Nexus thuế bán hàng và nexus thuế thu nhập: tờ khai tiểu bang

Nexus thuế bán hàng có tạo ra nexus thuế thu nhập không?

Không đương nhiên. Nexus là mối liên hệ với một tiểu bang đủ mạnh để tiểu bang có thể buộc doanh nghiệp nộp tờ khai và nộp thuế tại đó (Minnesota Revenue). Mỗi tiểu bang xét nexus thuế bán hàng và nexus thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh theo các quy tắc riêng.

Nexus thuế bán hàng dựa trên sự hiện diện thực tế hoặc doanh số đủ lớn vào tiểu bang, kể từ khi phán quyết Wayfair của Tòa án Tối cao cho phép các tiểu bang buộc người bán từ xa thu thuế (Texas Comptroller). Nexus thuế thu nhập và thuế đặc quyền kinh doanh theo quy tắc riêng của từng tiểu bang. Public Law 86-272 có thể ngăn thuế thu nhập ròng (thuế đánh trên lợi nhuận) của tiểu bang đối với người bán mà hoạt động duy nhất trong tiểu bang là nhận đơn đặt hàng hàng hóa, nhưng ngay cả khi đó tiểu bang vẫn có thể yêu cầu nộp tờ khai hoặc đánh thuế tối thiểu hay thuế trên tổng doanh thu (thuế đánh trên doanh số). Việc đầu tiên là lập bản đồ nơi áp dụng từng phép thử; chi tiết nộp tờ khai nằm trong thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Trường hợp của bạn không đơn giản nếu bất kỳ điều nào sau đây đúng:

• Bạn vừa đăng ký, hoặc sắp đăng ký, thuế bán hàng ở một tiểu bang và chưa ai kiểm tra xem tại đó có phải nộp thêm tờ khai thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh hay thuế trên tổng doanh thu không.
• Tiểu bang đã gửi bảng câu hỏi hoặc thông báo về nexus, hoặc một năm trước có thể cần nộp tờ khai.
• Bạn bán dịch vụ hoặc sản phẩm số, không chỉ hàng hóa vật chất.
• Một nhân viên, hoặc nhà thầu không phải đại lý bán hàng cho nhiều công ty, làm việc trong tiểu bang, hoặc hàng hóa của bạn nằm ở đó, kể cả trong trung tâm hoàn tất đơn hàng của sàn thương mại.
• Tiểu bang đánh thuế đặc quyền kinh doanh hoặc thuế trên tổng doanh thu, không chỉ thuế thu nhập ròng, hoặc giấy phép hay đăng ký ở đó làm phát sinh một loại thuế hoặc nghĩa vụ nộp tờ khai riêng.
• Có nhiều hơn một tiểu bang, hoặc nhiều hơn một năm còn để ngỏ.

Hãy chuẩn bị doanh số theo tiểu bang và theo tháng, nơi mọi người làm việc và họ làm gì, nơi cất giữ hàng hóa, ngày của từng lần đăng ký hoặc cấp phép, nơi pháp nhân được thành lập và nơi từng chủ sở hữu sinh sống.

Nexus thuế bán hàng và nexus thuế thu nhập khác nhau thế nào?

Nexus thuế bán hàng quyết định ai thu thuế từ khách hàng. Nexus thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh quyết định doanh nghiệp có phải tự nộp tờ khai và nộp thuế hay không. Chúng dựa trên các luật khác nhau, tính những thứ khác nhau và chịu những giới hạn liên bang khác nhau.

Về điểm bắt đầu của phép thử thuế bán hàng ở mỗi tiểu bang, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Khi nào tiểu bang bắt tôi thu thuế bán hàng nhưng không đánh thuế lợi nhuận của tôi?

Public Law 86-272 giới hạn thuế thu nhập ròng của tiểu bang, và thuế bán hàng không phải là thuế thu nhập ròng. Luật định nghĩa thuật ngữ này là bất kỳ loại thuế nào đánh trên, hoặc tính theo, thu nhập ròng (15 U.S.C. 383).

Một tiểu bang không thể đánh thuế thu nhập ròng lên thu nhập từ thương mại giữa các tiểu bang khi cả ba điều sau đều đúng (15 U.S.C. 381):

1. Hoạt động kinh doanh duy nhất trong tiểu bang là chào hàng để nhận đơn đặt hàng bán động sản hữu hình (hàng hóa).
2. Các đơn hàng được gửi ra ngoài tiểu bang để chấp thuận hoặc từ chối.
3. Các đơn hàng được chấp thuận được thực hiện bằng cách gửi hoặc giao hàng từ bên ngoài tiểu bang.

Luật không áp dụng cho công ty được thành lập tại chính tiểu bang đánh thuế hoặc cho cá nhân cư trú hay có nơi cư trú thường xuyên ở đó (15 U.S.C. 381). Luật được xét theo từng năm thuế: một hoạt động không được bảo vệ vào bất kỳ thời điểm nào trong năm sẽ làm mất sự bảo vệ cho cả năm, trừ khi hoạt động đó không đáng kể (de minimis); hoạt động làm thường xuyên hoặc theo chính sách của công ty thì thường không được coi là không đáng kể (Multistate Tax Commission statement, FTB Publication 1050).

Theo Multistate Tax Commission statement, một cửa hàng trực tuyến chỉ đăng hàng, nhận tiền và giao hàng từ bên ngoài tiểu bang vẫn được bảo vệ, và văn bản hay hình ảnh tĩnh không phải là hoạt động trong tiểu bang. Cookie thu thập dữ liệu tìm kiếm để lên kế hoạch hàng tồn kho hoặc chọn sản phẩm mới làm mất sự bảo vệ; cookie chỉ dành cho giỏ hàng thì không. Văn bản đó mô tả cách các tiểu bang ủng hộ nó áp dụng luật, và Quốc hội chưa cập nhật luật cho việc bán hàng trực tuyến (Multistate Tax Commission statement). Hãy kiểm tra lập trường của chính tiểu bang nơi hàng được giao đến.

Public Law 86-272 không bảo vệ những gì?

Public Law 86-272 không bảo vệ dịch vụ, tài sản cho thuê hoặc cấp phép, hàng hóa cất giữ trong tiểu bang, công việc trong tiểu bang ngoài việc nhận đơn đặt hàng, hay bất kỳ loại thuế nào không phải thuế thu nhập ròng.

California là ví dụ cho dòng cuối: người bán được bảo vệ được miễn các loại thuế dựa trên thu nhập ròng nhưng vẫn có thể được coi là đang kinh doanh tại đó và phải nộp tờ khai cùng các khoản phải trả tương ứng (California FTB). Trong ví dụ của mình, một người bán qua internet được bảo vệ, có doanh số nhưng không có tài sản hay bảng lương ở California, phải nộp tờ khai và nộp thuế tối thiểu ($800), nhưng không chịu thuế đặc quyền kinh doanh trên thu nhập của mình (California FTB). Về thuế trên tổng doanh thu như của Washington, xem thuế trên tổng doanh thu ở các tiểu bang khác.

Tôi có thể nợ thuế thu nhập ở tiểu bang mà tôi không thu thuế bán hàng không?

Có. Hai loại thuế gắn với những thứ khác nhau, nên nghĩa vụ thuế thu nhập có thể tồn tại mà không có nghĩa vụ thuế bán hàng.

• Hàng trong kho của sàn thương mại. Sàn thương mại có thể thu thuế bán hàng cho các giao dịch của bạn, nhưng hàng được giữ cho bạn tại trung tâm hoàn tất đơn hàng của sàn sẽ chấm dứt sự bảo vệ của Public Law 86-272 tại tiểu bang đó (bảng ở trên).
• Dịch vụ. Minnesota cho biết mọi dịch vụ được nhận tại đó có thể bị đánh thuế, dù thực hiện từ xa, và tạo ra nexus (Minnesota Revenue).
• Tiểu bang không có thuế bán hàng. Montana không có thuế bán hàng phổ thông, nên không có gì để thu (Montana DOR). Tuy vậy, thông thường mọi hoạt động thực hiện tại đó ngoài việc chào hàng bán hàng hóa hữu hình đều tạo ra nexus và nghĩa vụ nộp tờ khai (Montana DOR). Xem nexus thuế bán hàng ở Montana.

Đã đăng ký thuế bán hàng ở tiểu bang khác: giấy phép hoặc đăng ký LLC có tạo ra nexus thuế thu nhập không?

Đăng ký kinh doanh tự nó không chấm dứt sự bảo vệ của Public Law 86-272, nhưng một số tiểu bang gắn một loại thuế hoặc nghĩa vụ nộp tờ khai với việc đăng ký hay giấy phép, nên hãy xét từng trường hợp.

• Sự bảo vệ của luật liên bang. Chỉ đăng ký hoặc đủ điều kiện kinh doanh tại một tiểu bang, không có gì thêm, không làm mất sự bảo vệ của Public Law 86-272; việc tìm thêm một lợi ích của luật tiểu bang thông qua hoạt động không được bảo vệ, như bảo vệ tên công ty, thì làm mất (Multistate Tax Commission statement, FTB Publication 1050). Văn bản này đề cập đến việc đăng ký kinh doanh; không nhắc đến giấy phép thuế bán hàng.
• California. Mọi công ty, C corporation hay S corporation, được thành lập, đăng ký hoặc kinh doanh tại đó đều phải nộp thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu $800; công ty mới thành lập hoặc mới đủ điều kiện thường được miễn trong năm tính thuế đầu tiên (California FTB: C corporations, công ty S). LLC nợ thuế hằng năm $800 nếu được tổ chức hoặc kinh doanh tại đó, và nộp Form 568 nếu đã đăng ký hoặc kinh doanh tại đó, kể cả khi không có hoạt động nào tại California. LLC bị đánh thuế như công ty thì theo quy tắc dành cho công ty (California FTB: LLC, hướng dẫn Form 568). Xem thuế tối thiểu và phí LLC của California.
• Texas. Pháp nhân chịu thuế nước ngoài có giấy phép thuế sử dụng của Texas được suy đoán là có nexus thuế đặc quyền kinh doanh. Pháp nhân bác bỏ được suy đoán này vẫn có nexus kể từ ngày sớm hơn giữa sự hiện diện thực tế và ngày đầu tiên của kỳ kế toán liên bang mà tổng doanh thu tại Texas đạt ngưỡng thuế đặc quyền kinh doanh. Public Law 86-272 không áp dụng cho thuế đặc quyền kinh doanh Texas (Texas Register: Rule 3.586). Xem thuế đặc quyền kinh doanh Texas.

Việc đăng ký chính pháp nhân là một câu hỏi riêng; xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.

Các tiểu bang có dùng ngưỡng bằng tiền cho nexus thuế thu nhập như với thuế bán hàng không?

Một số có và một số không, và con số của thuế thu nhập thường khác con số của thuế bán hàng trong cùng một tiểu bang.

Các mức "doing business" của California là số tiền được điều chỉnh chỉ số hằng năm cho doanh số, tài sản và tiền lương, hoặc bất kỳ mục nào vượt 25% trên tổng. Hãy lấy số tiền của năm thuế đang xét từ bảng của FTB; nếu năm đó chưa được đăng, đừng dùng lại con số của năm trước (California FTB).

Texas dùng $500.000 cho cả hai loại thuế, nhưng một phép thử nhìn lại mười hai tháng dương lịch liền trước còn phép thử kia nhìn lại một kỳ kế toán liên bang, nên đừng đem số liệu thuế bán hàng sang dùng cho quyết định về thuế thu nhập.

Multistate Tax Commission đề xuất một chuẩn mẫu: có nexus nếu tài sản trong tiểu bang vượt $50.000, tiền lương vượt $50.000, doanh số vượt $500.000, hoặc bất kỳ mục nào trong ba mục đó vượt 25% trên tổng. Đây là khuyến nghị, không phải luật của mọi tiểu bang, nên dưới mức đó không phải là vùng an toàn, và các số tiền này được điều chỉnh theo lạm phát (Multistate Tax Commission statement). Ngưỡng thuế bán hàng của từng tiểu bang có trong ngưỡng thuế bán hàng theo tiểu bang.

Tôi nên lập bản đồ những gì sau khi đăng ký thuế bán hàng ở một tiểu bang mới?

Lập một bảng theo tiểu bang và tháng, bắt đầu từ các giao dịch bán đầu tiên cho khách hàng tại đó, công việc làm hoặc nhận tại đó, tài sản hoặc đăng ký. Hãy gồm cả hoạt động từ xa từ trước khi có sự hiện diện thực tế hoặc giấy phép.

Sau đó, với từng tiểu bang:

1. Đọc trang nexus thuế thu nhập và thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang đó để xem có mức tiền, quy tắc về dịch vụ và bảng câu hỏi hay không.
2. Đánh dấu loại thuế nào áp dụng cho doanh nghiệp: thuế thu nhập ròng, thuế đặc quyền kinh doanh, thuế trên tổng doanh thu.
3. Đánh dấu từng năm là còn để ngỏ hay chưa nộp, và ghi chú mọi thông báo đã nhận.

Báo cáo doanh số theo tiểu bang để đưa vào bảng này được thiết lập trong theo dõi doanh số theo tiểu bang để xét nexus.

Làm sao tìm ra vị trí của tôi khi tôi không chắc?

Bắt đầu với trang nexus của chính tiểu bang; một số tiểu bang cũng quyết định bằng bảng câu hỏi về hoạt động.

• Minnesota. C corporation, S corporation hoặc hợp danh điền Form C101 nếu bán sản phẩm hoặc có hoạt động kinh doanh tại Minnesota, hoặc Form C102 nếu bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng tại Minnesota. Minnesota xem xét biểu mẫu và đưa ra quyết định về nexus (Minnesota Revenue). Chương trình tự nguyện khai báo của Minnesota cho phép nhìn lại có giới hạn và có thể giảm tiền phạt, chấp nhận đơn nặc danh, và loại trừ doanh nghiệp đang bị xem xét hoặc đã được cơ quan liên hệ (Minnesota Revenue).
• Montana. Pháp nhân vẫn chưa chắc sau khi đọc quy tắc của Montana có thể nộp Nexus Questionnaire (Form NEXUS); Nexus Auditor xem xét và cơ quan đưa ra quyết định (Montana DOR).

Nếu các năm trước có thể chưa nộp tờ khai, hãy làm rõ sự thật cho mọi năm còn để ngỏ và kiểm tra điều kiện khai báo tự nguyện trước khi gửi bảng câu hỏi nêu tên doanh nghiệp. Các tiểu bang khác có thể dùng quy trình khác; hãy kiểm tra cơ quan thuế của chính tiểu bang đó.

Ví dụ

Các ví dụ dưới đây chỉ mang tính minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Hàng gửi từ Florida vào Minnesota

Một cửa hàng ở Florida gửi hàng trị giá US$400.000 mỗi năm vào Minnesota. Cửa hàng không có nhân viên, hàng tồn kho hay văn phòng tại Minnesota, chỉ nhận đơn qua web, gửi mọi đơn về Florida để chấp thuận hoặc từ chối, và thực hiện các đơn được chấp thuận bằng cách giao hàng từ Florida. Doanh số này vượt mức dành cho người bán từ xa của Minnesota, nên thuế bán hàng Minnesota áp dụng nếu đó là giao dịch bán lẻ. Public Law 86-272 có thể ngăn thuế thu nhập ròng của Minnesota, vì hoạt động duy nhất tại Minnesota là chào hàng để nhận đơn đặt hàng hàng hóa gửi từ bên ngoài. Nếu cửa hàng cũng thường xuyên trả lời trò chuyện của khách hàng về cách dùng sản phẩm, hoặc dùng cookie để lên kế hoạch hàng tồn kho, Multistate Tax Commission statement coi đó là hoạt động không được bảo vệ tại tiểu bang của khách hàng, và sự bảo vệ có thể mất cho cả năm thuế đó.

Dịch vụ lập hóa đơn từ Oregon vào Minnesota

Một S corporation tư vấn ở Oregon lập hóa đơn US$200.000 cho khách hàng ở Minnesota từ một văn phòng tại nhà ở Oregon. Minnesota cho biết dịch vụ được nhận tại đó tạo ra nexus, và Public Law 86-272 áp dụng cho hàng hóa, không phải dịch vụ. S corporation cần kiểm tra xem Minnesota có yêu cầu họ nộp tờ khai không, và bảng câu hỏi về dịch vụ của Minnesota (Form C102) là cách để xin quyết định. Thuế bán hàng Minnesota có áp dụng cho công việc đó hay không là câu hỏi riêng; phép thử thuế thu nhập không chờ câu trả lời đó.

Một nhân viên làm việc tại nhà ở California

Một người bán có một nhân viên nhận đơn đặt hàng và làm bảo hành sửa chữa từ nhà ở California. California liệt kê sửa chữa và công việc trong tiểu bang ngoài việc nhận đơn đặt hàng là không được bảo vệ, và coi nhân viên bán hàng và làm bảo hành tại nhà là đang kinh doanh ở đó, kể cả khi dưới các mức tiền của tiểu bang. Có thể cần xem xét cả thuế bán hàng California lẫn tờ khai thuế thu nhập California cho thời gian nhân viên làm việc tại đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã đăng ký, hoặc sắp đăng ký, thuế bán hàng ở một tiểu bang mới và không biết tại đó có phải nộp thêm tờ khai thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh hay thuế trên tổng doanh thu không, trong năm nay hoặc năm trước: một hoạt động không được bảo vệ và vượt mức không đáng kể làm mất sự bảo vệ dành cho hàng hóa trong cả năm thuế, và tiểu bang có thể gắn nghĩa vụ nộp tờ khai với một đăng ký hoặc giấy phép. Hãy điền bảng ở trên, rồi xem hỗ trợ thuế công ty để kiểm tra từng tiểu bang và từng năm còn để ngỏ.
• Một tiểu bang gửi cho bạn bảng câu hỏi hoặc thông báo về nexus: xem hỗ trợ thuế công ty trước khi trả lời.
• Tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang chưa bao giờ được nộp cho một năm trước: xem làm bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Hãy hỏi về chương trình tự nguyện khai báo của tiểu bang trước khi tiểu bang liên hệ với bạn; chương trình của Minnesota loại trừ doanh nghiệp đã được liên hệ hoặc đang bị xem xét.
• Sổ sách của bạn chưa thể hiện doanh số, nhân sự và hàng tồn kho theo tiểu bang và tháng: xem theo dõi doanh số theo tiểu bang để xét nexus và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Thuế bán hàng không được thu ở nơi đáng lẽ phải thu: xem làm bù thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn có giấy phép hoặc pháp nhân thuế sử dụng Texas, hoặc tiểu bang đánh thuế trên tổng doanh thu: xem thuế đặc quyền kinh doanh Texas hoặc thuế trên tổng doanh thu ở các tiểu bang khác.
• Một nhân viên làm việc ở tiểu bang khác: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ, chủ LLC, hoặc hợp danh hay S corporation có chủ sở hữu ở các tiểu bang khác nhau: Public Law 86-272 áp dụng cho mọi người, không chỉ công ty (15 U.S.C. 381), nhưng quy tắc của từng tiểu bang quyết định phải nộp tờ khai của pháp nhân nào và của chủ sở hữu nào. Xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.
• Bạn là người bán ở Canada gửi hàng vào Hoa Kỳ: luật liên bang chỉ áp dụng cho thương mại giữa các tiểu bang, nên không bảo vệ bạn trừ khi một tiểu bang chọn áp dụng cho thương mại với nước ngoài (Multistate Tax Commission statement). Xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng; với hàng tồn kho trong kho tại Hoa Kỳ, xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ.