רשימת בדיקות לניקוי הנהלת חשבונות לפני דוח המס

מה הספרים שלי צריכים להראות לפני שאני מעביר אותם למכין דוחות המס?

הספרים צריכים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, וכל רישום צריך להתחקות אחר מסמך (פרסום 583). כל מערכת מתאימה אם היא מראה בבירור הכנסות והוצאות. בשותפות או בחברה, המאזן שבדוח (Schedule L), כשנדרש כזה, צריך גם הוא להתאים לספרים (הוראות טופס 1065, טופס ⁦1120-S⁩ וטופס 1120).

עברו על הרשימה לפי הסדר. כל שלב מאפשר את הבא אחריו.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• שנה שכבר הוגשה אינה מתאימה. מצאו את הסיבה לפני שאתם משנים משהו; הדוח שהוגש עלול להיות מושפע.
• בשותפות או בחברת S יש חשבונות הון או הלוואה שאיש לא עקב אחריהם. המאזן שבדוח צריך להתאים לספרים; שותפות מצרפת הסבר לכל הפרש, והלוואות של בעלי מניות בחברת S צריכות להתיישב עם טפסי ⁦K-1⁩.
• כסף של הבעלים מעורב בחודשים של עסקאות עסקיות. צריך למיין כל עסקה לפני שאפשר להשתמש בספרים.
• בחודשים מסוימים לא הוזן דבר, או שיש פיגור של שנים. צריך להזין את החודשים החסרים לפני שהרשימה הזו חלה; ראו השלמת ספרים באיחור.
• מועד הדוח קרוב. נשאר מעט זמן למצוא הפרשים ולתקן אותם.
• הבעלים או חברת האם נמצאים מחוץ לארה״ב. חברה אמריקאית בבעלות זרה עשויה להיות חייבת לדווח על עסקאות עם הבעלים הזר שלה (טופס 5472), ולכן רשימת ההעברות של הבעלים חייבת להיות שלמה.

אספו קודם: את הדף של כל חשבון בנק, כרטיס אשראי והלוואה, את הדוח שהוגש בשנה הקודמת, כל טופס 1099 שקיבלתם, ורשימה של כסף שהועבר בין העסק לבעליו.

האם כל חשבון בנק וכרטיס אשראי מותאם לדף שלו בסוף השנה?

התאימו כל חשבון בנק וכרטיס אשראי לדף שלו נכון ליום האחרון של התקופה. הספרים והדף צריכים להסכים אחרי שרושמים מה שטרם נפרע. פרסום 583 קובע להפריד את חשבון העסק מהחשבון האישי ולהתאים אותו כל חודש. התאמה פועלת כך:

1. השוו כל הפקדה וכל תשלום בדף לספרים, ורשמו כל הפרש.
2. רשמו מה שנמצא בספרים אבל עדיין לא בדף, כמו צ׳קים שטרם נפרעו והפקדות בדרך.
3. הזינו מה שנמצא בדף אבל לא בספרים, כמו עמלות בנק.
4. בדקו שיתרת הדף המתואמת שווה ליתרת הספרים המתואמת. אם לא, נשארה טעות.

בצעו אותה בדיקה בכל חשבון וכרטיס, כולל חשבונות שמשתמשים בהם לעיתים רחוקות וחשבונות סגורים. יתרות כרטיס אשראי והלוואה עוברות אותה בדיקה מול הדפים שלהן. בנק מחובר אינו התאמה: ראו למה הזנות בנק אינן התאמה.

חשבון מותאם מראה שיתרת המזומן נכונה. הוא לא מראה שהקטגוריות נכונות.

פריטים בהזנת הבנק: האם להחריג או למחוק עסקאות שלא הותאמו וכפילויות?

החריגו עותק או פריט שאינו שייך לספרים האלה, במקום למחוק אותו. זה נוגע לפריטים שעדיין ממתינים בהזנה; פריט שכבר נוסף לספרים מתקנים בספרים. ב-⁠QuickBooks Online פריט מוחרג בהזנה לא נכנס שוב, ואילו פריט שנמחק מורד שוב מהבנק (תיעוד Intuit). אין מקור רשמי שמסביר איך הזנות פועלות, ותוכנות אחרות עשויות להתנהג אחרת, ולכן בדקו בעזרה שלהן לפני שתסתמכו על כך.

מיינו כל פריט בהזנה שלא הותאם לאחת משלוש קבוצות:

• אמיתי ועדיין לא בספרים: רשמו אותו עם קטגוריה.
• כבר בספרים בהזנה ידנית, בתשלום חשבונית או בהעברה בחשבון אחר: התאימו אותו לרישום הזה.
• לא שייך לספרים האלה, או עותק של פריט אחר: החריגו אותו.

החריגו רק פריטים שבאמת לא שייכים. החרגה של הפקדה אמיתית משאירה את הספרים נמוכים מהדף, והפער יופיע בהתאמה הבאה.

איך מוצאים ומסירים הכנסות והוצאות כפולות?

מצאו את העותק השני לפי סכום ותאריך, והסירו את זה שאינו מתאים לרישום בנק או למסמך. כפילות מתגלה כיתרת ספרים גבוהה או נמוכה מהדף, או כהכנסה גדולה מההפקדות.

מקורות נפוצים:

• חשבונית שסומנה כמשולמת, ואותה הפקדה שהוזנה שוב כהכנסה.
• אותו קובץ בנק שנכנס דרך ההזנה ושוב דרך העלאה.
• אותו כרטיס אשראי שחובר פעמיים.
• תשלום לכרטיס אשראי שנרשם כהוצאה, בנוסף לחיובי הכרטיס עצמם.
• העברה בין החשבונות שלכם שנרשמה כהכנסה באחד וכהוצאה באחר. אף אחת מהן אינה הכנסה או הוצאה.

כדי למצוא אותן, סכמו את ההפקדות בדפים והשוו אותן להכנסה הרשומה בתוספת הפקדות שאינן הכנסה. אחר כך מיינו לפי סכום וחפשו את אותו סכום בתאריכים סמוכים. פער בהתאמה יכול להיות שווה לכפילות אחת. פרסום 583 קובע שהרישומים צריכים לזהות את מקור התקבולים כדי שאפשר יהיה להפריד בין כסף עסקי ללא עסקי, ובין כסף חייב במס לפטור ממס. אם העותק מתוארך בשנה שכבר הוגשה, ספרו על כך למכין הדוחות לפני שתסירו אותו.

למכירות כפולות ראו הכנסה כפולה בספרים. להפקדות שלא תואמות לדוח מכירות, ראו התאמת מכירות ותשלומים מהסליקה. לתשלומי כרטיס אשראי שנספרו פעמיים, ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים.

האם יתרות הפתיחה שלי תואמות לדוח של השנה הקודמת שהוגש?

הן צריכות. יתרות הפתיחה של השנה הן יתרות הסגירה של השנה הקודמת, ושותפות או חברה יכולות לבדוק אותן שורה אחר שורה מול המאזן בדוח שהוגש.

ישות קטנה רשאית לדלג על Schedule L אם היא עונה כן על שאלת הגודל בדוח שלה (ב-⁠Schedule B בטפסים 1065 ו-⁠⁦1120-S⁩, וב-⁠Schedule K בטופס 1120), ושותפות קטנה רשאית לדלג גם על Schedule M-2 ועל סעיף L בכל Schedule K-1 (טופס 1065). במקרה כזה, השוו לספרים הסופיים של השנה הקודמת ולדפי סוף השנה. הספרים עדיין צריכים להתאים לסגירת השנה הקודמת.

כדי להשוות, הניחו את מאזן סוף השנה הקודמת ליד מאזן הפתיחה של השנה הנוכחית, וצרו רשימה של כל שורה שונה. סיבה נפוצה היא רישום שמתוארך בשנה הסגורה ושונה אחרי שהדוח הוכן. המאזן שהוגש של שותפות יכול להיות על בסיס מס, וסעיף L מדווח הון על בסיס מס, ולכן בקשו את ההסבר להפרש מכוון לפני שתניחו שהספרים שגויים.

אל תסגרו פער ברישום של השנה הנוכחית לפני שאתם יודעים למה הוא קיים. ראו יתרת פתיחה ששונתה בתקופה סגורה, עודפים שלא תואמים לדוח ונעילת שנה שהוגשה.

איך מטפלים בהוצאות אישיות ובהעברות של בעלים בחשבון העסק?

משיכות, הזרמות הון והלוואות של בעלים נרשמות בחשבונות בעלים, ולעולם לא בהכנסות או בהוצאות. שכר ותשלומים מובטחים הם נפרדים, ומכין הדוחות מסווג אותם. פרסום 334 מונה הוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה כהוצאות שאי אפשר לנכות, וקובע להפריד את החלק האישי של הוצאה מעורבת. הוא מתאר גם חשבון משיכות נפרד להכנסה עסקית שנמשכה לשימוש אישי.

פרסום 583 מציע לסמן כל הפקדה כהכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה, ולרשום צ׳קים לעצמכם רק למשיכות אישיות. כסף שנלווה בהלוואה אמיתית אינו הכנסה.

צרו רשימה אחת של כל ההעברות בין העסק לבעליו בשנה: תאריך, סכום, חשבון ומטרה. הוציאו הוצאות אישיות מההוצאות והעבירו אותן לחשבון בעלים. שם החשבון לא קובע את התווית לצורכי מס; מכין הדוחות מסווג העברות כשהוא רואה את השנה כולה.

חודשים של כסף מעורב מוסברים בתיקון עירוב כספים. שכר שותפים מוסבר בתשלומים מובטחים ומשיכות שותפים. העברות של בעלים בחברת S מוסברות בהשלמת ספרים לחברת S ובהוצאות אישיות ששילמה חברת S. לחברת C, ראו הוצאות של בעלים ששילמה חברת C.

איך מנקים פריטים לא מסווגים וחשבונות ביניים לפני ששולחים משהו?

תנו לכל עסקה קטגוריה שמגיעה לשורה בדוח, או הערה כתובה שאומרת מה לא ידוע. אל תשאירו דבר בהכנסה לא מסווגת, בהוצאה לא מסווגת או בחשבון ביניים כללי.

1. רשמו כל עסקה בחשבונות האלה.
2. מיינו כל אחת: הכנסה, הוצאה עסקית, כסף של בעלים, העברה בין החשבונות שלכם, הלוואה או תשלום כרטיס אשראי, או רכישת ציוד.
3. לפריט בלי מסמך, בדקו את דף הבנק או הכרטיס. דף יכול להוכיח את התשלום, אבל הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי; שמרו גם את החשבונית או הקבלה.
4. לפריט שאינכם מזהים, רשמו את התאריך, הסכום והנמען בהערה למכין הדוחות. אל תנחשו קטגוריה.

השיטה המלאה נמצאת בהוצאות לא מסווגות לפני מועד המס. לקבלות חסרות, ראו קבלות שאבדו בהוצאות עסקיות.

האם ההכנסות שלי מתאימות לטפסי ⁦1099-K⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩?

סכמו כל טופס לפי משלם או פלטפורמה, השוו אותו להכנסה שנרשמה מאותו מקור, והסבירו כל הפרש בהערה. IRS קובע להשתמש בטופס ⁦1099-K⁩ יחד עם רישומים אחרים, ולדווח על כל ההכנסה בין אם הגיע טופס ובין אם לא. הספרים יכולים להראות יותר מהטפסים; ספרים שמראים פחות צריכים סיבה שאפשר לתעד.

מעבד כרטיסי תשלום שולח טופס ⁦1099-K⁩ על תשלומים בכרטיס בכל סכום. אפליקציית תשלום או שוק מקוון חייבים לשלוח אחד כשהתשלומים על סחורות או שירותים עולים על ⁦$20,000⁩ ביותר מ-⁠200 עסקאות, ורשאים לשלוח גם על סכום נמוך יותר. כסף ממשפחה וחברים כמתנה או כהחזר הוצאה אישית לא אמור להופיע בטופס ⁦1099-K⁩ (IRS). פרסום 583 מונה את טפסי ⁦1099-MISC⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩ בין המסמכים שתומכים בתקבולים ברוטו.

הפרשים נובעים בדרך כלל מעמלות, החזרים, מס מכירה שנגבה, עיתוי, תשלומים אישיים, כפילויות או טעויות בטופס. מס מכירה שנגבה עבור המדינה אינו הכנסה כשהמס מוטל על הקונה, אבל הוא תקבול ברוטו כשהמס מוטל עליכם כמוכרים (פרסום 334). עיתוי כולל חשבוניות שלא שולמו בסוף השנה כשהספרים בשיטת צבירה והדוח בשיטת מזומן (פרסום 583; ראו ספרים בשיטת צבירה ודוח בשיטת מזומן). אם טופס ⁦1099-NEC⁩ וטופס ⁦1099-K⁩ עשויים לדווח על אותו תשלום, ספרו אותו פעם אחת: ראו אותה הכנסה בשני טפסי מס.

הכנסה שלא תואמת לדוח מכירות מוסברת בהתאמת מכירות ותשלומים מהסליקה. התאמת הכנסה לטפסים בספרים שבפיגור מוסברת בהשלמת ספרים באיחור.

אילו הלוואות, כרטיסי אשראי וציוד שייכים למאזן?

כסף שחייבים ודברים שהעסק מחזיק שייכים למאזן ולא לדוח רווח והפסד. מאזן מראה נכסים, התחייבויות והון עצמי של הבעלים בתאריך מסוים (פרסום 583).

• הלוואות: היתרה תואמת לדף סוף השנה של המלווה. כסף שנלווה אינו הכנסה, והריבית על חוב עסקי היא העלות שמגיעה להוצאות (פרסום 334). ראו רישום הלוואה עסקית.
• כרטיסי אשראי: היתרה תואמת לדף הכרטיס. תשלום חשבון הכרטיס מעביר כסף מהבנק לכרטיס; זו לא הוצאה שנייה. ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים.
• ציוד: רכוש שמשתמשים בו בעסק וצפוי להחזיק יותר משנה אי אפשר לנכות בדרך כלל במלואו בשנת הרכישה; העלות מתפרסת על יותר משנת מס אחת כפחת (פרסום 334). ניכוי לפי סעיף 179 (פרסום 583), פחת מואץ ובחירת de minimis safe harbor לפריטים קטנים יכולים לאפשר ניכוי גדול יותר בשנה הראשונה; ה-⁠safe harbor חל רק על סכומים שנוכו בספרים (פרסום 334). שמרו את תאריך הרכישה, המחיר, שיפורים, כל ניכוי לפי סעיף 179 והפחת שנוכה (פרסום 583).

סמנו למכין הדוחות כל ציוד שנרשם כהוצאת תיקון או חומרים מתכלים וכל רכישה שחסרה ברשימת הנכסים. לפני שמעבירים רכישה קטנה למאזן, שאלו אם בחירת ה-⁠safe harbor בשימוש: ראו הוצאה או הוונה של רכישות קטנות. לוח נכסים חסר מוסבר בבנייה מחדש של לוח פחת.

מה שולחים למכין הדוחות אחרי שהספרים נקיים?

שלחו את הספרים הנקיים ואת הרישומים שמאחוריהם, עם הערה על כל מה שנשאר פתוח.

הדוחות שמכין הדוחות מושך נמצאים במהספרים לדוח המס העסקי. מה שנסגר אחרי 31 בדצמבר נמצא ברשימת בדיקות לסגירת סוף שנה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מעצב פרילנסר שחשבון העו״ש שלו לא מתאים

הספרים מראים ⁦US$18,400⁩ בחשבון העו״ש, ודף 31 בדצמבר מראה ⁦US$17,950⁩. אין צ׳קים שטרם נפרעו ואין הפקדות בדרך. הפער של ⁦US$450⁩ הוא הפקדה אחת של מעבד תשלומים שההזנה רשמה פעמיים. הסרת הרישום העודף משאירה הפקדה אחת ואת הספרים על ⁦US$17,950⁩. החריגו כל עותק שעדיין ממתין בהזנה, כדי שלא יחזור.

LLC עם שני חברים ויתרת מזומן פתיחה שגויה

LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות פותחת את השנה עם ⁦US$31,000⁩ מזומן בספרים. ב-⁠Schedule L שהוגש בשנה הקודמת הופיעו ⁦US$26,500⁩ מזומן בסוף השנה. ההפרש של ⁦US$4,500⁩ עשוי לנבוע מרישום שמתוארך בשנה הסגורה ושונה אחרי שהדוח הוכן. התיקון מתחיל במציאת הסיבה, לא בהתאמת המזומן של השנה הנוכחית. אם הסיבה היא שינוי שמכין הדוחות מעולם לא ראה, ייתכן שהדוח שהוגש צריך בדיקה נוספת; זו החלטה של מכין הדוחות.

חברת S ששילמה את שכר הדירה של הבעלים

חברת S שילמה ⁦US$6,000⁩ משכר הדירה האישי של הבעלים מכרטיס העסק ורשמה אותם כהוצאת שכר דירה. ⁦US$6,000⁩ עוברים לחשבון בעלים עד שמכין הדוחות מחליט, כשהוא רואה את השנה כולה, אם מדובר בשכר, בחלוקה או בהלוואה של בעל מניות. אם זו חלוקה או הלוואה, הוצאתם מהוצאות שכר הדירה מקטינה את ההוצאות ב-⁦US$6,000⁩ ומגדילה את הרווח בספרים באותו סכום. אם זה שכר סביר על שירותים, הסכום נשאר הוצאה כשכר, עם דיווח שכר, והרווח לא משתנה.

המצב שלכם שונה?

• יתרה לא מתאימה לשנה שכבר הוגשה, או שאינכם בטוחים אם לנקות, לבנות מחדש או להתחיל קובץ חדש: ראו יתרת פתיחה ששונתה בתקופה סגורה, עודפים שלא תואמים לדוח, ניקוי או התחלה מחדש וכמה עולה השלמת הנהלת חשבונות, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• בחודשים מסוימים לא הוזן דבר, או שמועד הדוח קרוב: ראו השלמת ספרים באיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• כסף של בעלים מעורב בחודשים של עסקאות: ראו תיקון עירוב כספים וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• בשותפות או בחברת S יש חשבונות הון או הלוואות בעלי מניות שאיש לא עקב אחריהם: ראו השלמת ספרים לחברת S ותשלומים מובטחים ומשיכות שותפים, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הבעלים גר בחו״ל, חברה זרה מחזיקה בעסק, או שחשבון מוחזק בחו״ל: ראו הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה, רישומים ל-⁠LLC בבעלות זרה וFBAR לחשבונות חברה בחו״ל, וקבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• הפקדות לא תואמות לדוחות המכירות שלכם: ראו התאמת מכירות ותשלומים מהסליקה.