Reparo ou melhoria em imóvel alugado: aquecedor, telhado, piso

Trocar o aquecedor de água, o telhado ou o piso de um imóvel alugado nos EUA é um reparo a deduzir ou uma melhoria a capitalizar?

A Publication 527 do IRS lista aquecedor de água, telhado novo, piso e carpete de parede a parede como melhorias. Uma melhoria é capitalizada: somada ao custo do imóvel e deduzida por muitos anos como depreciação. O serviço que apenas mantém o imóvel em condições normais e eficientes de uso é reparo e é deduzido quando pago (instruções do Schedule E). Uma opção por safe harbor (regra do IRS que permite deduzir no ano um gasto que seria capitalizado) ainda pode transformar uma melhoria em dedução do ano.

Perguntas a fazer, em ordem. É um reparo, como uma peça gasta ou um remendo? Se parece uma melhoria, a fatura está dentro de $2.500, o serviço do ano no prédio está dentro do limite do pequeno contribuinte, ou é manutenção de rotina? Se nada disso se aplica, o gasto é depreciado.

Quando o caso não é simples. Vários serviços no mesmo prédio em um ano, um serviço dividido em várias faturas, reparos misturados a uma reforma, obras após tempestade, incêndio ou enchente, vários prédios ou uma sociedade de pessoas, ou anos anteriores sem lista de bens nem opção registrada. Os safe harbors de minimis e para pequenos contribuintes são opções feitas na declaração, portanto são decididos antes da entrega, prorrogações incluídas.

O que reunir. Faturas detalhadas (peças, mão de obra, instalação); a data em que cada item ficou pronto para uso; fotos e anotações do que foi trocado e em que quantidade; os registros de compra ou de outro custo-base (basis) do prédio, sem o terreno, com as melhorias capitalizadas antes; as tabelas de depreciação dos anos anteriores.

Como o IRS distingue reparo de melhoria?

Um gasto é melhoria se for um aprimoramento (betterment), uma restauração ou uma adaptação (regulamento); os demais serviços que mantêm o imóvel em funcionamento são reparos. Em um prédio, o teste é aplicado separadamente à estrutura e a cada sistema do prédio: hidráulica, elétrica, aquecimento e refrigeração, elevador, escada rolante, proteção contra incêndio e alarme, distribuição de gás e segurança (regras do IRS sobre bens tangíveis).

O regulamento não define “material”; o IRS manda usar bom senso conforme os fatos do seu caso (regras do IRS sobre bens tangíveis).

Trocar o aquecedor de água de um imóvel alugado é reparo ou melhoria?

A Publication 527 lista o aquecedor de água como melhoria; por isso, trocar a unidade inteira começa como gasto capitalizado. Trocar uma peça gasta por outra equivalente costuma ser serviço de reparo. O regulamento cita tubos, ralos, válvulas, pias, banheiras e vasos sanitários como exemplos do sistema hidráulico e não menciona aquecedores de água; por isso, a lista da Publication 527 é o ponto de partida publicado pelo IRS.

Se o custo ainda pode ser deduzido depende dos safe harbors abaixo ou do teste do regulamento para a troca de um componente principal de um sistema do prédio. Esse teste não traz exemplo de aquecedor de água: trocar um de três fornos de aquecimento não foi restauração, mas trocar o único chiller que refrigera todo o sistema de um prédio foi (regulamento).

Um telhado novo, ou um remendo no telhado, é reparo ou melhoria?

Remendar uma pequena parte do telhado é reparo. A Publication 946 diz que trocar o telhado por completo faz do telhado novo uma melhoria, uma restauração do prédio, que é depreciada. O regulamento trata o telhado inteiro como componente principal e como parte estrutural substancial do prédio; no exemplo dele, foram trocados a base, o isolamento e os revestimentos.

Os exemplos do regulamento são prédios comerciais. Trocar só uma membrana impermeabilizante gasta por outra equivalente não foi restauração, e outro exemplo parte da mesma conclusão para telhas gastas trocadas para estancar vazamentos. O telhado inclinado de uma casa pode cair em qualquer dos lados, conforme o quanto é trocado e o motivo.

O piso novo é melhoria? E se eu trocar só um trecho danificado?

A Publication 527 lista piso e carpete de parede a parede como melhorias. Pelo regulamento, todos os pisos de um prédio juntos formam um componente principal, e trocar só uma pequena parte deles não é restauração. Nos exemplos de hotel, o piso novo do saguão (menos de um décimo da área do prédio) não foi restauração, mas o piso novo de todas as áreas públicas (cerca de dois quintos) foi. O regulamento não fixa percentual. Em um imóvel alugado, o carpete é um item de cinco anos e não um componente estrutural (Publication 527); por isso, esse teste de piso se aplica melhor a madeira, cerâmica e outros pisos permanentes.

O aprimoramento é medido contra a condição anterior ao desgaste ou ao dano; por isso, repor um piso igual ao antigo tem menos chance de ser aprimoramento do que subir o padrão. O material muda a classe de depreciação, explicada mais adiante.

Qual safe harbor se aplica: por fatura, por prédio ou por recorrência?

Três safe harbors podem permitir a dedução de um serviço que, sem eles, seria capitalizado. Podem ser usados no mesmo ano, e os valores cobertos pelos safe harbors de minimis e de manutenção de rotina ainda contam para o total do prédio no safe harbor para pequenos contribuintes (regulamento).

Posso deduzir pelo safe harbor de minimis?

Uma fatura ou item dentro de $2.500 pode ser deduzido em vez de capitalizado se o proprietário do imóvel alugado fizer a opção anual e lançar o valor como despesa na escrituração contábil. O limite vale para o proprietário sem demonstração financeira aplicável, como demonstrações financeiras auditadas (regulamento; aviso do IRS que elevou o limite).

• Por fatura ou item. A entrega e a instalação na mesma fatura contam para o custo.
• Opção e escrituração contábil. Uma declaração anual anexada à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas, cobre todos os valores que se qualificam naquele ano e não pode ser revogada; a sociedade de pessoas faz a opção por conta própria. O valor também precisa ser lançado como despesa na escrituração contábil, conforme uma política consistente que já existia no início do ano (perguntas frequentes do IRS). O texto da declaração e o que fazer se a opção foi esquecida estão em lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas.
• Acima do limite. A fatura passa pelo teste de reparo ou melhoria; ela não é capitalizada automaticamente.
• Divisão de faturas. Uma regra antiabuso alcança faturas criadas para dividir um bem que normalmente se compra como uma só unidade, a fim de ficar abaixo do limite.

O que é o safe harbor para pequenos contribuintes, e quando um ano de obras grande o faz perder?

O safe harbor permite que o proprietário do imóvel alugado deduza todos os reparos, a manutenção e as melhorias de um prédio no ano se o total do ano ficar dentro do menor valor entre 2% do custo-base não ajustado do prédio e $10.000. Se o total passar, o safe harbor se perde para aquele prédio no ano inteiro, e não apenas sobre o excesso (regulamento).

• Receita. Receita bruta anual média dos três anos anteriores de $10 milhões ou menos. O aluguel conta como receita bruta.
• Tamanho do prédio. Custo-base não ajustado de $1 milhão ou menos: o custo-base fiscal do prédio sem considerar a depreciação e sem o terreno. Em geral é o custo, mais as melhorias capitalizadas antes, mas uma doação ou herança define outro custo-base inicial (regulamento). Para a divisão entre terreno e prédio, veja extrato de fechamento na escrituração contábil.
• Tudo conta. Reparos, manutenção e melhorias, inclusive os valores cobertos pelas regras de minimis ou de manutenção de rotina. Cada prédio é testado separadamente.
• A opção. Uma declaração intitulada “Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers”, com nome, endereço, número de identificação fiscal e a descrição de cada prédio, anexada à declaração original entregue no prazo. Ela não pode ser revogada. A sociedade de pessoas faz a opção por conta própria. Para a opção esquecida há apenas um alívio tardio restrito, que o regulamento remete às regras de prorrogação do IRS; por isso, faça a opção junto com a declaração.

O que é manutenção de rotina, e o que conta como rotina?

Manutenção de rotina é o serviço recorrente que mantém um prédio ou um de seus sistemas em condições normais e eficientes de uso e que o proprietário, quando o prédio ou o sistema foi colocado em uso, esperava razoavelmente fazer mais de uma vez em 10 anos. Ela não exige opção e não cobre aprimoramentos (regulamento; regras do IRS sobre bens tangíveis).

Inspeção, limpeza, testes e troca de peças gastas por peças equivalentes podem se qualificar. Nos exemplos do regulamento, corrimãos que deveriam ser trocados a cada quatro anos se qualificaram; degraus que deveriam durar de 18 a 20 anos, não. A troca única de um telhado inteiro ou de um aquecedor de água raramente passa nesse teste. O serviço necessário por causa do uso feito pelo proprietário anterior, ou para recuperar um imóvel abandonado, não é manutenção de rotina.

Se um reparo é feito durante uma reforma maior, ele também precisa ser capitalizado?

Precisa quando o reparo beneficia diretamente a melhoria ou é feito por causa dela; não precisa quando o reparo não tem relação, mesmo que feito ao mesmo tempo (regulamento). O remendo na parte do telhado que será trocada pertence ao serviço do telhado. Uma torneira que vaza consertada na mesma semana em outro cômodo, não. Faturas detalhadas permitem classificar cada custo quando o serviço não tem relação.

Se eu capitalizar, como é a depreciação e quando ela começa?

Uma melhoria capitalizada é depreciada como um bem próprio, durante o período de recuperação do bem que ela melhora (Publication 527). A tabela mostra os períodos usuais do General Depreciation System. O Alternative Depreciation System tem períodos mais longos e é obrigatório para imóveis residenciais de uma atividade imobiliária que optou por sair do limite de despesa de juros da empresa (Publication 946); nesse caso, a tabela de depreciação deve seguir essa opção.

Pisos e revestimentos permanentes, como cerâmica, são componentes estruturais de um prédio (Publication 946). A Publication 527 lista o aquecedor de água entre a hidráulica e coloca fornos e tubulações de água junto com o prédio, mas também lista fogões e geladeiras como eletrodomésticos de cinco anos e não diz a qual classe o aquecedor de água pertence. A classe define o período de recuperação; por isso, deve ser definida antes de entregar a declaração do primeiro ano.

• Início. A depreciação começa na data posterior entre a data em que a melhoria foi colocada em uso e a data em que o prédio foi colocado em uso. O bem é colocado em uso quando está pronto e disponível para uso, mesmo que não seja usado. Em uma melhoria no prédio, o primeiro ano conta só os meses de uso.
• Depreciação especial. Itens de cinco anos, como carpete e eletrodomésticos, podem se qualificar para a depreciação especial de 100%, que o Form 4562 chama de special depreciation allowance, no primeiro ano, se cumprirem as datas de aquisição e de colocação em uso das instruções do Form 4562, a menos que o proprietário opte por não usá-la para aquela classe. Um bem qualificado tem período de recuperação de 20 anos ou menos; por isso, as melhorias de um prédio residencial alugado não se qualificam. Para as regras, veja deduzir equipamentos no primeiro ano.
• A parte antiga. Um telhado ou piso original incluído no custo-base do prédio continua sendo depreciado depois da troca, a menos que o proprietário faça a opção por alienação parcial (partial disposition): a perda é informada na declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas, do ano em que a parte antiga foi retirada, mesmo que a nova seja instalada depois. Ela só pode ser revogada com o consentimento do IRS. Reconhecer a perda também faz da troca uma restauração capitalizada. Uma melhoria anterior, capitalizada em separado e totalmente retirada, deixa de ser depreciada sem a opção, e a retirada por sinistro tem regra própria (regulamento).

Onde entram os reparos e a depreciação na declaração, e o que devo guardar?

No Schedule E, os reparos vão na linha 14 e a depreciação na linha 18. O Form 4562 é anexado quando se declara depreciação de um bem colocado em uso no ano (instruções do Schedule E). Os itens de minimis vão na linha 19 (Publication 527). A sociedade de pessoas informa imóveis alugados no Form 8825, com a depreciação na linha 14 (instruções do Form 8825). As opções por safe harbor são declarações anexadas à declaração de imposto de renda, não caixas de um formulário.

A Publication 527 manda separar reparos de melhorias e manter registros precisos, porque os custos das melhorias são necessários para depreciar e para vender. Guarde os itens listados no início, uma lista de bens (custo, data, classe) e uma cópia da declaração de cada opção. Para reparos pagos em dinheiro e sem fatura, veja registros e recibos de imóveis alugados.

Exemplo

Estes exemplos usam as regras federais e dólares americanos. Os valores são ilustrativos. Nenhum proprietário tem demonstração financeira aplicável. Cada dedução de minimis supõe uma opção feita no prazo e uma política, vigente no primeiro dia do ano, de lançar como despesa as compras abaixo de US$2.500, seguida na escrituração contábil. A receita bruta média está bem abaixo do limite do pequeno contribuinte.

Aquecedor de água em um imóvel alugado em Ohio

Um proprietário paga US$1.150 para trocar um aquecedor de água. A opção de minimis é feita para o ano e o valor é lançado como despesa na escrituração contábil; portanto, nesses fatos, o custo é deduzido. Um segundo proprietário paga US$3.400 pelo mesmo serviço, sem opção e sem outro safe harbor. Pela lista da Publication 527, o custo é uma melhoria e é depreciado.

Telhado em um duplex

Um duplex tem custo-base do prédio de US$220.000. O limite do pequeno contribuinte é o menor entre 2% (US$4.400) e US$10.000, ou seja, US$4.400. Um reparo de US$800 no degrau da varanda cabe sozinho. A troca do telhado inteiro por US$14.000 no mesmo ano leva o total de obras a cerca de US$14.800, acima do limite; por isso, o safe harbor se perde para o prédio. Nesses fatos, o telhado é uma restauração: capitalizado e depreciado em 27,5 anos, cerca de US$509 por ano depois do primeiro ano. O reparo de US$800 no degrau, sem relação com o telhado, continua sendo reparo.

Um ano de troca de inquilinos

Duas casas alugadas passam por troca de inquilinos no mesmo ano. Na primeira, o piso laminado de um quarto custa US$2.300 em uma só fatura. Está dentro do limite por fatura; portanto, com a opção de minimis, é deduzido. Na segunda, US$6.800 de piso de madeira trocam os pisos da casa inteira. Está acima do limite e cobre a maior parte dos pisos do prédio; por isso, provavelmente é capitalizado e depreciado junto com o prédio, a menos que o serviço do ano no prédio caiba no limite do pequeno contribuinte. Dividir o valor em faturas pequenas só para ficar abaixo do limite pode ser contestado.

E no seu caso?

• Vários imóveis alugados ou um ano de reforma grande, sem lista de bens nem opção registrada: O serviço do ano precisa ser separado prédio por prédio e fatura por fatura, e as opções só são feitas na declaração. Anos anteriores também podem precisar de correção. Para a declaração, veja ajuda com imposto de renda de pessoa física; para registrar cada serviço quando é pago, escrituração contábil.
• Em anos anteriores, tudo foi deduzido como reparo, ou tudo foi capitalizado: O que resolve depende de quantas declarações usaram esse tratamento. Uma declaração entregue em geral ainda não é um método contábil (26 CFR 1.446-1); por isso, retificar a declaração pode resolver. Se o tratamento se repetiu em várias declarações, pode virar um método, e mudá-lo exige o consentimento do IRS, em geral por meio do Form 3115 e não de uma declaração retificadora (regras do IRS sobre bens tangíveis). Para a depreciação, a Publication 946 traça o limite em duas ou mais declarações consecutivas. Veja depreciação não deduzida em imóvel alugado, reconstruir uma tabela de depreciação, atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados e ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• O serviço veio depois de tempestade, incêndio ou enchente, ou de um pedido de seguro: Quando o custo-base foi ajustado pela perda, o conserto do dano é capitalizado como restauração. O limite especial, ligado ao custo-base ajustado do imóvel, limita apenas os custos capitalizados pela regra de sinistro; a troca do telhado inteiro continua capitalizada acima dele (regulamento). Veja ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• O imóvel alugado ainda não tem inquilino: veja despesas de aluguel antes do primeiro inquilino.
• Você mora em parte do prédio ou usa o imóvel alugado por conta própria: só a parte do aluguel de um custo do prédio inteiro conta (Publication 527). Veja dias de aluguel a preço justo e uso pessoal.
• Os imóveis alugados estão em uma sociedade de pessoas, ou em uma LLC tributada como tal: a sociedade faz as opções e declara no Form 8825; veja escrituração contábil de uma LLC por imóvel alugado.
• Você é proprietário não residente, como um canadense com imóvel alugado nos EUA: a declaração e as regras de entrega são diferentes. Veja proprietários de imóveis alugados não residentes e canadenses com imóvel alugado nos EUA.
• Você vai vender o imóvel alugado: veja recaptura de depreciação e o extrato de fechamento na escrituração contábil.
• A compra é equipamento da empresa, não imóvel alugado: veja deduzir equipamentos no primeiro ano.
• Você quer o quadro completo do aluguel: veja impostos sobre imóveis alugados.