratan como suyas, igual que en una empresa individual (26 CFR 301.7701-2), así que trasladar bienes a la LLC no es una venta. La depreciación continúa con el mismo calendario y la misma base fiscal.

El impuesto estatal puede ser distinto. California advierte que algunos cambios de propiedad incluyen transferencias gravables de mercancía y pide a los propietarios que la contacten primero (CDTFA). Los títulos de los vehículos y los préstamos pueden requerir la aprobación de la agencia de vehículos motorizados o del prestamista. Pasar el negocio a una corporación, o a una LLC con un segundo propietario, es otra cuestión tributaria: vea cómo cambiar la estructura de su negocio.

¿Qué cambia si un cónyuge o un socio se une a la LLC al mismo tiempo?

Una LLC con dos o más propietarios es una sociedad de personas por defecto (26 CFR 301.7701-3). Desde la fecha en que ambos son dueños, el negocio presenta el Form 1065 (instrucciones del Form 1065), cada propietario recibe un Schedule K-1 y la sociedad de personas necesita su propio EIN. Los ingresos obtenidos antes de esa fecha siguen en el Schedule C del propietario original.

Los cónyuges que son dueños de una LLC como bienes gananciales según la ley estatal pueden elegir tratarla como entidad ignorada o como sociedad de personas; en otros estados, una LLC de cónyuges presenta como sociedad de personas (IRS: LLC de un solo miembro). Vea las LLC de cónyuges y familiares.

¿Mi LLC nueva debe elegir ahora el régimen de corporación S?

No de forma automática. Una elección S agrega una nómina para usted y una declaración corporativa aparte, así que si conviene depende de su ganancia y del sueldo que usted deba pagarse. Una LLC elige presentando el Form 2553, sin el Form 8832, a más tardar 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que la elección entra en vigor (instrucciones del Form 2553). Para una LLC nueva, ese primer año fiscal comienza en la más temprana de las fechas en que tuvo propietarios o activos por primera vez o empezó a operar, así que el plazo puede estar corriendo ya. Una elección tardía todavía puede aceptarse por causa razonable, por lo general dentro de 3 años y 75 días de la fecha de inicio prevista (instrucciones del Form 2553; alivio por una elección tardía de corporación S). La elección se trata como si usted aportara los activos y las deudas de la LLC a una corporación a cambio de sus acciones, lo que puede generar ganancia gravable si las deudas superan la base fiscal de los activos (26 CFR 301.7701-3; 26 U.S.C. 357). Vea si conviene la elección S y corporación S desde el primer día.

¿Qué costos estatales empiezan cuando formo una LLC?

Un cargo de constitución y, en muchos estados, un informe, un cargo o un impuesto anual que se aplica a las LLC pero no a los propietarios únicos. Dos ejemplos:

• California: toda LLC organizada o que hace negocios en California paga un impuesto anual de $800, el primero a más tardar en el día 15 del 4.º mes desde la fecha en que se presenta ante el Secretario de Estado, más un cargo de LLC cuando sus ingresos totales en California llegan a $250,000 (FTB). Vea el impuesto mínimo y el cargo de LLC de California.
• Texas: las empresas individuales no están sujetas al impuesto de franquicia, pero las LLC de un solo miembro sí. Una LLC con ingresos iguales o inferiores al umbral de $2,650,000 sin impuesto a pagar igualmente presenta un informe cada año (Texas Comptroller).

Para conocer el cargo y la fecha de vencimiento de cada estado, vea los cargos e informes anuales de las LLC por estado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una fotógrafa sin empleados

Una fotógrafa forma una LLC de un solo propietario en julio. Su banco le pide un EIN, así que la LLC obtiene uno. Su Form W-9 muestra su propio nombre en la línea 1, la LLC en la línea 2 y su SSN. Para el año presenta un solo Schedule C con $60,000 de ganancia, de enero a diciembre, y deja en blanco la línea D porque el EIN no se emitió para nómina ni para declaraciones de impuestos especiales.

Un contratista con dos empleados

Un contratista forma una LLC y obtiene su EIN. Paga a sus dos empleados con su EIN de propietario único en julio y con el EIN de la LLC desde agosto. Para el tercer trimestre, el EIN anterior presenta un Form 941 final por los salarios de julio y la LLC presenta el Form 941 de agosto y septiembre. La cuenta anterior presenta un Form 940 final del año. Salvo que la LLC se encargue de todos los Forms W-2 del año, cada empleado recibe dos: uno del EIN anterior por julio, que vence en la fecha de vencimiento del Form 941 final, y otro de la LLC de agosto en adelante. Sus ingresos siguen en un solo Schedule C.

Una diseñadora y su socio

Una diseñadora y su socio forman una LLC el 1 de abril, y cada uno es dueño de la mitad. De enero a marzo queda en el Schedule C de la diseñadora. Desde el 1 de abril la LLC es una sociedad de personas: obtiene su propio EIN y presenta el Form 1065. Si gana $80,000 hasta diciembre y los propietarios reparten la ganancia en partes iguales, el Schedule K-1 de cada propietario muestra $40,000.

¿Su caso es distinto?

• Tiene empleados en nómina: pasarlos al EIN de la LLC a mitad de año requiere declaraciones finales y revisar los topes de salario; consulte la ayuda para constituir su negocio.
• Un cónyuge o un socio será dueño de una parte de la LLC: vea las LLC de cónyuges y familiares y consulte la ayuda para constituir su negocio.
• Piensa elegir el régimen de corporación S: el plazo del Form 2553 puede empezar cuando empieza la LLC; vea corporación S desde el primer día y consulte la ayuda para constituir su negocio antes de que venza el plazo.
• Su estado grava a las LLC: revise los cargos e informes anuales de las LLC por estado y consulte la ayuda para constituir su negocio antes de que venza la primera declaración o el primer pago estatal.
• Los libros del año del cambio están divididos entre dos nombres o cuentas: consulte la ayuda de contabilidad.
• Va a pasar el negocio a una corporación, o los bienes tienen préstamos: vea cómo cambiar la estructura de su negocio.
• Todavía está decidiendo si forma una LLC: vea LLC o empresa individual y, si le pagan con Forms 1099, si los contratistas independientes necesitan una LLC.
• No es ciudadano ni residente de EE. UU.: su LLC se trata como corporación para el informe del Form 5472 (26 CFR 301.7701-2) y usted da a los clientes un Form W-8, no un Form W-9; vea la declaración de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y consulte la ayuda en impuestos transfronterizos.
• Su negocio está en Canadá: vea la lista de pasos para pasar de propietario único a corporación.