व्यवसाय खाते से दान: बहीखाते में कैसे दर्ज करें

क्या व्यवसाय के खाते से धर्मार्थ संस्था को दिया गया दान व्यावसायिक खर्च है?

आम तौर पर नहीं। दान सामान्य व्यावसायिक खर्च नहीं है, इसलिए वह उन कटौतियों में नहीं आता जो व्यवसाय का मुनाफ़ा घटाती हैं। Schedule C के निर्देश कहते हैं कि दान को अन्य खर्चों में शामिल न करें, और Publication 334 इसे उन लागतों में गिनाती है जिन्हें आम तौर पर व्यावसायिक खर्च के रूप में काटा नहीं जा सकता।

कोई भी कटौती दान के अलग नियम से मिलती है, और उसे कौन लेता है यह इस पर निर्भर है कि व्यवसाय कौन-सा रिटर्न भरता है:

तालिका की कौन-सी पंक्ति लागू होगी, यह रिटर्न तय करता है, राज्य के कानून में LLC को दिया गया नाम नहीं। एकल-सदस्य LLC Schedule C भरती है (किराये या खेती की गतिविधि के लिए Schedule E या F), जब तक उसने कंपनी की तरह कर लगवाने का चुनाव न किया हो (Schedule C के निर्देश)। दो या अधिक सदस्यों वाली LLC साझेदारी मानी जाती है, जब तक उसने कंपनी की तरह कर लगवाने का चुनाव न किया हो (Form 1065 के निर्देश)। जिस LLC के स्वामी केवल जीवनसाथी हों और जो community property (साझा वैवाहिक संपत्ति) के रूप में उसे रखते हों, उसे इसके बजाय एकल स्वामी का व्यवसाय माना जा सकता है (Revenue Procedure 2002-69), इसलिए देखें कि वह कौन-सा रिटर्न भरती है।

एक अपवाद: जो भुगतान असल में विज्ञापन है, वह व्यावसायिक खर्च है (नीचे प्रायोजन वाला भाग देखें)।

मामला तब सरल नहीं रहता जब दान किसी एक स्वामी के पसंदीदा उद्देश्य के लिए दिया गया हो, किसी कंपनी का दान उसकी सीमा से ज़्यादा हो, व्यवसाय ने उत्पाद या दूसरी संपत्ति दान की हो, या दान पहले से भरे जा चुके रिटर्न में सामान्य खर्च के रूप में दर्ज हो गए हों। ये इकट्ठा करें:

• धर्मार्थ संस्था की लिखित रसीद और बैंक रिकॉर्ड
• रिटर्न का प्रकार और हर स्वामी का प्रतिशत
• कंपनी के लिए बोर्ड का कार्यवृत्त
• नकद के अलावा जो कुछ दिया गया उसकी लागत और खरीद की तारीख

दान किस खाते या श्रेणी में दर्ज करें?

सामान्य खर्च की श्रेणी में नहीं। अपने चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स में स्वामी के अपने दान के लिए इक्विटी का निकासी खाता रखें, और व्यवसाय जो दान देता है उसके लिए संचालन खर्चों से अलग धर्मार्थ दान का खाता बनाएँ। किसी कर नियम में खाते का नाम तय नहीं है। यह बहीखाते का चुनाव है, ताकि रिटर्न तैयार करते समय दान को सामान्य व्यावसायिक आय से अलग निकाला जा सके। सॉफ़्टवेयर के मेनू अलग-अलग होते हैं, इसलिए सिर्फ़ नाम नहीं, खाते का प्रकार चुनें।

1. तालिका में बताए प्रकार के साथ खाता एक बार बना लें।
2. हर भुगतान में धर्मार्थ संस्था का कानूनी नाम प्राप्तकर्ता के रूप में डालें और उसकी रसीद जोड़ें।
3. लाभ-हानि विवरण में देखें कि कोई दान विज्ञापन, सामान्य दान या विविध खाते में तो नहीं चढ़ा है, और उसे वहाँ से हटाएँ। अगर वह साल पहले ही भरा जा चुका है, तो भरे जा चुके व्यावसायिक रिटर्न में सुधार देखें।
4. वर्षांत पर खाते का कुल जोड़ रसीदों और पावतियों के साथ रिटर्न तैयार करने वाले को दें।

साझेदारी या S corporation के बहीखाते की शुद्ध आय, दान की रकम जितनी, रिटर्न की सामान्य व्यावसायिक आय से कम होगी। यह अपेक्षित है; रिटर्न तैयार करने वाला बहीखाते की आय और रिटर्न की आय का मिलान करता है।

एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC: दान कैसे दर्ज करूँ, और वह मेरे रिटर्न में कहाँ जाता है?

इसे स्वामी की निकासी के रूप में दर्ज करें। दान स्वामी का अपना है, जो व्यवसाय के खाते से दिया गया है, और वह Schedule C तक नहीं पहुँचता। यह एंट्री स्वामी की निकासी दर्ज करना में बताई गई है; व्यवसाय के खाते से चुकाया गया निजी बिल भी यही एंट्री है (व्यवसाय के खाते से चुकाए गए निजी खर्च)।

स्वामी के अपने रिटर्न में यह दान दो में से एक तरीके से काटा जा सकता है:

• Schedule A पर आइटमाइज़ करना (कटौतियाँ मद-वार गिनाना)। दान तभी गिना जाता है जब कुल दान योगदान आधार (contribution base), यानी आम तौर पर समायोजित सकल आय, के 0.5% से ज़्यादा हो (धारा 170)। स्वामी पर आय पर आधारित सीमाएँ भी लागू होती हैं (Publication 526)।
• आइटमाइज़ न करने पर। कोई व्यक्ति कुछ पात्र संस्थाओं को दिए नकद दान में से $1,000 तक ($2,000 संयुक्त रिटर्न पर) काट सकता है (Topic 506)। डोनर-एडवाइज़्ड फ़ंड (donor-advised fund) और सहायक संस्थाओं (supporting organizations) को दिए दान नहीं गिने जाते, और गैर-नकद दान तथा आगे ले जाए गए दान इसके लिए पात्र नहीं हैं (IRS)।

साझेदारी या कई सदस्यों वाली LLC: दान कैसे दर्ज होता है, और साझेदारों को क्या मिलता है?

साझेदारी दान की कटौती खुद नहीं लेती। वह रकम अलग से बताती है, यानी व्यवसाय के मुनाफ़े में घटाने के बजाय अपनी अलग लाइन पर, और हर साझेदार अपने रिटर्न में अपना हिस्सा लेता है। कानून साझेदारी को खुद कटौती लेने से रोकता है (धारा 703) और हर साझेदार से दान का अपना हिस्सा अलग से गिनवाता है (धारा 702)।

नकद दान Schedule K की लाइन 13a पर और गैर-नकद दान लाइन 13b पर जाते हैं। हर साझेदार का हिस्सा K-1 के box 13 में दिखता है (Form 1065 के निर्देश)। दान पेज 1 की सामान्य व्यावसायिक आय को नहीं घटाता। यह हिस्सा साझेदार का आधार (basis), यानी साझेदारी में उसका चालू कर निवेश, भी घटाता है (धारा 705)। साझेदार इस हिस्से को केवल उसी आधार तक काट सकता है; बाकी हिस्सा उस साल तक रुका रहता है जब आधार पर्याप्त हो। संपत्ति के दान के मूल्य का जो हिस्सा उसके समायोजित आधार से ऊपर है, वह इस सीमा से बाहर है (धारा 704(d))। फिर हर व्यक्तिगत साझेदार इसे ऊपर एकल स्वामी वाले भाग की तरह लेता है। यहाँ दिए गए IRS पृष्ठ और निर्देश यह नहीं बताते कि नकद दान का K-1 हिस्सा आइटमाइज़ न करने वालों की सीमा में गिना जाता है या नहीं, इसलिए उस पर भरोसा करने से पहले रिटर्न तैयार करने वाले से पूछें।

बहीखाते में दान को धर्मार्थ दान के खाते में दर्ज करें। वर्षांत पर कुल रकम को साझेदारों के हिस्सों के अनुसार उनके पूँजी खातों में बाँटें (LLC के इक्विटी खाते, साझेदारों के पूँजी खाते)। हर हिस्सा साझेदारी समझौता तय करता है, बशर्ते बँटवारे का साझेदारों पर असल आर्थिक असर हो, सिर्फ़ कर का मकसद न हो; वरना हिस्से साझेदारी में हर साझेदार की हिस्सेदारी के अनुसार होते हैं (धारा 704)।

अगर फ़ायदा सिर्फ़ एक साझेदार को देना तय है, तो यह उस साझेदार की निकासी हो सकती है, या साझेदारी का ऐसा दान जिसे समझौता उसी साझेदार को आवंटित करता है। कौन-सा, यह समझौते और बाकी साझेदारों की सहमति पर निर्भर है, इसलिए K-1 जारी होने से पहले इसे तय कर लें।

S corporation: दान कैसे दर्ज करें, और अगर दान किसी एक स्वामी के उद्देश्य के लिए था तो क्या करें?

S corporation भी दान की कटौती खुद नहीं लेती। वह नकद दान Schedule K की लाइन 12a पर बताती है, और हर शेयरधारक का आनुपातिक हिस्सा K-1 के box 12 में जाता है (Form 1120-S के निर्देश)। हिस्से प्रति शेयर प्रति दिन के आधार पर तय होते हैं (धारा 1377), इसलिए बँटवारा शेयर के स्वामित्व के अनुसार होता है, इस पर नहीं कि दान किसके कहने पर दिया गया। फिर हर शेयरधारक यह हिस्सा ऊपर एकल स्वामी वाले भाग की तरह लेता है। साझेदारों की तरह यहाँ भी, यहाँ दिए गए IRS पृष्ठ और निर्देश यह नहीं बताते कि नकद दान का K-1 हिस्सा आइटमाइज़ न करने वालों की सीमा में गिना जाता है या नहीं, इसलिए उस पर भरोसा करने से पहले रिटर्न तैयार करने वाले से पूछें।

यह हिस्सा हर शेयरधारक का शेयर का आधार (stock basis) भी घटाता है: नकद के हिस्से जितना, या दान की गई संपत्ति के लिए उसके समायोजित आधार के हिस्से जितना, उसके मूल्य जितना नहीं (धारा 1367); देखें शेयरधारक का आधार कैसे बदलता है। शेयरधारक यह हिस्सा केवल शेयर और ऋण के आधार तक काट सकता है, बाकी आगे ले जाया जाता है; संपत्ति के दान के मूल्य का जो हिस्सा उसके समायोजित आधार से ऊपर है, वह इस सीमा से बाहर है (धारा 1366(d))। S corporation का दान उसी साल दर्ज करें जिसमें वह चुकाया गया; C corporation के विपरीत, वह साल खत्म होने के बाद चुकाए गए दान को उस साल में नहीं गिन सकती जिसमें बोर्ड ने उसे मंज़ूर किया था (Form 1120-S के निर्देश)।

कोई भुगतान कंपनी का दान है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है। अगर कंपनी किसी स्वामी का निजी वादा चुकाती है, या ऐसी धर्मार्थ संस्था को पैसे देती है जिसे एक स्वामी ने चुना और बाकी ने नहीं, तो वह भुगतान कंपनी का दान नहीं, उस स्वामी का वितरण, वेतन या ऋण हो सकता है। विनियम समान वितरण अधिकारों के लिए संचालन संबंधी प्रावधान देखता है, और समय या रकम में अलग वितरणों को तथ्यों के आधार पर "उचित कर प्रभाव" दिया जाता है (26 CFR 1.1361-1(l))।

दर्ज करने से पहले तय करें:

1. अगर दान कंपनी के अपने उद्देश्य के लिए था और शेयरधारक उसे कंपनी का ही मानते हैं, तो उसे कंपनी का दान दर्ज करके आनुपातिक रूप से बाँटा जा सकता है।
2. अगर उससे किसी एक स्वामी का वादा या उसकी चुनी हुई संस्था का भुगतान हुआ, तो वह उस स्वामी का वितरण, वेतन या ऋण हो सकता है। सिर्फ़ एक शेयरधारक को किया गया वितरण रकम में बाकी के वितरणों से अलग होता है और उसे सुधारना पड़ सकता है। देखें S corporation के वितरण दर्ज करना, असमान वितरण और S corporation द्वारा चुकाए गए निजी खर्च, और दर्ज करने से पहले तथ्यों की समीक्षा करवाएँ।

C corporation: दान कैसे दर्ज करें, और कौन-सी सीमाएँ लागू होती हैं?

C corporation दान की कटौती खुद लेती है, Form 1120 की लाइन 19 पर। इसे धर्मार्थ दान के खर्च खाते में दर्ज करें। बहीखाता पूरा दान दिखा सकता है जबकि रिटर्न कम की अनुमति दे, इसलिए अंतर का हिसाब रखें। Public Law 119-21 ने 31 दिसंबर 2025 के बाद शुरू होने वाले कर वर्षों के लिए निचली सीमा जोड़ी, इसलिए वित्त वर्ष वाली कंपनी का पहला प्रभावित साल कैलेंडर वर्ष से बाद में शुरू हो सकता है (धारा 70426)।

बोर्ड का प्रस्ताव केवल उपार्जन वाले चुनाव के लिए ज़रूरी है। फिर भी वह कार्यवृत्त रखना अच्छा है जिसमें संस्था और रकम मंज़ूर हो, क्योंकि वह दिखाता है कि दान कंपनी का अपना फ़ैसला था। अगर दान के पीछे किसी स्वामी का निजी वादा है, तो देखें स्वामी के खर्च चुकाने वाली C corporation। शुद्ध परिचालन हानि (NOL) को आगे ले जाना ऊपरी सीमा की गणना बदल देता है, इसलिए जिस कंपनी के पास वह हो, उसे रिटर्न इसे ध्यान में रखकर तैयार करवाना चाहिए (Form 1120 के निर्देश)।

क्या संस्था पात्र है, और व्यक्तियों, क्राउडफ़ंडिंग या राजनीतिक समूहों को दिए दान का क्या?

केवल पात्र संस्था को दिया दान ही धर्मार्थ दान है। संस्था से पूछें कि वह पात्र है या नहीं, या Publication 526 में बताया IRS का खोज टूल इस्तेमाल करें।

जो दान पात्र नहीं है उसे धर्मार्थ दान खाते से बाहर रखें। निजी दान स्वामी की निकासी है, और व्यावसायिक उद्देश्य वाली लागत अपने खर्च खाते में जाती है।

प्रायोजन, टिकट या कार्यक्रम: यह दान है या विज्ञापन?

यह विज्ञापन, यानी व्यावसायिक खर्च, हो सकता है, जब उसका व्यवसाय से सीधा संबंध हो और व्यवसाय को भुगतान के अनुरूप आर्थिक लाभ की उचित उम्मीद हो (26 CFR 1.162-15(a))। विनियम का उदाहरण एक एकल स्वामी है जो किसी चर्च को संगीत कार्यक्रम की पुस्तिका में आधे पेज के विज्ञापन के लिए भुगतान करता है, जिसमें व्यवसाय का वेब पता है, और नए ग्राहकों की उम्मीद करता है।

मिले-जुले भुगतान को बाँटें। संस्था की पावती में लिखा होना चाहिए कि उसने सामान या सेवाएँ दीं या नहीं, और उनका सद्भावनापूर्वक मूल्य (Topic 506), इसलिए बाँटने में उसी का इस्तेमाल करें।

दान किए गए उत्पाद या दूसरी संपत्ति: क्या कटौती योग्य है और कैसे दर्ज करें?

इन्वेंटरी को लागत पर क्रेडिट करें, बिक्री मूल्य पर नहीं। धर्मार्थ दान (एकल स्वामी के लिए स्वामी की निकासी) तभी डेबिट करें जब वह वस्तु शुरुआती इन्वेंटरी में थी, यानी पिछले साल खरीदी गई थी। अगर वह उसी साल खरीदी और दी गई, तो उसकी लागत बेची गई वस्तुओं की लागत में रहती है और कोई धर्मार्थ कटौती नहीं मिलती, इसलिए उसे दान के रूप में दर्ज न करें। खरीद की तारीख लिखें, क्योंकि रिटर्न दोनों मामलों को अलग तरह से देखता है। बिना बिकी या अप्रचलित इन्वेंटरी के लिए देखें बेकार पड़ी इन्वेंटरी को बट्टे खाते में डालना।

Publication 334 और Publication 526 इन दो मामलों का वर्णन करती हैं (26 CFR 1.170A-1(c)(4))। दूसरी व्यावसायिक संपत्ति की कटौती उचित बाज़ार मूल्य में से वह सामान्य आय घटाकर मिलती है जो बिक्री से होती, जैसे मूल्यह्रास की वसूली (recapture), जो आम तौर पर कटौती को आधार तक सीमित कर देती है; जिस संपत्ति का मूल्य आधार से कम है, उसकी कटौती उचित बाज़ार मूल्य तक सीमित है (Publication 526)। C corporation यही कमी Publication 542 के तहत लगाती है। साझेदारी या S corporation हर स्वामी को संपत्ति का उचित बाज़ार मूल्य और समायोजित आधार बताती है। ज़्यादातर दूसरी संपत्ति (नकद, इन्वेंटरी या सार्वजनिक बाज़ार में बिकने वाली प्रतिभूतियों को छोड़कर) पर $5,000 से ऊपर की कटौती के लिए योग्य मूल्यांकन (qualified appraisal) चाहिए, जिसका ब्योरा Form 8283 के Section B में जाता है। मूल्यांकन-पत्र खुद केवल $500,000 से ऊपर साथ लगाना होता है (धारा 170(f)(11); Form 8283 के निर्देश)। एक जैसी वस्तुएँ साथ गिनी जाती हैं; रिटर्न भरने से पहले मूल्यांकन करवा लें।

बीमारों, ज़रूरतमंदों या शिशुओं की देखभाल के लिए दी गई इन्वेंटरी का अपना नियम है और उसमें लागत से ज़्यादा की अनुमति मिल सकती है। इसमें एकल स्वामी, साझेदारी, S corporation और C corporation का बचा हुआ खाना शामिल है, और C corporation की दूसरी इन्वेंटरी भी (धारा 170(e)(3))। इसके लिए संस्था का लिखित बयान चाहिए, इसलिए ऐसे दान को लागत पर दर्ज करने से पहले उसकी समीक्षा करवाएँ (Publication 526; Publication 542)।

धर्मार्थ संस्था को दिया गया मुफ़्त काम या कर्मचारियों का समय दान नहीं है (Publication 526)।

कौन-से रिकॉर्ड रखूँ, और कब तक?

हर दान का प्रमाण रखें, और बड़े दान के लिए लिखित पावती। $250 या उससे ज़्यादा के दान की कटौती उस पावती के बिना नहीं मिलती।

दान उस साल गिना जाता है जिसमें वह दिया गया, उस साल नहीं जिसमें चेक बैंक में क्लियर हुआ। चेक उस तारीख को गिना जाता है जिस दिन वह डाक में डाला गया, और क्रेडिट कार्ड से किया दान उस साल गिना जाता है जिसमें कार्ड पर चार्ज हुआ (Publication 526)। इसे उसी साल दर्ज करें; देखें वर्षांत लेखा समापन की चेकलिस्ट।

ये नियम व्यक्तियों के लिए Topic 506 से, संस्थाओं के लिए Form 1065, Form 1120-S और Form 1120 के निर्देशों से, और नकद दान की समय-सीमा के लिए 26 CFR 1.170A-15 से लिए गए हैं। इतने बड़े दान के लिए अकेला बैंक रिकॉर्ड पावती का नियम पूरा नहीं करता, इसलिए रिटर्न भरने से पहले संस्था से दस्तावेज़ माँगें। रसीद के नियम IRS की रसीद संबंधी आवश्यकताएँ में हैं, जो संस्था रसीद नहीं दे सकती उसका मामला खोई हुई रसीदें में है, और रिकॉर्ड कितने समय रखें यह व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें में है।

उदाहरण

सभी रकमें उदाहरण के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

एकल स्वामी: चर्च को दान

Schedule C भरने वाला एक प्लंबर व्यवसाय के खाते से चर्च को $2,000 देता है। बहीखाता विशेषज्ञ स्वामी की निकासी डेबिट करता है और बैंक क्रेडिट करता है। Schedule C में कुछ नहीं दिखता। प्लंबर के Form 1040 (अमेरिकी व्यक्तिगत आयकर रिटर्न) पर, आइटमाइज़ न करने वाला अकेला रिटर्न भरने वाला व्यक्ति (single filer) 2025 के बाद शुरू होने वाले कर वर्ष के लिए दान का अधिकतम $1,000 काट सकता है, और संयुक्त रिटर्न पर अधिकतम $2,000। जो स्वामी आइटमाइज़ करता है वह दान Schedule A पर निचली सीमा से ऊपर डालता है।

दो सदस्यों वाली LLC, 50/50

समझौते के अनुसार 50/50 हिस्सेदारी वाले दो सदस्य LLC के खाते से $4,000 का दान देते हैं। बहीखाता धर्मार्थ दान डेबिट करता है और बैंक क्रेडिट करता है। LLC Form 1065 भरती है। दान Schedule K की लाइन 13a पर दिखता है, सामान्य आय में नहीं, और हर K-1 के box 13 में $2,000 दिखता है। हर सदस्य का पूँजी खाता और आधार $2,000 घटता है। मान लें कि हर सदस्य के पास पर्याप्त आधार है, तो हर सदस्य अपने रिटर्न में अपनी सीमाओं के भीतर $2,000 की कटौती लेता है।

C corporation: 1% की निचली सीमा

एक C corporation की दान से पहले कर योग्य आय $100,000 है, जो कर नियमों के अनुसार निकाली गई है, और वह $5,000 दान देती है। 1% की निचली सीमा $1,000 है और 10% की ऊपरी सीमा $10,000। लाइन 19 की कटौती $4,000 है। बहीखाते में धर्मार्थ दान का खर्च $5,000 दिखता है, इसलिए रिटर्न बहीखाते से $1,000 कम काटता है। निचली सीमा के नीचे वाला $1,000 आगे नहीं ले जाया जाता, क्योंकि दान ऊपरी सीमा से ज़्यादा नहीं था।

आपके मामले में अलग है?

• दान किसी एक स्वामी के उद्देश्य के लिए दिया गया, कई स्वामियों वाली S corporation या LLC में: दर्ज करने का तरीका, कटौती किसे मिलेगी और आधार के रिकॉर्ड, सब इसी पर निर्भर हैं। देखें असमान वितरण और कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• C corporation अपनी ऊपरी सीमा के पास है, उसकी शुद्ध परिचालन हानि है, या उसने बड़ी रकमें दान दीं: निचली सीमा, ऊपरी सीमा, आगे ले जाने और हानि के नियम हर साल एक-दूसरे पर असर डालते हैं। कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• व्यवसाय ने उत्पाद, उपकरण या दूसरी संपत्ति दान दी: कटौती, बेची गई वस्तुओं की लागत, फ़ॉर्म और हर स्वामी का आधार, सब बदल जाते हैं। कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• आपको पक्का नहीं कि LLC या कंपनी पर कर कैसे लगता है: रिटर्न का प्रकार तय करता है कि दान कहाँ जाएगा, इसलिए दर्ज करने से पहले कोई भी चुनाव जाँच लें। कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• दान पहले से भरे जा चुके रिटर्न में सामान्य खर्च के रूप में दर्ज हुए: देखें भरे जा चुके व्यावसायिक रिटर्न में सुधार और कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• बहीखाता पिछड़ा हुआ है: बहीखाता सफ़ाई की चेकलिस्ट से शुरू करें और बहीखाता सहायता लें।
• दान किसी विदेशी धर्मार्थ संस्था को गया, या कोई स्वामी कनाडा में रहता है: नियम देश के अनुसार अलग हैं। सीमा-पार कर सहायता लें।
• C corporation ने किसी स्वामी का निजी वादा चुकाया: देखें स्वामी के खर्च चुकाने वाली C corporation। अगर भुगतान कई सालों में फैले हैं या उनकी कटौती ली गई है, तो कॉर्पोरेट कर सहायता लें।