שירות הנהלת חשבונות ומסים אונליין או משרד CPA: מה לבדוק

האם כדאי לבחור בחבילת הנהלת חשבונות ומסים אונליין, או להעסיק CPA בנפרד?

אף אחת מהתוויות לא מכריעה. חבילה היא דרך תמחור ולא הסמכה: כל מי שיש לו מספר זיהוי של מכין דוחות מס (PTIN) רשאי להכין דוחות פדרליים בתשלום (IRS: בחירת איש מקצוע למס), וגם משרד CPA יכול למכור במחיר קבוע. חמש תשובות בכתב מכריעות: מי חותם על הדוחות, מי יכול לדבר בשמכם מול IRS, אילו הגשות כלולות במחיר, מי חייב אם הפקדת שכר נכשלת, ומי מחזיק את הרשומות ואת פרטי הכניסה. IRS קובע כללים למכיני דוחות ולמעסיקים, לא למה שחבילה כוללת, ולכן ההיקף הכתוב הוא המדריך היחיד שלכם.

השוו את הסכום הכולל ולא את המחיר החודשי. הוסיפו את מה שהמחיר משאיר בחוץ (דוחות מדינתיים, הגשות שכר, השלמת חודשים שחסרים, מענה להודעה) והשוו להצעת מחיר בכתב מ-⁠CPA לאותה רשימה. על מה שמניע מחיר חודשי קראו בעלות הנהלת חשבונות בחודש.

כשספק אחד מחזיק ספרים, דוחות ושכר, פער אחד בהיקף או סגירה של השירות יכולים לפגוע בשלושתם. אם אתם כבר משלמים על חבילה, או שפלטפורמה נסגרה, ואחד מהמצבים האלה חל עליכם, ההיקף הכתוב, הדוחות האחרונים שהוגשו וקובץ הנהלת החשבונות הם מה שאיש מקצוע צריך לראות קודם.

אספו לפני ההשוואה: ההיקף הכתוב או התנאים, רשימת הדוחות שהוגשו בשנה שעברה, דוחות מספק השכר (רבעוניים ושנתיים), ייצוא או גיבוי של קובץ הנהלת החשבונות, ודפי חשבון של הבנק וכרטיסי האשראי.

מה משתבש בשירותי חשבונאות אונליין זולים?

המחיר לא מראה מה שירות מכסה, ההיקף הכתוב כן. כל כשל שלהלן קשור לכלל שאפשר לבדוק לפני החתימה, ולכל אחד מהם יש סעיף משלו.

מי מכין ומי חותם על הדוח שלי, ומי יכול לדבר בשמי אם IRS כותב אליי?

מכין דוחות בתשלום חייב בדרך כלל לחתום על הדוח, להזין PTIN ולמסור לכם עותק (הוראות טופס 1040; ⁦26 U.S.C. 6107⁩). האם הוא יכול אחר כך לדבר בשמכם תלוי בהסמכה. הוראות טופס 1065 והוראות טופס ⁦1120-S⁩ קובעות אותו דבר לדוח שותפות ולדוח חברת S, וקובעות שגם הבעלים חותם: שותף או חבר ב-⁠LLC בדוח שותפות, נושא משרה מורשה בדוח חברה. IRS מציין שהנישום אחראי מבחינה משפטית למה שהוגש (IRS: התנהלות פסולה של מכיני דוחות).

מקור: עמוד ההסמכות של IRS; תנאי תעודת ההשלמה מופיע בהוראות טופס 2848. כדי להכין דוחות בתשלום כל השורות מחייבות PTIN (IRS: דרישות PTIN). בקשו את שם האדם שיחתום. על התפקידים של איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון ו-⁠CPA קראו באיש הנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA.

אילו דוחות כלולים במחיר הקבוע: רק פדרלי, או גם מדינה, שכר, מס מכירה וטפסי 1099?

מחיר קבוע מכסה רק את ההגשות שהחוזה מפרט. לכל הגשה שלהלן יש טופס, רשות ומועד משלה.

אם מדינה דורשת דוח, זה נקבע לפי הכללים של אותה מדינה, ואפשר למצוא אותם באתר רשות המסים שלה. עמוד מחירים לא קובע זאת. ראו גם אילו דוחות העסק שלכם מגיש.

האם השלמת ספרים ישנים או תיקון טעויות משנה שעברה כלולים במחיר?

רק אם ההיקף הכתוב אומר זאת. אין מקור של IRS שקובע מה כולל מחיר חודשי, ולכן התייחסו לשלוש עבודות כנפרדות עד שההיקף מזכיר אותן בשמן: חודשים ישנים בלי ספרים, ניקוי של קובץ שגוי או שהתקבל מספק קודם, ותיקונים. תיקונים כוללים דוחות מתוקנים וטפסי תיקון שכר כמו טופס ⁦941-X⁩ (פרסום 15). לכל עבודה שאלו אם היא כלולה או מתומחרת בנפרד, מה גורם לחיוב נוסף, ומי מכין וחותם על ההגשות המתוקנות. על מה שמניע עלות קראו בעלות השלמת הנהלת חשבונות, ועל הדרך המתאימה לקובץ מבולגן בניקוי ספרים או התחלה מחדש.

אם השירות מפעיל את השכר שלי ומפספס הפקדה, מי חייב ל-⁠IRS?

בדרך כלל המעסיק חייב. לפי כללי מס התעסוקה, ספק שירותי שכר או סוכן דיווח שמפספס הפקדה אינו חייב כמעסיק או כסוכן של המעסיק; הוא מגיש תחת מספר זיהוי המעסיק הפדרלי (EIN) שלכם, ומה שהוא חייב לכם לפי החוזה הוא שאלה נפרדת. IRS עשוי לקבוע קנסות וריבית בחשבון המעסיק, והמעסיק עלול להיות חייב גם באופן אישי בחלק ממסים שלא שולמו (פרסום 15, סעיף 16; IRS: מיקור חוץ של משימות שכר).

יש הסדרים שונים. סוכן עם טופס 2678 מאושר, או משלם ש-⁠IRS ייעד לכך, מגיש תחת ה-⁠EIN של עצמו ואחראי יחד עם המעסיק. ארגון מעסיק מקצועי מוסמך (CPEO) נחשב בדרך כלל למעסיק לגבי השכר שהוא משלם, אך ייתכן שגם אתם תיחשבו מעסיקים של עובדים מסוימים. שאלו באיזה הסדר השירות משתמש ותחת ה-⁠EIN של מי מוגשים הדוחות שלכם.

להפקדה מאוחרת יש קנס בשיעור ⁦2%⁩ עד ⁦15%⁩ מההפקדה שלא שולמה, לפי מידת האיחור והאם IRS כבר שלח הודעה; השיעורים אינם מצטברים (IRS: קנס על אי-הפקדה במועד). מס הכנסה, ביטוח לאומי או מדיקר שנוכו ולא שולמו עלולים לגרור גם את קנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty) בשיעור ⁦100%⁩ ממס הנאמנות שלא שולם, נגד כל אדם אחראי שפעל בכוונה (⁦26 U.S.C. 6672⁩); פרסום 15 מציין שזה יכול לכלול נושא משרה, שותף, עובד או רואה חשבון. ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מ-⁠15 באפריל שאחרי שנת השכר, או ממועד הגשת הדוח אם הוא מאוחר יותר, כדי לקבוע את הקנס, ואין מגבלת זמן כל עוד הדוח לא הוגש (IRM 5.7.3).

• עקבו אחרי ההפקדות בעצמכם. כשצד שלישי רושם אתכם במערכת התשלומים של IRS (EFTPS), אתם מקבלים Inquiry PIN. השתמשו בו כדי לוודא כל הפקדה (פרסום 15).
• שמרו אצל IRS את הכתובת שלכם. מכתבי IRS נשלחים לכתובת הרשומה. אם תעבירו אותה לכתובת הספק, תדעו פחות. עדכנו אותה בטופס ⁦8822-B⁩.

אם הודעה כבר הגיעה, קראו על ספק שכר שלא שילם את המסים שלכם ועל טעויות של איש הנהלת חשבונות: מי משלם את הקנסות.

מה קורה לספרים ולרישומים שלי אם השירות נסגר או שאני עוזב?

אתם חייבים לשמור את הרישומים, גם כשמישהו אחר מחזיק אותם. כל אדם החייב במס חייב לשמור רישומים (⁦26 U.S.C. 6001⁩), ו-⁠IRS מציין שנישומים אחראים לשמור ספרים שתומכים בדוח ולהציג אותם בבדיקה (IRS: שאלות נפוצות על רישומי תוכנת הנהלת חשבונות). סגירה של שירות לא משנה זאת.

• לכמה זמן. בדרך כלל עד שתקופת ההתיישנות של הדוח מסתיימת: 3 שנים אחרי ההגשה במקרה הרגיל, ויותר בחלק מהמצבים (פרסום 583). ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.
• מה בודק של IRS מבקש בדרך כלל. את קובץ הגיבוי של תוכנת הנהלת החשבונות ואת פרטי הכניסה של המנהל, ולא ייצוא לגיליון. קובץ שנבנה מחדש בהזנה חוזרת של עסקאות לא עונה על הבקשה (שאלות נפוצות של IRS). אם לשירות יש את פרטי הכניסה היחידים של המנהל, הפקת הקובץ תלויה בו.
• מה מכין דוחות חייב להחזיר. איש מקצוע מורשה חייב, לפי בקשה, להחזיר במהירות את רשומות הלקוח שהלקוח צריך כדי לעמוד בחובותיו הפדרליות, ומחלוקת על שכר טרחה בדרך כלל אינה פוטרת אותו, בגבולות שהכלל קובע (⁦31 CFR 10.28⁩). Circular 230 לא חל אוטומטית על מכין דוחות בלי הסמכה שרק מכין דוחות (IRS: פרקטיקה מקצועית אתית); משתתפי Annual Filing Season Program מסכימים לכללי הפרקטיקה שלו (IRS: שאלות נפוצות על התוכנית). לכל ספק אחר, כולל שירות שרק מנהל ספרים, החוזה וחוקי המדינה קובעים, ולכן קבלו בכתב את תנאי החזרת הרשומות וייצוא קובץ הנהלת החשבונות.

שמרו אצלכם עותקים של דוחות חתומים, דוחות שכר, דפי חשבון של בנק וכרטיסי אשראי, וגיבוי עדכני של קובץ הנהלת החשבונות. ראו רישומים לשמור כשמבטלים תוכנת הנהלת חשבונות. אם שירות כבר נעלם או מחזיק את הקובץ שלכם בגלל חשבון שלא שולם, ראו קבלת ספרים מרואה חשבון קודם.

מי יכול לראות את פרטי הבנק והנתונים שלי?

כל מי שנתתם לו פרטי כניסה או קובץ, ולכן תנו רק את מה שהעבודה צריכה. מכין דוחות חייב לנהל תוכנית כתובה להגנה על נתוני לקוחות: IRS מציין שכלל ה-⁠Safeguards של FTC מחייב מכיני דוחות ליצור תוכניות אבטחה וליישם אותן, ושאי-עמידה בכך עלולה להוביל לחקירה של FTC (פרסום 4557). החוק הפדרלי גם מגדיר כעבירה קלה (misdemeanor) מצב שבו אדם שעוסק בהכנת דוחות מס הכנסה, או במתן שירותים בקשר להכנתם, מגלה ביודעין או בפזיזות מידע שנמסר לו לצורך דוח, או משתמש בו למטרה אחרת, בכפוף לחריגים בחוק ובתקנות (⁦26 U.S.C. 7216⁩).

פרסום 4557 מונה צעדים שכדאי לשאול עליהם: כניסה עם אימות רב-שלבי (שלב שני מעבר לסיסמה) לכל מי שניגש למידע על לקוחות, פרטי כניסה נפרדים לכל אדם, וגישה שמוגבלת למי שצריך אותה. הוא גם מורה למכין דוחות לבחור ספקים חיצוניים ששומרים על אמצעי הגנה, ולכן שאלו אם גורם מחוץ למשרד נוגע בקבצים שלכם. המדריך פונה למכיני דוחות מס, ושירות שרק מנהל ספרים אינו מוזכר בו, ולכן שאלו אותו אותן שאלות. על גישה שלא יכולה להעביר כסף קראו במתן גישה לחשבונות לאיש הנהלת חשבונות.

האם אותו משרד יכול לטפל בהודעה או בביקורת של IRS?

בדרך כלל רק אם מי שעונה רשאי לייצג אתכם ומחזיק הרשאה בכתב מכם. CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין יכולים לטפל בכל עניין מול IRS. מכין דוחות עם זכויות מוגבלות לא יכול לייצג אתכם בדוח שלא הוא הכין, ולא בערעורים או בגבייה (עמוד ההסמכות של IRS).

• טופס 2848 מאשר לאדם שרשאי לפעול מול IRS לייצג אתכם, ולעיין במידע המס החסוי שלכם ולקבל אותו (IRS: על טופס 2848). הוא חייב לפרט כל טופס וכל תקופה; IRS מחזיר טופס שכתוב בו “כל השנים” (הוראות טופס 2848). טופס 8821 רק מאפשר לאדם שמינתם לעיין במידע הזה או לקבל אותו, ואינו מאפשר למכין דוחות בלי זכות ייצוג לייצג אתכם (IRS: על טופס 8821; הוראות טופס 2848). שותפות שכפופה למשטר הביקורת המרוכז מציינת בדוח שלה נציג שותפות; בדקו מי רשום.
• בטפסים 1065 ו-⁠⁦1120-S⁩, תיבת ה-“Yes” ליד חתימת המכין מאפשרת ל-⁠IRS להתקשר לאדם שחתם עם שאלות עיבוד. אותו אדם רשאי גם למסור ל-⁠IRS מידע חסר, להתקשר ל-⁠IRS בעניין עיבוד, ולהגיב להודעות מסוימות על טעויות חישוב והכנת הדוח. הוא לא יכול לחייב את העסק או לייצג אותו מול IRS בדרכים אחרות. ההרשאה חלה רק על אותו אדם ולא על המשרד, ומסתיימת לכל המאוחר במועד ההגשה, בלי הארכות, של הדוח של השנה הבאה (הוראות טופס 1065; הוראות טופס ⁦1120-S⁩).
• ראו הודעות בעצמכם. שותפות, חברת S או חברת C יכולות לפתוח Business Tax Account שמציג הודעות ומכתבים של IRS, אבל גישה מלאה ניתנת ל-⁠Designated Official: שותף כללי או חבר מנהל בשותפות, ונושא משרה או חבר מנהל שהוא עובד ⁦W-2⁩ נוכחי בחברה. בעל עסק יחידני עם EIN יכול לפתוח גם הוא. LLC עם בעלים יחיד עדיין לא יכול לקבל גישה מלאה, בין אם הוא מגיש כבעל עסק יחידני ובין אם בטופס ⁦1120-S⁩ או 1065 (IRS: Business Tax Account).

טופס 2848 פדרלי מכסה רק את IRS. הודעות מדינתיות מגיעות מרשויות המדינה, ולכן שאלו אם השירות עונה גם עליהן, ואם הוא עונה להודעה על דוח שהוא לא הכין. אם הודעה כבר הגיעה, ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם; על בדיקה ראו ביקורת של IRS בעסק קטן. כדי לסיים הרשאה ישנה, ראו קבלת ספרים מרואה חשבון קודם.

איך בודקים חבילה לפני שחותמים?

שאלו כל שירות שאתם משווים את אותן שאלות בכתב, והשוו את התשובות שורה אחר שורה. שני סימני אזהרה באים ישירות מהנחיות IRS: מכין דוחות שמסרב לחתום או למסור PTIN, והחזר שנשלח לחשבון שאינו שלכם (IRS: התנהלות פסולה של מכיני דוחות). שאלו גם איך נקבע המחיר. Circular 230 מגביל שכר טרחה מותנה, כולל שכר שמבוסס על אחוז מההחזר, לאנשי מקצוע מורשים (⁦31 CFR 10.27⁩); אם זה חל תלוי במי מכין את הדוח ובעבודה שנעשתה. אחר כך:

1. קבלו את ההיקף בכתב. טפסים, מדינות, הפקדות שכר, השלמת ספרים, תיקונים, מענה להודעות, ומה עולה נוסף. ראו מכתב התקשרות להנהלת חשבונות.
2. קבלו את שם החותם, ההסמכה שלו וה-⁠PTIN שלו. שאלו מתי נחתם טופס 2848: בהתחלה, או רק אחרי שמגיעה הודעה.
3. בקשו חודש לדוגמה. התאמות בנק וכרטיסי אשראי, דוח רווח והפסד, מאזן ורשימת שאלות פתוחות. ראו מה כולל שירות הנהלת חשבונות חודשי.
4. בדקו את היציאה. קראו כמה זמן הנתונים שלכם זמינים, איך הרשומות מוחזרות ואם יש תשלום על כך. בחודש הראשון בקשו גיבוי של קובץ הנהלת החשבונות ודאו שיש לכם הרשאות מנהל.
5. הגדירו פיקוח על השכר. קבלו גישה משלכם למערכת התשלומים של IRS לפני תשלום השכר הראשון.
6. אשרו כל דוח לפני שהוא מוגש. לעולם אל תחתמו על דוח ריק או חלקי (IRS: התנהלות פסולה של מכיני דוחות).

לשאלות לראיון ולדגלים אדומים ראו שאלות לפני ששוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות; לעלות של כל אפשרות ראו עלות הנהלת חשבונות בחודש.

אילו עסקים גדלים מעבר לחבילה?

בדקו מחדש חבילה בהיקף קבוע כשהעסק מוסיף אחד מאלה.

כשאחת השורות חלה עליכם, בקשו מהשירות לציין בכתב את ההגשה, או העבירו את העבודה הזאת למשרד שעושה אותה. בכל מקרה קבעו מי אחראי להתאמה בסוף השנה בין הספרים לדוח: ראו מהספרים לדוח המס העסקי.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

יועץ עם חבילה חודשית

עסק ייעוץ בטקסס, LLC עם בעלים יחיד שמוסדר לצורכי מס כעסק יחידני, משלם ⁦US$125⁩ בחודש (⁦US$1,500⁩ בשנה) על חבילה של ספרים ודוח פדרלי. אחד הלקוחות בקליפורניה. לפני החידוש הבעלים שואל בכתב: מי חותם על Schedule C, ובאיזו הסמכה? האם דוח מדינתי כלול במחיר, והאם הגשה בקליפורניה עולה נוסף אם קליפורניה תדרוש דוח? מי עונה למכתב מ-⁠IRS על דוח שהשירות הכין? השאלה אם קליפורניה דורשת דוח נקבעת לפי הכללים של קליפורניה. השאלה אם החבילה מכינה אותו נקבעת לפי החוזה.

חברת S עם הפקדה שהוחמצה

בחברת S יש שני עובדים, וכלי השכר של השירות מחמיץ הפקדה פדרלית של ⁦US$4,000⁩. היא מגיעה ל-⁠IRS באיחור של 10 ימים, כלומר בדרגת ⁦5%⁩: ⁦US$200⁩, בתוספת ריבית, אלא אם IRS מקבל הסבר של סיבה סבירה. IRS מחייב את החברה בכתובת הרשומה שלה ולא את השירות: בדוגמה זו השירות הוא ספק שכר שמגיש תחת ה-⁠EIN של החברה, ואינו המעסיק. הבעלים מעולם לא הגדיר גישה למערכת התשלומים של IRS, ולכן ההחמצה התגלתה רק כשהגיעה ההודעה. אילו ההפקדה לא בוצעה כלל, אדם אחראי שפעל בכוונה היה עלול להיתקל גם בקנס אישי על המס שנוכה.

שירות שנסגר

שירות אונליין נסגר במרץ. לבעלים יש ספרים ל-⁠14 חודשים שנבנו מחיבור ישיר לבנק, אין קבלות ואין עותק של קובץ הנהלת החשבונות. הבעלים בודק אם הקובץ נמצא תחת פרטי הכניסה שלו ואם אפשר לאפס גישת מנהל, ואז מייצא גיבוי. קבלות חסרות משחזרים מדפי חשבון של בנק וכרטיסי אשראי, כשהכללים מאפשרים זאת: ראו שחזור ספרים מדפי חשבון.

המצב שלכם שונה?

• אתם כבר משלמים על חבילה, או שפלטפורמה נסגרה, ובעסק יש שכר, דוח של חברת S או של שותפות, כמה מדינות, הודעה מ-⁠IRS או ספרים שלא מתיישבים. כל אחד מהם מוסיף הגשה, חבות או רישום שההיקף אולי לא מזכיר. איש מקצוע יכול להשוות את ההיקף הכתוב לדוחות, לדוחות השכר ולקובץ הנהלת החשבונות לפני שמזיזים משהו: ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• השירות נסגר או הפסיק לענות. ראו קבלת ספרים מרואה חשבון קודם והחלפת איש הנהלת חשבונות. אם החלטתם להעביר ספרים ודוחות לספק אחד, ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הגיעה הודעה מ-⁠IRS. ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם, וכן עזרה בהנהלת חשבונות אם היא נוגעת לדוח או להפקדה שהשירות טיפל בהם. על קנסות שנגרמו מטעות ראו טעויות של איש הנהלת חשבונות: מי משלם את הקנסות.
• הספרים מפגרים או מבולגנים. ראו השלמת ספרים באיחור ועזרה בהנהלת חשבונות.
• לעסק יש בעלים זר. בחברה אמריקאית בבעלות זרה יכולים להיות דוחות מידע, כמו טופס 5472, שהיקף של מחיר קבוע אולי לא מזכיר (IRS: הוראות טופס 5472). ראו הגשת דוח חברה מחו״ל ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם שוקלים לעשות זאת בעצמכם, או איש מקצוע מקומי. ראו ניהול ספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע ואיש מקצוע מקומי או אונליין.