Registros de imóvel alugado: o que guardar sem recibo

Que registros de imóvel alugado um locador deve guardar para o Schedule E?

Guarde registros suficientes para comprovar cada item de renda de aluguel e cada dedução da declaração. A lei exige esses registros (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), mas em geral não exige um tipo especial de documento, e o ônus de provar cada item é do contribuinte (IRS: manutenção de registros). As instruções do Schedule E avisam que, sem os documentos certos, você pode dever mais imposto e sofrer multas.

As instruções do Schedule E e a Publication 527 mandam guardar registros, mas não os listam. A página do IRS sobre registros de pequenas empresas e a Publication 583 chegam mais perto; aplicadas a um imóvel alugado, dão esta lista de trabalho:

O caso deixa de ser simples quando faltam registros de vários anos, uma carta do IRS pede comprovação do Schedule E, uma venda está próxima e os registros do custo-base sumiram, vários proprietários ou uma entidade detêm o imóvel, ou o proprietário mora no exterior. As seções abaixo cobrem o caso comum e dizem onde ele termina.

Reúna primeiro: contratos de locação, extratos de todas as contas bancárias e de cartão que tocaram o aluguel, o demonstrativo de fechamento da compra, os Forms 1098 e 1099, as cobranças do imposto sobre a propriedade, os relatórios do gestor do imóvel ao proprietário, se houver, e uma lista de todos os prestadores que você pagou, com nome e endereço.

Quais registros de renda importam: contratos, livro de aluguéis, depósitos e relatórios de plataformas?

Guarde registros que mostrem cada valor recebido pelo uso do imóvel, quem pagou e quando. Renda de aluguel é qualquer pagamento pelo uso ou ocupação do imóvel, não só o aluguel mensal (Publication 527).

• Contrato de locação e aditivos. Mostram o aluguel, as condições do depósito e quem paga cada conta.
• Livro de aluguéis recebidos. Uma linha por pagamento: data, inquilino, imóvel, valor e forma. Ligue cada linha a um registro do banco, do aplicativo de pagamento ou de transferência. Para aluguel em dinheiro, dê um recibo e guarde o livro de recibos; a Publication 583 lista livros de recibos e comprovantes de depósito bancário entre os registros de receita bruta.
• Depósitos e aluguel adiantado. Se um depósito é renda quando recebido depende de você poder ter que devolvê-lo, e o aluguel adiantado, inclusive um depósito que será o aluguel do último mês, é renda quando você o recebe (Topic 414). Guarde a cláusula do contrato e o registro do depósito; o tratamento está em depósitos caução na escrituração de aluguéis.
• Relatórios de plataformas. Relatórios de repasse e Forms 1099-K mostram o que a plataforma movimentou, o que pode diferir do aluguel que você ganhou. Guarde os dois e concilie-os; veja aluguel recebido em um formulário de plataforma de pagamento.

Preciso de recibo ou fatura para deduzir um reparo ou uma despesa do aluguel?

Em geral, a lei não exige um documento específico, mas seus registros devem, juntos, mostrar cinco coisas: o beneficiário, o valor, a prova de pagamento, a data em que o custo foi incorrido e a descrição do que foi comprado ou feito. O IRS diz que pode ser preciso uma combinação de documentos para cobri-las (IRS). Acrescente a qual imóvel o gasto serviu.

Custos de viagem e de carro são a exceção: a lei só os permite se você comprovar o valor, a data e o local e a finalidade comercial, com registros adequados ou provas suficientes que corroborem sua própria declaração (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). O restante deste guia trata de reparos comuns, materiais e taxas.

A Publication 583 lista cheques compensados, fitas de caixa registradora, extratos de conta, comprovantes de venda de cartão, faturas e comprovantes de caixa pequeno como documentos de despesa. As regras gerais de recibo, inclusive para compras pequenas, estão em exigências de recibo do IRS. Uma foto ou digitalização pode substituir o papel se o armazenamento atender aos testes do IRS: veja recibos digitalizados no lugar do papel.

Uma lista de transações do cartão de crédito basta ou preciso de todos os recibos?

Sozinho, um extrato prova o pagamento, não a dedução. A Publication 583 diz para guardar outros documentos, como comprovantes de venda e faturas, para mostrar que você teve o custo.

Sem um cheque compensado, um extrato legível emitido por uma instituição financeira pode provar o pagamento se mostrar o valor, o beneficiário e a data (e o número do cheque, no caso de cheque).

Uma linha do extrato, como a cobrança de uma loja de ferragens, mostra que você pagou à loja. Ela não mostra o que você comprou, a qual imóvel serviu ou se o trabalho foi reparo ou melhoria. Acrescente o registro detalhado da loja e uma anotação curta para cada imóvel. Uma lista que você digitou a partir do extrato não é o extrato em si; guarde o original.

O que comprova um reparo que paguei em dinheiro quando o prestador não deu fatura?

Se não há fatura, reúna registros que, juntos, mostrem o beneficiário, o valor, o pagamento, a data e a finalidade. Uma declaração detalhada e assinada do prestador pode cobrir vários desses pontos; complete as lacunas.

Quando registros se perdem em um desastre, o IRS cita declarações de empreiteiros que confirmam o serviço e o custo, fotografias e extratos bancários e de cartão como prova (IRS). Trate isso como indício do que vale como prova, não como regra para uma lacuna do dia a dia.

Peça agora ao prestador uma declaração: nome, endereço do imóvel, serviço feito, valor, data do pagamento e a data em que a declaração é escrita. Date cada anotação que você escrever no dia em que a escrever e nunca crie um documento que pareça ter sido feito na data do pagamento. Veja pagamento em dinheiro a subempreiteiros.

O que as fontes não resolvem. As páginas do IRS sobre registros e as Publications 527 e 583 não dizem se um custo pode ser estimado quando não existe registro dele. Isso depende dos fatos, e um custo sem comprovação pode ser negado em uma auditoria. Custos de viagem e de carro são a exceção: exigem os registros descritos acima. Nada aqui garante uma dedução. Daqui em diante, uma fatura mais um cheque ou transferência deixa registrados a data, o serviço, o valor e o pagamento.

Quais registros de compra e de melhorias guardo para a depreciação e uma venda futura?

Guarde o demonstrativo de fechamento, todas as faturas de melhorias e a depreciação de cada ano até o fim do prazo de prescrição do ano em que você alienar o imóvel (IRS). Eles definem a depreciação que você deduz agora e o ganho ou a perda na venda (Publication 583). Seu custo-base (basis), em linhas gerais o que você pagou mais as melhorias menos a depreciação, determina as duas coisas.

Para o demonstrativo de fechamento, veja como lançá-lo na escrituração. Para saber se é reparo ou melhoria, veja o guia de reparos. Para anos de depreciação não deduzida, veja depreciação não deduzida.

Por quanto tempo guardo os registros do aluguel e o prazo muda quando eu vendo?

Guarde os registros que sustentam um item da declaração até o fim do prazo de prescrição daquela declaração (o tempo que você tem para retificá-la e pedir restituição, ou que o IRS tem para lançar mais imposto), em geral 3 anos após a entrega. Guarde os registros do imóvel até o fim do prazo do ano em que você o alienar em uma alienação tributável (IRS; Topic 305).

O prazo muda quando você vende: os registros de compra e de melhorias do imóvel alugado podem durar muitos anos mais que o aluguel. Valem prazos mais longos: 6 anos se você deixar de fora renda de mais de 25% da renda bruta informada na declaração (um custo-base superestimado conta como omissão, 26 U.S.C. 6501(e)); 3 anos a partir da entrega ou 2 anos a partir do pagamento, o que for posterior, para um pedido de restituição; e nenhum limite se nenhuma declaração foi entregue ou se a declaração foi fraudulenta. Se um prejuízo do aluguel for levado para anos seguintes, guarde os registros de renda e de despesa e as planilhas do prejuízo até o prazo se encerrar para a declaração que o usa (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). As regras gerais estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa. Guarde também cópias das declarações entregues. Credores e seguradoras podem exigir mais tempo, e o IRS manda conferir antes de descartar.

O que recolho de prestadores de pequenos reparos e faxineiros e quando devo entregar um Form 1099?

Peça a cada prestador um Form W-9 e uma fatura antes do primeiro pagamento. Uma fatura com a data, o endereço do imóvel, o serviço e o valor ajuda a sustentar a dedução; guarde também a prova do pagamento. O IRS sugere pedir a um beneficiário dos EUA que preencha o Form W-9 (instruções gerais).

Você entrega o Form 1099-NEC para quem recebeu de você pelo menos $2.000 por serviços no ano, no curso do seu negócio ou atividade, e para qualquer beneficiário de quem você reteve imposto federal de renda pelas regras de retenção adicional (backup withholding), em qualquer valor (instruções). Para pagamentos feitos até 2025, o limite era $600. Entregue o formulário ao IRS e dê uma cópia ao prestador até 31 de janeiro do ano seguinte ao do pagamento (no dia útil seguinte, se cair em fim de semana ou feriado). Se um prestador não informar o número de contribuinte, pode valer a retenção adicional de 24% sobre pagamentos declaráveis, e o pagador que não a recolher pode responder pelo valor não recolhido (instruções do W-9). A linha A do Schedule E pergunta se você fez pagamentos que exigiam um Form 1099.

Se um imóvel específico é um negócio ou atividade, e quais beneficiários contam, depende dos fatos. Pagamentos pessoais e, em geral, pagamentos a corporações não são informados por você. Pagamentos com cartão e por redes de pagamento de terceiros são informados pelo processador no Form 1099-K, não por você; um aplicativo que apenas move dinheiro entre contas bancárias não é uma rede dessas, então registre como cada pagamento foi feito e some as transferências bancárias ao total do prestador (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Exemplo 3). O guia do 1099 para locadores explica quem conta.

Como os safe harbors de reparos dependem das faturas?

Cada safe harbor (regra que garante a dedução quando você cumpre seus requisitos) se apoia em um registro diferente. Um safe harbor decide se um custo é deduzido ou capitalizado; ele não dispensa a prova do valor e do pagamento.

Os testes e limites estão em reparo ou melhoria, a partir da página do IRS sobre bens tangíveis e do 26 CFR 1.263(a)-3. O regulamento fixa o limite de minimis por fatura, ou por item conforme comprovado pela fatura (26 CFR 1.263(a)-1(f)), então um serviço pago em dinheiro sem fatura dificilmente cabe no limite. Cobranças de entrega ou instalação na mesma fatura contam para o limite. Nenhuma fonte do IRS diz o que substitui uma fatura ausente.

O que posso fazer quanto a registros do aluguel que já faltam de anos anteriores?

Peça cópias a quem as tem e reconstrua um registro datado com o que enviarem. A lista de reconstrução do IRS, escrita para desastres, mostra para onde ele encaminha os contribuintes (IRS); o gestor do imóvel é mais uma fonte:

1. Registros fiscais. Transcrições de declarações (gratuitas on-line), transcrições de conta e demonstrativos de renda e salários estão disponíveis no IRS (transcrições). Uma fotocópia de declaração passada é pedida no Form 4506, que custa $30 por declaração; o IRS dispensa a taxa para pedidos por desastre.
2. Documentos da compra. A title company (empresa que cuida do título e do fechamento da compra), a empresa de escrow ou o credor que tratou da compra. O avaliador do condado (county assessor), para os valores avaliados que separam terreno e construção.
3. Extratos bancários e de cartão. O banco ou a empresa do cartão, que muitas vezes oferece extratos antigos on-line.
4. Documentos do empréstimo. O credor, para o Form 1098 e a papelada de empréstimos para melhorias.
5. Empreiteiros. Declarações que confirmem o serviço e o custo.
6. Gestor do imóvel. Relatórios antigos ao proprietário, Forms 1099 e faturas de serviços que ele contratou.

Marque tudo o que você criar agora com a data em que foi feito e guarde sem alterações o que obtiver. Para anos de lacunas, veja como atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados e recibos perdidos de despesas do negócio.

E se uma carta do IRS me pedir comprovação do Schedule E?

Leia na carta os anos, os itens e a data de resposta, e responda até essa data; o IRS diz que responder até a data de vencimento garante seus direitos de recurso (IRS). Siga as instruções da carta e inclua cópias dos documentos que ela pede. Onde faltar um registro, envie o que você conseguir reconstruir a partir das seções acima, datado como você o fez, e diga com clareza o que não conseguiu encontrar. Nunca crie um documento que pareça mais antigo do que é. O que enviar, e o que dizer sobre as lacunas, depende da carta e dos anos que ela cobre.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um reparo pago em dinheiro sem fatura

Um locador paga US$1.800 em dinheiro a um prestador de pequenos reparos para consertar um cano com vazamento em um imóvel alugado. Ele não dá fatura. O locador reúne o saque no caixa eletrônico daquela semana, a troca de mensagens em que o prestador informa o preço e combina o dia, fotos datadas de antes e depois, o recibo da loja pelas peças e um bilhete assinado por ele com nome, endereço do imóvel, serviço, valor e data do pagamento, datado no dia em que assina. Juntos, esses registros mostram beneficiário, valor, pagamento, data e finalidade. Se um agente do IRS os aceita é uma questão de julgamento, e nada aqui garante a dedução.

Um extrato de cartão não basta

O extrato de cartão de um locador mostra US$6.200 em uma loja de ferragens ao longo do ano, divididos entre dois imóveis alugados. O extrato prova o pagamento à loja. O locador pede o histórico detalhado de compras da loja, separa cada compra por imóvel e marca quais itens são reparos e quais são melhorias.

Uma venda depois de doze anos, com o demonstrativo de fechamento perdido

Um locador compra um imóvel alugado no Ano 1, deduz a depreciação todos os anos e troca o telhado por US$14.000 no Ano 6. No Ano 12 o imóvel é vendido e o demonstrativo de fechamento da compra sumiu. Os registros do imóvel continuam relevantes até os prazos vencerem para a declaração do Ano 12, em geral três anos após a entrega, ou seis se o ganho for subdeclarado em mais de um quarto da renda bruta informada, o que um custo-base superestimado pode causar. O locador pede cópias à title company (empresa que cuida do título e do fechamento da compra), reúne a fatura do telhado e a depreciação de cada declaração entregue e lista todas as melhorias com data e custo.

E no seu caso?

• Faltam registros de vários anos, ou a escrituração contábil está atrasada: quais lacunas podem ser reconstruídas, e em que ordem, depende dos anos e das contas envolvidos. Veja como atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados; reconstruir a escrituração é um trabalho de escrituração contábil.
• Uma carta do IRS pede comprovação do Schedule E: a carta define os anos e a data de resposta, e quais lacunas podem ser reconstruídas e que prova substituta enviar dependem das duas coisas. Reconstruir os registros é ajuda de escrituração contábil; veja também multas por registros ruins.
• Uma venda está próxima e faltam registros do custo-base: veja vender um imóvel alugado e a recaptura de depreciação; reconstruir o arquivo do custo-base antes da venda é um trabalho de escrituração contábil.
• Você nunca deduziu depreciação: veja depreciação não deduzida em um imóvel alugado.
• O imóvel é detido com outras pessoas ou em uma LLC: os registros podem pertencer à declaração de uma sociedade, não ao Schedule E; veja imóveis alugados em copropriedade e escrituração contábil de uma LLC por imóvel alugado.
• Você presta serviços aos hóspedes ou aluga por temporada: serviços significativos levam a atividade para o Schedule C (instruções do Schedule E); os registros de perdas ligados a salários estão em registros de perdas em aluguel de curta temporada.
• Você ou um coproprietário mora fora dos EUA, ou uma pessoa estrangeira é proprietária do imóvel alugado: veja locadores não residentes e ajuda tributária entre países.