EIN para LLC de um único membro: precisa? SSN ou EIN no W-9

Preciso de EIN para a minha LLC de um único membro sem empregados?

Não para o imposto de renda federal. Uma LLC de um único proprietário que não fez opção por corporação nem por corporação S é uma “entidade desconsiderada” (disregarded entity): o IRS trata a renda dela como sua. Se ela pertence a uma pessoa dos EUA e não tem empregados nem imposto sobre consumo específico (excise tax) a declarar, ela não precisa do próprio EIN (número de identificação do empregador) e usa o seu nome e o seu número (IRS: LLCs de um único membro; IRS: Entities 2). A página geral do IRS sobre o EIN lista as LLCs entre as entidades que precisam de um, e a página sobre LLCs de um único membro diz que a maioria das novas vai precisar obter um, mas essa mesma página e o FAQ trazem essa exceção (IRS: EIN).

Seu caso fica mais difícil quando você contrata, opta pelo regime de corporação S (uma opção com folha de pagamento e declaração próprias), recebe 1099s sob números diferentes ou o proprietário mora fora dos EUA.

Reúna antes de decidir: o documento de constituição aprovado pelo estado (para o nome legal exato), seu SSN ou ITIN, o endereço da LLC, se você pretende contratar ou fazer a opção de tributação, e uma lista dos clientes e plataformas que têm o seu W-9.

Devo obter um EIN mesmo assim, por exemplo para abrir uma conta bancária?

Sim, se o banco ou o estado pedir. O IRS diz que uma LLC de um único membro desconsiderada pode obter um EIN se precisar dele para abrir uma conta bancária ou se a lei tributária estadual exigir (IRS: LLCs de um único membro). O EIN é gratuito no IRS; o IRS alerta contra sites que cobram por ele (IRS: como obter um EIN).

Um EIN em nome da LLC não substitui o seu SSN nos W-9 dos clientes nem na sua declaração; só um EIN emitido a você como empresário individual pode ocupar o lugar do SSN em um W-9. A renda da LLC continua indo no seu Form 1040, em geral no Schedule C. O que o banco pede ao abrir a conta está em contas bancárias empresariais para uma LLC.

No W-9, informo o meu SSN ou o EIN da LLC?

Se você é o único proprietário da LLC e ela não fez opção por corporação nem por corporação S, informe seu SSN, ou um EIN emitido a você pessoalmente como empresário individual. Não informe o EIN da LLC, mesmo que ela tenha um. O IRS diz que uma LLC desconsiderada pertencente a uma pessoa física informa “o SSN ou EIN do proprietário, não o EIN da LLC” (IRS: LLCs de um único membro). O Form W-9 acrescenta que você pode usar qualquer um dos números, mas o IRS incentiva o SSN; um estrangeiro residente que não consegue um SSN informa um ITIN no campo do SSN (IRS: Form W-9).

Deixar de informar o número correto a quem o solicita pode custar $50 por falha, a menos que você tenha motivo razoável (IRS: Form W-9). Para LLCs tributadas como sociedade de pessoas ou corporação, veja a tabela do W-9 em como as LLCs são tributadas.

O EIN da LLC e o meu próprio EIN são números diferentes?

Sim. Um EIN emitido a você como empresário individual pertence a você, e um empresário individual precisa de apenas um EIN, não importa quantos negócios ou nomes fantasia tenha (instruções do Form SS-4 do IRS). Um EIN emitido à LLC está no nome legal da LLC. Você pode usar o seu EIN de empresário individual em uma LLC de um único membro apenas enquanto ela não tiver empregados, não dever excise tax e não tiver optado pelo regime de corporação ou de corporação S; depois disso, a LLC precisa de um EIN em seu próprio nome (IRS: você precisa de um novo EIN?; IRS: Entities 2).

A passagem de uma empresa individual com EIN próprio para uma nova LLC está em de empresário individual para LLC.

Um cliente ou plataforma insiste no EIN da LLC, ou um 1099 veio com ele: e agora?

Envie um W-9 com seu nome na linha 1, o nome da LLC na linha 2 e seu SSN ou seu próprio EIN; o IRS orienta os pagadores a informar uma LLC de um único proprietário exatamente assim. Se um 1099 já mostra o EIN da LLC, peça ao pagador um formulário corrigido; o IRS incentiva os pagadores a corrigir um número errado, mas nem sempre exige (IRS: instruções das declarações informativas). De qualquer forma, a renda é sua e vai na sua própria declaração, em geral no Schedule C.

Uma divergência pode custar dinheiro. Se o IRS informa a um pagador que o nome e o número que ele entregou estão errados, por exemplo seu nome pessoal com o EIN da LLC, seus pagamentos podem ficar sujeitos a retenção adicional (backup withholding) de 24% (IRS: Form W-9). O pagador pode então enviar um aviso “B” pedindo um W-9 correto (IRS: instruções para quem solicita o Form W-9). Responder rápido pode evitar que a retenção comece; após um primeiro aviso, o pagador deve interrompê-la em até 30 dias corridos depois de receber o seu W-9 correto e assinado. Um segundo aviso dentro de três anos-calendário exige comprovação: a Carta 147C do IRS para um EIN, a Carta 685C do IRS para um ITIN, ou seu cartão do Social Security para um SSN (IRS: Publication 1281).

Guarde os W-9 que você enviou, cada 1099, suas faturas e registros de depósitos, e uma anotação de qual número cada pagador tem. Para um 1099-K errado, veja formulários fiscais de plataformas errados ou corrigidos; se um pagador ou banco diz que seu nome e número não conferem, veja EIN atrasado, perdido ou que não confere. O lado do pagador na retenção adicional está em como coletar números fiscais de prestadores de serviços.

Quando o EIN próprio da LLC passa a ser obrigatório?

Quando a LLC contrata, deve certos impostos sobre consumo específico, opta por tributação como corporação ou corporação S, ganha um segundo membro ou tem um proprietário estrangeiro (veja a primeira tabela). Para a folha de pagamento e esses impostos sobre consumo, o IRS trata a LLC de um único membro como entidade separada, mesmo que a renda dela continue na sua declaração (IRS: LLCs de um único membro).

• Primeiro empregado: as declarações da folha de pagamento, os depósitos e os W-2 usam o nome e o EIN da LLC. Seu lucro continua indo no seu Schedule C, com seu SSN. Se a LLC já tem um EIN em nome próprio, do banco por exemplo, use-o: as instruções do SS-4 dizem para não pedir outro se você já tem um EIN e só vai contratar, e uma entidade deve ter um único EIN (IRS: instruções do Form SS-4; IRS: EIN). Se o imposto retido dos salários não for pago, o IRS pode cobrá-lo de você pessoalmente quando você era responsável por pagá-lo e deliberadamente não pagou (a penalidade de recuperação de imposto retido, IRC seção 6672; IRS: TFRP). Sua própria remuneração como proprietário é outra questão: veja salário da sua própria LLC de um único membro e como montar a folha de pagamento.
• Impostos sobre consumo específico: a LLC usa seu nome e EIN para se registrar no Form 637, entregar os Forms 720, 730, 2290 e 11-C e pedir restituições no Form 8849 (IRS: LLCs de um único membro).
• Opção por corporação C ou corporação S: uma LLC de um único membro que faz a opção precisa do próprio EIN, e o Form 2553 pede o EIN da entidade (IRS: Entities 2; IRS: instruções do Form 2553). Uma LLC que já tem um o mantém (IRS: você precisa de um novo EIN?). A partir da data da opção, o W-9 mostra o nome da LLC na linha 1, a caixa da LLC com o código C ou S e o EIN da LLC; entregue aos pagadores um novo W-9 quando o nome ou o número em arquivo mudar (IRS: Form W-9). Se vale a pena optar está em vale a pena optar pelo regime de corporação S.
• Segundo membro: uma LLC doméstica com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas por padrão e precisa do próprio EIN (IRS: Entities 2). Veja como incluir um membro na sua LLC.

Como peço o EIN de uma LLC de um único membro no Form SS-4?

Primeiro constitua a LLC no estado, depois faça o pedido gratuito no site do IRS. O pedido online funciona quando o local principal de negócios fica nos EUA e a parte responsável tem SSN ou ITIN; ele deve ser concluído em uma única sessão e expira após 15 minutos de inatividade. O IRS emite um EIN por parte responsável por dia (IRS: como obter um EIN; IRS: instruções do Form SS-4). Online você responde a perguntas em vez de preencher linhas; a tabela usa os números de linha do formulário em papel.

Um casal que seja o único proprietário da LLC, more em um estado de bens comunitários e escolha o tratamento desconsiderado também informa 1 membro; nos demais lugares, a LLC de um casal é uma sociedade de pessoas (IRS: instruções do Form SS-4; IRS: LLCs de um único membro). Você pode usar o novo EIN na hora para abrir uma conta bancária; a verificação de TIN do IRS, a entrega eletrônica e os depósitos eletrônicos podem levar até 2 semanas (IRS: EIN).

Informe a mudança de parte responsável no Form 8822-B em até 60 dias (IRS: sobre o Form 8822-B). Sem SSN ou ITIN, veja como obter um EIN sem SSN; para um pedido parado ou um número perdido, veja EIN atrasado, perdido ou que não confere.

Obter um EIN muda a forma como minha LLC é tributada?

Não. O EIN é um número de identificação, não uma opção de tributação. Uma LLC de um único proprietário continua desconsiderada, a menos que entregue o Form 8832 para ser tributada como corporação, ou o Form 2553 para ser tributada como corporação S; o Form 2553 sozinho basta para o regime de corporação S (IRS: LLCs de um único membro; IRS: instruções do Form SS-4).

O Form 2553, com o seu consentimento assinado como proprietário, vence em até 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal em que deve valer, ou a qualquer momento no ano fiscal anterior (IRS: instruções do Form 2553). O Form 8832 pode ter vigência de no máximo 75 dias antes ou 12 meses depois de ser entregue. As duas opções contam como a sua transferência dos ativos e dívidas da LLC a uma nova corporação em troca de suas ações (IRS: Form 8832); se as dívidas superam o seu custo-base (basis) nesses ativos, essa transferência pode gerar ganho tributável (IRC seção 357(c)).

A caixa marcada na linha 9a do Form SS-4 não faz a opção: ela informa ao IRS qual declaração você pretende entregar, e a opção é um formulário separado. Se você marca Corporation e escreve 1120-S, o IRS trata a LLC como declarante do Form 1120 até receber e aprovar o Form 2553 (IRS: instruções do Form SS-4). Para conferir o que o IRS tem registrado, veja como o IRS classifica a sua LLC.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos. Eles acompanham a LLC de um único membro de uma fotógrafa ao longo de três anos.

Ano 1: sem equipe, e o banco pede um EIN

O banco pede o EIN da LLC, então a proprietária faz o pedido gratuito online e marca Other, “Disregarded entity”, na linha 9a. Os W-9 dos clientes continuam mostrando o nome dela na linha 1, a LLC na linha 2, a caixa Individual/sole proprietor e o SSN dela. Seu lucro de US$50.000 vai no Schedule C, e a linha D fica em branco porque o EIN foi obtido só para o banco.

Ano 2: o primeiro empregado

A LLC contrata um assistente por US$30.000 por ano. As declarações da folha de pagamento, os depósitos e o W-2 do assistente usam o nome da LLC e o mesmo EIN do Ano 1; ela não faz novo pedido. O lucro dela continua indo no Schedule C com o SSN, agora com o EIN da LLC na linha D porque a LLC entrega as declarações trabalhistas sob ele, e os W-9 dos clientes não mudam.

Ano 3: opção pelo regime de corporação S

A LLC entrega o Form 2553 até 15 de março do Ano 3, com vigência em 1º de janeiro do Ano 3, e mantém o EIN. Ela envia a cada cliente um novo W-9: o nome da LLC na linha 1, a caixa da LLC com o código S e o EIN da LLC. O negócio passa a entregar o Form 1120-S, e a remuneração dela segue as regras da corporação S em salário da sua própria LLC de um único membro.

E se o seu caso for diferente?

• Você vai contratar seu primeiro empregado: providencie primeiro o EIN da LLC e as contas da folha de pagamento com como montar a folha de pagamento e ajuda para abrir sua empresa.
• Você está avaliando a opção pelo regime de corporação S: o W-9 e a declaração mudam na data da opção, e uma LLC que já tem EIN próprio o mantém; veja vale a pena optar pelo regime de corporação S e busque ajuda para abrir sua empresa.
• Seus 1099s chegaram sob números diferentes: concilie cada formulário com a sua escrituração contábil com formulários fiscais de plataformas errados ou corrigidos e ajuda com a escrituração contábil.
• Você já tinha um EIN de empresário individual: veja de empresário individual para LLC.
• O proprietário não é uma pessoa dos EUA: veja declaração de LLC de um único membro de propriedade estrangeira.
• Você não tem SSN nem ITIN: veja como obter um EIN sem SSN.
• Você não sabe como o IRS classifica a sua LLC: veja como o IRS classifica a sua LLC.
• Seu cônjuge é coproprietário da LLC: veja LLCs de cônjuges e de família.