Schedule C a partir do T2125: autônomo no Canadá, cidadão dos EUA

Nunca entreguei a declaração dos EUA: por onde começo com uma empresa individual no Canadá?

O cidadão ou residente estrangeiro dos EUA que mora no Canadá é tributado sobre a renda do mundo todo, então uma empresa individual canadense vai no Form 1040 com a Schedule C (IRS). Rendimentos líquidos de autônomo de US$400 ou mais exigem a declaração mesmo que a renda bruta seja baixa (Publication 54).

A Schedule C é um cálculo novo pelas regras dos EUA, feito a partir das mesmas transações, e não uma cópia do T2125. Os dois diferem em moeda, ano fiscal, método contábil, depreciação, carro e home office. Monte cada ano a partir dos registros e use o T2125 para conferir os totais.

Comece nesta ordem:

1. Escolha os anos a entregar. O caminho de regularização define quantos são (como regularizar declarações dos EUA em atraso).
2. Reúna, para cada ano: o T2125 com a planilha de CCA, o aviso de lançamento (notice of assessment) da CRA, extratos bancários e de cartão, faturas de vendas e declarações de GST/HST, uma lista de bens com datas de compra, preços e a data em que cada um passou a ser usado no negócio, o diário de bordo do veículo, a área total da casa e a área usada no negócio, e qualquer declaração dos EUA já entregue.
3. Defina as escolhas que valem para todos os anos: moeda (veja a pergunta sobre unidade de moeda abaixo), fonte da taxa de câmbio, método contábil, método do carro, método do home office e exclusão ou crédito.
4. Monte uma planilha por ano: totais do T2125, depois a conversão, depois os ajustes abaixo.

O caso deixa de ser simples quando:

• Você entregou declaração apenas no Canadá. Cada ano dos EUA em falta precisa da própria Schedule C, das próprias taxas e da própria planilha de bens, e os anos a entregar, a taxa, a forma de depreciar e a exclusão ou o crédito são definidos em conjunto.
• Seu negócio mantém livros próprios em dólares canadenses. Ele pode ser uma unidade de moeda separada, o que muda a conversão de cada valor abaixo e pode acrescentar o Form 8858.
• O equipamento é anterior à sua primeira declaração dos EUA. A depreciação nos EUA conta a partir da data em que o bem ficou pronto para uso no negócio, mesmo nos anos sem declaração dos EUA.
• Um atalho tem prazo de entrega. O método simplificado do home office, a opção de lançar itens pequenos como despesa e a taxa padrão por milha estão ligados a uma declaração entregue no prazo ou ao vencimento dela, e a primeira declaração entregue depois disso perde esses atalhos, como estão escritos.
• Dois sistemas tributários tributam um mesmo lucro. A exclusão ou o crédito, e o imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax) em comparação com o CPP, mudam o imposto sem mudar a Schedule C.

Como as linhas do meu T2125 passam para a Schedule C?

A maior parte das linhas de receita e despesa passa pelo significado, depois de convertida em dólares americanos. A CCA, o carro, o home office e as refeições são recalculados pelas regras dos EUA.

Fontes: instruções da Schedule C, Schedule C, capítulo 3 do T4002 da CRA.

GST/HST. A planilha de vendas do T2125 parte das vendas com o GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) cobrado ou a cobrar, com um lançamento separado do GST/HST antes da linha 8000 (capítulo 2 do T4002 da CRA). As instruções da Schedule C mencionam apenas o imposto sobre vendas estadual e local, e não o GST/HST (IRS). Mantenha o GST/HST em contas próprias para que um preparador decida o tratamento, e veja se o GST/HST cobrado é renda para o lado canadense.

Qual ano fiscal e qual método contábil a Schedule C usa?

A Schedule C usa o seu ano fiscal dos EUA, que para a maioria das pessoas físicas é o ano-calendário, e um método que reflita claramente a renda e seja usado de forma consistente. O T2125 costuma ser no regime de competência, então os dois podem diferir.

• Ano. A CRA diz que o autônomo pessoa física geralmente deve usar o fim de exercício em 31 de dezembro (capítulo 1 do T4002 da CRA). O IRS diz que a pessoa física geralmente deve adotar o ano-calendário e só pode adotar um exercício fiscal diferente se os livros dela o seguirem (Publication 538). Se o seu período canadense não termina em 31 de dezembro, defina o ano dos EUA antes de converter qualquer valor.
• Método. A CRA exige o regime de competência para a renda de autônomo, exceto que agricultores, pescadores e agentes de comissão podem usar o regime de caixa. O IRS permite o regime de caixa, o de competência ou outro método que reflita claramente a renda, e exige o de competência para estoque, a menos que você seja um contribuinte de pequeno negócio (instruções da Schedule C, linha F).
• O que difere. Um T2125 no regime de competência conta vendas faturadas e ainda não pagas e, para o profissional, o trabalho em andamento (capítulo 2 do T4002 da CRA). Uma Schedule C no regime de caixa conta apenas a renda recebida e as despesas pagas no ano. Mantenha, para cada ano, uma conciliação entre o lucro líquido do T2125 e o lucro líquido da Schedule C.

O contribuinte que entrega a primeira declaração, ou que informa pela primeira vez a renda de um negócio separado, pode adotar qualquer método permitido, e o regulamento não impõe condição de entrega no prazo (26 CFR 1.446-1(e)(1), Publication 538). Uma mudança posterior geralmente precisa da aprovação do IRS, normalmente no Form 3115 (o formulário do IRS para mudar de método), com um ajuste para que a renda não seja contada duas vezes nem deixe de ser contada (instruções da Schedule C). A orientação do IRS não diz como tratar várias declarações em atraso entregues juntas. Escolha o método uma só vez, antes de lançar o primeiro ano, e peça a confirmação de um preparador.

Qual taxa de câmbio uso para converter dólares canadenses?

A menos que o seu negócio seja uma unidade de moeda separada (veja abaixo), use a taxa em vigor quando você recebeu, pagou ou provisionou cada item. Havendo mais de uma taxa, use a que reflita melhor a sua renda (IRS: moeda estrangeira). O IRS não tem taxa oficial e geralmente aceita qualquer taxa divulgada, desde que usada de forma consistente (IRS: médias anuais).

Escolha uma fonte, aplique-a do mesmo jeito a todos os valores de um ano e anote-a na planilha. Usar a mesma fonte em todos os anos mantém os anos comparáveis. A renda que um cliente pagou em dólares americanos já está em dólares americanos, então use o valor da fatura ou do extrato, em vez de converter de volta o valor em dólares canadenses do T2125. Veja despesas pagas em moeda estrangeira para a parte dos livros e reconstruir a renda de pagamentos online em dólares americanos para anos passados de renda em dólares americanos.

Seu negócio é uma unidade de moeda separada? A regra geral trata o dólar americano como a sua moeda (IRS: moeda estrangeira). A exceção é a unidade de negócio qualificada (QBU, qualified business unit). A pessoa física não é uma, mas o negócio da pessoa física é, se mantiver um conjunto separado de livros e registros, isto é, diários e razões (26 CFR 1.989(a)-1). Se o seu mantém é uma questão de fatos. A QBU usa a moeda do lugar onde opera e mantém seus livros, aqui o dólar canadense, a menos que as atividades dela sejam conduzidas principalmente em dólares (26 U.S.C. 985, 26 CFR 1.985-1(b)). Toda determinação do imposto de renda dos EUA, inclusive o custo e a depreciação de cada bem, é então feita em dólares canadenses e o resultado é convertido pela taxa média do ano (IRS, 26 U.S.C. 989), com outras regras na seção 987. As etapas e os exemplos desta página pressupõem o dólar americano. Uma QBU estrangeira também é uma filial estrangeira para o Form 8858 (instruções do Form 8858; veja formulários informativos de uma empresa estrangeira). Um preparador deve resolver essa questão antes de preparar o primeiro ano.

Por que não posso copiar minha CCA, e que depreciação o IRS permite?

A CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense) é um sistema canadense e não passa para os EUA. Para bens tangíveis usados principalmente fora dos Estados Unidos, o IRS exige o Alternative Depreciation System (ADS, sistema alternativo de depreciação) e não permite a dedução da seção 179 nem a depreciação especial (bônus); essas duas são formas de lançar o equipamento como despesa no ano da compra (Publication 946, 26 U.S.C. 168(g)).

Os períodos de recuperação do ADS são de 5 anos para automóveis, caminhonetes leves e computadores, 10 anos para móveis de escritório e 12 anos para bens pessoais sem vida útil de classe. O Apêndice B da Publication 946 lista outros bens. O Form 4562 acompanha a declaração do ano em que o bem é colocado em uso, e todos os anos para bens listados, como um carro (instruções da Schedule C, linha 13).

Itens pequenos podem ser lançados como despesa, por uma opção feita na declaração original entregue no prazo; veja lançar compras pequenas como despesa.

Como refaço o custo de cada bem em dólares americanos?

Converta o preço pela taxa da data em que você pagou, mesmo que o restante do ano use uma média, e guarde esse valor em dólares americanos como o custo. A regra do IRS é converter o item quando você o paga (IRS: moeda estrangeira), e o custo do bem comprado é o que você pagou (Publication 946).

1. Liste todos os bens usados no negócio: descrição, data de compra, preço, data de pagamento e a data em que passou a ser usado no negócio.
2. Converta cada preço uma só vez. Variações posteriores da taxa não mudam o custo.
3. Comece a depreciação quando o bem ficou pronto e disponível para uso no negócio (Publication 946), e não no primeiro ano em que você entrega. A depreciação permissível nos anos sem declaração dos EUA ainda reduz o que resta a depreciar. Isso pressupõe que você já era cidadão ou residente dos EUA nessa época; se você se tornou um depois, a orientação do IRS não diz qual custo e qual data de início valem, então um preparador deve defini-los.
4. Inclua apenas a parte de negócios de qualquer bem também usado de forma pessoal. Para um bem usado primeiro de forma pessoal, a depreciação começa no dia em que ele passou para o negócio, sobre o menor valor entre o custo-base ajustado e o valor justo de mercado nesse dia (Publication 551).
5. Se você recuperou o GST/HST do bem como crédito de imposto sobre insumos (ITC), peça a um preparador que defina o custo. A CRA reduz o custo da CCA pelos créditos pedidos (capítulo 4 do T4002 da CRA), e a orientação do IRS não trata do GST/HST no custo.

Como funcionam as despesas do carro se meu diário de bordo está em quilômetros?

O IRS conta milhas, então converta o diário de bordo. A parcela de uso nos negócios é a mesma em quilômetros ou em milhas, e uma milha equivale a cerca de 1,6 quilômetro. Depois você escolhe entre a taxa padrão por milha e as despesas reais (instruções da Schedule C, linha 9).

• Taxa padrão por milha: milhas de negócios multiplicadas pela taxa do IRS, mais estacionamento e pedágios, sem depreciação, arrendamento nem custos de manutenção separados. A taxa é fixada por milha, muda de ano para ano e mudou no meio do ano em alguns anos (IRS: taxas padrão por milha).
• Despesas reais: a parcela de negócios do combustível, dos reparos e do seguro, mais a depreciação na linha 13 ou as parcelas de arrendamento na linha 20a. Os carros têm limites em dólares para a depreciação anual (Publication 463), então um valor da Classe 10.1 canadense não passa para os EUA.

As duas agências querem registros das viagens. A CRA pede a data, o destino, a finalidade e os quilômetros de cada viagem, mais a leitura do hodômetro no início e no fim do período (capítulo 3 do T4002 da CRA). A Publication 463 pede a data, a quilometragem, o destino e a finalidade de cada uso nos negócios (Publication 463). Um diário canadense completo precisa de conversão de unidades, e não de reconstrução; um diário só com totais anuais pode precisar ser reconstruído, veja reconstruir um diário de quilometragem.

Duas armadilhas para carros mais antigos:

• Prazo. O carro próprio só pode usar a taxa padrão se você a escolher no primeiro ano em que ele está disponível para o negócio, até o vencimento da declaração desse ano, prorrogações incluídas (Publication 463). Se a declaração desse primeiro ano já passou do vencimento, o prazo acabou, como está escrito; a orientação do IRS não descreve alívio, então um preparador confirma antes de usar a taxa.
• Depreciação já pedida. A taxa padrão não é permitida depois que o carro foi depreciado pelo MACRS, ou depois que se pediu para ele a dedução da seção 179 ou a depreciação especial (Publication 463). A Publication 946 lista o ADS como um método do MACRS, então a depreciação pelo ADS pode contar.

O veículo a motor de uma pessoa dos EUA usado de ida e volta entre o Canadá e os Estados Unidos é exceção à regra de uso no exterior do ADS (26 U.S.C. 168(g)(4)), então um carro que cruza a fronteira é uma questão à parte. Para a escolha em si, veja taxa padrão por milha ou despesas reais do carro.

Como deduzo o home office no lado dos EUA?

O IRS geralmente só permite a dedução para a parte da casa usada de forma exclusiva e regular para o negócio, com exceções para guardar estoque ou amostras de produtos e para creche (Publication 587; veja livros de uma creche em casa), e oferece dois métodos. Uma dedução canadense pode não passar para os EUA, porque os testes, o limite e o saldo levado adiante diferem.

O IRS oferece dois métodos. O Form 8829 usa as despesas reais: o percentual de negócios dos custos da casa, por pés quadrados ou outro método razoável, inclusive a depreciação (instruções do Form 8829). O método simplificado conta a área que se qualifica, até 300 pés quadrados, a US$5 por pé quadrado, sem depreciação, e é escolhido ao ser usado em uma declaração original entregue no prazo (Publication 587). Para escolher, veja home office simplificado ou real.

Depreciar a casa pelo Form 8829 segue a mesma regra de uso no exterior. A parte de negócios de uma casa no Canadá geralmente é um imóvel não residencial pelo ADS, depreciado em linha reta ao longo de 40 anos (26 U.S.C. 168(g), Publication 946), e não os 39 anos da Publication 587.

Quais itens canadenses não têm linha na Schedule C?

O imposto de renda canadense e o CPP sobre os seus próprios rendimentos não têm linha na Schedule C, as instruções não tratam do GST/HST, e a CCA é substituída pela depreciação.

• Imposto de renda canadense. A Schedule C não permite impostos de renda federais, e as instruções do Form 1116 tratam o imposto de renda estrangeiro como um crédito ou uma dedução detalhada na Schedule A, e não como despesa do negócio (instruções do Form 1116, instruções da Schedule C, linha 23). Qual usar está em pagar imposto no Canadá e ainda dever ao IRS.
• Contribuições ao CPP. As instruções da Schedule C não descrevem linha para elas. Como o CPP interage com o imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax) está em imposto de autônomo dos EUA ou CPP para americanos no Canadá.
• GST/HST cobrado e recolhido. As instruções da Schedule C mencionam apenas o imposto sobre vendas estadual e local. Mantenha o GST/HST em contas próprias para que um preparador decida o tratamento.
• Ganho ou perda cambial. O IRS diz que o contribuinte também pode ter de reconhecer ganho ou perda em moeda estrangeira em certas transações, pela seção 988 (IRS: médias anuais). Guarde as datas de faturamento e de pagamento das faturas em dólares canadenses para um preparador conferir.
• Saldos canadenses levados adiante e reservas. Os valores de home office não usados e os saldos de CCA não têm equivalente nos EUA; os números dos EUA são reconstruídos a partir das transações.

A exclusão da renda do trabalho no exterior pode reduzir a renda do negócio?

Não na Schedule C, que continua mostrando o lucro inteiro. Se a exclusão se aplica, o Form 2555 tira o valor excluído do imposto de renda (IRS: exclusão da renda do trabalho no exterior). Ela não reduz o imposto de autônomo (self-employment tax). Se esse imposto é devido depende do acordo de seguridade social entre os EUA e o Canadá, que, como regra geral, cobre o autônomo apenas pelo sistema do país de residência (Publication 54); veja imposto de autônomo dos EUA ou CPP para americanos no Canadá.

• Limite: US$132.900 para o ano fiscal desta página; cada outro ano tem o próprio limite.
• Renda do trabalho: quando o capital e os seus serviços pessoais são ambos fatores relevantes de geração de renda, só conta uma remuneração razoável pelos seus serviços, até 30% da sua parte do lucro líquido, depois da dedução da parcela do empregador do imposto de autônomo. Se o capital não é um fator de geração de renda, o limite não se aplica (instruções do Form 2555, 26 CFR 1.911-3(b)).
• Declarações em atraso: a opção ainda pode ser feita em uma declaração em atraso: dentro de 1 ano depois do vencimento, ou depois disso se não houver imposto dos EUA a pagar depois da exclusão ou se o IRS ainda não tiver encontrado a omissão (26 CFR 1.911-7).
• As deduções também encolhem. A Schedule C continua listando todas as despesas, mas a parte atribuível à renda excluída é negada na linha 44 do Form 2555 (instruções do Form 2555, Publication 54).

Quem se qualifica está em os testes da exclusão. Se é melhor a exclusão ou o crédito, e quanto tempo dura a escolha, está em exclusão ou crédito; com vários anos a entregar, olhe todos antes de escolher.

O que reconstruo quando regularizo vários anos de uma vez?

Cada ano tem a própria planilha do T2125 para a Schedule C e os próprios números de carro e home office. A fonte da taxa, a planilha de bens (iniciada quando cada bem começou a ser usado no negócio e levada por todos os anos, inclusive os que você não vai entregar) e as escolhas da etapa 3 valem para todos eles. Quatro escolhas estão ligadas a uma declaração ou ao vencimento dela:

As três últimas têm prazo, e a primeira declaração entregue depois dele perde a opção, como está escrito; a orientação do IRS não descreve alívio. Trabalhe esses anos com despesas reais (custos reais da casa, itens pequenos depreciados, custos reais do carro), a menos que um preparador encontre alívio. A linha do método contábil é uma regra da primeira declaração, sem condição de entrega no prazo.

Quantos anos entregar depende do caminho; veja como regularizar declarações dos EUA em atraso. Para reconstruir as próprias despesas, veja reconstruir despesas do negócio de anos não entregues e, para saber quais despesas o IRS questiona, veja despesas da Schedule C que o IRS questiona.

Posso fazer isso sozinho, e o que define os honorários de um preparador nos EUA?

Um único ano, com livros que batem com os extratos bancários e sem equipamento nem carro, é principalmente trabalho de conversão. O julgamento de um preparador é necessário quando qualquer um destes pontos se aplica, porque a resposta é aberta ou difícil de desfazer:

• Falta mais de um ano: cada um precisa das próprias taxas e da própria planilha de bens.
• O equipamento ou o carro é anterior à sua primeira declaração dos EUA: a depreciação permissível anterior reduz o que resta a depreciar.
• Uma escolha de prazo pode já ter sido perdida (tabela acima).
• A questão da unidade de moeda ou do Form 8858 se aplica.
• A exclusão ou o crédito ainda não foi decidido: a escolha dura.
• Chegou um aviso do IRS ou da CRA, ou os totais não conciliam com o T2125.

Os honorários seguem os mesmos fatores, mais o número de bens e veículos e se as vendas vieram em dólares americanos ou por várias contas. O que move um orçamento, e como comparar dois, está em quanto custa um preparador de declarações para expatriados dos EUA e como escolher um contador para questões entre países.

Exemplo

Estes valores são ilustrativos. As taxas usadas não são taxas reais. Os valores estão em dólares canadenses (C$) ou dólares americanos (US$), conforme indicado. Eles pressupõem que o dólar americano é a moeda do negócio.

Consultor de Ontário, um ano

O T2125 mostra receita de C$125.000 e despesas de C$50.000. A C$1,25 por US$1, a Schedule C mostra receita de US$100.000 e despesas de US$40.000, então o lucro líquido é de US$60.000. Isso só vale se toda linha de despesa passar sem mudança. Se os C$50.000 incluem CCA, carro ou home office, essas linhas são recalculadas primeiro e o total dos EUA muda. A Schedule C continua mostrando US$60.000 mesmo que a exclusão seja pedida depois no Form 2555.

Equipamento de informática e depreciação

Um equipamento de informática comprado no ano 1 por C$10.000 e pronto para uso no negócio nesse dia custa US$8.000 na data da compra, e esse continua sendo o custo. O proprietário pediu só C$1.000 de CCA no Canadá, o que é permitido porque a CCA é opcional. Suponha que o proprietário era pessoa dos EUA e que o computador é usado apenas no Canadá. Ele é então um bem de cinco anos do ADS na Schedule C, sem opção pela seção 179. Supondo que a convenção do meio ano se aplique, o primeiro ano é meio ano de um quinto, US$800, e depois US$1.600 por ano. Os C$1.000 pedidos no Canadá não mudam o valor dos EUA.

Três anos não entregues

Cada ano tem a própria planilha, uma taxa da mesma fonte escrita e a planilha do computador levada adiante.

O computador mantém o custo de US$8.000; as taxas dos anos 2 e 3 não o alteram. Se ele tivesse sido comprado dois anos antes do ano 1, o valor do meio ano cairia em um ano não entregue, e a depreciação permissível nesses anos já teria reduzido o que resta a depreciar.

E no seu caso?

• Você é cidadão dos EUA, autônomo no Canadá, só entregou declarações canadenses, e um preparador precisa de livros prontos para os EUA em cada ano em falta: os anos a entregar, a taxa e a forma de depreciar, a exclusão ou o crédito, e a interação entre o imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax) e o CPP são decididos em conjunto. Leia como regularizar declarações dos EUA em atraso e busque ajuda tributária entre os EUA e o Canadá.
• Você só tem extratos bancários ou recibos em dinheiro, recebeu em dólares americanos por uma conta ou aplicativo online, ou os totais do seu T2125 não batem com os extratos: primeiro vêm os livros. Veja reconstruir os livros a partir de extratos bancários e depois a ajuda com a escrituração contábil.
• Você mantém livros separados em dólares canadenses para o negócio: ele pode ser uma unidade de moeda separada, o que muda a conversão de cada valor e pode exigir uma declaração informativa, o Form 8858; veja formulários informativos de uma empresa estrangeira e busque ajuda tributária entre os EUA e o Canadá.
• Você recebeu uma carta do IRS: a carta exige uma resposta própria; veja responder a uma carta do IRS morando no Canadá e busque ajuda tributária entre os EUA e o Canadá.
• Você está escolhendo entre a exclusão e o crédito por imposto estrangeiro, pagou CPP, ou o imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax) aparece em um rascunho de declaração: veja pagar imposto no Canadá e ainda dever ao IRS e imposto de autônomo dos EUA ou CPP para americanos no Canadá.
• Seu negócio é uma corporação canadense: as regras diferem; veja proprietários americanos de corporações canadenses.
• Você tem contas ou planos registrados no Canadá: veja FBAR ou formulários do TFSA que ficaram sem entregar.
• Você vende mercadorias e mantém estoque: veja custo das mercadorias vendidas na Schedule C.