ITIN ou EIN para o proprietário estrangeiro de empresa dos EUA

ITIN, EIN e SSN: de quem é cada número?

O EIN e o ITIN são números diferentes. O EIN da empresa identifica a empresa; o ITIN identifica você. Ser proprietário de uma LLC ou corporação dos EUA não exige, por si só, um ITIN: você precisa dele quando tem uma declaração dos EUA para entregar ou precisa informar um número fiscal dos EUA, na maioria das vezes por causa do Form 1040-NR.

O ITIN é para quem tem um motivo fiscal federal nos EUA, mas não consegue um SSN (número de seguridade social dos EUA). O SSN é para cidadãos dos EUA e para pessoas admitidas como residentes permanentes ou para trabalhar nos EUA. Uma pessoa tem um SSN ou um ITIN, nunca os dois (IRS: ITIN; instruções do Form W-7).

O EIN da empresa nunca substitui o seu número na sua declaração pessoal (IRS: instruções do Form SS-4; instruções do Form 1040-NR).

O caso deixa de ser simples quando o seu primeiro Form 1040-NR vence e você não tem ITIN, quando uma sociedade de pessoas reteve imposto em seu nome, quando você vende um imóvel nos EUA, quando você pede isenção pelo tratado, quando um Form W-7 anterior foi rejeitado ou quando anos passados nunca foram entregues. Em todos esses casos, o ITIN está ligado a uma declaração ou a um prazo.

Reúna antes de pedir:

• Um passaporte válido, o original ou uma cópia certificada pelo órgão que o emitiu.
• A declaração que precisa do número ou os documentos de uma exceção (contrato da sociedade, Form 8288-A, contrato de venda).
• Qualquer ITIN ou número do IRS anterior e o aviso correspondente (CP565).
• O número de identificação fiscal que o seu país de origem emitiu para você.
• Seu visto dos EUA e a data em que você entrou nos EUA, se já esteve lá.

Posso obter o EIN da empresa sem um ITIN?

Sim. Se o responsável da empresa não tem SSN nem ITIN e não consegue nenhum dos dois, a linha 7b do Form SS-4 aceita “foreign” ou N/A no lugar do número (IRS: instruções do Form SS-4). O ITIN exige um motivo fiscal federal, geralmente uma declaração a entregar; por isso, um proprietário sem nada a entregar ainda, em geral, não consegue um (IRS: ITIN).

Se você já tem um ITIN, informe-o na linha 7b. Ter um ITIN não abre, por si só, o pedido online de EIN: esse caminho também exige residência legal, sede principal do negócio ou escritório principal nos EUA. Veja EIN sem SSN para os caminhos abertos a uma empresa administrada do exterior e como abrir uma LLC nos EUA como não residente para as etapas no estado.

Quando um proprietário estrangeiro precisa pessoalmente de um ITIN?

Geralmente quando você tem uma declaração dos EUA para entregar: o Form 1040-NR para renda de negócio nos EUA, para pedir de volta o imposto que uma sociedade de pessoas ou um comprador reteve em seu nome, ou depois de vender um imóvel nos EUA. A regra do IRS é ter um motivo fiscal federal e não ter SSN: você precisa entregar uma declaração dos EUA, entrega uma para pedir restituição ou informar rendimentos, ou precisa informar um número dos EUA por outro motivo fiscal federal. Entregar uma declaração vazia só para obter um ITIN não funciona: uma declaração com todos os valores zerados, em geral, não mostra motivo fiscal federal (IRS: ITIN).

Se algum dia você recebeu um SSN, por exemplo durante estudo ou trabalho nos EUA no passado, use-o em toda declaração dos EUA; o IRS não emitirá um ITIN para você. Se você obtiver um SSN depois do ITIN, pare de usar o ITIN e escreva ao IRS para que ele transfira seus registros para o SSN (IRS: ITIN). Se você tem um visto dos EUA válido para trabalhar, peça primeiro um SSN: você só pode entregar o Form W-7 com a carta de recusa da Social Security Administration (instruções do Form W-7). Se a renda do negócio é tributável nos EUA, isso decide quase tudo nesta tabela: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA. A entrega da declaração em si está em a declaração de não residente para renda de negócio.

O Form 5472 exige o meu ITIN?

Não. Para cada acionista estrangeiro com 25%, o Form 5472 pede um número de identificação dos EUA “if any” (se houver), e um número de referência só é exigido quando nenhum número dos EUA é informado (IRS: instruções do Form 5472).

A própria empresa cria o número de referência, sem pedido ao IRS. Ele deve ter apenas letras e números, sem espaços nem caracteres especiais, no máximo 50 caracteres, e o mesmo número deve ser usado todos os anos para o mesmo proprietário. Uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira também informa o número de identificação fiscal estrangeiro do proprietário, se houver. A obrigação de entrega em si está em declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira.

O proprietário estrangeiro de uma corporação precisa de ITIN para receber dividendos?

Em geral, não. Uma corporação dos EUA que paga dividendo a um acionista estrangeiro retém 30%, ou uma alíquota menor do tratado, sobre o valor bruto no momento do pagamento (IRS: renda FDAP; Publication 515). A corporação é o agente de retenção e responde pelo imposto que deixar de reter; se ela não retém e você não paga, os dois devem o imposto, com juros e multas (Publication 515).

Para pedir a alíquota do tratado, o Form W-8BEN geralmente exige um ITIN na linha 5 ou o número fiscal que o seu país de residência emitiu para você na linha 6a. O número estrangeiro basta para esse pedido (instruções do Form W-8BEN). Se o seu país não emitiu nenhum número fiscal para você, o pedido do tratado exige um ITIN, e você pode pedi-lo sem declaração: marque as caixas a e h no Form W-7, escreva a exceção ao lado da caixa h no formato das instruções, por exemplo “Exception 1d-Dividend Income”, com o país do tratado e o número do artigo nos espaços abaixo, e anexe uma carta assinada da corporação, em papel timbrado, dizendo que um ITIN é necessário para lhe pagar distribuições neste ano (instruções do Form W-7). Um não residente que não exerce atividade comercial nos EUA, em geral, não tem Form 1040-NR a entregar quando todo o imposto devido foi retido (instruções do Form 1040-NR).

Você precisa de um ITIN quando entrega a declaração para recuperar imposto retido a mais ou para pagar imposto retido a menos. As formas de tirar dinheiro da empresa são comparadas em como pagar a si mesmo sendo proprietário estrangeiro.

Como peço o ITIN com o Form W-7?

Anexe o Form W-7 à frente da sua primeira declaração federal, junte o passaporte ou uma cópia certificada e envie o pacote pelo correio ao IRS em Austin, por um agente de aceitação nos EUA ou no exterior, ou a um Taxpayer Assistance Center do IRS nos EUA (IRS: como pedir). Peça até a data de vencimento da declaração ou antes; para um proprietário sem salários nos EUA, o Form 1040-NR de um ano-calendário vence em 15 de junho (instruções do Form 1040-NR). Para a declaração de um ano anterior ou para uma exceção, você pode pedir a qualquer momento (IRS: ITIN).

1. Marque a caixa do motivo. O proprietário que entrega o Form 1040-NR marca a caixa b, “Nonresident alien filing a U.S. federal tax return” (estrangeiro não residente que entrega declaração federal dos EUA). O proprietário que usa uma exceção marca a caixa h e escreve a exceção, por exemplo “Exception 1a-Partnership Income” (instruções do Form W-7).
2. Preencha as linhas 3 e 6. Com a caixa b, a linha 3 deve ser o seu endereço residencial completo fora dos EUA, não o endereço da empresa nos EUA. Informe o número fiscal do seu país de origem na linha 6b. Na linha 6d, descreva o documento de identidade e informe a data de entrada nos EUA, ou “Never entered the United States” (nunca entrou nos Estados Unidos). Nas linhas 6e e 6f, informe qualquer ITIN ou número do IRS anterior.
3. Prepare a declaração. Deixe em branco o espaço do SSN para você. O IRS escreve o ITIN e encaminha a declaração. A declaração vai em papel: uma declaração que usa um ITIN não pode ser entregue por e-file no ano-calendário em que o ITIN é atribuído. Se vários anos não foram entregues, anexe todas essas declarações a um único Form W-7.
4. Junte os documentos de identidade. Um passaporte original válido, ou uma cópia certificada pelo órgão emissor, comprova sozinho a identidade e a condição de estrangeiro. Sem ele, envie pelo menos dois documentos da lista das instruções, ao menos um com a sua foto. A cópia certificada vem do órgão emissor, com o selo oficial carimbado, ou de uma embaixada ou consulado dos EUA no exterior que ofereça a certificação. Uma fotocópia simples ou autenticada em cartório não basta, salvo em casos militares limitados.
5. Envie por um único caminho.

O IRS lista os agentes aprovados por país em sua página de agentes de aceitação.

Quais exceções do W-7 permitem que um proprietário estrangeiro peça o ITIN sem declaração?

A maioria dos proprietários de uma empresa em atividade não pode usar uma exceção: se você precisa entregar uma declaração federal, pede o ITIN com essa declaração e não tem direito à Exception 1. Duas exceções podem servir a um proprietário sem declaração a entregar: a Exception 1, para renda passiva com retenção por terceiros ou benefícios de tratado, como uma participação em uma sociedade de pessoas que investe nos EUA, e a Exception 4, para a venda de um imóvel nos EUA com retenção pelo comprador. A retenção ou a declaração informativa deve ocorrer no ano fiscal em curso, e as provas seguem com o Form W-7 em vez de uma declaração (instruções do Form W-7).

O membro de uma LLC em atividade que faz negócios nos EUA precisa entregar declaração; por isso, o caminho seguro é o Form W-7 com o Form 1040-NR. As instruções do IRS não são coerentes para esse membro: elas impedem a Exception 1 para quem precisa entregar declaração, mas listam o Schedule K-1 e o Form 8805 como declarações informativas da Exception 1 e descrevem o documento da 1(a) como um contrato que mostra que você é sócio de uma sociedade de pessoas que faz negócios nos EUA. Se a sociedade pedir seu número dos EUA antes de a sua primeira declaração vencer, como o IRS manda as sociedades fazerem, a Exception 1(a) é o caminho que as instruções descrevem; cabe ao IRS decidir se aceita (instruções do Form W-7; instruções dos Forms 8804 e 8805).

Quanto tempo leva um ITIN e o que fazer se o imposto vencer antes de ele chegar?

Conte com 7 semanas para o IRS responder, ou 9 a 11 semanas entre 15 de janeiro e 30 de abril ou quando o pedido vem do exterior (IRS: como pedir). O aviso CP565 atribui o ITIN; o CP566 pede mais informações; o CP567 rejeita o pedido, que então deve ser enviado de novo.

Você não precisa de um ITIN para pagar ou prorrogar. Nos comprovantes do Form 1040-ES (NR) e no Form 4868, escreva “ITIN TO BE REQUESTED” onde o SSN ou o ITIN é pedido e não anexe o Form W-7 a nenhum dos dois. A prorrogação adia a data de entrega, não a data de pagamento. O ITIN em si só é emitido depois que você entrega a declaração com o Form W-7 (IRS: ITIN; instruções do Form W-7).

O ITIN expira?

Sim. Um ITIN que não foi usado em pelo menos uma declaração federal dos EUA por 3 anos fiscais consecutivos expira em 31 de dezembro do terceiro ano (instruções do Form W-7). Um ITIN atribuído antes de 2013 e nunca renovado também expirou, por mais que você o tenha usado. Renove-o enviando um Form W-7 de renovação com a sua próxima declaração, com o número antigo na linha 6f.

Um ITIN que aparece apenas em declarações informativas entregues por outros, como o Form 1042-S de quem paga, só precisa de renovação quando você voltar a entregar uma declaração. Entregar com um ITIN expirado pode atrasar a declaração.

O ITIN me deixa trabalhar nos EUA ou abrir uma conta bancária?

Não. O ITIN serve apenas para fins fiscais federais: não autoriza trabalho, não muda a situação migratória, não dá direito a benefícios do Social Security e não serve como identificação fora do sistema fiscal federal (IRS: ITIN). Se um banco o aceita é regra do próprio banco; veja endereço comercial e conta bancária nos EUA.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Fundadora na Índia com uma LLC de um único membro

A LLC dela tem um empregado nos EUA que atende clientes americanos, e seus US$150.000 de renda estão efetivamente ligados a uma atividade comercial nos EUA. Ela precisa entregar o Form 1040-NR. Anexa o Form W-7 (caixa b) e uma cópia certificada do passaporte à declaração em papel e a envia por um agente de aceitação no exterior. A LLC continua usando o próprio EIN na entrega do Form 5472. Antes de o ITIN chegar, ela paga o imposto estimado no Form 1040-ES (NR) marcado “ITIN TO BE REQUESTED”.

Fundador na Alemanha com uma corporação C em Delaware

Ele é proprietário de 100% de uma corporação que entrega o Form 1120 e não lhe paga nada, e não tem outra renda nos EUA. Como não tem declaração dos EUA a entregar, ele não precisa de ITIN; se a corporação entregar o Form 5472 por uma transação com ele, como um empréstimo, o formulário mostra um número de referência que a corporação atribuiu. Se depois a corporação pagar um dividendo de US$50.000, ela retém 30% (US$15.000), a menos que ele peça uma alíquota menor do tratado no Form W-8BEN, usando o número fiscal alemão dele na linha 6a.

Sócia no Brasil com retenção da sociedade de pessoas

Ela é proprietária de metade de uma LLC de dois membros, tributada como sociedade de pessoas, que faz negócios nos EUA. A LLC retém US$8.000 em nome dela com base na seção 1446 e informa o valor no Form 8805. Para pedir esse crédito, ela entrega o Form 1040-NR com o Form W-7 anexado e o Form 8805 no final. Como precisa entregar uma declaração, ela pede o ITIN com ela, o caminho seguro, em vez de usar a Exception 1. A restituição dessa retenção pode levar até 6 meses.

E no seu caso?

• Você mora no Canadá: veja o guia de ITIN para canadenses sobre restituições pelo tratado, aluguéis nos EUA e agentes no Canadá.
• A empresa ainda não tem EIN: siga EIN sem SSN.
• Seu primeiro Form 1040-NR vence e você não tem ITIN, mesmo que um tratado isente os lucros: a declaração e o Form W-7 vão juntos, em papel; veja a declaração de não residente para renda de negócio e busque ajuda com impostos entre países.
• Uma sociedade de pessoas reteve imposto em seu nome em um K-1 ou Form 8805: veja retenção sobre sócios estrangeiros e busque ajuda com impostos entre países para entregar o pedido.
• Você vai vender um imóvel nos EUA: veja proprietários não residentes de imóveis alugados e busque ajuda com impostos entre países antes do fechamento.
• Seu W-7 foi rejeitado (CP567) ou anos passados nunca foram entregues: veja declarações e multas de proprietário estrangeiro em atraso e busque ajuda com impostos entre países.
• Você não sabe se a renda do negócio é tributável nos EUA: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA.
• Quem paga a empresa pede um W-9 ou W-8BEN: veja qual formulário fiscal uma LLC de propriedade estrangeira entrega a quem paga.